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Etapas de implementao

Recebido em: 20/08/08 Aprovado em: 06/10/08


de WMS: estudo de caso em
um varejista moveleiro

Prof. Me. Walter Antonio da Silva Costa (UNESP/DEP-Bauru, SP, Brasil) wascosta@gmail.com
UNESP Av. Luiz Edmundo Carrijo Coube, 14-01, Vargem Limpa, CEP: 17033-360, Bauru-SP
Prof. Dr. Jos Alcides Gobbo Jnior (UNESP/DEP-Bauru, SP, Brasil) gobbo@feb.unesp.br

Resumo
Uma das etapas crticas da distribuio fsica est no gerenciamento e administrao dos produtos armazena-
dos em Centros de Distribuio (CD). O Warehouse Management System (WMS) um sistema que gerencia
as operaes, buscando atender as necessidades inerentes do CD. Muitas empresas adotam o WMS objetivando
o aprimoramento das operaes logsticas e do gerenciamento do CD. O objetivo principal desta pesquisa
apresentar uma proposta de etapas para implementao de WMS em CD. Foi conduzido um estudo em uma
empresa varejista de grande porte que adotou um WMS para atuar em conjunto com o sistema gestor. Consi-
derando a literatura um pouco escassa e dispersa nesta rea do conhecimento no mbito nacional, procurou-se
prover aos praticantes um estudo que demonstre que, com uma correta implementao, significativos ganhos
podem ser obtidos. O resultado desta pesquisa a proposio detalhada de uma srie de etapas para a implan-
tao de WMS em CD.
Palavras-chave: WMS, ERP, CD, logstica, armazenamento.

Abstract
One of the critical phases in physical distribution is the management and administration of products that are
stored in warehouses. The Warehouse Management System (WMS) is a specialized system that manages wa-
rehous operations, attempting to meet the inherent needs of these operations. This way, many companies adopt
these systems in order to improve logistics operations and the management of warehouses. The main objective
of this study is to present an implementation planning methodology of WMS in warehouses. A study was con-
ducted on a large-scale retail company in the Brazilian furniture sector. The company adopted a WMS to work
together with the organizations ERP in their warehouse. Considering the potential for operational improve-
ment, this study aims at providing the practitioners with a study which shows that, with good implementation
and correct use of the WMS, significant profits can be obtained. The result of this study is the definition of
implementation phases for a WMS in warehouses.
Keywords: WMS, ERP, warehouse, logistic, storage.
Etapas de implementao de WMS: estudo de caso em um varejista moveleiro

1. INTRODUO
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Nos ltimos anos, as empresas vm enfrentando acirrada concorrncia no mercado. Um grande dife-
rencial a qualidade dos produtos e servios alinhada com a tendncia de mercado. As empresas, no entan-
to, buscam outros diferenciais, pois o caminho para a sobrevivncia a busca constante por diferenciao
(GS1 BRASIL, 2006).
V-se, ento, a introduo de novos modelos de gerenciamento e estratgias empresariais aplicados
aos processos operacionais e s relaes comerciais das empresas. A utilizao da automao nas operaes
internas e no relacionamento com os parceiros comerciais cada vez mais importante para o aumento da
eficincia das operaes logsticas e da reduo de custos.
O Warehouse Management System (WMS) pode otimizar os negcios de uma empresa com reduo
de custo e melhoria do servio, principalmente quando atrelado ao Enterprise Resource Planning (ERP).
A necessidade de aprimorar as operaes logsticas fez com que a empresa, estudo de caso, adotasse
em seu CD um sistema gerenciador de depsito (WMS). A empresa estudada uma grande varejista do
setor moveleiro. Este setor possui muitas particularidades no tocante logstica de armazenagem das mer-
cadorias, tais como: tamanho, geometria e peso bem diferentes; alta rotatividade de modelos; mltiplas
embalagens do mesmo item comercial; entre outras.
O tema, em questo, traz tona o uso de tecnologia da informao (TI) na logstica, especificamente
o uso de WMS em CD. Este trabalho de pesquisa prope uma srie de etapas para a implementao do
sistema.
Para dar sentido a este estudo, faz-se necessrio a construo da questo, chave para o desenvolvi-
mento deste projeto de pesquisa: como a implementao de um WMS em um CD pode ser descrita em
etapas?
Este trabalho se justifica por propor uma implementao do WMS em etapas. As de implementao
ajudam na organizao do projeto e delimitam responsabilidades e metas a serem atingidas. Assim, a im-
portncia e relevncia deste estudo esto na atualidade e na possibilidade de inserir a academia no contexto
do tema.
O objetivo principal desta pesquisa apresentar uma proposta de etapas para implementao de WMS
em CD.

2. METODOLOGIA DA PESQUISA
Este projeto se classifica quanto natureza como pesquisa aplicada; a abordagem do problema como
qualitativa; ao contedo e objetivo como exploratria; aos procedimentos tcnicos como reviso bibliogr-
fica e estudo de caso.
No tocante aos mtodos cientficos, este trabalho tende a se firmar em dedutivo e indutivo. A pesquisa
faz comparaes com a implementao de ERP, buscando uma analogia entre ERP e WMS (mtodo dedu-

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tivo). Considerando que a literatura especializada em WMS no se aprofunda nesse tpico e que a proposta
definir etapas de implementao de WMS, o uso de um estudo de caso colabora na resposta a questo
proposta (mtodo indutivo).
A metodologia do tipo observacional, passando de participante a no-participante. Quanto a essa
fonte de evidncia, houve participao do pesquisador como funcionrio da empresa. A fase de observao
iniciou-se em janeiro de 2002 e findou-se em maio de 2003. No entanto, a efetiva implementao do WMS
se deu entre 2004 e 2005.
Alm dessa, foram utilizadas outras fontes de evidncia, como documentos internos, arquivos e depoi-

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mentos de pessoas envolvidas no projeto. Dessa forma, este trabalho, por se firmar com contedo e objetivo
exploratrio de um estudo de caso, se valeu de entrevistas no-estruturadas e algumas semi-estruturadas.
O estudo de caso deve estar pautado na confiabilidade e validade, critrios para julgar a qualidade da
pesquisa (YIN, 2001). Para isso, foram empregados os que buscam assegurar a qualidade desta:

validade do constructo: foram utilizadas mltiplas fontes de evidncia, como pesquisa no site da em-
presa, documentos e relatrios apresentados; e para reviso, foi estabelecido um encadeamento de
evidncias. No entanto, o relatrio no foi revisado pelos respondentes;
validade externa: foi utilizado estudo de caso nico. Dessa forma, desejvel a replicao em mlti-
plos estudos de caso;
confiabilidade: foi utilizado um protocolo de pesquisa no estudo de caso que pode ser replicado.

Ao final deste artigo ser proposta uma relao de etapas que visam organizar a implementao de um
WMS em CD. Dessa forma, apresentada, ao longo deste trabalho, uma reviso bibliogrfica que servir de
base, juntamente com o estudo de caso, para alcanar o objetivo principal.

3. SISTEMAS DE INFORMAO
Laudon e Laudon (2007, p. 9) propem uma reflexo sobre as perspectivas em sistemas de informao
(SI) e TI: por TI, entenda-se todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus
objetivos organizacionais; um SI pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relaciona-
dos que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informaes destinadas a apoiar a
tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao.
Rezende (2008) prope um roteiro para o Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao
(PETI) com 9 partes, mas ressalta que o PETI pode ter um sem nmero de partes de acordo com as neces-
sidades da organizao e do projeto (quadro 1).

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PARTES SUBPARTES
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1. Planejar o projeto Organizar o projeto;


Capacitar a equipe de trabalho;

2. Revisar o planejamento estratgico Identificar objetivos, estratgias e


empresarial (Business Plan) aes organizacionais;

3. Planejar informaes e conhecimentos Identificar informaes e conhecimentos empresariais;

4. Avaliar e planejar SI e de conhecimentos Avaliar SI e de conhecimentos (atuais);


Planejar SI e de conhecimentos;
5. Avaliar e planejar TI Avaliar TI;
Planejar TI software;
Planejar TI hardware;
Planejar TI sistemas de telecomunicao;
Planejar TI gesto de dados e informao;
Avaliar infra-estrutura paralela;
Planejar infra-estrutura paralela;
Organizar a unidade da TI;
6. Avaliar e planejar Recursos Humanos (RH) Avaliar RH;
Planejar RH gestores e no gestores;

7. Priorizar e custear PETI Estabelecer prioridades e necessidades;


Avaliar impactos;
Elaborar plano econmico-financeiro;

8. Executar PETI Elaborar planos de ao;

9. Gerir o projeto (em todas as fases) Gerir, divulgar, documentar e aprovar o projeto.

Quadro 1 Partes que compem o roteiro para PETI


Fonte: Rezende (2008)

3.1. Enterprise Resource Planning


ERP um termo que abrange uma gama de atividades suportadas por um software modular, tambm
conhecido como software de gesto. Almeida (2007) argumenta que o ERP composto por pacotes de so-
lues e que a integrao desses pacotes s possvel pela troca comum de informaes entre os diversos
mdulos, sendo que estas informaes so armazenadas numa base de dados central. Assim, qualquer dado
armazenado na base de dados pode ser manipulado por qualquer mdulo.

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Back-office Diretoria e Front-office


acionistas

Relatrios

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Finanas
Vendas e
distribuio
Fornecedores

Clientes
Sistema
Produo
ERP

Servios

Materiais
Recursos
humanos
Pessoal Representantes
administrativo e de vendas e
operacional Funcionrios servios

Figura 1 Estrutura tpica de ERP


Fonte: Adaptado de Davenport (1998)

Segundo Davenport (1998), os mdulos citados na figura 1 esto presentes na maioria dos sistemas
ERP. Alm deles, alguns sistemas ERP possuem mdulos adicionais, tais como: gerenciamento da qualida-
de, gerenciamento de projetos, entre outros.
Alguns at oferecem o mdulo logstica. No entanto, muitas empresas, diante da complexidade das
operaes logsticas, preferem adquirir um software especialista de WMS, em vez de usar o do software
generalista ERP.
Porm, toda implementao de sistema informatizado gera impactos diversos. Almeida (2007, p. 8)
cita que a aquisio de um sistema ERP por parte de uma empresa vai provocar alteraes ao nvel tecnol-
gico, impacto na cultura da empresa e nas relaes humanas. Praticamente, todos os processos e operaes
passam a fazer parte do sistema e alguns deles, muitas vezes, passam a ser refns dele. Adquirir um sistema
ERP significa implementar novos conceitos e novas culturas na empresa.

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Escouto e Schilling (2003) propem uma srie de passos para a seleo de um ERP. Para cada passo os
autores comentam as principais atividades inerentes seleo (quadro 2).
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PASSOS PARA SELEO DE ERP SNTESE

Levantar as necessidades da organizao Fazer o levantamento das reais necessidades da


organizao, suas expectativas e objetivos. Avaliar os
prs e contras da implantao.

Formar um comit de decises Este grupo de pessoas (comit) tem a responsabilidade


de analisar e avaliar as solues propostas, buscando
assegurar uma boa tomada de deciso.

Especificar requisitos da organizao Retrato das principais necessidades da organizao,


Requisitos correntes dos setores e responsveis associados a essas necessidades
Requisitos futuros e onde esto os pontos crticos para a realizao dos
Implementabilidade do projeto processos empresariais essenciais.
Suportabilidade do produto
Custo de investimento e de operaes

Identificar os possveis fornecedores Deve-se buscar, no mercado, os possveis fornecedores


de sistemas ERP, considerando as melhores prticas (best-
practices) e as particularidades da sistemtica empresarial.

Solicitar proposta comercial A proposta deve ser tcnica-comercial, pois deve considerar
o atendimento mnimo especificao sistemtica empresarial
e s questes comerciais, como preo, garantias etc.

Selecionar o fornecedor A seleo deve estar pautada em anlises das propostas,


bem como seguidas de visitas tcnicas em clientes do
fornecedor, buscando identificar problemas e solues.
Quadro 2 Sntese dos passos da metodologia de seleo de sistemas ERP
Fonte: Adaptado de Escouto e Schilling (2003)

Para Colangelo Filho (2001), existe uma srie de passos e fases para a seleo de sistemas ERP. O autor
sugere, em sua proposta, que os passos (oito no total) sejam seguidos de fases de seleo. Os passos 1, 2, 5,
6, 7 e 8 possuem uma nica fase que descrita pelo prprio passo; os demais se completam por vrias fases
(quadro 3).

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PASSOS FASES
Passo 1: Estabelecer claramente
Fase nica
qual o problema
Passo 2: Estabelecer metas Fase nica
Fase 1: Planejamento das atividades
Fase 2: Formao das equipes de trabalho

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Fase 3: Reunio preliminar e detalhamento dos questionrios
Fase 4: Levantamentos das atividades das reas envolvidas
Fase 5: Avaliao dos processos envolvidos
Fase 6: Elaborar os componentes da soluo para a
Passo 3: Estabelecer as
empresa necessidades e objetivos
fases do projeto
Fase 7: Elaborar os componentes da soluo sob o enfoque
de Negcio e Operaes
Fase 8: Elaborar os componentes da soluo sob o enfoque da Informtica
Fase 9: Estabelecer os critrios para avaliao das solues
Fase 10: Definir a condio atual da empresa
Fase 11: Avaliar e estabelecer novas premissas para o projeto da empresa
Fase 1: Estabelecer contato com os fornecedores
Fase 2: Avaliar cada fornecedor e escolher dentre eles 3 solues
que mais se aproximem das necessidades da empresa
Fase 3: Escolher um dentre os 3 fornecedores
Passo 4: Tratativas com Fase 4: Visitar os clientes j atendidos pelo fornecedor escolhido
os fornecedores (pelo menos 3)
Fase 5: Emitir relatrio para superiores sobre o fornecedor escolhido
Fase 6: Estabelecer etapas do projeto de aquisio e implantao
junto com o fornecedor
Fase 7: Estabelecer os cronogramas de atividades e desembolsos
Passo 5: Avaliao das
Fase nica
solues para a empresa
Passo 6: Check list para
avaliao das solues no Fase nica
cliente (empresa)
Passo 7: Aquisio da soluo Fase nica
Passo 8: Planejamento da
Fase nica
implementao
Quadro 3 Sntese dos passos e fases para escolha de sistemas ERP
Fonte: Adaptado de Colangelo Filho (2001)

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Schmidt Neto (2004) prope uma implementao em trs fases e com vrias etapas:
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a) pr-implementao: criao de um comit para elaborao de um plano de implementao de sis-


temas ERP com apoio da alta administrao; criao da viso e levantamento das necessidades da
organizao; determinar o modelo de gesto e os indicadores de desempenho da gesto econmico-
financeira; determinar o investimento a ser feito e qual o retorno esperado; escolha de uma consul-
toria com experincia comprovada em implementao de sistemas ERP e TI; anlise e avaliao dos
sistemas ERP existentes no mercado; processo de seleo e escolha do fornecedor de ERP; avaliao
dos recursos de TI;
b) implementao: metodologia de implementao; planejamento e cronograma de implementao; de-
finio da equipe de implementao; gesto de mudana (desenvolvimento de lideranas, conscien-
tizao e treinamento); desenvolvimento tcnico (converso, interfaces, solues especficas e adap-
taes); follow-up do cronograma de implementao; teste e validao dos mdulos implementados;
teste-piloto dos mdulos validados;
c) ps-implementao: estabilizao do sistema; concretizao dos benefcios planejados; implementa-
o de sistemas complementares; planejamento.

Para Haberkorn (1999, p. 171), a metodologia utilizada para implementao de um ERP deve ter seus
pontos bem definidos e planejados, pois este processo, embora parea simples, tem-se mostrado como fatos
decisivos (Quadro 4).
Gamba e Bresciani Filho (2003, no paginado) sugerem quatro fases de implementao do ERP:

d) na fase de planejamento so definidos os objetivos e o escopo do projeto, o comit diretivo, a equipe e


o organograma com todos os participantes, o cronograma a ser seguido com os pontos de verificao
e datas limites para as fases e etapas do projeto. [...] So feitos os planos [...] para a gesto do conhe-
cimento das mudanas, incluindo a o plano de comunicao e divulgao dos avanos do projeto de
implementao do ERP para toda a organizao;
e) na fase de desenho feito o levantamento dos processos de negcio atuais, e identificados os possveis
pontos de melhoria. Uma vez identificados, os novos processos so desenhados levando-se em conta
as melhores prticas de operao e validados com os lderes da organizao para a posterior modela-
gem sistmica. Assim, cria-se um novo mapa de processos de operaes e de sistemas. [...] Nesta fase
tambm feito, se necessrio, o plano de interfaces com os outros softwares existentes na organizao
e o plano de mudana organizacional. A parte correspondente ao levantamento e desenho de proces-
sos de negcio [...]. O plano de interfaces resulta dos casos onde necessria a manuteno de softwa-
res que no sero substitudos, mas que devem conversar com o ERP;
f) na fase de desenvolvimento acontece a configurao sistmica dos processos operacionais e o desenvolvi-
mento da parte no contemplada pelo ERP, as chamadas customizaes. Em paralelo com estas ativida-
des, as funcionalidades do ERP so testadas uma a uma [...]. Com isto feito, o prottipo do novo processo
de negcio montado e acontece o teste integrado de todos os processos dentro do escopo do ERP. Dentro
da gesto de mudana planejada, implementa-se o plano de capacitao para os usurios finais do ERP.
Por fim, faz-se a definio da estratgia de implementao e de converso dos dados a ser adotada;
g) a fase de converso consiste, primariamente, na converso dos dados existentes nos sistemas atuais da
empresa para dentro do ERP e sua preparao no ambiente de produo, que onde os usurios finais
iro utilizar o sistema ERP para a realizao de suas tarefas dirias. Nesta fase, os usurios finais so
treinados e coloca-se o sistema ERP em produo. Aqui tambm se elaboram os planos de contingn-
cia e define-se a estrutura de suporte aos usurios no ps-implementao do ERP.

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TPICOS RELEVANTES SNTESE

Avaliao da situao da empresa;


Levantamento das prticas atuais;
Levantamento das Identificao das regras de negcio praticadas;
necessidades do cliente Conhecimento dos principais relatrios e instrumentos gerenciais;
Levantamento das necessidades da empresa;
Identificao das necessidades de customizao e/ou projetos especiais.

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Definio dos objetivos a serem alcanados;
Definio das etapas (mdulo a mdulo), especificando:
as atividades a serem executadas;
Planejamento prazos para concluso das atividades;
definio das responsabilidades;
acompanhamento das tarefas;
critrios para validao das atividades pelos usurios.

Envolvimento e comprometimento da alta administrao da empresa;


Conscientizao
Envolvimento de todos os profissionais envolvidos.

Treinamento dos usurios em todas as regras de negcio pertinentes


ao seu trabalho:
Treinamento corpo gerencial;
corpo operacional;
especfico do corpo operacional.

Desenvolvimento de solues Customizaes;


especficas Projetos especiais.

Participao da equipe responsvel (gerente tcnico, coordenador de


Acompanhamento
implantao, analistas de suporte e programadores quando necessrio).

Anlise crtica da implantao;


Validao
Comparativo entre planejado x executado.
Quadro 4 Tpicos relevantes para o sucesso da implementao de ERP
Fonte: Adaptado de Haberkorn (1999)

3.2. Warehouse Management System


Segundo Gurgel (2000), CD um armazm com produtos acabados e itens de servios, oriundos de
mais de uma fbrica e dedicados a atender mais de um mercado. Um CD possui inmeras atribuies,
principalmente se considerarmos as diferentes empresas em seus diversos ramos de atuao. No entanto,
podemos aglutinar essas atribuies em seis principais (ARBACHE et al., 2004; BARROS, 2005; BARROS;
SCAVARDA, 2005; GURGEL, 2000): recebimento de mercadorias; movimentao de materiais; armazena-
gem; recebimento do pedido; separao; expedio.
H um crescimento mundial no uso de sistemas de gerenciamento de armazns. WMS um sistema
de gesto por software que busca melhorar as operaes de um CD, atravs do gerenciamento de informa-
es e concluso das tarefas, com um nvel de controle e acuracidade do inventrio aceitvel.

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Pode-se citar que as principais funcionalidades de um WMS so: rastreabilidade das operaes; in-
ventrios fsicos rotativos e gerais; planejamento e controle de capacidades; definio de caractersticas de
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uso de cada local de armazenagem; sistema de classificao dos itens; controle de lotes, datas de liberao
de quarentenas e situaes de controle de qualidade; separao de pedidos (picking); interface com clientes
e fornecedores; clculo de embalagens de despacho e listas de contedo; e controle de rotas e carregamento
de veculos.
Os objetivos de um WMS so: aumentar a preciso das informaes de estoque; aumentar a velo-
cidade e qualidade das operaes do centro de distribuio; aumentar a produtividade do pessoal e dos
equipamentos do depsito.
O ERP pode englobar muitas das transaes de uma empresa, como j foi relatado, porm, em alguns
casos, h necessidade de se ter sistemas dedicados e especialistas. O WMS pode ser interpretado como um
sistema totalmente especializado e dedicado ao gerenciamento de depsitos, armazns e CD (Figura 2).
Barros (2005) realizou um trabalho sobre os conceitos tericos de um WMS e um estudo de caso sobre
a implementao do WMS no CD de uma empresa do ramo de gases industriais. Neste trabalho, Barros
(2005) demonstra a evoluo do Sistema de Controle do Armazm (Warehouse Control System WCS) at
se tornar WMS, cita a implantao do ERP, e identifica os principais pontos da implementao do WMS
na empresa. Barros (2005, p. 100) cita que durante o processo de implementao [do WMS na empresa]
foram realizadas sete grandes grupos de atividades (Quadro 5).

GRUPOS DE ATIVIDADES SNTESE

GRUPO 1: Levantamento de Levantamento de todos os dados do armazm, tais como: planta baixa do CD;
dados especficos do armazm dimenses; capacidades; caractersticas dos itens; operaes do CD etc.

GRUPO 2: Identificao Interfaces entre sistemas, tais como: compras; contas a pagar;
de interfaces contas a receber etc.

GRUPO 3: Parametrizao Todos os mdulos do WMS foram parametrizados, com codificao


dos mdulos envolvidos coerente com o novo sistema.

GRUPO 4: Realizao de testes


Testes para busca de falhas e identificao de gargalos,
integrados para a modelagem
alm da avaliao dos itens parametrizados.
dos sistemas parametrizados

GRUPO 5: Definio de menus Telas importantes para usabilidade do sistema, assim como a definio
e perfil de cada usurio da profundidade de operao dos usurios.

Definio de relatrios de acompanhamento e gerenciamento para


GRUPO 6: Definio de relatrios
reas como: vendas; suprimentos e operao.

Fonte de consulta e orientao do novo sistema que visa difundir


GRUPO 7: Documentao
o conhecimento do WMS.
Quadro 5 Grupos de atividades para implementao de WMS
Fonte: Adaptado de Barros (2005)

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WMS

Cadastro Armazm Outros Picking


Localizao Entradas Inventrios Separao
Armazenagem Devolues Estatsticas Controle

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ABC Localizao Controles Embalagem
Transportes Administrao Histricos Outros
Outros Sadas Outros
Reservas
Outros

Consolida Outros Picking


Estoques Vol. inventrios Entradas
Entradas Entradas Sadas
Sadas Sadas Fauramento
Outros Outros Outros

ERP

Vendas Financeiro Compras Outros

Figura 2 Fluxo bsico de troca de informaes entre WMS e ERP

4. ESTUDO DE CASO
Foi conduzido um estudo em uma empresa varejista do setor moveleiro brasileiro. A empresa foi uma
das pioneiras na implementao do WMS, adotando, em seu CD, um WMS para atuar em conjunto com o
ERP da organizao.
A empresa focal contava com um ERP. Para as operaes do depsito, no entanto, no havia nenhum
sistema informatizado. O SI do antigo depsito da empresa era totalmente manual, contando com sistemas
informatizados carentes e sistemas de movimentao e armazenagem incompetentes. As informaes eram

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passadas de forma informal e sem sistemtica definida. A movimentao das mercadorias era feita atravs
de ajudantes que no utilizavam nenhum meio de transporte (paleteiras, empilhadeiras) e nenhum meio
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de unitizao (paletes).
O sistema de informao e operao do novo CD antes da implementao do WMS era melhor que no
antigo depsito, porm ainda no usava sistema informatizado de gesto do armazm.
O novo CD utilizava equipamentos de movimentao (paleteiras e empilhadeiras), e a movimentao
era feita com as mercadorias unitizadas em paletes. O sistema de estocagem obedecia a um endereamento
fixo para os grupos de produtos (quadro 6).

CORREDORES GRUPO DE PRODUTOS

01, 02, 03 e 04 Mesas e Cadeiras

05, 06, 07 e 08 Guarda-roupas e similares

09, 10, 11 e 12 Camas em geral

13, e14 Colches

15 e 16 Balces, Estantes e similares

17, 18, 19, 20, 21 e 22 Cozinhas em geral

23 e 24 Brindes em geral
Quadro 6 Grupo de produtos por corredor
Fonte: Empresa focal

Para a implementao do WMS a empresa se utilizou basicamente de quatro componentes: (1) coleta e
anlise de dados; (2) interfaces WMS/ERP; (3) parametrizao do WMS; e, (4) testes e start-up do WMS.

4.1. Coleta e anlise de dados


Inicialmente, realizou-se um levantamento de fatos e dados para que pudesse gerar informaes im-
portantes na implementao do WMS. Um WMS deve ser implementado dentro de um custo mnimo e
aceitvel e, para isso, deve-se entender perfeitamente as operaes do CD, bem como as mercadorias no
mbito de forma, tamanho, peso, quantidade, fragilidade, movimentao, estocagem, e, ainda, a gesto de
todo o CD (AROZO, 2003).
Na anlise dos fatos, foram definidas e analisadas as exigncias funcionais e as condies de contorno.
Tal anlise fixou-se em entender a funcionalidade do sistema, as interfaces com outras reas funcionais,
qualidade, estruturas de apoio, quantidades, tempos (rapidez e prazos), e pontos fixos e determinantes.
Nesta anlise, foram levantadas as unidades de armazenagem e transporte, tendo em vista os produtos (di-
menses, pesos, formas) e as exigncias quanto armazenagem, manuseio e transporte desses produtos.
Anlises das entradas de mercadorias tambm foram levantadas, buscando entender as interfaces;
a forma de fornecimento (paletizada, granel); as exigncias descarga; as atividades necessrias para a
formao de unidades de carregamento e armazenagem, controle de qualidade e quantidade, identificao
desses procedimentos, administrao, fluxo de documentos e processamento de dados, tempos de recebi-
mento e tipos de caminhes de entrega; todas referente s entradas externas.

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O sistema de armazenagem tambm foi foco de anlise. Buscou-se entender as exigncias funcionais
como a compatibilidade de sistemas operacionais (equipamentos, manuseios etc.), as sensibilidades dos
produtos quanto ao ambiente (temperatura, umidade, luminosidade etc.) e a possibilidade de empilhamen-
to ou outras formas de estocagem; as atividades necessrias como: entrada e sada no armazm, unidades e
equipamentos de armazenagem e administrao do fluxo de documentos e processamento de dados.
Foi analisado tambm o fluxo de materiais no tocante as unidades de transporte (paletes, gaiolas, ou-
tros); equipamentos de transporte (empilhadeiras, transpaleteiras, paleteiras, carrinhos); matriz de quanti-
dades movimentadas (sinergia); e esquema de fluxo de materiais. Atividades da separao como: atividades

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necessrias (kits, embalagens); composio de pedidos; controles (qualidade e quantidade); embalagem; iden-
tificao; e administrao, fluxo de documentos e processamento de dados tambm passaram por anlises.
As reas organizacionais e de informtica da logstica, tambm passaram por anlise, como o pro-
cessamento de ordens de entradas e pedidos de clientes; a administrao de materiais; a administrao da
armazenagem; o controle do fluxo de materiais; as interfaces com outros sistemas; alm dos equipamentos
atuais de hardware.
No tocante aos dados, foi estudado o sortimento das mercadorias quanto aos grupos de produtos atu-
ais; itens por grupo; estoques e consumo por vendas para cada grupo/item; e estrutura ABC. Analisou-se,
tambm, a estrutura sazonal de distribuio e de estoque; entradas internas e externas quanto ao volume
das entradas, pulmo de entrada e veculos; a armazenagem quanto s capacidades requeridas; giro do esto-
que; estrutura ABC dos estoques; picos de estoque e estoques estratgicos; estrutura dos pedidos dos clien-
tes por cargas dos caminhes, quanto ao nmero de caminhes por dia, nmero de pedidos por caminho,
nmero de pedidos por dia (mdia e mxima), volume por pedido, nmero de itens por pedido, nmero
de itens por caminho, unidades por pedido, e unidades por item (estrutura); preparao e carregamento
quanto ao volume de sadas, veculos de entrega, e pulmes de preparao; pessoal e custos quanto ao n-
mero de pessoas em cada rea funcional e situao atual dos custos operacionais; e matriz de quantidades
quanto compilao de todos os dados relevantes de planejamento numa matriz de quantidades para a
situao real.

4.2. Interfaces entre WMS/ERP


As interfaces entre WMS e ERP da empresa focal tiveram que ser identificadas para que os sistemas
pudessem se comunicar de forma confivel e segura. A proposta de um sistema de processamento de dados
para informaes do CD no podia, em vista das funes por ele desenvolvidas, ser concebida como uma
soluo isolada, e sim como um conjunto de solues integradas.
A administrao que integra, com seus diversos operadores, dilogos que exigem velocidade, e tam-
bm o planejamento de uso futuro de sistemas automatizados de transporte, requereu a utilizao de um
computador e software especficos para gesto do CD (WMS), dotado de interfaces com computador e
sistema central (ERP).
Com a adoo de um WMS, foi necessrio estabelecer uma diviso das funes entre este sistema e o
ERP. Neste enfoque, o WMS tinha que proporcionar o atendimento aos seguintes quesitos (no necessaria-
mente nesta ordem de importncia):

integrao com os demais sistemas da empresa;


possibilidade de seqncia de desenvolvimento;
gesto do CD com administrao de endereo dinmico ou esttico;

113
Etapas de implementao de WMS: estudo de caso em um varejista moveleiro

viabilidade de implementao em etapas (recebimento, armazenagem, separao e expedio);


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segurana na administrao dos estoques e do controle de localizao;


separao fracionada em mais de um palete;
administrao dos sistemas de transportes (empilhadeiras, transpaleteiras e paleteiras);
comunicao com operadores de equipamentos de transportes manuais (empilhadeiras, transpaletei-
ras e paleteiras) por RFDC;
capacidade de realizar suas funes com independncia frente ao ERP;
operao rgida para minimizar erros e, consequentemente, os controles;
controle dos lotes;
zona de separao (picking);
separao negativa;
otimizao dos RH afetados;
reorganizao do armazm existente;
preferencialmente, que o coletor no fosse um emulador e sim um cliente servidor (coletor inteli-
gente) para melhor agilidade do processo.

4.3. Parametrizao do WMS


A parametrizao do WMS foi necessria afim de que pudesse constar toda a estrutura de operao da
empresa focal para funcionamento dos processos e atividades do CD.
As telas do WMS que continham campos parametrizveis eram:

cadastro de tipos de estruturas;


cadastro de tipos de endereos;
cadastro de tipos de reas;
cadastro de tipo de palete;
cadastro de setores do CD;
cadastro de controle de qualidade;
cadastro de endereos;
criao de ondas de separao;
cadastrar as rotas;
cadastro de produtos;
regras de endereamento.

4.4. Testes e start-up do WMS


Em paralelo a parametrizao, houve o treinamento dos funcionrios de operao do WMS. Estes
funcionrios foram os que iriam operar o sistema atravs de um client computer e eram, na maioria, chefias
de setores.

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A implementao foi geral e nica, ou seja, se implementou no recebimento, na armazenagem, na


separao e na expedio de uma nica vez. Os testes de funcionalidade do sistema foram realizados numa
operao completa, ou seja, do recebimento da mercadoria at a sua sada do CD para o cliente. Algumas
vezes os testes eram separados em recebimento (recebimento e armazenagem) e expedio (separao e
expedio).
No recebimento, por exemplo, o principal erro estava na etiqueta de cdigo de barras da mercadoria
proveniente do fornecedor. Muitas etiquetas chegavam rasgadas ou impossibilitadas de leitura por RFDC.
Em outros casos, as etiquetas no condiziam com a mercadoria no tocante a cor, principalmente, e, entre

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outros, o padro de codificao no era GS1, e sim uma forma aberta no padronizada.
Um trabalho de desenvolvimento dos fornecedores foi feito, buscando integr-los ao novo sistema,
com uso de cdigos de barras confiveis e padronizados. Com a soluo dos problemas revelados nos testes
deu-se o start-up do sistema. Mesmo assim, outros problemas apareceram, principalmente no que tange ao
mau (ou falta de) treinamento para uso da nova sistemtica e com a cultura de uso do WMS.

4.5. Resultados
Percebeu-se que, com a implementao do WMS, o recebimento se beneficiou, pois antes o trabalho
humano era muito acentuado, o que causava muitos erros. Com o WMS criou-se uma sistemtica que
eliminam muitos dos erros que antes s eram descobertos na armazenagem, na expedio ou na casa do
cliente.
A movimentao antes aguardava a deciso do encarregado de estocagem para disponibilizar o palete,
pois no havia endereamento por unidade e sim por corredores que contemplavam determinadas famlias
de produtos. Com o WMS a estocagem passou de fixa para dinmica, pois possvel gerenciar o estoque,
diminuir a obsolescncia, aumentar o giro e diminuir tempos de procura da mercadoria, e melhor aprovei-
tamento da estrutura porta-paletes com a utilizao de todos os nveis de estocagem.
A separao antes era feita com separadores especialistas que conheciam o produto. Dessa forma, um
separador especializado em cozinhas podia no entender muito de dormitrios. Assim, a separao de uma
carga tinha que ser fracionada o que causava erros e demora.
O WMS, em conjunto com RFDC, no necessita de separadores especialistas, pois o sistema informa
o endereo do palete e ele retirado e encaminhado expedio. A conferncia na expedio, com o uso de
RFDC passou a ser mais gil e confivel, alm de manter a gerncia e diretoria informada.
O ganho mais expressivo, no entanto, est na condio que trata o cliente final. Segundo informaes
da empresa focal, o ganho obtido com a implementao do WMS foi a reduo de 95% das reclamaes dos
consumidores quanto funo logstica da empresa.
Por outro lado, a implementao do WMS foi bastante conturbada e com muitos problemas e retraba-
lhos. No houve um planejamento claro e conciso para o perodo de implementao.
Diante dos problemas sofridos na implementao do WMS na empresa, percebeu-se a necessidade de
propor, por parte deste trabalho, uma srie de etapas que busca implementar um WMS de forma organiza-
da e minimizando problemas.

5. PROPOSTA DE ORGANIZAO NA IMPLEMENTAO DE UM WMS


As etapas propostas para implementao de WMS, descritas a seguir, referem-se to somente a fase de
implementao propriamente dita. Neste conjunto no esto includas as fases de pr e ps-implementao.
Este processo proposto e apresentado em 13 etapas (COSTA, 2008) (Figura 3).

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Etapas de implementao de WMS: estudo de caso em um varejista moveleiro
GEPROS. Gesto da Produo, Operaes e Sistemas Ano 3, n 4, Out-Dez/2008, p. 101-121

t0

1. Diagnstico
e anlise de
dados

t1

2. Especificao
infra-estrutura
6. Especificao
do WMS
t2

t3

3. Montagem da 4. Aquisio de
infra-estrutura equipamentos
8. Esecificao
da integrao
WMS/ERP

t4 7. Customizao
do WMS/ERP
e testes
5. Instalao de
equipamentos 9. Construo
e teste da integrao
WMS/ERP
e testes

t5

10. Parametrizao
t6

11. Treinamento
t7

12.Piloto
t8

13. Strat-up e
acompamento

Figura 3 Proposta de etapas de implementao de um WMS

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Deve-se notar que as etapas de implementao de um WMS no so necessariamente seqenciais,


pois podem ser realizadas paralelamente a outras etapas. Para clarificar esta afirmao, deve-se observar
que o incio de cada etapa est atrelada a um determinado tempo (momento) da implementao, que, na
representao, encontra-se denominado t0, t1, t2, t3, t4, t5, t6, t7 e t8.
O diagnstico e anlise de dados (Etapa 1) a base para o desenvolvimento de todo o processo de im-
plementao de um WMS, e geram informaes para o incio da especificao da infra-estrutura (Etapa 2)
e especificao do WMS (Etapa 6). A montagem da infra-estrutura (Etapa 3) s iniciada quando a especi-
ficao da infra-estrutura j estiver concluda, pois s com a especificao pronta que se tem informaes

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para a sua montagem. Paralelamente montagem da infra-estrutura possvel avanar com a aquisio de
equipamentos (Etapa 4) especificados na infra-estrutura necessria para uso do WMS. Com a concluso
da montagem da infra-estrutura e a aquisio de equipamentos, d-se incio instalao de equipamentos
e testes (Etapa 5).
A especificao do WMS (Etapa 6) inicia-se quando concludos o diagnstico e a anlise de dados
(Etapa 1) e avana, paralelamente, especificao da infra-estrutura (Etapa 2), montagem da infra-estru-
tura (Etapa 3) e aquisio de equipamentos (Etapa 4). Com a concluso da especificao do WMS (Etapa
6) inicia-se a customizao do software juntamente com os testes (Etapa 7). Paralelamente customizao
do WMS e testes (Etapa 7), segue-se a especificao da integrao WMS/ERP (Etapa 8) e, em sequncia, a
construo da integrao e realizao de testes operacionais (Etapa 9).
A parametrizao do WMS (Etapa 10) s iniciada aps a concluso da instalao dos equipamentos
(Etapa 5), a customizao do WMS (Etapa 7), a construo da integrao do WMS/ERP (Etapa 9) e os tes-
tes. Na sequncia, acontece o treinamento (Etapa 11), o piloto (Etapa 12) e, por fim, o start-up e o acompa-
nhamento do sistema (Etapa 13).
Contudo, a empresa fornecedora e cliente podem decidir por uma implementao em fases, ou seja,
inicialmente se implanta, de forma definitiva, no recebimento do CD, depois, na armazenagem e, em segui-
da, separao e, por ltimo, expedio. Dessa forma, ter-se-ia uma implementao em 4 fases.
Para uma implementao em fases, somente as etapas 10, 11, 12 e 13 seriam repetidas para cada uma.
Assim, a implementao se daria da seguinte forma: parametrizao da parte que envolve o setor escolhido;
execuo do treinamento da equipe desse setor; realizao de um (ou mais) piloto(s); e, start-up por defi-
nitivo com o devido acompanhamento.
Estas etapas seriam repetidas tanto quanto forem as fases decididas no caderno de encargos e levaria a
uma combinao de implementao com menos impacto para o cliente, tendendo a gerar menos problemas
no tocante, principalmente, a mudana cultural dos operadores.

5.1. Anlise crtica da proposta frente ao caso


Schmidt Neto (2004) e Alberto (2001) defendem a importncia da consultoria na implementao de
sistemas ERP nas empresas, no entanto, o WMS tambm um sistema especialista.
Estas consideraes se do em funo da necessidade de definio da estrutura organizacional para
acompanhamento do projeto, no realizado pela empresa, ou seja, no houve participao de uma consul-
toria especializada, mas somente do fornecedor do sistema. Dessa forma, as equipes de apoio no foram
bem preparadas nem pelo fornecedor, nem pelo cliente (empresa focal). Sentiu-se dificuldade, no decorrer
da implementao, justamente por falta de definio clara dos responsveis.
A falta de viso e de planejamento de operaes contriburam na gerao de problemas operacionais
no CD da empresa. O Quadro 7 traz uma comparao entre as etapas propostas e a implementao do
WMS (mtodo indutivo).

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Etapas de implementao de WMS: estudo de caso em um varejista moveleiro

ETAPAS PROPOSTAS IMPLEMENTAO NA EMPRESA FOCAL


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Etapa 1: Diagnstico e anlise de dados Foi realizada, mas no gerou um caderno de encargos.

Etapa 2: Especificao da infra-estrutura A infra-estrutura no foi especificada formalmente.

Etapa 3: Montagem da infra-estrutura Montagem realizada sem especificao formal.

Etapa 4: Aquisio de equipamentos Equipamentos adquiridos sem especificao formal.

Etapa 5: Instalao de equipamentos e testes Equipamentos instalados sem especificao formal.

Etapa 6: Especificao do WMS O WMS foi adquirido sem critrio definido (bnus).

Etapa 7: Customizao do WMS e testes WMS customizado sem especificao formal.

A especificao das interfaces no foi realizada


Etapa 8: Especificao da integrao WMS/ERP
formalmente.

Etapa 9: Construo da integrao WMS/ERP e Construo da integrao WMS/ERP sem


testes especificao formal

Parametrizao do WMS realizada sem


Etapa 10: Parametrizao
especificao formal

Etapa 11: Treinamento Treinamento realizado durante o piloto

Etapa 12: Piloto Testes e start-up do WMS

Etapa 13: Implementao e acompanhamento Acompanhamento a distncia


Quadro 7 Sntese comparativa das etapas propostas frente ao caso

5.2. Encadeamento das evidncias da proposta


Yin (2001) descreve que um estudo cientfico, representado por um estudo de caso, deve-se pautar
em testes de validade e de confiabilidade. O autor prope estabelecer um encadeamento de evidncias que
levaram proposta de organizao na implementao de um WMS. Para isso, pode-se traar um paralelo
entre a implementao de um ERP e de um WMS, considerando que os dois so sistemas informatizados e
que abrangem muitas reas operacionais.
O quadro 8 demonstra o encadeamento das evidncias que levaram elaborao das propostas de
etapas para implementao de WMS. Deve-se notar que somente Barros (2005) trata as fases de implemen-
tao de WMS; Rezende (2008) se baseia em PETI, sem ligao direta aos sistemas WMS e ERP; e os demais
autores, Escouto e Schilling (2003), Colangelo Filho (2001), Schmidt Neto (2004), Haberkorn (1999) e
Gamba e Bresciani Filho (2003) se baseiam em implementao de sistemas ERP, que, por analogia, foram
utilizados para encadear as evidncias para sistemas WMS (mtodo dedutivo).

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ETAPAS PROPOSTAS REFERNCIAS


1 2 3 4 5 6 7
Etapa 1: Diagnstico e anlise de dados
Etapa 2: Especificao da infra-estrutura
Etapa 3: Montagem da infra-estrutura
Etapa 4: Aquisio de equipamentos

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Etapa 5: Instalao de equipamentos e testes
Etapa 6: Especificao do WMS
Etapa 7: Customizao do WMS e testes
Etapa 8: Especificao da integrao WMS/ERP
Etapa 9: Construo da integrao WMS/ERP e testes
Etapa 10: Parametrizao
Etapa 11: Treinamento
Etapa 12: Piloto
Etapa 13: Start-up e acompanhamento
Referncias:
1. Rezende (2008)
2. Escouto e Schilling (2003)
3. Colangelo Filho (2001)
4. Schmidt Neto (2004)
5. Haberkorn (1999)
6. Gamba e Bresciani Filho (2003)
7. Barros (2005)
Quadro 8 Encadeamento das evidncias

6. CONCLUSO
Percebeu-se, pela reviso bibliogrfica e, principalmente, pelo estudo de apresentado, que h neces-
sidade de um bom entendimento das muitas opes de armazenagem existentes no mercado, assim como
tambm um conhecimento dos diversos tipos de movimentao de mercadorias dentro de um CD. Todo
este conjunto de conhecimentos influencivel na determinao, escolha e implementao de um WMS.

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Etapas de implementao de WMS: estudo de caso em um varejista moveleiro

A escolha de um WMS deve ser feita com base numa especificao tcnica genrica das operaes do
CD em questo. Dessa forma, pode-se gerar uma especificao com as principais questes para a operao,
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eliminando empresas que possuem sistemas que no atendem aos quesitos primordiais. No caso especfico
da empresa focal, no foi gerada nenhuma especificao tcnica para apresentao s empresas concor-
rentes ao fornecimento do WMS. Foram, sim, apresentados os problemas e coube empresa fornecedora
realizar os levantamentos para anlise de adequao.
Outro ponto importante a necessidade de um bom planejamento. Este planejamento deve consi-
derar, no caso especfico de empresas varejistas moveleiras, as questes de fornecimento, pois muitos for-
necedores so desqualificados e no possuem um mnimo de organizao para atendimento aos quesitos
necessrios para uso sistemtico de um WMS. Questes simples como codificao padronizada no formato
GS1 no so atendidas e colocam toda a operao em risco.
Por outro lado, um projeto logstico desse porte que envolve, alm da implementao de um WMS,
a reestruturao operacional deve ser tratado em forma de parceria com os principais fornecedores da
empresa. Esta parceria deve considerar a cadeia como um todo, pois a tendncia que todos saiam ganhan-
do com a padronizao. Portanto, o planejamento para implementao de um WMS, assim como todo o
mapeamento dos processos operacionais da empresa, devem ser considerados e estruturados em conjunto
com os elos da cadeia, pois necessitam de integrao e parceria na condio de tratamento dos itens e suas
formas e volumes.
Conclui-se, assim, que para descrever as etapas de implementao de um WMS em um CD necess-
rio ter um planejamento entre cliente e fornecedor do sistema. Este planejamento deve ser integrado, pois
vrias etapas so necessrias para uma boa implementao e dependem de todos os envolvidos no projeto
que devem estar focados no resultado final: a operao do WMS de forma harmoniosa com os demais sis-
temas da empresa.
Esta concluso remete a forma de anlise com base em evidncias, em que eventos (etapas de im-
plementao) so representados em padres repetidos de causa-efeito-causa-efeito (YIN, 2001). Portanto,
uma etapa de implementao dependente de uma outra anterior, mas se torna independente para a etapa
posterior.
O objetivo principal desta pesquisa foi alcanado, pois apresentou uma proposta de etapas para imple-
mentao de WMS em CD. O objetivo secundrio deste trabalho tambm foi alcanado, pois foi realizado
o levantamento das operaes do antigo depsito e do novo CD da empresa focal antes e depois da imple-
mentao do WMS. Alm disso, foi elaborada uma reviso bibliogrfica de acordo com o tema, incluindo
conceitos ligados funo de recebimento de pedidos e mercadorias, movimentao de materiais, arma-
zenagem, separao e expedio e a importncia da TI na cadeia logstica, servindo, assim, de parmetro
para atingir o objetivo principal.
A pesquisa contribuiu para gerao de conhecimento para projetos de implementao de WMS em
CD, principalmente no tocante a definio de problemas e planejamento, coleta e anlise de dados, reco-
mendaes e implementao, bem como para a literatura acadmica, servindo de fonte de pesquisa para
outros projetos.

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