Cdigo: GCA-PR-01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE Versin: 2

DOCUMENTOS Vigente: 01/01/2011
Pgina: Pg. 1

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para aprobar, revisar y actualizar los documentos aplicables en

COMVEZCOL y asegurar que se identifican los cambios, se utilizan las versiones pertinentes, se
mantienen los documentos legibles y fcilmente identificables y se previene el uso no intencional
de documentos obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos y documentos del Sistema de Gestin de la
calidad de COMVEZCOL.

3. DEFINICIONES

Documento: Informacin y su medio de soporte. Electrnica o escrita, que describa o defina

actividades, requisitos, procedimientos o resultados.

Lista Maestra de Documentos: Registro en el que se relacionan todos aquellos documentos que
afectan el SGC.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Gua: Es un documento informativo que tiene por objeto hacer pblico estndares, lineamientos y
toda informacin importante o relevante para la organizacin.

Instructivo: Documento que describe en forma detallada una actividad, generalmente realizada
por una o ms personas, y que es complementario a un procedimiento.

Formato: Documento dispuesto para recopilar informacin, cuando este contiene dicha
informacin se convierte en un registro.

4. GENERALIDADES

Los documentos del sistema de gestin de la calidad cumplen con los requisitos exigidos por la
norma ISO 9001: 2008 descritas en el numeral 4.2.

Los documentos son remitidos a los responsables para su revisin, en caso de que haya que hacer
ajustes al documento este ser devuelto para tal fin y revisado nuevamente.

Los documentos son aprobados por parte de los responsables antes de ser emitidos para su
implementacin.

Los cambios en los documentos se identifican mediante la versin, la fecha y la descripcin de los
cambios.
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Comvezcol publica en su pgina Web los documentos con versiones pertinentes para asegurar que
se encuentran disponibles en los puntos de uso.

Los documentos tienen que ser legibles libres de tachones o enmendaduras, as mismos se tienen
que conservar en sitios con las condiciones adecuadas para que no afecten su estado fsico.

Los documentos de origen externo que Comvezcol determine que son necesarios para la
planificacin y operacin del sistema de gestin de la calidad, son identificados y registrados en el
listado maestro de documentos para controlar su distribucin

Se previene el uso no intencionado de documentos obsoletos mediante la publicacin en la pgina

Web de Comvezcol de los documentos con las versiones vigentes, a los documentos obsoletos se
les coloca una marca para su identificacin.

5. NORMATIVIDAD APLICABLE

Norma Tcnica ISO 9001:2008

Ley general de archivos 594 de 2000 del archivo General de la Nacin.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN

1 Identificar necesidad Responsable del proceso
2 Enviar solicitud Responsable del proceso
Asesor de control interno
Elaborar o modificar
3 y calidad, Responsable
el documento
del proceso
Asesor de control interno
4 Revisar el documento y calidad, Responsable
del proceso
Asesor de control interno
Aprobar el
5 y calidad, Responsable
documento
del proceso.
Distribucin del Asesor de control interno
6
documento y calidad
Identificar la necesidad de crear un documento
nuevo, modificar uno existente o utilizar un
documento externo.
Se solicita al encargado de la administracin del
sistema de gestin de la calidad la elaboracin
o modificacin del documento.
Para elaborar o modificar documentos, recopila
la informacin necesaria para elaborar el
borrador del documento teniendo en cuenta la
estructura de la documentacin que se requiera
y su identificacin (instructivo para la
elaboracin de documentos GCA-IN-01 )
Para eliminar documentos comunica al
responsable la decisin para que se retire de la
pgina Web de la empresa y de igual forma se
actualiza el archivo fsico.
Remitir el documento al responsable para su
revisin, si hay observaciones devolver para
ajustes.
El Asesor de control interno y calidad
presentara los documentos ya terminados para
su aprobacin por parte del responsable.
Se distribuye el documento a los responsables
e involucrados y se publica en la pagina Web
de la empresa para asegurar la disponibilidad
del documento en todos los sitios de trabajo.
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Identifica como obsoleta la versin anterior de

los documentos modificados.

Si el documento es un documento externo que

incide en el Sistema de Gestin de Calidad,
este es registrado en el listado maestro de
documentos para su control.
Registrar el
documento en el Asesor de control interno Modificar y actualizar el Listado Maestro de
7
listado maestro de y calidad Documentos GCA-FO -01.
documentos.
Las personas que desarrollan los procesos se
encargan de:

Dar aplicacin a los documentos, a partir de la

Implementar el
8 Responsable del proceso fecha de vigencia incluida en los mismos.
documento
Verificar constantemente que los documentos
que se vienen aplicando sean los vigentes.
Verificar permanentemente que lo que est
escrito sea lo que realmente se ejecuta.

7. DIAGRAMA
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inicio

Identificar necesidad

Enviar solicitud

Elaborar o modificar el
documento

Realizar ajustes Revisar el documento

Hay
SI
observaciones?

No

Aprobar el documento

Distribucin del
documento

Registrar el documento en el listado

maestro de documentos.

Implementar el
fin
documento
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8. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

CDIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSBALE CONSERVACIN

Responsable del
GCA-FO-01 Listado Maestro de Documentos Calidad
proceso
Asesor de control
GCA-FO -02 Listado maestro de registros Calidad
interno y calidad
Asesor de control
GCA-IN-01 instructivo para la elaboracin de documentos Calidad
interno y calidad

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin de la Modificacin

02 25/11/2010 Cambia el responsable del control de documentos y desaparece el formato de solicitud de documentos.

ELABOR REVIS APROB

Nombre: Oscar Fernando Pardo Liliana Muoz Pineda Cesar Serrano Novoa

Cargo: Asesor de control interno y Secretaria Ejecutiva Presidente del Consejo

calidad

Firma: