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novas necessidades
conhecimento novo acumulado
novos parmetros
DECISO e
SELEO
IMPLEMENTAO
pacote selecionado
plano de implementao
e modo de incio de
operao definidos
ESTABILIZAO
mdulos customizados
dados migrados
usurios treinados
UTILIZAO
sistema estabilizado
Na primeira etapa a empresa decide-se pela implementao de um sistema ERP como soluo
para as suas necessidades de informao e escolhe o fornecedor. Aps a seleo do
fornecedor deve ser realizado o planejamento da implementao que engloba o
estabelecimento dos objetivos e escopo do projeto, metas a serem cumpridas, mtricas do
projeto, definio de responsabilidades e a estratgia de implementao. A estratgia de
implementao envolve a definio do modo de incio de operao, das atividades que sero
realizadas e do cronograma, que deve incluir consideraes sobre prazos e recursos.
A implementao constitui a etapa seguinte do ciclo de vida e definida como o processo
pelo qual os mdulos do sistema so colocados em funcionamento em uma empresa. Essa
etapa envolve a adaptao dos processos de negcio ao sistema, a parametrizao e eventual
customizao do sistema, a converso e carga dos dados iniciais, a configurao do hardware
e software de suporte, o treinamento de usurios e gestores e a disponibilizao de suporte e
auxlio. Esta etapa contempla as tarefas que vo desde o trmino da elaborao do plano de
implementao at o incio da operao quando o sistema ERP passa a ser o sistema de
informao oficial da empresa.
Aps o incio da operao inicia-se uma etapa bastante crtica para o sucesso do projeto: a
etapa de estabilizao. Nessa etapa o sistema ERP torna-se um objeto concreto e passa a fazer
parte do dia-a-dia da empresa e das pessoas. Esse o momento em que a maior carga de
energia, seja gerencial ou tcnica, necessria. Isso ocorre pois no incio da operao do
sistema (analogamente a qualquer sistema informatizado) evidenciam-se dificuldades de
operao, falhas no treinamento, falhas de testes, erros em programas, novas customizaes e
problemas no previstos na etapa de implementao. Nesse momento a empresa j depende
do sistema para as suas atividades o que aumenta a presso para que os problemas sejam
rapidamente resolvidos. A durao desta etapa depende da empresa e gira em torno de 8
semanas (SOUZA e ZWICKER, 2001).
Finalmente na etapa de utilizao o sistema torna-se parte intrnseca das operaes da
empresa. Isto no significa que todas as suas possibilidades de uso foram reconhecidas e
estejam corretamente equacionadas. Este conhecimento s se estabelece aps certo tempo de
2
uso continuado da tecnologia e atravs de idias que surgem durante o processo de utilizao.
Portanto, a etapa de utilizao realimenta a etapa de implementao com novas possibilidades
e necessidades e que podem ser resolvidas atravs da implementao de novos mdulos,
novas parametrizaes ou novas customizaes.
Modos de Incio de Operao de Sistemas ERP
BANCROFT et al. (1998), com base na anlise de implementaes de sistemas R/3 da SAP,
afirmam que as primeiras decises que a empresa deve tomar aps a escolha do pacote devem
dizer respeito a quais mdulos sero implementados e em quais plantas ou localidades se dar
esta implementao. Isso tambm se aplica a pacotes de outros fornecedores. Ao incluir a
deciso sobre quando e em que ordem os mdulos sero implementados configura-se a
determinao do modo de incio de operao do sistema ERP na empresa. Essa escolha
decisiva para o projeto e influencia uma srie de aspectos tais como prazos, recursos,
requisitos de gerenciamento, entre outros.
Muitas empresas optam por implementar inicialmente um mdulo ou grupos de mdulos em
uma ou mais localidades da empresa. Aps esta implementao inicial o projeto prossegue
com o prximo grupo de mdulos e localidades. Essa a alternativa em fases para o incio de
operao. Outra possibilidade a implementao completa, onde todos os mdulos
contratados do pacote so implementados em todas as localidades simultaneamente com a
mesma data para incio da operao. Essa alternativa conhecida como big-bang. A
alternativa em fases mais segura pois permite que a equipe de projeto aprenda com a
experincia antes de colocar importantes processos da empresa no novo sistema. Entretanto,
ela exige a construo de diversas interfaces entre os sistemas antigos e novo, tarefa que
consome recursos e cujos produtos so essencialmente descartados ao final do projeto.
Se a empresa possui mais de uma unidade de negcios ou localidade h uma terceira
possibilidade derivada da implementao em fases: o big-bang piloto ou small-bang. Nessa
alternativa escolhe-se uma unidade de negcio ou localidade de menor porte ou importncia
para o incio simultneo (porm local) da operao. Dessa maneira possvel obter a
experincia da implementao simultnea sem comprometer demais o negcio. O que segue
ao small-bang tanto pode ser uma implementao simultnea tipo big-bang nas localidades
restantes, uma srie de small-bangs ou implementaes de mdulos em fases.
A classificao das estratgias para incio de operao de sistemas ERP pode ser feita
segundo duas dimenses: a abrangncia funcional e a abrangncia geogrfica. A abrangncia
funcional relaciona-se quantidade de mdulos que so implementados simultaneamente,
enquanto a abrangncia geogrfica relaciona-se ao nmero de localidades ou unidades de
negcio onde o sistema inicia a sua operao em um mesmo momento (figura 2). Por
exemplo, pode-se implementar o sistema ERP em algumas grandes etapas cada uma
envolvendo um certo nmero de mdulos simultneos em determinado nmero de localidades
simultneas o que caracteriza um modo de incio de operao tipo small-bang (regio A na
figura 2). J a implementao de cada mdulo simultaneamente em diversas localidades
caracteriza uma implementao em fases em nvel empresa (regio B na figura 2).
As setas no centro da figura 2 sinalizam, para uma determinada empresa, o sentido geral de
aumento do risco de interrupo das operaes da empresa em funo das diferentes
estratgias de incio de operao do seu sistema ERP que ela poderia estar adotando na
3
implementao. Esse risco, para determinada empresa, certamente est associado com a
quantidade de localidades que a empresa possui e com a quantidade de mdulos que sero
implementados. A figura 2 no compara o risco entre diferentes empresas apesar de que
justo supor que, para determinada estratgia de incio de operao, em princpio uma empresa
com maior nmero de localidades e implementando maior nmero de mdulos est sujeita a
maior risco do que uma empresa com menor nmero de localidades implementando menor
nmero de mdulos.
abrangncia
geogrfica
plantas
simultneas
fases
(nvel empresa)
big-bang
A
planta a
planta
fases
(nvel planta)
mdulo a
mdulo
small-bang
mdulos
simultneos
abrangncia
funcional
BigBang
Fases
Vantagens
-
Para OLEARY (2000) a escolha do modo de incio de operao em princpio deveria ser feita
com base na anlise dos custos e benefcios de cada opo e considerando os riscos
associados. No entanto, uma vez que custos e riscos so difceis de mensurar, as empresas
acabam tomando a deciso com base em outros aspectos. Assim acabam prevalecendo na
deciso aspectos relacionados com as caractersticas da organizao e com a extenso da
implementao.
As caractersticas da organizao dizem respeito ao seu tamanho (faturamento, nmero de
funcionrios, volume de clientes) e complexidade (caractersticas do produto, do processo
produtivo, do mercado atendido). Em princpio as organizaes menores e menos complexas
correm menores riscos ao optar por uma implementao em big-bang e podem obter as
vantagens associadas a essa estratgia. Quanto extenso da implementao importante
5
Objetivos do projeto
Vantagens e desvantagens de cada alternativa
Riscos associados com cada alternativa
Complexidade da empresa e de seus processos
Tamanho da empresa
Caractersticas do produto e dos processos
Caractersticas do mercado atendido
- Complexidade do projeto
Nmero de mdulos a serem implementados
Grau de customizao
Abrangncia geogrfica e nmero de plantas
Configurao empresarial das localidades (filiais, grupo de empresas)
- Restries do projeto
Prazo
Recursos financeiros
Limitaes tcnicas e capacitao dos recursos humanos
Quadro 2 Fatores associados escolha do modo de incio de operao
Metodologia da Pesquisa
O trabalho relata os resultados de uma pesquisa realizada em 2001 pelos autores em parceria
com a ASUG-Brasil (grupo de usurios da SAP no Brasil). A pesquisa envolveu a coleta de
dados atravs de questionrio enviado aos 254 membros da ASUG com retorno de 55
questionrios (cerca de 21% de respostas). Os questionrios foram respondidos entre janeiro e
fevereiro de 2001. Dos 55 questionrios respondidos 53 foram considerados adequados para
este estudo. Desse total 6 foram respondidos por empresas que ainda no haviam iniciado a
operao do sistema sendo utilizada a previso fornecida para o trmino do projeto como
informao quanto sua durao efetiva.
O questionrio enviado caracterizava a empresa e o sistema implementado e envolvia
questes especficas referentes estratgia de implementao adotada e ao tempo de durao
do projeto. A partir das respostas foi realizada uma anlise exploratria focalizando a questo
da estratgia de implementao (big-bang, small-bangs, ou fases), buscando verificar se e
como esta estratgia se relaciona com as caractersticas das empresas e dos projetos de
implementao. Aps essa anlise a pesquisa buscou verificar se o modo de implementao
escolhido e as caractersticas influenciaram o tempo de durao do projeto. As anlises
estatsticas foram realizadas com o auxlio do software SPSS for Windows 10.0.
Small-Bang
15%
Outros
6%
Comrcio
6%
Servios
7%
Fases
8%
Big-Bang
71%
Indstria
78%
nome da
varivel
descrio
mdia
no.
casos
TIMPLANT
16,3
11,2
12
48
4,4
53
TESTABLZ
10,5
9,0
48
3,9
53
IDADEPRJ
33,0
14,3
33
71
1,3
53
FATBR
530,0
858,0
300
20
5000
10,1
47
FUNCBR
no. de funcionrios
4817,0 8082,0
1725
60
40000
8,6
50
USUBRA
PLANTAS
487,0
610,0
300
15
3000
7,8
53
6,1
7,3
32
7,5
50
MDULOS
6,8
2,2
13
2,3
53
MODPLAN
32,0
41,4
18
256
11,3
50
4,3
4,5
27
9,9
53
364,0
428,0
253
31
2131
7,9
45
FUNCTI
33,4
49,2
17
283
9,9
42
descrio detalhada
TIMPLANT
Tempo de durao do projeto em meses desde seu incio at o incio da operao do ltimo
mdulo. Nos projetos ainda em andamento foi usada a previso de trmino do projeto.
TESTABLZ
IDADEPRJ
TOTPROGS
MODPLAN
Medida do porte do projeto. As empresas informaram para cada mdulo o nmero de plantas
onde este mdulo era utilizado. A varivel a somatria destes valores.
Quadro 3 Descrio detalhada de variveis
4000
3000
50
19
2000
25
51
12
10
1000
200
Qtd. Casos
U
S
U
B
R
A
500
400
300
100
50
40
30
24
20
10
4
8 10
20
40
60
100
200
MODPLAN
Modo de Incio de
Operao:
Big-bang
12
16
20
24
28
32
36
40
44
48
M eses
T IM P L A N T
Outros
O grfico 3 d uma idia da disperso dos projetos, divididos em tipo big-bang e outros, de
acordo com o nmero de usurios e porte do projeto (os eixos esto em escala logartmica).
Os quatro maiores projetos indicados no grfico so referentes a uma indstria de auto-peas
(caso 19, 3000 usurios, 12 mdulos, 7 plantas), uma indstria qumica (caso 50, 2600
usurios, 8 mdulos, 32 plantas), uma empresa alimentcia (caso 51, 1450 usurios, 5
mdulos, 29 plantas) e uma indstria de fumo (caso 25, 1200 usurios, 8 mdulos, 27
plantas). Desses casos apenas a indstria qumica usou a estratgia big-bang e teve o maior
tempo de durao de projeto da amostra para esse tipo de modo de incio (21 meses). O caso
24 uma indstria qumica nacional de mdio porte que implementou o R/3 em small-bangs
para um total de 17 usurios em 5 plantas. O grfico 4 mostra a distribuio dos tempos de
implementao dos projetos estudados.
Quanto ao tempo de estabilizao (TESTABLZ) verificou-se que 4 empresas indicaram
valores muito acima das demais (40, 30, 28 e 26 semanas). Dois fatores parecem ter
contribudo para essa discrepncia: (1) o conceito de estabilizao depende do nvel de
problemas que a empresa considera como normal; (2) alguns mdulos estabilizam mais
rpido do que outros. Uma das empresas informou que tempo necessrio para recuperar a
confiabilidade no controle de estoques e custos de produo foi de 48 semanas enquanto
outros mdulos tiveram estabilizao muito mais rpida (4 semanas). Neste caso foi
considerado o tempo mdio de 26 semanas. Eliminando essas observaes, obtm-se o valor
mdio de 8,0 semanas, semelhante ao relatado por SOUZA e ZWICKER (2001). Note-se que
esta questo foi respondida apenas por empresas com implementao em big-bang.
b) Relaes envolvendo o modo de incio da operao
Para a verificao da relao entre o modo de incio da operao e as demais variveis
dividiu-se a amostra em dois grupos: big-bang e outros. Essa diviso foi feita porque o
nmero de casos pertencentes a cada uma das outras categorias (small-bangs e fases) ficou
reduzido em comparao ao nmero de casos que utilizaram big-bang. Como se ver adiante
essa diviso mostrou consistncia nas anlises realizadas.
Para as variveis nominais (nacionalidade e setor de atividade da empresa) verificou-se por
meio do teste do qui-quadrado se havia diferena quanto a constituio dos grupos big-bang e
outros. No foram detectadas diferenas significativas de proporo entre empresas que
utilizaram modo big-bang ou outros com base em nacionalidade ou setor de atividade. Para a
verificao de diferenas nas variveis mtricas entre os dois grupos foi utilizado o teste t
cujos resultados so apresentados na tabela 2.
O teste t bastante robusto, mas depende da simetria da distribuio das variveis e da
igualdade de varincias entre os grupos. Nos casos onde a varincia dos grupos mostrou-se
diferente (com base no teste de Levene realizado pelo SPSS) so tambm apresentados os
resultados do teste t com base nas variveis transformadas utilizando-se o logaritmo na base e
(ln) para compensar a assimetria. Seu uso no alterou significativamente as concluses
inclusive havendo reforo das diferenas encontradas.
A diferena no tempo de implementao entre os dois grupos estatisticamente significativa
com mdia de 11,9 meses para as empresas que implementaram em big-bang e mdia de 27,3
meses para as que implementaram em outros modos. As diferenas observadas nas variveis
FATBR e FUNCBR que representam o tamanho da empresa ficaram acima da significncia
9
de 0,05 embora dentro da faixa de significncia 0,1. No caso destas variveis a transformao
permitiu a validao estatstica das diferenas. J a varivel USUBRA mostrou diferena
significativa enquanto que as variveis MODPLAN e MODULOS no. As demais variveis
(no includas na tabela) no apresentaram diferenas significativas.
varivel original
varivel
signifcia
valor
signifcia
igualdade de valor de t
mdio
de t
varincias (*)
big-bang
valor
mdio
outros
signifcia
signifcia
igualdade de valor de t
de t
varincias (*)
TIMPLANT
,000
-4,070
,001
11,9
27,3
,199
-4,789
<,001
FATBR
,001
-1,809
,094
330,6
1053,0
,750
-2,785
,017
FUNCBR
,000
-2,097
,054
2500,0
10225,0
,228
-2,811
,007
USUBRA
,028
-2,149
,046
353,3
824,5
,549
-2,671
,010
MODPLAN
,689
-1,031
,308
28,4
42,1
--
--
--
MODULOS
,544
-1,079
,286
6,5
7,3
--
--
--
IDADEPRJ
,366
-2,335
,024
30,2
40,0
--
--
--
(*) O teste de Levene verifica a igualdade das varincias da varivel nos dois grupos. A hiptese nula do teste
a igualdade entre as varincias. Se as varincias no so iguais ento apresentado o valor do t corrigido.
Tabela 2 Resultados do teste t para big-bang e outros
De acordo com esses resultados pode-se concluir que o big-bang foi utilizado em projetos da
amostra com menor nmero de usurios e menor tempo de implementao. Aparentemente o
big-bang est relacionado a empresas menores de acordo com as variveis quantidade de
funcionrios e faturamento. Tambm sugestiva a diferena apresentada em relao a idade
do projeto que teve mdia de 30,2 meses para o grupo big-bang e de 40,0 meses o grupo
outros com significncia de 0,024. Isso indica que os projetos big-bang da amostra so mais
recentes do que os demais.
c) Relaes envolvendo a natureza das empresas
A tabela 3 apresenta os resultados do teste t para a verificao da relao entre TIMPLANT e
IDADEPRJ com a nacionalidade e o setor das empresas. Como se pode observar TIMPLANT
no apresentou diferena significativa entre as empresas brasileiras e as estrangeiras e nem
entre as empresas do setor industrial e as demais. Entretanto IDADEPRJ foi
significativamente maior nas empresas estrangeiras da amostra o que indica que elas foram as
primeiras a implementar o R/3. O nmero de mdulos implementados mostrou diferena
significativa em relao ao setor de atividade com maior quantidade de mdulos para as
empresas industriais. As demais variveis no apresentaram diferenas significativas entre as
empresas brasileiras e estrangeiras e as do setor industrial e de outros setores.
nacionalidade da empresa
setor de atividade
valor de t
signifcia
de t
mdia
nacionais
TIMPLANT
-1,585
,119
13,8
18,7
1,085
,283
17,1
13,0
IDADEPRJ
-2,011
,050
29,1
36,7
1,662
,108
34,2
28,2
MDULOS
-0,078
,938
6,7
6,7
2,878
,006
7,2
5,2
varivel
mdia essignifcia
valor de t
trangeiras
de t
mdia
industriais
mdia
outras
10
,401**
,649**
,568**
QTSERVDR
MODPLAN
,369**
MODULOS
,782**
,421*
LNUSUBRA
FUNCBR
TESTABLZ
FATBR
TIMPLANT
IDADEPRJ
TESTABLZ
FATBR
FUNCBR
LNUSUBRA
MODULOS
MODPLAN
QTDSVDR
TOTPROGS
FUNCTI
IDADEPRJ
TIMPLANT
,618**
,525**
,328*
,558**
,477**
,421**
,449**
,488**
,437**
,410**
,484**
,383**
,483**
,344*
,388*
,902**
,742**
,519**
,458**
,469**
,400**
,474**
sistema em curto prazo pois caso contrrio suas operaes sero prejudicadas. Isto est de
acordo com o senso de urgncia e motivao atribudos implementao em big-bang.
e) Relaes envolvendo o nmero de usurios e tempo de implementao
Conforme observado o nmero de usurios mostrou-se significativamente diferente entre os
grupos big-bang e outros. O grfico 5 mostra a relao entre USUBRA e TIMPLANT e a
opo de modo de incio. No grfico possvel verificar que todas as empresas com menos de
150 usurios optaram pela utilizao do big-bang (exceto o caso 24). Acima desse nmero
existem projetos big-bang e outros sendo os tempos de implementao dos projetos outros
maiores.
40
T 20
I
M
P 10
L 8
A 6
N
T 4
2
10
24
30 50
USUBRA
100
200 400
Big Bang
1000
3000
Outros
variveis
significncia
de t
valor de t
TIMPLANT
IDADEPRJ
FATBR
TOTPROGS
MODULOS
4,568
2,997
3,751
3,111
3,585
mdia
big-bang < 200 usurios
mdia
big-bang > 200 usurios
8,9
25,3
139,4
135,1
5,8
15,6
36,3
603,6
490,0
7,7
< ,001
,005
,002
,003
,001
Tabela 5 Comparao das variveis entre os grupos big-bang < 200 e big-bang > 200 usurios
e) A aprendizagem do mercado
Dos resultados apresentados ressalta-se a relao entre a idade do projeto e o tempo de
implementao. O grfico 6 mostra a relao entre as duas variveis para projetos big-bang e
outros. A linha inserida no grfico auxilia na anlise indicando uma evoluo no tempo da
direita para a esquerda e um efeito de reduo de tempo de cima para baixo. Observa-se que
mais recentemente os projetos tendem a adotar a estratgia big-bang e simultaneamente h
uma tendncia de reduo do tempo de implementao TIMPLANT.
50
40
30
T
I
M
P
L
A
N
T
20
10
0
0
10
20
IDADEPRJ
30
40
50
Big-bang
60
70
80
Outros
Isto pode ocorrer por que os projetos esto efetivamente ficando mais rpidos, ou ainda por
que as empresas maiores com projetos maiores implementaram o R/3 antes das demais. Para
melhor analisar a tendncia observada so apresentadas na tabela 6 as correlaes totais e
parciais entre TIMPLANT, IDADEPRJ e LNUSUBRA, essa ltima escolhida como
indicadora do porte do projeto. A correlao parcial a correlao entre duas variveis
quando excludo o efeito das demais (HAIR et al., 1998, p. 190).
13
todos os projetos
LNUSUBRA
IDADEPRJ
Correlao total
,4373**
TIMPLANT
Correlao total
Correlao parcial
,5583**
,4075**
IDADEPRJ
somente big-bang
LNUSUBRA
IDADEPRJ
,4300**
,6180**
,5010**
,7000**
,6126**
,5740**
,4233**
14
Na generalizao dos resultados apresentados por este trabalho deve-se considerar que a
amostra constituda de parte dos membros da ASUG-Brasil (cerca de 21%). Apesar da
amostragem no ter sido aleatria ela provavelmente representa bem esta populao o que em
princpio permite a generalizao dos resultados. Conforme dados de abril de 2002 do site da
SAP existem cerca de 380 usurios do R/3 no Brasil. A amostra representa cerca 14% desse
total.
Conforme assinalado anteriormente h uma srie de consideraes que devem ser feitas para a
escolha do modo de incio de operao tais como: o risco que a empresa julga adequado,
prazos, restries de oramento, a complexidade do projeto, o contexto da empresa, etc.
Certamente h uma multiplicidade de fatores que podem interferir e que deveriam ser
considerados. Nesse sentido esse trabalho no pretendeu criar um modelo normativo da
escolha e nem explicativo para a durao dos projetos. Ele apenas indica possveis relaes
entre algumas variveis direta ou indiretamente envolvidas nos projetos e eventualmente pode
contribuir para o aperfeioamento de modelos que vierem a ser criados.
Finalmente justo observar que os sistemas ERP constituem uma oportunidade muito
interessante para estudos na rea de sistemas de informao. Na realizao de estudos sobre o
uso de tecnologia de informao em geral esto presentes os efeitos de uma varivel muito
importante e complexa: o prprio sistema de informao estudado. No caso de sistemas ERP
esses efeitos so minimizados e eventualmente suprimidos em vista da padronizao
incorporada nestes sistemas. Entre outras coisas isso possibilita melhores comparaes entre
empresas.
Agradecimentos
Os autores agradecem a ASUG-Brasil pela oportunidade da realizao da pesquisa e pela
colaborao recebida. Agradecimentos especiais ao Sr. Edgar Maron e ao Sr. Fernando
Birmann membros da diretoria da ASUG-Brasil na poca da realizao da pesquisa.
BIBLIOGRAFIA
BANCROFT, N. H., SEIP, H. e SPRENGEL, A. Implementing SAP R/3: how to introduce a
large system into a large organization. 2a ed. Greenwich: Manning, 1998.
DAVENPORT, T. H. Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business
Review, julho/agosto 1998, p.121-131.
HAIR, J. F. et al. Multivariate Data Analysis. 5a ed.. Upple Saddle River: Prentice Hall,
1998.
MARKUS, M. L. e TANIS, C. The enterprise system experience from adoption to
success, em Zmud, R. Ed., Framing the domains of IT research: glimpsing the future
through the past. Cincinnati, Pinnaflex, 2000.
OLEARY, D. E. Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce and Risk. Cambridge: Cambridge University Press, 2000.
SOUZA, C. e ZWICKER, R. ERP systems life cycle : findings and recommendations from
a multiple-case study in brazilian companies. Proceedings of BALAS 2001, San Diego,
2001.
15