CONTABILIDAD FINANCIERA I

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UNIDAD II.

Efectivo e instrumentos financieros a corto plazo

Concepto

En la prctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los

billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros
medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa,
giros postales telegrficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo( caja
chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, proteccin, etc.),
las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata,
etc.

Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser

presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los
fondos de caja, estn sujetos a restricciones o limitaciones por su
disponibilidad, razn por la cual debern excluirse de la seccin de activo
circulante.

Una adecuada administracin del efectivo es de suma importancia, porque el

efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisicin de bienes y
servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y
procedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes.
Por ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadas en
efectivo, para disponer informacin confiable y sobre todo oportuna.

Las reglas de valuacin y presentacin incluidas dentro de este rengln,

comprenden el efectivo en caja y el efectivo en bancos. Para efectos de facilitar
la comprensin de estas partidas, efectuaremos su estudio de manera
independiente.

Fondo de caja

Concepto

No es recomendable que el efectivo recibido por la entidad permanezca

fsicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen
recomendable la apertura de una cuenta de cheques en un banco para que en
ste se depositen las entradas de efectivo y a travs del propio banco se
efecten los pagos.

Sin embargo existen gastos menores cuya liquidacin con cheque resulta
imprctica. De ah la necesidad de que las entidades cuenten con pequeas
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cantidades disponibles en efectivo, las cuales reciben el nombre de fondos de

caja o caja chica.

El fondo de caja se establece a partir de la expedicin de un cheque para este

fin especfico, retirndose la cantidad estimada para cubrir los gastos menores
de un perodo determinado.

Los desembolsos efectuados deben justificarse con un vale o comprobante de

gastos, los cuales, al agotarse el fondo, sirven de base para el reembolso del
propio fondo, es decir, el reabastecimiento de efectivo, lo cual se hace
mediante la expedicin de un cheque por la cantidad estipulada, con lo cual se
reinicia el ciclo.

De esta manera puede definirse el fondo de caja como la disponibilidad en

efectivo de una cantidad econmica para el pago de sus gastos menores,
reembolsable peridicamente. Los fondos de caja pueden ser fijos o variables.

Fondo fijo de caja: Es aquel en el que se determina una cantidad que

permanece estable por perodos mas o menos amplios. Es posible notificar su
monto cuando las necesidades de la entidad as lo determinen.

Fondo variable de caja: Cuando el monto de los pagos menores vara

constantemente de un da a otro o de una semana a otra, se establecen fondos
variables de caja, en los cuales el ciclo fondo gasto reembolso se repite en
lapsos mucho ms cortos y siempre por cantidades diferentes.

Tipos de fondos: fijo, variable y en moneda extranjera

Cuando se presenta disponibilidad de monedas extranjeras o de oro en el

balance, debe efectuarse la conversin al tipo de cambio que rige en el da,
debindose reconocer una utilidad o prdida cambiaria, si hubiese variacin
entre los tipos de cambio del da de la recepcin y el da de la formulacin del
estado financiero.

Registro contable

Instrumento destinado a constatar la informacin contable, valindose de

fichas, libros de contabilidad, comprobantes y evidencias de entradas y salidas,
ingresos y retiros de efectivo, etc.

Se refieren a la sistematizacin de libros, es decir, a la compilacin y registro

sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros
constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar
los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La
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informacin contenida en estos documentos se traslada a los libros contables,

el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones
realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las
transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja,
bancos, clientes, proveedores, entre otras.

Control interno

El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin.

Una segunda definicin definira al control interno como el sistema

conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y
actividades) que interrelacionadas entre s, tienen por objetivo proteger los
activos de la organizacin.

LOS OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

* Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o

negligencias.

* Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,

los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.

* Promover la eficiencia de la explotacin

* Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia.

* Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Bancos

Concepto

Bancos es una cuenta del Activo, donde se contabiliza la tesorera de la

empresa.
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Caja y bancos son cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la nica
diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que est
fsicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se
contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta
corriente, depsito, etc.).

La cuenta de banco siempre va en el Activo y cuyo saldo ser positivo o como

mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja
fuerte -100 pesos).

Conciliacin bancaria mensual y continua

La conciliacin bancaria es un procedimiento de control interno y de rutina que

consiste en verificar que las registraciones realizadas por la empresa se
encuentren tambin registradas por el banco, con el objeto de verificar los
fondos depositados en los y detectar errores u omisiones. Este proceso se
concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las
diferencias, sea igual al bancario.

Finalidad de la conciliacin Bancaria

Al comparar dos saldos lo que se busca es verificar que nuestros registros

correspondan a los del banco, si no coinciden los saldos con este proceso se
identifican las diferencias y se buscan los motivos que dieron origen a ellas.

El control de los aumentos y las disminuciones del efectivo de la empresa

manejado a travs de cuenta de cheques, as como el conocimiento del saldo o
existencia disponible, se lleva a cabo estableciendo en la empresa la cuenta de
bancos.

Simultneamente, el banco establece una cuenta para efectuar el control de

los depsitos que realice la empresa, y de los retiros que efecte la misma al
girar cheques, e igualmente de otros eventos que significan aumentos o
disminuciones del efectivo de la empresa depositado en bancos, como son:
intereses devengados a favor de la empresa, gastos de cobranza o de otro tipo
a cargo de la empresa.
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Estado de cuenta

Con el objeto de verificar el correcto manejo de estas cuentas, el banco enva a

la empresa, por lo general, mensualmente, un estado de cuenta, es decir, un
documento en el cual se indica el saldo inicial, los aumentos, las disminuciones
y el saldo a favor de la empresa al final de cada mes.

La cuenta de bancos que se maneja es reciproca de la cuenta que maneja el

banco para el control de los movimientos del efectivo de la empresa, es decir,
en ambas se manejan los mismos datos, solo que con diferente significado
para cada una de ellas, ya que cuando la empresa deposita efectivo ene le
banco, registra un cargo en su cuenta de bancos para indicar el aumento de su
efectivo en bancos; y al mismo tiempo, el banco registra un abono en la cuenta
que maneja para el control del efectivo de la empresa, pues para el banco
representa un pasivo que contrae con la empresa, e igualmente, cuando la
empresa efecta un retiro de su efectivo ene bancos, registra un abono en su
cuenta de bancos para indicar que disminuye su efectivo en bancos,
disminucin de su activo, y al mismo tiempo, el banco registra un cargo en la
cuenta que maneja para el control del efectivo de la empresa, ya que para el
banco representa una disminucin de su pasivo para con la empresa.

Muy frecuentemente, no coinciden el saldo deudor que determinamos en la

cuenta de bancos de nuestra empresa y el saldo acreedor que determina el
banco en la cuenta de nuestra empresa, debido a las circunstancias siguientes:

* Depsitos efectuados por nuestra empresa que el banco aun no ha

registrado.

* Disminuciones del efectivo de nuestra empresa depositado en el banco, por

concepto de cantidades que el banco se cobra por comisiones, cobranzas, etc.
Y de las cuales no hemos recibido avisos en nuestra empresa.

* Retiros efectuados por nuestra empresa, generalmente mediante la

expedicin de cheques a favor de terceras personas, que el banco aun no
reporta por que los cheques no le han sido presentados para su cobro.
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* Aumentos del efectivo de nuestra empresa depositando en el banco, por

concepto de cantidades que el banco nos paga, por ejemplo por intereses
sobre inversiones, y de las cuales no hemos recibido aviso en nuestra empresa.

Cuando el importe del saldo deudor determinado en la cuenta de bancos que

manejamos en nuestra empresa no coincide con el importe del saldo acreedor
determinado en el estado de cuenta elaborado por el banco, es necesario
identificar las partidas por las cuales no coinciden, a efecto de explicar las
diferencias, y en su caso, introducir los correctivos que procedan, ya sea en la
empresa o en el banco.

Aritmtica

La conciliacin aritmtica tiene por objeto presentar el efectivo de las partidas

no correspondidas para comprobar que los datos sean correctos, por lo menos
aritmticamente.

Conciliacin aritmtica partiendo del saldo deudor determinado en nuestra

cuenta de bancos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado
por el banco.

Cuando se inicia la conciliacin aritmtica con el saldo deudor determinado en

la cuanta de bancos de nuestra empresa, a este se le suman los abonos no
correspondidos y se le restan los cargos no correspondidos, para llegar a
coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco.

Conciliacin aritmtica partiendo del saldo acreedor determinado el estado de

cuenta del banco, para llegar a coincidir con el saldo deudor nuestro.

Cuando se inicia la conciliacin aritmtica con el saldo acreedor determinado

en el estado de cuenta del banco, a este se le suman los cargos no
correspondidos y se le restan los abonos no correspondidos, para llegar a
coincidir con el saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos.
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Contable

La conciliacin contable tiene por objeto determinar cuales asientos de

ajuste se deben registrar en la contabilidad de la empresa o en la del banco,
segn corresponda, como consecuencia de las partidas de conciliacin
identificadas y explicadas a travs de la conciliacin aritmtica.

Errores u omisiones cometidos por el banco

En relacin con las partidas de conciliacin derivadas de errores u omisiones

cometidos por el banco, es esa institucin la que debe registrar en su
contabilidad los asientos de ajuste correspondientes; siendo conveniente que la
empresa vigile que realicen las correcciones correspondientes.

Errores u omisiones cometidos por la empresa

En relacin con los errores u omisiones cometidos por la empresa, esta debe
registrar los ajustes en su contabilidad, utilizados como comprobantes, el
propios estado de cuenta del banco y otros documentos en que se notifiquen
movimientos del efectivo de la empresa depositado en el banco.

Ajustes y su registro

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por
cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,
disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de
ajuste.

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su

valor real.

Ajustes a la cuenta de Bancos, ocasionados por conciliacin bancaria: Para

realizar este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el
saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
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Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos

para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma
parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depsitos, giros
de cheques, retiros, notas debito o crdito y los saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario

realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes pueden
ser:

* Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por

la entidad bancaria.

* Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la

empresa.

Control interno

Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de

empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como
fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de
cualquier empresa.

Principios de control interno de caja y bancos:

* Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de

caja y bancos.

* En cada operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos

personas.

* Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a

los registros contables que controle su actividad.
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* El trabajo de empleados de caja y bancos ser de complemento no de

revisin.

* La funcin de registro de operaciones de caja y bancos ser exclusiva del

departamento de contabilidad.

Instrumentos financieros a corto plazo

Concepto

Ttulo valor, valor mobiliario, efecto comercial. En general todo contrato o

documento que representa un valor.

Derivado que confiere al comprador el derecho (pero no la obligacin) de

comprar o vender un determinado activo (subyacente) a un precio
predeterminado (precio de ejercicio) durante un periodo de tiempo estipulado.

Activo financiero

Derecho que se adquiere sobre una persona o entidad al financiarla. Un activo

financiero es cualquier activo que posea una de las siguientes formas:

(a) Efectivo;

(b) Un instrumento de patrimonio neto de otra entidad;

(c) Un derecho contractual:

(i) a recibir efectivo u otro activo financiero de otra entidad; o

(ii) a intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en

condiciones que sean potencialmente favorables para la entidad; o

(d) Un contrato que sea o pueda ser liquidado utilizando instrumentos de

patrimonio propio de la entidad, y sea:

(i) un instrumento no derivado, segn el cual la entidad estuviese o pudiese

estar obligada a recibir una cantidad variable de los instrumentos de
patrimonio propio, o

(ii) un instrumento derivado que fuese o pudiese ser liquidado mediante una
forma distinta al intercambio de una cantidad fija de efectivo, o de otro activo
financiero, por una cantidad fija de los instrumentos de patrimonio propio de la
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UNIDAD II.

entidad. Para esta finalidad, no se incluirn entre los instrumentos de

patrimonio propio de la entidad aqullos que sean, en s mismos, contratos
para la futura recepcin o entrega de instrumentos de patrimonio propio de la
entidad.

Pasivo financiero

Las obligaciones contractuales que supongan de forma directa o indirecta, Los

instrumentos que en su totalidad o en una de sus partes sean calificados como
pasivos financieros se clasificarn en alguna de las siguientes categoras, a
efectos de su valoracin:

1. Dbitos y partidas a pagar.

2. Pasivos financieros mantenidos para negociar.

3. Otros pasivos financieros a valor razonable con cambios en la cuenta de

Prdidas y ganancias.

Adicionalmente, los pasivos financieros originados como consecuencia de

transferencias de activos, en los que la empresa no haya cedido ni retenido
sustancialmente sus riesgos y beneficios, se valorarn de manera consistente
con el activo cedido. Esto es, en el caso de que el activo cedido se est
valorando con base en su valor razonable y se registren los cambios en el
patrimonio neto, el pasivo surgido en la operacin se valorar de la misma
manera.

De deuda y de capital

La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el

principio de dualidad. Cada elemento que interviene en la realidad econmica
de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada
se simboliza mediante la forma T. A la parte de la izquierda, se le conoce con el
nombre de Debe y a la de la derecha, con el de Haber.

Cada cuenta se titula en funcin del concepto que exprese. En el Debe se

anotan los empleos y en el Haber, los recursos. As:

Debe | Concepto | Haber |

Empleos o aplicaciones | 999 | 999 | Recursos u orgenes |

En contabilidad se dice que una cuenta: se abre cuando se titula; se carga,

adeuda o debita cuando se efecta una anotacin en el Debe y se abona,
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UNIDAD II.

acredita o data, si la anotacin se realiza en el Haber. Conforme se vaya

avanzando en la exposicin de este captulo, se irn incorporando y
comentando trminos especficamente contables, que se emplean
habitualmente.

ADEUDAR:

Es hacer una anotacin en el Debe de una cuenta.

ADEUDO:

Es la anotacin que se hace en el Debe de una cuenta.

CAPITAL:

Es la diferencia entre los valores positivos y negativos de una entidad, entre los
bienes y las deudas, es decir, entre el Activo y el Pasivo (Activo Pasivo =
Capital), que indica la ascendencia real del capital que el empresario tiene
invertido en la empresa. Se incrementa con la ganancia y disminuye con
prdidas y extracciones. Es la aportacin que hace el comerciante al iniciar su
negocio, es igual que el Activo de no existir deudas.

CAPITAL CIRCULANTE:

Es la diferencia que existe entre el Activo Circulante y el Pasivo Circulante

(Activo Circulante Pasivo Circulante = Capital Circulante), o sea, es la parte
del Capital que sirve para financiar el Activo Circulante.

Registro contable

Deudas

* Cuentas por pagar

De origen acreedor

Se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros

Se acredita cuando la empresa contrae una deuda

* Documentos por pagar

De origen acreedor

Se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa
validada por un documento
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Se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un

documento

* Retenciones por pagar

De origen acreedor

Se debita cuando la empresa paga la retencin que le hizo a los empleados

Se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados

Capital

* De de origen acreedor

Se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes

Se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa

Control interno

Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar

Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas, de

las de autorizacin de pagos y emisin de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los

documentos relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe
cancelarse, con el cuo de pagado, al efectuarse su liquidacin), una copia del
informe de recepcin y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e
importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener
conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Control Interno de Capital

Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.

Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.

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Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.

Reglas de valuacin y presentacin

REGLAS DE VALUACION

El pasivo debe reconocerse por el importe recibido o utilizado; el pasivo por

emisin de obligaciones debe representar el importe a pagar por las
obligaciones emitidas, de acuerdo con el valor nominal de los ttulos, menos el
descuento o ms la prima por su colocacin.

En cuanto a la redencin de las obligaciones antes de su vencimiento, debe

ajustarse la amortizacin de los gastos de emisin o de la prima, con objeto de
aplicar a los resultados, dentro de partidas extraordinarias. En el caso de
instrumentos financieros de deuda convertibles en acciones del emisor, cuando
el tenedor corre los mismos riesgos que los accionistas del emisor, se debe
considerar que se trata de un instrumento de capital y clasificarlo como tal. Los
pasivos por proveedores que tienen su origen en las comparas de bienes,
surgen y se debe reconocer en el momento en que los riesgos y beneficios de
los mismos han sido transferidos a la entidad.

Debe reconocerse una provisin cuando se cumplan las siguientes condiciones:

* Exista una obligacin presente resultante de un evento pasado a cargo de

la entidad.

* Es probable que se presente la salida de recursos econmicos como medio

para liquidar dicha obligacin.

* La estimacin pueda ser estimada razonablemente.

Los activos contingentes, nacen por sucesos inesperados o no planeados, de

los cuales surge la posibilidad de la incorporacin de beneficios econmicos en
la entidad.

Los compromisos no sern sujetos de reconocimiento.

REGLAS DE PRESENTACION

Los rubros integrantes del pasivo deben ser representados en el balance

general de acuerdo a su exigibilidad, clasificados a corto y largo plazo. El
pasivo a corto plazo debe presentarse como el primero de los grupos del pasivo
en el balance general. El pasivo a largo plazo debe clasificarse en un rengln
por separado.
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UNIDAD II.

Para la presentacin de los diferentes conceptos del pasivo en el balance

general se den considerar la agrupacin de pasivos de naturaleza semejante,
como las condiciones de exigibilidad y la importancia relativa.

Las provisiones den presentarse en el balance general por separado del resto
de los pasivos, clasificadas a corto o largo plazo.

Reglas de valuacin capital contable

Los valores relativos a todos los conceptos del capital contable se expresarn
en unidades de poder adquisitivo a la fecha del balance. EL capital social
representa la suma del valor nominal de las acciones suscritas y pagadas y la
actualizacin que le corresponda a partir del momento de su exhibicin.

Las donaciones que reciba una entidad debern formar parte del capital
contribuido y se expresarn a su valor de mercado del momento en que se
percibieron ms su actualizacin.

En los casos en los cuales los accionistas decidan utilizar parte del capital
ganado, para aumentar el importe del capital social mediante la distribucin de
un dividendo en acciones, ste deber quedar reflejado en la informacin
financiera de la entidad como una disminucin del capital ganado y un
aumento en la cuenta de capital suscrito y pagado.

Las cuentas de capital no deben utilizarse para reflejar transacciones de

resultados.

REGLAS DE PRESENTACION

Deber hacerse con el suficiente detalle para mostrar cada uno de ellos,
incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido, seguido de los
que integran el capital ganado.

Cuando los accionistas no exhiben totalmente el importe de las acciones

suscritas, la diferencia entre el importe entregado y el pendiente de pago
deber considerarse como capital suscrito no pagado, restando el rengln de
capital social.

En caso de que existan anticipos de los socios o accionistas para futuros

aumentos al capital social de la entidad, estos se presentarn en un rengln
por separado dentro del capital contribuido.

La presentacin en el balance general de los diferentes conceptos que integran

el capital contable
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UNIDAD II.

Conclusiones

Es de suma importancia el manejo responsable de las cuentas como son la caja

y el banco ya que son cuentas de las cuales podemos obtener el efectivo con
mayor facilidad para solventar gastos y permitir que una empresa pueda
desarrollar sus actividades de una forma ms fcil.

As mismo es importante conocer lo algunas otras formas de mantener el

dinero en movimiento y no mantenlo solo estancado, y para esto es que nos
sirven los instrumentos financiero ya que como ejemplo al hacer una inversin
el dinero se mantendr en circulacin y por lo tanto nos generara alguna
ganancia que sin en cambio no lo har si se encuentra estancado.

Bibliografa