PROJETO: INSTRUMENTO PARA PLANEJAMENTO E GESTO DE

BIBLIOTECAS
Lourdes de Souza Moraes

RESUMO
A biblioteca, como todas as organizaes, passa por profundas mudanas neste
novo cenrio desenhado pela sociedade da informao e mais, enfrenta novos
desafios impostos pelo advento das tecnologias de informao, somados aos
tradicionais processos e funes da biblioteca tomada no seu conceito mais clssico.
Assim, a biblioteca como uma organizao moderna exige novos mtodos,
instrumentos e ferramentas de planejamento e gesto. Esta nova forma, pode ser a
administrao por projetos que consiste em identificar problemas que podem ser
solucionados como se fossem projetos, ou seja, descaracterizando-os como
atividades de rotinas e utilizando de forma bastante otimizada a infra-estrutura
existente pessoal, fsica e de informtica. O grande desafio no emprego desta
ferramenta est na habilidade do gestor da biblioteca em identificar com bastante
preciso os problemas existentes que poderiam ser transformados em projetos para
a sua soluo, tomando o conceito bsico de projeto - um conjunto de atividades
ou aes que devem ser executadas de maneira coordenada e lgica com incio,
meio e fim, de modo a permitir atingir determinados objetivos, e que para tanto so
definidos alguns parmetros de tempo, custos, recursos e qualidade de produtos e
servios. Outro ponto essencial para o uso desta ferramenta em bibliotecas
adequar a estrutura organizacional, que na maioria das bibliotecas, funcional, isto
, as bibliotecas so estruturadas por funes (aquisio, processamento tcnico,
referncia em outras) para o modelo matricial que uma combinao, com imensas
vantagens, da organizao funcional com organizao por projetos. Este trabalho
tem, portanto, como objetivo iniciar e incentivar os gestores de bibliotecas na
identificao, conhecimento e uso de novas e modernas ferramentas de
planejamento e gesto que podem ser aplicadas em bibliotecas.
PALAVRAS-CHAVE: Projetos. Administrao por Projetos. Planejamento e Gesto
de Bibliotecas.

1 INTRODUO

Quem planeja por uma qualidade de vida melhor deve utilizar o planejamento
como uma atividade dinmica e permanente em sua organizao.

FURUSHO,

1997.
O mundo passa, em todos os campos de atividades, por grandes
transformaes e em alta velocidade. Os efeitos dessas mudanas e transformaes
refletem diretamente sobre as organizaes sociais todas elas, independente do
tipo e de seus objetivos.
As relaes de trabalho dentro das organizaes se transformam tambm, e o
desafio maior est na administrao, no gerenciamento e na utilizao de modernas
ferramentas de planejamento e gesto para buscar o desenvolvimento e a
sobrevivncia neste cenrio de grandes competies.
Administrar uma arte, j dizia h muito tempo,
entretanto uma arte que pode ser aprendida. Assim,

a sabedoria popular,
administrar (e mais

modernamente tambm gerenciar) uma disciplina aplicada que disponibiliza

constantemente novos processos, metodologia e ferramentas para o planejamento e
gesto de organizaes.
Por coincidncia, quando da elaborao desta introduo (que sempre a
ltima parte do trabalho redigida) foi apresentada, na lista de discusso de Aldo
Barreto

(aldobar@globo.com)

uma

boa

discusso

sobre

exatamente

as

organizaes, ou mais especificamente, sobre a gesto do conhecimento, ou ainda

como nomeou o seu autor o espao do conhecimento. Ana Malin1, trazendo uma
boa contribuio, faz uma reflexo sobre o espao da gesto. Diz ela

que a

administrao, como disciplina e prtica, nasce preocupada com mtodos e com a

racionalidade do trabalho, depois se volta para os princpios gerais e, no ps guerra,
passa a dar nfase aos meios na busca de eficincia e resultados. no bojo desse
ltimo movimento, identificado como Neoclssico, que a idia de gerenciar, como um
tipo especfico de trabalho, aparece.

E diz mais sobre as organizaes-

concomitantemente, a sociedade passou a se estruturar em torno de organizaes:

grupos de especialistas trabalhando em conjunto para um objetivo comum. Para

melhor entendimento, enquanto a sociedade, a comunidade e a famlia so existem
para o seu prprio fim as organizaes fazem, tm resultados concretos em cima
de uma misso clara, concentrada e comum.
Assim, torna-se como funo genrica e obrigatria a gesto nas
organizaes.

O planejamento estratgico e a administrao por projetos so

alguns processos que se apresentam para enfrentar os novos desafios na

administrao, no gerenciamento e na gesto.
A Biblioteca, como uma organizao social, est inserida nesse cenrio, que
desafia a implantao de modernas e criativas formas de atender novas demandas e
necessidades de informao da sua comunidade usuria, ou seja, de seus clientes.
E mais, tudo isso processado em uma velocidade fantstica para acompanhar a
revoluo causada pela tecnologia de informao que a cada dia traz novidades na
produo, armazenamento, tratamento, disponibilizao e uso da informao.
Esse processo, portanto, exige dos profissionais gestores de Bibliotecas, alm
de uma base slida e atualizada na rea de gerenciamento, uma postura bastante
gil e criativa na forma de administrar a sua organizao.
Em 1995, quando estava em alta a discusso e reflexo sobre os novos
paradigmas da rea de biblioteconomia (ainda eram relativamente recentes as
discusses sobre cincia da informao), Valentim (1995) elaborou um quadro
bastante interessante sobre essas mudanas que deveriam ocorrer nas bibliotecas,
ou seja, o que deveria mudar do antigo para o novo modelo na busca do novo
paradigma. Entre 18 itens levantados, dos quais o mais importante enfoque no
acervo mudando para o enfoque informao, outros trs so bastantes interessantes
e relativos administrao motivao individual para motivao de equipe;
estrutura hierrquica para estrutura horizontal e trabalho desenvolvido em servio
para trabalho desenvolvido em projetos.

Comentrios de Ana Malin na lista de discusso de Aldo Barreto do dia 12 de julho de 2004

Assim, essa mudana de paradigma to discutida e perseguida pelas

Bibliotecas passa obrigatoriamente pela forma de sua organizao e gerenciamento
como uma organizao que tem como parmetro a instituio e a comunidade a que
serve e tambm, a sociedade de informao e do conhecimento que se apresenta.
A Biblioteca para se manter viva e em constante desenvolvimento necessita
ser gerida como uma organizao, necessita portanto, da utilizao por seus
gestores de novas ferramentas de planejamento e gesto que segundo Valeriano
(2001, p.15) so dois processos que podem responder aos desafios que se
apresentam o gerenciamento estratgico e a administrao por projetos.
Nesta direo, o presente trabalho prope introduzir o mtodo de projetos na
administrao e gerenciamento de Biblioteca, tomando-a no somente como uma
organizao que coleta, processa, armazena, dissemina e disponibiliza a informao
e o conhecimento, mas, sobretudo, como uma organizao que usa a informao
para construir significados, criar conhecimentos e tomar decises.
Como proposta mais ampla pretende-se introduzir no ambiente de bibliotecas
a cultura de planejamento e gesto, e em especial,

o mtodo de projeto que

segundo Lck (2003, p.13) , certamente, de grande utilidade para todos os que
pretendem orientar seu trabalho para a promoo de resultados efetivos, mediante
aes organizadas, concentradas e sistematizadas, de modo que possam tambm
aprender com essa prtica. Trata-se de uma ferramenta bsica do gestor, que no
apenas fundamenta, direciona e organiza a ao de sua responsabilidade, como
tambm possibilita o seu monitoramento e avaliao, condies fundamentais da
eficcia e melhoria contnua.

2 PROJETOS: CONCEITOS BSICOS

1.1 O QUE PROJETO?

H vrias definies sobre projeto, mas todos autores passam sempre a

mesma idia ou conceito uma atividade planejada com um determinado objetivo
e que tem comeo, meio e fim. No portanto, uma atividade de rotina ou operao
corrente.
Algumas definies de projeto:
um empreendimento com comeo, meio e fim definidos, dirigidos por
pessoas, para cumprir metas estabelecidas dentro de parmetros de custo, tempo e
qualidade. DINSMORE (1992, p.19).
um empreendimento temporrio realizado para criar um produto ou servio
singular. Compreende aes no rotineiras, no repetitivas que visam criao de
bens ou servios singulares sendo que cada projeto consiste em um pacote de
trabalho distinto dos demais trabalhos. VALERIANO (2001, p.12-13).
um empreendimento no repetitivo, caracterizado por uma seqncia clara
e lgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro
e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parmetros predefinidos de
tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. VARGAS (2003, p.5).
Outros autores ainda colocam que projeto a menor parte de uma atividade
social

ou

econmica

que

pode

ser

planejada,

analisada

administrada

separadamente. um problema programado para ser resolvido. E ainda mais, um

trabalho ou um conjunto de atividades que tem comeo, meio e fim, e executado
uma nica vez e no deve ser confundido com as atividades de rotina que so
repetitivas e contnuas. Portanto, um projeto deve ser elaborado para resolver
problemas muito bem definidos, bem identificados e especficos.

1.2 CARACTERSTICAS DO PROJETO

De acordo com as definies colocadas, h duas principais caractersticas dos

projetos a temporalidade e a individualidade. Assim, realmente um trabalho que
no tenha bem definido seu tempo de incio e trmino, como tambm muito bem
definido o seu objetivo no pode ser considerado um projeto. Vargas (2003) coloca
que a partir dessas duas caractersticas pode-se descrever outras caractersticas
como: empreendimento no repetitivo; seqncia clara e lgica de eventos; incio,
meio e fim; objetivo claro e definido; conduzido por pessoas; projetos utilizam
recursos e parmetros pr-definidos.

1.3 ELABORAO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Elaborar um projeto significa planejar. Planejar aes para atingir resultados
definidos, ou seja, resolver problemas bem identicados. Levantar os recursos
necessrios para a sua implantao tambm uma atividade de extrema importncia
para o sucesso do projeto. Um projeto sempre formalizado por meio de um
documento, o que pode, por muitas vezes levar a uma idia muito simples de um
projeto - reduzi-lo ao documento. Mas, o trabalho de elaborao de um projeto deve
ser entendido como um processo ou uma necessidade que canaliza todos os
esforos e recursos para a soluo de um problema ou de uma necessidade
(devidamente identificado e avaliado como importante naquela organizao) e que
portanto pode ser traduzido como uma sinergia para a realizao de um conjunto de
atividades planejadas e organizadas para atingir uma determinada meta.
As fases de um projeto podem ser resumidamente colocadas como: a
identificao da necessidade e do problema (no h como elaborar um projeto sem
realmente definir o seu objetivo); o planejamento ( o momento de selecionar as
melhores estratgias de ao para atingir os objetivos propostos); a execuo ( o
momento de realizar aquilo que foi planejado); a avaliao e controle ( uma
atividade sempre presente, desde o planejamento at a finalizao) e a finalizao (o
trmino do projeto vital para que ele seja realmente um projeto. Geralmente se
finaliza um projeto aps a avaliao e a execuo de relatrios finais de atividades

onde so discutidos os resultados e as dificuldades apresentadas na sua execuo,

alm da demonstrao de desempenhos financeiros, entre outras formas de
prestao de contas).
A elaborao de um projeto um processo de maturao de idias, como
coloca Lck (2003). Assim, um projeto s pode ser elaborado aps serem efetuados
estudos preliminares, levantamento de dados e informaes para ter domnio da rea
e segurana do que est-se propondo e a forma de atingir ao proposto. O importante
nesta fase ter bem clara a idia central do projeto (de onde est e aonde quer
chegar) e tambm qual a infra-estrutura necessria para a sua execuo com
sucesso.
Na elaborao do documento final o projeto s se materializa no documento
deve haver a preocupao de apresentar todos os elementos do projeto, colocados
de forma clara e simples, com base nos dados e informaes coletadas e, deve
apresentar uma boa reviso da literatura na rea. Alguns autores apresentam a
seguinte estrutura de um projeto: - identificao do projeto (ttulo, unidade
proponente, unidade executora, programa, equipe, coordenao, incio e trmino,
durao, custos, financiamentos); objetivos; justificativa; estratgia de ao ou
memorial descritivo (metas, aes e atividades); oramento, cronograma fsicofinanceiro (quando h financiamento e liberao programada de recursos);
cronograma de atividades e fontes de informao (referncias bibliogrficas).
Aps a aprovao

inicia-se efetivamente o processo de gesto, aqui

entendida como parte especfica do gerenciamento geral do projeto, como por

exemplo a gesto de processos tcnicos, gesto de recursos (financeiros e de
pessoal), gesto de informtica e telecomunicao entre muitas outras, tudo sob a
coordenao do gerente do projeto.

1.4 PROJETOS E PROGRAMAS: QUAL A DIFERENA?

Um projeto , como j foi colocado, um conjunto de atividades que tem uma

certa temporalidade e uma certa individualidade, ou seja, aquele determinado projeto
s existe uma vez foi elaborado, executado, avaliado e finalizado.
Porm um projeto pode fazer parte de um programa, que por sua vez faz
parte de um plano maior da organizao. Assim pode-se dizer que um programa
um conjunto de projetos e atividades de rotina (alguns autores chamam de
operaes correntes) que tem como finalidade agrupar aes por reas afins e
objetivos estabelecidos para determinadas reas da organizao.
Programa ento um conjunto de aes que busca definir e implantar uma
determinada poltica com relao a uma

rea de atuao da organizao. Os

programas devem ter um gerente assim como os projetos.

3 ADMINISTRAO POR PROJETOS EM BIBLIOTECAS

obvio que a proposta que se faz aqui de utilizar o projeto como uma
ferramenta de planejamento e gesto em Bibliotecas no deve ser comparada s
tarefas de administrao por projetos aplicadas s grandes e complexas
organizaes, como por exemplo uma indstria automotiva, que tem como grande
objetivo o desenvolvimento de produtos competitivos no mercado . Assim quando
tomamos a literatura na rea de projetos, a primeira reao adversa ao uso ou
aplicao da ferramenta na rea de administrao de bibliotecas (e outras unidades
de informao) tomada no seu modelo mais clssico e presencial. Essa reao vem
justamente da impresso que se tem - de muita complexidade nos processos de
planejamento estratgico e nos processos de gerenciamento de projetos, sendo que
muitos deles necessitam de ferramentas informatizadas para a sua elaborao e
gerenciamento. Trabalhos como os citados aqui (Vargas, Valeriano, Vasconcellos e
Lck) tm propostas de trabalho com grandes organizaes e quando colocam as
vantagens do uso dessas ferramentas, evidenciam que elas devem ser usadas
quando h complexidade do problema a ser resolvido.

Entretanto, em uma anlise mais cuidadosa, o mtodo de administrao por

projetos pode ser aplicado a organizaes sem muita complexidade como as
Bibliotecas; apenas uma questo de criar uma cultura de planejamento nas
atividades que so chamadas de rotineiras, ou seja, ter um olhar criativo para as
atividades que parecem no ter fim e que portanto no sero nunca administradas
por meio de projetos.
Assim, se a Biblioteca no tem como meta desenvolver e colocar no mercado
um produto competitivo, de baixo custo e de alta qualidade, ela tem como grande
meta colocar disposio de sua comunidade usuria produtos, servios e acervos
de qualidade. Assim o que poderia ser uma atividade de rotina como o
processamento tcnico de um acervo recm adquirido pode se transformar em um
projeto (sem grande complexidade) mas que tem muito bem definidos os seus
objetivos, a sua estratgia de ao e os recursos necessrios para a sua execuo,
e o que mais importante pode ter um comeo, um meio e ser finalizado.

3.1 O QUE ADMINISTRAO POR PROJETOS?

No ambiente de bibliotecas, quando se fala em projetos logo se associa
tarefa de busca ou captao de recursos para a implantao de servios e produtos,
atualizao e manuteno de acervo ou mesmo para

investimentos em infra-

estrutura fsica (espaos fsicos e mobilirios) e informtica. No h nada de errado,

pois realmente para buscar financiamentos,

tanto internos como externos

instituio preciso elaborar e apresentar um projeto, que certamente ser

formatado de acordo com os termos de referncia exigidos pela instituio
financiadora. Porm,

projetos no devem ser utilizados somente na busca de

recursos, mas devem ser utilizados como

gesto de Bibliotecas, ou ainda,

ferramentas para o

planejamento e

os projetos podem ser utilizados para as duas

finalidades apenas uma questo de formalizao do documento a ser

apresentado, mas a concepo e contedo seguem a mesma metodologia
elaborao, apresentao e gerenciamento de projetos.

de

Segundo Valeriano (2001, p.92) a administrao por projetos consiste em

identificar problemas da organizao como passveis de serem resolvidos como se
fossem projetos, podendo empregar, assim, todas as ferramentas e processo
desenvolvidos e de eficincia comprovada em projetos de extrema complexidade.
A implantao da administrao por projetos no processo simples e
necessita que a organizao esteja preparada para algumas mudanas, dentre elas
a sua estrutura organizacional. As Bibliotecas que no tm experincia nenhuma em
projetos e possui uma estrutura organizacional tradicional, muito formal e
verticalizada tero bastante dificuldades em implantar esse mtodo. Nesses casos
deve haver um esforo maior por parte do dirigente, alm de um tempo maior para
adotar a metodologia de projetos e capacitar a equipe.
Alguns requisitos para a implantao da administrao por projetos em
Bibliotecas:
estrutura matricial
-

o ideal que a Biblioteca tenha uma organizao matricial. Estrutura matricial a

sobreposio da estrutura de projetos estrutura departamental. Apresenta as
vantagens das duas estruturas:
formao de

mantm a chefia da unidade,

equipe multidisciplinar,

promove a

conta com o trabalho de especialista e

integra os vrios departamentos da organizao em torno de um mesmo objetivo.

Traz

uma nica desvantagem a perda da unicidade de chefia, pois o

profissional tem que se reportar duas chefias ao mesmo tempo, a chefia do

departamento e o coordenador ou gerente do projeto. Essa situao necessita de
uma ateno especial por parte do administrador da organizao, pois no fcil
romper alguns dogmas consolidados na estrutura hierarquizada e departamental.
A figura abaixo mostra uma estrutura matricial:

Figura 1 Estrutura matricial

Direo da Biblioteca

Assessorias
Conselhos /
Comisses
Secretaria

Depto.
Desenvolvimento
de Colees

Depto.
Processamento
Tcnico

Depto. de
Referncia

Depto. de Ao
Cultural

Programa X
Projeto A

Projeto B

Projeto C

no resistir prtica de planejamento

-

h uma resistncia muito grande por parte dos administradores de Biblioteca

(como na maioria das organizaes sem grande complexidade) em planejar as
suas atividades. Mas para implantar a administrao por projetos preciso utilizar
e acreditar no planejamento como uma atividade essencial para uma boa e
eficiente administrao. E muitos planejam apenas quando da elaborao de um
projeto ou um plano de ao, tomam este planejamento como documento que

formaliza o seu trabalho junto s instncias superiores ou aos rgos de

planejamento da instituio. O planejamento deve ser o roteiro das atividades a
serem realizadas e das metas estabelecidas, sem dvida uma carta de
orientao para o caminho a ser percorrido.
equipes multidisciplinares

esta sobreposio das duas estruturas orienta para a formao de equipes

multidisciplinares compostas por profissionais dos mais variados departamentos e
em alguns casos profissionais especialmente contratados para o desenvolvimento
do projeto. Essa equipe formada medida da identificao do problema ou da
necessidade de elaborao e implantao de novos projetos, porm os membros
no perdem seu vnculo com o seu departamento de origem. H necessidade de
coordenadores ou gerentes dos projetos, que no caso das Bibliotecas dificilmente
sero contratados para essa funo, assim poder ser dada a oportunidade para
os profissionais do quadro de exercer a funo de gerente de projetos. Para
tanto h necessidade de investimentos na capacitao do pessoal tcnico nas
reas de projetos, planejamento e gesto.

programas de atividades da Biblioteca

como uma organizao a Biblioteca deve ter um plano de ao onde estaro

identificados os programas que reuniro um conjunto de projetos de uma
determinada rea. As Bibliotecas podero, medida da suas necessidades e
especificidades, apresentar programas voltados s:

atividades de extenso (projetos artsticos, culturais e educacionais extensivos

comunidade externa; realizao de eventos tcnico-cientfico e culturais)

atividades de manuteno e conservao de acervo (projetos de campanha de

conscientizao e educao de usurios na conservao do acervo; projetos
para recuperao de acervos especiais)

atividades de processamento tcnico/tratamento da informao (projetos fora

tarefa para reclassificao de acervos; projetos para disponibilizao de acervos
especiais; projetos para avaliao de acervos; projetos de implantao de
ferramenta de controle de acervo e catlogos)

atividades de assistncia e orientao aos usurios (projetos

de estudo de

usurios; projetos voltados melhoria da qualidade de atendimento ao usurio

presencial; projetos para implantao de novos servios e produtos virtuais)
-

atividades de capacitao de sua equipe de profissionais.

3.2 ALGUMAS QUESTES PARA REFLEXO

Voc e a sua equipe tm resistncia ao planejamento? No acredita que bom

planejar? Voc pensa assim: no perco tempo com planejamento, j fao de uma
vez. Voc sabia que pessoas que planejam (sem exageros) a sua vida so mais
felizes?

Quais os problemas que voc tem na sua biblioteca que poderiam ser
transformados em projetos e consequentemente solucionados?

Por que a sua biblioteca no tem uma estrutura matricial? fcil, no precisa
nem alterar o estatuto e regimento; s sobrepor na sua estrutura departamental
uma estrutura de projetos.

Voc planeja as atividades da sua Biblioteca ou vai desenvolvendo as atividades

dentro de padres j estabelecidos pela rotina? Com freqncia percebe que
poderia ter tido mais sucesso com determinadas atividades se tivesse
estabelecido outros padres?

Voc e a sua equipe esto capacitados para trabalhar com projetos?

Quando voc vai solicitar recursos junto direo da sua instituio apresenta
essa solicitao em forma de projetos?

4 CONSIDERAES FINAIS

 certo que no fcil administrar uma Biblioteca em meio de situaes to

adversas como vivemos em nosso pas. Se for colocado ainda que, a maioria das
Bibliotecas brasileiras est vinculada a alguma instituio pblica, onde no h uma
previso de investimentos e to pouco de infra-estrutura bsica, fica bastante difcil
defender uma postura de incentivo do uso de novas e modernas ferramentas de
planejamento e gesto. Entretanto, o uso de mtodos que levam os administradores
a planejar as suas atividades envolvendo todo o pessoal ativo no busca das metas
estabelecidas proporciona formas bastantes eficientes e gratificantes no trabalho de
rotina, o qual, com bastante criatividade pode ser tornar um projeto, que tem comeo,
meio e fim, e mais, tem um responsvel pela sua execuo.
Valeriano (2001, p.20) diz que as organizaes, com o tempo, superam as
dificuldades de trabalhar com projetos e assim os obstculos vo sendo vencidos e
no existindo mais a estranheza no fato de algum trabalhar simultaneamente no
seu departamento e em um projeto e, com freqncia em vrios projetos ao mesmo
tempo.
Da mesma forma que a diferena entre o remdio e o veneno a dosagem, o
uso exagerado da prtica de gesto por projetos pode ser uma desastre para a
administrao, pois atividades de rotinas continuam existindo nas Bibliotecas e tem
que ser geridas como tais. Assim, a habilidade de identificar a necessidade de um
projeto fundamental para o sucesso na aplicao dessa ferramenta. A finalizao
de um projeto traz para o administrador da Biblioteca, o coordenador do projeto e
para toda equipe envolvida uma sensao bastante agradvel de dever cumprido
com eficincia o que estimula a identificao de novas necessidades e problemas e
consequentemente novos projetos que vo dando uma cara nova na administrao
de uma das mais antigas organizaes sociais a Biblioteca.

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