B50V300SGP-Importation Des Donnees Excel-1201

12/01/31
B50/v300/S/GP012.01
Guide pratique
Importation des donnes Excel
Systme
A lusage des utilisateurs de Sage BOB 50
Solution Sage BOB 50
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Table des matires
Avant-propos .......................................................................................... 7
Partie 1 -
Gnralits ........................................................................ 9
Conventions typographiques ....................................................................... 11
Partie 2 -
Introduction .................................................................... 13
Concept ........................................................................................................... 15
Prsentation de lespace de travail .............................................................. 17
La visualisation des informations .......................................................... 18

Les fonctions lies ................................................................................. 20
Partie 3 -
Importation du plan comptable .................................... 23
Introduction .................................................................................................... 25
Prparation des donnes importer ........................................................... 26
Etape 1: Lecture du fichier Excel .................................................................. 27
Lire depuis un fichier ............................................................................. 27

Lire depuis le presse-papiers ................................................................. 28
Paramtres dimportation ..................................................................... 28
Etape 2 : Liaison des donnes Excel avec le plan comptable Sage BOB 50
.......................................................................................................................... 29
Correspondance des colonnes .............................................................. 30
Etape 3: Importation des donnes Excel ..................................................... 34

Etape 4: Vrification et ajustement ............................................................. 35
Partie 4 -
Importation des tiers ..................................................... 37
Introduction .................................................................................................... 39
Etape 1: Dfinition des paramtres dimportation .................................... 41
Origine des donnes.............................................................................. 41
Table des matires
Zone dimportation ............................................................................... 42

Mode dimportation .............................................................................. 43
Etape 2 Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques

Sage BOB 50.................................................................................................... 44
Etablir les liens entre le fichier Excel et les signaltiques Sage BOB 50 46
Effectuer des modifications sur les donnes importer ...................... 52
Dfinir des critres dimportation des valeurs ...................................... 54
Etape 3: Prparation de la table temporaire dimportation...................... 56

Etape 4: Confirmation et enregistrement dfinitif des donnes importer
.......................................................................................................................... 58
Etape 5 : Ecran rcapitulatif des donnes importes ................................ 60
Modles dimportation .................................................................................. 61
Dfinition ............................................................................................... 61
Enregistrement d'un modle d'importation ......................................... 62
Utilisation dun modle dimportation ................................................. 63
Historique des importations ......................................................................... 65
Partie 5 -
Importation des oprations diverses ........................... 67
Introduction .................................................................................................... 69

Lire depuis le presse-papier .................................................................. 72
Etape 2: Liaison des donnes Excel avec l'encodage de Sage BOB 50 ..... 73

Dfinition des montants........................................................................ 76

Partie 6 -
Importation des immobiliss ........................................ 81
Introduction .................................................................................................... 83
Table des matires

Lire depuis le presse-papiers ................................................................. 86
Etape 2 : Liaison des donnes Excel avec les immobiliss de Sage BOB 50
.......................................................................................................................... 87

Partie 7 -
Importation des Articles et Prix .................................... 95
Introduction .................................................................................................... 97
Etape 1: Dfinition des paramtres dimportation .................................... 99
Origine des donnes............................................................................ 100

Zone dimportation ............................................................................. 101
Paramtres .......................................................................................... 102
Etape 2: Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques

Sage BOB 50.................................................................................................. 104
Etablir les liens entre le fichier Excel et les signaltiques Sage BOB 50
106
Dfinir des critres dimportation des valeurs .................................... 112
Etape 3: Prparation de la table temporaire dimportation.................... 114

........................................................................................................................ 116
Etape 5: Ecran rcapitulatif des donnes importes ............................... 118
Modles dimportation ................................................................................ 119
Dfinition ............................................................................................. 119

Enregistrement d'un modle d'importation ....................................... 120
Utilisation dun modle dimportation ............................................... 121
Historique des importations ....................................................................... 123
Table des matires
Avant-propos
Dans le cadre des rcuprations des donnes issues de fichiers Excel,

Sage BOB 50 a dvelopp un espace de travail permettant de regrouper les
importations de donnes gres dans les tableaux dExcel. Ces donnes
pourront bien entendu tre galement importes dans les options
individuelles prvues les grer.
Ainsi, lespace de travail Sage BOB 50 Importation de donnes externes
prsente des qualits analogues tout autre espace de travail : la visualisation
des informations pertinentes, la slection de celles-ci, le regroupement des
actions et les fonctions lies.
Cet espace de travail fait naturellement lobjet dune prsentation dtaille
dans la partie intitule Introduction. Les sections suivantes seront ddies
limportation du Plan comptable, des Tiers et Personnes, des Oprations
diverses, des Immobiliss et des Articles et Prix.
Ce guide pratique a ainsi pour but de fournir des explications dtailles sur le
fonctionnement de limportation des donnes, mais galement de servir de
document ressource pour dautres guides qui solliciteraient directement ou
indirectement des prcisions sur le sujet.
Avant dentrer dans le vif du sujet, en premire partie de ce guide, nous vous
exposons les conventions typographiques utilises tout au long de ce
document.
Trs bonne lecture!
Avant-propos
Partie 1 - Gnralits
Dans cette partie introductive, nous vous

exposons les conventions typographiques
utilises tout au long de ce document.
Conventions typographiques
Conventions typographiques
Clavier
<Touche> suppose que vous enfonciez la touche du clavier mentionne entre
<>.
<Alt>+<F4> implique que vous enfonciez la touche <Alt> puis, sans la relcher,
que vous enfonciez la touche <F4>.
Lutilisation des raccourcis clavier est un moyen efficace daugmenter la
rapidit de votre travail dans Sage BOB 50. Aussi, nous les mentionnerons
autant que possible dans ce manuel.
Souris
<Clic> : Appuyez brivement sur le bouton gauche de la souris.
<Double clic> : Appuyez 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris.
<Clic droit> : Appuyez sur le bouton droit de la souris.
<Clic *> : Appuyez sur le bouton gauche de la souris et laissez-le enfonc.
Menus et chemins daccs vers les fentres de Sage BOB 50

Fichier|Ouvrir dossier suppose que, dans le menu Fichier de la barre de
menus, vous slectionniez le sous-menu Ouvrir dossier Le signe | indique le
passage un sous-menu ou une commande.
La plupart des descriptions et explications donnes ici se rapporte directement
aux fentres de Sage BOB 50. Pour une lecture efficace, nous vous conseillons
donc vivement de vous y rfrer systmatiquement. Dailleurs, pour vous y
aider, nous vous donnerons explicitement les chemins daccs vers les fentres
dcrites.
11
Partie 1 -Gnralits
Divers
Texte encoder : utilisation de caractres italiques.
Termes repris du logiciel : utilisation de caractres gras.
Les explications/descriptions dont vous ne devez tenir compte que si vous avez
acquis l'option correspondante sont indiques par limage .
Les points dattention sont mis en vidence par un point dexclamation rouge.
Les mots importants sont souligns.
Les renvois vers une autre partie de ce manuel sont indiqus en bleu et sont
souligns.
12
Les reproductions de fentres prsentes dans ce manuel le sont titre

purement indicatif et ne peuvent reprsenter aucun caractre contractuel.
Partie 2 - Introduction
Dans le cadre des rcuprations des donnes

issues de fichiers Excel, Sage BOB 50 a dvelopp
un espace de travail permettant de regrouper les
oprations dimportation. Dans un premier
temps, cette partie explique le contexte dans
lequel lespace de travail de rcupration peut
tre utilis; dans un second temps, lespace de
travail y est prsent: sa physionomie et son
fonctionnement.
13
Concept
Concept
Limportation de donnes externes se base sur lexistence de donnes dans un
ou plusieurs fichiers au format Excel, ces fichiers ayant t :
-
exports dun logiciel dont les donnes ne sont pas rcupres par la
procdure standard de rcupration de Sage BOB 50 ;
prpars manuellement.
Limportation ne concerne pas ncessairement toutes les donnes d'un dossier

importer: une partie peut tre importe par cette fonctionnalit, le reste
pouvant tre encod directement en Sage BOB 50.
Pour cette raison, un espace de travail a t mis au point, regroupant toutes
les fonctions ncessaires pour initialiser au mieux les donnes d'un nouveau
dossier. Cet espace de travail est accessible par les applications BOBSystem et
BOB 50.
BOBSystem | Outils systme | Fichier | Nouveau dossier | Importation de donnes externes

BOB 50| Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes
15
Partie 2 -Introduction
Vu que cet espace de travail ne peut fonctionner sans faire rfrence un

dossier bien prcis, il est ncessaire de renseigner le code du dossier avant
daccder lespace de travail au dpart du BOBSystem.
16
Prsentation de lespace de travail

Cet espace de travail, comme tous les espaces de travail, offre des facilits
daccessibilit: il rassemble dans un seul et mme endroit toutes les
informations et les fonctions ncessaires pour accomplir limportation des
donnes Excel.
BOBSystem | Outils systme | Fichier | Nouveau dossier | Importation de donnes externes

BOB 50| Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes
Il rassemble 2 des 4 fonctions essentielles des espaces de travail classiques:

La visualisation des informations qui donnent un aperu direct de l'tat du
dossier et de l'tat de configuration de celui-ci
La liste des fonctions lies qui donnent un accs direct toute une srie
d'oprations directement lies aux importation des donnes Excel.
17
La visualisation des informations

Le centre de la fentre donne une vue synthtique de ltat du dossier et de la
situation des actions; il est scind en trois parties: la partie de gauche
renseigne lEtat de configuration du dossier, la partie de droite, lEtat du
dossier et la partie du bas, certaines Informations sur le dossier.
Lentre dans cet espace de travail juste aprs la cration dun dossier vide
prsente un cran tel que prsent ci-dessus: lEtat de configuration du
dossier
tant non dfini.
LEtat de configuration du dossier se dcline de 2 manires diffrentes (
non dfini et
valide) et renseigne sur les donnes suivantes:
Journal de rouverture: Un journal (et un seul) de type rouverture doit
tre dfini dans la liste des journaux, celui-ci peut tre dfini par lutilisation du
bouton
Comptes de charge/produit: Les comptes de charge et produit sont dfinis

dans les options de la comptabilit, ces paramtres peuvent tre adapts par
lutilisation du bouton
gnrales;
| Options | Comptabilit | Options
Cpt(s) collectif(s) client(s)/fournisseur(s): Le(s) compte(s) collectif(s) relatif(s)

aux clients et aux fournisseurs sont dfinis dans les comptes automatiques, ces
paramtres peuvent tre adapts par lutilisation du bouton
Comptes automatiques: Les comptes automatiques sont dfinis dans

loption correspondante de la comptabilit gnrale; ces paramtres peuvent
galement tre adapts par lutilisation du bouton
Premire anne comptable: Rfrence de la premire anne fiscale ainsi

que le nombre de priodes dfinies pour celle-ci.
Dernire anne comptable: Rfrence de la dernire anne fiscale ainsi
que le nombre de priodes dfinies pour celle-ci.
LEtat du dossier renseigne sur le nombre de fiches renseignes dans les
diffrents signaltiques et le nombre de documents comptables enregistrs
dans le journal d'oprations diverses d'ouverture:
18
Comptes gnraux: Nombre de comptes gnraux et comptes titres

enregistrs dans le dossier;
Aucune importation ne pourra tre effectue tant que les comptes

gnraux nont pas t imports.
Tiers: Nombre de fiches clients, fournisseurs et prospects enregistres dans

le dossier;
Clients: Nombre de clients enregistrs dans le dossier;
Fournisseurs: Nombre de fournisseurs enregistrs dans le dossier;
Journaux: Nombre de journaux dfinis dans le dossier;
Od douverture: Nombre de documents comptables relatifs des
oprations diverses en priode douverture de la premire anne;
Immobiliss: Nombre de biens immobiliss dans le dossier;
Articles: Nombre darticles enregistrs dans le dossier;
Tarifs : Nombre de prix tarifs enregistrs dans la liste de prix.
Les Informations sur le dossier renseignent si possible sur lOrigine du dossier
et sur le type de Plan comptable utilis voire sur le modle auquel le dossier
est li.
19
Les fonctions lies

Le panneau de droite de la fentre peut tre tendu ou masqu. Il rassemble
des boutons donnant accs toutes les fonctionnalits lies de prt ou de loin
lespace de travail en fonction des modules installs dans le dossier; il nest
donc plus ncessaire de naviguer au travers du systme de menus pour
accder ces fonctions.
Les fonctions disponibles dans cet espace de travail sont tries par ordre
dimportance: il ne sera pas possible, par exemple, dimporter des
Tiers/Personnes tant quun Plan comptable na pas t pralablement
import.
La liste des fonctions lies dpendant directement des modules installs dans
le dossier, peut tre variable dun dossier lautre. Un dossier pour lequel tous
les modules ont t installs propose ainsi les fonctions lies suivantes:
: Ecran dimportation dun Plan comptable au format Excel;
Excel;
: Assistant dimportation des Tiers / Personnes au format
: Ecran dimportation dOprations diverses;
: 2 possibilits dimportation:
-
Excel;
Ecran dimportation dun fichier au format Excel;

Importation de donnes externes: provenant dun logiciel comptable
tel que Cubic for Dos, Accon ou Venice (ce deuxime point ne fait pas
l'objet d'une explication dans ce manuel);
: Assistant dimportation des Articles et des Tarifs au format
: Accde la dfinition des Comptes par dfaut telle

quaccessible au niveau de la comptabilit;
20
: Accde la liste des Journaux comptables;
: Accde la table des Tarifs;
: Accde la dfinition des paramtres (Options) des diffrents

modules ainsi qu' la dfinition des Paramtres gnraux du dossier.
21
22
Partie 3 - Importation du plan comptable
Cette partie illustre, tape par tape, la

rcupration d'un plan comptable au dpart
d'un fichier Excel. Elle sera galement
d'application pour l'importation d'un modle de
plan comptable.
23
Introduction
Introduction
Cette fonctionnalit permet dimporter aisment un plan comptable.
Limportation du plan comptable est la premire opration dimportation

effectuer dans le cadre d'une cration de dossier. Seule la prsence des
comptes gnraux dans le dossier permettra les autres importations.
La longueur des comptes gnraux dun dossier tenu en Sage BOB 50 est
fixe. Tout compte dont la longueur est infrieure la longueur dfinie la
cration du dossier est considr comme compte titre et ne pourra donc
pas tre utilis dans les encodages.
25
Partie 3 -Importation du plan comptable
Prparation des donnes importer

Seul le contenu dune seule feuille du fichier Excel sera pris en compte par
limportation. Si le fichier Excel comporte plusieurs feuilles dont les donnes
doivent faire lobjet dune importation, il est conseill de les regrouper dans
une mme feuille via un simple copier-coller.
Le transfert des donnes du fichier Excel vers le logiciel Sage BOB 50 se fait sur
base de liaisons entre les deux entits: chaque colonne du fichier Excel doit
correspondre un quivalent dans la fiche signaltique Sage BOB 50
correspondante.
26
Etape 1: Lecture du fichier Excel
BOBSystem | Outils systme | Fichier | Nouveau dossier | Importation de donnes externes |

Plan comptable
BOB 50| Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes | Plan
comptable
Lire depuis un fichier

Le bouton
permet de tlcharger le plan comptable au
dpart du fichier source Excel. Il donne accs la fentre de dialogue qui
permet de naviguer dans les diffrents rpertoires des disques et ainsi de
slectionner le fichier Excel importer.
Ds que le fichier Excel est slectionn dans la fentre de dialogue, celui-ci est
lu par lcran dimportation qui affiche, dans la partie centrale de lcran, le
contenu de ce fichier Excel.
27
Lire depuis le presse-papiers

Le bouton
permet de tlcharger le plan comptable du
fichier Excel en utilisant la fonction presse-papiers aprs avoir slectionn et
copi au pralable les donnes depuis ce fichier Excel.
Paramtres dimportation
Sage BOB 50 permet de tlcharger toutes les feuilles contenues dans le fichier
source Excel. Cependant, il nest possible dimporter quune seule feuille la
fois. Ainsi, la liste droulante Feuille permet la slection de la feuille du fichier
Excel contenant les donnes importer.
La Ligne titre permet de spcifier le numro de la ligne du fichier Excel qui
comporte les titres des diffrentes colonnes de donnes. Une fois le nombre
de lignes de titre saisies, celles-ci apparaissent en vert dans la grille de
consultation.
L'information renseigne en regard de Rcupration partir de permet de
dterminer le numro de la ligne du fichier Excel partir de laquelle les
donnes seront importes. Tout ce qui prcde, hormis la ligne de titre, sera
alors ignor. Les lignes qui ne feront pas parties des donnes importer
apparaitront sur fond gris.
28
Etape 2 : Liaison des donnes Excel avec le plan

comptable Sage BOB 50
La deuxime tape du processus consiste faire correspondre les donnes du
fichier Excel (titre des colonnes) avec les caractristiques du plan comptable de
Sage BOB 50.

Plan comptable
BOB 50| Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes | Plan
comptable
Bon savoir : Cliquer sur le titre des colonnes dans la grille de lecture des
donnes du fichier Excel permet dadapter la largeur des colonnes en fonction
de la longueur maximale des donnes quelles contiennent.
29
Correspondance des colonnes

La colonne Descr. fait rfrence la dfinition des informations du plan
comptable de Sage BOB 50.
Bon savoir : Lutilisation du Glisser-Dposer permet linitialisation des
correspondances de manire intuitive. Ces correspondances peuvent
cependant tre adaptes galement par lutilisation de la liste droulante de la
colonne Valeur.
Cette colonne Descr. contient les informations suivantes:
Compte gnral (*): Information de liaison obligatoire, ce Compte gnral
correspond au numro de compte gnral ou de compte titre. En fonction de
la longueur du compte renseign, la colonne Compte titre se mettra jour.
Libell 1(*): Information de liaison obligatoire, ce Libell 1 reprsente la
dnomination du compte.
Libell 2: Second libell du compte gnral. Celui-ci sera utilis en libell
alternatif.
Rconciliable: Dtermine le statut (Vrai / Faux) de rconciliation du compte
gnral.
Catgorie: Reprsente la catgorie du compte gnral.
Historique rsum: Statut (Vrai / Faux) qui dtermine si lhistorique du
compte gnral doit tre imprim dans son entiret (Faux) ou sous forme
dun total (Vrai).
Non imputable: Statut (Vrai / Faux) qui permet dexclure lutilisation du
compte gnral dans les encodages.
Confidentiel: Statut (Vrai / Faux) qui permet de rendre le solde du compte
gnral confidentiel pour certains utilisateurs.
Cpte amortissement: Renseigne le compte damortissement li au compte
gnral.
30
Cpte dotation: Renseigne le compte de dotation li au compte gnral.

Dot. amort./rd. Val: Renseigne le compte de dotation sur amortissements
ou rductions de valeur exceptionnel li au compte gnral.
Type cpte de bilan: Dtermine le type de compte. Les types annots de
(**) doivent recevoir la prcision des Sous-types dcrits ci-dessous. Les Type
cpte de bilan se dclinent comme suit:
-
Actif: ASSETS
Frais dtablissement immobilis (**): FXCOSTPREP
Immobilisations incorporelles (**): FXINCORP
Immobilisations corporelles (**): FXCORP
Immobilisations financires (**): FXFINANC
Passif: LIABILIT
Produit: INCOME
Ristourne accorde (produit): DISCINC
Charge: EXPENSE
Ristourne obtenue (charge): DISCEXP
Provision: PROV
Analytique (produit): COSTINC
Analytique (charge): COSTEXP
Un compte gnral pour lequel le Type cpte de bilan est en relation avec
les immobiliss doit renseigner obligatoirement un Sous type.
% priv: Renseigne le pourcentage de dpense prive.

Compte pour %priv: Dtermine le compte gnral qui sera utilis pour
l'imputation de la partie prive renseigne dans % priv.
Compte en sommeil: Statut (Vrai / Faux) qui permet la mise en sommeil du
compte gnral.
Hors escompte: Statut (Vrai / Faux) qui permet dexclure le compte gnral
de la Gestion avance de lescompte.
31
Sous-type: Dtermine le sous-type du compte gnral pour lequel le Type

cpte de bilan est relatif aux immobiliss. Les sous-types se dclinent de la
manire suivante :
Passif : LIABILIT
-
LEQUITY : Capitaux propres

LPROV: Provisions et impts
LDEBTPLUS: Dettes a plus d'un an
LDEBTLESS: Dettes a un an au plus
LADJUST: Comptes de rgularisation
Actif : ASSETS
-
ADEBTPLUS: Crances plus d'un an

ASTOCKS: Stocks et commandes en cours d'excution
ADEBTLESS: Crances un an au plus
AINVEST: Placements de trsorerie
ADISPO: Valeurs disponibles
AADJUST: Comptes de rgularisation
Frais d'tablissement immobiliss: FXCOSTPREP

-
ACQVAL: Valeur d'acquisition

SURPASSACT: Plus-values actes
WRDOWN: Amort/rd. Val. actes
Immob. incorporelles: FXINCORP

-

Immob. corporelles: FXCORP

-

Immobilisations financires: FXFINANC

-
32

WRDOWN: Amort/rd. Val. Actes
Produit : INCOME, Charge : EXPENSE, Ristourne accorde (Produit) : DISCINC,

Ristourne obtenue (Charge) : DISCEXP
-
Les valeurs disponibles ici proviennent de la table Sous-types de

compte (Comptabilit & Finance | Fichier | Tables gnrales | Soustypes de compte)
La colonne Obl prcise que la correspondance des colonnes est obligatoire

pour l'information en regard. Une donne obligatoire est identifie par le
symbole
dans la colonne.
La colonne Type permet de dterminer le type Valeur de 3 faons diffrentes :
Colonne: Relie les donnes du plan comptable de Sage BOB 50 aux
colonnes du fichier Excel. Le choix du type Colonne impose le choix de cette
colonne dans la liste droulante propose dans la colonne Valeur;
Constante: La valeur importe sera identique pour chaque compte gnral.
Cette valeur tant dfinie dans la colonne Valeur;
Auto: La valeur importe est calcule automatiquement par Sage BOB 50.
Aucune information importer dans le plan comptable naccepte ce Type

Auto.
La colonne Valeur correspond au contenu dune Colonne du tableau Excel ou

une Constante dfinie par lutilisateur.
Si le type est Auto la valeur reste une case vide.
Prcisons que lorsque le Type est Constant, la colonne Valeur permet un choix
au cas par cas. En gnral, ce choix dpend de la nature de la donne.
33
Etape 3: Importation des donnes Excel

Une fois toutes les liaisons effectues, il suffit dimporter les comptes gnraux
dans Sage BOB 50 en cliquant sur le bouton .
Sage BOB 50 ne peut importer quune seule feuille la fois. La feuille

importe sera celle dont les donnes sont visibles dans la partie centrale de
l'cran dcrite plus haut.
Avant deffectuer limportation concrte, il est possible deffectuer un Test

de cohrence des donnes
afin de vrifier si les valeurs sont en accord
avec lintitul des informations du plan comptable ou si les valeurs
obligatoires sont correctement renseignes. Quand le test cohrence est
correct le message ci-dessous saffichera, dans le cas contraire, un message
derreur apparaitra.
Le bouton
permet dAnnuler les modifications en cours et
Importation
de la dernire configuration permet de rtablir la dernire configuration
dimportation qui a t ralise.
Le bouton
Importation dune configuration de liaison permet de rcuprer
une configuration dimportation qui a t pralablement enregistre.
Le bouton
Exportation dune configuration de liaison permet denregistrer
la configuration dimportation qui vient dtre ralise.
34
Etape 4: Vrification et ajustement

Il est maintenant possible de vrifier le rsultat de limportation du plan
comptable.
Il est donc encore possible de modifier ou d'affiner la configuration des
comptes gnraux du plan comptable.
Comptabilit & Finance | Fichier | Plan comptable
35
36
Partie 4 - Importation des tiers

rcupration des tiers et personnes.
37
Introduction
Introduction
Cette fonctionnalit permet de mettre jour automatiquement et rapidement
les signaltiques des tiers et des personnes de Sage BOB 50 sur base de fichiers
Excel (par exemple en rcupration de donnes dun logiciel externe).
Celle-ci se prsente sous la forme dun assistant dexcution guidant pas pas
dans lopration dimportation de donnes.
Le processus dimportation se droule en 5 tapes, les caractristiques et
exigences de chacune tant dfinies dans un des crans de lassistant:
Etape 1: Dfinition des paramtres dimportation.
Etape 2: Etablissement des liaisons entre le fichier Excel et les signaltiques
de Sage BOB 50, traitement et adaptation des donnes importer ainsi que
dfinition des critres respecter pour limportation.
Etape 3: Gnration dun fichier temporaire partir des critres dfinis.
Etape 4: Visualisation et confirmation ou modification du fichier
temporaire.
Etape 5: Importation effective et dfinitive vers les signaltiques de
Sage BOB 50.
39
Partie 4 -Importation des tiers

Seul le contenu de la 1re feuille du fichier Excel sera pris en compte par
lassistant dimportation. Si le fichier Excel comporte plusieurs feuilles dont les
donnes doivent faire lobjet dune importation, il est conseill de les
regrouper dans la premire feuille via un simple copier-coller.
Le transfert des donnes du fichier Excel vers les signaltiques de Sage BOB 50
se fait sur base de liaisons entre les deux entits: chaque colonne du fichier
Excel doit correspondre un quivalent dans le signaltique Sage BOB 50
correspondant.
Cette liaison peut tre tablie automatiquement par lassistant dimportation
pour autant que les colonnes portent le mme titre dans le fichier Excel et
dans les signaltiques de Sage BOB 50. Si tel nest pas le cas, lutilisateur devra
relier manuellement le titre des colonnes du fichier Excel et le titre des
donnes des signaltiques de Sage BOB 50.
Dans ce second cas de figure, il peut savrer trs intressant de sauvegarder
les correspondances dfinies par lutilisateur. Lassistant dimportation permet
cet enregistrement sous le nom de Modle. Ce modle pourra alors tre
rutilis lors dune importation ultrieure de donnes.
40
Etape 1: Dfinition des paramtres dimportation

Tiers / Personnes
BOB 50 | Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes | Tiers /
Personnes
Origine des donnes
Le premier paramtre dfinir est bien videmment le nom et le chemin

daccs au fichier Excel. Ceci seffectue par la zone de saisie Fichier de
donnes. Le bouton
ouvre une fentre de dialogue qui permet de naviguer
dans les diffrents rpertoires des disques durs.
41
Ds la saisie du fichier Excel, ce dernier est lu par lassistant dimportation qui

affiche, dans la partie infrieure de lcran, les 100 premires lignes de son
contenu.
Cette visualisation du fichier Excel suit lutilisateur chaque tape de
limportation et reste donc prsente dans le bas de lcran.
Le bouton
, quant lui, permet de paramtrer immdiatement
et automatiquement limportation sur base de paramtres ventuellement
sauvegards lors dune prcdente importation.
Bon savoir : Charger un modle permet donc de sauter une, plusieurs, voire
toutes les tapes du processus dimportation et de lancer directement la
procdure.
Zone dimportation
La Ligne de titre permet de spcifier le numro de la ligne du fichier Excel qui

comporte les titres des diffrentes colonnes de donnes.
Bon savoir : Prciser une ligne de titre peut permettre dacclrer
considrablement ltablissement des liaisons entre le fichier Excel et les
signaltiques de Sage BOB 50 (cfr Etape 2).
La zone de saisie en regard de Rcupration partir de permet de renseigner
le numro de la ligne du fichier Excel partir de laquelle les donnes seront
importes. Tout ce qui prcde, hormis la ligne de titre, sera alors ignor.
42
Mode dimportation
Cette zone dcide de lutilisation qui sera faite des donnes importes.
Si Mise jour des enregistrements existants est coch, les tiers et personnes
existants seront mis jour sur base des donnes importes. La case noncoche signifiera quaucune donne importe ne mettra jour les
enregistrements existants des signaltiques.
Si Ajout des nouveaux enregistrements est coch, limportation ajoutera les
lignes du fichier Excel dans les signaltiques Sage BOB 50 correspondants.
Ainsi, un nouveau tiers ou une nouvelle personne pourront tre ajouts dans
les signaltiques de Sage BOB 50. Dans le cas contraire, si la case nest pas
coche, aucune importation causant lajout de lignes dans les signaltiques ne
sera effectue.
Les cases cocher Crer les tiers en tant que Client / Fournisseur permettent
daffiner linterprtation des donnes source. Ces paramtres dtermineront
donc les statuts client et/ou fournisseur lajout de tiers ou modifieront ces
mmes statuts pour les tiers existants dans les signaltiques de Sage BOB 50.
Bon savoir : Si ces cases ne sont pas coches, la mise jour des
signaltiques de Sage BOB 50 seffectuera sur la base des statuts dfinis dans
le fichier Excel.
Il existe donc un ordre de priorit entre les cases cocher et le contenu des
donnes du fichier Excel: les valeurs renseignes dans les cases cocher sont
prioritaires par rapport celles du fichier Excel.
Lactivation simultane des cases cocher Mise jour des enregistrements
existants et Crer les tiers en tant que Client/Fournisseur a un impact
uniquement sur le statut client/fournisseur des signaltiques de Sage BOB 50.
Lactivation simultane des cases cocher Ajout des nouveaux
enregistrements et Crer les tiers en tant que Client/Fournisseur a un impact
sur le statut client/fournisseur et initialise certaines donnes avec des valeurs
par dfaut dans les signaltiques de Sage BOB 50.
43
Etape 2 Liaison des donnes du fichier Excel avec les

signaltiques Sage BOB 50
Cette deuxime tape du processus dimportation consiste en:
La cration de liens entre les Donnes source (titre des colonnes) du fichier
Excel et les donnes des signaltiques de Sage BOB 50;
Lventuelle slection de Traitements appliquer aux donnes du fichier
Excel lors de limportation (mettre en majuscule, tronquer des valeurs, );
La dfinition de critres de Validit respecter: les valeurs du fichier Excel
seront soumises ces critres et seuls ceux y rpondant positivement feront
lobjet dune importation dans Sage BOB 50.

Tiers / Personnes
Personnes
44
Etape 2 Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques Sage BOB 50
Lcran relatif la deuxime tape se prsente comme suit:

La partie infrieure de lcran, comme ltape 1, affiche le contenu des 100
premires lignes du fichier Excel. Le surlignage bleu correspond la donne
dsigne par le curseur dans la partie suprieure gauche.
La partie suprieure, consacre au paramtrage des oprations dcrites cidessus se compose comme suit:
La partie gauche reprend les Champs des signaltiques de Sage BOB 50
correspondants aux titres des Colonnes du fichier Excel. Cette liste reprend
donc les donnes dont les valeurs seront mises jour ou compltes par
dautres lors de limportation. Le nom de la Table laquelle les diffrents
donnes se rapportent se trouve en regard de ceux-ci. Finalement, la colonne
Type fait rfrence au type de la valeur qui sera importe dans les
signaltiques de Sage BOB 50. Ce type, dfini par lutilisateur, est expliqu ciaprs: Etablir les liens entre le fichier Excel et les signaltiques Sage BOB 50.
La partie droite est compose de 3 onglets: chacun dentre eux est associ
une opration prcise:
Longlet Donne source tablit le lien entre les informations prsentes dans
la partie gauche et les donnes du fichier Excel.
Longlet Traitements opre une transformation des donnes source lors de
limportation.
Longlet Validit applique aux donnes sources un test de validit au terme
duquel les donnes seront soit importes, soit rejetes.
Les pages suivantes expliquent de manire chronologique les oprations
effectuer dans cet cran.
45
Etablir les liens entre le fichier

Excel et les
Les liens entre le fichier Excel et les signaltiques de Sage BOB 50 peuvent tre
gnrs automatiquement ou manuellement.
Liaison automatique
Bon savoir : Pour que les liens stablissent de manire automatique, il faut
absolument que les noms des donnes (titre de colonnes) du fichier Excel et du
signaltique Sage BOB 50 concern soient identiques. Ceci implique, bien
entendu, quune ligne de titre ait t dfinie dans le fichier xls ltape
prcdente.
Lutilisation du bouton
effectuera cette liaison automatiquement: la
liste des donnes des signaltiques de Sage BOB 50 correspondant aux titres
des colonnes du fichier Excel, apparat alors dans la grille Champs complter.
Longlet Donne source reprend galement ce titre de colonne.
46
Liaison manuelle
Si les noms des donnes ne correspondent pas entre le fichier Excel et les
signaltiques de Sage BOB 50, lutilisateur doit tablir lui-mme les
correspondances. Il doit donc slectionner la liste des donnes de Sage BOB 50
dans lesquels les valeurs importer devront tre ajoutes et associer chacun
la donne correspondant dans le fichier Excel.
Donnes complter
Les donnes apparaissant en rouge avant que toute liaison ait t ralise par
lutilisateur entre le fichier Excel et les signaltiques de Sage BOB 50 sont les
donnes de Sage BOB 50 qui doivent imprativement tre prsentes dans la
liste. Limportation sassure ainsi de la validit de limportation (limportation
sera refuse tant que ces donnes nauront pas t associes une donne du
fichier Excel).
Lassociation seffectue par lutilisation du bouton dajout . Ce bouton ouvre
une fentre de dialogue qui permet de choisir tous les donnes Sage BOB 50
dont limportation pourrait avoir besoin et qui recevront les valeurs du fichier
Excel.
Les donnes slectionnes sont choisies dans la partie droite de la fentre et

transfres dans la partie gauche par lutilisation de la flche
ou en cliquant
sur la donne de la liste de droite et la glissant dans la liste de gauche.
47
Les cinq onglets correspondant aux cinq tables de Sage BOB 50 qui recevront
les donnes importes sont les suivantes:
Longlet Tiers correspond la table COMPAN et propose certains des champs
relatifs aux socits tierces (clients, fournisseurs et prospects). Cet onglet
reprend les champs relatifs au code rfrence de la socit (CID), son statut
client/fournisseur ou prospect (CSUPPTYPE, CCUSTYPE), ladresse de la
socit tierce (CADDRESS1),
Longlet Dtail correspond la table COMPDE et propose certains autres
champs relatifs aux socits tierces (Clients/fournisseurs et prospects)
contenus dans cette table. C'est dire les champs relatifs certaines
informations particulires relatives la gestion commerciale ou au module
bancaire telles que la catgorie de remise associe au tiers (CDISCOUNTCAT)
ladresse de livraison de ce dernier (CSECONDID),
Longlet Service correspond la table COMPSV et propose les champs qui
contiennent les informations tierces utiles pour lutilisation de BOB-presta. Sy
retrouvent donc les champs relatifs au profil tarifaire du client (RATEID) ainsi
qu son profil gnral (PROFID), la distance de dplacement par dfaut
effectuer pour se rendre chez lui (TRIPKM),
Longlet Personne correspond la table PERS et propose tous les champs
contenus dans cette table tels les champs relatifs au nom de la personne de
contact (PNAME), son prnom (PFIRSTNAME), son numro de
portable(PGSM), son titre dans lentreprise tierce (PTITLE),
Longlet Adr. livraison correspond la table CODEAD et propose les champs
relatifs aux adresses de livraison multiples tels que le code de ladresse de
livraison (DELIVADRID), ladresse de livraison prioritaire client (PRIORCUS),
Bon savoir : La table PERS et la table COMPAN prsentent toutes deux un
champ CID. Ce champ correspond la rfrence du tiers. Lorsque lutilisateur
lie manuellement le champ du fichier relatif cette rfrence, il doit
TOUJOURS choisir le champ CID de la table COMPAN. Le logiciel se charge
ensuite de dupliquer cette rfrence dans la table PERS. Linverse nest pas
vrai.
Une fois les champs slectionns, il ne reste plus qu valider le choix en
cliquant sur le bouton
.
48
Onglet Donne source

Cette opration consiste relier les donnes Sage BOB 50 slectionnes aux
donnes du fichier Excel. Positionn sur une ligne de la grille Champs
complter, il est alors ncessaire de slectionner le titre de la Colonne dans la
liste droulante de longlet. Cette liste est automatiquement remplie par
lassistant dimportation sur base des titres des colonnes du fichier Excel.
Bon savoir : La mme colonne du fichier Excel peut tre associe 2
Champs diffrents des signaltiques de Sage BOB 50. Ainsi, par exemple, la
Colonne Rfrence tiers peut tre associe aux Champs Rfrence tiers et
Nom 2 du tiers.
Les saisies relatives aux Valeur nulle et Par dfaut ne peuvent tre remplies
lune sans lautre: elles permettent, en effet, de remplacer une valeur du
fichier Excel (Valeur nulle) par une autre (Par dfaut) lors de limportation
dans les signaltiques Sage BOB 50. Par exemple, remplacer la langue dont la
valeur vaut 0 (Valeur nulle : 0) par la valeur F (Par dfaut: F): limportation
attribuera alors la langue F pour tous les tiers dont la langue est 0 dans le
fichier Excel.
Bon savoir : Ces 2 zones de saisie sont grises si Sage BOB 50 juge cette
opration impossible en raison de restrictions lies au programme.
49
Le bouton
permet dtendre la slection des valeurs en proposant
Valeur constante et Valeur gnre automatiquement par le systme en
supplment Valeur dune cellule.
Le choix Valeur constante permet dattribuer la valeur dfinie en regard du
paramtre Constante tous les tiers pour le champ slectionn.

Tiers / Personnes
Personnes
Dans lexemple ci-dessus, la langue des tiers sera toujours F quelle que soit
la valeur renseigne dans le fichier Excel.
Le bouton radio Valeur gnre automatiquement par le systme permet de
dfinir une valeur calcule suivant les critres dfinis dans la zone paramtre
tous les tiers pour le champ slectionn.
La valeur ainsi gnre automatiquement se compose dune Racine fixe qui se
compose de caractres alphanumriques et dfinit la 1re partie de la valeur
et dun Suffixe automatique pour lequel il convient de dfinir :
50
La Longueur: cette longueur fait rfrence la longueur totale de la valeur,

racine fixe non comprise;
La Valeur de dpart: celle-ci dtermine la seconde partie de la valeur,
directement accole la Racine fixe;
LIncrment: le nombre par lequel la valeur suivante sera augmente.

Tiers / Personnes
Personnes
Dans lexemple ci-dessus, la rfrence du tiers se composera de B50_0001

pour le 1er tiers, B50_0002 pour le 2me, B50_0003 pour le 3me,
Bon savoir : Cette fonction ne sapplique qu limportation de nouveaux
tiers. Si le tiers existe dj dans les signaltiques de Sage BOB 50, il va de soi
que sa rfrence restera inchange.
51
Effectuer des modifications sur les donnes importer

Longlet Traitements permet dapporter automatiquement des modifications
aux donnes du fichier Excel lors de leur importation dans les signaltiques de
Sage BOB 50.
Bon savoir : Les critres du traitement appliquer sont dfinissables champ
par champ.
Cet onglet propose donc des oprations optionnelles: il nest nullement
obligatoire den remplir les champs.
Les traitements applicables sont les suivants:
Mettre en majuscule: Les caractres minuscules de la donne du fichier
Excel seront transforms en majuscules dans les signaltiques de Sage BOB 50.
Mettre en minuscule: Les caractres majuscules de la donne du fichier
Excel seront transforms en minuscules dans les signaltiques de Sage BOB 50.
Tronquer aprs: La longueur du champ aprs limportation en Sage BOB 50
est redfinie ce niveau. Les caractres dpassant cette longueur de champ
seront donc supprims.
Remplacements: Le remplacement dune partie de la valeur (A remplacer)
par dautres caractres (remplacer par). Ainsi, par exemple, les b et/ou
B (suivant la Casse) dun champ peuvent tre remplacs par des m , les
01 par des 02 etc. Le remplacement peut sappliquer lensemble des
valeurs dun champ ou la 1re occurrence de la partie remplaable (Slt le
1er).
Les boutons
,
et
permettent respectivement dajouter une rgle de
Remplacements, de supprimer une rgle cre et de modifier les
caractristique dune rgle de remplacement existante.
Bon savoir : Cet onglet Traitements nest disponible que si le champ
Sage BOB 50 est li un champ du fichier Excel; il ne sera donc pas disponible
pour les champs qui seront rempli de manire Automatique ou par une
Constante.
52
Il est impossible dappliquer un traitement aux donnes du champ CID

(rfrence du tiers) de la table COMPAN.

Tiers / Personnes
Personnes
53
Dfinir des critres dimportation des valeurs

Longlet Validit sert dfinir des critres de validation remplir par la valeur
source pour que celle-ci soit accepte dans le processus dimportation.
Il sagit ici dune opration facultative: elle permet simplement daffiner le
paramtrage de limportation.
Bon savoir : Ce paramtrage vient en supplment des conditions
restrictives de base appliques de manire interne par Sage BOB 50 : en effet,
le maintien de la cohrence des tables et index implique que certains champs,
tel le champ de rfrence du tiers, respectent un certain nombre de conditions
dacceptation. Ainsi, toute rfrence tiers qui nest pas en majuscule ou qui est
vide sera rejete par lassistant dimportation, sans pour autant que
lutilisateur ait d dfinir ces restrictions dimportation. Ces mmes
vrifications sont galement effectues pour certains champs de la table des
personnes: Rfrence du tiers (PCID) et le nom de la personne de contact
(PNAME).
Ainsi, il est possible que longlet ne soit pas modifiable; ce qui est le cas de la
rfrence du tiers.

Tiers / Personnes
Personnes
54
Les Critres dacceptation pour les valeurs dun champ sont dfinis dans la
partie infrieure de longlet Validit et sont respectivement:
Champ obligatoirement rempli: Pour tre accepte la valeur reprendre
dans le champ ne pourra tre nulle; la cellule ne peut donc pas tre vide.
Type de caractres: Seules les valeurs comportant des caractres
Uniquement alphabtique ou Uniquement numrique seront acceptes.
Sensibilit la casse: Seules les valeurs dfinies en Uniquement minuscule
ou en Uniquement majuscule seront acceptes
Longueur maximale: Permet de rejeter les valeurs dont la longueur serait
plus longue que celle dfinie ce niveau.
Une fois les critres dacceptation des donnes dfinis, il sagit de choisir ce
quil convient de faire lorsque quune valeur ne remplit pas ces critres :
Rejet de la valeur non valide et attribution de la valeur par dfaut: La valeur
dfectueuse peut tre remplace par la valeur Par dfaut dfinie dans longlet
Donne source du mme cran. Cette option permet donc de ne pas devoir
rejeter lentiret dun enregistrement cause dune de ses valeurs.
Rejet de la ligne entire si la valeur nest pas valide: La ligne entire est
rejete si les conditions ne sont pas respectes.
55
Etape 3: Prparation de la table temporaire dimportation

Cette troisime tape est entirement gre par lassistant dimportation et ne
demande donc aucune intervention de la part de lutilisateur.

Tiers / Personnes
Personnes
La prparation de la table de confirmation, table temporaire contenant les

donnes importer dans Sage BOB 50, se droule en trois tapes:
La prparation du fichier Excel
Le fichier Excel est transform en table temporaire dont la structure reflte les
liaisons tablies prcdemment aprs un contrle de validit des liaisons.
La prparation des valeurs constantes et automatiques et des valeurs issues
de la signaltique Tiers.
56
La table temporaire cre est parcourue par Sage BOB 50 qui impute les
constantes et les valeurs spciales (valeur dun champ de la signaltique des
tiers, valeurs automatiquement gnres) aux champs devant recevoir de
telles valeurs.
La vrification de validit
Le logiciel passe en revue les valeurs de la table temporaire et vrifie le respect
des critres de validit. Il supprime ou remplace alors par des valeurs par
dfaut les valeurs ne rpondant pas aux critres.
57
Etape 4: Confirmation et enregistrement dfinitif des

donnes importer
Cette tape permet de visualiser lensemble des donnes qui seront importes
dans les signaltiques de Sage BOB 50 en fonction des critres pralablement
dfinis.
Un tableau rcapitulatif affiche les donnes telles quelles apparatront dans
les signaltiques de Sage BOB 50: valeurs automatiquement gnres et autres
modifications sont donc visibles.

Tiers / Personnes
Personnes
Cette table temporaire gnre automatiquement peut tre adapte

directement dans le tableau. Lutilisation du bouton
sert dinterrupteur et
permet donc de rendre le tableau modifiable et denregistrer les modifications
effectues.
58
Les critres de validit dfinis plus tt ne seront pas dapplication lors des
adaptations manuelles effectues lors de cette tape. De plus, toute
modification effectue cette tape sera irrversible; un message
davertissement demande donc une confirmation avant de poursuivre.
Une fois le tableau rendu modifiable, le bouton

est activ. Celui-ci permet
la suppression dfinitive de lignes importer. Cette suppression sera effective
directement aprs une confirmation deffacement.
A ce stade, il est encore possible de revenir aux tapes antrieures et de

modifier les paramtres pralablement encods. Le retour cette tape 4
pourra gnrer une nouvelle table temporaire ou garder la table temporaire
modifie. Un message explicite permettra ce choix:
Une fois les ventuelles et ultimes modifications effectues, lutilisation du

bouton
enverra dfinitivement les donnes dans les signaltiques de
Sage BOB 50.
59
Etape 5 : Ecran rcapitulatif des donnes importes

Tiers / Personnes
Personnes
Cette dernire tape rcapitule donc le Nombre de tiers ajouts, le Nombre

de tiers modifis, le Nombre de personnes ajoutes et finalement le Nombre
de personnes modifies.
Bon savoir : Les tiers ajouts par cet assistant dimportation ont t cres
avec les mmes valeurs par dfaut que les tiers crs de manire
conventionnelle partir dune fiche signaltique tiers.
60
Modles dimportation
Modles dimportation
Dfinition
Lorsque les importations de donnes sont frquentes ou quand elles
requirent un long et complexe paramtrage, il est utile de pouvoir
sauvegarder des Modles de prcdentes importations.
Ces Modles permettent de sauvegarder les paramtres de limportation, tant
au niveau des champs initialiser dans Sage BOB 50, que des critres de
validit des valeurs.
Les Modles permettent donc dappliquer nouveau des paramtres prtablis de nouveau fichiers Excel.
Enregistrer un Modle est galement intressant lorsque, pour une raison
quelconque, il a t ncessaire de sortir de lapplication Sage BOB 50. Revenir
sur la tche dimportation se fait alors sans difficult vu que les paramtres
dj encods ont t sauvegards.
61
Enregistrement d'un modle d'importation

Un enregistrement des paramtres dimportation peut tre opr tout
moment dans lassistant. Chaque tape de ce dernier possde effectivement le
bouton
permettant lenregistrement des paramtres dj dfinis
ce stade.
Lactivation de ce bouton fait apparatre un cran demandant le Titre du
modle ainsi quune ventuelle Description.
Un seul modle peut tre enregistr par importation de fichier Excel. Le

Modle sauvegard est rappel dans lcran rcapitulatif de lassistant.

Tiers / Personnes
Personnes
62
Modles dimportation
Utilisation dun modle dimportation

Lutilisation dun modle dimportation se fait par lutilisation du bouton
la premire tape de lassistant dimportation juste aprs
avoir slectionn le Fichier de donnes.
Ce bouton ouvre une fentre de dialogue permettant de slectionner le
modle dimportation appliquer aux paramtres du fichier Excel choisi.
Il faut bien entendu avoir dj effectu une importation et avoir enregistr

les paramtres sous forme de modle.

Tiers / Personnes
Personnes
Une fois le modle charg, son numro et son nom apparaissent ct du

bouton de chargement.
Lassistant dimportation rcupre alors les paramtres dfinis dans le modle

et les rpartit dans les diffrentes tapes.
63
Bon savoir : Il est bien entendu possible de modifier nouveau ces

paramtres, voire denregistrer les nouvelles modifications sous forme dun
autre modle.
Les modles et leurs principales caractristiques dimportation peuvent tre
visualiss via le bouton
.
Cet cran prsente lensemble des modles enregistrs, fiche par fiche, la
barre de navigation permettant le dplacement dans ceux-ci.
64
A la diffrence des tables standard de Sage BOB 50, les informations

affiches ici ne sont pas modifiables.
Historique des importations

Un historique des importations peut tre consult directement dans
lassistant. Il est accessible en pressant le bouton
prsent dans le bas
de lcran de la 1re tape.
Chaque ligne reprsente une importation effectue et rappelle pour chacune

sa date dimportation (Le), le numro dordre attribu (N), lutilisateur ayant
effectu limportation (par), le nombre de tiers ajouts (Tiers Ajout), le
nombre de tiers modifis (Tiers Maj), le nombre de personnes ajoutes (Pers
Ajout), le nombre de personnes modifies (Pers Maj), la cration dun modle
(Modle), le numro du modle ventuellement utilis (N modle) et
finalement le nom du modle cr
65
66
Partie 5 - Importation des oprations diverses

rcupration des oprations diverses: de la
Lecture du fichier Excel
67
Introduction
Introduction
Cette fonctionnalit permet dimporter aisment des oprations diverses en
vue dinitialiser la comptabilit.
Pour une meilleure visibilit des oprations douverture, ces oprations
diverses peuvent tre importes en 2 fois :
Limportation des oprations diverses relatives aux comptes gnraux
permettra dinitialiser la comptabilit;
Les comptes collectifs ne pouvant pas tre renseigns dans cette opration
diverse d'initialisation, il convient de renseigner le solde de ces comptes
collectifs sur des comptes d'attente. Ceux-ci seront contrebalancs dans
l'opration diverse suivante ddie aux critures ouvertes des tiers.
Limportation des postes ouverts tiers permettra linitialisation des encours.
69
Partie 5 -Importation des oprations diverses

La premire opration de cette importation consiste en la Slection dun code
Journal doprations diverses dans lequel les donnes seront importes ainsi
quune Priode dencodage.
Une fois cette slection effectue, lcran dimportation souvre et le travail du

paramtrage et de la mise en correspondance des donnes peut commencer.
doivent faire lobjet dune importation, il est conseill de les regrouper dans la
mme feuille via un simple copier-coller.
se fait sur base de liaisons entre les deux entits : chaque colonne du fichier
Excel doit correspondre un quivalent dans la signaltique Sage BOB 50
correspondante.
70

Oprations diverses
BOB 50 | Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes |
Oprations diverses

Le bouton
permet de tlcharger des oprations diverses
au dpart dun fichier Excel. Il donne accs la fentre de dialogue qui permet
de naviguer dans les diffrents rpertoires des disques et de slectionner le
fichier Excel importer.
contenu du fichier Excel.
71
Lire depuis le presse-papier

Le bouton
permet de tlcharger les oprations diverses
dExcel en utilisant la fonction presse-papiers aprs avoir slectionn et copi
au pralable les donnes depuis le fichier Excel.
Excel. Cependant, il nest possible dimporter quune seule feuille la fois.
Ainsi, la liste droulante Feuille permet la slection de la feuille contenant les
donnes importer.
Le paramtrage effectu pour une feuille reste valable pour toutes les autres.
de lignes de titre saisies, celles-ci apparaissent sur fond vert dans la grille de
consultation.
le numro de la ligne du fichier Excel partir duquel les donnes seront
importes. Tout ce qui prcde, hormis la ligne de titre, sera alors ignor. Les
lignes qui ne feront pas parties des donnes importer apparaitront sur fond
gris.
72
Etape 2: Liaison des donnes Excel avec l'encodage de Sage BOB 50
Etape 2: Liaison des donnes Excel avec l'encodage de

Sage BOB 50
La deuxime tape du processus consiste faire correspondre les donnes
source (titre des colonnes) du fichier Excel (xls) avec les champs des
signaltiques de Sage BOB 50.

Oprations diverses
Oprations diverses
donnes source permet dadapter la largeur des colonnes en fonction de la
longueur maximale des donnes quelles contiennent.
73
La colonne Descr. fait rfrence la dfinition du champ de la signaltique de

Sage BOB 50.
colonne Valeur.
Cette colonne Descr. contient les donnes suivantes :
Num. Doc. : Correspond au numro de document de lopration diverse
importe.
Date : Dtermine la date dimputation de lcriture. Le format de cette date
est directement li au format dfini dans les paramtres rgionaux de
Windows.
Type de compte (*) : Champ de liaison obligatoire, le Type de compte
dtermine la rfrence du compte qui suit (compte gnral : 1 ou G, client : 2
ou C ou fournisseur : 3 ou F).
Compte (*) : Champ de liaison obligatoire, ce compte reprend la rfrence
dun compte gnral, dun client ou dun fournisseur en fonction du Type de
compte dfini prcdemment.
Dbit : Montant qui sera imput au dbit du compte.
Crdit : Montant qui sera imput au crdit du compte.
74
Remarque : Remarque ventuelle importer pour commenter lopration.

pour le champ en regard. Un champ obligatoire est identifi par le symbole
dans cette colonne.
Colonne : Relie les champs des signaltiques de Sage BOB 50 aux colonnes
du fichier Excel. Le choix du type Colonne impose le choix de cette colonne
dans la liste droulante propose dans la colonne Valeur ;
Constante : La valeur importe sera identique pour chaque imputation.
Cette valeur tant dfinie dans la colonne Valeur ;
Auto : La valeur importe est calcule automatiquement par Sage BOB 50.
Ces valeurs automatiques sont permises pour
-
Num. Doc. : Prochain numro de document propos par lencodage.

Date : Date propose par lencodage.
Type de compte : G de manire automatique.

Prcisons que lorsque le Type est Constante, la colonne Valeur permet un

choix au cas par cas. En gnral, ce choix dpend de la nature du champ.
75
Dfinition des montants

Les montants importer par lopration diverse peuvent ltre de 3 manires
diffrentes. En fonction de la dfinition choisie, la grille de Correspondance
des colonnes sera adapte. Le choix parmi ces dfinitions sera dtermin par
le contenu du fichier Excel importer.
Les 3 types dimportation des montants sont les suivants :
Une colonne sens et une colonne montant

Oprations diverses
Oprations diverses
Le fichier Excel comportant le montant dfini par un sens Dbit / Crdit, il est
ncessaire de slectionner cette dfinition. Dans ce cas, la colonne Sens doit
absolument tre renseigne. Sage BOB 50 soccupera donc de la traduction de
ces montants dans les formats dtermins par lencodage.
76
Montants dbit et crdit dans deux colonnes distinctes

Oprations diverses
Oprations diverses
Le fichier Excel comportant les montants dbit et crdit, , il est ncessaire de

slectionner cette dfinition. Sage BOB 50 soccupera donc de la traduction de
ces montants dans les formats dtermins par lencodage.
77
Montants dbit et crdit dans la mme colonne

Oprations diverses
Oprations diverses
Le fichier Excel comportant le montant sign dans une seule colonne, il est
ncessaire de slectionner cette dfinition. Il est encore possible de peaufiner
la dfinition en dterminant si les montants ngatifs correspondent au dbit
ou au crdit et inversement.
Sage BOB 50 soccupera donc de la traduction de ces montants dans les
formats dtermins par lencodage.
78

Une fois toutes les liaisons effectues, il suffit dimporter lopration diverse
dans Sage BOB 50 en cliquant sur le bouton . Aprs cette opration,
Sage BOB 50 a rempli le fichier temporaire dencodage. Il ne restera plus qu
valider cette criture aprs une dernire vrification.
Sage BOB 50 ne peut importer quune seule feuille la fois. La feuille

importe sera celle dont les donnes sont visibles dans la grille centrale
dcrite plus haut.
Avant deffectuer limportation concrte, il est possible deffectuer un Test de

cohrence des donnes
afin de vrifier si les valeurs sont en accord avec
lintitul des champs ou si les valeurs obligatoires sont correctement
renseignes. Si le test cohrence est correct le message ci-dessous saffichera,
dans le cas contraire, un message derreur apparaitra.
Le bouton
Importation
Le bouton
un modle dimportation qui a t pralablement enregistr.
Le bouton
le modle dimportation qui vient dtre ralis.
79

Il est maintenant possible de vrifier le rsultat de limportation de lopration
diverse ; pour cela, il faut se rendre dans le module Comptabilit & Finance et,
via lespace de travail Gestion des encodages, effectuer un double clic sur le
journal doprations diverses contenant limportation.
Il encore possible de modifier le contenu de lopration diverse avant de
procder sa validation dfinitive.

Oprations diverses
Oprations diverses
80
Partie 6 - Importation des immobiliss

rcupration des immobiliss.
81
Introduction
Introduction
Cette fonctionnalit permet dimporter des fichiers dimmobiliss via
LImportation depuis Excel et lImportation de donnes externes.
Limportation de donnes issues dExcel est relativement simple et se prsente
en 4 tapes.
Etape 2: Liaison des donnes Excel avec les immobiliss de Sage BOB 50
83
Partie 6 -Importation des immobiliss

doivent faire lobjet dune importation, il est conseill de les regrouper dans
une mme feuille via un simple copier-coller.
se fait sur base de liaisons entre les deux entits: chaque colonne du fichier
correspondante.
Le tableau damortissement contenu dans un fichier Excel doit respecter la
structure des tableaux damortissement de Sage BOB 50. Si le format des
donnes Excel nest pas le mme que Sage BOB 50, un message derreur
apparatra lors de limportation des donnes.
84

Immobiliss
Immobiliss

Le bouton
permet de tlcharger le tableau des
immobiliss au dpart du fichier Excel. Il donne accs la fentre de dialogue
qui permet de naviguer dans les diffrents rpertoires des disques et de
slectionner le fichier Excel importer.
contenu du fichier Excel.
85
Lire depuis le presse-papiers

Le bouton
permet de tlcharger le tableau des
immobiliss au dpart du fichier Excel en utilisant la fonction presse-papiers
aprs avoir slectionn et copi au pralable les donnes depuis le fichier
Excel.
Excel. Cependant, il n'est possible d'importer qu'une seule feuille la fois.
Ainsi, la liste droulante Feuille permet la slection de la feuille contenant les
donnes importer.
Le paramtrage effectu pour une feuille reste valable pour toutes les autres.
de lignes de titre saisi, celles-ci apparaissent en vert dans la grille de
consultation.
le numro de la ligne du fichier Excel partir duquel les donnes seront
importes. Tout ce qui prcde, hormis la ligne de titre, sera alors ignor. Les
lignes qui ne feront pas parties des donnes importer apparaitront sur fond
gris.
86
Etape 2 : Liaison des donnes Excel avec les immobiliss

de Sage BOB 50
La deuxime tape du processus consiste faire correspondre les donnes
source (titre des colonnes) du fichier Excel avec les champs de Sage BOB 50.

Immobiliss
Immobiliss
donnes source permet dadapter la largeur des colonnes en fonction de la
longueur maximale des donnes quelles contiennent.
87

La colonne Descr. fait rfrence la dfinition du champ de Sage BOB 50.
colonne Valeur.
Cette colonne Descr. contient les donnes suivantes:
Rf. immobilis (*): Ce champ obligatoire reprsente la rfrence du bien
immobilis.
Libell 1 (*): Ce champ obligatoire renseigne le libell du bien immobilis.
Compte d'immobilis (*): Ce champ obligatoire renseigne le compte
gnral d'immobilis.
Compte d'amortissem. (*): Ce champ obligatoire renseigne le compte
gnral d'amortissement.
Compte de dotation (*): Ce champ obligatoire renseigne le compte gnral
de dotation.
Cpt. dot. amort. exc (*): Ce champ obligatoire renseigne le compte gnral
de dotation exceptionnel.
Amortissable (*): Ce statut (Vrai / Faux) obligatoire dtermine si le bien est
amortissable ou non.
Mthode d'amortiss. (*): Ce champ obligatoire renseigne la mthode
d'amortissement utilis pour le bien. Les mthodes se dclinent comme suit:
-
88
L: Linaire
D: Dgressif
A: Acclr
P: Personnalis
Taux (*): Ce champ obligatoire renseigne le taux d'amortissement appliqu

sur le bien.
Prix d'acquisition (*): Ce champ obligatoire renseigne la valeur d'acquisition
du bien.
Date d'acquisition (*): Ce champ obligatoire renseigne la date d'acquisition
du bien.
Mnt am. lors encodag (*): Ce champ obligatoire renseigne le montant total
dj amorti pour le bien.
Mnt ext. encodage (*): Ce champ obligatoire renseigne le montant
extourn pour le bien.
pour le champ en regard. Un champ obligatoire est identifi par le symbole
dans la colonne.
Colonne: Relie les champs des signaltiques de Sage BOB 50 aux colonnes
du fichier Excel. Le choix du type Colonne impose le choix de cette colonne
dans la liste droulante propose dans la colonne Valeur ;
Constante: La valeur importe sera identique pour chaque bien immobilis.
Cette valeur tant dfinie dans la colonne Valeur. Pour l'utilisation du type
Constante, Sage BOB 50 propose autant que possible une liste de choix. Ainsi,
pour les comptes gnraux, il propose la liste du plan comptable.
89

Immobiliss
Immobiliss
Auto: La valeur importe est calcule automatiquement par Sage BOB 50.
-
90
Compte d'amortissement, Compte de dotation, Compte de dotation

except: Si un compte de cette liste est dfini en Auto, les deux autres
comptes doivent ltre galement. Ceci implique alors lutilisation du
Paramtrage du plan comptable onglet Rubrique comptes par
dfaut disponible dans le module Immobiliss.
Immobiliss | Utilitaires | Paramtrage du plan comptable
Date acquisition: Si le type Auto est dfini pour ce champ, celui-ci sera
initialis par la premire priode de lanne comptable dans laquelle
limportation a lieu.

91

Une fois toutes les liaisons effectues, il suffit dimporter le tableau des
immobiliss dans Sage BOB 50 en cliquant sur le bouton .
Sage BOB 50 ne peut importer quune seule feuille la fois. La feuille importe
sera celle dont les donnes sont visibles dans la grille centrale dcrite plus
haut.
Avant deffectuer limportation concrte, il est possible deffectuer un Test

de cohrence des donnes
afin de vrifier si les valeurs sont en accord
avec lintitul des champs ou si les valeurs obligatoires sont correctement
renseignes. Si le test cohrence est correct le message ci-dessous
saffichera, dans le cas contraire, un message derreur apparaitra.
Le bouton
Importation
Le bouton
une configuration dimportation qui a t pralablement enregistr.
Le bouton
la configuration dimportation qui vient dtre ralis.
92

Il est maintenant possible de vrifier le rsultat de limportation du tableau des
immobiliss ; pour cela, se rendre dans le programme BOB 50, onglet
Immobiliss, option Fichier | Immobiliss |Mode liste ou fiche.
Immobiliss | Fichier | Immobiliss (Mode fiche)
Les fiches des immobiliss qui viennent dtre importes doivent avoir t
cres. Il est important ce stade de vrifier que les fiches sont bien correctes.
Priode de dbut damort. correspond en fait la priode dimportation

des immobiliss et non la date de dbut des amortissements.
93
94
Partie 7 - Importation des Articles et Prix

rcupration des articles et prix.
95
Introduction
Introduction
Cette fonctionnalit permet de mettre jour automatiquement et rapidement
les signaltiques articles et tarifs de Sage BOB 50 sur base de fichiers Excel (par
exemple en rcupration de donnes dun logiciel externe ou articles et tarifs
reus dun des fournisseurs).
Celle-ci se prsente sous la forme dun assistant dexcution guidant pas pas
dans lopration dimportation de donnes.
Le processus dimportation se droule en 5 tapes, les caractristiques et
exigences de chacune tant dfinies dans un des crans de lassistant :
Etape 2: Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques de
Sage BOB 50: Etablissement des liaisons entre le fichier Excel et les
signaltiques de Sage BOB 50, traitement et adaptation des donnes
importer ainsi que dfinition des critres respecter pour limportation.
Etape 3: Prparation de la table temporaire d'importation: Gnration dun
fichier temporaire partir des critres dfinis.
Etape 4: Confirmation et enregistrement dfinitif des donnes importer:
Visualisation et confirmation ou modification du fichier temporaire.
Etape 5: Importation des oprations diverses: Importation effective et
dfinitive vers les signaltiques de Sage BOB 50.
97
Partie 7 -Importation des Articles et Prix

Seul le contenu de fichiers Excel peut tre import dans la Gestion
Commerciale de Sage BOB 50 par lutilisation de lassistant dimportation.
Seul le contenu de la 1re feuille du fichier Excel sera pris en compte par
lassistant dimportation. Si le fichier Excel comporte plusieurs feuilles dont les
donnes doivent faire lobjet dune importation, il est conseill de les
regrouper dans la premire feuille via un simple copier-coller.
Les prix importer ne peuvent faire lobjet dun traitement particulier telle une
multiplication par un pourcentage donn lors de la phase de transfert. Dans le
cas o les prix accompagnant les articles devraient subir une transformation, il
est conseill :
soit doprer celle-ci directement dans le fichier Excel via les fonctions Excel
disponibles puis de procder limportation des donnes modifies;
soit dimporter les prix tels quels puis de procder, par le menu Gestion
commerciale | Articles et tarifs | Gestion des tarifs | Mise jour
automatique, la modification du tarif import.
se fait sur base de liaisons entre les deux entits : chaque colonne du fichier
correspondante.
Cette liaison peut tre tablie automatiquement par lassistant dimportation
pour autant que les colonnes portent le mme titre dans le fichier Excel et
dans les signaltiques de Sage BOB 50. Si tel nest pas le cas, lutilisateur devra
relier manuellement le titre des colonnes du fichier Excel et le titre des champs
de Sage BOB 50.
Dans ce second cas de figure, il peut savrer trs intressant de sauvegarder
les correspondances dfinies par lutilisateur. Lassistant dimportation permet
cet enregistrement sous le nom de Modle. Ce modle pourra alors tre
rutilis lors dune importation ultrieure de donnes.
98

Articles et tarifs
BOB 50 | Configuration gnrale | WorKSpaces | Importation de donnes externes | Articles
et tarifs
99
Origine des donnes
Le premier paramtre dfinir est bien videmment le nom et le chemin

daccs au fichier Excel. Ceci seffectue par la zone de saisie Fichier de
donnes. Le bouton
ouvre une fentre de dialogue qui permet de naviguer
dans les diffrents rpertoires des disques.
Ds la saisie du fichier Excel, ce dernier est lu par lassistant dimportation qui
affiche, dans la partie infrieure de lcran, les 100 premires lignes de son
contenu.
Cette visualisation du fichier Excel suit lutilisateur chaque tape de
limportation et reste donc prsente dans le bas de lcran.
Le bouton
, quant lui, permet de paramtrer immdiatement
et automatiquement limportation sur base de paramtres ventuellement
sauvegards lors dune prcdente importation.
Bon savoir : Charger un modle permet donc de sauter une, plusieurs, voire
toutes les tapes du processus dimportation et de lancer directement la
procdure.
100
Zone dimportation

comporte les titres des diffrentes colonnes de donnes.
Bon savoir : Prciser une ligne de titre peut permettre dacclrer
considrablement ltablissement des liaisons entre le fichier Excel et les
signaltiques de Sage BOB 50 (cf. tape 2).
le numro de la ligne du fichier Excel partir de laquelle les donnes seront
importes. Tout ce qui prcde, hormis la ligne de titre, sera alors ignor.
Mode dimportation
Cette zone dcide de lutilisation qui sera faite des donnes importes.
Si Mise jour des enregistrements existants est coch, les articles, prix et/ou
fournisseurs existants seront mis jour sur base des donnes importes. La
case non-coche signifiera quaucune donne importe ne mettra jour les
enregistrements existants des signaltiques.
Si Ajout des nouveaux enregistrements est coch, limportation ajoutera les
lignes du fichier Excel dans les signaltiques Sage BOB 50 correspondantes.
Ainsi, un nouvel article, son prix ou son fournisseur pourront tre ajouts dans
les signaltiques de Sage BOB 50. Dans le cas contraire, si la case nest pas
coche, aucune importation causant lajout de lignes dans les signaltiques ne
sera effectue.
101
Paramtres
Cette partie permet lassistant daffiner linterprtation des donnes source.

Pour pouvoir ajouter ou mettre jour des enregistrements, lassistant
dimportation doit pouvoir comparer les donnes du fichier Excel avec celles
des signaltiques de Sage BOB 50. Cette comparaison seffectue sur base dune
cl dinterprtation commune aux deux fichiers.
Cette Cl se rfre toujours la rfrence de larticle. Nanmoins, la rfrence
elle-mme est sujette interprtation : en effet, la rfrence mentionne dans
le fichier Excel peut tre la rfrence utilise dans Sage BOB 50 pour qualifier
larticle ou celle utilise par le fournisseur dans ses propres fichiers. Faute de
cette prcision, la comparaison entre les deux fichiers par lassistant
dimportation est impossible. Il convient donc de dterminer si cette Cl fait
rfrence la Rfrence de larticle ou la Rfrence du fournisseur.
Linformation relative au Fournisseur permet de prciser quel fournisseur sera
attribu larticle si aucune colonne du fichier Excel nen fait mention.
Le champ Fournisseur peut videmment rester vide si aucun fournisseur ne
doit tre associ un article.
Bon savoir : Si une colonne du fichier Excel mentionne un fournisseur et
quun fournisseur est galement spcifi dans le champ dcrit ici, un ordre de
priorit entre les deux valeurs sera alors dapplication : la priorit sera donne
au fournisseur mentionn dans le fichier Excel. Si le fichier Excel ne dsigne
aucun fournisseur pour larticle, alors le fournisseur mentionn au niveau de
lassistant sera repris par dfaut.
Ce champ peut tre rempli tant en mode mono-fournisseur quen mode
multifournisseurs (dans le 1er cas la comparaison des valeurs seffectuera sur
lidentifiant fournisseur de la table IART et dans le second sur celui de la table
IARTSP).
102
Finalement, un Tarif doit tre mentionn ce niveau si le fichier Excel contient

des prix qui doivent tre imports dans Sage BOB 50. Le tarif choisi sera le tarif
dont les prix seront mis jour sur base des donnes du fichier Excel.
Le tarif choisi peut tre :
un tarif dj existant dans les signaltiques de Sage BOB 50.
un nouveau tarif que lon cre dans lassistant mme.

Articles et tarifs
et tarifs
Une fois que tous ces paramtres ont t soigneusement introduits,

passera la deuxime tape : Liaison des
champs du fichier Excel et des tables Sage BOB 50.
103
Etape 2: Liaison des donnes du fichier Excel avec les

Cette deuxime tape du processus dimportation consiste en:
La cration de liens entre les Donnes source (titre des colonnes) du fichier
Excel et les champs des signaltiques Sage BOB 50 ;
La dfinition de critres de Validit respecter : les valeurs du fichier Excel
seront soumises ces critres et seuls ceux y rpondant positivement feront
lobjet dune importation dans Sage BOB 50.

Articles et tarifs
et tarifs
104
Etape 2: Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques Sage BOB 50
Lcran relatif la deuxime tape se prsente comme suit :

La grille de la partie infrieure de lcran, comme ltape 1, affiche le contenu
des 100 premires lignes du fichier Excel. Le surlignage bleu correspond au
champ dsign par le curseur dans la grille de la partie suprieure gauche.
La partie suprieure, consacre au paramtrage des oprations dcrites cidessus se compose comme suit :
La partie gauche reprend les Champs des signaltiques de Sage BOB 50
correspondants aux titres des Colonnes du fichier Excel. Cette grille reprend
donc les champs dont les valeurs seront mises jour ou compltes par
dautres lors de limportation. Le nom de la Table auxquels les diffrents
champs se rapportent se trouve en regard de ceux-ci. Finalement, la colonne
Type fait rfrence au type de la valeur qui sera importe dans les
signaltiques Sage BOB 50. Ce type, dfini par lutilisateur, est expliqu ciaprs : Etablir les liens entre le fichier Excel et les signaltiques Sage BOB 50.
La partie droite est compose de 2 onglets : chacun dentre eux est associ
une opration prcise :
Longlet Donne source tablit le lien entre les champs prsents dans la partie
droite et les champs du fichier Excel.
Longlet Validit applique aux donnes sources un test de validit au terme
duquel les donnes seront soit importes, soit rejetes.
Les pages suivantes expliquent de manire chronologique les oprations
effectuer dans cet cran.
105
Etablir les liens entre le fichier

Excel et les
Les liens entre le fichier Excel et les signaltiques de Sage BOB 50 peuvent tre
gnres automatiquement ou manuellement.
Liaison automatique
Bon savoir : Pour que les liens stablissent de manire automatique, il faut
absolument que les noms des champs (titre de colonnes) du fichier Excel et de
la signaltique Sage BOB 50 concerne soient identiques. Ceci implique, bien
entendu, quune ligne de titre ait t dfinie dans le fichier xls ltape
prcdente.
Lutilisation du bouton
effectuera cette liaison automatique : la liste
des champs des signaltiques de Sage BOB 50 correspondant aux titres des
colonnes du fichier Excel apparat alors dans la grille Champs complter.
Longlet Donne source reprend galement ce titre de colonne.
106
Liaison manuelle
Si les noms des champs ne correspondent pas entre le fichier Excel et les
signaltiques de Sage BOB 50, lutilisateur doit tablir lui-mme les
correspondances. Il doit donc slectionner la liste des champs de Sage BOB 50
dans lesquels les valeurs importer devront tre ajoutes et associer chacun
le champ correspondant dans le fichier Excel.
Champs complter
Les champs apparaissant en rouge avant que toute liaison ait t ralise par
lutilisateur entre le fichier Excel et les signaltiques de Sage BOB 50 sont les
champs de Sage BOB 50 qui doivent imprativement tre prsents dans la
liste. Limportation sassure ainsi de la validit de limportation (limportation
sera refuse tant que ces champs nauront pas t associs un champ du
fichier Excel).
Lassociation seffectue par lutilisation du bouton dajout . Ce bouton ouvre
une fentre de dialogue qui permet de choisir tous les champs Sage BOB 50
dont limportation a besoin et qui recevront les valeurs du fichier Excel.
Les champs slectionns sont choisis dans la partie droite de la fentre et

transfrs dans la partie gauche par lutilisation de la flche
ou en cliquant
sur le champ de la liste de droite et le glissant dans la liste de gauche.
Les trois onglets correspondent aux trois signaltiques de Sage BOB 50 qui
recevront les donnes importes sont les suivantes :
107
Longlet Article correspond la table IART et propose tous les champs

contenus dans cette table tels les champs relatifs la rfrence de larticle, la
rfrence de larticle chez le fournisseur (mode mono-fournisseur), au taux de
TVA applicable larticle, au libell de larticle,
Longlet Fournisseur correspond la table IARTSP et napparat que si lon
travaille en mode Fournisseurs multiples. Il propose tous les champs contenus
dans cette table tels que la rfrence de larticle chez le fournisseur (SUPPREF),
la rfrence du fournisseur (SUPPID),
Longlet Prix correspond la table IPRLIST et napparat que si un tarif a t
choisi dans le 1er cran de lassistant dimportation. Il propose tous les champs
contenus dans cette table tels que le prix de larticle, la devise utilise, pour
le tarif choisi dans le premier cran de lassistant.
Une fois les champs slectionns, il ne reste plus qu valider le choix en
cliquant sur le bouton
.
Onglet Donne source

Cette opration consiste relier les champs Sage BOB 50 slectionns aux
champs du fichier Excel. Positionn sur une ligne de la grille Champs
complter, il est alors ncessaire de slectionner le titre de la Colonne dans la
liste droulante de longlet. Cette liste est automatiquement remplie par
lassistant dimportation sur base des titres des colonnes du fichier Excel.
Bon savoir : La mme colonne du fichier Excel peut tre associe 2
Champs diffrents des signaltiques de Sage BOB 50. Ainsi, par exemple, la
Colonne Rfrence article peut tre associe aux Champs Rfrence article et
Libell 1 article.
108
Les saisies relatives aux Valeur nulle et Par dfaut ne peuvent tre remplies
lune sans lautre : elles permettent, en effet, de remplacer une valeur du
fichier Excel (Valeur nulle) par une autre (Par dfaut) lors de limportation
dans les signaltiques Sage BOB 50. Par exemple, remplacer tous les prix dont
la valeur vaut 0 (Valeur nulle : 0) par le prix minimum de 5 Euro (Par dfaut :
5) : limportation attribuera alors le minimum de 5 Euro pour tous les articles
dont le prix est 0 dans le fichier dorigine.
Bon savoir : Ces 2 zones de saisie sont grises si Sage BOB 50 juge cette
opration impossible en raison de restrictions lies au programme.
Le bouton
permet dtendre la slection des valeurs en proposant
Valeur constante et Valeur gnre automatiquement par le systme en
supplment Valeur dune cellule.
Le choix Valeur constante permet dattribuer la valeur dfinie en regard du
paramtre Constante tous les articles pour le champ slectionn.
109

Articles et tarifs
et tarifs
Dans lexemple ci-dessus, la rfrence du fournisseur contiendra toujours

QUINC quelle que soit la valeur renseigne dans le fichier Excel.
Le bouton radio Valeur gnre automatiquement par le systme permet de
dfinir une valeur calcule suivant les critres dfinis dans la zone paramtre
tous les articles pour le champ slectionn.
Bon savoir : Cette fonctionnalit savre intressante pour la gnration de
libell automatique lors de lajout darticles.
La valeur ainsi gnre automatiquement se compose dune Racine fixe qui se
compose de caractres alphanumriques et dfinit la 1re partie de la valeur
et dun Suffixe automatique pour lequel il convient de dfinir :
La Longueur : cette longueur fait rfrence la longueur totale de la valeur,
racine fixe comprise ;
110
La Valeur de dpart : celle-ci dtermine la seconde partie de la valeur,

directement accole la Racine fixe ;
LIncrment : le nombre par lequel la valeur suivante sera augmente.

Articles et tarifs
et tarifs
Dans lexemple ci-dessus, le libell de larticle se composera de

QUINC_0001 pour le 1er article, QUINC_0002 pour le 2me,
QUINC_0003 pour le 3me,
111
Dfinir des critres dimportation des valeurs

Longlet Validit sert dfinir des critres de validation remplir par la valeur
source pour que celle-ci soit accepte dans le processus dimportation.
Il sagit ici dune opration facultative : elle permet simplement daffiner le
paramtrage de limportation.
Bon savoir : Ce paramtrage vient en supplment des conditions
restrictives de base appliques de manire interne par Sage BOB 50 : en effet,
le maintien de la cohrence des tables et index implique que certains champs,
tel le champ de rfrence de larticle, respectent un certain nombre de
conditions dacceptation. Ainsi, toute rfrence article qui nest pas en
majuscule ou qui est vide sera rejete par lassistant dimportation, sans pour
autant que lutilisateur ait d dfinir ces restrictions dimportation.
Ainsi, il est possible que longlet ne soit pas modifiable ; ce qui est le cas de la
rfrence de larticle.

Articles et tarifs
et tarifs
112
Les Critres dacceptation pour les valeurs dun champ sont dfinis dans la
partie infrieure de longlet Validit et sont respectivement :
Champ obligatoirement rempli : Pour tre accepte la valeur reprendre
dans le champ ne pourra tre nulle ; la cellule ne peut donc pas tre vide.
Type de caractres : Seules les valeurs comportant des caractres
Uniquement alphabtique ou Uniquement numrique seront acceptes.
Sensibilit la casse : Seules les valeurs dfinies en Uniquement minuscule
ou en Uniquement majuscule seront acceptes
Longueur maximale : Permet de rejeter les valeurs dont la longueur serait
plus longue que celle dfinie ce niveau.
Une fois les critres dacceptation des donnes dfinis, il sagit de choisir ce
quil convient de faire lorsque quune valeur ne remplit pas ces critres :
Rejet de la valeur non valide et attribution de la valeur par dfaut : La valeur
dfectueuse peut tre remplace par la valeur Par dfaut dfinie dans longlet
Donne source du mme cran. Cette option permet donc de ne pas devoir
rejeter lentiret dun enregistrement cause dune de ses valeurs.
Rejet de la ligne entire si la valeur nest pas valide : La ligne entire est
rejete si les conditions ne sont pas respectes.
113

Cette troisime tape est entirement gre par lassistant dimportation et ne
demande donc aucune intervention de la part de lutilisateur.

Articles et tarifs
et tarifs
La prparation de la table de confirmation, table temporaire contenant les

donnes importer dans Sage BOB 50, se droule en trois tapes :
La prparation du fichier Excel
Le fichier Excel, est transform en table temporaire dont la structure reflte les
liaisons tablies prcdemment aprs un contrle de validit des liaisons.
La prparation des valeurs constantes et automatiques et des valeurs issues
de la table Article
114
La table temporaire cre est parcourue par le Sage BOB 50 qui impute les
constantes et les valeurs spciales (valeur dun champ de la table Article,
valeurs automatiquement gnres) aux champs devant recevoir de telles
valeurs.
La vrification de validit
Le logiciel passe en revue les valeurs de la table temporaire et vrifie le respect
des critres de validit. Il supprime ou remplace alors par des valeurs par
dfaut les valeurs ne rpondant pas aux critres.
115
Etape 4: Confirmation et enregistrement dfinitif des

donnes importer
Cette tape permet de visualiser lensemble des donnes qui seront importes
dans les signaltiques de Sage BOB 50 en fonction des critres pralablement
dfinis.
Un tableau rcapitulatif affiche les donnes telles quelles apparatront dans
les signaltiques de Sage BOB 50 : valeurs automatiquement gnres et
autres modifications sont donc visibles.

Articles et tarifs
et tarifs
Cette table temporaire gnre automatiquement peut tre adapte

directement dans le tableau. Lutilisation du bouton
sert dinterrupteur et
permet donc de rendre le tableau modifiable et denregistrer les modifications
effectues.
116
Les critres de validit dfinis plus tt ne seront pas dapplication lors des
adaptations manuelles effectues lors de cette tape. De plus, toute
modification effectue cette tape sera irrversible ; un message
davertissement demande donc une confirmation avant de poursuivre.
Une fois le tableau rendu modifiable, le bouton

est activ. Celui-ci permet
la suppression dfinitive de lignes importer. Cette suppression sera effective
directement aprs une confirmation deffacement.
A ce stade, il est encore possible de revenir aux tapes antrieures et de

modifier les paramtres pralablement encods. Le retour cette tape 4
pourra gnrer une nouvelle table temporaire ou garder la table temporaire
modifie. Un message explicite permettra ce choix :
Une fois les ultimes vrifications et les ventuelles modifications effectues,

enverra dfinitivement les donnes dans les
signaltiques de Sage BOB 50.
117
Etape 5: Ecran rcapitulatif des donnes importes

Articles et tarifs
et tarifs
Cette dernire tape rcapitule donc le Nombre darticles ajouts, le Nombre

darticles modifis, le Nombre de prix ajouts et finalement le Nombre de
prix modifis.
Bon savoir : Les articles ajouts par cet assistant dimportation ont t
cres avec les mmes valeurs par dfaut que les articles crs de manire
conventionnelle partir dune fiche article.
118
Modles dimportation
Modles dimportation
Dfinition
Lorsque les importations de donnes sont frquentes ou quand elles
requirent un long et complexe paramtrage, il est utile de pouvoir
sauvegarder des Modles de prcdentes importations.
Ces Modles permettent de sauvegarder les paramtres de limportation, tant
au niveau des champs initialiser dans Sage BOB 50, que des critres de
validit des valeurs.
Les Modles permettent donc dappliquer nouveau des paramtres
prtablis de nouveau fichiers Excel.
Enregistrer un Modle est galement intressant lorsque, pour une raison
quelconque, il a t ncessaire de sortir de lapplication Sage BOB 50. Revenir
sur la tche dimportation se fait alors sans difficult vu que les paramtres
dj encods ont t sauvegards.
119
Enregistrement d'un modle d'importation

Un enregistrement des paramtres dimportation peut tre opr tout
moment dans lassistant. Chaque tape de ce dernier possde effectivement le
bouton
permettant lenregistrement des paramtres dj dfinis
ce stade.
Lactivation de ce bouton fait apparatre un cran demandant le Titre du
modle ainsi quune ventuelle Description.
Un seul modle peut tre enregistr par importation de fichier Excel. Le

Modle sauvegard est rappel dans lcran rcapitulatif de lassistant.

Articles et tarifs
et tarifs
120
Modles dimportation
Utilisation dun modle dimportation

Lutilisation dun modle dimportation se fait par lutilisation du bouton
la premire tape de lassistant dimportation juste aprs
avoir slectionn le Fichier de donnes.
Ce bouton ouvre une fentre de dialogue permettant de slectionner le
modle dimportation appliquer aux paramtres du fichier Excel choisi.
Il faut bien entendu avoir dj effectu une importation et avoir enregistr

les paramtres sous forme de modle.

Articles et tarifs
et tarifs
Une fois le modle charg, son numro et son nom apparaissent ct du

bouton de chargement
Lassistant dimportation rcupre alors les paramtres dfinis dans le modle

et les rpartit dans les diffrentes tapes.
121
Bon savoir : Il est bien entendu possible de modifier nouveau ces

paramtres, voire denregistrer les nouvelles modifications sous forme dun
autre modle.
Les modles et leurs principales caractristiques dimportation peuvent tre
visualiss via le bouton
.
Cet cran prsente lensemble des modles enregistrs, fiche par fiche, la
barre de navigation permettant le dplacement dans ceux-ci.
122
A la diffrence des tables standard de Sage BOB 50, les informations

affiches ici ne sont pas modifiables.

Un historique des importations peut tre consult directement dans
lassistant. Il est accessible en pressant le bouton
prsent dans le bas
de lcran de la 1re tape.
Chaque ligne reprsente une importation effectue et rappelle pour chacune

sa date dimportation (Le), le numro dordre attribu (N), lutilisateur ayant
effectu limportation (par), le nombre darticles ajouts (Art. Ajout), le
nombre darticles modifis (Art. Maj), le nombre de prix ajouts (Prix Ajout), le
nombre de prix modifis (Prix Maj), le fournisseur des donnes source
(Fournisseur), la cration dun modle (Modle), le numro du modle
ventuellement utilis (N modle) et finalement le nom du modle cr
(Titre).
123
Guide pratique
Sage BOB 50 propose un espace de travail permettant la rcupration

des donnes issues des tableaux dExcel. Cet espace de travail, appel
Importation des donnes externes, vise facilit et simplifie vivement
limportation des donnes.
Dans ce guide, lexplication des diverses importations sont illustres et
dveloppes tape par tape de manire le rendre accessible tous.
Lobjectif tant de vous fournir une assistance pratique limportation
des donnes, de sorte quaucune fonctionnalit concernant les
rcuprations, aprs la lecture de ce guide, ne prsente plus aucun
secret pour vous !
Le but de ce guide pratique est aussi de servir de document
ressource pour dautres ouvrages, qui solliciterai directement ou
indirectement des prcisions sur le sujet.
www.sage.be
info@sage.be

B50V300SGP-Importation Des Donnees Excel-1201

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12/01/31

Solution Sage BOB 50

Table des matires

Conventions typographiques ....................................................................... 11

La visualisation des informations .......................................................... 18

Importation du plan comptable .................................... 23

Lire depuis un fichier ............................................................................. 27

Correspondance des colonnes .............................................................. 30

Etape 3: Importation des donnes Excel ..................................................... 34

Importation des tiers ..................................................... 37

Origine des donnes.............................................................................. 41

Table des matires

Zone dimportation ............................................................................... 42

Etape 2 Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques

Etape 3: Prparation de la table temporaire dimportation...................... 56

Historique des importations ......................................................................... 65

Importation des oprations diverses ........................... 67

Lire depuis un fichier ............................................................................. 71

Correspondance des colonnes .............................................................. 74

Etape 3: Importation des donnes Excel ..................................................... 79

Importation des immobiliss ........................................ 81

Table des matires

Lire depuis un fichier ............................................................................. 85

Correspondance des colonnes .............................................................. 88

Etape 3: Importation des donnes Excel ..................................................... 92

Importation des Articles et Prix .................................... 95

Origine des donnes............................................................................ 100

Etape 2: Liaison des donnes du fichier Excel avec les signaltiques

Etape 3: Prparation de la table temporaire dimportation.................... 114

Dfinition ............................................................................................. 119

Historique des importations ....................................................................... 123

Table des matires

Dans le cadre des rcuprations des donnes issues de fichiers Excel,

Trs bonne lecture!

Dans cette partie introductive, nous vous

Menus et chemins daccs vers les fentres de Sage BOB 50

Les reproductions de fentres prsentes dans ce manuel le sont titre

Dans le cadre des rcuprations des donnes

Limportation ne concerne pas ncessairement toutes les donnes d'un dossier

BOBSystem | Outils systme | Fichier | Nouveau dossier | Importation de donnes externes

Vu que cet espace de travail ne peut fonctionner sans faire rfrence un

Prsentation de lespace de travail

Prsentation de lespace de travail

BOBSystem | Outils systme | Fichier | Nouveau dossier | Importation de donnes externes

Il rassemble 2 des 4 fonctions essentielles des espaces de travail classiques:

La visualisation des informations

Comptes de charge/produit: Les comptes de charge et produit sont dfinis

| Options | Comptabilit | Options

Cpt(s) collectif(s) client(s)/fournisseur(s): Le(s) compte(s) collectif(s) relatif(s)

Comptes automatiques: Les comptes automatiques sont dfinis dans

Premire anne comptable: Rfrence de la premire anne fiscale ainsi

Prsentation de lespace de travail

Comptes gnraux: Nombre de comptes gnraux et comptes titres

Aucune importation ne pourra tre effectue tant que les comptes

Tiers: Nombre de fiches clients, fournisseurs et prospects enregistres dans

Les fonctions lies

: Ecran dimportation dun Plan comptable au format Excel;

: Assistant dimportation des Tiers / Personnes au format

: Ecran dimportation dOprations diverses;

Ecran dimportation dun fichier au format Excel;

: Accde la dfinition des Comptes par dfaut telle

: Accde la liste des Journaux comptables;

Prsentation de lespace de travail

: Accde la table des Tarifs;