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MANUAL PARA CONFECO

DE ATAS ELETRNICAS
(Extrado de Planejando para o Ano 2000, e retificado com as novas resolues do SC)

IGREJA PRESBITERIANA

DO BRASIL

MANUAL PARA CONFECO DE ATAS ELETRNICAS


Pgina 2/9

NDICE

1. OBJETIVO.......................................................................................................... 4
2. REFERNCIAS...................................................................................................4
3. INSTRUES..................................................................................................... 4
3.1. TAMANHO DA FOLHA........................................................................................................ 4
3.2. TIPO DA FOLHA................................................................................................................ 4
3.3. COR DO PAPEL................................................................................................................. 5
3.4. MARGENS......................................................................................................................... 5
3.5. DIREO DA IMPRESSO................................................................................................. 5
3.6. BORDAS........................................................................................................................... 5
3.7. FORMATAO................................................................................................................... 5
3.7.1. Fonte (tipo da letra).................................................................................................. 5
3.7.2. Formatao do caracter............................................................................................ 6
3.7.3. Espaamento do caracter.......................................................................................... 6
3.7.4. Cor do caracter......................................................................................................... 6
3.8. FORMATAO DO PARGRAFO.........................................................................................6
3.8.1. Deslocamento da margem........................................................................................ 6
3.8.2. Alinhamento.............................................................................................................. 6
3.8.3. Colunamento............................................................................................................. 7
3.8.4. Fluxo do Texto........................................................................................................... 7
3.9. REDAO......................................................................................................................... 7
3.9.1. Incio da ata............................................................................................................... 7
3.9.2. Trmino da ata.......................................................................................................... 7
3.9.3. Destaque de textos................................................................................................... 7
3.9.4. Regras Gerais............................................................................................................ 7
4. RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES..............................................................8
5. AS NOTAS DE RODAP.......................................................................................8
6. DIVISES DO TEXTO DA ATA..............................................................................9
7. TRANSCRIES................................................................................................. 9
8. NUMERAO DAS PGINAS................................................................................9
9. ASSINATURAS................................................................................................. 10
10. INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO
LIVRO DE ATAS..................................................................................................... 10
10.1.
10.2.
10.3.

TERMO DE ABERTURA................................................................................................. 10
TERMO DE ENCERRAMENTO.......................................................................................10
TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS................................................................11

11.

ARMAZENAMENTO DAS ATAS.........................................................................11

METODOLOGIA

1. OBJETIVO
O objetivo deste documento instruir os secretrios quanto confeco de atas utilizando-se de um
meio eletrnico (entenda-se computador). Surgiu face ausncia de normas oficiais para este
assunto, uma vez que as resolues baixadas pelo Supremo Conclio referem-se apenas confeco
de atas manualmente ou com uso de mquina de escrever.
REFERNCIAS
O presente documento tomou por base e complementado pelas resolues SC/90; BP doc. 151 e
Manual de Regulamentao Geral, que tratam respectivamente da confeco de atas com o uso de
mquina de escrever manualmente.
INSTRUES
O documento dever ter seu layout definido segundo as seguintes especificaes:
TAMANHO DA FOLHA
Podero ser utilizadas folhas de tamanho padro do mercado, tais como:
Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x 297 mm), Ofcio (216 x 315 mm) e
outras.
No podero ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura
inferior 210 mm.
TIPO DA FOLHA
Podero ser utilizadas folhas soltas ou contnuas. No caso do uso de
folhas contnuas, aps a impresso, a remalina dever ser destacada.
COR DO PAPEL
Podero ser utilizadas quaisquer cores claras, tais como branco, salmo,
rosa, azul claro e demais cores de tom pastel. No podero ser utilizadas
cores berrantes, que dificultam a leitura e trazem cansao aos olhos.
A cor branca, no entanto, a recomendada, por possibilitar o maior
contraste entre o papel e o texto.
MARGENS

Dever ser utilizada a medida de trs centmetros para as margens


direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso
de se utilizar folhas contnuas, a largura da remalina dever ser
desconsiderada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel.
Essa medida refere-se ao resultado final, isto , pode ser necessrio
informar ao software valores diferentes de 3 cm, no caso de no
conformidade dos valores informados aos software em relao
impresso propriamente dita.
DIREO DA IMPRESSO
O documento dever ser impresso na sua posio vertical (RETRATO, ou
PORTRAIR). Cada pgina ser impressa em apenas um dos lados (o verso
dever permanecer EM BRANCO).
BORDAS
Podero ser utilizadas BORDAS1 ao redor da margem ou da folha.
FORMATAO

1.1. Fonte (tipo da letra)


A fontes a ser utilizada dever ser uma fonte que propicie fcil
leitura, de tamanho no menor que 3 mm e no maior que 5 mm.
As seguintes fontes so sugeridas:
Normal2
Roman 12

1??
Roman 14
2??
Courier 12
3??
Courier 14
True Type3
4??
Arial 12
5??
Arial 14
6??
Times New Roman 12
7??
Times New Roman 14
ATM4
8??
Universe 12
9??
Universe 14
10??
Formatao do caracter
Deve-se formatar o caracter sem uso das caractersticas
MAISCULAS
(uppercase),
NEGRITO
(bold),
SUBLINHADO
(underline) e ITLICO (italic) O uso desses recursos de formatao
fica restrito aos seguintes casos:

1 CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas

para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e
Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco
eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 1. Que o uso de bordas nas margens sejam opcionais.

2Tipo de fonte normalmente disponvel em impressoras e processadores de texto sob sistema operacional DOS.
3 Tipo de fonte escalar (vetorial) padro no ambiente Windows 3.1 e 95. Permite mxima similaridade de impresso em
relao ao formato apresentado na tela.

4 Tipo de fontes escalar (vetorial) desenvolvida pela Adobe, gerenciada pelo software Adobe Mananger. Permite
mxima similaridade de impresso em relao ao formato apresentado na tela.

Maisculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou


para ttulos e subttulos no corpo da ata.
Negrito: idem ao formato MAISCULAS, com maior nfase.
Sublinhado: idem ao formato MAISCULAS, com menor nfase.
Itlico: nas citaes ou transcries de textos e dilogos, entre
aspas.
Essas formataes diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se
procurar, no entanto, evitar o uso constante dessas caractersticas,
o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas
formataes.
Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatao e estilo
e todas as atas de um mesmo livro de atas.
Espaamento do caracter
Dever ser utilizada o espaamento normal da fonte.
Cor do caracter
Dever ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir
maior contraste.
No caso de se optar por caracteres de outra cor, deve-se utilizar
cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho
escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons
pastis tendem a um maior esforo da vista, e devem ser evitadas.
FORMATAO DO PARGRAFO

1.2. Deslocamento da margem


O pargrafo dever ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da
margem.
Alinhamento
O Pargrafo dever se alinhado de maneira a ficar justificado entre
as margens. Na ausncia desse recurso de justificao de pargrafo
no software utilizado, pode-se utilizar o alinhamento esquerda.
No so permitidos o alinhamento direita e ao centro.
Colunamento
O texto dever ser composto por apenas uma coluna.
Fluxo do Texto
O texto de cada ata dever iniciar-se na primeira linha da pgina.
O texto dever ser composto de um nico pargrafo
O texto de cada ata dever ocupar totalmente uma pgina. No caso
do texto da ata, por si s, no completar a pgina at a sua ltima
linha, a(s) linha(s) restante(s), logo aps a assinatura do secretrio,
dever(o) ser inutilizada(s) com o uso do caracter hfen (-),
repetido em seqncia, sem espaos vazios.
REDAO

1.3. Incio da ata


Ata nmero (nmero da ata) da reunio do Conselho da (nome da
igreja), reunido no dia (dia) de (ms) de (ano) no (local da
igreja), sito (Endereo: Rua, nmero, bairro), neste municpio de
(cidade e estado). A reunio foi presidida por (nome do presidente

da reunio, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os


presbteros
(presbteros
presentes).
Estavam
ausentes
os
(presbteros ausentes). A reunio teve incio s (horrio da
reunio), com (exerccio espiritual).

Trmino da ata
No havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente
(horrio do trmino da reunio) com uma orao pelo (nome da pessoa
que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu presbtero (nome do
secretrio ou secretrio ad-hoc), secretrio do Conselho, a tudo
presente, lavrei e assino a presente ata.

Destaque de textos
O texto com o contedo propriamente dito da ata dever ser,
sempre que possvel, dividido em itens bem definidos, desta feita
permitindo uma melhor utilizao dos recursos de formatao de
caracter (maisculas, negrito, itlico e sublinhado) para destaque
dos assuntos mais importantes, permitindo uma rpida pesquisa
posterior de informaes no texto.
Regras Gerais
Os nomes mencionados na ata devero sempre constar completos
na primeira vez em que so citados. Posteriormente poder-se-
utilizar apenas o nome prprio, ou uma reduo que permita
identificao nica.
Os numerais podero ser representados na forma de algarismos. No
caso de valores monetrios que seja de relevante importncia,
conveniente completar a representao por algarismos com o valor
expresso por extenso.
As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos
seguem:
Art.
C.D.
CI/IPB
dic.
I.P.B.
N
p.f.
p.p.
PVRP
Pr.
Pres.
Presb.
Rev.
S.A.F.
Sec.
Tes.
U.C.P.
U.M.P.
U.P.A.
U.P.H

Artigo
Cdigo de Disciplina
Constituio da Igreja
Dicono
Igreja Presbiteriana do Brasil
Nmero
prximo futuro
prximo passado
Presbitrio do Vale do Rio Pardo
Pastor
Presidente
Presbtero
Reverendo
Sociedade Auxiliadora Feminina
Secretrio
Tesoureiro
Unio Presbiteriana de Crianas
Unio de Mocidade Presbiteriana
Unio Presbiteriana de Adolescentes
Unio Presbiteriana de Homens

Quando se tratar de incluso


mencionados os seguintes dados:

de

membros,

devero

ser

11?? Modo da recepo


12?? Nome Completo
13?? Sexo
14?? Filiao
15?? Naturalidade
16?? Nacionalidade
17?? Data de Nascimento
18?? Profisso
19?? Alfabetizao
20?? Estado Civil
21?? Endereo Completo
22?? Nmero do Membro conforme Rol de Membros. O nmero do membro
dever ser informado logo aps o nome, entre parnteses, em destaque (negrito).
23?? RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES
O uso de resumo, anotaes e observaes obrigatrio, uma vez que completam e/ou facilitam a
recuperao de informaes da ata, substituindo as anotaes marginais na lavratura de atas.
Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAP (footnotes), presente em todos os
softwares de processamento de texto da atualidade.
AS NOTAS DE RODAP
1. Devero ser referenciadas no texto por nmero seqenciais, iniciando e 1 em cada ata;
2. Devero utilizar a mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5
mm), como por exemplo ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.;
3. Devero ser separadas do corpo da ata por um trao contnuo, com aproximadamente 10 cm de
extenso (ou seja, no dever estender-se por toda a largura da pgina);
4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitir uma busca rpida de quaisquer informaes que se
deseje obter que esteja contida na ata;
5. As seguintes notas devero sempre existir na ata:
24??
Nmero da ata, data e hora de incio da reunio
25??
Presbteros presentes
26??
Presbteros ausentes
27??
Leitura e aprovao de atas
28??
Chamadas aos assuntos discutidos na reunio, com referncia resumidas
29??
Nmero da ata, data e hora de trmino da reunio
30??
DIVISES DO TEXTO DA ATA
As seguintes divises do texto da ata so sugeridas:
1. ASSUNTOS INTERNOS
31??
Ata anterior5
32??
Atividades Realizadas6
33??
Atos Pastorais7
34??
Visita dos Presbteros8
35??
Informaes da Tesouraria9
36??
Congregaes10
5
.
6 Descrio resumidas das atividades e eventos da Igreja ocorridas desde a ltima reunio do Conselho.
7 Atos pastorais como Santa Ceias, Visitas, Funerais, Pregaes fora do campo, etc., mencionando-se local e data.
8 Visitas realizadas pelos presbteros
9 Informaes e decises relativas tesouraria, como saldo, exame das contas, etc.
10 Informaes e decises relativas s congregaes
Leitura e aprovao de ata anterior

37??
Junta Diaconal11
38??
Sociedades Internas12
39??
Escola Dominical13
40??
Zeladoria14
2. ASSUNTOS EXTERNOS
41??
Presbitrio e Outros Conclios15
42??
Correspondncias Recebidas16
43??
TRANSCRIES
As transcries de documentos, tais como Atas da Assemblia, Estatutos, etc., quando necessrias,
devero ser feitas obedecendo-se os mesmos critrios para confeco das atas, exceo feita s
assinaturas, que no devero constar.
NUMERAO DAS PGINAS
Cada pgina ser numerada seqencialmente, sendo que a primeira pgina de cada livro ter o
nmero UM.
A numerao dever ser informada no canto inferior ou superior 17 direito de cada pgina, sendo que
a fonte ter o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e ser formatada apenas com negrito.
Os termos de abertura e encerramento no sero numerados.
ASSINATURAS
Ao final de cada ata, imediatamente aps o texto da ata, o secretrio dever assinar a ata, com caneta
preta ou azul.
Cada pgina da ata ser devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretrio,
prximo ao nmero da pgina.
Os termos de encerramento e abertura sero tambm devidamente assinados e rubricados, conforme
CI/IPB.
INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO
LIVRO DE ATAS

2. TERMO DE ABERTURA
Na primeira pgina do livro de atas constar o TERMO DE ABERTURA. A
redao a seguinte:

TERMO DE ABERTURA
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas,
com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, servir para o registro das
atas do Conselho da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro).
Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente do Conselho. (Municpio e data).
(Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
11Informaes e decises relativas Junta Diaconal
12 Informaes e decises relativas s Sociedades Internas
13 Informaes e decises relativas Escola Dominical
14 Informaes e decises relativas Zeladoria
15 Informaes e decises relativas ao Presbitrio e demais conclios
16 Informaes e decises tomadas em funo de correspondncia recebida
17 CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas
para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e
Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco
eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 2. que as folhas podem ser numeradas tanto na margem
inferior direita quanto na margem superior direita.

TERMO DE ENCERRAMENTO
Na ltima pgina do livro de atas constar o TERMO DE ENCERRAMENTO.
A redao sugeria a seguinte:

TERMO DE ENCERRAMENTO
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas,
com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das
atas do Conselho da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro).
Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente do Conselho. (Municpio e data).
(Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS
As observaes do Presbitrio, feitas aps o exame dos Livros de Atas dos
Conselhos, devero ser confeccionadas obedecendo-se ao mesmo padro
das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro.
As pginas devero ser igualmente numerada.
Aps a elaborao do termo de aprovao, o mesmo dever ser assinado
pelo Presidente do Presbitrio, e ento anexado ao Livro de atas do
Conselho.
ARMAZENAMENTO DAS ATAS
As atas sero armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada pgina armazenada em plstico
transparente.
Ao completar um total de 50 ou, no mximo, at 100 pginas 18, excluindo-se os termos de abertura e
encerramento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se- encadernar as
pginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernao em espiral no permitida, por
permitir fcil adulterao.
Dever ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual dever conter as seguintes
informaes:
LIVRO DE ATAS N (nmero do livro) do Conselho da Igreja
(nome da Igreja)
Aberto em (data da abertura)
Encerrado em (data do encerramento)

*** F I M ***

18 CE-IPB/98 080 - Doc. N LXXX - Proposta da Comisso de Organizao, sistemas, e mtodos; Referente as normas

para confeco eletrnica de Atas Quanto ao Doc. N 172 CE-SC Procedente da Comisso de Organizao ,Sistemas e
Mtodos CSM/IPB A CE-SC/IPB-98 Considerando: Que as alteraes propostas visam o melhoramento da confeco
eletrnica de Atas, resolve: Aprovar nos seguintes termos: 3. que o livro poder ter, no mximo, 100 (cem) folhas.