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TORNE-SE UM EXPERT NO USO DO TEMPO

Visite o nosso site:


10 Estratgias Prticas para
Organizar a sua Vida e
Ganhar mais Tempo para
Tudo

Esse livro foi escrito para voc, que como eu, quer ser um aliado do
tempo para aproveit-lo o mximo possvel.
um texto com direitos autorais reservados, que voc pode
compartilhar quantas vezes quiser, desde que o mantenha
exatamente como est, sem modificar nada, e sempre de forma
gratuita.
O objetivo desse livro apresentar estratgias que o auxiliem na
otimizao do uso do tempo, permitindo que voc ganhe espao na
agenda para tudo o que voc deixa de lado, justamente pela falta
dele: O TEMPO.
Voc ir conhecer tambm, em detalhes, uma ferramenta poderosa
para controle de tempo, e completamente gratuita, chamada
TRELLO.
Venha comigo!

1
COMO UTILIZAR O CONTEDO DESSE LIVRO

Para utilizar plenamente o contedo desse livro, voc deve manter o


navegador aberto, preferencialmente, porque colocamos alguns
links que o ajudaro a ver de forma prtica, como tudo funciona,
alm de acessar os contedos e posts indicados no texto.
No temos a pretenso de resolver todos os seus problemas. Aqui
esto dicas prticas e muita experincia para ajud-lo a encontrar
caminhos, que somente podem ser trilhados por voc. Esperamos
ajud-lo nessa jornada e acrescentar um real ganho sua vida.

SOBRE A AUTORA

Meu nome Valria Cristiane, e eu sou uma profissional em Sade


Ocupacional. Meu objetivo compartilhar com voc um pouco de
minha experincia com Produtividade e Performance, que aprendi
ao longo da minha vida de trabalho, e que hoje me fazem aproveitar
o tempo de forma mais inteligente e eficaz.
Espero que voc aproveite muito esse material. Deixe depois a sua
opinio para ns no blog: http://navebook.com. Ficaremos felizes
em receber a sua contribuio.

Bendito quem inventou o belo truque do calendrio, pois o bom da


segunda-feira, do dia 1 do ms e de cada ano novo que nos do a
2
impresso de que a vida no continua, mas apenas recomea...

Mrio Quintana
3
ESTRATGIA 1 AFINAL DE CONTAS, POR ONDE DEVO COMEAR?

Em primeiro lugar: olhe-se no espelho. Sim, olhe agora mesmo!


Apresente-se agora pessoa mais importante de sua vida: VOC.
Voc a razo de sua trajetria nesse mundo, e tem exatamente a
aparncia que produziu, minuto a minuto nos ltimos anos. Voc no
apenas o que come ou o que pensa, como dizem alguns, mas
cada minuto de sono perdido, de estresse, de preocupao, de
excessos... Tambm de alegrias, prazeres, vontades, realizaes... Isso
quer dizer que em cada minuto que voc vive, esculpe um voc
nico, especial, complexo... Voc tem um corpo histrico com o
qual convive desde o seu nascimento. Nele esto gravadas cada
alegria e cada tristeza.
Esse corpo vestido de uma mente tambm nica, moldada pelas
experincias vividas e pelos pensamentos.
Comece a fazer uma anlise franca de sua aparncia agora. Alguns
diro: bem, eu gosto de como estou agora. Mas se voc viciado
em trabalho, um comedor do tempo, dever sentir-se realmente
apreensivo com o que v no espelho.
Olhar-se a primeira coisa que voc deve fazer. Na imagem
projetada no espelho, est a pessoa que um dia foi criana, que teve
muitos sonhos (e ainda os tem), tambm objetivos, mas que
percebeu muito cedo que a vida dura, e no traz tudo de mo
beijada. Que necessria uma boa dose de esforo para se atingir
as metas traadas e que nem tudo sai como planejado.
Voc se lembra de algum sonho de criana que foi deixado para 4
trs?
Saiba que, sem olhar-se de maneira honesta e aberta, voc no
estar preparado para empreender uma mudana real em seu
padro de uso do tempo.
O tempo passa rpido, e voc precisa dele. Precisa principalmente
por causa de voc mesmo. H uma vida toda dedicada a
desenvolver a pessoa que voc . Sua importncia imensa. Voc
j parou para pensar o quanto vale uma vida?

S existem dois dias no ano que nada pode ser feito. Um se chama ontem,
e outro se chama amanh, portanto hoje o dia certo para amar,
acreditar, fazer e principalmente viver.
Dalai Lama

ESTRATGIA 2 O PLANEJAMENTO CORRETO VALE UMA VIDA INTEIRA

Depois que voc olhou para sua aparncia, e sabe para quem
exatamente dever trabalhar para criar as condies de ter uma
agenda que possibilite ser produtivo e ao mesmo tempo ter tempo
para tudo o mais, podemos falar sobre o Planejamento.
Planejar significa fazer planos, organizar, otimizar.
Marque em um papel ou planilha, com detalhes, cada momento do
seu dia, desde o momento que voc acorda, at o que vai se deitar.
Procure anotar cada detalhe, e quanto tempo voc leva em cada
uma das suas atividades. Faa esse exerccio por 5 dias. Depois,
coloque os papis lado a lado (ou as colunas de sua planilha) e veja
o resultado: uma imensa quantidade de material para trabalhar e 5

organizar. O retrato de seu dia vai lhe mostrar em que voc tem
acertado e quais os seus roubadores de tempo. Veja quantas vezes
voc repete algumas aes que tomam muito tempo como: ler e-
mails, responder mensagens no Whatsapp, verificar as atualizaes
do Facebook, fazer ligaes, fazer reunies e mais reunies...
Faa uma fora tarefa agora, e crie um planejamento do dia. O
seu trabalho no deveria tomar mais do que 6 horas completas de
seu dia. H motivos facilmente detectveis para que voc tome 10
horas ou mais para realizar as suas tarefas. E a voc pode entender
exatamente o que rouba mais o seu tempo, e o impede de viver
uma vida plena e realizada.
Lembro-me de uma frase bblica que ilustra exatamente o que quero
dizer agora: porque onde est o seu tesouro tambm est o seu
corao. Qual o seu principal foco na vida? Aonde est o seu
tesouro?
Se voc responder que a sua famlia, seus filhos, sua gente, qual o
motivo de gastar tanto tempo longe deles? Tem algo errado a.
O primeiro motivador para que voc organize o seu tempo precisa
ser a colocao do seu tesouro, seu foco, seu objetivo no lugar
certo. Ele deve estar na posio principal, e tudo o mais deve ser
organizado de forma a permitir que o melhor acontea para voc.

ESTRATGIA 3 FINANAS E SUA IMPORTANCIA NA VIDA

No possvel ter uma vida produtiva, ter alta performance no


trabalho, atingir metas e ser feliz com uma vida financeira 6
desorganizada.
Sim, dinheiro um assunto muito importante. Deve ser o primeiro item
de nosso movimento dirio a ser trabalhado.
Faa um levantamento sincero de sua situao financeira, coloque
seus gastos no papel ou em uma planilha, e organize as contas
definitivamente.
Quando a vida financeira desorganizada, perde-se um precioso
tempo de desenvolvimento, de preparo, de investimento. Somente
quando voc tem tranquilidade nessa rea, pode dedicar-se
plenamente ao seu propsito de vida e aos seus maiores objetivos.
Somente quando a sua vida financeira est organizada, possvel
trabalhar menos e produzir mais. Pense nisso!

ESTRATGIA 4 A SADE E A OCIOSIDADE

Sade , sem dvida, a coisa mais importante da vida. Sem ela, as


portas se fecham, o objetivo dificilmente se cumpre, o
desenvolvimento cessa.
Quem precisa lutar contra uma doena, sabe o valor de um corpo
saudvel.
Procure um mdico regularmente e faa uma avaliao de sade.
inteligente cuidar do corpo e da mente como ferramentas de
execuo da vida nesse mundo.
Voc precisa ter tempo para cuidar-se, para exercitar-se e para
melhorar a sua qualidade de vida.
No caia no engano de deixar-se em segundo plano em nome do 7
trabalho, por causa de algum ou porque simplesmente no tem
tempo...
Voc precisa fazer exames de rotina. Necessita tambm de um
tempo para descansar, para no fazer nada.
As melhores mentes que passaram por nosso planeta, criavam coisas
e filosofavam nos momentos de cio.
Pense em voc com carinho. Lembre-se: voc o protagonista da
sua vida!

ESTRATGIA 5 DORMIR NO UMA PERDA DE TEMPO

Conheo pessoas que se gabam de dormir pouco. Eu mesma j fui


assim.
Porm, importante que se diga que uma das caractersticas
encontradas em vrios homens bem-sucedidos o investimento de
tempo em cuidar da sade, arejar a cabea e dormir. necessrio
dar um tempo para o crebro se recompor, uma vez que ele no se
desliga nunca, e precisa de tempo para organizar-se e continuar a
trabalhar.
Pessoas de destaque como Ablio Diniz, empresrio do Grupo Po de
Acar, descobriram que cuidando de seu bem-estar fsico e mental,
aumentam fantasticamente a sua intuio e a sua performance nos
negcios e na vida.
Por isso, se voc quer aumentar drasticamente a sua Produtividade,
ter novas idias e criar condies para ser bem-sucedido, precisa
colocar tempo em sua agenda para dormir. O ser humano necessita
em torno de 6 a 8 horas por dia, preferencialmente a noite, para que 8
tenha recuperao do crebro e regulao hormonal e do
metabolismo orgnico.
A ausncia do dormir com qualidade pode levar a diversos distrbios,
entre eles: alteraes de memria, depresso e obesidade.

ESTRATGIA 6 ALIMENTAO SAUDVEL E O CRIADOR DE IDIAS

Nada mais benfico para o crebro do que uma alimentao


saudvel. Sem dvida, h um aumento real da produtividade,
quando o organismo funciona bem.
A trade: sono de boa qualidade alimentao saudvel atividade
fsica, constri um homem de sucesso com mais probabilidade do
que o contrrio. Quem se sente bem, tem uma presena melhor,
pensa mais, tem maior chance de ser bem-sucedido.
Nada aumenta mais a produtividade do que um corpo saudvel,
uma mente descansada e um planejamento do tempo. A chance
de dar errado praticamente nula.
Portanto: durma o suficiente alimente-se bem trabalhe com
planejamento descanse alguns perodos curtos durante o dia
adquira conhecimentos conviva e desfrute a famlia e/ou amigos.
Essa a receita do sucesso.
No h sucesso duradouro nas atitudes doentias, no descuido com a
sade, no abuso do lcool ou do tabaco, no uso de drogas ou
estimulantes, na vida descuidada.
O verdadeiro criador de idias produtivo e eficaz, tem uma mente
suficientemente capaz e com recursos de sobra para se tornar um
expert em qualquer assunto. 9
ESTRATGIA 7 FAMLIA, AMIZADE, AMOR E CONVIVNCIA

Praticamente tudo o que fazemos em nossa vida, tem um motivo. E


quase sempre, pessoas so esse motivo.
No h lgica que resista ao analisar um indivduo que trabalha o
tempo todo, sem descanso e sem planejamento, para dar mais
recursos para a famlia, ou especificamente para os filhos. Priv-los de
sua presena com a desculpa de levantar recursos para estar ao seu
lado, terceiriza o seu papel, e o faz menor, egosta, ausente...
Tudo o que a sua famlia precisa de seu tempo.
Isso mesmo: TEMPO. Exatamente o que voc pretende ganhar com
essa leitura.
Seus filhos precisam ter a SUA cara, e no a de outras pessoas, que
voc paga para terceirizar o seu papel.
Passar a vida gerando recursos para mimar algum porque voc est
em falta, no est presente, tambm leva a dificuldades financeiras.
Nada ser bastante para preencher o vazio que a sua falta faz.
Para sua famlia, nada mais importante do que a sua presena, pois
para eles voc importante.
Pense nisso! Esse um dos maiores motivos para organizar o seu
tempo.

ESTRATGIA 8 DIVERSO E LAZER SO NECESSIDADES E NO LUXO

Na maioria dos livros sobre Prosperidade, os grandes gurus no assunto 10


orientam que todos precisam de um tempo para divertir-se.
Lazer e diverso so diferentes de descanso. So atividades
prazerosas, que nos fazem muito bem.
Ouvir msica, ver filmes, assistir a peas de teatro, danar, divertir-se
com os amigos so importantes combustveis para aumentar o
bem-estar, e consequentemente, favorecer a designao correta de
tempo.
preciso que voc deseje esse tempo de diverso, de recompensa
para si e para os que voc ama, para que se sinta impulsionado a
planejar a sua rotina e otimizar o seu tempo.
Nosso crebro trabalha com os sentimentos de prazer e dor. Sempre
almeja o prazer ou evitar a dor. Se voc se fecha no trabalho, e deixa
de lado o seu lado humano, afasta-se dos prazeres simples da vida.
Como natural que voc evite a dor, favorece o aparecimento de
vcios como o abuso do lcool e drogas.
Vale muito separar um tempo para o lazer.
Separe um tempo para rir, brincar, danar, criar...
Voc merece!

ESTRATGIA 9 TORNE-SE O MELHOR NAQUILO QUE VOC FAZ

A grande maioria das pessoas vive em caminhos que no so seus.


Em outras palavras: trabalham com o que no gostam, ou por ser
politicamente correto, para agradar algum, ou por no terem
encontrado suas habilidades de forma eficaz.
impossvel ser bem-sucedido e feliz naquilo que voc no gosta. Por 11
isso, se esse o seu caso, refaa seus planos profissionais com
urgncia. Voc no precisa largar tudo de repente, pedir demisso,
chutar o balde agora. Deve sim olhar de forma honesta para a sua
vida e comear a planejar uma nova trajetria, olhando para as suas
reais habilidades e desejos.
Algumas pessoas precisam de ajuda profissional para isso. Existem
psiclogos e terapeutas que podem ajudar muito nessa rea,
bastando que voc procure profissionais srios e competentes.
Se voc trabalha com o que ama: WOW! Parabns! Est no melhor
caminho para o sucesso. Se ainda no organizou o seu tempo, no
ter grandes dificuldades em faz-lo. Apenas precisa entender que
a sua vida no o trabalho, e que precisa dividir um pouco todo este
entusiasmo com outros prazeres igualmente importantes.
Prepare-se muito bem naquilo que voc faz. Qualifique-se! Seja o
melhor! Uma autoridade no assunto pode organizar-se de forma a
trabalhar melhor usando os recursos disponveis e manter sempre um
alto padro de desempenho associado a uma alta produtividade,
com um bom gerenciamento do tempo. Ufa! Perfeito, no mesmo?

ESTRATGIA 10 FERRAMENTAS DE ORGANIZAO CONHEA O


TRELLO

Agora chegou o momento de apresentar-lhe uma ferramenta de


grande valor para organizao do tempo, gratuita, e que se bem
usada, ir ajud-lo muito no gerenciamento do tempo.
H muitas outras que voc pode utilizar, mas nesse livro vamos nos
aprofundar somente no TRELLO, para que fique bastante claro como
12
se utiliza e a gama de possibilidades que lhe oferece.
Aproveite!
Desvendando o Trello

Esquea todas as outras ferramentas de produtividade! O Trello veio


com tudo para ficar. Ele, alm de possuir uma interface limpa e
intuitiva, tambm tem diversos recursos e inmeras possibilidades de
integrao, ou seja, tudo o que voc precisa para gerenciar um
projeto ou ideia est a fcil disposio com o Trello.

O melhor da histria? Todas essas funcionalidades so de graa!


Apenas alguns itens a mais so inseridos na verso paga, mas voc
pode continuar usando normalmente a verso gratuita que no
haver complicaes.

Mexer no Trello tambm muito fcil, e ele to completo que at


atalhos tem para poder fazer voc gerenciar todo o seu servio e
ideias, com praticidade e preciso. Se voc se utiliza de HDs virtuais
como o Google Drive e o Dropbox, tambm no h problemas em
se criar links de pastas e documentos no Trello para voc poder
acessar sem ter que abrir individualmente esses aplicativos.

Histria

O Trello foi criado em 2011 por uma empresa de software americana


e est a pouqussimo tempo com sua verso em portugus.

Praticidade

Ele bem prtico. No h necessidade de se instalar absolutamente


nada! Voc pode acess-lo atravs de qualquer navegador, seja ele
o Internet Explorer, o Mozilla Firefox, o Google Chrome ou o Safari. E o 13

que melhor de tudo: o Trello totalmente de graa! Existem alguns


recursos que so um pouco mais elaborados e pagos, mas mesmo
assim d para us-lo tranquilamente sem desembolsar nenhum
centavo, fique tranquilo.

Voc tambm consegue ter acesso ao Trello por meio do iTunes, do


Google Play e inclusive no Windows 8 e no Kindle Fire.

Como fazer o cadastro - passo a passo

O cadastro na plataforma simples e melhor gratuito. Atravs do link


https://trello.com/signup voc insere o seu nome, conta de e-mail e
uma senha para o acesso. Logo aps voc ser redirecionado a
pgina inicial e logo no alto da tela aparecer uma mensagem
pedindo para que voc confirme o seu e-mail, como na imagem
abaixo:

No menu Quadros (Boards) no canto superior esquerdo voc ter


as opes:

Fazer a pesquisa de quadros por nome (digitando na clula de


pesquisa);
Criar novo quadro; 14
Sempre manter este menu aberto ou
Ver Quadros Fechados.
Agora vamos conhecer o lado superior direito da tela onde, na foto
abaixo, se encontra uma tarja vermelha (onde estar o nome com o
qual voc criou a sua conta):

Note que h vrias opes embutidas que, ao clicar sobre este menu
iro aparecer:

Perfil: Onde voc pode editar e at inserir sua foto. Alm de


opes como Classificar os Cartes por quadro ou data de
entrega e tambm realizar as Configuraes, que vo desde
as alteraes de Nome, Biografia, Avatar e Senha, como
tambm adicionar novo endereo de e-mail, permitir e alterar
as notificaes e uma das mais interessantes opes: a que se
refere a Acessibilidade, na qual voc poder Ativar Modo
Compatvel para Usurios com Daltonismo.
Cartes: Neste tpico voc far as classificaes por Quadro
ou ento por dados de entrega.
Configuraes: Realizar as alteraes das notificaes
conforme j foi mencionado, alm de verificar as sesses da 15
qual voc realizou o seu acesso, com dados de IP e o tempo
em que esteve logado. Voc poder tambm, se desejar,
excluir a sua conta.
Ajuda: Voc encontrar vrios artigos para esclarecer suas
dvidas de acordo com os seguintes temas: Comear, Minha
Conta Trello, Usar o Trello, Sobre o Trello, Organizaes do Trello,
Aplicativos, Solues de Problemas, Business Class do Trello,
Trello para Android e Trello para IOS.

Caso no encontre a informao desejada poder clicar em


Contato e enviar um e-mail para o suporte da plataforma.

Aplicativos: Aparece a lista de dispositivos que so compatveis


e que voc pode baixar para usar imediatamente como:
Internet (Verso PC ou Notebook), iPhone e iPad, Telefones e
tablets Android, Kindle Fire e Windows 8.

Um pouco mais abaixo h os cones dos navegadores com os


quais voc poder utilizar o programa como Chrome (mais
recente), Firefox (mais recente), Safari 6+ e Internet Explorer 10+.
Se voc trabalha com Safari no iOS 8, Android 4.0+ e o Internet
Explorer 10 no Windows Phone 8 tambm conseguir realizar
perfeitamente as tarefas do Trello.

Atalhos: Nesta opo, voc encontrar uma lista de recursos


com as respectivas teclas para facilitar o seu acesso mais
rpido. Como so muitas, irei te apresentar algumas mais
importantes como:
Navegar Cartes (Teclas de Seta e as letras j e k);
Abrir Menu Quadros de Cabealho (atravs da letra b, tecla
de setas e boto Enter);
Focalizar Caixa de Pesquisa (tecla /);
Arquivar Carto (letra c);
16
Data de Entrega (letra d);
Modo de Edio Rpida (letra e);
Fechar Menu / Cancelar Edio (boto ESC que tambm
serve para as janelas pop-up);
Abrir Carto (Tecla ENTER, se quiser abrir imediatamente
um carto enviado s pressionar esta combinao
Shift+Enter);
Abrir Menu Filtro de Carto (tecla f);
Etiqueta (letra l. Para aplicar ou remover alguma etiqueta
s clicar nos seguintes nmeros 1 (Verde), 2 (Amarelo), 3
(Laranja), 4 (Vermelho), 5 (Roxo), 6 (Azul), 7 (Azul-celeste), 8
(Verde-limo), 9 (Rosa) e 0 (Preto);
Adicionar / Remover Membros (letra m) e,
Inserir novo carto (letra n).
Compartilhe o Trello e ganhe o Trello Gold: Nesta opo, voc
poder convidar os seus amigos para participar da plataforma
e, a cada aceite voc ganhar um ms grtis (j que ele custa
$5 por ms ou $ 45 ao ano).

Voc ter direito a vrios recursos como: telas de fundo


personalizadas, Stickers e Emoji, limite de 250 MB para os
anexos, alm de Pesquisas Salvas.

Guia de Introduo: So apresentadas algumas dicas para


que voc se inspire como: Organizar, Noes Bsicas do
Quadro, Personalizar, Colaborar, Ir Mais Fundo e Celular.
Blog do Trello: o espao onde voc encontrar diversos
artigos com dicas que vo te auxiliar e esclarecer suas dvidas
sobre as ferramentas, recursos e ainda apresentar as novidades
da plataforma.

Agora que voc j conhece os principais recursos e menus do Trello,


irei aproveitar para te mostrar como esta plataforma inteligente pode
fazer mais por voc. 17
Como o Trello pode facilitar a vida do usurio

O Trello uma ferramenta que alia a prtica e a flexibilidade. Voc


pode organizar o seu trabalho individual ou em grupo, tarefas dirias,
semanais ou em longo prazo, novos projetos, as sonhadas frias e at
aquela reunio com os amigos para um chope no fim de semana.

Inclua imagens e at etiquetas coloridas para uma melhor


visualizao com dinamismo e rapidez, e o que um dos melhores
recursos que voc no deve dispensar o acompanhamento das
notificaes, cujo sistema faz o envio, tanto para o e-mail ou via push-
up em tempo real e, dessa forma, o seu grupo pode verificar
facilmente as modificaes e/ou alteraes no quadro.

Veja na imagem abaixo um modelo de Quadro para a Organizao


de um Casamento, onde se define os perodos (em meses) com os
detalhes importantes, o acrscimo de imagens e o feed de um
usurio.

Perceba como fcil visualizar o quadro onde se poder alterar e 18


acrescentar as informaes importantes e a organizao das listas.
Veja agora um outro exemplo:
Perceba que, este quadro um exemplo de organizao e
planejamento de frias para a cidade de Miami (EUA), nele o usurio
incluiu desde informaes bsicas referentes pesquisa de
hospedagem, translado, bagagem, seguro, passagem e cmbio.

Observe que no menu existem outras pessoas que, neste caso,


provavelmente vo viajar juntas e como elas esto interagindo. Neste
feed voc acompanha facilmente todas as alteraes e/ou aes
que os participantes executam dentro do quadro.

Veja que interessante: voc se organiza e pode compartilhar com


mais pessoas seus cartes, de forma que vocs possam tratar de um
assunto em comum na mesma plataforma.

Algumas timas vantagens

Listas. Muitos projetos podem se tornar complexos medida que se


desenvolvem ou quando so necessrias muitas pessoas para a
execuo. Contudo, o Trello permite que voc possa criar, sem limite,
quantas listas forem necessrias. 19
Envelhecimento de cartes. uma ferramenta extra bastante til.
medida que os cartes envelhecem eles mesmos ficam inativos.
uma forma a mais de facilitar a visualizao e a organizao dos seus
quadros.

Adicionar Anexos. O Trello possui integrao com os dispositivos


OneDrive, Google Drive, Dropbox e Box, ou seja, voc pode acessar
e anexar facilmente os seus arquivos diretamente da plataforma sem
ter que sair para buscar o arquivo.

Notificaes. Como o Trello trabalha com o sistema em tempo real


voc pode definir os prazos que melhor te auxiliem e, a notificao
ser exibida no s dentro do site, mas tambm por e-mail e no seu
telefone. Caso no queira receber os alertas s desativar a opo
nas Configuraes de sua conta como j lhe mostrei.

Para que serve e quem pode usar o Trello?

A plataforma uma excelente ferramenta de Produtividade que


possui dinamismo e rapidez de navegao que permite a qualquer
tipo de projeto ganhar tempo e no deixar os detalhes importantes
serem esquecidos.

Todo mundo pode usar e quem gosta de organizao e praticidade


no deve, de jeito nenhum, abrir mo dessa fantstica ferramenta
que cresce consideravelmente a cada dia. So diversas
oportunidades e ferramentas fceis para incrementar os seus
projetos. Para se ter ideia, alm de tudo o que foi falado at aqui,
voc poder ainda criar cartes e comentrios pelo seu e-mail.

Sim. Para aproveitar essa vantagem s observar que, em todo


quadro, h um endereo de e-mail especial, o qual poder ser
utilizado para fazer os seus cartes, ou seja, mais uma vantagem
que aumenta a sua produtividade.

Contudo, o Trello ainda tem sido mais utilizado por empresas ou 20


determinados grupos como, por exemplo, os condomnios, pequenas
associaes e equipes de trabalho, mas com as facilidades que a
plataforma sempre proporciona, a mesma passar a ser mais
utilizada por pessoas que trabalham por conta prpria e profissionais
liberais.

Como convidar os membros

J mencionei aqui que existe uma vantagem que voc pode contar
para ter acesso a uma rea especial onde poder usufruir de maiores
recursos: o Trello Gold. Para convidar novos membros basta somente
ir at o lado superior de sua pgina inicial (veja a imagem do painel
que foi inserido nas pginas anteriores), onde est escrito o seu nome,
procurar pela opo Compartilhe o Trello (para ganhar o Trello
Gold) e clicar nela. Logo voc ser redirecionado a pgina seguinte
(confira a imagem abaixo):

s voc descer a pgina dessa imagem que logo encontrar esta


imagem:

21
Voc receber um link da sua conta (a tarja azul contm o seu nome
e nmero no Trello) e poder divulgar para os seus amigos no
Facebook e no Twitter para que eles possam fazer o cadastro na
plataforma do mesmo modo que voc realizou.

Alm de ficar mais fcil de encontrarem voc, ainda ter mais uma
vantagem: ganhar um ms grtis a cada amigo que se cadastrar
no Trello, ou seja, quanto mais amigos participarem mais descontos
voc receber para usufruir de todos os benefcios que so
oferecidos no servio Premium.

Ah, esse desenho abaixo se refere ao personagem Taco, a caricatura


do Husky Siberiano que o animal de estimao de um dos
fundadores do Trello, o Joel Spolsky. O cachorro se tornou mascote
da empresa e aparece em diversos momentos, inclusive nos stickers,
aqueles adesivos que esto presentes na verso Gold do programa.

Quando os seus amigos estiverem presentes na plataforma voc


poder convida-los dentro do seu quadro e configurar as formas de
22
participao e quem poder visualizar aquele quadro. Ou seja,
tudo muito simples, dinmico e intuitivo, onde s cabe a voc definir
o melhor a fazer.
E saiba de uma coisa: voc pode aproveitar as funcionalidades que
so dispostas por meio do menu Aes do seu quadro, em que um
carto pode ser facilmente movido de um quadro ou lista para outro.
Nele qualquer membro poder assinar o carto para receber as
notificaes relacionadas s atividades que so empregadas nele ou
at mesmo em cartes concludos, que so arquivados e
recuperados a qualquer momento. Esta integrao, alm de facilitar
o acompanhamento e desenvolvimento de um carto ainda
promove maior integrao entre os membros participantes.

Algumas consideraes sobre o Trello

Voc viu que esta ferramenta faz jus categoria da qual faz parte,
ou seja, Produtividade. Os seus recursos e ferramentas so
incrivelmente uteis e fceis de serem utilizadas.

O Trello, em outras palavras, uma plataforma que vem atender aos


anseios dos usurios que muitas vezes j experimentaram outros
modelos, mas se depararam com dois problemas que so
substanciais para qualquer empresa que visa criar novos softwares:
aliar ao mesmo tempo em um s espao todos os recursos e tambm
a facilidade de acesso, criao, organizao e as constantes
alteraes que so fundamentalmente necessrias para este tipo de
programa.

Ou seja, at o momento o Trello representa a grande evoluo na


categoria de produtividade e que atende muito bem a todos os tipos
de usurios e seus respectivos projetos.

bom ressaltar tambm que o Trello oferece uma boa parte dos seus
servios gratuitamente, mas o melhor, claro, a sua verso paga,
que conhecida pelo nome: Trello Gold.
23
Principalmente para as grandes empresas que criam e desenvolvem
projetos proporcionalmente grandes, como eu lhe mostrei
anteriormente, so oferecidos aos usurios desta modalidade
maiores espaos e recursos que so muito atrativos e essenciais para
a fomentao e a organizao de qualquer tipo de projeto, como
so os grandes e por ora complexos.

E para fechar importante que todos os usurios acessem os artigos


que so desenvolvidos e apresentados pela prpria equipe da
Empresa que disponibilizam os mesmos dentro do blog do Trello.

Assim como lhe mostrei alguns quadros, por sinal, bastante


inspiradores, voc poder encontrar l tambm vrios outros
modelos para diversas necessidades, alm de saber de todas as
novidades que so desenvolvidas pela plataforma.

A tela inicial do Trello

Agora vamos entender como o Layout do programa, a disposio


das informaes, dentre outras coisas. Depois de feito o seu cadastro,
e quando estiver logado, voc perceber que ele composto por
diferentes pastas (boards) que iro reunir as mais diversas listas alm
de informaes. Se quiser, d para criar mais "boards" de acordo com
a sua necessidade.

O que so esses boards?

Os boards so uma srie de pastas que possuem vrias listas em


colunas dispostas de maneira horizontal. Quando voc criar um
board novo, pode tambm personalizar com assuntos especficos.
Essas colunas so compostas pelos "cards", que so os tpicos que
esto dispostos.

24
Como eu personalizo os boards do Trello?

Voc personaliza por meio da alterao nos cards (cartes) que


esto dentro deles. Esses cards so como fichas que voc pode
arrastar para qualquer canto do board, encaixando-os de acordo
com o status ou contexto em que est inserido.

O diferencial desses cards que eles no so s anotaes e sim


cartes que podem receber todo o tipo de informaes que voc
desejar. Dentro dos cards, d para escrever comentrios, se quiser,
pode-se salvar anexos, bem como adicionar links e inserir checklists,
determinar certos prazos, inserir imagens e especificar o assunto de
cada uma das opes. H a possibilidade de se movimentar esses
cards entre as colunas de um mesmo board.
25
Compartilhamento

Voc pode compartilhar qualquer board com qualquer pessoa que


tenha cadastro no Trello, e pode marcar as pessoas em diversos
cards. Com isso d para, inclusive, trabalhar em equipe, onde voc
marca cada membro em um card para uma funo e possibilita que
os outros trabalhadores saibam exatamente no que cada um est
trabalhando.

H no Trello tambm a possibilidade de etiquetar as tarefas por meio


de cores, que voc pode utilizar de acordo com o status de uma
tarefa. D para personalizar o Trello de tudo quanto jeito, para tudo
quanto finalidade.

Notificaes

Se voc quiser marcar algum no Trello para a pessoa receber uma


notificao, basta escrever o nome de usurio dela com "@" antes.

Trello x outros
26
O Trello legal pois possibilita muita facilidade em se localizar os
cards, ainda mais quando voc os alia s etiquetas coloridas e
separa por colunas, fazendo assim com que outros servios como o
Evernote e o Wunderlist no paream to interessantes no quesito
interao e versatilidade.

Interao

O Trello tambm possui um board pblico, onde voc v trabalhos


que esto em progresso no site e qualquer pessoa pode participar
com comentrios, sugestes, inclusive votaes, fazendo com que
esses ganhem mais notoriedade.

Trello e o gerenciamento de tarefas

Esse um dos usos mais comuns do Trello. Apenas lembrando, d


para criar boards para planejar as tarefas do trabalho, as metas a
atingir com algum objetivo, dentre outras coisas. Ele bastante
verstil. A dentro desses boards voc possui os cards que onde
pode criar colunas de assuntos especficos que facilitam o uso.

Como posso usar o Trello?

Uma forma de organizao eficiente a de ter colunas separadas


por assuntos e cartes com informaes sobre determinados eventos.
um modelo que pode ser aplicado nos mais diversos contextos, seja
ele o de planejar uma festa, viajar, preparar uma aula, como preferir.

Uma outra forma de organizao no Trello a de utilizar como um


organizador das tarefas a serem feitas na semana. Separe as colunas
de listas e se desejar, estabelea prazos e se assim desejar, crie um
calendrio no site e organize as tarefas.

Alguns usurios tambm j usaram o Trello para outras funes, como


a de planejar a reforma de um cmodo, com colunas como "ideias",
"itens em andamento", "itens a fazer", "itens completos". O usurio se
utilizou de diversas etiquetas e marcou as pessoas em cards 27

especficos de acordo com a responsabilidade em determinado


assunto.
Quer mais ideias? Alm do calendrio semanal j citado e da
reforma de um cmodo da casa, planeje os seus estudos, festas,
ensaios de alguma atividade, projetos de livros dentre outros.

Quero personalizar ainda mais o meu Trello

Se quiser se aproveitar de papis de parede diferentes, com as suas


prprias imagens e assim criar um visual que seja completamente
personalizado, necessrio adquirir o servio pago do programa,
que chamado de Trello Gold e custa U$ 5,00 ao ms. Ele tambm
lhe d a possibilidade de salvar at 250 MB em arquivos nos boards e
tambm utilizar emoticons e stickers nas suas mensagens. A verso
gratuita possui 10 MB.

H outra verso paga do Trello que se chama Trello Business. O preo


o mesmo do Trello Gold e ele possui recursos mais elaborados para
serem usados em funes empresariais.

Como personalizar e usar os boards

Voc consegue personalizar os boards alterando o plano de fundo


deles. Voc pode alterar a cor dos boards. Para imagens,
necessrio que se tenha a assinatura do Trello Gold ou do Trello
Business Class, onde o usurio pode alm de enviar imagens prprias
tambm escolher dentre os diversos padres disponibilizados.

28
Para mudar a tela de fundo do seu board, v at o menu que est
na barra lateral e selecione a opo "Change Background".

Se voc j tem ou o Trello Gold ou o Trello Business Class, pode fazer


upload das suas imagens para serem usadas como plano de fundo
clicando no boto "+" que fica na opo "Personalizar" na tela de
fundo que est no menu. Tambm d para
passar o mouse em cima da imagem e
clicar em "Options" para assim definir como
ela ser exibida e escolher a cor do texto
de acordo com a cor da imagem de fundo.

No necessrio ter uma resoluo de


pixel especfica para utilizar no Trello, pois
ele ajusta a imagem de fundo, porm,
recomendvel que a imagem tenha alta
qualidade e seja no formato paisagem,
proporcionando desta forma, melhores
resultados.
29
Como personalizar e usar os cards

Os cards (cartes) so o contedo de um board. Eles podem


representar qualquer coisa que voc desejar que represente. Voc
consegue arrastar cards de uma lista para outra e assim indicar a
progresso de uma tarefa, um status ou o que quiser, e tambm pode
atribuir cartes a determinadas pessoas, inserir etiquetas, criar
enquetes, inserir anexos, criar conversas, checklists dentre outras
coisas.

Se quiser adicionar um carto, v at a parte inferior das listas e clique


em "Add a card" ou faa isso no menu do topo das listas.

Como funciona a lista de aes em massa

Se voc precisar, por exemplo, mover ou arquivar todos os seus


cartes em uma lista, s passar o mouse sobre o ttulo e clicar no
boto menu que fica no canto direito e a ento selecionar "Move all
cards in this list" ou "Archive all cards in this list".

Como funcionam as notificaes do Trello

Voc pode receber as notificaes do Trello de 4 formas distintas:

1. Assinatura a um board;
2. Assinatura a uma lista;
3. Assinatura a um card;
4. Quando estiver associado a algum card.

Se no quiser mais receber notificaes ou se restringir quelas que


lhe interessam, s clicar em "Subscribe" do item desejado (board,
lista ou card).

Como criar projetos no Trello

Para criar um projeto novo no Trello bem simples. Basta clicar na 30


opo "Create board". Dentro dela voc poder inserir o ttulo de seu
projeto, aps isso clique em "create".
Caso deseje criar mais quadros, s ir at o menu superior e clicar no
primeiro item (est logo ao lado do item de pesquisa) e selecionar a
opo "Create new board".

Como usar a agenda de forma a organizar as tarefas

Voc deve ativar a sua agenda antes de usar. V at a aba "Menu"


e em seguida selecione a opo "Power-Ups" e escolha "Calendar".
Em seguida, clique no boto "Enable".

Uma coisa legal que o Calendar faz gerar o iCalendar Feed e


adicionar a URL das atividades que esto no seu board no calendrio
do Outlook, Google Agenda, iCloud, dentre outros. Para isso, basta
clicar em "Enable" logo abaixo da opo "Enable iCalendar Feed",
que ele gerar um link do seu calendrio no Trello que poder ser
colado aonde voc precisar.

O Calendar tambm te d a possibilidade de reordenar as


atividades. Para isso s mov-las entre os dias da semana.

Quais as melhores formas de trabalhar com o Trello

Existem algumas prticas que podem ajuda-lo bastante na hora de


trabalhar com o Trello. Uma delas a de definir bem as
responsabilidades de um board, e no deixar toda ou muita
responsabilidade nele, para assim no complicar o trabalho.

Divida bem as tarefas, no tenha medo de fazer isso. Porm, tambm


no uma prtica legal voc sair
criando um monte de cartes que iro
dificultar a sua visualizao da tarefa.
Nesse caso, o que voc pode fazer
dividir as atividades por semana e
depois em outro board s descrever 31
rapidamente as atividades futuras.
Desta forma, posteriormente voc divide essas tarefas com maior
complexidade.

O Trello possui uma srie de atalhos que voc pode utilizar para
garantir facilidade no seu trabalho. O atalho B faz voc navegar
entre os boards, exibindo um menu onde voc pode filtrar um board
que j existente ou digitar um nome e selecionar a opo "Create
board named..."

Quando voc est trabalhando com os boards na disposio


recomendada, que foi a das atividades da semana e as atividades
futuras, pode ser que precise mover os cartes para um outro board.
Voc pode fazer isso utilizando as setas do teclado com a tecla "E",
que a de edio. Depois s selecionar "move" e escolher o board
que ser o destino. D inclusive para mover uma lista inteira de um
board para outro.

Outra forma legal de se trabalhar com o Trello o de identificar


responsveis pelas tarefas. s selecionar o carto que ir designar
a algum e digitar "M" de member. D para adicionar mais de uma
pessoa no carto. Se apertar a tecla espao, ele o adiciona
automaticamente como o membro de um carto.

Aproveite para tambm colocar cores diferentes nos boards, que


podem ser usados para definir as prioridades de uma tarefa. Utilize a
tecla "L" ou digite um nmero de 1 a 9, pois cada um corresponde a
uma cor, sendo a primeira o verde.

Percebe que estou falando bastante de atalhos?

Pois , porque esses atalhos ajudam muito na questo de tempo,


evitando assim que voc precise de milhares de cliques. Existem
outros atalhos interessantes como o "F" para filtrar cards, "Q" para
32
exibir somente os cartes em que voc membro, "W" que exibe ou
oculta o menu da lateral e o "?"que exibe todos os atalhos disponveis.
Como ter mais produtividade com o Trello

Voc pode aumentar e muito a sua produtividade com o Trello


criando as tarefas direto no Gmail! Para isso, voc precisa instalar o
Gmail to Trello no seu Google Chrome.

importante ressaltar que o seu e-mail de cadastro no Trello deve ser


do Gmail para a extenso conseguir relacionar seus boards com o
seu e-mail.

Quando o aplicativo estiver instalado, vai ser possvel abrir o seu Gmail
e ver um boto chamado "Add card" que transformar o seu e-mail
em um card. A partir da s escolher um dos quadros para adicionar
a nova tarefa. Prtico no? Ao receber um trabalho pelo e-mail s
clicar em um boto para adiciona-lo ao Trello!

Como funcionam os atalhos

Vamos agora conhecer alguns atalhos interessante para se usar no


Trello. Eles visam que se economize tempo ao trabalhar com o
programa. O prprio Trello disponibiliza uma lista com todos eles, mas
aqui mostramos aqueles que provavelmente voc mais vai usar.

B Abre seu menu principal

C Arquiva um card

D Define datas de concluso de uma tarefa de um card

E Edio rpida

F Busca por cards

L Abre menu de etiquetas

M Adiciona ou remove membros


33
N Cria um novo card

Q Busca os cards que voc membro


S Segue cards (para quando voc quer ser notificado da
atualizao referente a algum card)

T Edita o ttulo

V Usa enquete em um card

W Ativa ou desativa a barra lateral do Trello

X Tira todos os filtros

@ Junto com o nome de um membro para mencion-lo

# Junto com o nome de uma etiqueta (label) para visualiza-la

^ Posio de um card em uma lista

/ Coloca o cursor na caixa de busca

Esc Cancela a edio e fecha o menu

Enter Abre o card que est selecionado

<> Move o card para esquerda ou direita

Viu como eles so tranquilos e intuitivos? Ou vai me dizer que ainda


no associou a letra "E" ao editar, o "N" ao novo card, "T" ao ttulo...viu?
bem simples!

Como funciona a Integrao com Dropbox, Box, OneDrive e


Google Drive

Outra funcionalidade maravilhosa do Trello que ele possibilita a


integrao com HDs virtuais sem maiores complicaes. Quando
voc quer anexar algo ao seu card e clica no boto "Attach File",
voc pode escolher fazer o upload de algum arquivo diretamente de
seu Google Docs.
34
Selecione o arquivo ou o grupo de arquivos que quer anexar e
pronto!

O Trello gera um link desses arquivos para serem abertos!

Com o Dropbox funciona da mesma maneira. s clicar no boto


"Attach File" e em seguida escolher a opo "Dropbox" para
selecionar uma pasta ou um arquivo e pronto, link gerado!

Preste ateno para habilitar o seu Google Docs ao acesso de outras


pessoas, seno no vai adiantar nada utilizar essa funcionalidade,
ok? Infelizmente o Skydrive ainda no est incorporado ao Trello.

Tambm possvel integrar o Trello a outros aplicativos como o


Pinterest, Airbnb, More Directly e Amazon. Para isso s arrastar a
pgina para um board que um card ser criado com todos os dados
importantes como o link original, descrio e at figuras. Que tal se
voc aproveitar isso para criar, por exemplo um livro de receitas?
Com a Amazon,
d at para voc
arrastar as pginas
e criar listas de
presentes para os
seus conhecidos e
separar as suas
ideias por boards e
cards com as
informaes do
Pinterest.

E se voc quiser fazer uma lista de recomendaes de filmes aos seus


amigos? Que tal arrastar as sinopses do Netflix e adiciona-los como
membros? Com essas possibilidades de integrao, boas ideias 35
definitivamente no faltam!
Qual a diferena do app para a web

A nica diferena que para utiliza-lo de forma otimizada e


confortvel em seu celular, necessrio que se faa o download do
aplicativo que est disponvel tanto no Google Play quanto na App
Store. Ao invs de usar o mouse, posicione com os dedos, mas no se
preocupe, pois, todas as funes do Trello continuam disponveis no
aplicativo, porm de maneira otimizada para a tela de seu celular.

Ideias para usar o Trello

Organizar um aniversrio

Voc pode fazer da seguinte maneira: crie um board para


decorao, outro para comida, outro para convidados, outro para
lista de compras, outros para outras aes. Em cada um deles, crie
um card com as tarefas que devem ser feitas e se assim desejar,
delegue para outros membros e faa isso utilizando as etiquetas
coloridas.

Se ainda estiver pensando em ideias de decorao, aproveite para


buscar algo no Pinterest e anexe ao seu card correspondente

36
decorao, que alis, podem ser divididos em ideias, materiais para
comprar, materiais comprados, dentre outros.

Fazer um livro de receitas

Voc pode criar boards para receitas do dia-a-dia, receitas de


aniversrios, receitas de fim-de-ano, receitas para o inverno, receitas
para o calor, dentre outras. Os cards podem ser divididos entre
Carnes, Aves, Peixes, Vegetariano, dentre outras opes.

No precisa escrever as receitas no! Copie a URL e cole em um card


e se desejar, salve uma foto e coloque junto.

Criar um dirio da gravidez

Voc pode criar boards para as consultas mdicas, itens para o


quarto do beb, bem como a lista de sua bolsa para a Maternidade.
Utilize o calendrio para poder gerenciar melhor os dias das
consultas, alm de identificar de quantas semanas de gravidez voc
est.

Criar uma palestra

Voc pode dividir os boards em itens do assunto que ir falar na aula


e os cards so os subitens, onde cada um possui uma informao que
voc precise. Aqui voc pode anexar algum documento do Google
Docs ou do Google Drive.

Churrasco com os amigos

Voc pode planejar um churrasco no Trello. Crie um board para


informaes como endereo, telefone, etc., outro para os
convidados, outro para a lista de compras, outro para objetos que
precise levar e outra aba por exemplo, para planejar algumas
atividades referentes diverso como colocar a televiso em algum
37
lugar, montar a mesa de sinuca dentre outras coisas que sero
divididas por cards.
Preparando-se para o novo emprego

Crie um board referente entrega de currculos, outro para os cursos


de capacitao, um para as entrevistas marcadas com calendrio,
dentre outras opes que achar conveniente. Nos cards v
colocando as aes correspondentes a cada item e movimente-os
conforme vai concluindo as tarefas.

Como criar o melhor gerenciamento de tarefas com o Trello

O que achou do Trello? muita coisa para um nico aplicativo no?


Pois . Aproveite essa ferramenta para nunca mais deixar de realizar
os seus projetos de vida alm de gerenciar muito bem os itens do seu
trabalho.

Hoje em dia temos muitas possibilidades de organizao de nossas


tarefas, portanto, no necessrio sofrer porque esquecemos de
algo ou porque deixamos de avisar algum sobre determinada ao
a se tomar, pois o aplicativo pode fazer tudo isso por voc.

Que tal tornar a sua vida mais fcil e as suas ideias mais organizadas?
Com o Trello tudo e mais um pouco possvel, e ainda por cima voc
no precisa fazer nada sozinho pois seus colegas podem tambm
participar.

Aproveite dessas vantagens do aplicativo e organize-se!

38
CONCLUSO

Agora que apresentei a voc essas 10 estratgias prticas que o


ajudaro a organizar a sua vida para ter tempo para tudo o que
sempre quis fazer, gostaria de pedir a sua opinio sobre esse e-book
presente.

Para mim importante saber a sua opinio, para que eu possa


preparar mais material bacana para disponibilizar para voc.

Envie-me um e-mail em contato@navebook.com, ou acesse o nosso


blog na pgina de contatos, com a sua opinio, crticas e sugestes.

Quero agradecer a oportunidade de oferecer-lhe sempre contedo


de tima qualidade e de relevncia para melhorar a sua
Produtividade na vida e no trabalho.

At breve meu amigo!

Valria Cristiane

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