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UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TEMA:

ARCHIVO PERMANENTE

INTEGRANTES:

CAIZA PULLOTASIG AGUSTIN


GUANOQUIZA GABRIELA
SAGAY MARTHA
VILCA MARISOL

DOCENTE:
MsC. VIVIANA PANCHI

CICLO:
SEXTO A

CIUDAD:
LATACUNGA - ECUADOR

AO:
2017 - 2018

EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CA. LTDA


EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS
Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
ARCHIVO PERMANENTE

NDICE ARCHIVO PERMANENTE


AP 10 INFORMACIN GENERAL
11

Resea Histrica.

12

Direccin de la matriz y sucursales.

13

Horarios de trabajo

14

Extracto de la Escritura de Constitucin.

15

Cuadro de accionistas.( % de Participacin )

16

Dispociones para el funcionamiento de la gunta general y directorio

AP 20 ACTIVOS COMERCIALES E INDUSTRIALES


21

Productos que Produce o Comercializa (Indicar en % de importancia en relacin al

total.)
22

Condiciones de venta

23

Proveedores Principales

AP 30 INFORMACIN CONTABLE
31

Principales Departamentos, secciones, con breve indicacin de sus funciones y

nmero de personas que la conforman


32

Detalle de Firmas, iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de

utilizar documentos y de firmar cheques.


33

Descripcin del Sistema Contable (Adjuntar Grfico).

34

Libros y Registros Utilizados

35

Periodicidad en la preparacin de informes

36

Plan de cuentas (Cdigo y descripcin de funcionamiento)

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AP 40 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES


41

Ingresos, Egresos, Pagos

42

Ventas, compras. Devoluciones

AP 50 HISTORIA FINANCIERA
51

Resumen por aos del Balance General

52

Resumen por aos del Estado de Resultados

53

ndices Financieros

AP 60 SITUACIN FISCAL
61

Impuestos y Contribuciones a lo que est obligado la empresa

Impuesto IVA

Impuesto IR

AP 70 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, FLUJO GRAMAS Y REGLAMENTOS


71

Organigrama Funcional y Estructural

72

Reglamento de Caja General, Caja Chica y Bancos.

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AP 10 INFORMACIN GENERAL
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Resea Histrica.

La empresa Importadora y Comercializadora ELECTRODOMESTICOS Ca. Ltda. fue


creada el 1 de Enero del 2002 de acuerdo a las disposiciones legales vigentes en el Ecuador.
El objetivo de la empresa es la importacin y comercializacin de artculos de lnea blanca al
por mayor y por menor.
La empresa est ubicada en la ciudad de Ambato provincia del Tungurahua, en la calle
Trajano

Mera

710

sector

Atocha,

Telef.:

2412100,

mail:

www.ELECTRODOMESTICOS.com, en donde desarrolla sus actividades.

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14

Extracto de la Escritura de Constitucin.

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Importadora y Comercializadora ELECTRODOMESTICOS


CIA. LTDA.
CAPITAL: $ 50.000=
FECHA: 1 de Enero del 2002
NOTARIO: Dr. Juan Melndez
REGISTRO MERCANTIL: # 230 TOMO # 4to. FOLIO 2
NUMERO DE SOCIOS: 5
DOMICILIO Y NACIONALIDAD: Ubicado en la ciudad de Ambato podr abrir
sucursales en cualquier ciudad del pas con la debida autorizacin de la Junta General de
Socios.
OBJETO: Importacin y Comercializacin de artculos de lnea blanca al por mayor y
menor.
DURACIN: 50 aos contados desde la fecha de inscripcin en el Registro Mercantil.
CAPITAL: El importe del capital equivale a $ 50.000,00 dividido en 5.000 participaciones
de $ 10,00 cada uno.

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Cuadro de accionistas.( % de Participacin )

SOCIOS

% DE
PARTICIPACIN

N DE PARTICIPACIONES

CAPITAL

Marco Mayorga

30%

1500 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 15.000,00

Esteban Mayorga

20%

1000 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 10.000,00

Luis Arias

10%

500 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 5.000,00

Marcelo Jimenez

15%

750 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 7.500,00

Francisco Villa

25%

1250 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 12.500,00

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AP 30 INFORMACIN CONTABLE
31. Principales departamentos, secciones, con breve indicacin de sus funciones y
nmero de personas que la conforman.
1. Departamento de Contabilidad
El Gerente Financiero inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo
el control financiero. De acuerdo a la tendencia moderna que es organizar separadamente el
departamento de Contabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas veces
responde de su gestin ante el gerente financiero, en lugar de hacerlo ante el presidente o el
gerente general.
Funciones:

Elaborar y emitir los siguientes informes a gerencia:


Estados Financieros
Presupuestos anules
Flujos de caja

Clculo y liquidacin de Impuestos.

Organizacin contable y sus respectivos archivos.

Planificacin financiera

Informar sobre la rentabilidad y marcha del negocio

Conciliar bancos y emitir saldos diarios.

Preparar documentacin necesaria para elaboracin de roles de pago

Elaborar roles de pago

Control de cierres de caja diario

Elaborar planillas de pago al IESS

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2. Departamento de Compras
Tiene la funcin de establecer y administrar las normas, procedimientos y leyes que regulan
las compras. Su responsabilidad principal es adquirir bienes o servicios a un costo
competitivo que garantice la mejor calidad sin menoscabar la calidad.
Funciones:
Cotizar adquisiciones para la empresa y ejecutar las compras si as se requiere
Trmite y liquidacin importaciones
Negocia y aprueba compras en el exterior ( Importaciones)

3. Departamento de Ventas
Es el que se encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de
las diferentes estrategias ventas a los vendedores. En este departamento se prepara el pedido
de ventas a manufactura segn su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para
lanzamiento de productos, promociones y ofertas.

Funciones:
Generar polticas de ventas en coordinacin con la gerencia
Elaborar y ejecutar plan de accin mensual en esta rea
Emitir reportes mensuales de ventas y la gestin operativa de esta rea.

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32. Detalle de firmas, iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de
autorizar documentos y de firmar cheques.
1. Detalle de Firmas
CARGO

NOMBRE

PRESIDENTE

Sr. Marco Mayorga

GERENTE

Sr. Francisco Villa

FIRMA

2. Detalle de iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de autorizar


documentos y firmar cheques.
CARGO

NOMBRE

SIGLAS

Presidente

Marco Mayorga

M. M.

Gerente

Francisco Villa

V. F.

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AP 40 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES


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Ingresos, Egresos, Pagos

PEDIDOS SUJETOS A DISPONIBILIDAD.


El listado de mercadera que aparece en el almacn, indica los productos que nosotros
ofrecemos, al momento de actualizarse semanalmente la disponibilidad puede cambiar de un
momento a otro por circunstancias fuera de nuestro alcance como pedidos anteriores.
Recomendamos se sugiera al cliente confirmar sus pedidos al 032-412-100.
1. CONDICIONES DE PAGO.
Las condiciones de pago son sujetas a aprobacin por el departamento de crdito.

Contado

Crdito a 8 das

Crdito a 15 das

Crdito a 30 das

2. UNIDAD DE EMPAQUE.
Todos los electrodomsticos son empaquetados individualmente o previa instruccin
cliente

aadidos

segn

sea

el

del

caso. Contamos con pallets y cajas de embarque de

madera y cartn para pedidos especiales.


3. MINIMO DE PEDIDO.
Mnimo de ventas por pedido en $ 800,00
4. FORMAS DE PAGO.
Depsito a nuestra cuenta bancaria BENEFICIARIO: ELECTRODOMESTICOS Ca. Ltda.
BANCO: Pacfico
CUENTA: 221754
Pagos directos en la empresa

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Transferencias bancarias
5. CONSULTAS DE PEDIDOS O DUDAS.
Para cualquier aclaracin o duda de sus pedidos comunquese al 032-412-100 o envenos un
correo electrnico a la siguiente direccin www.ELECTRODOMESTICOS.com.
6. TIEMPOS DE ENTREGA.
Los electrodomsticos se entregan al da siguiente de haber hecho su pedido, por lo que se
calcula un tiempo de entrega aproximado de 1 da dependiendo de la distancia y el
transportista.
7. PRECIOS ESPECIALES.
Favor

comunicarse

al

032-412-100

enviar

un

correo

electrnico

www.ELECTRODOMESTICOS.com.
8. SOPORTE TECNICO DE ESTE SITIO.
www.ELECTRODOMESTICOS.com.
9. QUEJAS.
www.ELECTRODOMESTICOS.com.

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Ventas, compras. Devoluciones


Las fichas tcnicas de los productos as como sus fotografas pueden cambiar de un
momento a otro, en este caso se le enviara el modelo nuevo de la misma marca que este
manejando el fabricante tome por favor este punto en cuenta al momento de realizar la
negociacin.

Acerca de las caractersticas y el precio de los productos, dado el caso de que por error
humano o del sistema del almacn se agregaran caractersticas errneas o precios
incorrectos a los productos sealar que la empresa se reserva el derecho de rembolsar el
costo de los productos ordenados.

El envo de los productos es por paquetera va terrestre, por lo que la empresa se


compromete enviar el o los productos ordenados en un plazo no mayor de 48 horas.

La Empresa utiliza dos compaas de paquetera para realizar los envos de su mercanca,
siendo la principal SERVIENTREGA, por cuestiones de logstica regional se utilizan los
servicios de otras compaas como FEDEX, ELECTRODOMESTICOS Ca. Ltda. se
reserva el derecho de enviar la mercadera por cualquiera de estas dos empresas.

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AP 60 SITUACIN FISCAL
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Impuestos y Contribuciones a lo que est obligado la empresa

La Empresa est sujeta a las siguientes obligaciones tributarias:

Impuesto a la renta.- Se aplica sobre aquellas rentas que obtengan las personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades sean nacionales o extranjeras. El
ejercicio impositivo comprende del 1o. de enero al 31 de diciembre. Para calcular el
impuesto que debe pagar un contribuyente, sobre la totalidad de los ingresos gravados se
restar las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos. A este resultado lo llamamos base imponible. La base imponible de los ingresos
del trabajo en relacin de dependencia est constituida por el ingreso gravado menos el
valor de los aportes personales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad social (IESS),
excepto cuando stos sean pagados por el empleador. La declaracin del Impuesto a la
Renta es obligatoria para todas las personas naturales, sucesiones indivisas y sociedades.

Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Es el impuesto que se paga por la transferencia de


bienes y por la prestacin de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado en un
porcentaje del 14% por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercializacin
pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa Este impuesto se
declara en el formulario 104.

Anexo de Compras y Retenciones en la fuente por otros conceptos:


La Resolucin NAC-DGER-2007-1319 seala que deben presentar la informacin mensual
relativa a las compras o adquisiciones detalladas por comprobante de venta y retencin, y los
valores retenidos en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros Conceptos lo siguientes
contribuyentes:

Las sociedades, Personas naturales obligadas a llevar contabilidad (que no tengan la


obligacin de presentar el ATS) y Si no se genera ningn tipo de movimiento para un
determinado mes, no tendr la obligacin de presentar el anexo en mencin.

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AP 70 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, FLUJO GRAMAS Y REGLAMENTOS


71

Organigrama Funcional y Estructural


ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

El Organigrama Funcional tiene como objetivo determinar una estructura organizada para la
empresa y fijar los procedimientos referentes a su actividad especfica, que permite definir
claramente las funciones y responsabilidades de un puesto de trabajo. A continuacin se
describen entre otras las principales funciones que podra ser parte de las actividades en cada
uno de los departamentos que conforman una empresa, con caractersticas del ejemplo puesto
a consideracin:

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Gerencia

Representacin legal de la empresa

Planificar, organizar y coordinar actividades de administracin, venta, finanzas y


control.

Efectuar control de actividades desarrolladas en la empresa.

Designar y contratar personal

Aprobar negociaciones e informes financieros.

Legalizar documentos incluyendo cheques emitidos por la empresa

Cumple y hace cumplir las disposiciones legales.

Suscribir contratos o crditos bancarios.

Otras que por ley de corresponden.

Auditora Externa:

Examen a los Estados Financieros.

Asesora a la Gerencia.

Consultora en toda la organizacin.

Asesora Legal:

Trmites judiciales

Consultora legal

Juicios Laborales

Secretara:

Atencin al pblico ( personal y telefnica)

Organizar la correspondencia de entrada y salida de la empresa.

Control y manejo de caja chica.

Contabilidad:

Elaborar y emitir los siguientes informes a gerencia:

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Estados Financieros
Presupuestos anules
Flujos de caja

Clculo y liquidacin de Impuestos.

Organizacin contable y sus respectivos archivos.

Planificacin financiera

Informar sobre la rentabilidad y marcha del negocio

Conciliar bancos y emitir saldos diarios.

Preparar documentacin necesaria para elaboracin de roles de pago

Elaborar roles de pago

Control de cierres de caja diario

Elaborar planillas de pago al IESS

Compras:

Cotizar adquisiciones para la empresa y ejecutar las compras si as se requiere

Trmite y liquidacin importaciones

Negocia y aprueba compras en el exterior (Importaciones)

Ventas:

Generar polticas de ventas en coordinacin con la gerencia

Elaborar y ejecutar plan de accin mensual en esta rea

Emitir reportes mensuales de ventas y la gestin operativa de esta rea.

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Reglamento de Caja General, Caja Chica y Bancos.


CAJA CHICA

La empresa dispone de un fondo de caja chica de $200, este fondo est a cargo de la Srta
Patricia Paredes secretaria de la compaa. Como polticas de manejo de este fondo se tiene
lo siguiente: Se pagan valores menores a los $15, pasado este monto se emite cheque, existe
la prohibicin de cambiar cheques a los empleados con este monto. Todo pago debe estar
autorizado por el contador, el fondo se repone una vez gastado el 90% del total del mismo.
El fondo previo al arqueo de auditora dispone de los siguientes valores y se lo presenta al
auditor para efectos de su trabajo al 31/12/2015:
Billetes: 1 de $50; 2 de $20; 1 de $10; 2 de $5; 3 de $1
Monedas: 6 de $1; 20 de $0,5; 13 de $0,1; 15 de $0,05
Se constat 1 billete de $5 Euros que la seorita custodia cambi a un empleado por hacerle
un favor dndole a cambio $6,00 dlares a una tasa de cambio de $1,5 cada euro.
En el arqueo de caja chica se recibieron los siguientes documentos, por parte de la
Responsable del fondo:
Egreso de caja chica por factura de compra de almuerzos para el personal administrativo (sin
autorizacin del contador), por un valor de $ 18,00.
Se constat un cheque del Banco de Pichincha #18759 por $20 a cargo del seor gerente, la
seorita del fondo cambi este cheque al seor gerente por hacerle un favor, para
posteriormente depositar en la cuenta de la empresa.
Se present la factura #1587 de la librera el Pacfico por compra de suministros por un valor
de $19.

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CAJA
La empresa realiza ventas a crdito y al contado. La contadora recibe los cobros de los
vendedores cada semana. Como parte de la planificacin de la auditora se realiz un arqueo
sorpresivo el 23/12/2015 para lo cual se tomaron las facturas de venta y recibos de cobro a
clientes del 25/10/2015 al 23/12/2015 ya que an no se haban depositado desde entonces. La
contadora presenta los siguientes valores:
Billetes: 500 de $100; 355 de $50; 120 de $20
Monedas: 126 de $0,5; 80 de $0,10; 100 de $0,05
De igual manera se presenta el siguiente detalle de cheques recibidos:
CONCEPTO
Cheque#856
Cheque#425
Cheque#653
Cheque#859
Cheque #455*

VALOR
S/.
5.000,00
S/.
6.000,00
S/.
3.000,00
S/.
4.000,00
S/.
2.000,00

1) Corresponde a un cheque protestado con fecha 25/10/2015 por el banco de Pacfico del
cliente Esteban Pozo. Contabilidad registr el pago del cliente pero no registr el protest del
mismo.
2) Se encontr 2 billetes falsos de $ 100
AP 70
72 3/5
El listado de recibos de cobro verificado por auditora con las facturas respectivas se detalla a
continuacin:
OBROS REALIZADOS EN LOS DIAS 25/10/2015 AL 23/12/2015

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FECHA
N RECIBO DE COBRO

CLIENTE

458

Alvaro Valle

459

Rodrigo Veloz

460

StalnSpn

461

Pilar Toscano
Esteban
Benalcazar

462
465
466

Esteban Pozo
Eduardo
Iturrialde

467

Jose Merino

468

Isabel Oriondo

469

Jacinto Perez

470

Segundo Espin

471

Adriana Lpez

472

Jose Contreras

473

Alvaro Valle

474
475

Cristina Recalde
Fabin
Muyolema

476

Alvaro Jaramillo

477

Andrea Sols
TOTAL

VALOR
RECIBO
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
25/10/201
5
30/11/201
5
30/11/201
5
23/12/201
5
23/12/201
5
23/12/201
5
23/12/201
5

ELABORADO POR:
C.P .J.A/ V.V.B.M/S.P.M.C/D.O.D.G
REVISADO POR:
P.M.V.P

8.000,00
8.000,00
3.000,00
90,00
5.000,00
2.000,00
3.000,00
255,00
10.000,00
5.000,00
16.000,00
10.907,00
288,00
300,00
6.000,00
5.000,00
536,00
7.000,00
90.376,00

FECHA: 11/01/2017
FECHA: 19/01/2017

AP 70

EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CA. LTDA


EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS
72 4/5
Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
ARCHIVO PERMANENTE

3) El recibo de cobro 463 estaba anulado, mientras que el 464 no estaba archivado y la
contadora manifest que el vendedor haba extraviado dicho comprobante.
4) La contadora el 24/12/2015 repone la cantidad de dinero faltante de caja y que argumenta
lo tom de urgencia para asunto personal, mismo que se deposita con el resto de dinero
existente en caja en esa fecha.

BANCOS
La empresa presenta la siguiente informacin en Bancos:

Saldo al

Saldo al

01/01/2015

31/12/2015

Banco del Pacfico

150.000,00

175.688,94

Banco del Pichincha

5.000,00

4.839,20

Datos del Banco del Pacfico


Saldo segn estado bancario al
31/12/2015

175.980,94

Cheques pendiente de ser cobrados, segn lista preparada por contabilidad y verificada por el auditor:

Cheque #8201 del

15/03/2013

Cheque #8226 del

30/11/2015

$300,00

$126,20

Cheque #8482 del

31/12/2015

$1.541,05

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C.P .J.A/ V.V.B.M/S.P.M.C/D.O.D.G
REVISADO POR:
P.M.V.P

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EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CA. LTDA
EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS
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Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
ARCHIVO PERMANENTE

Informacin adicional:
1) El banco nos debit N/D #25478 el valor de $8,00 por concepto de chequeras; ND#29574 $1,25 por
comisin de mantenimiento de cuenta, y ND#28547 $1,00 por estado de cuenta, contabilidad al cierre
del ejercicio no registr estos valores en sus libros (Banco del Pacfico)
2) Contabilidad no registr N/C#145874 emitida el 30/12/2015 por el banco del Pacfico por $200 valor
que es producto de una transferencia de la cuenta corriente del cliente Antonio Pozo a favor de nuestra
cuenta (Banco del Pacfico), como cancelacin de su deuda
3) El cheque #8456 del banco del Pacfico por el valor de $160,80 emitido el

30/12/2015 fue registrado en el banco del Pichincha por error en digitacin.


4) El banco del Pacfico nos enva la siguiente informacin en la confirmacin bancaria que se emiti
como trabajo de la auditora:

Saldo segn cuenta corriente al 31/12/2015 175.980,94

Pliza de acumulacin por el valor de $3,000 a seis meses plazo, con el 7% de inters anual, los
mismos que se reconocern al vencimiento. Fecha de inversin 25/10/2015

Prstamo #9600143 sobre firmas por $ 150,000 se contrat el 10/06/2015 con un plazo de 5 aos al
18% anual, pagaderos semestralmente. El banco descuenta del valor a recibir el impuesto SOLCA 1%
y seguro de desgravmen del 0,35%.

Datos del Banco del Pichincha


El banco del Pichincha no muestra movimiento en el ao 2015

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