Crer des outils de communication interne efficaces

Nul ne peut contester la valeur d'une communication interne efficace pour toute petite ou moyenne
entreprise. Plus vos employs seront bien informs, plus ils se sentiront satisfaits. Ils manifesteront de
l'intrt pour l'avenir de votre entreprise et, tout compte fait, contribueront davantage votre russite. Les
entreprises qui considrent les moyens de communication interne comme une priorit ont de meilleures
chances d'atteindre leurs objectifs avec des employs motivs. votre tour, vous pourrez rsoudre les
conflits plus rapidement et amliorer la productivit de vos employs.

Essentiellement, vous devriez avoir 2 objectifs cls l'esprit:

Vous souhaitez crer un sentiment d'appartenance chez vos employs; ces derniers ont besoin de
se considrer comme une partie intgrante d'un tout. Les aider comprendre la situation gnrale de
votre entreprise favorisera l'atteinte de vos objectifs globaux; accrotre vos ventes, augmenter votre
clientle ou procder des changements tels qu'une fusion, une rduction des effectifs ou des
modifications au niveau de la direction.
Vous voulez conserver le soutien de vos employs; plus ils croiront en vos initiatives, plus ils vous
aideront les raliser.

Il existe une quantit d'outils de communication interne votre disposition. En voici quelques-uns que vous
pourriez utiliser et qui sont considrs les plus fiables de nos jours:

Publiez un bulletin d'entreprise

Le bulletin d'entreprise, format papier ou lectronique, est un moyen idal pour communiquer l'information de
faon continue et mthodique aux employs. Vous pourriez y inclure les tmoignages de vos clients, les
histoires de russite de vos employs et/ou l'utiliser sur une base rgulire pour annoncer les nouvelles, les
vnements et les stratgies de votre entreprise. Assurez-vous que plusieurs employs collaborent la
rdaction du bulletin et non seulement les cadres de votre entreprise. Le bulletin ne doit pas devenir un
moyen de communication pour la direction. De faon gnrale, son contenu devrait reprsenter la voix
dmocratique de l'ensemble de vos employs et s'abstenir de crer des distinctions.

Crez un site intranet

La cration d'un site intranet permet de communiquer en ligne de l'information prcieuse et de la mettre
jour rgulirement. Cet outil plus coteux convient davantage aux entreprises qui possdent au moins 30
employs ou dont les employs sont disperss gographiquement. Un site intranet peut servir fournir, p.
ex., de l'information relative aux modifications apportes aux processus qui sont utiliss par tous les
employs. Rappelez-vous que c'est un outil passif; les employs ont besoin d'y accder pour pouvoir
l'utiliser. Il ne remplace pas les bulletins lectroniques ou les courriels, qui sont des moyens de
communication peu coteux pour communiquer des informations au moment opportun.

Communiquez en petits groupes

La communication face face est la mthode la plus efficace pour atteindre les employs. Les runions en
petits groupes favorisent la cration de liens plus troits et les employs s'y sentent plus l'aise pour
exprimer leurs penses. tablissez un ordre du jour prcis mais accordez du temps aux participants pour
aborder des questions ad hoc au cours de ces runions.

Installez une bote aux suggestions

Les botes suggestions permettent aux employs d'exprimer leurs proccupations et de soulever des
questions de faon anonyme, celles-ci pouvant ensuite faire l'objet d'un suivi sur une base rgulire. Mme
si vos employs sont peu nombreux, une bote suggestions assure une complte confidentialit.

Affichez
Les affiches sont un excellent moyen de communication interne parce qu'elles peuvent tre places dans
des endroits trs frquents, comme la cantine et les salles de runion. Elles sont particulirement utiles si
vous dsirez crer un impact et si vous voulez faire une annonce de valeur. Assurez-vous d'y inclure les
coordonnes d'une personne contacter pour plus d'informations. Idalement, un bulletin dtaill devrait
suivre la sortie de l'affiche.

Prvoyez les urgences

Dotez-vous d'un outil de communication en cas d'urgence ou destin fournir de l'information sur des
priorits cls. En tant que PME, vous pourriez considrer une confrence tlphonique si vos employs sont
disperss.

Informez les nouveaux employs

Si votre entreprise ne possde pas de site Web, fournissez aux nouveaux employs un document qui
contient une description gnrale de votre entreprise. Ce document sera une source de rfrence utile et
leur permettra de savoir comment ils peuvent le mieux aider votre entreprise.

Grez le changement
En priode de changement, les communications internes sont primordiales. Qu'il consiste en une rduction
d'effectifs, en la modification de la stratgie de service la clientle ou en une croissance acclre de
l'entreprise, une communication transparente aidera les employs comprendre la situation et savoir ce
qu'on attend d'eux.

Voici quelques facteurs cls considrer pour vos communications internes:

Consacrez les ressources ncessaires la communication des changements; il est possible que
vous ayez augmenter votre budget de communications internes pour vous aider aborder les
problmes provoqus par des changements majeurs.
Soyez franc avec vos employs propos de la situation de votre entreprise et dites-leur clairement
ce qu'ils doivent faire. Vos communications doivent tre brves mais leur fournir assez d'information pour
qu'ils puissent agir.
N'oubliez pas que la communication d'un changement positif peut avoir des rpercussions
ngatives si l'information n'est pas transmise de faon adquate aux employs.
Ne cachez pas de l'information vos employs; cela peut leur causer de l'anxit ou crer un
conflit. Ils devraient tre informs des changements par vous et avant que les informations soient
transmises par les mdias.
Si votre entreprise est assez grande, songez communiquer les changements vos cadres avant
de transmettre l'information aux autres employs. Les cadres peuvent certainement vous aider faire
passer votre message et favoriser l'adoption du changement.
Communiquez de faon rgulire avec votre personnel afin de crer un climat de stabilit.