UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y

RECURSOS

NATURALES

INGENIERA AGROINDUSTRIAL
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ESTUDIANTE:

Ingrid Chisaguano

Kleber Cordonez

Anthony Jcome

Diana Robayo

Jssica Salazar

CATEDRA: Gerencia Empresarial

DOCENTE: Ing. Jeny Silva
CICLO: Octavo

FECHA: 26/01/2017
TEMA: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIN
Es el conjunto de normas legales, doctrina y tcnicas que regulan la
actividad de la Administracin Pblica en cuanto se relaciona con los
administrados o en cuanto unos rganos de aqulla se relacionan
entre s con motivo de la funcin administrativa, primando siempre el
inters pblico sobre el particular. No forma parte de ste el estudio
de las figuras jurdicas de derecho privado que, en frecuentes
ocasiones, utiliza la Administracin Pblica para satisfacer
determinados intereses propios de un organismo o entidad
administrativa. De ah que no pueda afirmarse que Derecho
administrativo es aqul que regula la actividad administrativa. La
esencia diferencial del Derecho administrativo radica en la nota de
preeminencia que favorece a la Administracin Pblica situndola en
un nivel superior al administrado en cuanto aqulla realiza
actividades de inters general. En definitiva, el Derecho
administrativo es el Derecho pblico comn y general.
El concepto aludido ha sido criticado por su vaguedad y amplitud. Por
tal motivo y sin pretender que sea una nocin inobjetable, creemos
que podra definirse este sector jurdico diciendo que es el que rige la
organizacin y funcionamiento de los servicios pblicos, de los dems
servicios administrativos y la restante actividad de la Administracin
pblica, as como las relaciones entre esta ltima y los particulares,
por razn de dichas actividades.
Toda definicin de una rama jurdica es indudablemente ms un punto
de llegada que de partida y, por ese motivo, la comprensin plena de
la misma solo se logra una vez estudiada toda la materia.
Seguidamente aclararemos el concepto formulado: a) la referencia a
los servicios pblicos obedece a que su rgimen jurdico constituyesegn afirma la doctrina predominante- la parte principal del derecho
administrativo; b) la mencin de los dems servicios administrativos
se debe a que hay ciertas actividades (P. Ej., La venta transitoria de
ciertos alimentos por la Municipalidad, cuando faltan en plaza por
cualquier causa) que sin constituir servicios pblicos, en el sentido
estricto de esta expresin, son sin embargo regidas por el derecho
administrativo; c) la referencia a la restante actividad de la

Administracin pblica obedece a que hay un amplio sector jurdico

(P. Ej., La reglamentacin de los espectculos pblicos), que no
encuadra en las dos menciones anteriores y que, sin embargo,
constituye derecho administrativo, segn la opinin predominante; D)
por ltimo, aclaramos que nos hemos referido a la Administracin
pblica, empleado la expresin en el sentido formal amplio.
Ciencia del derecho administrativo y ciencia de la administracin:
Bielsa y Villegas Basavilbaso sostienen que el derecho administrativo
es el rgimen jurdico de la administracion, mientras que la ciencia de
la administracin se refiere a la poltica de la misma. (P. Ej., La ciencia
administrativa Estudiara los distintos sistemas para organizar las
fuerzas Armadas de conscripcin obligatoria, de enganche, etctera),
analizando las respectivas ventajas e inconvenientes; el derecho
administrativo regulara jurdicamente lo anterior, estableciendo, por
ejemplo, el servicio militar obligatorio, derechos y deberes de los
militares, etctera.
En rigor a la verdad, conviene hacer una advertencia para no incurrir
en una confusin-por cierto muy corriente-, puesto que lo que se
compara no es el derecho administrativo en tanto que norma (en
cuyo ces sera el rgimen jurdico de la Administracin pblica), sino
la ciencia del derecho administrativo, que tiene a aquel por objeto.
Como es obvio, esta disciplina jurdica no es ms que una rama de la
ciencia del derecho stricto sensu o dogmtica jurdica y presenta, por
lo tanto, sus mismos caracteres.
OBJETIVO
GENERAL ESPECFICO
MARCO TERICO
La actividad administrativa se distingue por su carcter documental
es decir por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio
de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el
soporte en el que se materializan los distintos actos de la
Administracin Publica la forma externa de dichos actos
FUNCIONES
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos
administrativos:
1.- FUNCIN DE CONSTANCIA el documento asegura la pervivencia
de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte
material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad

de demostrar su existencia en sus efectos y sus posibles errores o

vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.-FUNCIN DE COMUNICACIN los documentos administrativos
sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin
Dicha comunicacin es tanto interna entre las unidades que
componen la organizacin administrativa como externa de la
Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.
CARACTERSTICAS
Se pueden aprecia una serie de caractersticas que determina el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

PARTES DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

CARACTERES: variabilidad de sus disposiciones, es decir, constante
transformacin. Esto es exacto en la mayor parte del derecho
administrativo y se explica, porque la actividad de la Administracin
pblica debe satisfacer necesidades colectivas que varan
constantemente en funcin de fenmenos econmicos, tcnicos,
sociales, etctera. Como es obvio, el derecho administrativo debe ser
amoldado a esos cambios, para que las necesidades colectivas
puedan ser cumplidamente satisfechas.
1. Contenido amplsimo y variado, por la multiplicidad de
relaciones que debe regir, como podr apreciarse al estudiar el
contenido de la dogmtica administrativa.
2. Es una rama del derecho pblico.
Conviene recordar este carcter, para tener presente que en el orden
administrativo, el estado acta siempre como poder pblico y, por lo
tanto, en el plano de superioridad con relacin a los particulares.
MBITO: el derecho administrativo rige gran parte de la actividad del
estado y determinadas relaciones de este con los particulares. El
aumento de las funciones del estado ha acrecentado en la poca
contempornea la importancia de esta rama del derecho pblico.
En especial la creciente intervencin estatal en la actividad
econmica de los particulares y en la direccin de los procesos
econmicos y sociales, rozando derechos esenciales del individuo y
de la comunidad (derechos individuales y sociales) hace necesario

asegurar la legitimidad de la obra de la Administracin pblica para

evitar la arbitrariedad.
Las normas del derecho administrativo, por su carcter pblico,
regulan relaciones de subordinacin entre el estado y los particulares.
No toda la actividad del estado est regida por el derecho
administrativo, pues cuando acta en su carcter de persona de
derecho privado se somete al derecho civil.
CONTENIDO: el derecho administrativo comprende el estudio de los
siguientes puntos:
1. La organizacin y funciones de la Administracin pblica, que
debe ser considerada bajo dos aspectos: la administracin
activa (servicios pblicos) y la actividad jurisdiccional (justicia
administrativa).
2. Los actos administrativos (que deben ser diferenciados de los
actos de gobierno), entre los que corresponde sealar
especialmente los contratos administrativos (de servicio
pblico, de obra pblica y de suministro).
La funcin pblica.
El poder de polica.
La administracin del dominio pblico.
Las limitaciones a la propiedad privada regidas por el derecho
administrativo.
Actividad administrativa: la actividad del poder administrador se
expresa mediante actos de diferente naturaleza:

De gobierno
Administrativos.

Los actos de gobierno o polticos se vinculan en forma directa a la

soberana del estado, se ejercen sin sumisin a normas determinadas
y expresas, y no estn sometidos, en principio, a otro control que el
pblico; ni generan en principio otras responsabilidades que las de
orden poltico. Ello no significa que dichos actos escapen a la esfera
jurdica, y que por lo tanto se justifique la arbitrariedad en su
realizacin.
En cambio, en los actos administrativos el Estado ejerce su potestad
en forma distinta, ajustado a un conjunto de normas legales y sujeto a
control y responsabilidad jurdicos.

Se seala como una caracterstica de la actividad administrativa la

discrecionalidad o potestad discrecional en la aplicacin de muchas
normas jurdica.
Ello significa que la administracin, atendiendo a razones de
oportunidad y conveniencia, se mueve con cierto margen de libertad
o elasticidad dentro del mbito jurdico que le es propio.
CONCLUSIONES: el derecho administrativo pertenece al derecho
pblico.
Ello es as por la ndole de los sujetos intervinientes-estado y
administrado-, por la naturaleza de la actividad que realiza la
administracin, por la ndole de la relacione posibles que todo ello
determina entre el estado y el administrado y, finalmente, por la
materia regulada (organizacin y funcionamiento de la Administracin
pblica).
De todo eso deduces que, en estos supuestos, el estado, actuando en
ejercicio de sus prerrogativas de poder, hallase colocado en un plano
superior frente al administrado, lo que determina que las normas
pertinentes no sean, como en el derecho privado, de coordinacin,
sino de subordinacin-imponen obligatoriedad-, que es el rasgo
caracterstico de las normas integrantes del derecho pblico.
La generalidad de la doctrina establece que se trata del derecho
pblico interno, por cuanto la regulacin de la actividad
administrativa de organismos internacionales corresponde al derecho
internacional Pblico.
Finalmente, en la actualidad el derecho administrativo es una rama
autnoma del derecho pblico interno, y como tal es objeto de
estudio.
El objeto del derecho administrativo es la Administracin pblica, en
todas sus manifestaciones, sean estas externas o internas, vale decir
jurdicas o no jurdicas.
Integral el contenido de ese derecho todo lo atinente a la
organizacin y al funcionamiento de la Administracin pblica.
Pero si el contenido del derecho administrativo fuese vinculado
exclusivamente a la organizacin y al funcionamiento de la
administracin trataras de un contenido muy alto y un tanto
impreciso. Es menester, entonces, dar una nocin ms concreta.

Esto se obtiene diciendo que al derecho administrativo, aparte de la

organizacin y el funcionamiento de la Administracin pblica, le
corresponde reglar todo lo atinente a la forma en que se manifiesta la
actividad administrativa, lo cual constituye las diversas relaciones
que nacen de esa actividad.
De manera que el contenido del derecho administrativo est
constituido:

Por la organizacin administrativa

Por el funcionamiento de la Administracin pblica
Por las diversas relaciones que nacen de la
administrativa.

actividad

Definicin: luego de lo expuesto podemos definir el derecho

administrativo como el conjunto de normas y de principios de derecho
pblico interno, que tiene por objeto la organizacin y el
funcionamiento de la Administracin pblica, as como la regulacin
de las relaciones inter orgnicas, interadministrativas y las de las
entidades administrativas con los administrados.
EFECTOS
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos
que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son,
por ejemplo los resmenes extractos. Los documentos administrativos
siempre producen efectos frente a terceros o en la propia
organizacin administrativa.
ORGANO ADMINISTRATIVO
El emisor de un documento administrativo aquel que lo produce es
siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una
Administracin Pblica.
SU EMISIN ES VALIDA
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan
la actividad administrativa.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos administrativos de utilizacin ms comn en la

tramitacin de cualquier procedimiento administrativo pueden
incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitacin de que
consta todo procedimiento
DOCUMENTOS DE INICIACIN
1.- ACUERDO DE INICIACIN DEL PROCEDIMIENTO es el
documento por lo que se inicia un procedimiento administrativo de
oficio por ejemplo el acuerdo de iniciacin de un procedimiento
sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes
casos: cuando por propia iniciativa el rgano competente lo considera
oportuno como consecuencia de orden superior por peticin razonada
de otros rganos o por denuncia. El documento debe adems se
notificado a los posibles interesados.
2.-REQUERIMIENTO DE SUBSANCIN DE DEFECTOS EN LA
SOLICITUD es el documento a travs del cual se comunica al
interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no
rene todos los requisitos o no acompaa todos los documentos que
se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta
incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo
determinado (10-15 das), ya que de lo contrario se considera que ha
desistido y el procedimiento se archivara, terminando su tramitacin.
3.- PETICION DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD este
documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se
han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el rgano
competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o
mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo
conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un
procedimiento de concesin de una subvencin, iniciado por un
interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma
reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabra
modificar o mejorar esa solicitud.
4.- CUERDO DE ADOPCION DE MEDIDAS PROVISIONALES estos
acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en
los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar
los efectos de la resolucin que en su da se dicte y para ello el
rgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas
provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el
procedimiento.

5.-ACUERDO DE ACUMULACION DE PROCEDIMIENTOS la

acumulacin de procedimientos se da en aquellos supuestos en que
tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado
se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el
contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que
su tramitacin se lleve a cabo conjuntamente.
6.- ACUERDO DE PRCTICA SIMULTNEA DE TRMITES es el
documento a travs del cual se notifica a las personas interesadas en
un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trmites del
procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza
similar.
DOCUMENTOS DE INSTRUCCION
1.- ACUERDO DE APERTURA DE UN PERIODO DE PRUEBA es el
documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin
de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo
que se abre un perodo probatorio, en el que se practicarn pruebas
(bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el
rgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
2.- ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA es el documento a travs
del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento
comunica a las personas interesadas en el mismo, el da, hora y lugar
en que se llevaran a cabo las pruebas cuya prctica se ha acordado
en el procedimiento.
3.- ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS
PROPUESTAS es el documento a travs del cual el rgano
competente en la tramitacin de un procedimiento rechaza las
pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el
procedimiento, notificando estas circunstancias a los mismos e
indicando los motivos de ese rechazo
4.OFICIO
DE
PETICION
DE
INFORME
PRECEPTIVO
DETERMINANTE los oficios son documentos que se utilizan para la
comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto
con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo
preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del
rgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolucin
de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo
previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el
procedimiento, y por tanto no se podr seguir con la tramitacin del
mismo hasta que no se reciba dicho informe.

5.- OFICIO DE PETICIN DE INFORME PRECEPTIVO NO

DETERMINANTE los oficios son documentos que se utilizan para la
comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto
con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo
preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del
rgano competente no resultan imprescindibles para la resolucin del
procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto
legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un
procedimiento, sino que se contina la tramitacin del mismo.
6.- OFICIO DE PETICIN DE INFORME FACULTATIVO los oficios
son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades
y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se
solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o
valoraciones que el rgano administrativo estima convenientes para
resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige
que se soliciten. En ningn caso su no recepcin puede suponer una
interrupcin de plazos en la tramitacin de dicho procedimiento.
7.- CITACION DE COMPARECENCIA la citacin es una notificacin a
travs de la cual se le comunica al interesado o interesados en un
procedimiento que han de comparecer ante las oficinas pblicas,
indicndose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la
comparecencia, as como las consecuencias que acarrea el no
personarse en las citadas dependencias.
8.- CONCESION DE TRAMITE DE AUDIENCIA es el documento a
travs del cual se notifica al interesado o interesados en un
procedimiento que se ha iniciado el trmite de audiencia. Con este
trmite el interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar,
en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que
se est llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas
alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren
importantes para la resolucin que en su da se dicte.
9.- ACUERDO DE APERTURA DEL PERIODO DE INFORMACION
PBLICA es el documento a travs del cual se notifica al interesado o
interesados en un procedimiento la decisin del rgano competente
de abrir un periodo de informacin pblica para dar a conocer a
cualquier persona fsica o jurdica que est interesada los trmites de
un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un
horario, durante el cual se podrn presentar las alegaciones que se
estimen convenientes.

10.- ACUERDO DE AMPLIACION DE PLAZOS es un documento a

travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un
procedimiento notifica al interesado o interesados en el
procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente estn
establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se
perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del
procedimiento as lo aconsejen. Esta aplicacin de plazos la puede
conceder la Administracin de oficio o a peticin de los interesados.
Existen dos supuestos de ampliacin:
1. Una ampliacin de plazos que no exceda de la mitad de los
establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliacin puede
concederse de oficio por la Administracin o a peticin del
interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de
terceras personas.
2. Una ampliacin de plazos no superior al plazo inicialmente
establecido por la normativa aplicable a la tramitacin de un
procedimiento. Esta ampliacin la decide de oficio la
Administracin en aquellos supuestos en que el volumen de
solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento
impida el cumplimiento de los plazos previstos en el citado
procedimiento.
11.- ACUERDO DE TRAMITACION DE URGENCIA es el documento
a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un
procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado
la reduccin a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la
resolucin un procedimiento.
12.- ACREDITACION DE LA NOTIFICACION es una diligencia a
travs de la cual consta que se ha practicado la notificacin al
interesado o interesados en la tramitacin de un procedimiento de un
determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras
cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificacin: fax,
servicio postal, mensajera, etc., as como las circunstancias que han
concurrido en la prctica o no de la notificacin: si se ha notificado al
interesado, su representante, si la notificacin ha sido rechazada, si
es desconocido el lugar de la notificacin, etc...
DOCUMENTOS DE TERMINACIN
1.- ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACION DEL
PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO este acuerdo lo
adopta el rgano administrativo competente en aquellos
procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos

imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante

un tiempo superior al establecido legalmente, llegndose en este
caso al archivo del expediente y a su notificacin al interesado.
2.- ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACION DEL
PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE
PRODUCIR ACTOS FAVORABLES este acuerdo lo adopta el rgano
administrativo competente en aquellos procedimientos que se han
iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolucin expresa
en el plazo que est establecido normativamente ni tampoco en el
plazo de treinta das desde el vencimiento del plazo en que debi ser
dictada Este acuerdo solo se da en aquellos supuestos de
procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos
favorables para los ciudadanos.
3.- RESOLUCIN TIPO la resolucin es el documento administrativo
que recoge las decisiones del rgano competente que pone fin a un
procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en ste.
4.- RESOLUCION DE INADMISIN es el documento que recoge las
decisiones del rgano competente en cuanto a la inadmisin de una
solicitud de reconocimiento de derechos que no estn previstos en el
Ordenamiento Jurdico o son manifiestamente carentes de
fundamento.
5.- CERTIFICACION DE ACTO PRESUNTO es un documento que la
Administracin expide a peticin del interesado cuando la misma no
ha dictado resolucin a un procedimiento en el plazo legalmente
establecido. La certificacin de acto presunto tiene la misma validez
que si se hubiese dictado resolucin expresa.
6.- ACUERDO DE LA SUSPENSIN DE LA EJECUCIN DE UN
ACTO este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente,
bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos
en los que la ejecucin de la resolucin pudiera causar perjuicios de
imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse las
medidas cautelares necesarias para asegurar la proteccin del inters
pblico y la eficacia de la resolucin.
MODELOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
ACUERDO

RESOLUCION

OFICIO

ACTA

MODELO

SOLICITUD

DENUNCIA

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFA

http://www.lllf.uam.es/~fmarcos/textos/documentosadmon/Docu
mentosadministrativos.htm
http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/derechoadministrativo/derecho-administrativo.htm

CUESTIONARIO