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Preparar personal para la ejecucin inmediata de las diversas tareas peculiares de la organizacin.
Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en
otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima ms satisfactorio entre empleados, aumentar
la motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.
El entrenamiento asegura la ejecucin satisfactoria del trabajo, e igualmente
constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas
tecnologas, tambin permite al personal de la empresa desempear sus
actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo
que consecuentemente, contribuye a su autorrealizacin y al logro de los
objetivos organizacionales; como beneficios especficos para la organizacin.
El entrenamiento ofrece:
1. Mejorar los sistemas y mtodos de trabajo
2. Mejorar el proceso de comunicacin en la empresa
3. Reducir los rechazos y desperdicios en la produccin
y/o servicios
4. Disminuir ausencias y rotacin de personal
5. Reducir costos por mantenimiento de las
maquinarias, equipos, etc.
6. Reducir el tiempo de aprendizaje
7. Aminorar la carga de trabajo de los jefes
8. Reducir los costos para trabajos extraordinarios
9. Reducir los accidentes de trabajo.
El proceso de entrenamiento debe ser administrado para que las personas contribuyan de la mejor manera
al logro de los objetivos. Por ello, debe aplicar los principios de la administracin: planeacin, ejecucin y
control. Alrededor de estos principios se encuentran las etapas del proceso de Entrenamiento.
El proceso de entrenamiento comienza con el diagnstico o deteccin de las necesidades de entrenamiento
que tiene la empresa. Lo curioso es que muchas empresas consideran esta etapa como una prdida de
tiempo y recursos, de manera que suelen obviarla para luego reclamar porqu no se obtienen resultados
positivos.
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Pretendiendo con este anlisis, por una parte, identificar las habilidades especficas para el desempeo de
trabajo necesarias para mejorar o aumentar la productividad laboral; por otra, analizar al pblico objetivo
al que se dirigir los esfuerzos de formacin, para finalmente con estos anlisis desarrollar objetivos
mensurables de los conocimientos y habilidades que permitan su posterior control y evaluacin.
En general, tenemos que seguir un procedimiento de 3 pasos:
La recopilacin de datos.
La investigacin.
El Anlisis.
La recopilacin de datos:
Esta etapa comprende la revisin regular de los datos vitales de la organizacin. Solicite a quien
corresponda que le hagan llegar automticamente los documentos que resumen el estado de la
organizacin conforme se vaya disponiendo de ellos. Con esto tendr una imagen actualizada de lo que
ocurre en la organizacin y observar las reas de problemas de desempeo y oportunidades de
entrenamiento.
Es de importancia mantener buenas relaciones y contactos informales con diferentes personas de la
organizacin. Esto le permitir estar actualizado con las actitudes y sentimientos de los trabajadores hacia
su trabajo y la empresa, aunque las apreciaciones sean subjetivas.
Pueden utilizarse diferentes formatos para manejar la informacin que se va recopilando. Aqu
tenemos algunos ejemplos:
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Investigacin:
Iniciar una investigacin al sospechar sobre alguna deficiencia de desempeo, si la gerencia le solicita
capacitacin o si la gerencia cree que pueda ser necesario.
La investigacin tendr por objetivo reunir datos especficos y detallados del rea pertinente.
Existen muchas tcnicas como por ejemplo:
Observacin personal o a travs de grabaciones.
Entrevistas: individuales y grupales.
Discusiones dirigidas.
Dinmicas con grupos crticos.
Cuestionarios, listas de comprobacin, escalas de clasificacin.
Registros de actividades.
Evaluaciones de desempeo.
Estudios de la organizacin: de Clima Organizacional.
Pruebas psicolgicas.
Anlisis
Comprende el examen riguroso de los datos de entrada para eliminar la
informacin que no es vlida, para agrupar y resumir todos los datos,
formular las conclusiones lgicas y la preparacin de un documento
escrito. Para conocer las necesidades de formacin es necesario analizar
tres niveles:
La organizacin.
Las tareas.
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Las personas.
ANLISIS DE LA ORGANIZACIN:
El primer paso consiste en identificar las fuerzas generales que pueden influir en las necesidades de
capacitacin. Debe examinarse la cultura empresarial: misin, visin, valores y los objetivos estratgicos
de la empresa para que el entrenamiento est orientado hacia el cumplimiento de estos aspectos. La idea
principal del anlisis a nivel de la organizacin es detectar las necesidades de formacin para toda la
empresa en su conjunto y las actuaciones de apoyo para ello, es decir analizar los recursos disponibles.
El anlisis de la organizacin es la observacin del entorno, las estrategias y los recursos de la
organizacin para definir reas en las cuales debe enfatizarse la capacitacin.
Variables adicionales que inciden sobre las necesidades de
entrenamiento de personal:
Polticas econmicas y pblicas: por ejemplo, entrenamientos en
polticas medioambientales.
Iniciativas estratgicas de la organizacin: si la empresa ha
pasado por una fusin o reciente adquisicin es preciso que sus
trabajadores se adapten a sus nuevos roles y responsabilidades.
Cambios tecnolgicos: Cuando la empresa ha adquirido nuevas tecnologas, el entrenamiento de sus
trabajadores es vital para mantener y superar su produccin.
Reingeniera: la reestructuracin de la organizacin, los recortes de personal son procesos que
deben ser acompaados de procesos de capacitacin.
El empowerment o cesin de autoridad y el tan anhelado trabajo en equipo requiere de capacitacin
inmediata.
Como respuesta a un entorno socio econmico cambiante del pas.
El anlisis de la organizacin supone tambin estudiar los recursos de los cuales se disponen: recursos
tecnolgicos, financieros y humanos. Aunque suene contradictorio, la importancia del entrenamiento del
personal de una empresa es cada vez ms apreciado, pero es tambin el primer procedimiento que se
recorta cuando hay reduccin de los presupuestos, de all la importancia de un anlisis riguroso de las
necesidades.
ANLISIS DE LAS TAREAS:
Este anlisis hace necesario revisar la descripcin y especificaciones del
puesto para identificar las actividades que realiza. Este anlisis
proporciona la informacin bsica que contienen las descripciones de los
puestos de trabajo, las habilidades necesarias para realizar estas tareas y
el nivel de rendimiento mnimo aceptable.
Pasos:
Enumerar las tareas u obligaciones del puesto.
Enunciar los pasos que da cada empleado para realizar la tarea.
Una vez desmenuzado el puesto:
Determinarse el tipo de desempeo que se requiere.
Por ejemplo: en la tarea de tomar una radiografa de pecho, un radilogo coloca de manera correcta al
paciente manipulacin le da instrucciones especiales comunicacin verbal y comprueba la distancia
adecuada entre el tubo de rayos X y el paciente discriminacin.
Es posible realizar el anlisis a travs de lo obtenido a travs de:
Observacin.
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Participantes.
Aqu debe tomarse la decisin sobre qu empleados van a
participar en el programa de entrenamiento, cuntas personas
van a formarse simultneamente.
Quin va a realizar el entrenamiento propiamente dicho.
Los programas pueden ser impartido por una o varias
personas, que pueden ser parte de la organizacin o no, lo que
depender de las necesidades que se tengan que cubrir la
eleccin del formador o facilitador depender muchas veces de dnde se lleve a cabo el programa y
qu habilidades se enseen.
Mtodos y medios a utilizar.
Existe multitud de mtodos y medios a disposicin de las organizaciones que son aplicables tanto a
la formacin fuera del puesto de trabajo como a las sesiones en el puesto de trabajo.
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