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FERRAMENTA DE GESTÃO E PRODUTIVIDADE 5W 2H - Método para checklist de determinadas atividades que precisam

FERRAMENTA DE GESTÃO E PRODUTIVIDADE 5W 2H - Método para checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Antes de pensar em qualquer planejamento é sempre bom analisar com muito detalhe

esses conceitos. Afinal, devemos entender muito bem o problema antes de literalmente colocar a cabeça para pensar, planejar e traçar um plano de ação. 5W2H, por definição, é um mapeamento de determinada ocorrência para então estabelecer o que será feito, como e por que, quem e como executará, em que tempo e com qual custo. Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo, a ausência de dúvidas agiliza as atividades a serem desenvolvidas. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa. Esta ferramenta é uma das mais fáceis de ser

implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What O que será feito (etapas) | Why Por que será feito (justificativa) Where Onde será feito (local) When Quando será feito (tempo) Who Por quem será feito (responsabilidade) How Como será feito (método) How much Quanto custará fazer (custo)

Metodologia é o estudo dos métodos. As etapas a seguir num determinado processo. A palavra metodologia

Metodologia é o estudo dos métodos. As etapas a seguir num determinado processo. A palavra metodologia é muitas vezes usada onde seria mais adequado usar método. Por exemplo: tomemos a frase "Já que os estudantes não estavam disponíveis a responder a pesquisa sobre o sucesso acadêmico, nós mudamos nossa metodologia e, em vez deles, utilizamos respostas dos instrutores". Nesse caso, a metodologia (fazer pesquisa presumindo que isso fornece resultados confiáveis) não mudou. O que mudou foi o método (perguntar a professores em vez dos estudantes). A Metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata de toda ação desenvolvida no método (caminho) do trabalho. Tem como objetivo captar e analisar as características dos vários métodos indispensáveis, avaliar suas capacidades, potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as implicações de sua utilização. Além de ser uma disciplina que estuda os métodos, a metodologia é também

considerada uma forma de conduzir a pesquisa ou um conjunto de regras para ensino

de ciência e arte. Em Gestão de Projetos, existe a metodologia geral e a metodologia detalhada. A metodologia pode ser dividida em vários métodos até chegar num determinado objetivo.

Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos (métodos) da Prática Administrativa, que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realização de uma determinada Tarefa ou Processo. Normalmente utilizada para Obter informações mais complexas de uma forma mais estruturada. Temos como Exemplo destas ferramentas a Análise SWOT, o Benchmarking, PDCA, Brainstorming e o

Modelo 5W2H.

E-mails trocados Bete está trabalhando como secretária há um mês em uma clínica médica. Em seu

E-mails trocados Bete está trabalhando como secretária há um mês em uma clínica médica. Em seu trabalho ela usa o telefone e o computador para agendar as consultas. Ela entra em contato com os planos de saúde com aos quais os médicos da clínica são conveniados, atende aos representantes dos laboratórios que agendam visitas para divulgação de medicamentos, além é claro de marcar as consultas dos pacientes. De vez em quando Bete usa o computador para mandar e-mails pessoais para suas amigas ou para seu namorado. Numa quinta-feira, antes de um feriado, Bete estava cheia de trabalho e, mesmo assim, acessava suas mensagens pessoais e as de

trabalho. Foi quando aconteceu um grande equívoco. Bete havia recebido dois e-mails: um de seu namorado chamando-a para passar o final de semana na praia e outro de um dos médicos da clínica perguntando se poderia trabalhar no sábado de feriado. Na

correria acabou confundindo-se e respondendo os e-mails da seguinte maneira:

Para o médico:

Oi, amorzinho!!! Tô no maior gás. Num vejo a hora de ficar o tempo todo com você neste feriado, vai ser D+. Beijocas de sua fofinha, Bete Para o namorado:

Infelizmente não terei como assumir este compromisso neste feriado porque assumi um compromisso como voluntária em minha Igreja. Atenciosamente, Bete... QUAL É O PROBLEMA?

O termo Meta deve ser utilizado para marcar um indivíduo, grupo ou organização se posicionando numa

O termo Meta deve ser utilizado para marcar um indivíduo, grupo ou organização se posicionando numa situação futura cobiçada através da implementação de esforços específicos e resultados mensuráveis (objetivos). Quando uma pessoa ou grupo estabelece um objetivo, deve ter ciência de que este objetivo vem primeiro no tempo

e no lugar. Estabelecer uma Meta exige orientação de prioridades, o que significa dizer que, muitas vezes, abrimos mão de outros alvos que deverão ser considerados secundárias. Uma meta exige tempo e dedicação para ser atingida. Uma meta não é a mesma coisa que um objetivo e vice-versa. Uma meta é um objetivo relacionada a tempo e valor, ou seja: "Vou comprar um carro (objetivo) de R$ 20.000,00 (valor) até dezembro de 2008 (tempo/prazo). "Uma meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos, por exemplo, o objetivo é aumentar a temperatura de fusão e a meta é chegar a 1000 graus centígrados.

Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metas

devem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizonte de tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes. Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metas devem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizonte de tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes.

É preciso também ter em conta os seguintes pontos: Tenha certeza de estar implementando ações sobre

É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos; Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário

deverá tomar outras ações para eliminá-los; É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções. Podemos colocar uma tabela de 5W2H em um formulário de Não Conformidades e Ações Corretivas, por exemplo. Assim, as ações tomadas são evidenciadas claramente. Outra sugestão é desenvolver um formulário próprio para 5W2H, que seria utilizado sempre que adequado. Brainstorming é uma ferramenta para geração de novas ideias, conceitos e soluções. O princípio é o de solicitar aos participantes que apresentem ideias. Sua participação,

durante a apresentação dessa ideias, será a de registrá-las, independente de qualquer

juízo crítico sobre sua validade, e estimular a rápida sucessão de outras mais.

O 5W2H, basicamente, é um checklist, um diagnóstico de determinadas ocorrências que precisam ser analisadas com

O 5W2H, basicamente, é um checklist, um diagnóstico de determinadas ocorrências que precisam ser analisadas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas ocorrências, onde ficará estabelecido um plano de ação para correção: O que será feito, quem fará

o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo. Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça um método para identificar a ocorrência. Para isso pode-se utilizar o brainstorm para se chegar a um ponto comum. Antes de tentar resolver um problema, defina-o, verbalize e documente-o. Antes de tentar controlar um processo, entenda-o. Antes de tentar controlar tudo, identifique o que é mais importante

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por

completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Comece sempre pelo por que É uma justificativa do item “O quê?”. ... “AS PESSOAS NÃO

Comece sempre pelo por que

É uma justificativa do item “O quê?”.

... “AS PESSOAS NÃO COMPRAM O QUE VOCÊ FAZ, ELAS COMPRAM PORQUE VOCÊ FAZ ISSO!”

Simon Sinek tem um modelo simples mas poderoso para uma liderança inspiradora todas começando com um círculo dourado e a questão "Por quê?". Dentre os exemplos apresentados no início de seu livro, para introduzir o assunto, estão pessoas que através de seu propósito inspiraram quem estava a sua volta e realizaram grandes feitos, que por sua vez, inspiraram ainda mais pessoas ao redor do mundo. Os irmãos Wilbur e Orville Wright, Steve Jobs e Steve Wozniak com a Apple e Martin Luther King alguns dos exemplos. Além deles, também são citadas empresas como Disney, Harley-Davidson, Southwest Airlines e personalidades como John F. Kennedy e Ronald Reagan. Todos eles colocaram aquilo no que acreditavam como guia para suas ações. Todos se guiaram pelo seu propósito. O que mais chama

atenção dentre as ideias de Simon é o chamado “Círculo de Ouro”, uma abordagem capaz de ajudar a lembrar “por que nós fazemos o que fazemos”. O “Círculo de Ouro” é composto por três camadas, que de dentro para fora são “por que”, “como” e “o que”; por essas camadas é definida a forma como as organizações pensam, agem e se comunicam. De acordo com o autor a maioria delas começa de fora para dentro, ou seja, começam pelo “o que”. Segundo essa abordagem as organizações primeiro evidenciam “o que” fazem, depois a forma como fazem e, raramente e por último, o motivo pelo que fazem, ou seja, vão do mais claro para o mais difuso. No entanto, aqueles que inspiram as pessoas a agir e, por isso se destacam, têm sua abordagem pautada no sentido inverso, começando pelo seu “porque”, pois com isso fogem do padrão do mercado e soam muito mais autênticos.

Descrição do evento, produto, serviço, qual contexto. Aqui é especificada a meta, aquilo que se quer

Descrição do evento, produto, serviço, qual contexto. Aqui é especificada a meta, aquilo que se quer atingir, dividindo-se em etapas ou tarefas. Indagado o que faria se tivesse apenas uma hora para salvar o mundo, Albert Einstein respondeu: “Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê- lo”. Antes de iniciar as tentativas para resolver um problema, recue e invista tempo e esforço para melhorar sua compreensão sobre o problema.

Definir o “o que?” significa identificar os elementos de um problema e, a partir daí, elaborar e analisar alternativas para uma tomada de decisão em busca de soluções, cujos resultados devem ser posteriormente avaliados. Para tanto, propõe-se uma série de atividades individuais e em pequenos grupos que servem de base para conclusões a serem debatidas e sistematizadas.

Reza a lenda que Einstein disse: se possuísse uma hora para salvar o mundo, gastaria

55 minutos definindo o problema e apenas 5 buscando a solução. Antes de iniciar as tentativas para resolver um problema, recue e invista tempo e esforço para melhorar sua compreensão sobre o problema.

Importante: separe o que é causa e o que é o depois, elimine as causas.

Problema...

Resolva o Problema e

Esta questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar os custos e

Esta questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar os custos e possíveis alternativas para problemas financeiros. As vezes não é possível descobrir logo no inicio os valores exatos, mas os gestores podem trabalhar com perspectivas de gastos para ter uma noção se a verba disponível é suficiente para cobrir a realização das ações.

Se a conclusão for de que o dinheiro necessário é maior do que o disponível, o ideal é planejar medidas para juntar os valores que serão utilizados e trabalhar com formas de cortar pequenos gastos. Com planejamento e organização, qualquer projeto pode ser realizado, desde que a companhia se focalize na parte financeira para executar a ação.

Método, recursos, procedimentos. Indica o método para atingir o “O quê ?” . Este “Como?” por

Método, recursos, procedimentos. Indica o método para atingir o “O quê?”. Este “Como?” por sua vez costuma ser desdobrado em: sub-itens, quem, o quê e data limite. Em resumo: Por tarefas. Depois de se especificar o objetivo, estipulamos as atividade que precisam ser realizadas

dentro de um período de tempo definido ou por um prazo. Uma tarefa pode ser dividida em atribuições que também devem ter uma data de início e fim definidas ou um prazo para a conclusão. Uma ou mais atribuições em uma tarefa coloca a tarefa em execução. A conclusão de todas as atribuições de uma tarefa específica, normalmente torna a tarefa concluída. As tarefas podem estar ligadas para criar dependências. Na maioria dos projetos, as tarefas podem sofrer um dos dois grandes inconvenientes:

Dependência de tarefa: o que é normal, uma vez que a maioria das tarefas dependem de outras para serem realizadas. No entanto, isso pode levar à estagnação de um projeto em que muitas tarefas não podem começar a menos que outras estejam concluídas.

Entendimento obscuro do termo completo: por exemplo, se uma tarefa está 90%

completa, isso significa que vai demorar apenas 1/9 do tempo já gasto com essa tarefa para terminá-la? Apesar deste pensamento estar matematicamente correta, raramente este é o caso quando se trata na prática

Entenda isso: Quando um executivo pede para que seus funcionários pensem em "formas de aumentar a produtividade", tudo o que ele tem como resposta são olhares vazios. Se houvesse dito "formas de facilitar seus trabalhos", ele mal daria conta da quantidade de sugestões que lhe seriam lançadas. Palavras carregam fortes significados implícitos e, sendo assim, têm um papel

Indica o nome do responsável contido em O quê?. Este é o momento de revelar as

Indica o nome do responsável contido em O quê?. Este é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No entanto, não é preciso necessariamente escrever os nomes um por um e colocar qual a responsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta poderia ser simplesmente “Os funcionários”, que seriam o foco do projeto. Porém, quanto mais delimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhada da ação contribui com uma melhor compreensão do que será realizado. Mesmo que um colegiado de pessoas em princípio seja o responsável pela ação (e seus nomes constem do documento), deve ser indicado o nome da pessoa que responde por tal colegiado. Pessoas (PF ou PJ - específicas (nomes dos elementos da equipe) ou desejadas (perfis, competência) e seus papéis (personagens).

Cronograma, datas (início, fim etc) - data determinada ou relativa a alguma outra atividade (10% de

Cronograma, datas (início, fim etc) - data determinada ou relativa a alguma outra atividade (10% de outro projeto realizado). Indica o período em que se desenvolve o conjunto de atividades correspondentes a O quê?. Um cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do Tempo. Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades. O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica temos a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track,

Crashing, Corrente crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar as

tarefas, os projetos, ou os resultados, no prazo estipulado.

local (endereço, mapa, coordenadas) Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, é preciso identificar

local (endereço, mapa, coordenadas) Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, é preciso identificar onde a ação ocorrerá. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda, de forma virtual, dentro da própria empresa ou em locais específicos, dependendo da natureza da ação. O importante é relatar aqui o ambiente no qual o projeto deverá ser executado, de forma clara, com as informações necessárias e possíveis imprevistos.

PDCA (do inglês: PLAN; DO; CHECK; ACT) é uma ferramenta de gestão de quatro passos, muito

PDCA (do inglês: PLAN; DO; CHECK; ACT) é uma ferramenta de gestão de quatro passos, muito usada no controle e melhoria contínua de processos e produtos. Planejar - Estabelecer os objetivos e processos necessários para entregar resultados de acordo com os objetivos ou metas. Ao estabelecer expectativas de resultado, a integridade e precisão da especificação também é uma parte da melhoria almejada. Quando possível começar em pequena escala para testar os possíveis efeitos. Desempenhar - Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados para mapeamento e análise dos próximos passos "Checar" e "Ajustar". A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo de imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional. Conferir/Checar - Estudar o resultado (medido e coletado no passo anterior “Desempenhar”) e compará-lo em relação aos resultados esperados (objetivos estabelecidos no passo “PLANEJAR”) para determinar quaisquer diferenças. Procurar por

desvios principalmente na aplicação do plano e também olhar para a adequação e abrangência do plano permite a execução do próximo passo, ou seja, "AGIR". Alavancar/Ajustar/Atuar - Tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto. Uma outra versão do PDCA é o OPDCA, onde a letra "O" representa observação (ou Segure a condição atual). Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizada frequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) do Sistema Toyota de Produção. PDCA é também conhecido como o círculo/ciclo/roda de

Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act).

Cada item desdobra-se em sub-itens e estes, por sua vez, em outros sub-itens. O número de

Cada item desdobra-se em sub-itens e estes, por sua vez, em outros sub-itens. O número de desdobramentos é aquele que a experiência recomenda mas, em tese, tudo deve ser desdobrado até ao nível de ação operacional executável pelo operador. O responsável pelo resultado (Quem?) é quem deve prover o desdobramento daquilo que lhe é atribuído. Neste caso após fazer o desdobramento ele deve retornar com o plano para o responsável imediatamente superior. Muitas vezes se faz uso da planilha 5W1H: neste caso não existe a coluna correspondente ao orçamento ou custeio da atividade - How much?

vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua equipe para uma reunião

vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua equipe para uma reunião e precisa passar estas informações rapidamente por email.

What: Reunião para tratar da contratação de serviços de calibração Why: Novos produtos foram adquiridos e requerem calibração Where: Sala de reuniões do prédio 15 When: Terça feira dia 22 de Março de 201 ... Who: Gerente de Manutenção How: Cada participante deverá apresentar propostas (5 min), debate (15min), defesa da proposta (5min). How much: (não aplicável a este exemplo)

Neste caso mesmo você pode usar esta técnica para uma reunião com sua equipe

criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim não vai deixar de falar algo

relevante para a sua equipe.

Fonte: Você sabe o que é 5W2H? Qualidade Brasil - O seu portal brasileiro de Gestão

“Toda a teoria deve ser feita para poder ser posta em prática, e toda a prática

“Toda a teoria deve ser feita para poder ser posta em prática, e toda a prática deve obedecer a uma teoria. Quem não sabe nada dum assunto, e consegue alguma coisa nele por sorte ou acaso, chama «teórico» a quem sabe mais, e, por igual acaso, consegue menos. Quem sabe, mas não sabe aplicar - isto é, quem afinal não sabe, porque não saber aplicar é uma maneira de não saber -, tem rancor a quem aplica por instinto, isto é, sem saber que realmente sabe. Mas, em ambos os casos, para o homem são de espírito e equilibrado de inteligência, há uma separação abusiva. Na vida superior a teoria e a prática completam-se. Foram feitas uma para a outra”. Fernando Pessoa.

Desde criancinhas, recebemos diversas lições sobre o que é o certo como fazer: como enfrentar nossos desafios, nos relacionar com os outros, como ter uma vida

saudável...

em resumo, todas as dicas que precisávamos para uma vida próspera e

feliz. Estudamos, nos formamos em uma determinada área, lemos sobre diversos

temas, assistimos vídeos, filmes e documentários variados, ouvimos especialistas sobre infindáveis temas e a essa altura, nos tornamos uma enciclopédia ambulante de conhecimentos.

Então, por que é tão difícil fazer, executar, ter sucesso? A “lição” é simples de se entender, mas difícil de “experimentar. Ter conhecimento é

fundamental, mas é

básico...

colocar em prática é outra, bem diferente e muito mais

complexa, pois exige administrar as variáveis incontroláveis da vida real que exigem

competências e vivências difíceis de se absorver de forma teórica, racional e controlada.