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Copyright © 1998, 1999 DATASUL S.A. Todos os direitos reservados.

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DATASUL S.A. Av. Santos Dumont, 831, Joinville, SC, CEP 89.222-900

i

Índice

Prefácio

v

CAPÍTULO 1 Introdução

1

Integração com Outros Módulos

4

CAPÍTULO 2 Processo Preparação das Informações

9

Função Cadastros Gerais

9

Função Manutenção de Parâmetros de Compras

10

Função

Manutenção de Grupos de Compras

19

Função

Manutenção Grupo de Compras Comprador

20

Função

Manutenção de Família para Compras

22

Função

Manutenção de Itens para Compras

24

Função

Manutenção de Itens x Fornecedores

25

Função

Manutenção de Eventos

32

Função

Manutenção Grupo de Compras Comprador

33

CAPÍTULO 3 Processo Movimento de Compras

35

Função Ordem de Compras 36

Função

Cotações

42

Função Pedidos

60

Função

Pendência Comprador

64

Função Manutenção Ordens Grupo de Compras Comprador 68

68

Função Estatística de Compras

CAPÍTULO 4 Processo Cotação Automática

71

72

Função Tabela de preços 72

Função Cotação Desvinculada

CAPÍTULO 5 Processo Geração Pedido Compra

Função Alteração de Pedidos e Ordens

79

82

ii

CAPÍTULO 6 Processo de Compras

89

Função

Processo de Compras

90

Função

Fornecedores do Processo

92

Função

Cotações do Processo

92

Função

Aprovação de Cotações por Processo

93

Função

Geração de Processo

95

Função Pendência de Aprovação

99

Função

Pedido Sem Cotação (Emergencial)

100

Função

Integração com Office Gateway

101

CAPÍTULO 7 Processo Aprovação Eletrônica

103

Função Tipos de Documentos

103

Função

Usuários de Materiais

104

Função Aprovador

104

Função

Aprovador Técnico

104

Função

Aprovador Mestre

105

Função

Aprovador Alternativo

105

Função

Limite de Aprovação por Família

105

Função

Limite de Aprovação

105

Função Situação do Documento

105

Função

Código de Rejeição

106

Função

Tipos de Aprovação

106

Função

Aprovação Eletrônica Utilizando Hierarquia

107

Função

Aprovação Eletrônica Utilizando Lista

109

Função Aprovação Eletrônica Utilizando Aprovador Padrão

111

Função

Aprovação Eletrônica Utilizando Faixa

112

Função

Aprovação Total

115

Função Solicitação de Compra de Materiais/Cotações de Preços

116

CAPÍTULO 8 Processo Central de Compras (Multiplanta)

117

CAPÍTULO 9

Processo Recebimento de Materiais

123

Função Devolução de Materiais

124

CAPÍTULO 10

Processo Compras de Contratos

127

CAPÍTULO 11

Processo Consultas e Relatórios

129

Função

Consulta Follow-up de Compras

130

Função

Consulta Follow-up Comprador

131

Função

Consulta Follow-up Descritivo

133

Função

Consulta Fornecedores do item

134

Função

Consulta Pedidos

135

Função

Consulta Cotações

137

Índice

iii

Função Consulta Ordens

138

Função

Consulta Parcelas

142

Função

Consulta Ordens de um Processo

143

Função

Consulta Saldos por Parcelas

144

Função Consulta Pedidos do Processo

145

Função

Consulta Movimentos

146

Função

Consulta Preços do Item

147

Função

Consulta Movimentos

148

Função

Consulta Estatísticas Comprador

149

Função

Consulta Estatísticas Família Compras

159

Função

Relatório Ficha de Cotação

162

Função Relatório Emissão de Pedidos

166

Função Relatório de Alteração de Pedido

171

Função

Relatório de Ordens de Compras Confirmadas

174

Função Relatório de Entradas de Materiais

177

Função Relatório de Mapa Comparativo de Preços

180

Função Relatório de Curva ABC de Compras

184

Função

Relatório de Entregas Previstas

187

Função

Relatório de Pontualidade dos Fornecedores

190

Função

Relatório Índice de Devolução de Fornecedores

195

CAPÍTULO 12

Dúvidas Mais Freqüentes

201

Central de compras

201

Implantação da ordem de compra nas unidades

202

Implantação do pedido de compras na central

202

Processo de compras

203

Geração automática de ordens de compras

204

Geração automática de pedidos de compras

205

v

Prefácio

Os produtos DATASUL são conjuntos de aplicações relacionadas que permitem interligar toda uma empresa, resultando em um sistema integrado de gestão empresarial.

Cada produto é estruturado em aplicativos, sistemas, módulos e funções. Entre os aplicativos estão: Controladoria e Finanças, Manufatura, Manutenção, Materiais, Distribuição, Recursos Humanos. O aplicativo de Controladoria e Finanças, por exemplo, é dividido em dois sistemas: o sistema de Controladoria e o de Finanças. Cada sistema é por sua vez subdividido em um conjunto de módulos que implementam uma série de funções.

O Manual de Referência de Módulo visa abranger toda a informação necessária para compreender os módulos que compõem os produtos DATASUL, bem como solucionar dúvidas relativas ao seu funcionamento. É uma obra “de referência” já que seu principal objetivo é a consulta para obtenção de informações, ao contrário de um livro ou outro tipo de manual que é lido do início ao fim.

Para cada módulo são definidas suas principais áreas funcionais. Uma área funcional é um conjunto identificado de comportamentos relacionados. Neste manual, cada área funcional dentro de um módulo é chamada de processo e cada comportamento que compõem esta área funcional é chamado de função.

Importante

As características do módulo apresentado neste manual são suas características básicas. Tomando-as como base, o módulo pode ser configurado para qualquer tipo de empresa.

Todos os dados utilizados nos relatórios e telas do DATASUL EMS apresentados neste manual são fictícios.

1

CAPÍTULO 1

Introdução

Definição

O

módulo de Compras do DATASUL EMS, auxilia na administração da área

de suprimentos, mantendo um controle desde o momento da requisição de compra até o ponto onde o material estará disponível para consumo, além de fornecer histórico para próximas compras, possibilitando um maior desenvolvimento administrativo e financeiro.

Permite o cadastramento diário dos eventos pertinentes ao sistema, gera os dados que permite a formação de uma agenda completa e minuciosa, envolvendo compradores, fornecedores e todos os detalhes da negociação.

O

módulo de Compras faz parte do sistema de Suprimentos do aplicativo

Materiais do DATASUL EMS Framework.

Descrição

A

compra é a aquisição de bens ou serviços em troca de fundos. Os itens de

grande volume são, em geral, supridos por um pedido de compra geral, que estabelece o preço da firma, porém permite ao comprador utilizar datas de entrega ampliadas. Itens de grande valor (por exemplo, geradores de turbinas) podem exigir consultores de engenharia, ao passo que itens de baixo valor (por exemplo, material de escritório) são muitas vezes supridos por pedidos de compras em aberto, com pouca atenção diária do

departamento de compras.

Alguns desses materiais e serviços são utilizados na produção de bens e serviços vendidos ao cliente. Outros materiais e serviços são usados para auxiliar a empresa a operar: por exemplo, serviços de alimentação, ou óleo lubrificante para os equipamentos. Eles não fazem parte do produtos ou serviço final, mas ainda assim são essenciais para a produção.

A compra é feita por compradores profissionais que têm conhecimento

especializado sobre linhas de produtos selecionados e familiarizados com as

especificações de engenharia, contratos, normas de embarque e um grande número de outros fatores.

2

As principais responsabilidades do departamento de compras são:

Identificar e criar fontes de suprimentos.

Escolher fornecedores e negociar contratos.

Manter relações de trabalho e controlar o desempenho do vendedor.

Avaliar a economia da oferta e demanda e iniciar estudos de custos de fabricação versus compra.

Manter o banco de dados do sistema de suprimentos.

Importante

empresa e o mercado, usando para isso sua influência e conhecimento.

O papel de compras deve ser de mediador entre os usuários da

Compras é atividade de execução do plano detalhado de compras de materiais, conforme definido pelos dados de saída (output) do sistema de planejamento de materiais. Este processo envolve a liberação e acompanhamento de Ordens de Compra através do processo do fornecedor. Deve ser considerada a capacidade disponível de cada fornecedor.

O

desempenho do Departamento de Compras pode afetar consideravelmente

o

lucro final das operações. Compras com freqüência controla 50% ou mais

dos custos de um produto. Uma distribuição típica dos custos é a seguinte:

CUSTOS

Materiais Comprados

50%

Gastos Gerais

15%

Mão-de-Obra

05%

Despesas Operacionais

20

Lucro

10%

Características

É possível verificar que os materiais comprados são o principal custo de um

produto típico, uma redução no custo dos materiais comprados pode resultar um aumento do percentual de lucros.

As principais características do módulo são:

Suporta múltiplos fornecedores para cada item, sendo possível referenciar os itens no código e na unidade de medida utilizados;

Controla todo o fluxo (movimento) de compras: ordem de compra, cotação, aprovação de cotação vencedora, emissão de pedidos e recebimento de mercadorias;

Permite implantação de ordens com locais de recebimento distintos e parcelamentos de entregas;

CAPÍTULO 1

Introdução

3

Procedimento simplificado de aprovação de cotações, mediante conversão de valores para níveis presentes;

Toda a compra está ligada a um comprador, permitindo um controle efetivo sobre a atuação do mesmo;

Suporta pedidos com múltiplas ordens com múltiplas cotações;

Permite definir percentuais de compras para cada fornecedor, com possibilidade de alterá-los de acordo com a necessidade, bem como permite ativar ou desativar o fornecedor de um item especifico;

Possui rotinas de recebimento e de devolução de materiais, apropriadas para empresas que ainda não têm, o módulo de Recebimento implantado;

Permite programação de compras em lotes mínimos e múltiplos;

Permite consultas recursivas, possibilitando acessar outras informações sem sair da tela de origem;

Permite trabalhar com pedidos de compras, livres de pesquisa prévia de preços, em caso de compras emergências;

Armazena históricos de todas as compras realizadas e de cotações obtidas;

Realiza cotações automáticas com utilização de tabelas de preços e cotações desvinculadas.

Permite fazer o follow-up das solicitações, ordens e pedidos de compras.

4

Integração com Outros Módulos

Gera Ordem Volume Compras Compra CAIXA e BANCOS PLANEJAMENTO Preço Reposição CUSTOS Baixa Pedido RECEBIMENTO
Gera Ordem
Volume Compras
Compra
CAIXA e BANCOS
PLANEJAMENTO
Preço
Reposição
CUSTOS
Baixa Pedido
RECEBIMENTO
Volume
Compras
Gera Ordem
GERENCIAL
ESTOQUE
Compra
Pedidos
Pendentes
COMPRAS
RECEBIMENTO
PLANEJAMENTO
Gera Ordem
M.I.
Compra
Integração
INVESTIMENTO
Clientes
EDI
Gera
Solicitação
Compra
EDI
Integração
MULTIPLANTA
Integração
Estabec.
Clientes
Transfere
MULTIPLANTA
BANCOS
Dados
Integração
HISTÓRICOS
Estabelecimento
Ordem,
Cotação
CONTROLE de
Pedido
CONTRATOS

Módulo

Informação

Caixa e

Volume Compras

Bancos

Custos

Preço Reposição

Estoque

Gera Ordem de Compra

Descrição

O Módulo de Compras disponibiliza ao Módulo de Caixa e Bancos, o volume de compras do período, quanto a previsão de desembolso para emissão do fluxo de caixa. O Módulo de Compras fornece o preço de reposição dos itens. O módulo mantém um histórico de consumo dos últimos 12 meses, faz uma média móvel ponderada desses consumos gerando as necessidades de compras, e a partir daí pode-se

CAPÍTULO 1

Introdução

5

Módulo

Informação

Descrição

Gerencial

Volume Compras

gerar Ordens de compras, para os itens de Demanda Independente. O módulo de Compras gera informações para posição do volume de compras

Recebimento

Pedidos

O

módulo de Compras recebe baixas efetuadas

Pendentes

no Recebimento e disponibiliza os pedidos pendentes de recebimento, e informações para confronto pedido x recebido.

Planejamento

Gera Ordem de Compra

O

módulo de Planejamento gera ordens de

compras para os itens de demanda dependente, ou seja, para os itens que fazem parte da estrutura do produto.

 

De acordo com os parâmetros do planejamento, as informações podem ser para o replanejamento de ordens de compras já existentes replanejamento apenas na data de entrega ou poderá criar novas Ordens de compra.

O

mesmo raciocínio vale para contratos de

fornecimento.

Investimento

Gera Solicitação

O

módulo de Investimento gera solicitações de

de Compras

compras.

 

Na ordem de compra pode-se inserir o número da ordem de investimento para que a compra seja direcionada ao mesmo. Permite várias consultas relacionadas ao módulo.

EDI

Integração

A

integração do EDI com Compras parte da

Clientes

necessidade de compra de determinado material.

A partir dessa necessidade cria-se uma ordem

de compra e será criada uma cotação pendente. Denominamos isso como Solicitação de

Cotação.

Esta solicitação é transmitida para o fornecedor.

O fornecedor por sua vez retornará as

informações que entrarão em compras como cotação. O comprador criará um pedido de compra e remeterá ao fornecedor, que criará um pedido de venda, emitirá uma nota fiscal e remeterá ao cliente (comprador). No recebimento será confrontado a NF e material com o pedido,

caso esteja ok, será dado baixa no respectivo pedido.

Exemplo

6

Módulo

Informação

Descrição

 

Cliente

Fornecedor

Solicit Compra => EDI => Cot Vendas

Cotações

<= EDI <= Cot Vendas

Pedido Compra => EDI => Pedido Vendas

Receb (NFE)

<= EDI <= Faturam (NFS)

Nota

Para que haja integração, no cadastro de

fornecedor deve ser cadastrado o parceiro de E.D.I., que por sua vez deve estar cadastrado no módulo de E.D.I.

Multiplanta

Integração

Caso a empresa possua compras centralizadas e houver alguma inclusão, alteração ou eliminação de dados de compras como, requisitante, comprador, Ordem de compra, cotação, pedido, etc., essas informações serão replicadas via módulo Multiplanta.

Estabelecimentos

 

Nota

Maiores informações serão dadas no

tópico Central de Compras.

Planejamento

Gera Ordens de Compra

O cálculo do Planejamento da Manutenção, verifica os itens comprados, se possuem saldo em estoque na data ou não Caso não tenha saldo, o P.M.I. gerará uma necessidade de compra do item. Podendo ou não reprogramar essa necessidade. No encerramento de uma Ordem de Manutenção, é verificado se essa ordem não possui ordens de compra pendentes, caso tenha, não é permitido o encerramento da ordem de manutenção. Permite o relacionamento automático de ordens de compras e utiliza dos dados comerciais da cotação. Utiliza os dados de eventos, quando o tipo do controle do contratos for por eventos. Há uma transferência de dados do banco de dados de movimento para o banco de dados históricos. Essa transferência se dá através de um programa de transferência de dados. São transferidos para o banco histórico os seguintes dados:

Manutenção

Industrial

Controle

Ordem Cotação

Contratos de

Pedido

Compras

Bancos

Transfere Dados

Históricos

Ordem de Compra, Parcelas, Cotações e Pedidos. Quando da criação de uma ordem de compra ou pedido, o programa verifica se já existe a mesma

CAPÍTULO 1

Introdução

7

Módulo

Informação

Descrição

numeração no banco histórico, caso exista não é permitida a inclusão. O programa de eliminação de ordens e pedidos fará a eliminação no banco histórico.

9

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

Definição

Este capítulo relaciona e descreve as informações que devem ser implementadas para o perfeito funcionamento do módulo.

Descrição

As informações contidas neste capítulo são apresentadas na forma de cadastros gerais e de cadastros do módulo.

Os cadastros gerais são aquelas funções que implementam informações utilizadas por mais de um módulo. Estas funções são descritas de forma detalhada no Manual de Referência dos Cadastros Gerais. Este capítulo apenas faz referência a estas funções. Ao clicar sobre a referência pode-se ir para o local no Manual de Referência dos Cadastros Gerais onde aparece a descrição detalhada da função.

Os cadastros específicos do módulo são aquelas funções que implementam informações que dizem respeito somente ao módulo em questão. São funções do tipo manutenção e na sua descrição são apresentadas suas principais características e funcionalidades.

Função

Cadastros Gerais

Descrição

O tratamento de cadastros gerais é descrito no Manual de Referência dos Cadastros Gerais. São eles:

Condição de Pagamento

Contas

Contas Contábeis

Cotações de Moedas

Depósitos

10

Função

Empresa

Estabelecimento

Família de Material

Fatores de Conversão

Fornecedores

Grupos de Estoque

Informação

Item

Mensagens

Moeda

Parâmetros Globais

Subcontas

Manutenção de Parâmetros de Compras

Definição

Permite a implantação e atualização de informações no Cadastro de Parâmetros do módulo de Compras.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0104

Descrição

Essas informações serão fundamentais no processo de implantação do módulo, pois se algumas dessas estiverem faltando ou forem implantadas erroneamente o módulo terá seu funcionamento prejudicado, influenciando assim no bom funcionamento de outros módulos. Sendo assim deve-se ter cuidado na implantação das mesmas.

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

11

Opções

Pasta Ordenação

das Informações 11 Opç ões Pasta Ordenação Intervalo de numeração para as ordens implantadas

Intervalo de numeração para as ordens implantadas manualmente e a numeração inicial para as ordens automáticas; assim como deve-se informar um intervalo para as Solicitações Manuais, Especiais e Automáticas, e também uma faixa de numeração para os Pedidos.

Opções habilita número ordem e habilita número solicitação, através destas funções, impedir que o usuário altere inadvertidamente a numeração dos documentos (ordem de compra e das solicitações / requisições).

Se for marcado como sim o usuário poderá acessar os campos de numeração dos programas de cadastramento de ordens e solicitações/requisições.

12

Pasta Parâmetros

12 Pasta Parâmetros Campo U t i l i z a I C M S U

Campo

Utiliza ICMS

Utiliza ISS

Utiliza Taxa Financ

Imprime Ficha

Cotação

Cria Cotação

Pendente

Descrição

Se for informado como sim o DATASUL EMS entende que o ICMS será considerado no cálculo de preços dos pedidos de compras cadastrados. Se for informado como sim, este campo é solicitado nos programas de cadastro de cotações. Se informado como sim, entende que a Taxa Financeira será considerada no cálculo de preços dos pedidos de Compras cadastrados. Se informado como sim, permite a impressão das fichas de cotação. Se informado como sim, cria automaticamente cotações para o fornecedor (com base no programa Itens x Fornecedor, tabela de preços, dados do item e do fornecedor), após a inclusão de uma ordem de compra. Essa cotação terá dados em branco (caso não sofra cotação automática), pois ela servirá de base para uma cotação normal, e serve como base para a impressão das fichas.

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

13

Campo

Cria Evento para Cotação

Cria Evento Fecha Pedido

Compras

Centralizado na

Base

Utiliza Processo

Utiliza

Classificação

Contábil

Utiliza Aprovador

Gera Relação

Item/Fornecedor

Cotação Fornec

Inativos

Aprov Cotac

Fornec Inativos

Descrição

O usuário pode informar se para cada cotação criada será

gerado um Evento para a mesma, indicando a data de início do procedimento de cotação da ordem, considerando os tempos de ressuprimento. Mais detalhes sobre Eventos, consulte o tópico sobre o mesmo. Tem a mesma lógica do evento para uma cotação, porém aqui refere-se a pedidos de compras, indicando qual a data de fechamento do pedido de compra com fornecedor. Deve ser informado somente se a empresa trabalhar com compras centralizadas, ou seja, na empresa e suas filiais, uma única unidade será responsável pela compra dos materiais e serviços utilizado por todos. Para isso a empresa poderá com isso utilizar o Módulo de Multiplanta . Mais detalhes sobre Compras Centralizadas na Base, consulte o tópico sobre o Central de Compras. Deve ser informado apenas se a empresa for trabalhar com processos de compras.

Mais detalhes sobre Processo, consulte o tópico sobre o mesmo. Tem a função de permitir a entrada de solicitações de compras ou requisição de material para posterior atendimento para itens de débito direto sem a necessidade de informar a conta contábil no momento da inclusão do documento. Deve ser informado se é utilizado o cadastro de aprovadores (usuário de materiais). Mais detalhes sobre Aprovadores, consulte o tópico sobre o

mesmo

É informado apenas se o usuário desejar que seja gerada essa

relação durante o cadastro de uma cotação de um Item que não possua o relacionamento com algum fornecedor. Pois se no cadastro de uma cotação não existir a relação Item x Fornecedor e esta opção não estiver marcada, o DATASUL EMS obriga ao usuário que abandone a cotação para que faça a relação do item com o(s) fornecedor(es). Se esta opção estiver marcada o DATASUL EMS abre automaticamente o programa (item x Fornecedor), para que o usuário faça a relação sem abandonar a cotação que está incluindo.

É informado se é permitido cadastrar cotações para os

fornecedores que estão com o status de inativos (determinado no programa Relação Item x Fornecedores).

É informado se para as cotações de fornecedores inativos é

permitido a aprovação de cotações. Se aprovadas poderão

seguir o fluxo normal de compras, ou seja, poderão ser inclusas

a um pedido de compra.

14

Campo

Descrição

Variac Preço Perm

É informada a variação entre o preço do item constante no pedido e o preço constante na nota fiscal de recebimento. Somente utilizado para o recebimento feito por compras, quando não se utiliza o módulo de Recebimento. É informada a variação entre a quantidade constante no pedido

Variac Qtde Perm

e

a quantidade constante na nota fiscal de recebimento. Essa

Cálculo IPI Preço

variação é verificada no momento da digitação da nota fiscal, caso tenha variação maior do que o permitido o módulo de Compras não permitirá o recebimento da mesma. Somente utilizado para o recebimento feito por compras, quando não se utiliza o módulo de Recebimento. É informado se o cálculo do valor do IPI de uma compra será feito sobre o preço unitário de uma cotação, Bruto ou Liquido.

Regra de Negócio:

Considerar se o desconto dado ao material é sobre o preço bruto ou liquido, o qual irá influenciar o cálculo do IPI.

O cálculo obedece a seqüência estipulada:

1 – Cálculo IPI definido para considerar o Preço Liquido:

a) Calcula-se primeiramente o desconto, (se houver):

preço unitário x (1 - ( % desconto /100))

b) Cálculo da taxa financeira – calculado se o prazo de

pagamento > 0 e, se taxa financeira não estiver inclusa no

preço. cálculo do prazo médio - calcula a média ponderada da condição de pagamento de acordo com o número de parcelas de pagamento:

prazo médio = prazo médio + prazo [1] x % pagamento

duplicata 1 + prazo 2 x % pagamento duplicata 2

taxa = EXP (EXP ( 1 + valor taxa / 100, 1 / dias da data), prazo médio)

c) Cálculo do preço com a taxa financeira (se houver):

preço unitário = preço unitário x taxa

/1

2 – Cálculo IPI definido para considerar o Preço Bruto:

a) Cálculo da taxa financeira – calculado se o prazo de

pagamento > 0 e, se a taxa não estiver inclusa no preço:

cálculo do prazo médio - calcula a média ponderada da condição de

pagamento de acordo com o número de parcelas de pagamento:

prazo médio = prazo médio + prazo1 x % pagamento

duplicata 1 + prazo2 x % pagamento duplicata2

taxa = EXP (EXP ( 1 + valor taxa / 100, 1 / dias da data),

/100

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

15

Campo

Descrição

 

prazo médio)

 

b)

Cálculo do preço com a taxa financeira:

preço unitário = preço unitário x taxa

c)

Cálculo do IPI (se não inclusão):

preço unitário = preço unitário x (1 + alíquota IPI / 100)

d)

Cálculo do desconto (se houver):

preço unitário = preço unitário x (1 – desconto / 100)

Exemplo

Considerando os seguintes valores:

Preço do Fornecedor % desconto (não incluso ) Alíquota IPI (não incluso)

= 8,44

= 10

= 15

 

%

%

Taxa Financeira (não incluso) = 2 %

Condição Pagamento

= 30 e 45 dias

% pagamento

= 1a. parcela duplicata = 50 %

Dias da data

= 2a. parcela duplicata = 50 % = 30 dias

Preço Unitário Fornecedor igual a:

 

a) 8,44 x (1 - (10 / 100) ) = 7,5960

b) prazo médio = ((30 x 50) + (45 x 50) ) / 100 = 37,5

taxa = exp (exp(1 + 2 / 100, 1/ 30), 37,5) = 1,0251

c) 7,5960 x 1,0251 = 7,7864

 

d) 7,7864 x (1 + 15 / 100) ) = 8,9543

Preço Unitário do Fornecedor = 8,9543

Geração Ordem

É informado qual o tipo de relacionamento que o sistema irá trabalhar, com grupo de compras ou comprador. Se for optado por comprador, o sistema continua trabalhando como faz atualmente, ou seja, relacionando um comprador ao item e se for optado por grupo de compras o as ordens de compras é que serão relacionadas ao comprador. É informado qual é o percentual padrão que será levado para a cotação quando da inclusão da mesma. Na cotação esse percentual poderá ser alterado. Esse campo só deve ser preenchido se na opção utiliza taxa financeira estiver marcado como - sim. Dever ser informado para quantos dias eqüivale a taxa financeira.

Compras

Taxa Financ

Dias Taxa

Financeira

Exemplo

Taxa = 10%.

Dias Taxa = 15 dias.

16

Pasta Aprovação

16 Pasta Aprovação Campo E s t C o b r a n ç a P

Campo

Est Cobrança Padrão

Est Entrega Padrão

Condição Pagamento

Descrição

É informado qual o estabelecimento receberá a cobrança referente a compra. O estabelecimento aqui informado será levado para a ordem de compra, quando da inclusão da mesma. Porém esse estabelecimento na ordem pode ser alterado. Possui a mesma lógica do campo anterior, porém neste campo é tratado a entrega dos produtos. Exemplo do campo É informada qual é a condição de pagamento padrão que será levada (como default)para a ordem de compra e cotação quando da inclusão das mesma. Porém essa condição na ordem assim como na cotação poderá ser alterada.

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

17

Pasta Aprov. Eletr.

Preparação das Informações 17 Pasta Aprov. Eletr. Tem por função determinar os dados necessários para que

Tem por função determinar os dados necessários para que o sistema através deste parâmetros possa gerar pendências de aprovação para aprovadores de documentos de compras .

Campo Descrição

Aprovação

Eletrônica

Aprova Pedido

Emergencial

Aprovação

Eletrônica Processo

Quando assinalado, o módulo de compras vai tratar aprovações eletrônicas, isto é, o módulo vai gerar pendências de aprovação e permitir que aprovadores às aprovem. Este parâmetro é de extrema importância pois uma vez não assinalado, o módulo de compras não trata aprovações eletrônicas de documentos. Quando assinalado permite a aprovação eletrônica de pedidos emergenciais. Quando Assinalado Permite a aprovação eletrônica de processos de compra.

18

Campo

Descrição

 

Aprovação Total

Quando optarmos por Aprovação Total, consiste em gerar pendências de aprovação para o total do valor do documento a ser aprovado. Tendo como exemplo uma solicitação de compras com três itens, o sistema deve gerar uma pendência de aprovação para o total da soma das valorizações dos itens desta solicitação.

Nota

Se

não optarmos a opção será por item.

Solicitação

Quando assinalado, o sistema habilita no (Campo Tipo Hierarquia) duas opções de determinação de hierarquia de aprovadores para solicitações de compras.

È

através desta opções que o sistema identifica os aprovadores

da solicitação de compras.

 

Nota

Cabe lembrar que este tipo de hierarquia só servirá para

orientar a geração de pendências de aprovação somente para aprovação Total de documento.

Requisição

Quando optamos por aprovação total da requisição de material,

o

sistema habilita (Campo Tipo Hierarquia) duas opções de

Pedido

determinação de hierarquia de aprovadores para aprovação de Requisições de material . Quando optamos por aprovação total do pedido de compras , o sistema habilita (Campo Tipo Hierarquia ) duas opções de determinação de hierarquia de aprovadores para aprovação de Pedidos de compras. Quando optamos por aprovação de documentos de compras ou requisição de material por total de documento, o sistema nos permite determinar qual a hierarquia a ser usada para obter os aprovadores: Centro de Custo ou Faixa Quando informamos que o tipo de hierarquia para obter aprovadores é por centro de custo, determinamos que quando o sistema for gerar uma pendência de aprovação para o total do documento em questão, o mesmo vai tomar como base a hierarquia de aprovadores do centro de custo do usuário que estiver criando o documento (solicitante, comprador, etc Quando informamos que o tipo de hierarquia para obter aprovadores é por faixa, determinamos que quando o sistema for gerar uma pendência de aprovação para o total do documento em questão, o mesmo vai tomar como base as faixas de limites de aprovação dos aprovadores. Neste caso, o sistema identifica dentro das faixas previamente determinadas, qual a faixa em que o valor total do documento se encaixa, buscando na hierarquia desta faixa os valores para quem deve gerar as pendências de aprovação.

)

Tipo Hierarquia

Centro Custo

Faixa

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

19

Função

Campo

Gera Pendências

E-mail

Diretório E-mail

Cotação

Diretório E-mail

Pedido

Descrição

Determina se o sistema deve gerar pendências de aprovação para ordens de compras , pedidos de compras ou ambos. Aqui é que determinamos se vamos trabalhar somente com aprovação de cotações de preços ou pedidos de compras ou ainda, se a cada processo de compras, vamos aprovar ambos os documentos. Neste atributo identificamos que o módulo de compras passa a permitir que os documentos de cotação de preços e pedido de compras sejam enviados através de e-mail. Quando optamos por envio de documentos por e-mail, devemos fornecer alguns parâmetros adicionais. O envio de documentos por e-mail requer alguns cuidados especiais tratados no anexo deste documento. Aqui informamos onde os documentos de cotações de preços de ordens de compras enviados por e-Mail deverão ficar armazenados. Aqui informamos onde os documentos de pedidos de compras a serem enviados por e-Mail deverão ficar armazenados.

Manutenção de Grupos de Compras

Definição

Função que permite associar as compras de materiais à grupos de compradores em vez de obrigar o relacionamento de um comprador para o item.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0115

Descrição

Este programa tem por função criar os respectivos grupos de compras.

Essa criação será necessária apenas se no parâmetros do módulo, na opção geração ordens compras, tiver sido escolhido a opção grupo de compras.

Após a criação dos grupos de compras, o relacionamento com os compradores é feito por meio do programa Manutenção Grupos Compras Comprador (cc0116), onde o usuário pode determinar quais serão os grupos de compras e seus respectivos compradores.

Cabe ressaltar que um comprador pode estar relacionado em mais de um grupo de compras.

20

As famílias de materiais e os itens são tratados por grupo de compras que tem compradores associados.

por grupo de compras que tem compradores associados. Função Manutenção Grupo de Compras Comprador Objetivo

Função

Manutenção Grupo de Compras Comprador

Objetivo

Programas

Visão geral

Procedimento

Permite associar as compras de materiais a grupos de compradores , substituindo o relacionamento de um comprador padrão para o item.

CC0116

Esta função poderá ser utilizada quando os itens tiverem vários compradores, ou seja, uma vez solicitada a compra de um determinado item, a compra será realizada pelo comprador que estiver disponível nesse momento.

As famílias de materiais e os itens serão tratados por grupo de compras, e as ordens a serem administradas serão selecionadas pelo comprador do grupo após a geração das ordens de compras (CC0325).

Parametrizando o Grupo de Compras

Para implementar esta função, deve-se:

Informar nos parâmetros do módulo de compras o tipo de relacionamento com o qual o sistema deve trabalhar, podendo ser “Grupo de Compras” ou “Comprador”. Caso escolhido “Comprador”, o sistema relaciona um comprador padrão ao item e quando da geração das ordens de compras (CC0325), estas serão direcionadas ao comprador padrão. Se escolhida a opção “Grupo de Compras” será necessário:

- Cadastrar os Grupos de Compras (CC0115 – Manutenção Grupo de Compras)

- Relacionar os Grupos de Compras, anteriormente cadastrados, ao comprador. Este comprador pode pertencer a vários grupos. O

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

21

relacionamento será feito através do programa CC0116 – Manutenção do Grupo de Compras Comprador.

- Determinar o Grupo de Compras ao qual pertencem os itens. Para isto, é possível utilizar a Família de Materiais, exportando o grupo para os itens relativos a esta família, por intermédio do programa CC0102 – Manutenção Família de Compras ou pelo programa CC0106 – Manutenção de Itens.

- O comprador deve selecionar as ordens a serem administradas, através do programa CC0117 – Ordens Grupo de Compras Comprador.

- Após as ordens serem selecionadas, o comprador poderá cotar as mesmas, continuando assim o processo de compras.

Descrição

A tela base da função é a seguinte:

poderá cotar as mesmas, continuando assim o processo de compras. Descri ç ão A tela base

22

Função

Manutenção de Família para Compras

Definição

Permite a manutenção dos grupos de compras cadastrados.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0102

Descrição

Família de materiais, denomina-se como sendo uma agrupamento de materiais com as mesmas características técnicas, inclusive unidade de medida.

No DATASUL EMS, família para compras tem como objetivo complementar o cadastro de Família de Materiais vindo do modulo de Estoque. Este complemento será com os dados do módulo de Compras.

cadastro de Família de Materiais vindo do modulo de Estoque. Este complemento será com os dados

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

23

Após efetuada alguma alteração, aparecerá a seguinte tela.

efetuada alguma alteração, aparecerá a seguinte tela. • Na opção Não exporta para os itens, as

Na opção Não exporta para os itens, as alterações efetuadas não serão encaminhadas para os itens pertencentes a família alterada.

Na opção Exportar sem pedir confirmação, todos os dados alterados serão encaminhados à todos os itens pertencentes à família, sem distinção.

Na opção Exporta pedindo confirmação, a cada item pertencente à família, será pedido a confirmação, pois assim o usuário pode escolher quais itens que não sofrerão a alteração.

Na opção Exportar conforme conteúdo anterior, somente os itens que possuírem os mesmos dados que foram alterados é que sofrerão a alteração.

Para complemento destas informações serão inseridas outras como:

Comprador Padrão,

Lote múltiplo de compra,

Ressuprimento de compras, Controle da Qualidade e Fornecedor

Grupo Compras, para que seja relacionado aos itens da família.

24

Função

Manutenção de Itens para Compras

Definição

Permite a manutenção dos itens de compras cadastrados.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0103

Descrição

Este programa visa complementar o programa de parâmetros do item, com as informações utilizadas pelo módulo de compras.

Os itens para compras podem ser de:

Demanda dependente

Demanda independente.

Os itens de demanda dependente são itens que fazem parte de uma estrutura de produtos e dependem do consumo do item pai da estrutura.

Os itens de demanda independente são os que não fazem parte de uma estrutura, mas podem auxiliar no processo produtivo.

Os itens de demanda independente são os que não fazem parte de uma estrutura, mas podem

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

25

Neste programa podem ser alterados alguns campos como:

Comprador;

Se o item possui Controle da Qualidade ou não;

Qual é o tempo de ressuprimento das áreas;

Qual é o tipo de Despesa para o item;

Função

Manutenção de Itens x Fornecedores

Definição

Permite a inclusão e manutenção dos relacionamentos dos itens com seus respectivos fornecedores.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0105

Descrição

Supondo que o fornecedor já foi especificado e inserido no programa de cadastro de fornecedores, este programa faz a catalogação dos fornecedores habitualmente utilizados para suprirem as necessidades de compra da empresa.

faz a catalogação dos fornecedores habitualmente utilizados para suprirem as necessidades de compra da empresa.

26

No mesmo, deverá ser informado todos os dados referente a um Item e o(s) seu(s) respectivo(s) fornecedor(es). Essas informações serão de vital importância para o funcionamento correto de outros programas, pois a não inclusão dessas informações, poderá comprometer a integridade do módulo.

Nota

deve ser codificado.

Para estabelecer o relacionamento com Itens de débito direto, este

Opções

Pasta Fornecedor

com Itens de débito direto, este Opç ões Pasta Fornecedor Campo Descrição I t e m

Campo

Descrição

Item Fornecedor

É informado o código do item com que o fornecedor trabalha, pois pode existir fornecedores que sempre remetem suas notas fiscais com o seu código para o item. Pois, no recebimento (módulo de Recebimento), o usuário pode receber a nota fiscal com o código do fornecedor procedendo a conversão para o código da empresa. É informado o código da unidade de medida com que o fornecedor trabalha, pois o fornecedor pode utilizar uma unidade de medida diferente da utilizada pela empresa compradora.

Unid Medid

Nota

Só trata uma Unidade de Medida por fornecedor.

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

27

Campo

Condição

Pagamento

Fator Conversão

Descrição

É informada a condição de pagamento padrão para o respectivo

fornecedor. Essa informação é levada para o programa de cadastro de cotações quando da realização de uma cotação. Ela

é levada como default, porém pode ser alterada a qualquer

momento pelo comprador (usuário). Mais detalhes sobre Condição de Pagamento, consulte o tópico sobre a mesma. É informado o fator de conversão da unidade de medida a ser utilizado pela empresa compradora em relação ao fornecedor, quando do recebimento do pedido de compra. Os dados da nota fiscal são informados na unidade de medida do fornecedor e convertidos para a unidade de medida interna para baixa de compras e entrada do material em estoque.

Nota

Conversão; No recebimento divide os valores pelo Fator de Conversão.

O cálculo da conversão é efetuado por meio da seguinte

No cadastro de Ordens multiplica pelo Fator de

fórmula:

Vnum =

onde:

Vume

FCx10 -ncd

VNUM: Valor na Unidade de Medida da Empresa usuária;

VUME: Valor na Unidade de Medida do Emitente (Cliente/Fornecedor);

FC: Fator de Conversão entre as duas Unidades de Medida. É obtido pela relação entre a Unidade de Medida do Emitente e a da Empresa usuária;

NCD: Número de Casas Decimais entre as duas Unidades de Medida.

Exemplo

em kg (unidade de medida do usuário).

Sendo um quilograma igual a 1000 gramas, o FC é igual a 1; como o NCD é 3 (número de casas decimais, de 1 para 1000),

temos a seguinte expressão:

Converter 20.450g (unidade de medida do emitente)

20450

20450

VNUM = ------------- = ------------ = 20,450 Kg

1x(10 3

)

1000

28

Campo

Descrição

Casas Decimais

Deve ser informado qual o número de casas decimas utilizadas pelo fator de conversão. Pode ser utilizada até 9 casas decimais.

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

29

Pasta Item

2 Processo Preparação das Informações 29 Pasta Item Campo Contrato Fornecimento C o t a ç

Campo

Contrato

Fornecimento

Cotação Automática

Descrição

Nesta opção deve ser informado se o fornecedor fornece por contrato de fornecimento ou não. Se a empresa for trabalhar com contratos de fornecimento, o módulo de Contrato de Compras deve estar implantado, esse campo deve estar marcado e o campo percentual de compra (que se encontra nesta pasta), deve estar com percentual maior que 0 (zero). Após a definição destes dados, o DATASUL EMS, na inclusão de ordem de compra verifica os mesmos e, direciona o percentual definido ou toda a quantidade da ordem de compra para o contrato. Tem o objetivo de determinar se o módulo de compras criará cotações automaticamente para o Item x Fornecedor a partir do momento da inclusão de ordens de compras. Caso seja marcado como sim, os dados para a cotação terão origem de:

Tabelas de preços, Itens para compras e Item x Fornecedor, Cotação desvinculadas.

30

Campo

Descrição

Horizonte Fixo

Identifica o período em que não são reprogramadas/consideradas ordens já alocadas. Este período corresponde em dias e parte da data do planejamento mais o número de dias informado. Data execução (today) mais os dias do horizonte fixo.

Exemplo

Fornecedor: JKL

Percentual compras: 50% Horizonte Fixo: 10 dias

O planejamento gerou uma ordem de compra com 2 parcelas

de entregas, sendo:

1a parcela 10 pçs

para 10/07/19XX

2a parcela 20 pçs

para 19/07/19XX

Considerando Data Execução (Today): 07/07/19XX, no

momento do split da ordem o DATASUL EMS fará a seguinte

divisão:

A – Parcela

Fornecedor

Quantidade

1 JKL

0

1 outros

10

B – Parcela

Fornecedor

Quantidade

2

JKL

10

2

outros

10

Na letra A, toda a quantidade da 1a parcela será direcionada para a opção - outros, pois o fornecedor JKL não tem condições de entregar no prazo necessário pelo planejamento. Veja o cálculo. Data Execução (Today) + Hzte Fixo = Data entrega

07/07/19XX

A data calculada para o fornecedor JKL será 17/07/19XX,

enquanto que a data necessária para o planejamento é

10/07/19XX.

Portanto é dirigida toda a quantidade para a opção – outros, para que o comprador possa cotar e comprar com um outro fornecedor. Porém na letra B, na 2a parcela o DATASUL EMS dividirá a quantidade de acordo com o percentual (50% para o fornecedor JKL e 50% para a opção - outros), pois o fornecedor JKL tem condições de entregar na data necessária para o planejamento. Veja o cálculo. Today + Hzte Fixo = Data entrega 07/07/19XX + 10 dias = 17/07/19XX

A data calculada para o fornecedor JKL será 17/07/19XX,

enquanto que a data necessária para o planejamento é

19/07/19XX.

+ 10 dias = 17/07/19XX

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

31

Campo

Tempo Ressupr

% Compra

Lote Mínimo e Lote Múltiplo

Classe

Reprogramação

Descrição

É informado o tempo em dias corridos necessário ao ressuprimento do Item cadastrado. Considerar, na informação, o prazo decorrido desde a data em que foi gerado o ressuprimento (processamento, cotação, emissão do pedido etc.) até a disponibilidade do Item no Estoque. Tem o objetivo de informar qual o percentual de compra do material que cabe ao respectivo fornecedor. Nestes dois campos deve ser informado qual é a quantidade mínima e qual é o lote múltiplo com que o fornecedor atende a um pedido. Essa informação é considerada quando da aprovação de uma compra para o fornecedor, ajustando as quantidades da ordem de compra de acordo com esses campos.

Nota

As quantidades devem ser informadas na na

unidade de medida interna da empresa e não na unidade de medida do fornecedor.

Define qual o tratamento que será dado as ordens de compras já confirmadas pelo fornecedor, no caso de cálculo de planejamento de materiais. Antecipa/prorroga: Permite que a data de entrega de ordens seja antecipada e prorrogada; Prorroga: Permite que a data de entrega da ordem seja prorrogada; Antecipa: Permite que a data de entrega da ordem seja antecipada; Não Reprograma: Não permite que a data de entrega da ordem seja alterada.

Nota

Planejamento para reprogramar as ordens de compra confirmadas, dependendo da necessidade.

Os dados deste campo são utilizados pelo

32

Função

Manutenção de Eventos

Definição

É uma ferramenta para acompanhamento das ordens de compras, pois o evento visa dar ao comprador condições de visualizar e controlar o andamento de determinada ordem de compra ou pedido.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0109

Descrição

Podem ser criados automaticamente quando uma ordem de compra é gerada, desde que no programa Parâmetros de Compras esteja parametrizado como:

Cria evento para cotação e Cria evento para fechamento de pedido.

para cotação e Cria evento para fechamento de pedido. Iniciar a cotação da Ordem em uma

Iniciar a cotação da Ordem em uma data

de pedido. Iniciar a cotação da Ordem em uma data Fechar o Pedido na data “X

Fechar o Pedido na data “X

Liberar 50%

do

pagamento

No módulo de Investimentos, pode-se efetuar o controle de % (percentual) de pagamento da ordem para o fornecedor.

Os eventos são utilizados também em contratos, permitindo a liberação de saldo do Contrato para o recebimento ou até a liberação de pagamento do contrato (antecipação do fornecedor).

Nota

módulos de Compras, Investimentos e Contratos de Compras, cujo tratamento

é detalhado na documentação de cada módulo.

Eventos são relacionados a ordens de compra, sendo utilizados pelos

CAPÍTULO 2

Processo Preparação das Informações

33

Função

Manutenção Grupo de Compras Comprador

Definição

Relacionar os compradores aos seus respectivos grupos.

Tipo

Manutenção

Programas

CC0116

Defini ç ão Relacionar os compradores aos seus respectivos grupos. Tipo Manutenção Programas CC0116

35

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

Definição

Este tópico aborda a forma como ocorre o movimento (fluxo) da área de compras, desde a solicitação de material pelo solicitante até a disponibilidade do material ao respectivo solicitante.

Descrição

À medida que os materiais comprados atingem o tempo de ressuprimento, precisam ser encomendados. Essas necessidades são identificadas pelo sistema de planejamento de materiais, que envia um aviso à Compras, solicitando a colocação de um pedido de compra. O comprador seleciona um fornecedor e negocia as condições de fornecimento.

As negociações em compras são de fundamental importância e fazem parte do dia-a-dia do comprador. Apesar disso, observa-se, algumas vezes, compras efetuadas de maneira precipitada por esquecimento, ou por simples descuido, durante a fase das negociações.

Além de possuir o dom de negociar, é muito importante que o comprador tenha conhecimento técnico do produto em negociação, ou ainda o assessoramento por áreas usuárias ou de apoio técnico em negociações especiais.

36

Função

Ordem de Compras

Definição

Ordem de Compra é um documento ou uma autorização oriunda do subsistema de controle (Estoque/Planejamento/Contabilidade), que informa o que , quanto e quando repor os materiais necessários, dando partida ao fluxo de compras.

Tipo

Tarefa

Programas

CC0301

Descrição

No DATASUL EMS, as ordens podem vir de outros módulos, como:

Planejamento

Estoque

Planejamento Manutenção Industrial

Investimento

Mais detalhes ver o tópico de Integração dos módulos.

As Ordens podem também ter sua origem nas solicitações de compras, que por sua vez serão geradas no módulo de Compras.

Mais detalhes ver o tópico sobre Solicitações de Compras.

A numeração das ordens de compras geradas pelo Planejamento, Planejamento da Manutenção Industrial e pelo Estoque virá da faixa da numeração para ordens automáticas determinada no parâmetro do módulo.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

37

Opções

Tela Principal

Processo Movimento de Compras 37 Op ç ões Tela Principal Narrativa para follow-up Define tipo ordem,
Processo Movimento de Compras 37 Op ç ões Tela Principal Narrativa para follow-up Define tipo ordem,

Narrativa para

follow-up

Define tipo

ordem, normal

ou múltipla

Incluir nova ordem

No DATASUL EMS existem dois tipos de ordem de compra, a ordem normal e

a ordem múltipla.

A ordem normal é quando se refere a um único item. Este é o tipo de ordem

utilizado com maior freqüência. A ordem de compra pode ter as seguintes

situações:

Não Confirmada - Trata-se de ordem que foi apenas cadastrada e ainda não faz parte de uma cotação. Em Cotação - Trata-se de ordem que já faz parte de uma cotação, porém a cotação ainda não foi aprovada. Cotada - A ordem já faz parte de uma cotação e a cotação está Aprovada. Confirmada - Trata-se de ordem já associada a um pedido. Terminada - Trata-se de ordem cujas parcelas já foram entregues. Eliminada - Trata-se de ordem excluída após haver sido vinculada a um pedido.

38

Pasta Ordem

38 Pasta Ordem Campo Descrição P r o c e s s o Este campo possui

Campo

Descrição

Processo

Este campo possui um zoom que permite verificar e, caso necessário, incluir, o número do processo para a respectiva ordem, fazendo o relacionamento da ordem de compra com um processo de compra.

Nota

Maiores detalhes veja tópico Processo.

Número Contrato

Este campo possui a mesma lógica do campo Processo. O comprador pode relacionar a ordem de compra a um Contrato de Fornecimento, caso o material informado na ordem for fornecido por contrato. Informando-se o número do contrato, a ordem é integralmente relacionada a este contrato, assumindo as condições comerciais nele definidas. Deve-se tomar cuidado pois o item pode possuir mais de um Contrato.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

39

Pasta Tipo Despesa

3 Processo Movimento de Compras 39 Pasta Tipo Despesa Campo Descrição O r d e m

Campo

Descrição

Ordem Serviço

Quando a compra de determinado material for direcionada para uma ordem de serviço / produção, o número poderá ser informado neste campo.

Nota

Este campo será habilitado sempre que o módulo de controle de Produção ou Manutenção Industrial estiver implantado.

Conta Contábil

Na inclusão de uma ordem, se o item que se deseja comprar possui tipo de controle débito direto ou físico, ou se a compra do material (independente do tipo de controle do item), for diretamente para um centro de custo ou para ordem de serviço/produção, deve obrigatoriamente ser informada uma conta contábil, pois esta é a conta que sofre o débito da compra. Se o item não for de débito direto ou físico a conta poderá ser informada, mas não será obrigatório.

Nota

estar relacionada ao item no programa Manutenção de Itens, campo conta aplicação, módulo de estoque e deverá ser de despesa, ativa,

Para itens de controle físico ou débito direto, a conta deve

40

Campo

Descrição

 

passiva ou de sistema. Esta será então sugerida automaticamente.

Tipo Despesa

É informado o tipo de despesa utilizado para separar os documentos no módulo de Contas a Pagar, tendo como objetivo extrair o fluxo de caixa por despesa. Inserir o tipo de operação solicitada na ordem de serviço.

Operação

Nota Este campo será habilitado quando a natureza da ordem for do tipo Beneficiamento.

Divisão das Ordens. Esta função tem por objetivo fazer a divisão ou split da ordem de compra entre os diversos fornecedores do item. Essa divisão é feita de acordo com o percentual de fornecimento de cada fornecedor; e o percentual está definido no programa Itens x Fornecedor.

A divisão é sugerida no cadastro manual de ordens de compras, ou feita

automaticamente na geração de ordens automáticas.

Exemplo

Ordem de Compra número 205.

Quantidade da ordem 1000 pçs

Item 7007.

O

item possui dois fornecedores:

Fornecedor A com percentual igual a 40%.

Fornecedor B com percentual igual a 40%

O

DATASUL EMS criará novas Ordens, uma para cada fornecedor.

Cria a Ordem 206 para o fornecedor A com 400 pçs e a Ordem 207 para o fornecedor B com 400 pçs

A ordem número 205 ficará para a opção – “outros”, com a quantidade

restante ou 20% com 200 pçs.

Esta opção – “outros”, permite ao comprador cotar com um outro fornecedor que não esteja cadastrado na relação Item x Fornecedor.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

41

CAPÍTULO 3 Processo Movimento de Compras 41 Ordens Múltiplas As ordens múltiplas podem ser múltiplas de

Ordens Múltiplas

As ordens múltiplas podem ser múltiplas de itens ou múltiplas de fornecedores.

Múltiplas de Itens: Quando é relacionado à ordem vários itens (até99),quando deseja-se agrupar em uma ordem de compra os itens de uma requisição.

Exemplo

Compra de material da requisição X.

OC 205.01 – Caneta

205.02 - Grafite.

Múltipla de Fornecedores: A ordem original pode ser dividida entre mais de um fornecedor, gerando ordens múltiplas.

A ordem múltipla pode ser identificada pela seqüência numérica que acompanha o Número da ordem.

Uma ordem múltipla também pode ser parcelada em varias entregas e pode abranger vários pedidos associados a processos de compras, em que as cotações são aprovadas pelo usuário. E também pode constituir-se de um único pedido, se aprovado um único fornecedor entre vários.

Exemplo

Ordem número:

100.01 - item C02 Fornecedores: 10,11 e 20

Ordem Múltipla dividida entre múltiplos fornecedores.

42

100.02 - item C03

Ordem: 100.01 - status emitida

100.03 - cotada para o fornecedor 10 quantidade = 100 item C02

100.04 - cotada para o fornecedor 11 quantidade = 200 item C02

100.05 - cotada para o fornecedor 20 quantidade = 100 item C02

Ordem: 100.02 - status emitida

100.06 - cotada para o fornecedor 10 quantidade = 100 item C03

100.07 - cotada para o fornecedor 11 quantidade = 200 item C03

100.08 - cotada para o fornecedor 20 quantidade = 100 item C03

Função

Cotações

Definição

Entende-se como cotação, um levantamento de informações realizado pela área de compras com a finalidade de aquisição de determinado material ou serviço.

Tipo

Tarefa

Programas

CC0303

Descrição

Essas informações podem ser: Dados do fornecedor, Prazo de entrega, Condições de pagamentos, Preços, Qualidade, entre outras.

Em posse dessas informações o comprador saberá qual é o fornecedor que tem as melhores condições para o fornecimento, auxiliando assim no processo de tomada de decisão para a aquisição do material ou serviço.

O DATASUL EMS, apresenta as seguintes situações de cotação:

Cotação Pendente: São todas as cotações geradas para o item e fornecedor que possuam a relação Item x Fornecedor cadastrada. Essa geração ocorre após a inclusão de uma ordem de compra e, se nos parâmetros do módulo estiver como sim, na opção cria cotação pendente.

Cotação Desvinculadas: Para que a cotação de um mesmo item possa ser aproveitada para muitas ordens de compras abertas posteriormente, não deve ser informado número de ordem no cadastramento da cotação para o item.

Cotação Automática: É uma cotação gerada automaticamente com base em uma tabela de preço de itens previamente cadastrada, ou através de cotação pendente. É necessário para isso, que na opção cria cotação

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

43

automática no programa Relação Itens x Fornecedor (cc01050), esteja assinalado como sim.

Opções

Narrativa para

follow-up

Ícone Histórico permite acompanhamento últimas aquisições

Apenas ordens

pendentes

Botões

Tela Principal

aquisições Apenas ordens pendentes Botões Tela Principal Pendente Esta opção permite verificar as ordens de compras

Pendente

Esta opção permite verificar as ordens de compras relacionadas a fornecedores com pendência de cotação.

Nota

As cotações pendentes são geradas no ato de inclusão das ordens, seguindo os critérios abaixo:

quando a ordem não estiver vinculada a um processo de compra, são criadas cotações pendentes para todos os fornecedores que tenham relação com o item da ordem cadastrada;

quando a ordem estiver vinculada a um processo, as cotações são criadas apenas para os fornecedores de processos, nesses casos, os fornecedores devem Ter relação com o item da ordem cadastrada.

44

Pasta Cotação

44 Pasta Cotação Campo Unidade Medida Preço Fornecedor Taxa Financ: Dias Taxa

Campo

Unidade

Medida

Preço

Fornecedor

Taxa

Financ:

Dias Taxa

Financeira

Descrição

Informar a unidade de medida padronizada, relativa ao Item cadastrado.

A unidade de medida, que será informada deve ser a unidade do

fornecedor.

Detalhes veja material relativo aos cadastros gerais – Função Unidades de Medida.

É informado o preço negociado com o fornecedor, este preço pode

conter ou não o valor de ICMS , ISS, IPI e Taxas Financeiras. Caso a empresa possua uma tabela de preços cadastrada para o fornecedor, o preço poderá ser sugerido da respectiva tabela. Tem como finalidade informar o percentual de taxa de financiamento que o fornecedor considerou na cotação fornecida para o Item cadastrado. Este campo, é automaticamente inicializado com o percentual padrão de taxa de financiamento, cadastrado no programa cadastro de Fornecedores, desde que o mesmo esteja com o campo utilização de taxa financeira igual a sim. Informar o número de dias correspondente a taxa financeira negociada na cotação de compras.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

45

Campo

Descrição

O número de dias da taxa financeira informado será considerado para o cálculo do preço unitário do Fornecedor.

Campo

Preço Fornecedor

Exemplo

Cálculo Preço Unitário de Fornecedor, Partindo do Preço Informado:

Considerar se o desconto dado ao material é sobre o preço bruto ou líquido, que irá influenciar no cálculo do IPI (definido em parâmetros de compras – cálculo do IPI). O cálculo obedece a seqüência estipulada a seguir:

Quando o parâmetro do módulo considerar o cálculo do IPI pelo preço líquido:

Primeiramente calcula-se o desconto (se houver):

Preço unitário c/ Desc. = preço unitário x (1 - (% desconto / 100))

A

taxa financeira é calculada se o prazo de pagamento for maior que 0 (zero)

e

se a mesma não estiver inclusa no preço.

No prazo médio é calculado a média ponderada da condição de pagamento de acordo com o número de parcelas de pagamento.

Prazo Médio = (prazo médio(1) da cond.pgto. x % pgto. duplic.(1)) + (prazo médio(2) da cond.pgto. x % pgto. duplic (2)) + (prazo médio(n) da cond.pgto. x % pgto. duplic.(n)) /100

Taxa = 1/N o dias taxa Prazo 1 + valor taxa 10 ou 1/N o
Taxa =
1/N o dias taxa
Prazo
1 + valor taxa
10
ou
1/N o dias taxa
Prazo
1 + valor taxa
10
Taxa =
N o dias taxa
Prazo
1 + Valor taxa
10
Cálculo do preço com a taxa financeira (se houver):

Preço Unit. c/ Taxa Financ. = preço unit.c/ desc. x taxa

Cálculo do preço com IPI (se houver):

Preço Unit. com IPI = preço unit. com taxa financ. x (1 + alíquota IPI / 100)

Quando o parâmetro do módulo considerar o cálculo do IPI pelo preço bruto:

46

A

taxa financeira é calculada se o prazo de pagamento for maior que 0 (zero)

e

se a mesma não estiver inclusa no preço.

No prazo médio é calculado a média ponderada da condição de pagamento de acordo com o número de parcelas de pagamento. Prazo Médio = (prazo médio(1) da cond.pgto. x % pgto. duplic.(1)) + (prazo

médio(2) da cond.pgto. x % pgto. duplic.(2)) + (prazo médio(n) da cond.pgto. x

% pgto. duplic.(n)) /100 1/N o dias taxa Taxa = 1 + valor taxa 10
% pgto. duplic.(n)) /100
1/N o dias taxa
Taxa =
1 + valor taxa
10
1/N o dias taxa
ou
1 + valor taxa
10
Taxa =
N o dias taxa
Prazo
1 + Valor taxa
10

Prazo

Prazo

Cálculo do preço com a taxa financeira:

Preço Unitário com Taxa Financ. = preço unitário x taxa

Cálculo do preço com IPI (se não incluso):

Preço Unit. com IPI = preço unit. com taxa financ. x (1 + alíquota IPI / 100)

Cálculo do desconto (se houver):

Preço Unit. c/ Desc. = preço unitário x (1 - ( % desconto / 100))

Preço Líquido

Preço do fornecedor

% Desconto

Alíquota IPI

Taxa financeira (não incluso) = 2%

(não incluso) = 10%

= 8,44

(não incluso) = 15%

Condição de pagamento

% Pagamento

= 30 e 45 dias

= 1a. parcela duplicata = 50%

= 2a. parcela duplicata = 50%

Preço Unitário Fornecedor:

1) Preço Unit. com Desc. = 8,44 x (1 - (10 /100) = 7,5960

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

47

2) Prazo médio = ( (30 x 50) + (45 x 50)) / 100 = 37,5

Taxa = exp (exp (1 + 2 / 100, 1 / 30), 37,5) = 1,0251

3)

Preço Unit. com Taxa Financ. = 7,5960 x 1,0251 = 7,7866

4)

Preço Unit. com IPI = 7,7866 x (1 + (15 / 100) = 8,9545

Preço unitário do Fornecedor = 8,9545

Nota

Não entram na composição do preço informações referentes a: Valor de frete e ISS

Origem da alíquota:

1) Origem da alíquota de ICMS:

Se não houver uma ordem de compra vinculada a cotação em questão, irá assumir o percentual definido no cadastro de Parâmetros de Compras, caso contrario irá fazer as seguintes verificações:

Se houver uma tabela de preços para o item e fornecedor em questão ou então uma cotação desvinculadas da ordem, será apresentado como default o percentual de ICMS do item da tabela;

Senão:

Se houver uma natureza de operação informada para o fornecedor (cd0401) irá assumir a alíquota de ICMS constante na natureza de operação (re0102);

Senão:

Irá verificar a existência de uma unidade de federação a qual o país desta UF seja igual ao país do fornecedor e o Estado desta UF seja igual ao estado do fornecedor.

Então:

Se houver esta UF e a mesma for de natureza diferente de estrangeira e a inscrição estadual do estabelecimento da ordem for diferente de " " (branco) e diferente de isento (cd0602),

Então:

a) Se este Estado for igual ao Estado da ordem de compra vinculada a

cotação, irá assumir a alíquota de ICMS estadual. Entende-se, neste caso, que o Estado em que está estabelecido o fornecedor será o mesmo da

empresa emitente;

48

Senão:

b) Irá assumir a alíquota referente ao estado exceção.

Entende-se, neste caso, que o Estado em que está estabelecido o fornecedor será diferente do estado da Empresa emitente;

Se após as duas verificações acima, o percentual de ICMS permanecer igual a 0 (zero), irá assumir o percentual aplicado nas vendas interestaduais pelo estado emissor.

O percentual apresentado, poderá ser alterado no momento da implantação ou alteração da cotação.

2) Origem da alíquota de ISS:

Irá assumir o percentual definido no cadastro de Parâmetros de Compras, este percentual poderá ser modificado no momento do cadastramento ou alteração da cotação.

3) Origem da alíquota de IPI:

Se existir ordem de compra desvinculada a cotação em questão, irá assumir o percentual definido nesta cotação desvinculada;

Senão:

Se existir tabela de preço para a relação Item x Fornecedor da cotação a alíquota recebe o percentual da desta tabela;

Senão:

Se o percentual de IPI do item for maior que 0 (zero), irá assumir o percentual do item;

Senão:

Se existir classificação fiscal cadastrada para o item e a classificação existir, a alíquota de IPI irá receber o percentual definido nesta classificação fiscal.

Informamos também que se for cadastrada uma ordem de compra/cotação/pedido para um determinado item e este pedido sofrer posteriormente recebimento pelo módulo de Recebimento, independente da origem de IPI que foi definida por compra, será assumido o percentual de IPI do item/classificação fiscal.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

49

Pasta Fiscal

CAPÍTULO 3 Processo Movimento de Compras 49 Pasta Fiscal Campo Descrição IPI Quando assinalado, este

Campo

Descrição

IPI

Quando assinalado, este campo indica que no preço unitário do fornecedor encontra-se incluso o percentual de IPI informado no programa. Caso este campo não seja assinalado, existindo uma alíquota de IPI diferente de zero, significa para o sistema que o preço unitário do fornecedor não possui IPI e o percentual informado será aplicado ao preço unitário do item. A função de reajustar cotação permite que toda cotação realizada para uma determinada ordem de compra possa ser corrigida no momento do seu recebimento, por um conjunto de moedas e índices pré- determinados. Este reajuste pode ser realizado com a combinação de até 5 moedas e os percentuais de influência de cada uma delas, formando uma fórmula de correção do preço total do item. No momento do cadastro da cotação do item, deve ser informada que a mesma possui reajuste e, ter previamente cadastrado as cotações para as moedas e índices utilizados. Deve ser informada a data base do preço (data que foi definida a cotação com o fornecedor), que menos a data do índice (data da cotação da

Incluso

Reajuste

50

Campo

Descrição

IPI

Quando assinalado, este campo indica que no preço unitário do fornecedor encontra-se incluso o percentual de IPI informado no programa. Caso este campo não seja assinalado, existindo uma alíquota de IPI diferente de zero, significa para o sistema que o preço unitário do fornecedor não possui IPI e o percentual informado será aplicado ao preço unitário do item. moeda ou do índice utilizada para definir a cotação), dará o número de dias para retração, que por sua vez determinará a data de retração, ou melhor, data que será usada como base para a cotação da moeda ou do índice. Quando do recebimento dessa ordem de compra, o programa de recebimento irá calcular os reajustes, encontrando índice geral de correção dos valores da ordem de compra. Se os valores corrigidos da ordem de compra forem os mesmos da Nota Fiscal, será emitida mensagem de advertência ao usuário.

Incluso

Nota

possui reajuste, e, ter previamente cadastradas as cotações para as moedas a serem utilizadas. Deve ser informado a dada base do preço que determinará junto com a data base do índice o número de dias para correção dos valores da NF.

No cadastro da cotação deverá ser informado que a cotação

Campo

Reajuste

Exemplo Com uma única moeda e percentual = 100%. Preço Unitário R$ 100,00

Quantidade

10 peças

Preço Total

R$ 1000,00

Data emissão NF 21/04/19XX

Data base do preço

Cotação Dólar para 10/04/19XXR$ 1023,87 Cotação Dólar para 16/04/19XXR$ 1126,09 Tabela cadastrada no programa CC0303:

Moeda Data Índice Percentual Dólar 10/04/19XX 100%

Dólar

15/04/19XX

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

51

Número dias retração = data base do preço – data índice

= 15/04/19XX - 10/04/19XX

Data retração = data emissão NF – número dias retração

= 21/04/19XX

Valor na data de retração = preço total / cot moeda data retração(16/04/19XX)

= 1000,00 / 1126,09 = 0,08881

Valor na data do índice

= preço total / cot moeda data do índice (10/04/19XX)

= 1000,00 / 1023,87

Índice de reajuste

= % da moeda x (valor data índice / valor na data retração)/100

= 100 x (0,9767 / 0,8881) / 100 = 1,0998

Preço reajustado

= preço total x percentual total reajuste

= 1000,00 x 1,0998

Com duas moedas:

Data Base do Preço

Data Entrada NF

Preço NF

= 5 dias

- 5 dias

= 16/04/19XX

= 0,9767

= 1099,80.

= 12/02/19XX

= 20/02/19XX

= R$ 50.000,00

Cotação do Dólar:

Cotação da TR:

02/02/97 - 4,00

05/02/97 – 333,33

10/02/97 - 5,00

13/02/97 – 352,94

Moeda Data Índice

1- Dólar

Percentual

02/02/19XX

60%

2- TR

05/02/19XX

40%

Dólar:

NR dias retração

= Data Base Preço - Data Base do Índice

=

12/02/19XX - 02/02/19XX

= 10 dias

52

Data de retração 20/02/19XX - 10

= 10/02/19XX

= Data de entrada da NF - NR dias retração

Valor índice 1

= preço/cotação dólar com base na data de retração

= 50.000 / 5

= 10.000,00

Valor índice 2

50.000 / 4

= preço/cotação moeda dólar com base na data do índice

= = 12.500,00

1 = % moeda dólar x(índice 2 / índice 1) / 100

parte índice

= 60 x (12.500,00 / 10.000,00) / 100 = 0,75

=

TR:

No dias retração

= Data Base Preço - Data Base do Índice.

= 12/02/19XX - 05/02/19XX = 7 dias

Data de Retração

= 20/02/19XX - 7

= 13/02/19XX

Valor índice 1 = preço/cotação moeda dólar com base na data de retração.

= 50.000,00 / 352,94

= 141,67

Valor índice 2 = preço/cotação moeda dólar com base na data do índice

= 50.000,00 / 333,33

= 150,00

1 parte índice = % moeda dólar x (índice 2/ índice 1) / 100

= 60 x (150,00 / 141,67) / 100

= 0,63

Índice Reajuste = índice moeda 1 + índice moeda 2 = 0,75 + 0,63 = 1,38

Preço Reajustado = 50.000,00 x 1,38 = 69.000,00

= Data de entrada da NF - NR dias retração.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

53

Aprovar

Cotação

Pasta Aprovação

Campo Descrição
Campo
Descrição

Altera Datas nas Parcelas

Esta opção refere-se a(s) data(s) de entrega das parcelas de

compras e somente é alterada se a data informada estiver defasada

e for confirmado esta alteração através dos programas que permite

a alteração das datas de entrega.

Assim sendo, é somado a data da aprovação da cotação, o prazo (em dias) de entrega definido na cotação. Se esta nova data, comparada com a primeira entrega estabelecida na ordem for maior, será disponibilizado as seguintes opções:

Atualiza datas até prazo de entrega.

Atualiza todas as datas das parcelas.

Não atualiza datas.

Na primeira opção, todas as parcelas com entrega atrasada irão assumir a nova data estabelecida. Na Segunda opção, a primeira parcela assume a nova data estabelecida; para as demais verifica-se a diferença em dias da nova data de entrega com a data original. Esta diferença é somada aos demais prazos de entrega, prevalecendo assim o intervalo entre uma entrega e outra.

Exemplo

Com duas parcela em uma ordem e os seguintes prazos

de entrega:

- prazo de entrega: 1 - 20/05/19XX;

54

Campo

Altera

Quantidades

Aprovador

Descrição

- prazo de entrega: 2 - 30/05/19XX;

- cotação: 10 dias (prazo de entrega estabelecido pelo fornecedor);

- hoje = 23/05/19XX

Comparando com a data de hoje, a ordem já esta com a primeira data de entrega defasada.

Opta-se pela Segunda opção de atualização de datas.

Então:

1 - 23/05/19XX + 10 dias = 02/05/19XX => 13 dias com a data

inicial;

2 - 30/05/19XX + 13 dias = 12/05/19XX

Logo que forem aprovadas as cotações, o programa pede que o usuário informe se devem ser alteradas as quantidades definidas durante o cadastramento das Ordens. Em caso positivo, é aberta uma janela em que as quantidades das parcelas podem ser atualizadas, uma a uma. Quando a quantidade calculada pelo sistema ou a informada não for divisível pelo lote múltiplo, o sistema pede confirmação da quantidade firmada, notificando que a mesma deve ser divisível pelo lote múltiplo do item da ordem. Quando nos Parâmetros de Compras estiver sim para utilizar Aprovador de compras, o programa bloqueia a aprovação direta da cotação durante a inclusão ou modificação normal da mesma, desde que esse valor ultrapasse ao valor máximo de compra liberado ao comprador sem a necessidade de aprovação, já definido no programa Aprovador do Comprador.

Nota Este recurso somente é valido quando as cotações forem vinculadas a ordem de compra.

A partir do momento que uma cotação ultrapassar o limite de

compras do respectivo comprador, quando a cotação for aprovada,

o sistema solicitará uma senha. Essa senha tem por finalidade

identificar quem será o aprovador e responsável pela compra. Esse aprovador deverá estar cadastrado no respectivo programa de cadastro de compradores, e deverá estar relacionado como

aprovador do comprador. O sistema trabalha aqui com a hierarquia de aprovação (veja o tópico Aprovador do Comprador).

Nota

Caso seja digitado 0 (zero) na condição de pagamento, o programa mostrará

Condição de Pagamento igual a 0 (Zero )

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

55

uma tela para cadastramento de uma condição de pagamento especifica para os pedidos a serem gerados. Se informado uma condição diferente de zero, o sistema verificará se a mesma está cadastrada. Como esta condição é válida somente para os pedidos, que na cotação, estiverem com a condição de pagamento igual a 0, é conveniente, informar um valor diferente do mesmo, para que o programa não solicite o cadastramento de uma condição especifica para os pedidos a serem gerados, quando se tem certeza da não existência de pedidos cotados com a condição 0.Deste modo, quando na cotação, a condição de pagamento for diferente de 0 (zero), os pedidos serão gerados com a condição de pagamento destas cotações.

Pasta Múltiplas

condição de pagamento destas cotações. Pasta Múltiplas Esta pasta tem por função possibilitar o cadastramento de

Esta pasta tem por função possibilitar o cadastramento de cotações definindo as múltiplas ordens e o comprador para um mesmo item, pois por esta pasta é possível agrupar as diversas ordens de compras que estão sendo cotada individualmente e fazer uma única cotação.

Desta forma, é possível cadastrar uma única cotação que irá ser vinculada à várias ordens de compras de um mesmo item.

56

Obtendo com isso maior agilidade no processo e também mais facilidade na negociação das diversas condições com o fornecedor.

Pasta Aprovação

das diversas condições com o fornecedor. Pasta Aprovação Nesta pasta serão selecionadas quais as ordens de

Nesta pasta serão selecionadas quais as ordens de compras que terão sua cotação aprovada.

Após selecionar a ordem de compra e acionar o botão Aprovar, será aberto a pasta aprovação, na pasta de cotação.

Campo Descrição

Ordem Múltipla

Se a cotação for para uma ordem de compra do tipo Múltipla, deve-se marcar nesta opção, para que seja habilitado o campo seqüencial do número da ordem. Esta opção se selecionada, trará a informação a valor presente considerando desconto, taxa financeira e a cotação da moeda. Tem por função direcionar uma compra à vários fornecedores. Nesta opção é possível informar quantidades por parcela para cada fornecedor (divisão), conforme se desejar, sendo que sempre será obedecido o número de parcelas da ordem de

Valor Presente

Cotações

Múltiplas

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

57

Campo

Descrição

compra. Durante a informação das parcelas é permitido que o usuário elimine uma cotação informada para que possa informar outra quantidade ou eliminar realmente a cotação. Com a aprovação das cotações, são criadas ordens múltiplas da ordem original, sendo que estas ordens são tratadas no sistema como ordens normais (cotadas), e caso se deseja desaprovar uma cotação, deve-se proceder da forma normal, via botão modifica. Se não for aprovada a quantidade total da ordem original, além das ordens múltiplas criadas (cotadas), existirá uma ordem da quantidade não aprovada com as cotações anteriores, permitindo assim deixar uma quantidade pendente para ser aprovada posteriormente nas mesmas condições acima citadas.

Campo

Cotações Múltiplas

Exemplo

Ordem: 252053.00

Item:V21

Fornecedor: 0

Situação: Em Cotação

Parcela

Quant

Quant

Quant

Quant

Data

Situação

Receb

Devol

Saldo

Entrega

1

500,00

0,00

0,00

500,00

12/05/99

Em cotaç

2

300,00

0,00

0,00

300,00

12/06/99

Em cotaç

3

100,00

0,00

0,00

100,00

12/07/99

Em cotaç

Fornecedor

Data da Cotação

 

Preço

Aprovada

100

12/05/99

 

20,40

Não

200

12/05/99

 

20,50

Não

300

12/05/99

 

20,10

não

58

No processo de cotação múltipla foi definido que:

Fornecedores:

Parcela

100

200

300

1

100,00

300,00

100,00

2

50,00

10,00

240,00

3

50,00

10,00

40,00

A ordem de compra original 252053.00 e' eliminada, sendo criada as ordens 252053.01, 252053.02, 252053.03 e 252053.04. A ordem de compra 252053.01 fica como histórico do processo:

Ordem: 252053.01 Item: V21

Fornecedor: 0

Situação: Recebida

Parcela

Quant

Quant

Quant

Quant

Data

Situação

Recebida

Devol

Saldo

Entrega

1

0,00

0,00

0,00

O,00

12/05/99

Recebida

2

0,00

0,00

0,00

O,00

12/05/99

Recebida

3

0,00

0,00

0,00

O,00

12/05/99

Recebida

Fornecedor

Data da Cotação

Preço

 

Aprovada

100

12/05/99

 

20,40

 

Não

200

12/05/99

 

20,50

 

Não

300

12/05/99

 

20,10

 

Não

Ordem: 252053.02 Item: V21

Fornecedor: 100

Situação: Cotada

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

59

Parcela

Quant

Quant

Quant

 

Quant

Data

Situação

Receb

Devol

Saldo

Entrega

1

100,00

0,00

0,00

100,00

12/05/99

Cotada

2

50,00

0,00

0,00

50,00

12/06/99

Cotada

3

50,00

0,00

0,00

50,00

12/07/99

Cotada

Fornecedor

Data da Cotação

Preço

Aprovada

100

12/05/99

 

20,40

Sim

Ordem: 252053.03 Item: V21

 

Fornecedor: 200

Situação: Cotada

Parcela

Quant

Quant

Quant

Quant

Data

Situação

Receb

Devol

Saldo

Entrega

1

300,00

0,00

0,00

300,00

12/05/99

Cotada

2

10,00

0,00

0,00

10,00

12/06/99

Cotada

3

10,00

0,00

0,00

10,00

12/07/99

Cotada

Fornecedor

Data da Cotação

Preço

Aprovada

100

12/05/99

20,50

Sim

Ordem: 252053.04 Item: V21

Fornecedor: 300

Situação: Cotada

60

Parcela Quant

 

Quant

Quant

Quant

Data

Situação

Receb

Devol

Saldo

Entrega

1 100,00

 

0,00

0,00

100,00

12/05/99

Cotada

2 240,00

 

0,00

0,00

240,00

12/06/99

Cotada

3 40,00

 

0,00

0,00

40,00

12/07/99

Cotada

Fornecedor

Data da Cotação

 

Preço

Aprovada

100

12/05/99

 

20,10

Sim

Função

Pedidos

Definição

Pedido, é um contrato formal, nominativo, oneroso e bilateral, através do qual

a

parte contratante se obriga a pagar pelo material adquirido e aceito na forma

nas condições estipuladas e a parte contrária obriga-se a entregá-lo dentro das especificações fornecidas, da qualidade requerida, na quantidade pedida, dentro dos prazos estabelecidos e nos preços acordados.

e

O pedido de compra tem força de um contrato judicial e a sua aceitação por parte do fornecedor implica em seu cumprimento, daí a necessidade de se deixar bem claro no documento todas as informações indispensáveis ao adequado fornecimento do material.

Tipo

Tarefa

Programas

CC0304

Descrição

O

fluxo de compra não se encerra com a emissão do pedido de compra ao

fornecedor, existe ainda uma etapa complementar de acompanhamento, ou follow-up, do pedido de compra, que tem por objetivo verificar constantemente

a capacidade do fornecedor de cumprir as exigências contratuais do pedido.

Um bom acompanhamento de pedido possibilita maior certeza quanto ao fornecimento dos materiais dentro do prazo e qualidade requeridos, permitindo a diminuição nos níveis de estoque e maior rapidez nas tomadas de decisões para solucionar problemas futuros referentes ao não cumprimento dos pedidos.

Pode-se dividir o acompanhamento do pedido de compra em duas etapas, a primeira consiste na confirmação do recebimento do pedido e a segunda na verificação do andamento do pedido.

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras

61

Opções

O tipo e a freqüência com que é realizado o acompanhamento, depende da importância do pedido e dos níveis de estoque.

Para viabilizar a inclusão de um pedido de compra no DATASUL EMS são necessárias algumas informações, como:

Ordens de compra cotadas pelo fornecedor do item. Estas ordens aparecerão no final da inclusão do pedido, pois será disponibilizado para o usuário todas as ordens que satisfaçam as condições de cadastramento.

Alterações gerais em um pedido de compra, bem como inclusão de novas ordens/parcelas, poderão ser efetuadas pelos programas cc0304, caso o pedido ainda não tenha sido impresso e pelo cc0308, quando o mesmo já estiver impresso.

Pasta Dados

cc0308, quando o mesmo já estiver impresso. Pasta Dados Campo Descrição N a t u r

Campo

Descrição

Natureza

Um pedido de compra poderá ter a natureza de compra como:

Compra: Essa Natureza deve ser utilizada quando o Pedido for para

62

Campo

Descrição

 

a compra de determinado material.

Exemplo

Compra de rolamentos, lâmpadas, graxas, óleos, etc.

Serviço: Essa Natureza deve ser utilizada para a compra de serviços em geral.

Exemplo

Serviços de manutenção, fretes, etc.

Beneficiamento: Essa natureza deve ser utilizada para a compra de beneficiamento de material. Pois, quando a empresa for remeter algum material à terceiros para fins de processamento, com inclusão de mão-de-obra ou outros materiais.

Exemplo

Compra de beneficiamento para tratamento térmico de hastes

e parafusos.

Situação

Os pedidos de compras possuem três situações:

1 - Não impresso = Informa a situação que o Pedido foi apenas cadastrado.

2 - Impresso = Informa a situação de Pedido já emitido;

3 - Eliminado = Informa a situação de Pedido que, por algum motivo, foi eliminado.

Nota Este campo é inicializado automaticamente com o código - não impresso.

Nota

mostra uma tela para cadastramento de uma condição de pagamento especifica para os pedidos a serem gerados. Se informado uma condição diferente de zero, o sistema verificará se a mesma está cadastrada. Como esta condição é válida somente para os pedidos, que na cotação, estiverem com a condição de pagamento igual a 0, é conveniente, informar um valor diferente do mesmo, para que o programa não solicite o cadastramento de uma condição especifica para os pedidos a serem gerados, quando se tem certeza da não existência de pedidos cotados com a condição 0 .Deste modo, quando na cotação, a condição de pagamento for diferente de 0 (zero), os pedidos serão gerados com a condição de pagamento destas cotações. Dados utilizados para relacionamento de ordens à pedidos: Cotação aprovada com o fornecedor; Condição de pagamento igual condição estipulada na cotação; Transportador do pedido igual ao transportador definido na cotação;

Processo(caso informado), igual a ordens para o mesmo processo.

Caso seja digitado 0 (zero) na condição de pagamento, o programa

CAPÍTULO 3

Processo Movimento de Compras