5 Ejecucion Del Proyecto

Gestin de Proyectos
Ejecucin del
Proyecto
Ejecucin del Proyecto
Grupos de Procesos y reas de Conocimiento

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
1. Desarrollar el Acta
de Constitucin
Planificacin
3. Desarrollar el plan del proyecto
Ejecucin
27. Dirigir y gestionar el
trabajo
Seguimiento y Control
35. Monitorear y controlar
36. Realizar el control integrado
de cambios
Alcance
4. Elaborar el plan de manejo del alcance

5. Recopilar requisitos
6. Definir el alcance
7. Crear la EDT
37. Verificar el alcance

38. Controlar el alcance
39. Controlar el cronograma
Tiempo
8. Elaborar el plan de manejo del tiempo

9. Definir las actividades
10. Secuenciar las actividades
11. Estimar los recursos
12. Estimar la duracin
13. Desarrollar el cronograma
14. Elaborar el plan de manejo de costos
15. Estimar los costos
16. Determinar el presupuesto
40. Controlar los costos
Costos
Calidad
17. Elaborar el plan de manejo de calidad
28. Aseguramiento de la
calidad
18. Elaborar el plan de manejo de RRHH
29. Adquirir al equipo

30. Desarrollar al equipo
31. Gestionar al equipo
19. Elaborar el plan de manejo de

comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones
20. Elaborar el plan de manejo de riesgos

21. Identificar los riesgos
22. Realizar el anlisis cualitativo
23. Realizar el anlisis cuantitativo
24. Planificar la respuesta a los Riesgos
Riesgos
Adquisiciones
Interesados
2. Identificar a los
interesados
Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo
Cierre
46. Cerrar el
proyecto
41. Controlar la calidad
42. Controlar las

comunicaciones
43. Controlar los riesgos

adquisiciones
33. Efectuar las adquisiciones
44. Controlar las adquisiciones
26. Elaborar el plan de manejo de los

interesados
34. Manejar el compromiso

de los interesados
45. Controlar el compromiso de

los interesados
47. Cerrar las

adquisiciones
Ejecutar el Proyecto
Proceso
Descripcin
Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto
Se implementan las actividades definidas en el plan a fin de alcanzar los

objetivos del proyecto.
Como lo dirigimos? (Herramientas y Tcnicas)

Sistemas de Informacin para la Direccin de Proyectos: Son herramientas automatizadas,
tales como software para calendarizacin, sistemas de gestin de la configuracin, un
sistema de recopilacin y distribucin de la informacin, o interfaces web dirigidas hacia
otro sistema en lnea automatizado.
Reuniones: A travs de las reuniones (pueden ser fsicas o virtuales) podemos dirigir la
Ejecucin del Proyecto. Estas generalmente se manejan a travs de un Comit de Control
de Cambios (Change Control Board CCB) que son los responsables de revisar, aprobar o
rechazar los cambios solicitados.
Que obtendremos? (Salidas)

Entregables: Es cualquier producto, resultado o servicio nico y verificable que debe ser producido
para completar un proceso, una fase o el proyecto.
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo: Son los datos que nos proporcionara el proyecto,
datos no procesados sobre el avance del mismo, como cantidad de m2 de construccin elaborados.
Solicitudes de Cambio
Tipo de Solicitud de Cambio
Descripcin
Accin Correctiva
Nos permite alinear el desempeo futuro esperado contra el Plan del Proyecto
Accin Preventiva
Nos permite reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas

asociadas con los riesgos del proyecto.
Reparacin de Defectos
Es la identificacin de algn defecto en algn componente del proyecto con

una recomendacin de reparar el defecto o de reemplazar.
Actualizaciones
Son los cambios a la documentacin, planes, etc., formalmente controlados

para mostrar ideas o contenidos modificados o adicionales.
Que nos puede servir para dirigirlo? (Entradas)

Requerimientos de Cambios Aprobados: Los proyectos incluyen cambios,
que sern aprobados o rechazados. Las solicitudes de cambios aprobados se
incluirn como parte de Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Monitorear el
Proyecto
Cierre
Control de
Cambios
Que obtendremos? (Salidas)

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto: Puede que sea necesario cambiar el
Plan en alguno de sus componentes (Requisitos, Cronograma, Costos, Calidad, RRHH,
Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones, Lnea Base del Proyecto).
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los documentos del proyecto que pueden
ser actualizados incluyen:
Documento de requisitos
Bitcora del proyecto (supuestos, etc.)
Registro de Riesgos
Registro de Interesados

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
de Constitucin
Planificacin
Ejecucin
trabajo
de cambios
Alcance

7. Crear la EDT

Tiempo

Costos
Calidad
calidad


comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones

Riesgos
Adquisiciones
Interesados
interesados
Ejecucin Calidad Aseguramiento de la Calidad
Cierre
46. Cerrar el
proyecto
42. Controlar las

comunicaciones

adquisiciones

interesados

de los interesados

los interesados
47. Cerrar las

adquisiciones
Procesos del rea de Calidad

Proceso
Descripcin
Realizar el
Aseguramiento
de la Calidad
Consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de

las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen
las normas de calidad apropiadas y las definiciones
operacionales.
Que nos puede servir para hacerlo? (Entradas)

Mediciones para el Control de La Calidad: Son usadas para analizar y evaluar la
calidad en los procesos del proyecto contra los estndares de la organizacin o las
especificaciones requeridas.
10
Como lo realizamos? (Herramientas y Tcnicas)

Herramientas para el Control y el Manejo de La Calidad: Adicionalmente a las
herramientas utilizadas en la planeacin, tambin tenemos:
11
Como lo realizamos? (Herramientas y Tcnicas)

Auditoria de La Calidad: Sirve para determinar si las actividades cumplen con polticas de la
organizacin, del proyecto, procesos y procedimientos. Pueden incluir:
Buenas practicas a ser implementadas
Identificar todas las inconformidades
Compartir las buenas practicas de otros proyectos
Buscar Procesos de mejora continua
Resaltar dentro de la informacin de la organizacin las buenas practicas
Anlisis de Procesos: Sigue los pasos en el plan de mejora continua para identificar oportunidades de
mejora.
12

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
de Constitucin
Planificacin
Ejecucin
trabajo
de cambios
Alcance

7. Crear la EDT

Tiempo

Costos
Calidad
calidad


comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones

Riesgos
Adquisiciones
Interesados
Ejecucin Recursos Humanos
interesados
Cierre
46. Cerrar el
proyecto
42. Controlar las

comunicaciones

adquisiciones

interesados

de los interesados

los interesados
47. Cerrar las

adquisiciones
13
Administracin del Personal
Ejecucin
Recursos Humanos

Adquirir al Equipo del Proyecto
Desarrollar al Equipo del Proyecto
Dirigir al Equipo del Proyecto
Ejecucin RRHH Administracin del Personal Adquirir al Equipo del Proyecto
14

Asignacin Previa: Es cuando todos o algunos de los integrantes del proyecto han sido asignados
previamente o cuando determinadas personas han sido prometidas como parte de una propuesta.
Negociacin: Consiste en negociar con gerentes funcionales, otros equipos de direccin de
proyectos, organizaciones externas, proveedores, y contratistas, para conseguir al personal del
proyecto con las competencias apropiadas dentro del plazo necesario.
Adquisicin: Esta tcnica consiste en contratar personal desde fuentes externas a la organizacin
Equipos Virtuales: Son grupos de personas con objetivos comunes, que cumplen con sus roles
pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara.
Ejecucin Recursos Humanos Adquirir al Equipo del Proyecto
15
Adquirir al Personal (Herramientas y Tcnicas)

Anlisis de Decisin Multi-Criterio: Esta se utiliza asignndole diferentes pesos
a cada candidato.
Descripcin
Peso
Factores Internacionales
5%
Disponibilidad
15%
Costo
20%
Experiencia
10%
Habilidad
10%
Conocimientos
10%
Actitud
30%
Evaluacin
16
Como realizar una entrevista?

No dar explicaciones anticipadas!!! (40% - 60%)
Preguntas Estndares:
Que es lo que le atrae del puesto?
Cuales son los principales motivadores?
Cuales son sus puntos fuertes y sus debilidades?
Preguntas de Investigacin:
Con que tipo de Personas le gusta trabajar?
Cual ha sido el reto mas grande de su carrera?
Cual ha sido el mayor xito de su carrera?
Si pudiera deshacer una decisin profesional, cual seria?
Preguntas que pueden desviarse

Hbleme de usted? Cambiarla por: Porque eligi esta profesin?
Donde quiere estar en 5 aos? Cambiarla por: Que habilidades espera
tener en 5 aos?
Que lo distingue de los otros candidatos? Cambiarla por: Cual es su
habilidad mas valiosa?
17
Manejo de Equipos Virtuales
Comunicacin
Reuniones Fsicas Peridicas
Inclusin
Red de Contactos en la Oficina
Uso de Herramientas Tecnolgicas
Muy buena organizacin
Seguimiento
Manejo de horarios
Costumbres
18
Que Obtenemos? Salidas

Asignaciones al Personal del Proyecto: La documentacin apropiada para las
asignaciones puede incluir organigrama, memos y nombres asociados en el
plan.
Calendario de Recursos: Es el calendario del recurso humano y en que
momento lo utilizaremos.
19
Ejecucin
Recursos Humanos

Ejecucin RRHH Administracin del Personal Desarrollar al Equipo del Proyecto
20
Desarrollar al Equipo de Proyecto

Los objetivos son:
Mejorar las habilidades y conocimiento para aumentar su capacidad de
completar las actividades del proyecto.
Mejorar los sentimientos de confianza y cohesin entre los miembros del
equipo para incrementar la productividad basado en un mayor trabajo en
equipo.
Crear una cultura de equipo que ayude a mejorar la productividad tanto

individual como de equipo.
21
Capacitacin (Herramientas y Tcnicas)
Se refiere a todas las actividades diseadas para mejorar

las competencias de los miembros del equipo del
proyecto.
Razones para capacitar:

Motivacin
Eficiencia en el trabajo
Evitar errores o frustracin
22
Actividades de Espritu de Equipo (Herramientas)

Es motivar de forma planeada y deliberada prcticas de trabajo efectivas, ya
que busca que se reduzcan las barreras y dificultades que interfieren con las
competencias y habilidades del equipo.
El director del proyecto debe lograr que los miembros del equipo tengan una
perspectiva global del proyecto y se concentren en los objetivos generales.
23
Desarrollo del Equipo (Beneficios)

Resolucin mutua de los problemas
Personal motivado
Se mejora la creatividad
Se crea una base de apoyo
Interdependencia
Se reducen los problemas de comunicacin
Fortaleza colectiva
Se incrementa la satisfaccin por el trabajo

Sinergia
24
Etapas de Desarrollo del Equipo

Definicin
Descripcin
Formacin
Se hacen juicios anticipados entre los compaeros del equipo.
Turbulencia
Comienzan a surgir algunos problemas.
Normalizacin
Desempeo
Disolucin
Las cosas comienzan a mejorar y el equipo comienza a ser

productivo.
El equipo gana confianza, y se alcanza un nivel ptimo de
productividad.
El equipo termina el trabajo y se mueve del proyecto.
25
Reconocimiento y Recompensa
Un sistema formal de reconocimiento y recompensas es usado para
promover o reforzar el desempeo o comportamiento deseado.
Debe estar orientado al desempeo.
Debe basarse en los resultados de un
proceso de evaluacin preestablecido.
La obtencin de la recompensa debe
estar dentro del control de los
miembros del equipo.
Se deben considerar las diferencias
culturales
cuando
se
de
reconocimiento.
26
Evaluacin del Desempeo

Los objetivos de realizarlas durante el transcurso del mismo pueden incluir:
Aclarar roles y responsabilidades

Proporcionar retroalimentacin
Descubrir problemas
Desarrollar
planes
de
capacitacin
individuales
Establecer los nuevos objetivos
Mejorar el ndice de rotacin del personal
Puede incluir indicadores tales como:
Mejoras en las habilidades que permiten a

una persona realizar las actividades
asignadas de forma ms efectiva.
Mejoras en las competencias que ayudan al
equipo a mejorar su rendimiento como
grupo.
27
Ejecucin
Recursos Humanos


Ejecucin RRHH Administracin del Personal Dirigir al Equipo del Proyecto
28

Implica hacer un monitoreo del desempeo de los miembros del equipo,
proporcionar retroalimentacin, resolver polmicas y coordinar cambios a fin
de mejorar el desempeo del proyecto. En este proceso, el equipo de
direccin del proyecto deber:
Observar el comportamiento del equipo.
Gestionar los conflictos.
Solucionar los problemas
Evaluar el desempeo de los miembros del equipo.
29
Observacin y Conversacin
Se debe estar en contacto con los miembros del equipo, se debe

apoyar al personal a llegar a las metas siendo un facilitador y
escucharlos.
30
Conflictos
Causas:
Competencia
Diferencias en objetivos, valores, y
percepciones
Desacuerdos sobre los requisitos de algn
rol, actividades del trabajo, y enfoques
personales
Problemas de comunicacin
Resolucin:
Permitir que expresen su versin
Escuchar atentamente
Separar las emociones de los problemas
Motivar una resolucin ganar-ganar
Alinear objetivos
31
Resolucin de Conflictos
Factores
Importancia e Intensidad
Premura para una resolucin al conflicto
Postura adoptada por los involucrados
Motivacin para resolver el conflicto
Tcnica
Colaborar / Resolver
el Problema
Forzar / Dirigir
Descripcin
Incorpora mltiples
perspectivas.
puntos
de
vista
desde
diferentes
Imponer el punto de vista propio.
Consensuar / Conciliar Buscar soluciones que aporten cierto grado de satisfaccin a

todas las partes
Suavizar / Adaptarse
Hacer nfasis en los puntos de acuerdo en lugar de las

diferencias. Ceder en la postura propia.
Retirarse / Eludir
Retirarse de una situacin de conflicto real, posponer el

problema para estar mejor preparado o para que lo resuelva
otro
Apartarse/Eludir
(el menos deseable)
Implica ignorar el conflicto tanto como sea posible. Esto es

rehusarse a enfrentarlo.
32

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
de Constitucin
Planificacin
Ejecucin
trabajo
de cambios
Alcance

7. Crear la EDT

Tiempo

Costos
Calidad
calidad


comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones

Riesgos
Adquisiciones
Interesados
interesados
46. Cerrar el
proyecto
42. Controlar las

comunicaciones

adquisiciones

interesados

de los interesados

los interesados
Ejecucin Comunicaciones Manejar las Comunicaciones
Cierre
47. Cerrar las

adquisiciones
33
Manejo de las Comunicaciones

Proceso
Descripcin
Manejar las
Comunicaciones
Consiste en poner la informacin relevante a disposicin de los

interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
34
Comunicaciones del Proyecto

Tipos
Descripcin
Notificacin a los
Interesados
Informacin que puede suministrarse a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del
proyecto.
Informes del
Proyecto
Describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones

aprendidas.
Presentaciones del
Proyecto
Presentaciones a los interesados
35
Comunicaciones del Proyecto

Tipos
Descripcin
Registros del
Proyecto
Incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y

otros documentos
Retroalimentacin
de los Interesados
La informacin que se recibe de los interesados, puede distribuirse

y utilizarse para modificar o mejorar el desempeo del proyecto.
Documentacin
sobre lecciones
aprendidas
Incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a

la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas.
36

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
de Constitucin
Planificacin
Ejecucin
trabajo
de cambios
Alcance

7. Crear la EDT

Tiempo

Costos
Calidad
calidad


comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones

Riesgos
Adquisiciones
Interesados
interesados
46. Cerrar el
proyecto
42. Controlar las

comunicaciones

adquisiciones

interesados

de los interesados

los interesados
Ejecucin Adquisiciones Manejar las Adquisiciones
Cierre
47. Cerrar las

adquisiciones
37
Efectuar las Adquisiciones
Adquisiciones
Proceso
Descripcin
Efectuar las
Adquisiciones
Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores,

seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
38
Contrato de Adquisiciones
Que debera de llevar?
El enunciado del trabajo
Los entregables
Los informes de desempeo
El periodo de ejecucin
Los roles y responsabilidades
El lugar del desempeo
Los precios
Las condiciones de pago
El lugar de entrega
Criterios de inspeccin y aceptacin
Las garantas
El soporte del producto
Los limites de responsabilidad
Los honorarios y retenciones
Los incentivos
Las sanciones
El seguro y las fianzas
La aprobacin de los subcontratistas
Como se harn las solicitudes de cambio
39
Negociacin de Adquisiciones
1.
2.
3.
4.
5.
Los trminos tienen que estar claros

Tienen que haber entregables especficos
Tienen que haber clausulas de salida para ambas partes
Tiene que ser un contrato gana-gana
Tiene que haber un tercero que interceda entre dos partes
40

reas de
Conocimiento
Integracin
Iniciacin
de Constitucin
Planificacin
Ejecucin
trabajo
de cambios
Alcance

7. Crear la EDT

Tiempo

Costos
Calidad
calidad


comunicaciones
32. Manejar las

comunicaciones
RRHH
Comunicaciones

Riesgos
Adquisiciones
Interesados
interesados
46. Cerrar el
proyecto
42. Controlar las

comunicaciones

adquisiciones

interesados
34. Gestionar la Participacin

de los Interesados

los interesados
Ejecucin Interesados Gestionar la Participacin de los Interesados
Cierre
47. Cerrar las

adquisiciones
41
Manejar el Compromiso de los Interesados
Proceso
Descripcin
Gestionar la
Participacin de los
Interesados
Es comunicar y trabajar con los interesados para satisfacer sus

necesidades y fomentar una participacin adecuada.
42
Habilidades Interpersonales y Directivas

Interpersonales
Directivas
Generar Confianza
Presentacin
Resolver Conflictos
Negociacin
Escuchar de Manera
Activa
Redaccin
Superar la Resistencia al
Cambio
Oratoria
43
Registro de Incidentes (Ejemplo)
44
Resumen de la Ejecucin del Proyecto
Dirigir y Gestionar el Proyecto
Plan General del Proyecto
Ejecutar Lnea Base del Alcance

Ejecutar Lnea Base del Tiempo (Cronograma)
Ejecutar Lnea Base del Costo (Presupuesto)
Aseguramiento de la Calidad
Manejar las Comunicaciones
Efectuar las Adquisiciones
Gestionar la Participacin de los Interesados
Line Base (Alcance, Costo y Tiempo)

Recursos Humanos
Adquirir al Equipo
Desarrollar al Equipo
Gestionar al Equipo
Ejecucin Resumen
45
Preguntas o Dudas
Ejecucin del Proyecto
46

5 Ejecucion Del Proyecto

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5 Ejecucion Del Proyecto

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Gestin de Proyectos

Grupos de Procesos y reas de Conocimiento

4. Elaborar el plan de manejo del alcance

37. Verificar el alcance

39. Controlar el cronograma

8. Elaborar el plan de manejo del tiempo

40. Controlar los costos

17. Elaborar el plan de manejo de calidad

18. Elaborar el plan de manejo de RRHH

29. Adquirir al equipo

19. Elaborar el plan de manejo de

32. Manejar las

20. Elaborar el plan de manejo de riesgos

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

41. Controlar la calidad

42. Controlar las

25. Elaborar el plan de manejo de

33. Efectuar las adquisiciones

44. Controlar las adquisiciones

26. Elaborar el plan de manejo de los

34. Manejar el compromiso

45. Controlar el compromiso de

47. Cerrar las

Se implementan las actividades definidas en el plan a fin de alcanzar los

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

Como lo dirigimos? (Herramientas y Tcnicas)

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

Que obtendremos? (Salidas)

Nos permite reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas

Es la identificacin de algn defecto en algn componente del proyecto con

Son los cambios a la documentacin, planes, etc., formalmente controlados

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

Que nos puede servir para dirigirlo? (Entradas)

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

Que obtendremos? (Salidas)

Ejecucin Integracin Dirigir y Gestionar el Trabajo

Grupos de Procesos y reas de Conocimiento

4. Elaborar el plan de manejo del alcance

37. Verificar el alcance

39. Controlar el cronograma

8. Elaborar el plan de manejo del tiempo

40. Controlar los costos

17. Elaborar el plan de manejo de calidad

18. Elaborar el plan de manejo de RRHH

29. Adquirir al equipo

19. Elaborar el plan de manejo de

32. Manejar las

20. Elaborar el plan de manejo de riesgos

Ejecucin Calidad Aseguramiento de la Calidad

41. Controlar la calidad

42. Controlar las

25. Elaborar el plan de manejo de

33. Efectuar las adquisiciones

44. Controlar las adquisiciones

26. Elaborar el plan de manejo de los

34. Manejar el compromiso

45. Controlar el compromiso de

47. Cerrar las

Procesos del rea de Calidad

Consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de

Ejecucin Calidad Aseguramiento de la Calidad

Que nos puede servir para hacerlo? (Entradas)

Ejecucin Calidad Aseguramiento de la Calidad

Como lo realizamos? (Herramientas y Tcnicas)