*A continuación desplegaremos una serie de pasos que nosotros

consideramos necesarias para crear una Base de Datos*

Primero debes de dar doble clic en Microsoft Office Access.

--(Ve siguiendo el punterito rojo )--

- A la derecha de la página le aparecerá la Introducción a Microsoft Office
Access, haz clic en Crear un archivo nuevo.

- Luego te aparecerá este cuadro, debes de dar clic en Base de datos en

blanco.
- En el panel Base de datos en blanco, asígnale un nombre de archivo en el
cuadro Nombre de archivo. Si no especificas una extensión de nombre de
archivo, Access la agrega automáticamente.

Asígnale una ubicación a tu Base de datos en el cuadro Guardar en.

- Luego haz doble clic en Crear.

- Luego te aparecerá a la izquierda este cuadro. Aquí es donde empiezas a
crear tus Objetos como tablas, consultas, etc.

- Haz clic en Crear una tabla en vista de diseño.

Aparecerá tu Tabla en vista de diseño.

- Entonces sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar

nuevo campo y dale un Nombre. A un lado en Tipo de dato simple mente pon el
cursos y te aparecerán opciones, si es alguna información solo en letras
selecciona Texto, si es algún dato en numero selecciona Número.

- Luego al llenar tu tabla debes de asignarle una Primary key (Llave primaria) a
un campo o a los que sean necesarios, esto para hacer tus relaciones en base a
los campos a los que les asignaste una Primary key.

- Fíjate bien en esto. Es recomendable asignarle una Primary key a cada tabla
para poder relacionar todas las tablas, también debes de agregar un mismo
campo en otra tabla como algún código por ejemplo para relacionarlo con la otra
tabla.
Vista de diseño

Al terminar con esta tabla, si lo deseas crea otra y todas las que sean necesarias.

La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se

agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define
automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que
escribe.

Si, de momento, no deseas incluir información en Tabla1, haz clic en Cerrar Si

haz relaizado cambios en la tabla, Access te pedirá que guardes los cambios
efectuados en la tabla. Haz clic en Sí para guardar los cambios, haz clic en No
para descartarlos o haz clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
IMPORTANTE Si cierras Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez,
Access elimina toda la tabla, aunque hayas escrito datos en ella.

- Puedes agregar nuevas tablas simplemente repitiendo el proceso. A y recuerda

siempre ponerle un nombre a cada tabla, así se te hará mas fácil su uso.

- Ten presente que en Vista de diseño solo diseñas los campos y les asignas el
tipo de dato que será introducido.

- Para introducir datos pulsa el botón Vista hoja de datos . El aspecto es

parecido a una hoja de cálculo en la cual los encabezados de las columnas son
los nombres de los campos y cada fila es un registro.

Vista hoja de datos

- Recuerda que puedes llenar los campos en vista hoja de datos según el tipo
de dato que le asignaste en vista de diseño, si le asignaste número solo podrás
ingresar números y si le asignaste texto solo podrás escribir texto.

Si deseas eliminar una columna en vista hoja de datos haz clic con el botón
secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en
Eliminar columna .

Si deseas agregar nuevos campos y columnas en vista Hoja de datos,

haga clic en Nuevo campo.

FORMULARIOS

La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante

incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la
barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si
se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no
correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una

forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre
la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de

recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben
estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se

pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se
puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

- Para crear un formulario haz clic en Formulario y luego doble clic en crear
formulario en vista diseño.

Al igual que con las tablas en Vista diseño solo asignaras los campos y sus
nombres en Vista formulario llenaras los datos.
- Entonces crearás tus formularios asignando todos los campos que desees
recordando que son los campos de las tablas anteriormente hechas, entonces le
darás un nombre a cada formulario, también puedes agregar algunos botones.
Esto solo con dar clic derecho sobre el formulario y dando clic en lo que desees
hacer, por ejemplo al dar clic en cuadro de herramientas para que te aparezca el
cuadro en donde podrás escoger el botón que desees utilizar, también puedes dar
clic en encabezado o pie de formulario para el estilo de tu formulario, en la parte
de arriba le asignaras un título y a bajo los detalles, también puedes darle color de
fondo.
- Entonces en vista formulario podría quedarte así, y ya solo tendrías que llenar
los campos.

Los controles
Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles
son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el
formulario. Los controles también son elementos del informe.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los

controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de
los campos de la base de datos.

Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles

independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e
imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una

expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores
constantes.
La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario
o datos de otro control del formulario.
A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista
diseño.

Estos son los diferentes tipos de controles:

Cuadro de texto Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta Crea una etiqueta
Grupo de opciones Formado por un grupo de casillas de verificación o
botones de opción. Sólo permite que se active una
opción.
Botón de opción Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.
Casilla de verificación Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.
Botón de alternar Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un
grupo de opciones.
Cuadro combinado Permite seleccionar un elemento de una lista o
escribir el dato directamente.
Cuadro de lista Permite seleccionar un elemento de una lista.
Botón de comando Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta
instrucciones.
Imagen Inserta un marco para incluir una imagen. No es un
objeto OLE. No se edita.
Marco de objeto Inserta un marco para incluir un objeto OLE que
dependiente depende del valor de un campo.
Marco de objeto Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no
independiente depende del contenido de un campo.
Subformulario/subinforme Permite introducir un formulario dentro de otro.
Salto de página Cuando el formulario tiene mas de una página, así se
indica dónde empieza cada una.
Línea Inserta una línea en el formulario.
Rectángulo Inserta un rectángulo.

Manejo de los controles

Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles
independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros
de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o
consulta adyacente.

Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él.

Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la

etiqueta:
- Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se
quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay
debajo del formulario:

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón crear un nuevo registro.

Ahora haremos nuestras

RELACIONES
Puedes hacer relaciones uno a uno para relacionar un registro con otro
registro de otra tabla, pero también puedes hacer relaciones uno a varios para
relacionar un solo registro con varios registros de otra tabla. En este caso
haremos relaciones Uno a uno.

- Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es
necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o
modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será necesario
que las tablas no tengan ningún registro.

- Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón o se selecciona el menú

Herramientas luego Relaciones.

Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones totalmente vacía.

- También te aparecerá una ventana Mostrar tabla, en la cual debes de
seleccionar las tablas a relacionar haciendo doble clic sobre cada una de ellas,
entonces se agregarán a tu ventana de Relaciones que estaba vacía. Entonces
cierra la ventana Mostrar tabla.

- Entonces ordenaras tus tablas y según el Registro al cuál le agregaste Primary

key te aparecerá remarcado, entonces le situarás el Mouse y lo arrastrarás hacia
el otro registro de la otra tabla con la cuál quieres relacionarlo. Luego debes de
hacer lo mismo con los demás registros. Recuerda que relacionaras los registros
que sean iguales, por ejemplo COD BIBLIOTECARIO de la tabla
BIBLIOTECARIO con COD BIBLIOTECARIO de la tabla DEVOLUCIONES
LIBROS, y así todos los registros.

Al final te quedará más o menos así:

Ahora ya tendrás tus tablas relacionadas.

CONSULTAS

La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos

mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El
resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se
encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda
en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las

tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto
que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según
los criterios solicitados.

- Existen varios tipos de consultas, pero ahora haremos una Consulta de

selección, en esta se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una
tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una
tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según
los criterios de la consulta.

- Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la

ventana de la base de datos.

- Luego debes de dar doble clic en Crear una consulta en vista Diseño
Luego te aparecerá la Ventana de consulta y nuevamente la ventana de Mostrar
tabla, harás algo parecido a lo que hiciste anteriormente con las relaciones,
seleccionaras las tablas a las que les deseas hacer la consulta y cerrarás la
ventana mostrar tabla.

Ya que has seleccionado tus tablas, en la parte de abajo te aparecen unas casillas
las cuales tendrás que llenar, fíjate bien.
- Darás un clic sobre la casilla de campo, si te das cuenta hay varias casillas a lo
largo, entonces debes de hacer primero una y luego te pasas a la otra, entonces al
darle clic te aparecerán varios registros para que tú selecciones el que deseas que
se te muestre cuando apliques la consulta, puedes agregar varios registros en las
diferentes casillas a lo largo.

- Luego te pasarás a la casilla a bajo de campo (Tabla) y le colocaras la tabla de la

cual es el registro que se mostrará.

- No olvides darle clic al cuadrito abajo (Mostrar) para indicar que quieres que se
muestre ese registro.

No olvides agregar en Criterios en el cuadro en donde esta la consulta que

deseas crear, una petición que será la que ingresaras cuando ya entres a tu
consulta, como por ejemplo si escogiste CLASIFICACION, escribe
[forms]![consulta1]![clasificacion].
Ahora ya tendrás tu consulta, ciérrala y dale guardar cambios y dígnale un nombre
entonces te aparecerá ya en Consultas.

- Si le das doble clic a tu nueva consulta te parecerá más o menos esto. “Una
ventana” (Introduzca el valor del parámetro), entonces introduce por ejemplo
escogiste la clasificación de los libros entonces pon la clasificación asignada en
las tablas y dale clic a Aceptar.
INFORMES

Ahora que ya has hecho todo esto, debes de hacer Informes, para que
lleves un control de los datos en tus tablas.

Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información,

sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados
en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos.
El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que
se le vaya a dar al impreso.

Para crear un informe debes de darle clic a Informes, luego darle doble clic a
Crear un informe en vista Diseño.

Entonces te aparecerá la venta de Informe y un Cuadro de herramientas, en

donde escogerás lo que quieres hacer o agregar al informe.

- Entonces haces algo parecido a cuándo hiciste los Formularios, le colocas los
registros que deseas que aparezcan en el informe y los colocas en el orden en
que deseas verlos.
Entonces te quedará más o menos así:
Y luego en Vista previa así:

Y ya tienes hecha tu base de datos.

Adiós.