Estrutura e Comunicao Organizacional

Curso EFA Tcnico Administrativo

 Objectivos Gerais

Pretende-se que no final do mdulo os formandos sejam capazes de:

Classificar a organizao.
Interpretar a estrutura organizacional.
Reconhecer os princpios da comunicao organizacional.
Identificar e caracterizar as funes internas organizao.
Definir conceitos de qualidade.

Contedos

Organizao

Conceito e tipos

Empresa

Conceito
Objectivos e papel na sociedade
Elementos constitutivos
Noes de qualidade
Gesto da qualidade
Certificao
Princpios da qualidade
Sistema de gesto da qualidade segundo a Norma NP EN ISO 9001: 2000
Segurana, Higiene e Sade
Organizao do posto de trabalho
Gesto do espao e do tempo

Classificar a organizao

Dimenso
Propriedade
Ramo de actividade
Estrutura organizacional

Conceito e tipos
Representao grfica e anlise

Comunicao organizacional

Conceito, tipos e intervenientes

A comunicao eficaz: regras e efeitos

Funes

Produo
Comercial
Pessoal
Financeira
Planeamento Estratgico
Organizao

Conjunto de duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcanar um
objectivo especfico ou um conjunto de objectivos.

Tipos de Organizaes

Organizaes Empresariais:

Tm como objectivo a maximizao do lucro para os seus proprietrios conseguida atravs da

produo e/ou distribuio de bens materiais e servios afim de satisfazer necessidades dos seus
consumidores.

Ex: empresas de comrcio, indstrias e outras

Organizaes no Empresariais:

Tm como objectivo a satisfao de necessidades ou a defesa de interesses de um conjunto

particular de pessoas ou da sociedade em geral.

1 - Organizaes de religiosos que satisfazem as necessidades de culto dos seus membros .

Ex: igrejas, sinagogas

2 - Organizaes de proteco que protegem as pessoas contra o risco da vida em sociedade.

Ex: polcia, foras militares e militarizadas, bombeiros

3 - Organizaes governamentais que prestam servios pblicos diversos (so custeadas pelo
governo para atendimento dos membros da comunidade).
Ex: escolas, hospitais, museu, biblioteca

4 - Organizaes sociais /Servios Fornecem servios sem fins lucrativos e satisfazem as

necessidades sociais experimentadas pelas pessoas quanto convivncia, cultura, recreio e apoio mtuo
Ex: clubes, associaes de socorros mtuos; sindicatos; Instituies particulares de solidariedade
social, museus, bibliotecas; organizaes de caridade; AMI; Banco alimentar contra a fome; jardins
zoolgicos, ONG
Empresa

Conjunto organizado de meios com vista a exercer uma actividade particular, pblica ou de
economia mista, que produz e oferece bens e/ou servios com o objectivo de satisfazer necessidades
humanas e orientada para o lucro.

Objectivos principais das Empresas

Sobrevivncia
Crescimento Sustentado - uma forma de crescimento constante e duradouro em que
assugurado a manuteno do fator que faz com que haja sempre crescimento.
Lucro
Produtividade
Qualidade nos Produtos /
Servios que desenvolvem
Reduo de Custos
Participao no Mercado
Novos Mercados (Conquistar)
Novos Clientes
Competitividade
Imagem no Mercado

Papel Das Empresas na Sociedade

As empresas so membros responsveis e influenciadores da sociedade

pelo que se tornam responsveis por ajudar a criar condies para o bem-estar dessa mesma
sociedade.
Se certo que qualquer investimento tem como objectivo primrio a obteno de lucro, tambm certo
que face ao desgaste do planeta e aos abusos laborais que chegam ao nosso conhecimento diariamente,
torna-se cada vez mais premente a necessidade de encontrar valores que orientem os negcios no sentido
da sustentabilidade e do respeito pela dignidade humana. necessrio assumir a responsabilidade das
nossas aces, transformando as nossas obrigaes legais e morais em mais valias para os negcios e para
a sociedade.

neste contexto que surge a Responsabilidade Social das Empresas - RSE a qual reflecte publicamente
o compromisso, por parte das empresas em desenvolver e implementar estratgias de responsabilidade
social abrangente, enviando uma forte mensagem a todas as partes interessadas na sua actividade:
trabalhadores, accionistas, consumidores, fornecedores, sociedade e administrao pblica.

De acordo com o livro verde da Comisso Europeia sobre a Responsabilidade Social das empresas:
cada vez maior o nmero de empresas europeias que promovem estratgias de responsabilidade social
como reaco a diversas presses de natureza social, ambiental e econmica. Pretendem, assim, dar um
sinal s diversas partes interessadas com as quais interagem: trabalhadores, accionistas, consumidores,
poderes polticos e ONG. Ao procederem desta forma, as empresas esto a investir no seu futuro e
esperam que este compromisso voluntrio contribua para um aumento da sua rendibilidade..
Sendo este um compromisso voluntrio, pois os nveis de exigncia so muito superiores aos dos
requisitos legais, cabe empresa a responsabilidade de tomar a iniciativa de avanar com este tipo de
exigncias de uma forma integrada, coordenada e ambiciosa.

Est nas mos de cada um contribuir eficazmente na construo de uma sociedade mais justa para todos.
 Dimenses da RSE
INTERNA (Endomarketing)
Est voltada para o corpo funcional da empresa, para o bem-estar dos trabalhadores.

EXTERNA (Marketing Social)

Cooperao com a comunidade
Meio ambiente

Responsabilidade Social Empresarial (RSE) uma forma de alcanar o sucesso comercial

sem perder de vista os valores ticos e o respeito pelo Ser Humano, pela comunidade e pelo
ambiente.

OS TRS Ps OU TRIPLE BOTTOM LINE (trip de sustentabilidade) - uma gesto

norteada por objectivos relacionados no s com os proveitos, tal como era antigamente, mas tambm
com uma preocupao com o planeta e com as pessoas.

PEOPLE - rea social (A dimenso social, para as empresas, diz respeito ao seu impacto
no sistema social onde operam. colaboradores, fornecedores, consumidores/clientes comunidade, governo
e sociedade em geral - a nvel local, nacional e global.)
PLANET - rea ambiental (Para as empresas, a dimenso ambiental est relacionada com
os seus impactos sobre os sistemas naturais vivos e no vivos, incluindo ecossistemas, solos, ar e gua.)
PROFIT - rea econmica (A dimenso econmica da sustentabilidade diz respeito ao
impacto das empresas sobre as condies econmicas das suas partes interessadas e sobre o sistema
econmico a todos os nveis)

Poderemos dizer ento que as empresas tm responsabilidade social em diferentes reas: Ao nvel
dos Consumidores, dos Clientes, do Ambiente e da Sociedade em Geral.
 Ao nvel dos Consumidores/clientes

1. Devem zelar pela segurana dos produtos e servios comercializados

2. Proporcionar preos competitivos e justos

3. Qualidade nos produtos

4. Produtos personalizados que vo ao encontro das expectativas do cliente, etc.

5. Ter uma boa assistncia ao cliente no servio ps-venda.

O envolvimento cria uma imagem positiva que atrai os clientes, empregados e investidores
A Sociedade est cada vez mais atenta ao comportamento tico das empresas

Colaboradores

1. Igualdade de oportunidades

2. Higiene e segurana no trabalho

3. Apoio formao

4. Respeito pelos direitos dos trabalhadores

5. Incentivo participao dos trabalhadores nos sindicatos

6 . Assistncia mdica, social e familiar

7. Pagamento de remuneraes justas, etc.

A qualificao dos recursos humanos um dos maiores garantes de sucesso do negcio.

igualmente importante manter os trabalhadores motivados, com a formao o mais actualizada e orientada
possvel para as necessidades.
 Ambiente

1. Combater a poluio (reduo na explorao de recursos, nas emisses poluentes ou na

produo de resduos contribui para atenuar o impacto ambiental)
2. Incentivar o uso de materiais reciclveis (lixos, papel, tinteiros, componentes etc.)
3. Tratamento dos produtos perigosos para a sociedade
4. Adopo de sistemas de poupana de energia
5. Uso de energias amigas do ambiente

Sociedade em geral

1. Promover a justia social

2. Aprimoramento cultural
3. Combater o desemprego
4. Servios sociais em geral
5. Apoios sade, educao e comunitrios

As organizaes responsveis trabalham para o bem-estar da sua gerao e das geraes futuras.

Quando cumprem a sua responsabilidade social, as entidades esto a zelar e a respeitar os interesses de
todos.

A RSE constitui um meio de defender a solidariedade, a coeso e a

igualdade de oportunidades no contexto de uma concorrncia mundial
cada vez maior.
Fonte: Comit Econmico e Social Europeu (UE)
Empresas com preocupaes ao nvel social, so empresas que tendem a ter maior lucro a longo
prazo e uma maior competitividade.

Ganhos Potenciais da RSE

Opinio Pblica (melhor imagem)

Posio no Mercado (melhores resultados)

Motivao Trabalhadores/as (absentismo; rotao)

Conformidade Legal (diminuio/controlo de riscos legais)

Sustentabilidade (retorno/investimento/crescimento)

Responsabilidade Social Empresarial no um novo conceito, mas sim uma forma de estar no mercado,
uma forma de agir. De dia para dia, as empresas preocupa-me cada vez mais com a sociedade, com as
suas fragilidades, e os seus interesses j no esto apenas centrados em promover um servio ou
produto, mas cada vez mais criar laos de confiana com o seu pblico.

A este tipo de relacionamento chama-se Responsabilidade Social Empresarial (RSE), um termo que tem ganho
fora em Portugal, e que reflecte a atitude das empresas, que j comeam a agir perante os problemas e
fragilidades da sociedade, e comeam a incluir nas suas estratgias maneiras de enfrentar esses mesmos
problemas.

A responsabilidade social uma forma de intervir no meio ambiente, na pobreza, na violncia, entre outros
problemas que enfrenta actualmente a sociedade portuguesa. Este um tema de extrema importncia para as
empresas que operam em franchising, ou que pretendem iniciar um negcio segundo este sistema. A mensagem
que uma empresa transmite ao seu pblico, de sucesso, de responsabilidade, de confiana, no passa apenas
com meras campanhas publicitrias, com rostos conhecidos, mas sim com a ajuda dos prprios actos da empresa.

As empresas que iniciam a sua expanso segundo o modelo de franchising devem incluir no perfil do seu
franchisado no s a inteno de converter as suas aces em valores lucrativos, mas tambm a capacidade que
este deve ter para continuar o trabalho de SER que a empresa encetou.

O que se entende por Responsabilidade Social Empresarial?

 , antes de mais, a capacidade de resposta que uma empresa tem para melhorar as relaes com diferentes
grupos ou organizaes, segundo um sistema de gesto onde so consideradas as expectativas desses grupos
de interesse, o impacto econmico, social e ambiental causado pela actividade empresarial.

RSE um fio condutor, segundo o qual deve seguir um projecto corporativo, e ao qual deve ser dada a mxima
importncia. No deve ser um trabalho, ou um esforo pontual, inconstante, mas sim contnuo, na medida em que
as necessidades da sociedade tambm o so, merecendo assim uma participao activa das empresas.

Ainda que muitas empresas j funcionem conforme este conceito, h ainda muitas outras que no sabem como
concretiz-lo. Existem diversas formas de contribuir para o desenvolvimento social e econmico. Neste quadro,
podem ser enumeradas algumas estratgias a ter em conta.

Como primeira, podia definir-se RSE como uma poltica empresarial, e ter em conta que o pblico no se encontra
apenas da porta para fora do centro de produo, ou da sede administrativa. Existe igualmente um pblico interno.
importante no descurar este ltimo, pois um trabalhador feliz um trabalhador mais produtivo. A empresa deve
interessar-se no s por cumprir os seus objectivos organizacionais, mas fazer uma ligao entre estes e os
objectivos pessoais dos seus colaboradores.

Outras estratgias passam por exemplo pela participao activa dos trabalhadores de uma empresa em aces de
caridade, pela doao de valores ou dinheiro a instituies que acolhem pessoas carenciadas, pelo financiamento
de projectos educativos, de infra-estrutura, recolha e redistribuio de recursos s populaes mais carenciadas
em alturas mais difceis, como o inverno, ou em alturas em que estas precisam de um conforto, como o Natal, Ano
Novo, ou Pscoa.

Um caso exemplar de RSE em Portugal

A rede Botaminuto, um conceito nacional que opera nos servios de

conserto de calado e malas, cpia de chaves e comandos,
impresso de carimbos e cartes, um exemplo de RSE reconhecido
pelo mundo de franchising portugus, e foi em 2008 distinguida com o
prmio de Responsabilidade Social nos Prmios de Franchising
2008, pelo trabalho que desenvolveu na campanha Oferea um
sapato, receba um sorriso.

Esta campanha consistiu na iniciativa da empresa em recolher o

maior nmero de calado, em bom estado, junto da populao, para
ser posteriormente redistribudo pelas pessoas mais carenciadas por todo o pas.
 Os pontos de Recolha Botaminuto conseguiram um total de 4800 pares de sapatos, e depois de uma triagem dos
mesmos, entregaram 3219 pares, em bom estado, a diversas instituies, como a Associao Integrar ou o grupo
Esprita Batura, que fizeram posteriormente a redistribuio.

Um exemplo de como se pode ter um papel cada vez mais interventivo na sociedade, de forma contnua, como o
confirma esta empresa, que pretende realizar a campanha todos os anos, estando prevista a prxima entre 15 de
Janeiro e 15 de Fevereiro de 2009.

Elementos de uma Empresa

1. Humanos So as pessoas que integram a empresa que se distribuem em hierarquia.

Nvel Institucional Direco (Proprietrios, Administradores);
Nvel Intermdio Gerncia e Assessores (Gerentes, sub-gerentes, chefes);
Nvel Operacional operrios e tcnicos.
o elemento mais importante para que a empresa alcance os seus objectivos

2. Materiais e Fsicos - so as mquinas que se destinam a produzir bens: ferramentas, veculos,

computadores, mquinas, matrias -primas etc. Edifcios, terrenos, instalaes.

3. Tcnicos - as habilidades para desenvolver o objecto social da empresa, ou seja, saber lidar com o que
se prope a fazer.

4. Financeiros de fundamental importncia, o capital empregado na produo dos bens, na actividade

comercial e/ou servios (Emprstimos, crditos, financiamentos, investimentos etc).

5. De Mercado Pesquisa e anlise do mercado de clientes, consumidores, utilizadores(marketing da

empresa).

6 . De Administrao Planeamento (linha de conduta a seguir, etapas a vencer e meios a empregar),

organizao (foca a importncia da construo de uma estrutura das actividades a realizar, como realizar
e quem realizar), Direco (forma como se imitem as instrues, os processos de tomada de deciso e o
modo de envolvimento e mobilizao do factor humano), Coordenao (unir todos os esforos no
sentido do fim a alcanar) Controle do trabalho (instrumento para avaliar e ajustar os resultados obtidos ,
tendo em conta o planeamento traado).
Classificao da Organizao

Analisada a evoluo da empresa ao longo dos tempos e as variveis que condicionam ou podem
condicionar a sua actividade, preciso enquadra-la com diferentes critrios.
De entre os possveis critrios classificativos foram escolhidos:
Dimenso

Propriedade

Privadas

Pertencem a particulares que gerem um patrimnio com o objectivo de repartirem entre si os

lucros que resultarem dessa gesto.
Exemplo: Sonae; Zara Portugal; Delta; BPI; Securitas; etc

Pblicas

So propriedade do Estado ou outros entes pblicos sendo dirigidas por intermdio de gestores
por eles nomeados
Exemplo: Ana Aeroportos; Refer; CP; CGD; RTP; Emel; etc
Economia Mista

So empresas cuja propriedade pertence ao estado e a particulares, sendo a gesto repartida

por estas entidades.
Exemplo: Galp, Edp, Pt; Hospitais pblico-privados.

Cooperativas

Pertencem a pessoas que se juntaram com o objectivo de produzir, distribuir ou consumir bens
e servios, no com o objectivo de obterem ganhos monetrios mas de prestarem o mximo de servios
aos seus associados.
Exemplo: Vnicolas; cooperativas de habitao etc

Sector de Actividade

Sector primrio inclui todas as actividades que

permitem extrair produtos da natureza. So
empresas que se dedicam agricultura,
silvicultura, pescas, pecuria e actividades
extractivas.
 Sector secundrio as empresas dedicadas s
actividades transformadoras (Indstria),ou seja,
as indstrias que a partir das matrias-primas
criam novos produtos, electricidade, gs e
gua e construo civil e obras pblicas.

Sector tercirio incluem-se todas as actividades

no includas no sector primrio e secundrio.
Trata-se de actividades prestadoras de servios
tais como, comrcio, transportes e
comunicaes, bancos etc

Porque classificar as Organizaes em sectores de actividade?

PERMITE TER UMA PERSPECTIVA DA ECONOMIA A CADA MOMENTO, ANALISAR A

SUA EVOLUO E EFECTUAR COMPARAES COM OUTROS PASES. D RESPOSTA A
QUESTES COMO:

Quais as actividade mais dinmicas?

Quais as actividades mais produtivas?
Quais as actividades com mais trabalhadores)?
Em que sector diminui a populao activa?

Ramo de Actividade

Todas as empresas pertencentes ao mesmo ramo tm caractersticas comuns (so homogneas

entre si), produzindo bens e/ou servios semelhantes, por processos de produo similares
(embora possam existir diferenas tecnolgicas substanciais).
 O Ramo de actividade de uma determinada empresa a rea do mercado em que ela se insere ou
actua. Para se estabelecer de qual ramo as empresas fazem parte, deve-se antes analis-las em
macro-escala e, a partir de uma viso abrangente.

Ramo de Actividade:

A - Agricultura, produo animal, caa, floresta e pesca

B - - Indstrias Extractivas
C - Indstrias Transformadoras
D Electricidade, gs, vapor, gua quente e fria e ar frio
E - Captao, tratamento e distribuio de gua; saneamento gesto de resduos e
despoluio
F - Construo
G - Comrcio por grosso e a retalho; reparao de veculos automveis e motociclos
H - Transportes e armazenagem
I - Alojamento, restaurao e similares
J - Actividades de informao e de comunicao
K - Actividades financeiras e de seguros
L - Actividades Imobilirias
M - Actividades de consultoria, cientficas, tcnicas e similares
N - Actividades administrativas e dos servios de apoio
O - Administrao Pblica e Defesa; Segurana Social Obrigatria
P - Educao
Q - Actividades de sade humana e apoio social
R - Actividades artsticas, de espectculos, desportivas e recreativas
S - Outras Actividades de servios
T - Actividades das famlias empregadoras de pessoal domstico e actividades de produo
das famlias para uso prprio
U - Actividades dos organismos internacionais e outras instituies extraterritoriais
 Estrutura Organizacional

Estruturas:
o esqueleto da Organizao
Conjunto dos elementos constituintes da empresa e das relaes formais, quer
horizontais, quer verticais, que entre esses elementos se estabelecem.
Existe para assegurar a coordenao das actividades

A estrutura organizacional pode ser definida como a forma como a autoridade atribuda
atravs das relaes de hierarquia, a forma como as actividades so especificadas e distribudas e ainda a
forma como so estabelecidos os sistemas de comunicao no interior das organizaes.

A estrutura organizacional pode ser dividida em macroestrutura - est relacionada com a

totalidade das divises da organizao, e microestrutura - est relacionada com a organizao das
actividades e das relaes hierrquicas dentro de um determinado departamento da organizao.

Para estabelecer a estrutura organizacional necessrio que sejam definidos um conjunto de

aspectos, nomeadamente a Departamentalizao que o processo de diviso da organizao em reas
com caractersticas comuns.

Tipos de departamentalizao

Por Funes : Agrupam as actividades da organizao de acordo com as grandes funes

desempenhadas.

Por Produtos ou Servios: Uma departamentalizao orientada para as vendas e que leva a uma
descentralizao do poder de deciso.

Por Clientes: a diviso das tarefas feita em funo das actividades que tm por obejectivo o
mesmo segmento de mercado

Por Ara Geogrfica : Consiste em agrupar as tarefas da Organizao em departamentos

correspondentes s regies onde vo actuar.

Por Projectos : Aplica-se em situaes onde o empreendimento de grande envergadura e quando

existe necessidade de criar equipas de projecto para planos especficos.
 Objectivos da Estrutura Organizacional

Promover a eficincia organizacional;

Proporcionar um sentido de direco;
Fornecer um sistema de coordenao;
Servir de rede de informao;
Dar estabilidade organizacional.

A edificao de uma estrutura Organizacional deve apoiar-se em algumas regras gerais que
permitam assegurar as condies necessrias ao bom funcionamento da organizao:

1.Unidade de comando Segundo este prncipio, para uma determinada aco, todo e qualquer indivduo
deve receber ordens exclusivamente de uma nica chefia. A pluralidade de comando dificulta e impede a
aco e quebra a disciplina.

2. Unidade de comunicao Corresponde ao emprego de uma linguagem comum na organizao, de

forma a que os elementos de uma unidade de trabalho pensem no mesmo universo simblico e possuam
os mesmos quadros de referncia.

3. Unidade de Controle Estabelecimento de um sistema que permita assegurar que o trabalho das
diferentes unidades se desenvolva de modo uniforme. Simbolicamente, corresponde a todas as pessoas
acertarem os relgios.

4. Princpio escalar e cadeia de comando A autoridade da chefia deve passar na cadeia de comando
atravs da linha hierrquica de modo claro e ininterrupto (contnuo, constante).
A linha hierrquica, do escalo mais elevado at aos executantes, no deve ter um nmero
demasiado de escales ( o nvel de deciso deve estar to prximo quanto possvel do local onde se
elaboram as informaes que o justificam de forma a evitar deformao na transmisso de informao).

5. Equilbrio entre autoridade e responsabilidade Segundo este principio a responsabilidade exigida a

um membro da organizao no deve ser superior que est implcita no grau de autoridade atribuda ao
cargo. um principio importante de forma a contribuir para a eficincia, o desenvolvimento e
empenhamento dos titulares do cargo.

6. Esfera de controle ou amplitude de subordinao Refere-se ao nmero de subordinados que um

chefe pode supervisionar, pessoalmente, de maneira efectiva e adequada. O nmero de subordinados no
deve ser demasiado grande para uma chefia.
 Em termos metodolgicos apontam-se quatro fases para a construo da estrutura da organizao:

1. Definir por escrito os objectivos desejados para a empresa;

2. Determinar as grandes actividades necessrias para atingir os objectivos;
3. Reagrupar as actividades em grandes funes estritamente ligadas (produo, aprovisionamento,
comercial, financeira etc.) numa hierarquia de responsabilidades e de funes directas e precisas;
4. Unificar sistematicamente as grandes funes com um nico responsvel por cada actividade,
nomeando as pessoas para os respectivos cargos.

Organigrama

Grfico esttico, constitudo por rectngulos, quadrados ou crculos, ligados entre si por linhas
horizontais e/ou verticais, que permite ver rapidamente a posio de cada sector e/ou indivduo dentro da
empresa.
O organigrama uma representao grfica da estrutura organizacional, atravs da qual possvel
identificar o tipo de departamentalizao e as relaes de hierarquia estabelecidas na organizao.
Regras para elaborao de Organigramas

a) No plano superior devem ser colocadas as autoridades deliberativas.

b) No plano intermdio so colocados os rgos de gesto.

c) No plano inferior so colocados os rgos executivos/operacionais.

d) rgos que tenham a mesma responsabilidade devem ser colocados ao mesmo nvel.

e) A ligao entre os rgos feita por linhas rectas ou curvas.

f) Devem ser:
Simples;
Objectivos;
Claros.

Vantagens

Indicam a posio de cada funo na estrutura

Indicam as ligaes entre rgos e as suas relaes de dependncia
Facilitam as comunicaes formais
So de fcil visualizao (Fotogrfica)

Desvantagens

No indicam, na vertical, o grau de descentralizao de responsabilidades

No indicam o grau de delegao de autoridade
No indicam todas as relaes estabelecidas:
- Relaes Funcionais (entre os departamentos)
- Comunicaes informais (transmitem informaes em todas as direces (laterais, diagonais e,
em gavinha) e espontneas.
Relaes de autoridade, linha e assessoria

Autoridade de linha

- representada pela cadeia de comando, comeando no gestor de nvel mais

elevado e descendo pelos vrios nveis hierrquicos at ao ltimo elo da cadeia.

Autoridade de Assessoria ou Staff

- a autoridade dos departamentos, grupos ou indviduos que apoiam os gestores de

linha com aconselhamento e assistncia em reas especializadas.
- Existem trs tipos de funes de staff: Consulta ou aconselhamento; servios;
controle.

Autoridade Funcional

- o direito que conferido a uma pessoa ou a um departamento de staff para:

controlar processos especficos, praticas, politicas ou outros aspectos relativos a
actividades executadas por outros departamentos.
Tipos de Estruturas

Estrutura Simples

Caractersticas:
Geralmente adoptada por pequenas empresas geridas pelo prprio empresrio
fundador ou por um s gestor, que supervisiona directamente as actividades de
todos os funcionrios e trabalhadores;
uma estrutura de gesto domstica, com pouco planeamento e controlo;
Delimitao clara das responsabilidades;
Especializao reduzida;
funcional quando o nmero de efectivos reduzido
Com o crescimento da organizao mostra-se inadequado, por ser difcil manter a
superviso directa como mecanismo de coordenao.
Estrutura Funcional

Caractersticas:
Adequada a mdias empresas com uma gama de produtos mais extensa
(do que a estrutura simples);
As actividades so agrupadas por funo;
Institucionaliza a comunicao vertical;
Inexistncia de comunicao interdepartamental;
Os gestores individuais responsabilizam-se pela execuo de funes especficas
como a produo, vendas, etc;
Centralizao dos processos de controlo e deciso

Definio de Funes

As actividades das empresas so realizadas de acordo com a tcnica especfica de que a

sua natureza se reveste, por exemplo a contabilidade uma tcnica, a electrnica outra e
ambas contribuem para a realizao dos objectivos das empresas.

As principais funes especficas so:

Funo Produo assegura o conjunto de mtodos e processos tecnolgicos,

actualizados e eficientes, com o objectivo de, com baixos custos de transformao,
proporcionar os produtos ou servios na qualidade desejada.
Funo Pessoal garantir o aproveitamento das qualidades profissionais e
humanas dos seus colaboradores e proceder de modo a que reine, entre todos, um clima
harmonioso e cordial.
 Funo Comercial e Marketing oferecer bens e servios que os clientes desejam
comprar, identificando previamente as suas necessidades, preferncias e exigncias.
Actuar no mercado procurando criar e manter vantagens sobre a concorrncia.
Funo Financeira e Contabilstica assegura o processo de deteco de recursos
financeiros em condies vantajosas, que permitam empresa alcanar o nvel de
rentabilidade pretendido.
Funo Aprovisionamento conjunto de operaes que concorrem para assegurar
aos servios utilizadores da empresa o fornecimento de matrias-primas, materiais ou
acessrios. Adquiridos no exterior, na quantidade e com os requisitos de qualidade
necessrios, nas datas de utilizao previstas e por um custo total mnimo.
Funo Planeamento estratgico - Constitui uma das mais importantes funes
administrativas e atravs dele que o gestor e sua equipe estabelecem os parmetros que
vo direccionar a organizao da empresa, a conduo da liderana, assim como o
controle das actividades. O objectivo do planeamento fornecer aos gestores e suas
equipes uma ferramenta que os municie de informaes para a tomada de deciso,
ajudando-os a actuar de forma pr-activa, antecipando-se s mudanas que ocorrem no
mercado em que actuam..

Estrutura Divisional

Caractersticas:
Adequada a empresas de grandes dimenses, com uma extensa gama de produtos
ou uma grande variedade de mercados (Multinacionais);
As divises so relativamente independentes/autnomos; podem ser feitas por
produto (ex. Pode ser utilizada num departamento comercial, atravs da criao de
divises comerciais para cada grupo de produtos), rea geogrfica (ex. Norte, centro e sul)
ou por cliente (ex. criao de departamentos comerciais por tipo de cliente, grandes
empresas, pequenas empresas e mdias empresas);
Permite decises mais rpidas, visto que as linhas de autoridade convergem para
um nvel hierrquico inferior; (descentraliza a tomada de decises)
Cada diviso tem os seus prprios especialistas funcionais, que geralmente esto
organizados em departamentos e que so responsveis pelos seus lucros ou prejuzos.
Implica uma forte coordenao interdepartamental.
Estrutura Matricial

Caractersticas:
Tende a ser adoptada por empresas de grande dimenso, que oferecem um grande
conjunto de produtos similares, em muitos mercados;
Combinao da Estrutura Funcional com a Estrutura Divisional, tornando-se por isso
uma estrutura complexa e ambgua; (desenvolvimento funcional e por produto)
Visa um estado de eficincia elstica, usando para o efeito um sistema mltiplo de
comandos;
Autoridade dual (Funcionrios com 2 superiores hierrquicos) e equilbrio de poder
(o poder dos 2 supervisores deve ser semelhante);
Se for bem implementado permite a existncia, de comunicao lateral, circulao de
informao e nveis de coordenao superiores estrutura divisional e funcional;
Estrutura Em Rede

Caractersticas:
Adequada a grandes empresas, com uma grande variedade de operaes integradas
em muitos mercados;
Desaparece a lgica hierrquica tradicional;
Atravs de alianas estratgicas e outras formas de colaborao, a organizao abdica
de manter servios que podem ser assegurados, provavelmente com melhor qualidade,
preo e prazo, no exterior (Outsourcing)
Permite s organizaes uma grande flexibilidade e capacidade de adaptao, em
contexto de rpida mudana de mercados e tecnologias
A organizao passa a ser um pequeno centro actuando ligado a divises prprias ou
subsidirias detidas parcialmente, outras empresas independentes, atravs de um
sistema de informao que permite o Design, produo e marketing dos produtos e
servios.
Comunicao organizacional

Comunicar , como sabemos, tornar comum uma realidade, uma informao, uma ideia,
um pensamento ou uma atitude, atravs de um qualquer meio efectivo. Como tal exige a
presena de um conjunto de elementos: um emissor ou fonte, um receptor ou destinatrio,
uma mensagem, um canal, uma situao ou circunstncia e uma inteno, propsito ou
necessidade.
O emissor o iniciador do processo comunicativo. A este cabe preparar a mensagem,
convertendo-a num cdigo capaz de ser percebido pelo receptor - a que se designa de
codificao -, de forma a que este ltimo lhe atribua um significado. O receptor, que se
encontra no outro extremo do processo, o destinatrio da mensagem. este que
determina o sucesso de qualquer comunicao, ao levar em considerao (Thayer,
1976) aquilo que lhe enviado. ainda responsvel pela operao de descodificao, que
consiste na reconverso dos sinais recebidos atravs do canal e sua interpretao. O canal
o meio usado para fazer passar a mensagem da fonte para o receptor e ainda para
transmitir o feedback, que no mais do que a resposta do destinatrio comunicao
recebida. A mensagem o contedo da comunicao, que sempre acontece numa situao
ou circunstncia que relaciona, intencional ou acidentalmente, o emissor e o receptor.
Importa ainda referir que a comunicao acontece sempre que por parte dos intervenientes
haja uma inteno, propsito ou necessidade.
Podemos ento dizer que o processo de comunicao essencial para que duas ou mais
pessoas se entendam, para que as pessoas interajam umas com as outras e para que a
sociedade tenha um sentido de conhecimento do que e do que tem de fazer.
No quadro desta realidade desenvolveu-se nos ltimos anos o conceito de Comunicao
Organizacional que visa desenvolver o quadro de referncia comum da organizao,
visando a promoo e consolidao da identidade da organizao, por um lado, e criar e
definir uma imagem externa da mesma, promovendo-a e consolidando o posicionamento
identificativo da organizao -o logotipo, a marca, entre outros, por outro lado.

Comunicao Organizacional a troca de informaes no ambiente interno

e externo da organizao.

A comunicao organizacional serve para harmonizar a comunicao externa com a

interna, em outro, criar um clima motivador dentro de uma empresa onde educa, constri
novos valores e valoriza indivduos. Serve, tambm, para produzir comunicao para o
mercado organizacional e criar valores no mercado consumidor atravs da propaganda
institucional.

A comunicao extremamente importante em qualquer relao humana visto que, sem

ela seria praticamente impossvel trocar informaes, transmitir pensamentos e
sentimentos, enfim estabelecer uma interao entre as pessoas..
Portanto, nem sempre fcil estabelecer uma comunicao completa e eficaz devido s
inmeras variveis que influenciam no processo de compreenso e transmisso de
informaes.

Quanto ao nvel de complexidade as comunicaes podem ter as seguintes formas:

a) Comunicao interpessoal: troca de informao pessoal entre indivduos com

interaco um a um; entre colegas, entre chefias, entre chefias e subordinados

b) Comunicao em grupo: acontece entre indivduos de um grupo, normalmente sob

a forma de reunies; dentro das seces, departamentos, grupos de projecto,etc

c) Comunicao intergrupal: acontece entre indivduos de vrios grupos; entre

departamentos, entre seces

d) Comunicao em toda a organizao: ocorre quando a informao parte da gesto

fluindo at todos os empregados da organizao. Visa disseminar informaes sobre os
procedimentos e polticas da organizao

Comunicao Interna: Conjunto de informaes que circulam apenas entre os

funcionrios da empresa

A comunicao Interna tem uma importncia crucial para o desenvolvimento de um

quadro de referncia comum a todos os trabalhadores do que a empresa e,
consequentemente, na consolidao da entidade da organizao.

A comunicao interna um sistema de interaces onde o emissor e receptor se

interinfluenciam e partilham significados simblicos. atravs desta partilha de
significados, em termos da Misso, Cultura e Objectivos da Empresa que se desenvolve o
conceito do que a empresa, o qual serve de referncia para o seu comportamento.
Sabe-se que se comunicar de forma eficaz no tarefa fcil devido complexidade do ser
humano, sua histria de vida, seus valores, sua cultura, enfim sua subjectividade.
Qualquer comportamento comunicao, desta forma para alm da comunicao escrita e
oral, temos de estar tambm atentos ao comportamento no verbal (gestos, expresses
faciais, etc.

Comunicao:

Informal - Relacionado a aspectos no planeados previamente, mas que so

importantes para o ajustamento das actividades da organizao. ocorre
independentemente da estrutura formal e assume a forma oral.

Formal - Referente a processos que so estruturados de acordo com as

necessidades operacionais da organizao, em que os indivduos diretamente
executam as tarefas, funes ou cumprem o regulamento. Assume
normalmente a forma escrita.
Existe uma diversidade de canais de comunicao disposio das empresas e que
muitos deles tem substitudo o contato pessoal entre os colaboradores, ocultando a riqueza
da comunicao no verbal, dos gestos, do tom e entonao de voz, do no dito.
Agora, mais do que nunca, se faz necessrio trabalhar tambm questes referentes
adequada dos recursos e das inmeras informaes disponveis com o avano tecnolgico.
fundamental saber seleccionar estas informaes utilizando os recursos de forma
saudvel e eficaz.

Canais de comunicao

Oral ex.: conversa, aula e telefone

Escrito ex.: carta, memorando e bilhete
Digital ex.: e-mail, blog, site e msn
No verbal ex.: gestos e expresses faciais

O conjunto de meios que esto ao dispor das empresas para criar um sistema de
comunicao interna so: memorandos, ofcios, circulares, notas de servio, relatrios
de actividade, cartas de princpios, manual de acolhimento, folheto da empresa,
fixao de posters, boletim informativo, jornal da empresa, mailings internos, vdeo
institucional, painis de fixao ou luminosos, circuitos internos de TV e correio
electrnico.

Tipos/Fluxos de Comunicao

O fluxo da comunicao dentro das empresas depende tanto da tecnologia utilizada como
de sua estrutura organizacional, ou seja, da forma que se ds as relaes de poder na
organizao (organograma).

Os tipos ou fluxos de comunicao so baseados na direo em que esta dada, como

comunicao: para cima (ascendente), para baixo (descendente) ou para os lados (lateral).

Comunicao Ascendente: a iniciativa do comportamento de comunicao parte dos

nveis hierrquicos inferiores estabelecendo-se com os nveis hierrquicos superiores. a
partir da comunicao para cima que os dirigentes obtm informaes, geralmente atravs
de relatrios, a respeito do desempenho de seus colaboradores, dados de produo e
controle de qualidade.
Comunicao Descendente: a iniciativa do comportamento de comunicao parte dos
nveis hierrquicos superiores estabelecendo-se com os nveis hierrquicos inferiores. Este
tipo de comunicao utilizado para dar um feedback para os colaboradores informando-
os sobre o produto final de seu trabalho.
Comunicao Lateral/Diagonal: diz respeito a relaes de comunicao que se
processam de forma no hierrquica: comunicao entre departamentos, no mesmo
departamento ou em diferentes nveis hierrquicos (diagonal).

Regras da Comunicao

Para que exista comunicao devemos garantir um conjunto de princpios que nos
garantam a qualidade da mesma.
Assim, a comunicao deve ser:

. Clara
coerente
adequada
oportuna
distribuvel
adaptvel
interessante
. Simples

Obstculos comunicao

Para garantir estes princpios devemo-nos precaver relativamente aos constantes rudos
que surgem no processo de comunicao e que afectam a qualidade da mesma. Os rudos
que surgem podem ocorrer em simultneo ou de uma forma individualizada em todos os
momentos do processo de comunicao, na fonte da comunicao, no emissor, no
feedback da comunicao, no conhecimento por parte do emissor que o receptor recebeu a
informao.

Assim, os rudos mais vulgares que encontramos em cada fase do processo de

comunicao so os seguintes:

na fonte (emissor): ambiguidade na formulao da mensagem, falta de

clareza, codificao errada da mensagem e vrias fontes concorrentes a enviar mensagens
semelhantes;
 na transmisso: distoro dos intermedirios, canais sobrecarregados,
prioridades em choque, codificao no consentnea com os sistemas de emisso e
recepo;
no receptor: avaliao prematura, desateno, m interpretao, informao
desinteressante e inoportuna; e
retroinformao (feedback): o mesmo tipo de rudos que ocorre na transmisso.

Desta forma, os principais obstculos comunicao, como contraponto aos princpios

de qualidade da mesma, podem ser resumidos nos seguintes aspectos:

emprego de cdigo no adequado

falta de clareza
mensagens no desejadas
vrias fontes concorrentes
factores psicolgicos e sociais
limitaes da capacidade do receptor
distraco
m interpretao
canal inadequado
canais sobrecarregados
distoro por intermedirios

Como podemos verificar existem sempre situaes em que o rudo impede uma boa
comunicao, criando obstculos a uma boa compreenso das decises e das aces que
so desenvolvidas na empresa, condicionando assim a interaco e a inter-influncia
positiva.

Comunicao Externa: Conjunto de informaes que circulam entre a Empresa e o Meio

Envolvente
A comunicao externa compreende toda a informao que esteja relacionada com as
actividades que esta empresa desenvolve. Essa informao vai no sentido de promover a
imagem da empresa, nomeadamente atravs da divulgao na imprensa dos
acontecimentos que esta realiza. Essas aces so desenvolvidas em torno da gesto da sua
imagem institucional e esto associadas s temticas e aos conceitos que as formalizam.
 Jornalismo Empresarial - o conjunto de formas jornalsticas (jornais, revistas e
boletins, rdio e TV) que rene as caractersticas bsicas do jornalismo: atualidade,
periodicidade, universalidade e difuso coletiva.

Notcia institucional - a mensagem que enaltece, pela informao jornalstica, o

trabalho de uma empresa, desenvolvendo a imagem da organizao.

Relaes Pblicas - Trabalha para ajustar o objeto da comunicao aos interesses

dos diversos pblicos da organizao. Atua de maneira mais objetiva,com valores,
conceitos e princpios voltados para a construo da identidade e da imagem
organizacional.

Propaganda - Trata-se de direcionar o consumidor para a marca, o que implica

estratgias de marketing individualizado, criando formas de interao com o
consumidor.

Propaganda Institucional - Estratgia de diferenciao. As responsabilidades de uma

empresa ultrapassam as funes de fabricar e vender bens e servios, contratar
pessoas e atender as demandas do mercado consumidor. Da o investimento em
Responsabilidade Social.

Editorao e Identidade Visual - Conjunto de canais impressos e eletrnicos que

funcionam como suportes dos programas.
Principais produtos: meios eletrnicos; relatrios anuais, folders; cartazes;
comunicados; manuais; cartilhas; folhetos; volantes; revistas; vdeos; filmes;
tablides; etc

Marketing Social, Cultural e Esportivo- As empresas deslocam parcela de seus

programas e recursos para atender s necessidades cotidianas de grupos prximos s
fbricas e matrizes da organizao. Campanhas nas reas da sade, saneamento,
educao, esportes e lazer.
Para essas reas, os recursos so destinados a patrocinar eventos artsticos e
carreiras de atletas amadores e profissionais. Trata-se de investimentos com alto
poder de retorno, j que tais eventos e perfis recebem costumeiramente forte
cobertura da mdia.

Problemas da Comunicao Externa

 Indefinio de objetivos: ausncia de rumo e desperdcio de dinheiro
Indefinio de responsabilidades: explicitar a responsabilidade pelo projeto
Dimenso: como atender pblicos de unidades diferentes da empresa?
Linguagem: como atender pblicos com nveis de linguagem diferentes?
Seleo dos meios: anlise de custos, operacionabilidade, legibilidade, atualidade,
facilidade de difuso, etc
Publicidade: NO se deve usar publicidade em publicaes da empresa.

Objetivos da Comunicao Empresarial

1 - No mbito externo, a comunicao empresarial objetiva fazer conhecer e promover

uma empresa, com vistas obteno de atitudes favorveis por parte dos pblicos
externos.

2 - Divulgar a misso da organizao, estabelecendo correto e adequado posicionamento,

assegurando qualidade tcnica que possa conferir organizao o respeito e o
reconhecimento da sociedade. Despertar nos pblicos externos sentimentos positivos sobre
a organizao.

3 - Valorizar recursos e potenciais humanos da organizao, enaltecendo seu trabalho e

reconhecendo, quando for o caso, sua efetiva contribuio para o aperfeioamento e
engrandecimento da organizao

Factores de Comunicao eficaz

Esclarecer as suas ideias e objectivos antes de comunicar.

Tente encontrar os meios de comunicao adequados.
Saber escutar.
Saber obter e fornecer feedback.
Use linguagem directa e simples.
Contenha as emoes negativas.
Tenha em ateno os aspectos no verbais da comunicao.
Recorra linguagem gestual.
Tenha sensibilidade para o mundo do seu interlocutor.
Saber gerir situaes de boatos.
Assegure-se de que as mensagens so congruentes com os seus actos.
Modo de estar com os outros