ANALISIS SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

IMPOR DI PT. BERKAT UNGGULTAMA INDONESIA

Dosen Pengampu : Endang Kurniawan, S.Kom., M.M., CEH, CHFI, CIPM.

Disusun oleh
Heni Lutfiyah

(4114031)

PRODI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUM

JOMBANG
2017

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Puji syukur bagi Allah SWT yang telah melimpahakan

rahmat, taufiq, serta hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
laporan ini. Sholawat serta Salam Semoga Tetap Tercurah Limpahkan kepada
Baginda Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukkan kita jalan yang benar
dari jalan yang penuh kegelapan yakni Addinul Islam Wal Iman.
Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi
Eksekutif Jurusan Sistem Informasi di UNIPDU Jombang yang diajar oleh Bapak
Endang Kurniawan S.kom, M.M. CEH, CHFI, CIPM.
Penulis Menyadari bahwa Laporan ini Masih banyak kekurangan, karena
penulis masih menemui beberapa kesulitan dan hambatan. maka dengan
kerendahan hati Penulis akan

menerima kritik dan saran yang bersifat

membangun.
Akhir kata, Penulis memohon

maaf apabila dalam laporan ini masih

terdapat banyak kesalahan, karena semua kebenaran hanya milik Allah SWT. Dan
juga memohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan nama dan gelar.
Semoga laporan yang penulis susun bermanfaat. Aamiin.

Jombang, 22 Januari 2017

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 3

BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................................... 5
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 5
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................... 6
1.3 Batasan Masalah ........................................................................................................ 7
1.4 Tujuan Penulisan ....................................................................................................... 7
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................................ 7
BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................................... 9
1.6 Perusahaan ................................................................................................................. 9
1.7 PT.Berkat Unggultama Indonesia ............................................................................. 9
1.8 Sistem Informasi ........................................................................................................ 9
1.9 Teknologi ................................................................................................................. 10
1.10 Impor ....................................................................................................................... 10
1.11 Standar Operasional Prosedur ................................................................................. 10
1.12 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis ................................................................ 11
BAB 3 METODE PENELITIAN........................................................................................... 16
1.13 Lokasi Penelitian ..................................................................................................... 16
Gambar 3.1 Lokasi PT. Berkat Unggultama Indonesia .................................................... 16
1.14 Jenis Penelitian ........................................................................................................ 16
1.15 Sumber Data ............................................................................................................ 17
BAB 4 ANALISIS SISTEM PERUSAHAAN ..................................................................... 20
1.16 Analisis Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja ................................................... 20
1.17 Analisis Terhadap Dokumen yang digunakan terkait siklus Pembelian ................. 21
1.18 Analisis Standar Operasional Prosedur Perusahaan ................................................ 22
1.18.1
Analisis Standar Operasional Prosedur Pembelian ................................... 22
1.18.2
Analisis Standar Operasional Prosedur Penerimaan ................................. 22
1.18.3
Analisis Terhadap Standar Operasional Prosedur PembayaranPembelian 22
1.19 Analisis Kebijakan Manajemen ............................................................................... 23
1.19.1
Analisis Kebijakan Pembelian Barang ..................................................... 23
1.19.2
Analisis Kebijakan Penerimaan Barang ................................................... 23
1.19.3
Analisis Kebijakan Pembayaran Pembelian ............................................. 24
1.19.4
Analisis Kebijakan Sistem Informasi Akutansi ........................................ 24
1.20 Permasalahan Yang Dihadapi Oleh Perusahaan...................................................... 25
1.21 Analisis Sistem Yang Diusulkan ............................................................................. 25
1.21.1
Kebutuhan Fungsional .............................................................................. 25
1.21.2
Kebutuhan Non Fungsional ...................................................................... 26
1.21.3
Sistem Manajemen Umum........................................................................ 26
1.21.4
Kebijakan Manajemen Pembelian ............................................................ 27
1.21.5
Kebijakan Manajemen Penerimaan Barang .............................................. 28

1.21.6
Kebijakan Manajemen Pembayaran Pembelian ....................................... 29
1.22 Usulan Struktur Organisasi ..................................................................................... 30
BAB 5 PENUTUP ................................................................................................................. 34
1.23 Kesimpulan .............................................................................................................. 34
1.24 Saran ........................................................................................................................ 35
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 36

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang
Globalisasi merupakan proses dimana hubungan sosial dan saling

ketergantungan antar negara dan antar manusia menjadi semakin tidak terbatas.
Globalisasi terjadi dalam berbagai bidang, tak terkecuali dalam bidang ekonomi.
Globalisasi dalam bidang ekonomi, menjadikan semua negara menjadi suatu
negara yang semakin terintegrasi tanpa rintangan batas negara. Globalisasi
ekonomi, di satu pihak akan membuka peluang pasar produk dari dalam negeri ke
pasar internasional secara kompetitif, sebaliknya juga membuka peluang
masuknya produk-produk global ke dalam pasar domestik. Karena globalisasi
itulah semakin banyak produk luar negeri yang membanjiri pasar lokal.
Indonesia termasuk negara yang sering melakukan impor barang. Menurut
M.S.Amir (2003:139), impor adalah kegiatan memasukkan barang-barang dari
luar negeri sesuai dengan ketentuan pemerintah ke dalam peredaran dalam
masyarakat yang dibayar dengan valas. Saat ini, impor dilakukan tidak hanya
untuk barang yang tidak dapat dihasilkan di Indonesia, namun juga dilakukan
karena meningkatnya minat masyarakat terhadap produk asing, bisa dikarenakan
selera, kualitas, dan lain sebagainya.
PT.Berkat Unggultama Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang logistic provider, penyedia jasa trucking, dan juga bertindak sebagai
distributor untuk berbagai macam buah-buahan dan frozen vegetables. Kegiatan
pembelian dilakukan dengan membeli ke supplier lokal dan impor buah-buahan
yang kemudian akan didistribusikan pada berbagai supermarket yang tersebar di
seluruh Indonesia.
Kegiatan impor yang dilakukan oleh perusahaan, walaupun perusahaan
yang melakukan pemesanan barang ke supplier yang ada di luar negeri,

perusahaan bukan bertindak sebagai importir langsung, karena PT.Berkat

Unggultama Indonesia belum memiliki Angka Pengenal Impor (API) sehingga
perusahaan menggunakan jasa Ekpedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) sebagai
pihak yang digunakan namanya sebagai nama penerima barang yang dipesan oleh
PT.Berkat

Unggultama

Indonesia dan melakukan pengurusan

dokumen

kepabeanan sampai barang tersebut keluar dari pelabuhan. Sistem pembayaran

yang dilakukan pun bukan dengan Letter of Credit (L/C) seperti yang banyak
digunakan oleh para importir, melainkan dengan cara advanced payment.
Peran dan kegiatan perusahaan Freight Forwarder atau Ekspedisi Muatan
Kapal Laut menjadi sangat penting karena memudahkan bagi para eksportir
maupun importir dalam jasa pengurusan ekspor-impor. Untuk itu perlunya
pemahaman dan pengetahuan dari khalayak umum maupun pihak yang terkait
mengenai jasa ini khususnya dalam kegiatan pengiriman barang melalui laut.
Sehingga diharapkan fungsi dan tanggung jawab jasa ekspedisi sebagai sarana
ekonomi dalam mewujudkan sistem pengelolaan pengiriman dan pengaturan
barang menjadi efisien, tepat, dan aman (dengan memanfaatkan sistem informasi
dan teknologi).
1.2

Rumusan Masalah
Setelah memperhatikan latar belakang masalah diatas maka penulis merumuskan

masalah sebagai berikut :

1. Apakah PT. Berkat Unggultama Indonesia sudah memiliki sistem dan

struktur organisasi yang memadai?
2. Bagaimana struktur organisasi yang ada di PT. Berkat Unggultama?
3. Bagaimana Standart Operasional Prosedur di PT. Berkat Unggultama
Indonesia?
4. Bagaimana cara PT. Brkat Unggultama Memanajemen data yang ada di
Perusahaannya?
5. Apakah di PT. Berkat Unggultama sudah memiliki Angka Pengenal Impor
(API) dan bagaimana cara pembayarannya?

1.3

Batasan Masalah
Penelitian ini dibatasi pada siklus pembelian yang berasal dari kegiatan

impor yang dilakukan oleh PT.Berkat Unggultama Indonesia dimulai dari

pembelian barang, penerimaan barang, dan pembayaran pembelian. Penelitian ini
juga meneliti tentang standart operasional prosedur, struktur organisasi, dan
sistem informasi yang ada di PT. Berkat Unggultama Indonesia.

1.4

Tujuan Penulisan
1. Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Eksekutif.
2. Memahami peranan Sistem Informasi dan teknologi, terutama untuk
memenangkan persaingan dan mengembangkan perusahaan.
3. Mengetahui standar operasional prosedur yang ada di perusahaan PT.
Berkat Unggultama Indonesia.
4. Mempelajari pentingnya divisi Teknologi informasi dalam menjalankan
proses bisnis di beberapa perusahaan dan aplikasinya.

1.5

Sistematika Penulisan
Penyusunan penelitian ini menggunakan pembahasan yang terbentuk

dalam susunan bab, yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini Menjelaskan semua teori yang melandasi penulisan dalam
memecahklan masalah yang diteliti, yang meliputi pengertian Perusahaan, PT.
Berkat Unggultama Indonesia, sistem informasi, teknologi, dan impor.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Bab ini

menjelaskan tentang metode yang dilakukan untuk observasi,

sumber data, dan jenis penelitian.

BAB 4 ANALISIS SISTEM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang Analisis yang dilakukan oleh penulis,
Standart Operasional Prosedur, Struktur Perusahaan, Kebijakan Pembelian,
Masalah yang dihadapi perusahaan beserta solusi yang diusulkan.
BAB 5 PENUTUP
Bab ini memberikan kesimpulan dan saran untuk pengembangan perusahaan
PT. Berkat Unggultama Indonesia.

BAB 2
LANDASAN TEORI

1.6

Perusahaan
Keseluruhan perbuatan yang dilakukan secara terus-menerus, untuk

memperoleh penghasilan, bertindak keluar, dengan cara memperdagangkan,

menyerahkan atau mengadakan perjanjian-perjanjian perdagangan. Pengertian
perusahaan disini tidak mempersoalkan tentang perusahaan sebagai badan usaha,
namun justru perusahaan sebagai perbuatan, jadi terkesan hanya meliputi kegiatan
usaha. (Molengraaff, 2014)
1.7

PT.Berkat Unggultama Indonesia

Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang logistic provider,

penyedia jasa trucking, dan juga bertindak sebagai distributor untuk berbagai
macam buah-buahan dan frozen vegetables. Kegiatan pembelian dilakukan
dengan membeli ke supplier lokal dan impor buah-buahan yang kemudian akan
didistribusikan pada berbagai supermarket yang tersebar di seluruh Indonesia.
1.8

Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berinteraksi hingga

membentuk satu kesatuan. Informasi adalah data yang telah diproses atau data
yang memiliki arti. Sedangkan data adalah fakta-fakta yang menggambarkan
peristiwa yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik yang belum diatur
atau diproses. Jika sistem informasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat
elemen yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,
pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi (Cahyaningrum, 2013).

1.9

Teknologi
Kata teknologi secara harfiah berasal dari bahasa Latin Texere yang

berarti menyusun atau membangun. Sehingga istiah teknologi seharusnya tidak

terbatas pada mesin, meskipun dalam arti sempit hal tersebut sering digunakan
dalam kehidupan sehari-hari. Teknologi adalah suatu rancangan (desain) untuk
alat bantu tindakan yang mengurangi ketidakpastian dalam hubungan sebab akibat
dalam mencapai suatu hasil yang diinginkan (Roger, 1983).
Suatu teknologi biasanya mempunyai dua aspek yaitu hardware (terdiri
dari material atau objek fisik) dan aspek software. Teknologi sebagai keseluruhan
metode yang secara rasional mengarah dan memiliki ciri efisiensi dalam setiap
kegiatan manusia (Ellul, 1967).
Teknologi sebagai penerapan ilmu-ilmu perilaku dan alam serta
pengetahuan lain secara bersistem dan menyistem, untuk memecahkan masalah.
(Miarso, 2004)
1.10

Impor
Impor adalah kegiatan memasukkan barang-barang dari luar negeri sesuai

dengan ketentuan pemerintah ke dalam peredaran dalam masyarakat yang dibayar

dengan valas. Saat ini, impor dilakukan tidak hanya untuk barang yang tidak dapat
dihasilkan di Indonesia, namun juga dilakukan karena meningkatnya minat
masyarakat terhadap produk asing, bisa dikarenakan selera, kualitas, dan lain
sebagainya (M.S.Amir, 2003)
1.11

Standar Operasional Prosedur

Dokumen

yang berisi serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan

mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi

cara melakukan perkerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan actor
yang berperan dalam kegiatan. (Insani, 2011)

1.12

Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam

dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan.

Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap
sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut
disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya
rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana
Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai
bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan,
penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain
yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network
management dan lain-lain.
1.

Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi

Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber
daya Perusahaan antara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.

2.

Aplikasi

Teknologi

Informasi

yang

sesuai

dengan

kebutuhan

spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan

produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti,
Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen TI sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan
departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang,
hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen TI di
perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran
TI dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat
ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar TI berperan atau ikut
andil dalam memajukan perusahaan Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi
dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan,
pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus

penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan. Penerapan

Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa
perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan
kerja, misalnya pada penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).
ERP adalah salah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat
memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan
aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan
dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah serta
menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang efektif.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam
perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1.

Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor

keuangan. Pada umumnyarisiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal

dan aspek-aspek eksternal lain yang beradadiluar control perusahaan. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangirisiko-risikoyang kerap
dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan
lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk
membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2.

Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha

pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh

terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional.

3.

Add Value.
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan

value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan
loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk
jangka panjang.
4.

Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya

teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan
ecommerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain sebagainya, pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di
era globalisasi informasi.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif
perusahaan dan manfaat penggunaan TI dikembangkan melalui beberapa lapisan;
dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan
seperti ini TI memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif
perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan TI di lingkungan
bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara TI dan Strategi kompetitif
perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki TI sama halnya
dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi TI membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan
keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam
menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan
mendasar antara Strategi TI dan perencanaan IT. Strategi TI merupakan kumpulan
prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data
profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan TI
dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada
perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT.Perencanaan TI pada hal lain,
memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi

dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem
informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi
pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat
berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu
sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana
bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini,
penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah
salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi
TI diperlukan sebagai :
a)

pengetahuan mengenai teknologi baru;

b)

membantu dalam perencanaan taktis dan strategis;

c)

dibahas dalam diskusi perusahaan, dan

d)

memahami kelebihan dan kekurangan teknologi.

Semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,

maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang
layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan
dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan
diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan
menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring
dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan
Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
Sistem dan Teknologi Informasi sebagai Enabler menuntut perusahaan /
organisasi untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga
eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam
persaingan.

Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem

informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam
organisasi itu sendiri, dimana TI mendukung perusahaan/organisasi pada level :
1. Strategik : relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis
secara keseluruhan.
2. Taktis : diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam
rangka melakukan perubahan menuju sukses.
3. Operasional : proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk
menjaga kinerja.

Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI :

1. Melakukan sinergi antara external dan internal domain.
2. Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal.
3. Domain TI : Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain:
menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI.
4. TI enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya
berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
5. Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan: Strategi bisnis dan strategi TI,
pada tingkat eksekusi dan fungsional.
6. Operasional bisnis dan infrastruktur TI : Hubungan antara administrasi
proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.

BAB 3
METODE PENELITIAN

1.13

Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Perusahaan PT. Berkat Unggultama Indonesia yang

beralamat Jl. Sungai Bambu Raya No.2, RT.6/RW.2, Sungai Bambu, Tj. Priok,

Kota Jkt Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 14330, Indonesia.

Gambar 3.1 Lokasi PT. Berkat Unggultama Indonesia

1.14

Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif dengan metode

deskriptif yang mengacu pada studi kasus. Penelitian kualitatif ialahpenelitian

yang menekankan pada pemahaman mengenai masalah-masalah berdasarkan
realitas atau natural setting yang holistis kompleks dan rinci (Indriantoro, Nur dan
Bambang Supomo, 1999:12)
Menurut Lexy J. Moleong dalam buku Metode Penelitian Kualitatif
(2012:6), pendekatan kualitatif dalam penelitian bermaksud untuk memahami
fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian, misalnya perilaku,
persepsi, motivasi, tindakan, dan lain-lain, dan dengan cara deskripsi dalam

bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan
memanfaatkan berbagai metode ilmiah. Artinya, data yang dikumpulkan bukan
berupa angka, melainkan data yang berasal dari naskah wawancara, catatan
lapangan, dokumen pribadi, catatan memo, dan dokumen resmi lainnya.
1.15

Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini ialah data primer. Data primer

merupakansumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli
(tidak melalui media perantara).
Menurut Indriantoro, Nur dan Bambang Supono (1999:146) data primer
secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian.
Data primer yang digunakan dalam penelitian ini berupa sejarah perusahaan, visi,
misi, dan tujuan perusahaan, struktur organisasi, dokumen yang digunakan dalam
siklus pembelian. prosedur dalam siklus pembelian impor, kebijakan manajemen
terkait siklus pembelian impor, dan uraian kerja karyawan yang didapat melalui
wawancara.

Penelitian ini dilakukan melalui beberapa tahapan. Adapun metode yang

digunakan dalam tiap-tiap tahapan antara lain:
1. Metode Pengumpulan Data
a. Observasi lapangan, yaitu melakukan pengamatan atas aktivitas
perusahaan yang terkait dalam siklus pembelian-import.
b. Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung
dengan pihak-pihak yang terkait dalam penyediaan informasi/data yang
di perlukan dalam penelitian.
c. Kepustakaan, yaitu di lakukan dengan cara mengumpulkan dan
mempelajari teori-teori dan literatur yang berhubungan dengan judul
penelitian.
d. Dokumentasi, yaitu penulis melakukan pengumpulan dokumendokumen yang terkait dengan siklus pembelian-impor yang dimiliki
oleh perusahaan.

2. Metode Analisis Data

Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari 3 tahap,
antara lain :

1.

Tahapan Analisis PT.Berkat Unggultama Indonesia

a) Mengumpulkan informasi umum perusahaan Informasi umum yang
dimaksud ialah informasi yang menyangkut sejarah perusahaan, bidang
usaha perusahaan, visi, dan misi serta tujuan perusahaan
b) Analisis Struktur Organisasi dan Uraian Kerja Tahap awal analisis
dimulai dari analisis struktur organisasi. Melalui tahapan ini diperoleh
informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, job description, dan
jumlah karyawan melalui wawancara yang dilakukan kepada karyawan
dan data yang didapat dari perusahaan.
c) Analisis Sistem dan Prosedur, dan Dokumen yang Dihasilkan Saat Ini
Tahap ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem dan prosedur
yang diterapkan oleh perusahaan, hal ini mencakup Standar Operasional
Prosedur (SOP) dan kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan terkait
siklus pembelian-impor.
d) Identifikasi Masalah yang Dihadapi Tahap ini dilakukan untuk mengetahui
permasalahan yang sering dihadapi oleh manajemen. Dengan mengetahui
permasalahan yang sering dihadapi akan dapat diketahui hal yang
dibutuhkan oleh perusahaan.

2.

Tahapan Evaluasi atas siklus pembelian-impor pada PT.Berkat Unggultama

Indonesia
a) Setelah melakukan analisis, dilakukan tahap evaluasi atas informasi yang
telah didapat. Tahap evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara
yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori yang ada. Tahap evaluasi
mempertimbangkan atas kemungkinan resiko yang terjadi dan kelemahan
pengendalian internal.
b) Menentukan alternatif solusi atas kelemahan dan kemungkinan terjadinya
berbagai penyimpangan untuk perbaikan bagi perusahaan.

3.

Metode Perancangan Desain Sistem Manual

Seluruh informasi dan data yang telah diperoleh kemudian dianalisis dan

dievaluasi. Selanjutnya dari hasil analisa dan evaluasi tersebut apabila terdapat
kelemahan maka akan dibuat rancangan desain secara manual.

BAB 4
ANALISIS SISTEM PERUSAHAAN

1.16

Analisis Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja

1.

Perusahaan Tidak Memiliki Struktur Organisasi, Uraian Kerja, dan

Standar Operasional Prosedur yang tertulis.

PT.Berkat Unggultama Indonesia tidak memiliki struktur organisasi,
uraian kerja dan juga standar operasional prosedur (SOP) yang tertulis, sehingga
tidak ada uraian secara jelas dan tertulis mengenai tugas dari masing-masing
karyawan dan siapa yang bertanggungjawab atas suatu kegiatan. Struktur
organisasi baru dibuat oleh perusahaan ketika penulis meminta. Dengan tidak
adanya suatu SOP yang tertulis menyebabkan persepsi setiap karyawan tentang
pelaksaaan suatu prosedur menjadi berbeda-beda.
2.

Adanya Perangkapan Jabatan Dalam pelaksanaannya, di PT.Berkat

Unggutama Indonesia ada suatu deskripsi kerja yang terjadi dalam perusahaan,
baik dalam fungsi yang saling terkait dan juga fungsi yang tidak saling terkait.
Untuk perangkapan deskripsi kerja yang saling terkait yaitu :
a. Karyawan yang bertugas untuk melakukan berbagai pembayaran tagihan
atau pengeluaran kas ialah Kasir, namun kasir juga yang bertugas untuk
melakukan input atas pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan ke
dalam sistem akuntansi perusahaan.
b. Dilakukannya tugas untuk melakukan berbagai pembayaran dan
bertanggung jawab atas kas kecil perusahaan sementara kasir juga yang
melakukan input atas pengeluaran kas perusahaan menunjukkan adanya
pengendalian

internal

yang

lemah.

Karena

hal

tersebut

dapat

meningkatkan resiko terjadinya pencatatan atas transaksi yang tidak

terjadi.

3.

Terdapat pula jabatan lain namun dalam fungsi yang tidak terkait, yaitu :
-

Dikarenakan kosongnya posisi Manager HRD, maka Manager finance

dan Accounting juga melakukan pekerjaan manager HRD, yaitu
mengabsebsensi dan menghitung gaji karyawan.

Bagian Administrasi yang posisinya ada dalam Finance & Accounting

juga

bertugas

untuk

mengecek

kehadiran

karyawan

gudang

dikarenakan karyawan gudang sering meninggalkan kantor tanpa

pemberitahuan yang jelas.
-

Bagian Pajak bertugas untuk membuat tagihan dalam divisi Dry

Goods, sementara untuk Divisi Fresh Goods, penyusunan tagihan
kepada outlet dilakukan oleh Administrasi.

Penagihan

kepada

principal

dilakukan

oleh

Manager

Dry

Goods,sementara penagihan kepada outlet dilakukan langsung oleh

Manager Fresh Goods, padahal seharusnya tugas untuk melakukan
penagihan dapat dilakukan oleh collector.

1.17

Analisis Terhadap Dokumen yang digunakan terkait siklus Pembelian

1.

Dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan secara manual dalam siklus

pembelian, seperti Memo Penerimaan Barang, Bank Payment Voucher
tidak memiliki penomoran urut yang sudah tercetak.

2.

Diketahui apabila ada penerimaan barang, bagian gudang mengisi Memo

Penerimaan Barang, mengisi Buku Penerimaan Barang, dan meng-update
kartu stock.

3.

Kurangnya kedisiplinan dalam pengisian dokumen dalam setiap dokumen

yang dihasilkan oleh perusahaan ada kolom yang digunakan untuk
membubuhkan tanda tangan dari pihak-pihak yang terkait, namun dalam
pelaksanaannya hal tersebut sering bahkan hampir tidak dilakukan oleh
karyawan PT.Berkat Unggultama Indonesia. Dengan tidak dibubuhkannya

tanda tangan menjadi tidak jelas siapa pihak yang bertanggungjawab atas
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
4.

Kurangnya dokumen fungsi terkait.

1.18

Analisis Standar Operasional Prosedur Perusahaan

1.18.1 Analisis Standar Operasional Prosedur Pembelian

Kegiatan permintaan pembelian dilakukan berdasarkan adanya instruksi
dari Direktur (untuk reguler) dan dari outlet (untuk pembelian atas permintaan),
dapat juga atas rekomendasi bagian gudang. Dalam kegiatan permintaan
pembelian, tidak ada formulir atau dokumen yang mendokumentasikan hal
tersebut,semua hanya dilakukan via telepon atau lisan, email, ataupun melalui
pesan singkat. Dalam prosedur pembelian yang diterapkan oleh perusahaan, tidak
ada prosedur dan dokumen yang mengandung unsur saling mengecek antara
barang yang dipesan dan barang yang diterima, sehingga apabila perusahaan
melakukan penghitungan stock dan selalu tidak pas, hal tersebut juga bisa saja
dikarenakan tidak adanya dokumen dan prosedur yang saling melakukan
pengecekan.
1.18.2 Analisis Standar Operasional Prosedur Penerimaan
Dalam kegiatan penerimaan barang, bagian yang bertugas melakukan
penerimaan tidak memiliki dokumen apapun yang menerangkan mengenai barang
apa yang tiba, dan berapa jumlah yang dipesan, sehingga tidak ada unsur yang
bisa langsung saling mengecek kesesuaian antara jumlah barang yang dipesan dan
yang diterima.
1.18.3 Analisis Terhadap Standar Operasional Prosedur PembayaranPembelian
Dalam PT.Berkat Unggultama Indonesia, kegiatan pengeluaran kas dalam
jumlah besar, salah satunya pembayaran pembelian untuk kegiatan impor
dilakukan dengan pengajuan Bank Payment Voucher oleh Manager Fresh Goods
dan membutuhkan otorisasi dari kasir dan Direktur. Hal tersebut sudah
menunjukkan adanya unsur pengendalian, yaitu adanya otorisasi.

1.19

Analisis Kebijakan Manajemen

1.19.1 Analisis Kebijakan Pembelian Barang

1. Perusahaan telah membagi barang menjadi slow moving dan fast moving,
namun perusahaan belum menetapkan stok minimum untuk masing-masing
jenis barang sehingga terdapat ketidakjelasan kapan sebaiknya pembelian
dilakukan.
2. Apabila bagian gudang ingin memberikan rekomendasi pembelian barang,
tidak ada dokumen yang menjelaskan adanya permintaan pembelian,
melainkan hanya dilakukan secara lisan.
3. Perusahaan belum memiliki daftar atau list supplier.
1.19.2 Analisis Kebijakan Penerimaan Barang
1. Kunci gudang yang hanya dipegang oleh kepala gudang menunjukkan sudah
adanya pembatasan hak akses dalam perusahaan.
2. Bagian gudang, dikarenakan tidak memiliki tempat penyimpanan dokumen
menjadi tidak memiliki tembusan Memo Penerimaan Barang. Sebagai
gantinya, bagian gudang membuat catatan pada Buku Penerimaan Barang.
Menurut penulis, tidak perlu membuat Buku Penerimaan Barang. Cukup
dengan kartu stok gudang, asalkan dalam pengisiannya harus ditulis nomor
Memo Penerimaan Barang sebagai dokumen acuan.
3. Jumlah barang yang dicatat di Memo Penerimaan Barang ditulis sesuai dengan
jumlah yang layak dijual, tidak dikurangkan dengan barang yang rusak.
Apabila ada barang yang rusak baru dikurangkan dari stok di pencatatan di
kartu gudang. Sehingga, apabila hanya sekedar melihat dari Memo Penerimaan
Barang tidak diketahui jumlah barang yang rusak sebenarnya.
4. Perusahaan juga sudah memiliki kebijakan apabila barang yang diterima tidak
dalam kondisi tidak baik, walaupun kebijakan tersebut dapat berubah-ubah
sesuai dengan kesepakatan dengan supplier.

1.19.3 Analisis Kebijakan Pembayaran Pembelian

Dalam pengajuan pembayaran pembelian, perusahaan sudah menggunakan
voucher, dan juga menggunakan cek. Hal tersebut sudah menunjukkan adanya
kelebihan, karena dengan digunakannya voucher menunjukkan adanya dokumen
yang berfungsi sebagai pemberitahuan atas adanya pengajuan pembayaran. Dalam
pengajuan voucher juga sudah melampirkan dokumen pendukung berupa invoice
untuk menjamin bahwa jumlah yang akan dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang
memang harus dibayarkan oleh perusahaan.Penggunaan cek juga memiliki
kebaikan, yaitu transaksi pengeluaran kas juga direkam oleh bank, yang
secaraperiodik akan mengirimkan rekening koran ke perusahaan. Melalui
rekening koran juga dapat digunakan perusahaan untuk mengecek ketelitian
catatan transaksi perusahaan.
1.19.4 Analisis Kebijakan Sistem Informasi Akutansi
Pada dasarnya, apabila perusahaan melakukan input atas transaksi yang
dilakukan ke dalam menu General Ledger di software ND95, apabila dilakukan
generate, maka akan muncul list transaksi yang dilakukan oleh perusahaan selama
periode tertentu.
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan oleh
penulis, Data Entry Operator tidak pernah melakukan input nilai barang impor
yang dibeli. Untuk nilai persediaan barang yang melakukan perhitungan ialah
Direktur dan Manajer Accounting.
Untuk pencatatan atas pembayaran hutang, dilakukan saat kasir sudah
menerima Bank Payment Voucher yang telah dibayar atau apabila Direktur tidak
menyerahkan Bank Payment Voucher, kasir akan melakukan input ke General
Ledger saat sudah mendapat rekening koran dari bank. Jurnal saat pembayaran
uang muka pembelian maupun pelunasan sama. Perusahaan hanya memiliki jurnal
pembayaran hutang, namun tidak ada jurnal saat terjadi pembelian barang.

1.20

Permasalahan Yang Dihadapi Oleh Perusahaan

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan oleh

penulis, didapat informasi dari perusahaan bahwa selalu ada selisih jumlah
persediaan, baik lebih ataupun kurang antara pencatatan dan perhitungan fisik,
selain itu berdasarkan hasil evaluasi yang
penulis lakukan atas struktur organisasi dan deskripsi kerja, dokumen yang
digunakan, prosedur pembelian, penerimaan, dan pembayaran terlihat adanya
permasalahan antara lain :
1. Struktur organisasi dan prosedur yang ada saat ini kurang memadai.
2. Adanya perangkapan jabatan pada fungsi yang saling terkait.
3. Dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan tidak memiliki nomor urut.
4. Kurangnya kedisiplinan dalam pengisian dokumen.
5. Tidak ada dokumen yang mendokumentasikan permintaan pembelian.
6. Tidak ada dokumen yang dapat dijadikan unsur pengecekan kesesuaian barang
yang dipesan dengan barang yang diterima.
7. Kurangnya tembusan dokumen ke fungsi yang terkait
8. Tidak ada jurnal yang menunjukkan adanya pembelian.
9. Kurangnya pemanfaatan software yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat
digunakan untuk mempermudah operasional perusahaan.
1.21

Analisis Sistem Yang Diusulkan

1.21.1 Kebutuhan Fungsional

a.

Sistem dapat mencetak nomor urut suatu dokumen

b.

Sistem dapat mencatat barang secara detail agar tidak terjadi penumpukan
data

c.

Sistem yang dapat mengelola absensi karyawan

d.

Sistem mencatat laporan keluar masuknya barang yang ada diperusahaan

e.

Sistem harus ada keamanan sehingga tidak sembarang orang yang bisa
mengakses sistem informasi perusahaan

1.21.2 Kebutuhan Non Fungsional

a. User Friendly
User Friendly adalah kebutuhan non fungsional terkait dengan kemudahan
pengguna sistem atau perangkat lunak oleh pengguna sistem.
b. Portability
Portability adalah kemudahan dalam mengakses sistem ini.
c. Availability
Availability adalah kebutuhan terkait dengan ketersediaan sistem ini
berjalan 24 jam nonstop, kecuali ada maintenance atau perbaikan sistem.
d. Security
Security sebagai fitur pelengkap untuk pelapis keamanan data, sistem ini
dilengkapi dengan halaman login yang hanya dapat diakses oleh pengguna
yang hanya memiliki akun.

1.21.3 Sistem Manajemen Umum

1. Setiap dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki nomor urut
yang tercetak.
2. Kolom otorisasi yang ada di setiap formulir atau dokumen harus diisi,
apabila tidak diisi permintaan tidak bisa diproses.
3. Dilakukan perhitungan fisik persediaan secara periodik oleh yang
dilakukan oleh Manajer Operasional dibantu bagian gudang. Laporan
Stock Opname diserahkan ke bagian pembelian dan marketing juga.
4. Apabila sudah melakukan update pencatatan, maka di dokumen sumber
harus di tandatangani sebagai tanda dan agar tidak terjadi pencatatan
ganda.

5. Pihak yang memiliki akses ke gudang hanya bagian gudang

(warehouse).
6. Bagian pembelian harus membuat list supplier atau eksportir untuk
memudahkan

melakukan

pencarian

data

supplier

ketika

akan

melakukan kegiatan pembelian.

7. Dokumen-dokumen harus memiliki tembusan ke fungsi-fungsi yang
terkait.
8. Adanya penerapan sanksi bagi karyawan yang tidak mematuhi prosedur
dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
1.21.4 Kebijakan Manajemen Pembelian
1. Perusahaan harus menetapkan stock minimum untuk masing-masing
barang. Saat bagian gudang melihat di kartu stock bahwa persediaan
sudah mencapai titik minimum, bagian gudang dapat melakukan
pengajuan Surat Permintaan Pembelian (SPP) ke bagian Marketing untuk
kemudian diteruskan ke bagian pembelian apabila disetujui. SPP A
digunakan untuk pengajuan pembelian yang dilakukan oleh bagian
gudang, sementara SPP B digunakan untuk pengajuan pembelian oleh
bagian Marketing.
2. Bagian Marketing dapat melakukan pengajuan untuk pembelian barang
dengan mempertimbangkan trend barang dan tingkat penjualan barang
tersebut, namun tetap harus mendapat persetujuan bagian pembelian dan
mengajukan Surat Permintaan Pembelian (SPP) B.
3. Setelah dilakukan pemesanan barang sesuai dengan Surat Permintaan
Pembelian (SPP) yang telah diotorisasi, dan telah mendapat Proforma
Invoice dari supplier, maka dibuat Surat Order Pembelian (SOP) sebagai
dokumen yang menjelaskan bahwa telah dilakukan pembelian.
4. Surat Order Pembelian (SOP) dibuat setelah mendapatkan Proforma
Invoice karena dalam SOP akan dijelaskan juga mengenai tanggal
keberangkatan barang, estimasi kedatangan barang, dan harga barang.

Hal-hal tersebut baru akan didapat kepastiannya setelah Proforma

Invoice didapat.
5. SOP A digunakan untuk pembelian reguler (bukan atas permintaan)
sementara SOP B digunakan untuk pembelian yang dilakukan atas
permintaan.
6. Khusus untuk pembelian atas permintaan, SPP dibuat oleh bagian
Marketing, dan untuk pembelian atas permintaan outlet, Surat Order
Pembelian (SOP) juga harus ditandatangani oleh pihak outlet sebagai
bukti pengesahan atas pemesanan yang dilakukan outlet kepada
perusahaan.
7. Keputusan bagian pembelian untuk menerima atau menolak permintaan
pembelian juga mempertimbangkan anggaran.
8. Ketika akan melakukan penawaran harga, bagian pembelian juga harus
melakukan pengecekan pada harga pembelian terakhir suatu barang.
9. Pemilihan supplier didasarkan pada harga barang yang ditawarkan, term
of payment, rencana keberangkatan, dan kedatangan barang.
10.Untuk pembayaran impor yang dilakukan atas permintaan outlet tidak
bisa sembarangan dilakukan oleh semua outlet. Karena hal tersebut
merupakan salah satu bentuk kerja sama antara perusahaan dan outlet dan
sudah ada perjanjian sebelumnya mengenai harga yang akan dibayarkan
oleh outlet.
11.Saat akan melakukan pemesanan barang ke supplier harus membuat
perjanjian apabila ternyata saat tiba ada barang yang dalam kondisi tidak
baik.
1.21.5 Kebijakan Manajemen Penerimaan Barang
1. Bagian penerimaan barang hanya akan memeriksa barang apabila telah
menerima tembusan Surat Order Pembelian (SOP)
2. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dengan
cara menghitung dan mengecek kualitas barang yang diterima dan
membandingkan dengan Surat Order Pembelian (SOP)

3. Apabila jumlah barang yang diterima tidak sesuai dengan Surat Order
Pembelian (SOP) atau ada barang yang dalam kondisi tidak baik, maka
bagian penerimaan barang harus melaporkan ke bagian pembelian, dan
dalam Memo Penerimaan Barang harus tetap diberi keterangan..
4. Untuk kegiatan pembelian yang dilakukan atas permintaan outlet, apabila
barang tersebut datang, bagian penerimaan harus memberi tahu bagian
marketing agar bagian marketing bisa memberi informasi ke outlet.
5. Saat ada barang tiba, bagian penerimaan tidak hanya memeriksa kuantitas
yang diterima namun juga kualitas barang. Apabila banyak barang
dengan kualitas tidak baik, perusahaan harus memanggil surveyor untuk
diteliti berapa persen jumlah barang yang diterima yang dalam kondisi
tidak baik, agar kemudian dapat ditindak lanjuti ke supplier tergantung
perjanjian awal.

1.21.6 Kebijakan Manajemen Pembayaran Pembelian

1. Karena pembayaran untuk pembelian impor nominal cukup besar, maka
pembayaran menggunakan cek, dan pencairan cek dilakukan langsung
oleh Direktur.
2. Pengajuan pembayaran pembelian dilakukan oleh bagian Account
Payable dan dengan cara mengajukan Bank Payment Voucher.
3. Pengajuan pembayaran pembelian harus dilengkapi dengan dokumen
pendukung seperti Surat Order Pembelian, Proforma Invoice, Memo
Penerimaan Barang, dan bukti transfer atas pembayaran uang muka
pembelian.
4. Bagian kasir harus memeriksa harga, syarat pembelian, ketelitian
perkalian sebelum Bank Payment Voucher disetujui.
5. Kolom Prepared By dalam Bank Payment Voucher diisi oleh bagian
Account Payable selaku bagian yang melakukan pengajuan, kolom
Checked By diisi oleh kasir, kolom Approved By diisi oleh Direktur.

Kolom Booked By diisi oleh bagian jurnal setelah dilakukan pencatatan

untuk menandakan bahwa dokumen tersebut telah dicatat.
6. Kasir harus melakukan pencatatan atas nomer cek yang sudah
dikeluarkan untuk pengeluaran kas.
7. Apabila tagihan sudah dibayarkan, Bank Payment Voucher diberi cap
LUNAS.
8. Secara periodik, di cek antara kesesuaian pencatatan kasir dengan
rekening koran dari bank.
9. Apabila mendapat potongan pelunasan pembayaran dikarenakan terdapat
barang dengan kualitas yang kurang baik, maka saat pengajuan Bank
Payment Voucher juga harus ditulis rinciannya.

1.22

Usulan Struktur Organisasi

Dalam usulan struktur organisasi, penulis membuat beberapa perubahan

dan penambahan antara lain :

1.

Penambahan bagian Administrasi dan Absensi di Human Resource

Department (HRD)
Di dalam departemen HRD ada staf Administrasi dan Absensi yang
bertugas untuk membantu Manager HRD dalam penghitungan gaji karyawan dan
juga melakukan pemantauan kehadiran karyawan, khususnya bagian gudang
dengan melakukan inspeksi ke
gudang secara mendadak, karena sebelumnya diketahui bahwa karyawan gudang
sering meninggalkan gudang saat jam kerja setelah absen.
2.

Penambahan bagian Recruitment dalam Human Resource Department

(HRD)
Dalam Human Resource Department (HRD) diperlukan adanya bagian
Recruitment yang bertugas untuk melakukan seleksi terhadap calon karyawan dan
memastikan bahwa karyawan yang diterima sesuai dengan klasifikasi yang
dibutuhkan perusahaan dan ditempatkan di bagian yang sesuai dengan
kualifikasinya.
3.

Adanya bagian Accounting & Tax dalam Finance & Accounting.

Dalam bagian Finance dan Accounting dibentuk bagian Accounting dan

Tax yang terdiri dari Account Payable & Account Receiveable dan Tax, Kartu
Persediaan dan Kartu Aktiva Tetap, bagian jurnal dan Tax. Bagian Account
Payable & Account Receiveable bertanggung jawab pada utang dan piutang yang
dimiliki perusahaan, melakukan pengajuan pembayaran sesuai dengan term of
payment, dan melakukan penagihan piutang. Bagian Kartu Persediaan bertugas
untuk melakukan update pada kartu persediaan barang. Setiap ada penerimaan dan
pengeluaran barang, bagian ini harus melakukan pencatatan pada kartu
persediaan.

Bagian jurnal bertugas untuk melakukan penjurnalan atas setiap transaksi yang
terjadi dalam perusahaan. Sedangkan, tugas bagian Tax ialah memastikan dan
menghitung kewajiban perpajakan yang timbul dari transaksi yang ada dan
melakukan pengisian SPT dan melaporkan pajak yang sudah dibayar.
4. Adanya bagian Collecting dalam divisi Accounting & Tax
Dalam bagian Accounting dan Tax penulis mengusulkan untuk dibentuk
bagian Collecting yang bertugas untuk melakukan penyusunan atas dokumen
yang diperlukan untuk melakukan penagihan dan menagih ke outlet ataupun pihak
yang telah mendapat jasa atau barang dari perusahaan.
5. Adanya divisi Marketing
Tugas dari Manager Marketing ialah sebagai bagian yang menentukan
apakah suatu barang perlu untuk dilakukan pembelian atau tidak. Manager
Marketing juga akan bertindak sebagai bagian yang berhubungan langsung
dengan pihak outlet mengenai alokasi pengiriman barang dan terkait kerja sama
yang dilakukan antara perusahaan dan outlet. Dalam divisi Marketing juga
terdapat salesman yang bertugas untuk melakukan penawaran barang ke berbagai
macam outlet atau pelanggan potensial.
6. Adanya Manager Operational
Dalam usulan struktur organisasi ini, penulis melakukan pengklasifikasian
divisi berdasarkan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu ada

Manager Operasional yang mengawasi divisi Logistic Provider, Distribution,

Transportation,

Warehouse,

dan

pembelian.

Manager

Operasional

akan

memastikan bahwa kegiatan operasional berjalan dengan lancar, dan memantau

kepatuhan karyawan terhadap peraturan yang ada, membantu koordinasi
penerimaan dan pengeluaran barang, dan melakukan pencocokan stok dengan
fisik yang ada di gudang.
a.

Logistic Provider

Bagian Logistic Provider bertugas sebagai bagian yang mengurus mengenai

bidang usaha logistic provider, yaitu melakukan pengiriman barang milik
principal yang terdapat di gudang dan berkoordinasi dengan bagian pengeluaran
barang dan bagian transportation terkait pengeluaran barang dari gudang dan
pengiriman barang ke outlet yang dituju.

b.

Distribution
Bagian Distribution dibentuk khusus untuk bidang usaha perusahaan yang

bertindak sebagai distributor. Bidang usaha distributor dibagi menjadi bagian

penerimaan barang, pengeluaran barang, dan pengemasan barang. Bagian
distribution juga melakukan koordinasi dengan bagian transportation untuk
kegiatan pengiriman barang yang akan dilakukan.
Bagian penerimaan dan pengeluaran barang terbagi menjadi 2 bagian yaitu
fresh goods dan dry goods dikarenakan tempat penyimpanan untuk kedua jenis
barang tersebut berbeda.
a.

Administrasi

Bagian administrasi bertugas untuk melakukan pembuatan surat atau dokumen

yang diperlukan dalam kegiatan operasional perusahaan, dan membantu Manager
Operasional dalam melaksanakan tugas.
b.

Purchasing
Bagian pembelian bertugas untuk melakukan review atas persediaan

barang perusahaan, apakah perlu dilakukan pembelian barang atau tidak,

melakukan pendataan supplier, melakukan proses pembelian dan koordinasi

dengan bagian penerimaan apakah barang yang diterima sesuai dengan yang
dipesan.

c. Transportation
Bagian Transportation bertanggung jawab atas kendaraan yang dimiliki oleh
perusahaan dan melakukan pemilihan kendaraan yang akan digunakan untuk
melakukan pengiriman yang disesuaikan dengan jumlah barang yang akan
dikirim. Bagian transportation juga melakukan koordinasi dengan bagian
pengeluaran barang terkait pengiriman barang
yang akan dilakukan.
d. Warehouse
Warehouse (gudang) terbagi menjadi 2, yaitu gudang untuk dry goods dan
untuk fresh goods. Karyawan yang bertanggung jawab atas gudang ialah kepala
gudang. Dalam setiappenerimaan dan pengeluaran barang juga harus didampingi
oleh kepala gudang.

BAB 5
PENUTUP

1.23

Kesimpulan
Dari keseluruhan pembahasan dalam penelitian ini, maka diambil

beberapa kesimpulan, yaitu :

1. PT.Berkat Unggultama Indonesia memiliki sistem pembelian, struktur
organisasi yang kurang memadai.
2. Struktur organisasi yang ada saat ini memiliki kelemahan, yakni akibat
terbatasnya jumlah sumber daya manusia, menjadikan adanya
perangkapan pada berbagai posisi termasuk pada posisi yang rawan
kecurangan.
3. Tidak adanya standar operasional prosedur, dan job description yang
tertulis

menyebabkan

operasional

perusahaan

menjadi

kurang

terorganisir dengan baik dan tanggung jawab karyawan menjadi tidak

jelas dan menjadikan adanya persepsi masing-masing karyawan yang
berbeda akan suatu prosedur.
4. Penyimpanan dokumen-dokumen tidak rapi karena tidak disimpan
dalam lemari ataupun folder-folder tertentu.
5. Saat ini PT.Berkat Unggultama Indonesia belum memiliki Angka
Pengenal Impor (API) dan juga tidak menggunakan Letter of Credit
(L/C) sebagai sistem pembayaran.

Berdasarkan kelemahan-kelemahan di atas apabila tidak ditindaklanjuti

dikhawatirkan akan dapat mengancam aktiva yang dimiliki perusahaan dan tidak
dapat memberikan informasi yang akurat , sehingga peneliti mengusulkan
perubahan dan penambahan antara lain :
1. Perubahan struktur organisasi

2. Perubahan standar operasional prosedur (SOP) yang disesuaikan

dengan perubahan dalam struktur organisasi
3. Penambahan dokumen dalam pelaksanaan kegiatan pembelian

1.24

Saran
Saran dari penulis berdasarkan penelitian ini adalah :

1. Bahwa usulan struktur organisasi, kebijakan manajemen, dan proses bisni

manual dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas perusahaan dalam kegiatan
operasional sehari-hari, dan meningkatkan pengendalian internal perusahaan.
2. Usulan struktur organisasi, kebijakan manajemen, dan prosedur manual yang
penulis

buat

dapat

digunakan

oleh

penulis

selanjutnya

yang

ingin

mengembangkan penelitian ini menjadi sebuah pembuatan software yang sesuai

dengan keadaan PT.Berkat Unggultama Indonesia.
3. Perusahaan sebaiknya memanfaatkan software yang dimiliki untuk dapat
mempermudah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
4. Perusahaan harus segera memiliki Angka Pengenal Impor (API) untuk
menunjang kegiatan impor yang dilakukan agar kontinuitas operasional
perusahaan tidak terancam.

DAFTAR PUSTAKA

Cahyaningrum, N. (2013). Pengembangan dan Analisis Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar di SMK Batik Terbaik Purworejo.
Ellul, J. (1967). Diambil kembali dari
http://dictionary.bnet.com/definition/communication+technology.html.
Kustiyaningsih, S. (2011). Sistem Informasi.
M.S.Amir. (2003). Diambil kembali dari www.google.com.
Miarso, Y. (2004). Diambil kembali dari
http://dictionary.bnet.com/definition/communication+technology.html.
Roger. (1983). Diambil kembali dari
http://dictionary.bnet.com/definition/communication+technology.html.

http://www.beacukai.go.id
Insani, I. (2011). Dalam standar operasional prosedur (SOP)sebagai pedoman
pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan dan kinerja organisasi
pemerintah.
Indriantoro, Bambang Supono.1999.Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan
Manajemen.Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta