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Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentacin
Qu son Cuentas por Pagar?
Qu son Informes?
Qu son Informes de Cuentas por Pagar?
Cul es la Ruta para Generar Informes de Cuentas por Pagar?
Cules son las Divisiones y Sub divisiones de los Informes que Permite
Generar el Modulo de Cuentas por Pagar?
6.1
MANEJO DE PROVEEDORES
6.1.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Proveedores?
6.1.2 Cul es el Informe de Manejo de Proveedores que Genera el Sistema y que
Informacin Contiene?
6.1.2.1
Informe de Proveedores
6.2
ESTADOS DE CUENTA
6.2.1 Cul es la Funcionalidad de los Estados de Cuenta?
6.2.2 Cules son los Informes de Estado de Cuenta que Genera el Sistema y que
Informacin Contiene Cada Uno?
6.2.2.1
Consulta Estado de Cuenta
6.2.2.2
Informe Estado de Cuenta
6.3
EDADES DE PROVEEDORES
6.3.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Edades de Proveedores?
6.3.2 Cules son los Informes de Edades de Proveedores que Genera el Sistema
y que Informacin Contiene Cada Uno?
6.3.2.1
Edades a 5 Columnas
6.3.2.2
Edades a 10 Columnas
6.4
SALDOS MOROSOS
6.4.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Saldos Morosos?
6.4.2 Cules son los Informes de Saldos Morosos que Genera el Sistema y que
Informacin Contiene Cada Uno?
6.4.2.1
Ordenado por Numero
6.4.2.2
Ordenado por Cuenta
6.4.2.3
Ordenado por Centro de Costo
6.4.2.4
Cuentas por Pagar Morosa
6.4.2.5
Morosa por Cuenta
6.4.2.6
Cuentas por Pagar por Ciudad
6.5
MOVIMIENTO DE PROVEEDORES
6.5.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de Proveedores?
6.5.2 Cules son los Informes de Movimiento de Proveedores que Genera el
Sistema y que Informacin Contiene Cada Uno?
6.5.2.1
Movimiento Auxiliar
6.5.2.2
Movimiento por Documento Cruce
6.6
ANALISIS PROVEEDORES
6.6.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Anlisis de Proveedores?
6.6.2 Cules son los Informes de Anlisis de Proveedores que Genera el Sistema
y que Informacin Contiene Cada Uno?
6.6.2.1
Anlisis General
6.6.2.2
Anlisis Detallado
6.6.2.3
Compras Generales
6.6.2.4
Compras Detalladas
6.7
PROYECCION DE VENCIMIENTOS
6.7.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Proyeccin de Vencimientos?
6.7.2 Cules son los Informes de Proyeccin de Vencimientos que Genera el
Sistema y que Informacin Contiene Cada Uno?
6.7.2.1
Proyeccin General
6.7.2.2
Proyeccin por Cuenta
6.7.2.3
Proyeccin por Rango
6.8
SALDOS POR DOCUMENTO
6.8.1 Cul es la Funcionalidad de los Informes de Saldos por Documento?
6.8.2 Cules son los Informes de Saldos por Documento que Genera el Sistema y
que Informacin Contiene Cada Uno?
6.8.2.1
Saldos Documento Pantalla
6.8.2.2
Saldos Documento Detallado
6.8.2.3
Saldos Documento Alfabtico
6.8.2.4
Saldos Documento Numrico
Presentacin
El presente documento ofrece una gua que explica la funcionalidad de cada uno de los
informes que se encuentran en el Modulo de Cuentas por Pagar, los cuales sirven para
analizar el comportamiento de cada uno de los Proveedores en un periodo de tiempo
determinado y son la base para la toma de decisiones
Qu son Informes?
Los informes son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento
de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el anlisis y la toma de
decisiones
Importante:
Dentro de cada una de las opciones presentadas, se despliega un sub
men con informes especficos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Manejo de Proveedores
Estados de Cuenta
Edades de Proveedores
Saldos Morosos
Movimiento Proveedores
Anlisis Proveedores
Proyeccin Vencimientos
Saldos por Documento
MANEJO DE PROVEEDORES
Cul es la Funcionalidad de los Informes de Proveedores?
La funcionalidad del informe Manejo de Proveedores es presentar un listado de todos
los terceros previamente creados en el sistema y que han definido como proveedores,
en el listado se discrimina de aquellos parmetros definidos en su apertura y que son
de utilidad para consultas a nivel general sin ingresar a cada uno de los catlogos, se
puede generar impreso o por pantalla.
1. Informe de Proveedores:
Este informe sirve para generar listados de los datos de los proveedores diligenciados
en el catalogo o apertura de terceros. Se puede generar Impreso o por Pantalla
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
ESTADOS DE CUENTA
Cul es la Funcionalidad de los Estados de Cuenta?
La funcionalidad de los Estados de Cuenta es presentar un reporte que muestra las
deudas que tiene la empresa con cada uno de los proveedores; discriminando
informacin como el documento, numero de cuotas o vencimientos, las fechas de
vencimientos y valores por cada vencimiento
Importante:
Cuando este informe trae saldos POSITIVOS se presenta por que el
Proveedor posee saldos a favor o tiene inconvenientes con los cruces de
documentos.
Importante:
Es de anotar que el sistema ordena la consulta por fechas de
vencimiento tomando como inicio aquellas que tengan ms das
vencidas, finalmente en pie de pantalla aparecer el total de la deuda.
Este informe genera el estado de cuenta o las deudas pendientes de pago por cada
uno de los proveedores; all se reflejan datos como Nombre - Direccin Telfonos
Ciudad del Proveedor, de igual forma discrimina los datos por Cada Vencimiento: como
son el Tipo y Nmero de documento - Nmero de Vencimiento - Fecha de Elaboracin Fecha de Vencimiento - Nmero de Das vencidos o por vencer - Valor - Totaliza el
saldo general del proveedor y Totaliza Valor por Vencer.
Importante:
EDADES DE PROVEEDORES
Cul es la Funcionalidad de los Informes de Edades de
Proveedores?
La funcionalidad de los informes de Edades de Proveedores es presentar por rangos o
periodos previamente definidos los valores vencidos o por vencer de cada uno de los
proveedores.
1. Edades a 5 Columnas:
2. Edades a 10 Columnas:
Importante:
Al momento de ingresar a cualquiera de las dos opciones; el sistema
presenta las mismas opciones de seleccin
Importante:
Generalmente NO se marca a un corte anterior esto con el fin de
generar el informe a la fecha que se est consultando.
Importante:
Este es el nico informe que permite seleccionar si se requiere
visualizar la deuda Morosa o Total.
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
SALDOS MOROSOS
Cul es la Funcionalidad de los Informes de Saldos Morosos?
La funcionalidad de los informes de Saldos Morosos es controlar, analizar y auditar la
informacin correspondiente al manejo de las obligaciones que adquiere la empresa
con los Proveedores.
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Este informe se filtra por cuenta contable, solicita confirmacin si se desea generar a
un corte anterior; adicional permite seleccionar el rango de terceros y si se requiere
con sucursales y el rango de ellas, por ultimo solicitara el rango de cuentas contables
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
Se puede tomar un rango de ciudades o una sola ciudad
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
MOVIMIENTO DE PROVEEDORES
Cul es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de
Proveedores?
La funcionalidad de los informes de Movimiento de Proveedores es presentar
informacin sobre los movimientos que le empresa ha tenido con los proveedores
indicando cada uno de los documentos.
1. Movimiento Auxiliar:
Informe que se puede generar Impreso o por Pantalla y presenta el saldo total que la
empresa adquiere con un tercero, NO hace ninguna discriminacin
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
M
b. Pantalla: Para su generacin el sistema solicita un rango de fechas (Mes Inicio
y Fin) yel Nit del tercero del cual se requiere consultar el movimiento que ha
tenido en el rango de tiempo seleccionado
Para su generacin el sistema solicita los datos del documento del cual se desea
conocer el movimiento o los diferentes documentos que lo han afectado
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
ANALISIS PROVEEDORES
1. Anlisis General:
Informe que se puede generar Impreso o por Pantalla y presenta el saldo total de las
compras, los abonos y el saldo pendiente con cada uno de los proveedores a una fecha
de corte determinada
Importante:
El sistema no discrimina los documentos que reflejan cada uno de los
saldos
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
b. Pantalla: Para su generacin el sistema solicita el Nit del tercero que se quiere
consultar y refleja los saldos del movimiento que ha tenido por cada uno de los
meses transcurridos del ao
Esta consulta discrimina en cada mes el valor de las compras, abonos y saldos
pendientes de pago que tiene la empresa con el Proveedor
Importante:
Al generar el informe por pantalla, este no solicita mes de corte la razn
es que el sistema toma como corte el mes con el que se ingreso al
programa
2. Anlisis Detallado:
Este Informe presenta el saldo total de las compras, los abonos y el saldo pendiente
pago que tiene la empresa con el Proveedor a un mes de corte determinado, reflejando
los datos mes a mes. Presenta la fecha del ltimo movimiento, el saldo actual, saldo
por vencer y saldo vencido.
Importante:
El sistema no discrimina los documentos que reflejan cada uno de los
saldos
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
3. Compras Generales:
Informe que reporta el valor total de las compras que la empresa ha realizado a cada
uno de los proveedores, en un periodo de tiempo determinado (Mes Da).
Para su generacin el sistema solicita el rango de fechas (Mes Da), luego permite
seleccionar los tipos de Documentos P Compras que se sedean tener en cuenta, por
ultimo solicita el rango de terceros
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
4. Compras Detalladas:
Este informe permite conocer en forma detallada por cada proveedor los productos que
la empresa le ha comprado y el valor de ellos en un rango de fecha determinado (Mes
Da).
Para su generacin el sistema solicita el rango de fechas (Mes Da), luego permite
seleccionar los tipos de Documentos P Compras que se sedean tener en cuenta, por
ultimo solicita el rango de terceros
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
PROYECCION DE VENCIMIENTOS
Cul es la Funcionalidad de los Informes de Proyeccin de
Vencimientos?
La funcionalidad de los informes de Proyeccin de Vencimientos es permitir conocer a
una fecha futura cual sera el valor de las cuentas por pagar de un determinado
periodo donde nos indica los documentos pendientes de pagar, la fecha de
vencimiento, el valor de mora y el valor de la factura.
1. Proyeccin General:
Este informe presenta por cada uno de los proveedores todas las facturas de compra
que tengan vencimiento en el periodo de tiempo indicado al momento de generarlo la
proyeccin.
Importante:
Para
su generacin
el generar
sistema en
solicita
rango de fecha
(Ao
- Mes Da) y
El informe
se puede
VistaelPreliminar,
Impreso
o Excel
el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar
Importante:
El listado se ordena en forma ascendente tomando como base la fecha
proyectada del vencimiento
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Para su generacin el sistema solicita el rango de fecha (Ao - Mes Da), el rango de
cuentas contables y el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El rango de das corresponde al rango de edades de proveedores; al
seleccionar un digito negativo ser lo vencido, al seleccionar un digito
positivo ser por vencer. Todos son datos de una proyeccin
En esta consulta se visualizar el Nit y Nombre del proveedor, al igual que la cuenta
contable afectada, la fecha de elaboracin, la fecha de cada uno de sus vencimientos y
el valor de cada uno de ellos
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel
Importante:
El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel