Você está na página 1de 85

O Guia definitivo da

Produo de eventos como


ferramenta de Marketing
Resultados Digitais Sympla

ndice
Introduo............................................................................................................................5
Como produzir eventos pode ajudar sua empresa.....................................................................5
Objetivo e conceito..............................................................................................................8
Pblico e formato do evento............................................................................................ 12
Planejamento financeiro.................................................................................................. 16
Local e Data....................................................................................................................... 23
Equipe interna e externa................................................................................................... 27
Contratao de fornecedores....................................................................................................... 33
Planejamento de aes no dia e checklist...................................................................... 35
Curadoria........................................................................................................................... 38
Captao de recursos....................................................................................................... 42
Inscries......................................................................................................................................... 42
Permutas e patrocnios ................................................................................................................. 44
Regulamentao do evento............................................................................................. 46
Palestrantes...................................................................................................................... 48
Infraestrutura..................................................................................................................... 51

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 2


Resultados Digitais Sympla

Ambientao ................................................................................................................................... 51
Credenciamento.............................................................................................................................. 52
Alimentao .................................................................................................................................... 54
Contrapartidas de patrocinadores............................................................................................... 54
Testes ............................................................................................................................................... 55
Internet ............................................................................................................................................. 55
Imprensa .......................................................................................................................................... 56
Limpeza ............................................................................................................................................ 56
Divulgao e marketing.................................................................................................... 58
Email para base............................................................................................................................... 61
Anncios no Facebook com Custom Audiences...................................................................... 61
Retargeting....................................................................................................................................... 62
Hangout com palestrantes............................................................................................................ 63
Crie urgncia.................................................................................................................................... 64
Durante.............................................................................................................................. 65
Border geral .................................................................................................................... 67
Acerto final da equipe contratada e desmontagem da estrutura.................................. 70
Pesquisa de satisfao.................................................................................................... 72
Certificados de participao............................................................................................ 75
Email de ps venda........................................................................................................... 77

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 3


Resultados Digitais Sympla

Relatrio Final................................................................................................................... 78
Relatrio para a diretoria da empresa......................................................................................... 78
Relatrio para patrocionadores.................................................................................................... 79
Relatrio para a rea de Marketing/Eventos............................................................................. 80
Case................................................................................................................................... 81

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 4


Resultados Digitais Sympla

Introduo

Como produzir eventos pode ajudar sua empresa

Produzir eventos como parte da estra- na equao. O primeiro deles o modelo comum que alguns potenciais clientes
tgia de marketing de uma empresa de trabalho que diversas empresas vm acabem no comprando justamente por
visto, em geral, como uma possibilidade aplicando: o Marketing Digital como parte falta desse contato presencial e dessa
de melhorar o reconhecimento de marca, essencial da aquisio de clientes da relao de confiana que mais facil-
consolidar um posicionamento e criar empresa. um modelo que traz muitas mente estabelecida no corpo a corpo.
uma comunidade ao redor, fatores que vantagens e que em geral diminui os Tambm pode acontecer dessa distncia
so valiosos por si s. custos, mas que tambm acaba criando de relacionamento influenciar quem j
um distanciamento entre a empresa e cliente: algum que poderia ficar mais
No entanto, h dois aspectos que fogem o cliente, j que boa parte do relaciona- tempo e renovar o uso de seu produto ou
um pouco da tradio para colocarmos mento acontece de maneira online. servio acaba saindo antes e impedindo

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 5


Resultados Digitais Sympla

sua empresa de lucrar mais. Para a maioria relacionam com a empresa distncia e Com uma taxa de reteno mdia de
dos casos sabemos que a distncia no que isso gere novas receitas comprovadas clientes de 80%, os participantes que
problema, mas sabemos que sim, h para a empresa. A construo de marca conseguimos atrair para os eventos da
impacto. pode acabar sendo uma consequncia ao nossa empresa demonstraram taxas de
redor desses pilares. reteno de 95% e ganhos de y reais a
H ainda o segundo aspecto relevante: mais que a mdia;
vivemos tempos de contrao econmica Um setor de marketing voltado a resul-
e nessas horas muito comum que as tados no precisa ser rfem das redues Normalmente, o ciclo de vendas da
empresas procurem cortar seus custos, de oramento em tempos de crise ou nossa empresa de 2 meses. Mas graas
sendo a rea de Marketing uma das mais dos ajustes no planejamento estratgico ao contedo oferecido por ns e uma
afetadas. A consequncia a necessi- de sua empresa. Produzir eventos como qualificao cuidadosa dos nossos poss-
dade de ser cada vez mais necessrio parte do projeto do reconhecimento da veis clientes, o ciclo de venda dos parti-
tambm comprovar resultados concretos marca e melhorar a reteno de clientes cipantes de nosso evento 30% menor.
atravs do fechamento de oportunidades permite que voc se justifique com indica- Dessa forma, a produtividade da equipe
de negcio, reteno e upsell a clientes dores importantes, tais como: de vendas ampliada - j que agora ela
atuais. consegue vender mais.
A porcentagem do pblico do evento
O ideal hoje que um evento como ferra- que no era nosso cliente e se tornou aps Neste eBook explicaremos como estruturar
menta de Marketing seja o casamento a participao no evento e que, com isso, as diferentes vertentes da produo de
entre vrios interesses: que consiga juntar gerou um aumento de cerca de x reais no eventos. Assim, voc poder direcionar um
clientes e potenciais clientes que s se faturamento da empresa; planejamento da melhor forma possvel.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 6


Resultados Digitais Sympla

Assim como em qualquer iniciativa de


uma empresa, o primeiro passo para a
realizao de um evento corporativo de
sucesso o seu planejamento estrat-
gico. Qual o seu objetivo macro fazendo
eventos? Quais os principais indicadores
de performance (KPIs) a serem acompa-
nhadas na execuo? Qual o oramento
ser alocado? Qual o retorno espe-
rado? Essas so algumas perguntas que
ajudaremos a responder ao longo deste
eBook para que voc e sua empresa tirem
proveito mximo da realizao de eventos.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 7


Resultados Digitais Sympla

Objetivo e conceito
Atualmente, cada vez mais empresas incluem a realizao de eventos em suas
estratgias de marketing e coletam resultados excelentes! No mbito empresarial,
existem dois objetivos macro que so mais comuns para isso:

1. Aumento da receita da empresa atravs de mais oportunidades de negcios que


foram geradas ao time de vendas e que se convertem em faturamento em ciclos de
venda reduzidos;

2. Aumento da receita da empresa atravs do aumento do ticket mdio e maior taxa


de reteno entre os clientes atuais.

Para a escolha do objetivo e o conceito do seu evento, diversos fatores devem


influenciar na deciso. Dentre eles, (1) inovao do seu produto, (2) modelo de negcio
e (3) penetrao de mercado so os que devem ser cuidadosamente considerados:

Fator inovao: quanto maior o fator inovao do seu produto, servio ou mercado,
mais relevante ser a exposio de contedo no seu evento. Por outro lado, quanto

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 8


Resultados Digitais Sympla

mais commoditizado, conceitos voltados ao relacionamento e networking so mais B2B - Business-to-business, expreso utilizada
necessrios. para denominao de comrcio estabelecido entre
empresas. Portugus: de empresa para empresa.
Fator modelo de negcio: negcios que vendem para empresas (B2B) possuem
mais tendncia para produzir eventos com momentos de networking e discusso. B2C - Business-to-consumer ou business-to-
Negcios que vendem diretamente para consumidor final (B2C), procuram criar -customer, expresso utilizada para denominar
eventos mais brandos e preocupados em garantir uma experincia diferenteo aos o comrcio efetuado diretamente entre empresa
clientes. produtora, vendedora ou prestadora de servios e
o consumidor final. Portugus: de empresa para o
Fator penetrao de mercado: grandes empresas que possuem grandes fatias do consumidor.
mercado costumam obter melhores resultados ao realizar eventos mais voltados ao
relacionamento, reteno e aumento do ticket mdio. Principalmente por haver menor
necessidade de educar o mercado.

Tendo em mente cada um desses fatores e adaptando-os sua realidade, cabe a voc
decidir o que ser melhor para conseguir aumentar a receita da sua empresa. Para
melhor compreenso vamos dar alguns exemplos de diversas estratgias adotadas:

A Resultados Digitais - empresa altamente inovadora - utiliza o conceito de evento com


nfase no contedo, apresentando propostas de valor concretas para adquirir novos
clientes e aumentando o ticket mdio dos clientes atuais. Isso ocorre, principalmente,

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 9


Resultados Digitais Sympla

pois eles disseminam as melhores prticas de sua rea que acabam exigindo o uso do
seu produto e, com melhores resultados no uso do produto, mais os clientes investem
no mesmo.

Como ela um empresa que vende para outros negcios, privilegia muitos
momentos de networking - propiciando ambiente favorvel vendas consultivas para
participantes no-clientes e apoio ao sucesso dos atuais clientes.

Em resumo, a Resultados Digitais aplica eventos em sua estratgia de marketing


como forma de aumentar sua receita atravs de novos clientes e dos atuais clientes.

Uma indstria com produtos altamente commoditizados, que vende em atacado para
grandes redes, que j trabalha em sua capacidade total e que no possui desejo de
expandir provavelmente ir se beneficiar produzindo pequenos eventos de alto padro
para melhorar seu relacionamento com quem j consome seus produtos, aumentando
a reteno de clientes.

Focar apenas na aquisio de clientes como objetivo para a realizao de um evento


recomendado apenas para lanamento de novas operaes ou novos produtos.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 10


Resultados Digitais Sympla

resumo do captulo
Defina o conceito do seu evento atra-
vs de seus objetivos e da realidade da
sua empresa;

Procure sempre atrelar seus eventos


com o aumento da receita de sua empre-
sa e consolidar os dados para justificar o
retorno sobre cada Real investido;

Leve em considerao diferentes fato-


res para definir o conceito de seu evento.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 11


Resultados Digitais Sympla

Pblico e formato do evento


Nesta altura do eBook, voc j deve ter escolhido seu objetivo para realizar um evento
- ou, pelo menos, j compreende melhor o caminho para defini-lo. Sendo assim, fica
um pouco mais fcil definir o pblico alvo. A pergunta que voc deve fazer : qual
o pblico que melhor colabora para que eu atinja meu objetivo? Escolher e conhecer
esse pblico facilita (e muito!) a determinao do formato do evento que voc deseja
produzir.

Neste captulo, portanto, iremos abordar e discutir diversos formatos de eventos para
esclarecer as opes que voc possui e facilitar ainda mais a sua escolha.

Encontros privados de relacionamento: uma prtica muito comum no meio


corporativo - eventos voltados para melhorar a taxa de reteno de clientes ou para o
aumento do ticket mdio. Praticamente todas as empresas com altssimo faturamento
possuem essa prtica inserida no dia a dia das mesmas. Tratam-se de viagens ou
eventos fechados para que ocorram conversas entre a empresa e seus principais
clientes, sem ou com pouca exposio de contedo. Com frequncia esse formato
aplicado paralelamente eventos maiores.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 12


Resultados Digitais Sympla

Cursos e workshops: so eventos criados para estimular principalmente o aumento


do ticket mdio dos clientes e a reduo do ciclo de compra. Oferecer cursos ou
workshops gratuitos a um grupo seleto de pessoas pode ser uma importante
ferramenta para transmitir contedo relevante e estabelecer contato prximo com os
participantes. Esse formato de evento ideal para quando voc possui um produto de
alto valor agregado ao cliente e de longa curva de aprendizagem.

Grande evento anual: essa a modalidade de evento mais verstil de todas! Atravs
deste formato possvel cumprir qualquer um dos objetivos. Entretanto, o mais
trabalhoso e que exige maiores investimentos iniciais. Realizando grandes eventos
anuais, voc tem uma boa possibilidade de, no futuro, transformar a produo de
eventos em uma parte auto-sustentvel (ou at lucrativa) de sua empresa atravs da
venda de inscries e patrocnios.

Evento com streaming: atravs de eventos com streaming voc consegue aumentar
bastante o alcance da sua realizao sem grandes investimentos em infraestrutura.
Eles propiciam aquisio de Leads, reduzem o ciclo de vendas e tambm
aumentam a reteno, mas em taxas inferiores se comparados quem se encontra
presencialmente no evento. Esse formato ideal para grandes eventos que esgotam
seus ingressos. Transmitir um evento online pode escalar os resultados com baixo

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 13


Resultados Digitais Sympla

custo e o contedo exposto poder se fragmentar em vrios vdeos para voc utilizar Feiras - Adequado para modelos de negcio em
como preferir no ps evento. formato marketplace que conectam duas partes
atravs de diferentes nveis - para consumidores e
Encontros frequentes: existem negcios que dependem ou se beneficiam muito vendedores, por exemplo.
com a criao de comunidades em que o contato constante entre os participantes
e a empresa acaba por favorecer a todos. Tambm conhecidos como meetups, Congressos - so eventos com vis mais cientfi-
geralmente so eventos menores e que atendem pblicos mais especficos. Por co, que possuem um objetivo maior de encontrar
depender de pequena infraestrutura, trata-se de um evento mais simples de se produzir uma resposta para um problema complexo ao final
e que, por servir como um termmetro constante de seu pblico alvo, pode trazer do evento.
grandes resultados de reteno e de insights. Esse formato possui grande limitao
pois dificilmente possuir atrativos suficientes para pessoas de outras cidades se
deslocarem para participar - tendncia de limitar sua estratgia geograficamente.

Os modelos que acabamos de citar no so, de maneira alguma, todos os formatos


possveis para um evento: possvel misturar as sugestes dadas como quiser,
levando em considerao o que melhor se adapta com a realidade do seu negcio e
do seu pblico alvo. Existem tambm aqueles que no foram mencionados - como
por exemplo as feiras e congressos - por serem bem menos frequentes no mbito
corporativo.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 14


Resultados Digitais Sympla

resumo do captulo
Defina o pblico alvo baseando-se nas
pessoas que mais trazem resultados
sua empresa;

Escolha o formato do seu evento


focando no pblico alvo e objetivo;

Procure misturar modelos de eventos


corporativos para encontrar o que melhor
funciona para voc.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 15


Resultados Digitais Sympla

Planejamento financeiro
Outro item muito importante para a produo do seu evento o oramento e
expectativa de retorno do mesmo. Atravs de uma boa projeo, voc consegue
melhorar (e muito!) suas chances de convencer outras pessoas da sua empresa de
que produzir eventos um bom investimento. Por outro lado, com o planejamento
possvel identificar previamente se produzir eventos no uma boa opo para o
momento.

Se no tiver muita familiaridade com matemtica, fique tranquilo: ao final deste


captulo, disponibilizamos uma planilha automtica para que voc preveja o oramento
do seu evento. Contudo, a leitura deste captulo de extrema importncia, visto que
voc ir compreender melhor a lgica por trs do clculo - ajudando a avaliar melhor a
viabilidade do evento e sua dimenso.

Planejamento de receita: a base de clculo ser somar o aumento de receita da


aquisio de novos clientes com o aumento de receita vindo atravs da maior
reteno de clientes (ou aumento do ticket mdio), somados receita adquirida

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 16


Resultados Digitais Sympla

atravs da venda de inscries (caso o evento seja pago) com a receita adquirida 5
Lifetime Value - se desejar compreender mais
atravs da venda de cotas de patrocnio: sobre esse assunto, basta clicar aqui.

Projeo de Receita = Aquisio + Reteno + Inscries + Patrocnio

Destrinchando a projeo de aquisio de novos clientes, temos:

Aquisio = Na x LTV x T

Na a quantidade esperada de participantes em seu evento que ainda no so


seus clientes;

O LTV (Lifetime Value5) se refere ao valor mdio que um cliente gasta durante todo
o seu relacionamento com a empresa. Ou seja, o dinheiro que entra por cliente;

O T se trata da taxa de converso entre participantes no-clientes que vo ao seu


evento e se tornam clientes. Caso seja a primeira edio, voc pode usar como esti-
mativa de T a sua taxa de converso entre Leads e vendas (se voc j realiza vendas
inbound) ou a taxa de converso entre prospects e vendas (se sua empresa realiza
apenas vendas no modelo tradicional).

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 17


Resultados Digitais Sympla

Destrinchando a projeo do aumento de receita atravs da reteno de clientes,


temos:

Reteno = Nc x LTV ( T2 - T1 )

Nc a quantidade esperada de clientes participantes em seu evento;

O LTV o lifetime value, como explicado acima;

O T2 a taxa de reteno mdia entre clientes participantes de seu evento. Caso


ainda no calcule a taxa de reteno em sua empresa, uma maneira bastante utilizada
dividir o nmero de cancelamentos realizados no ltimo ano pelo total de clientes
que voc possui e depois subtrair o resultado da diviso de 100%:

T2 = 100% - clientes perdidos no ltimo ano dentre os participantes do evento


total de clientes participantes do evento

O T1 a taxa de reteno mdia entre clientes no participantes de seu evento.

T1 = 100% - clientes perdidos no ltimo ano dentre os no participantes do evento


total de clientes no participantes do evento

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 18


Resultados Digitais Sympla

Caso seja seu primeiro evento e voc deseja fazer um clculo conservador, procure
estimar um aumento na taxa de reteno (T2 - T1) entre 2 e 5% (mas no se esquea
que esse valor costuma variar bastante de mercado para mercado).

OBS: Produtores de eventos corporativos mistos - com objetivo tanto de reteno,


quanto de aquisio - distribuem cdigos de desconto para facilitar a identificao de
participantes clientes e no-clientes.

Se o seu negcio no de compra recorrente (no funciona no modelo de assinatura)


e trabalha com projetos pontuais (no h reteno), pode encarar todo o pblico como
no clientes e avaliar apenas as novas vendas.

Destrinchando a projeo de vendas de inscries, temos:

Inscries = N x TM

N a quantidade esperada de participantes no seu evento (Na + Nc);

TM o ticket mdio esperado atravs das vendas de inscries.

OBS: se seu evento for gratuito, basta considerar o ticket mdio como zero.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 19


Resultados Digitais Sympla

Destrinchando a projeo de vendas de cotas de patrocnio, temos: 6


ROI - Return on investment, tambm chamado
de taxa de retorno, taxa de lucro ou retorno. Portu-
Patrocnio = C x VM gus: Retorno sobre investimento.

C a quantidade esperada de cotas de patrocnio vendidas;


VM o valor mdio das cotas.

Portanto, basta somar todos os valores at o momento conforme a equao Projeo


de Receita = Aquisio + Reteno + Inscries + Patrocnio. A projeo de receita o
primeiro passo para voc estabelecer seu oramento e aferir a viabilidade de produzir
eventos.

Planejamento de oramento: a maneira mais recomendada de chegar ao oramento


a partir do planejamento de receita. Dessa forma voc estabelece quanto de retorno
sobre investimento planeja ter e produz o evento baseado em nmeros.

Partindo do planejamento de receita, o oramento tem a seguinte equao:

Oramento = Projeo de Receita


Estimativa de ROI6

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 20


Resultados Digitais Sympla

A pergunta a ser respondida neste tpico : quanto voc espera de retorno sobre seu
investimento em eventos? Existem setores de marketing que no investem em nada a
no ser que o retorno seja acima de 3x, por exemplo.

O primeiro passo para verificar a viabilidade do seu evento dividir a projeo de


receita pelo retorno sobre investimento esperado. Sendo assim, se voc pretende
ganhar 3x sobre a receita gerada, seu oramento ser 3x menor do que a receita.
Por exemplo, vamos supor que voc fez todas as contas sugeridas acima e chegou
em uma projeo de receita de R$ 120.000,00. Sendo o ROI esperado de 4x, o seu
oramento limite ser de R$30.000,00.

Recomendamos sempre que sua estimativa de retorno seja acima de 2x. Dessa
forma, na prtica haver uma margem de 2x para que o evento no d prejuzo. Todo
evento um empreendimento com algum risco - sendo assim, quanto menor voc
mantiver seu oramento menor ser o risco, pois voc ter uma grande margem de
erro sobre suas projees.

Uma outra opo que pode funcionar bem projetar que as receitas de ingresso e
patrocnio cubram todas as despesas do evento, reduzindo muito o risco de prejuzo.
As novas vendas de produtos e aumento na reteno fazem a conta sair do zero a
zero.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 21


Resultados Digitais Sympla

Agora, para verificar a viabilidade do seu evento, procure fazer um estudo de


mercado acerca dos custos do seu evento no formato que voc est planejando.
Aps a pesquisa, basta listar todos os custos que voc ter na produo de seu
evento e verificar se o oramento requerido para cobrir os custos maior do que o
oramento calculado acima.

Outra opo calcular a estimativa de ROI partindo do oramento que voc chegou ao
listar todos os custos com a seguinte equao:

Estimativa de ROI = Projeo de Receita


Oramento

Achou matemtica demais pra voc? Criamos uma planilha para facilitar todos os
clculos acima - basta acessar o link e duplicar a planilha:

PLANILHA PARA ESTUDO DE VIABILIDADE DE EVENTOS CORPORATIVOS

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 22


Resultados Digitais Sympla

Local e Data
Para eventos corporativos, a definio do espao um item relacionado escolha
do pblico: saiba quem voc quer que comparea e quais so suas preferncias para
aprimorar e definir detalhes do evento. Se as pessoas que iro participar no so
flexveis, no adianta querer inovar demais. Por exemplo: se seu pblico tem uma faixa
etria dos 50 aos 70 anos, provavelmente a maioria possui carro e deve fazer questo
do transporte privativo. Logo, no realize seu evento em locais que no possuem
estacionamento.

Esse o momento para se preocupar com a acessibilidade. Certifique-se de que


o espao escolhido seja inteiramente acessvel para pessoas com dificuldades de
locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros adaptados). Quando
estamos tratando de eventos, esse um ponto muito importante. Alm de ser
responsvel pela locomoo em segurana e com o conforto de todos que frequentam
seu evento, garantir acessibilidade a todos lei.

A produo de eventos corporativos com perfil de discusso tais como palestras,


conferncias e congressos possui demandas especficas para a escolha do local.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 23


Resultados Digitais Sympla

O ambiente deve ser em formato de auditrio, possuir boa acstica, contar com
cadeiras confortveis, ter uma boa iluminao e permitir o uso de equipamentos
como projetor, caixas de som, microfone e outros.

Em eventos com carter educacional como cursos e workshops o foco


priorizar que a mensagem do educador, palestrante ou seminarista alcance todos
os participantes de forma clara. Portanto, assim como em eventos com carter
de discusso, essencial que o local escolhido possua equipamentos para som
e imagem, uma boa acstica e um palco. Dependendo da proposta do evento, ele
pode ocorrer em um auditrio ou em salas com mesas. Se ele necessita de materiais
especficos (como computadores), defina a quantidade de mesas e os espaamentos
entre elas. Isso influenciar no tamanho do local a ser alugado.

Para coquetis, lanamento de produtos, encerramento ou abertura de projetos,


preciso uma ateno especial quanto ao lugar de realizao. O local do evento deve
comportar o pblico estimado de forma confortvel, contar com espao suficiente
para circulao de pessoas, rea para instalao de buffet e decorao. No se
esquea de levar em considerao a facilidade de acesso: locais mais afastados
tendem a atrair menos pblico.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 24


Resultados Digitais Sympla

fundamental que voc visite e analise cada detalhe do possvel local a ser realizado
seu evento corporativo. Observe se h espao para oferecer um coffee break, como
esto as instalaes eltricas, nmero de banheiros e sadas de emergncia. No
deixe de realizar uma vistoria geral sobre as condies do local alugado dessa
forma, voc evita que estragos j existentes sejam cobrados aps a realizao do seu
evento. Em caso de cadeiras quebradas, banheiros que no funcionam, paredes e cho
danificados ou demais problemas, faa um laudo por escrito e exija o reconhecimento
do locatrio.

Principalmente se for a primeira edio, interessante voc optar por locais que so
mais flexveis quanto ao tamanho do seu pblico - se houver baixa adeso, basta que
voc redimensione o evento e corte alguns gastos, por exemplo.

Tambm interessante pensar na flexibilidade para utilizar diferentes instalaes.


Transformar um ambiente em uma sala de reunio para vendedores ou ter um lounge
para apresentar seu produto, por exemplo, pode fazer muita diferena no resultado
final.

Ao escolher o local, no deixe de pensar na data em que o evento ir ocorrer - o dia


escolhido pode ser crucial para o sucesso da sua produo. Verifique se existem

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 25


Resultados Digitais Sympla

eventos parecidos e que ocorrero em datas prximas ou na mesma regio que o seu.
Tambm vale se atentar para feriados, que podem mudar a dinmica dos convidados.
Planejando a data da melhor forma, voc evita que seu pblico seja dividido.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 26


Resultados Digitais Sympla

Equipe interna e externa


Para realizar um evento corporativo, investimentos e mais contratao de voc espera incluindo as pessoas, os
necessria a contratao de alguns servios. servios e as aes a serem tomadas ,
servios profissionais segurana, evitando problemas posteriores.
iluminao, som - para que tudo saia A definio da sua equipe deve
como planejado. Em geral, eventos de envolver, notoriamente, seu objetivo Sugerimos que voc agrupe os itens
grande porte exigem mais recursos do com a realizao do evento. O que voc entre assuntos relacionados e determine
que aqueles considerados pequenos pois realmente precisa para que ele ocorra? uma equipe especfica para aquele grupo,
determinados formatos e padres de Relacione tudo o que necessrio para como no exemplo:
qualidade exigem mais gastos, maiores que a produo acontea da forma que

Evento: RD Summit

Atribuio: garantir que todos os projetores, equipamentos de som, microfones e apare-


lhagem funcionem sem rudos ou incmodos aos participantes.

Equipe responsvel: tcnica


Ponto de contato e responsvel: Paulo

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 27


Resultados Digitais Sympla

Ao deixar todos os seus dados de planejamento definidos e organizados, encontrar a


equipe que voc precisa para seu evento corporativo ficar mais simples. Dessa forma,
voc evita o esquecimento de algum servio importante para a realizao da sua
produo.

No mercado de prestao de servios para eventos, interessante observar que


grande parte das empresas terceirizam toda a produo contratando responsveis de
limpeza, segurana, som e iluminao e outros servios importantes para a realizao
do evento, mantendo apenas um responsvel da prpria empresa para organizar as
outras equipes contratadas. Para ajud-lo a decidir o que melhor produzir in house e
o que melhor contratar, vamos destrinchar alguns pontos que so fundamentais para
seu evento corporativo.

Gerente de eventos: independentemente do formato, objetivo ou estratgia com a


realizao de eventos corporativos, importante que algum gerencie a produo em
nome da sua empresa, mesmo que grande parte dos servios sejam terceirizados.
Esse responsvel no precisa, necessariamente, ser encarregado de ter apenas essa
atribuio em muitos casos, o gerente de eventos compartilha diversas funes. Ele
deve ser proativo, saber agir da melhor maneira em situaes de presso, conhecer o
pblico alvo muito bem e saber ser o porta-voz da empresa.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 28


Resultados Digitais Sympla

um grande dilema entender o quanto vale contratar uma agncia especializada para
fazer esse papel e ter s uma interface com o gerente de marketing, por exemplo, ou
o quanto faz mais sentido ter uma pessoa (ou at departamento) da empresa para
cuidar disso. Alguns aspectos que podemos avaliar:
Quantos eventos a empresa planeja fazer por ano?
Qual o tamanho de cada evento realizado?
Qual a relevncia disso para sua estratgia e operao.

Em geral, quanto maiores, mais recorrentes ou mais relevantes para a empresa forem
os eventos, mais faz sentido ter uma pessoa ou equipe interna. O que no quer dizer
que essa equipe interna faa tudo: ela responsvel pela estratgia e coordenao.
Muitas das partes podem ser terceirizadas e esse coordenador quem vai cuidar
disso.

Equipe de comunicao: esta equipe cuidar de toda a divulgao, arte e contedo


que ser transmitido pela empresa atravs do evento. Diferentemente dos outros
servios, a equipe responsvel pela comunicao dificilmente terceirizada, j que
funcionrios que trabalham na sua empresa provavelmente sabero se comunicar
melhor com o seu cliente. Quando o evento menor, o gerente de eventos atribui essa
funo para ele mesmo; quando o evento de grande porte e a empresa j terceiriza
seu marketing com alguma agncia de publicidade, interessante avaliar se h

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 29


Resultados Digitais Sympla

necessidade de responsabiliz-la pela comunicao do evento - isso pois, se existem


especialistas em comunicao internamente, o melhor a fazer planejar e executar as
aes juntamente com os especialistas e o gerente.

Equipe tcnica: responsvel por garantir que toda a infraestrutura de som, luz e
transmisso online (quando houver) ocorra sem problemas. Se o evento corporativo
que voc est planejando de pequeno porte, provavelmente no haver a
necessidade da contratao de uma equipe tcnica externa para esse servio. Mas
se seu evento precisa de uma grande infraestrutura, procure contratar fornecedores
que tenham um tcnico responsvel pela montagem, utilizao e desmontagem
dos equipamentos. Se sua empresa possuir pessoas aptas a realizar este tipo de
trabalho, pode ser mais vivel atribuir essas funes internamente, mas no deixe
de acompanhar e monitorar as atividades dessa equipe para evitar erros e possveis
prejuzos.

Equipe de alimentao: defina pessoas que sejam responsveis por todo o


fornecimento e distribuio de alimentos e bebidas. Isso envolve diversos momentos
do evento corporativo, desde a gua para os palestrantes at o coffee break. Quando
o evento de pequeno porte, essa atribuio fica com o gerente e ele pode designar
responsveis internos para encomendar e cuidar da distribuio dos alimentos. Caso

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 30


Resultados Digitais Sympla

haja um jantar ou almoo mais rebuscado, interessante a contratao de um buffet


ou de um chef especializado para realizar todo o servio.

Equipe de logstica: esta equipe ser responsvel pela hospedagem, coordenao


de palestrantes e, quando houver necessidade, pela logstica de participantes.
Quando o evento for menor, possuir poucos palestrantes ou no necessitar de apoio
ao participante cada um responsvel por sua prpria locomoo e estadia , o
gerente de eventos assume o trabalho. Voc deve preferir uma pessoa que consiga,
de forma equilibrada, coordenar toda a produo sem grandes problemas.

Equipe de credenciamento: as pessoas definidas para essa equipe devero distinguir


in-loco quem ir participar do seu evento e quem ir ficar de fora. Alm disso, tambm
devero encaminhar as pessoas de acordo com sua atribuio como jornalistas
mesa de imprensa e o palestrante pessoa responsvel por acompanh-lo. Quando
trata-se de um grande evento, geralmente se determina um funcionrio da empresa
como coordenador de check-in (algum que saiba distiguir grandes clientes e resolver
problemas com autonomia e agilidade) e contrata-se pessoas externas para fazer o
credenciamento. Caso haja disponibildiade e interesse dos funcionrios da empresa
para realizar o check-in, a escolha dos mesmos uma boa opo. Existem diferentes
mtodos para check-in mas, para valores de referncia, cada funcionrio consegue
cumprimentar, credenciar, imprimir ou entregar crachs para cinco participantes por

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 31


Resultados Digitais Sympla

minuto. Ou seja: para cada 100 participantes, recomendado que o evento conte
com duas pessoas realizando o credenciamento. Sendo assim, cada participante ter
que esperar, no mximo, 10 minutos. Quando se trata de pequenos eventos em que o
gerente identifica os participantes pelo rosto, no h necessidade de credenciamento.

#DicaSympla: 10 minutos parece muito para o credenciamento? Espera economizar no


nmero de pessoas contratadas para realizar o servio? Uma prtica muito utilizada em
eventos delegar outras pessoas que esto trabalhando em outros setores do evento
para ajudar no check-in. No caso de eventos corporativos, cerca de 80% dos convidados
costumam chegar praticamente ao mesmo tempo - portanto, voc precisa alocar mais
pessoas para essa rea apenas durante esse pico, que deve ocorrer em torno de 30
minutos antes do incio do evento. Assim, voc reduz o tempo de espera para impressio-
nantes trs minutos.

Equipe de limpeza e segurana: essas equipes so comuns a quase todo tipo de


evento e, tambm, as mais habitualmente terceirizadas. Como a entrega do local deve
ser feita nas mesmas condies em que voc o alugou, oriente a equipe de limpeza a
deixar tudo como antes. Se haviam cadeiras no espao, elas devem ser posicionadas
no lugar em que estavam assim como mesas e itens de decorao que foram

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 32


Resultados Digitais Sympla

retirados ou movidos. Em um primeiro momento, voc precisa mensurar o tamanho


do espao que ir sediar seu evento e a quantidade de pessoas que estaro presentes
para, ento, identificar os recursos de segurana que iro ser aplicados. Antes de
contratar o servio de segurana, preciso que voc conhea referncias profissionais
da empresa ou equipe que far o trabalho. Contratar empresas especializadas no
assunto tende a trazer mais tranquilidade, pois esses profissionais j possuem certa
experincia e sabem agir em situaes diversas.

Contratao de fornecedores
A prestao de servios, por exemplo, pode ser feita por um fornecedor especializado
ou atravs de vrios fornecedores que possuem uma rea de atuao especfica. Para
que voc no tenha dores de cabea, no se esquea de estabelecer contratos com os
servios especificados. Afinal, para que tudo saia como esperado, voc deve prever e
detalhar os servios de maneira clara e acordada com todas as partes.

Procure referncia de seus fornecedores. H vrias maneiras de encontrar os


fornecedores que vo atender as suas demandas e cumprir o objetivo que voc planejou

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 33


Resultados Digitais Sympla

para seu evento corporativo. Pode ser por recomendao, pelo contato estabelecido
em eventos anteriores, por guias e listas deste tipo de profissional ou pesquisando na
Internet. Voc pode, ainda, consultar associaes dos setores de servio que precisa.

No se esquea, no entanto, de que voc quer o melhor para a ocasio. Solicite as


referncias dos fornecedores e analise seu portflio, alm da cartela de clientes.
Escolher no escuro muito arriscado e pode comprometer a qualidade do seu
evento.

As pessoas so o corao de qualquer projeto e com eventos no diferente. Dedique


esforos para encontrar as melhores pessoas para o formato de evento corporativo
que est planejando.

Um ponto importante: muitas vezes o local que voc contratou para o evento restringe
os fornecedores e voc s pode comprar aqueles que esto listados como parceiros.
importante fazer essa avaliao antes. Independente de existir essa restrio ou no,
comum que o local j tenha trabalhado com vrios fornecedores diferentes e possa
fazer indicaes.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 34


Resultados Digitais Sympla

Planejamento de aes no dia e


checklist
Eventos necessitam de um planejamento criterioso do organizador para evitar
surpresas negativas e, para isso, utilizar checklists sempre positivo. Ela funciona
como uma lista de verificao que abrange todos os itens necessrios para a
realizao do evento desde o planejamento at a execuo.

um passo fundamental para a boa execuo de um evento deixar claras as


responsabilidades de cada pessoa no dia, como cada time vai ajudar, como cada
ao vai ser realizada.Voc pode elaborar uma planilha com os seguintes campos:

Atividade e descrio: neste campo, liste as atividades relacionadas ao evento que


envolvem a contratao de servios, pagamentos, inscries, divulgao, dentre
outros. A descrio corresponde ao que deve ser feito. Exemplo:

Atividade: coffe-break
Descrio: definir cardpio, solicitar oramentos, contratar buffet, dentre outros.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 35


Resultados Digitais Sympla

Responsvel: se voc conta com colaboradores para a realizao do seu evento


corporativo, coloque o nome do responsvel por cada atividade na planilha. Dessa
forma, voc garante que todas as atividades sero feitas ao saber exatamente a
quem recorrer.

Data de realizao: como j dissemos, a definio de um cronograma pode ser crucial


para o sucesso do seu evento. Lembre-se de defini-lo com antecedncia para que haja
um tempo hbil para o planejamento do evento, divulgao e venda de inscries.

Fornecedor: assim como no caso dos responsveis pelas atividades, liste os


fornecedores dos servios contratados para facilitar o acompanhamento do trabalho
dos mesmos.

Contato: relacione o telefone e email de todos os responsveis pela realizao do


evento separados por atividade, facilitando o contato com quem precisa.

Prazo de concluso (deadline): definindo e acompanhando o prazo para a concluso


de cada atividade, voc estabelece uma margem de erro segura. Dessa forma, evita-se
que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 36


Resultados Digitais Sympla

Situao (status): atualize esse campo constantemente conforme as atividades


forem sendo realizadas. Defina status para que seja fcil visualizar se os prazos
esto sendo cumpridos ou se haver atrasos - uma opo determinar as
atividades como Pendente, Em andamento ou Concluda.

Lista de pagamentos: para no se perder em prazos e contas a pagar, organize nesse


item todos os servios contratados com as informaes de valores e prazos de
pagamentos. Assim voc evita a cobrana de juros ou multas.

Observaes: existem informaes importantes que voc deseja manter em seu


check-list? Basta utilizar esse campo para qualquer nota adicional que voc quiser
adicionar.

Elabore seu check-list e cronograma de acordo com as necessidades do seu evento,


sempre com datas para realizao das tarefas. Se preferir, voc pode baixar um
modelo que a Sympla preparou para ajudar basta clicar aqui. No esquea de
acompanhar seu check-list diariamente e compartilhar as informaes com toda a
equipe envolvida na organizao. Dessa maneira, possvel tomar medidas corretivas
ao sinal de qualquer imprevisto e garantir que seu evento seja um sucesso.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 37


Resultados Digitais Sympla

Curadoria
A curadoria - seja ela de palestrantes ou de convidados especiais - costuma ser um
dos fatores mais relevantes para diferenciar eventos que atingem seus objetivos
daqueles que no os cumprem. E a grande dvida do organizador de eventos
corporativos : como fazer um bom trabalho na curadoria?

A resposta bem simples! Basta responder as duas perguntas abaixo:


Quais profissionais seu pblico quer ver?
Quais assuntos seu pblico quer aprender melhor?

Liste as possveis respostas em um papel e trabalhe baseado nas mesmas. Mas se no


souber o contedo que interessa seu pblico, procure perguntar em alguma conversa
informal ou pesquisar em redes sociais qual o assunto ou tema que popular
entre eles. No hesite em pedir ajuda ao time de vendas para responder as perguntas
- na maioria das vezes, essa equipe que possui maior contato com os possveis
participantes para seu evento e, por isso, saber informar detalhes relevantes sobre eles.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 38


Resultados Digitais Sympla

Ajuda muito tambm olhar para a prpria atuao do seu time de Marketing: quais 7
Keynote speaker ou simplesmente Keynote -
foram os artigos mais acessados do blog ou materiais com maior nmero de expresso utilizada para denominar palestrantes
downloads? Esses podem ser bons indicadores de interesse nos temas. Tambm habilidosos que podem discorrer sobre assuntos
possvel avaliar os temas mais buscados no Google, por exemplo, para traar uma boa especficos em conferncias, congressos e even-
agenda. tos corporativos em geral para um determinado
pblico. A expresso deriva de Keynote- em
Para chegar aos palestrantes, procure pelos temas no Google, no LinkedIn e com portugus: palestra magna.
algumas consultas possvel chegar a referncias no assunto.

Dentre os nomes que voc chegou aps sua pesquisa com o pblico, procure atrair
pelo menos um para seu evento. Grandes palestrantes profissionais - tambm
chamados de keynotes speakers7 - costumam ser os maiores atrativos para o pblico.
Portanto, atrair pessoas de credibilidade para comunicar mensagens interessantes no
seu evento pode colaborar bastante para trazer retorno sobre o cach pago (seja por
meio das inscries ou pelas vendas geradas). Sobretudo, o ganho de confiana para
sua marca aumenta consideravelmente quando grandes nomes so atrados por ela.

Conseguiu atrair um grande nome para seu evento? O prximo passo complementar
a presena do palestrante com a participao de seus colaboradores ou parceiros
conhecedores de assuntos que interessem o pblico, palestrando em outros
momentos sobre contedos relevantes. Em casos em que o oramento menor,

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 39


Resultados Digitais Sympla

possvel tambm utilizar algum da sua prpria empresa para cumprir o papel de
keynote - basta que ele seja articulado, domine o assunto a ser explorado na palestra e
represente sua empresa da melhor maneira possvel.

Lembrando que, mesmo eventos sem palestras e que tenham foco total em
relacionamento, importante seguir essa linha de raciocnio. Por exemplo: se voc
realizar um coquetel para grandes clientes, ter o presidente da sua empresa presente
no evento pode ser um atrativo extra. Em alguns casos, interessante mencionar no
convite que determinados clientes estaro presentes - isso fortalece o convite e a
imagem da sua empresa.

Outra dica eficiente para seu evento corporativo convidar pessoas estratgicas
para participar dele. Mesmo que a palestra no seja a principal nem extremamente
relevante para o evento em geral, voc pode estreitar seu relacionamento com aquela
pessoa e, futuramente, usufruir de bons frutos.

Ao estabelecer sua agenda de palestrantes, lembre-se que no h necessidade de


realizar seu evento apenas com pessoas extremamente conhecidas do pblico. Escolher
desconhecidos com boa capacidade de falar em pblico sobre determinado assunto
benfico para economizar cachs e surpreender o pblico com novos nomes.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 40


Resultados Digitais Sympla

Realizar painis ou palestras com clientes fiis que compartilhem boas prticas
sempre uma boa maneira de ser citado publicamente e ganhar credibilidade frente
ao pblico. Na prtica, essa ao funciona como a apresentao de um case. Muitos
clientes ficariam contentes e compartilhar e ficariam felizes tambm em entrar
gratuitamente no evento.

Outra prtica comum no ambiente corporativo , como contrapartida, a oferta de


espao para palestras por parte de patrocinadores. Apesar da parceria ser legtima,
tome muito cuidado com estes casos: converse muito com seu patrocinador a fim de
alinhar o contedo a ser apresentado para seu pblico e garantir que o mesmo ser
relevante para o objetivo do evento.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 41


Resultados Digitais Sympla

Captao de recursos
Captar recursos em eventos - seja por precificao de inscries ou patrocnio - possui
grandes vantagens. A principal delas a possibilidade de tornar eventos uma linha
de negcios auto-sustentvel ou lucrativa por si s, independentemente do aumento
da receita que a prtica estabelece. Este captulo ser dividido em duas partes para
que no fiquem dvidas sobre a capto de recursos: venda de inscries e permuta/
venda de cotas de patrocnio.

Inscries
No novidade para ningum que quando existem produtos ou servios sendo
oferecidos gratuitamente, existe grande procura por eles. E claro que inscries
gratuitas para eventos corporativos geram muito mais inscritos do que quando
existem taxas a pagar para a participao.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 42


Resultados Digitais Sympla

Contudo, quando se trata de inscries gratuitas, existe um fator relevante que vem
tona: a imprevisibilidade. Eventos sempre tero alguma taxa de desistncia, ou
seja, pessoas que se inscreveram mas que, por alguma razo, no compareceram
ao evento. No caso daqueles com inscries gratuitas, a taxa de desistncia
muito maior do que em eventos pagos - e ela varia bastante de evento para evento,
podendo causar imprevistos difceis de se resolver.

recomendado que, quando se trata de um evento de alto padro ou de um convidado


importante (como um evento de relacionamento como VPs de grandes empresas), os
convites sejam gratuitos. Se o pblico for mais genrico - sem convidados especiais ou
pessoas especficas - recomendado que as inscries sejam cobradas, nem que seja
apenas para pagar os custos do coffee break. Quando se trata de um evento de alto
padro - normalmente em ambientes reservados e restritos, com grande flexibilidade
para lidar com imprevistos - tambm recomendado inscries pagas. Mas, na verdade,
no existem regras quanto a isso: sinta-se vontade para decidir e determinar o que
melhor para o seu evento, estando preparado para eventuais imprevistos.

Caso voc opte por cobrar pelas inscries, lembre-se que a precificao funciona
como a de qualquer outro produto ou servio: voc deve procurar entender qual o valor
concebido pelo seu pblico alvo antes de definir um preo. Em caso de dvidas, cobre
a menos - se o evento est funcionando como ferramenta de marketing, melhor

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 43


Resultados Digitais Sympla

garantir a sala cheia. No se esquea de que cobrar preos mais elevados reforam
a autoridade da sua marca e potencializam o efeito de descontos, bonificaes e
convites especiais.

Uma boa forma de chegar aos preos do seu evento fazendo um benchmark com
outros eventos semelhantes disponveis no mercado.

Permutas e patrocnios
Uma maneira eficiente para reduzir os custos do seu evento realizar permutas com
fornecedores - que nada mais que trocas sem valores monetrios envolvidos -
incluindo oferecer produtos ou servios da sua empresa, oferecer exposio de marca
ao fornecedor ou at mesmo ser um parceiro estratgico para ajud-lo a atingir algum
objetivo.

Quando se trata de permutas, habitual que a parceria fique na informalidade. Mas


no se esquea de se prevenir de possveis imprevistos - nunca se sabe quando um
acordo quebrado. Dependendo do caso, um simples contrato de servios pode evitar
grandes problemas. O histrico de relacionamento tambm pode fazer a diferena.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 44


Resultados Digitais Sympla

O patrocnio quando outro empresa faz investimento em dinheiro no evento. Para


eventos corporativos, a melhor maneira para encontrar patrocinadores procurar por
empresas que possuam o mesmo pblico alvo e favorecer a exposio dos produtos/
servios das mesmas.

Crie uma apresentao clara do que ser seu evento, qual ser o seu pblico e quantas
oportunidades de negcio podero surgir com a parceria - independentemente da
inteno ser realizar uma permuta ou conseguir patrocnio.

Inicialmente, procure ajudar seu parceiro a perceber os retornos reais sobre o


investimento. No longo prazo, voc perceber que criar laos de confiana e fazer com
que ele se sinta cada vez mais parte do evento muito importante para faz-lo investir
mais.

Caso queira saber mais sobre o assunto, recomendamos o eBook Os 3 maiores


segredos que ainda no te contaram sobre patrocnio para eventos. Nele voc ir
entender de maneira aprofundada como funciona a dinmica por trs de patrocnios e
como extrair valor deles no curto e longo prazo.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 45


Resultados Digitais Sympla

Regulamentao do evento
Se seu evento for considerado um evento de grande porte, ser necessrio que
voc obtenha um alvar de autorizao (tambm chamado de alvar eventual) da
autoridade local para realiz-lo. Os documentos exigidos e o que considerado
como grande evento variam de acordo com a legislao estadual e municipal na
cidade de So Paulo, por exemplo, instalaes que comportam 250 pessoas ou mais
necessitam de alvar, como voc pode ver aqui portanto, importante que voc se
informe sobre as peculiaridades da sua regio. O perodo de liberao da autorizao
tambm varia - ns recomendamos o requerimento do alvar com antecedncia de no
mnimo um ms antes da realizao do evento.

Para seu evento receber autorizao para ocorrer, voc dever preencher um
formulrio e apresentar um alvar do corpo de bombeiros local, contrato e certificado
da empresa de segurana, contrato de locao e laudo tcnico de segurana. E
a lista pode ser maior: tudo depende das autoridades locais. Mas o importante
nunca ignorar a importncia de ter um alvar. Depois que voc definir a dimenso e o
planejamento do evento (e possivelmente antes de iniciar a divulgao), garanta que

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 46


Resultados Digitais Sympla

a autorizao ser expedida sem problemas. Adeque-se s exigncias e realize um


evento de acordo com as especificaes legais - assim, voc evita problemas com as
autoridades e promove um evento mais seguro.

No seja pego de surpresa, lembre-se tambm de incluir no planejamento do evento


esses custos.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 47


Resultados Digitais Sympla

Palestrantes
Saber lidar bem com palestrantes - principalmente com os Keynotes - importantssimo,
pois eles costumam ser pessoas influentes e formadoras de opinio. Se eles apreciarem
o tratamento recebido e, principalmente, gostarem do evento, podem oferecer grande
prestgio ao seu negcio. Garantir satisfao total de um palestrante em relao ao seu
evento significa que eles iro compartilhar mais informaes sobre voc - seja em redes
sociais ou no boca a boca - e, quem sabe, recomendar sua empresa.

E, para oferecer o melhor apoio possvel a essas pessoas to importantes para seu
evento, existe a atividade dos sombras. Os sombras so pessoas da sua empresa
cuja nica atribuio ficar por conta de determinados palestrantes. Dessa forma,
o palestrante ter sempre por perto algum para tirar suas dvidas, conversar, se
localizar e que se responsabilize por horrios de voos, check-in, check-out e outros.
O ideal que os sombras possuam um nvel hierrquico similar ao do palestrante.
Por exemplo, se o CEO de uma determinada empresa for seu palestrante,
recomendvel que o CEO da sua empresa o acompanhe, pois far com que ele se
sinta mais vontade e mais importante (claro que em eventos grandes mais difcil

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 48


Resultados Digitais Sympla

fazer isso, ento recomenda-se a designao de um sombra, mas o CEO faz contato
em diversos momentos, por exemplo). No caso de clientes palestrantes, os gestores
de conta so a melhor opo.

Instrua os sombras a ficarem sempre atentos para no serem inconvenientes e


acabarem invadindo a privacidade da pessoa ou serem distantes demais e gerar
desconforto ao palestrante caso surjam dvidas. Deixe claro para eles que melhor
escutar mais do que falar - isso tende a gerar mais empatia. Alm de fornecer todos
os contatos do palestrante ao sombra, importante que ele tambm fornea seus
contatos para casos de emergncia ou imprevistos.

Lembrando que uma nica pessoa consegue ser sombra de at no mximo dois
palestrantes de forma eficiente.

Convencer pessoas da sua empresa a exercerem a funo de sombra costuma


ser bem fcil, basta enfatizar que ela ter a oportunidade de ficar bem prxima
a grandes nomes do mercado. Esta troca de conhecimento e networking pode
ser muito proveitosa para sua empresa e colaboradores, ento procure escolher
funcionrios ou colegas de trabalho de bastante confiana para a tarefa.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 49


Resultados Digitais Sympla

Outra circunstncia importante a ser levada em considerao para ser feita com
palestrantes o chamado briefing, que nada mais que instrues dadas para
influenciar na palestra. Normalmente, palestrantes profissionais no precisam de
briefing - basta que voc escolha entre as palestras que ele oferece. Se ele tiver dvidas,
elas iro girar em torno do pblico, do local, da forma de transmitir a mensagem e outros
pontos que so bem simples de serem alinhados.

Quando o palestrante no profissional, sugerimos algumas aes:

Enfatize os assuntos que voc quer que ele aborde no palco;


Procure pedir a apresentao um dia antes e oferea ajuda, caso ele precise. Isso
ir estimula-lo a se preparar melhor;
Instrua-o para que ele termine a palestra com uma frase de impacto, seguida de um
agradecimento. Isso costuma influenciar bastante a opinio do pblico.

No deixe de realizar o briefing, pois ele pode ser o determinante para a palestra ser
um sucesso ou um fracasso para seu evento. Ele pode ser realizado atravs de um
telefonema ou por email, dependendo da quantidade de palestrantes.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 50


Resultados Digitais Sympla

Infraestrutura
Dedicao, disciplina e pacincia so caractersticas indispensveis para quem
quer produzir um evento que atenda (ou at mesmo supere!) as expectativas dos
participantes. Para que tudo saia como esperado e evitar imprevistos , fundamental
uma produo detalhada - independentemente do porte do evento. Neste captulo,
explicaremos os pontos da produo mais comuns em eventos corporativos.

Ambientao
A ambientao o melhor caminho para voc fazer seu pblico se sentir vontade.
E tratando de ambiente, leve em considerao o que se pode ver, o que se pode ouvir
e o que se pode sentir. Ter ateno com os diversos aspectos - em especial se for
um evento de alto padro - pode ser uma boa maneira de torn-lo mais agradvel e
marcante aos participantes: detalhes fazem toda a diferena.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 51


Resultados Digitais Sympla

Dependendo da ocasio, interessante contratar empresas especializadas em


ambientao. Eles iro procurar entender exatamente o perfil do seu pblico para
produzir o ambiente mais agradvel possvel. Uma tima maneira de economizar neste
aspecto procurar um local j ambientado conforme seu pblico aprecie.

Credenciamento
Nessa altura do eBook voc j deve saber quantas pessoas planeja receber em seu
evento e, para garantir a estrutura do mesmo, basta saber a quantidade de pessoas na
equipe de credenciamento (como abordamos no captulo 6) e o mtodo de controle
de entrada. Os mtodos mais utilizados em eventos corporativos so: check-in online,
check-in via aplicativo, check-in via leitor de cdigo de barras ou check-in via lista
impressa. Para no ficarem dvidas, vamos detalhar cada um deles abaixo:

Check-in online: o mais utilizado em eventos corporativos. Possui grande flexibi-


lidade pois permite que os convidados sejam identificados somente com seus docu-
mentos, porm mais suscetvel fraudes se comparado mtodos que envolvem
leitura de cdigo. Como o que normalmente atrasa o processo a entrega de crachs,
o check-in online acaba sendo escolhido pela maior velocidade de entrada, compen-

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 52


Resultados Digitais Sympla

sando a demora na entrega das identificaes. A infraestrutura necessria para esse


mtodo apenas uma bancada com um computador com acesso internet para cada
operador de credenciamento.

Check-in via celular ou via leitor de cdigo de barras: estes so os modos mais
seguros e rpidos para controlar a entrada do seu evento. Basta um celular ou leitor
para metade da equipe realizar o check-in enquanto a outra metade da equipe fica
responsvel por distribuir os crachs. Devido falta de flexibilidade, recomendado ter
disposio pelo menos um computador com acesso internet para realizar o check-
-in online em caso de situaes especiais.

Check-in via lista impressa: este o modo mais comum em cursos, workshops e
locais sem acesso computadores ou internet. O modelo de operao deste mtodo
seria similar ao do check-in online, s que ao invs de assinalar no sistema, seriam
assinalados no papel. Lembre-se que repartir as filas por ordem alfabtica pode agili-
zar (e muito!) o procedimento. Mesmo que o mtodo principal seja outro, interessan-
te sempre ter as listas impressas como backup.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 53


Resultados Digitais Sympla

Alimentao
Lembre-se de verificar se no local existe infraestrutura necessria para que o que voc
planeja oferecer como alimentao seja distribudo no evento sem complicaes.
Geralmente, a pessoa responsvel pelo buffet contratado saber explicar exatamente
a infraestrutura necessria para o seu evento.

Contrapartidas de patrocinadores
No se esquea de organizar tudo o que foi acordado com seus patrocinadores e
registrar toda a participao deles no evento com fotografias ou vdeos. Isso ser
importantssimo para satisfazer seu patrocinador e aumentar suas chances de um
prximo investimento.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 54


Resultados Digitais Sympla

Testes
Acompanhe sua equipe tcnica para testar absolutamente tudo o que ser utilizado
durante o evento. Problemas tcnicos acontecem, porm o mximo de esforo gasto
para evit-los ser sempre relevante.

Internet
fundamental ter conexo com a internet dedicada ao evento, principalmente nos de
grande porte. muito comum que a estrutura de check-in necessite ficar online, que
o palestrante precise acessar arquivos em rede e para resolver imprevistos em geral.
A parte importante deste tpico que, em primeira instncia, haja internet dedicada
para a equipe e, caso deseje, um outro ponto de internet para providenciar ao pblico
- o que aumenta significativamente o engajamento em redes sociais principalmente
em locais com acesso deficiente de conexo 3G.

Eventos com transmisso online chegam a ter at quatro pontos de internet distintos:
um para o pblico, um exclusivo para a equipe e outros dois para a transmisso. No

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 55


Resultados Digitais Sympla

caso de um roteador falhar, basta ter um reserva para ser ativado sem grandes
danos ao seu evento.

Imprensa
Pode parecer complicado, mas muito mais fcil agradar jornalistas do que voc
imagina. Haver cobertura por parte da imprensa em seu evento? Procure fornecer
uma mesa, uma cadeira, acesso de internet e pronto! Caso queira agradar ainda
mais, fornea um fotgrafo disposio. bem comum em eventos corporativos
com cobertura da imprensa reprteres irem sozinhos: ter um profissional para
oferecer fotos satisfaz bastante.

Limpeza
Lembre-se sempre de definir de quem ser a responsabilidade acerca da limpeza
do local. Existem lugares que possuem profissionais contratados e j incluem
este servio no valor do aluguel. E, no caso de eventos acima de 300 pessoas,

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 56


Resultados Digitais Sympla

recomendado que voc tenha pelo menos uma pessoa de planto higienizando
banheiros e que limpe o que for necessrio para manter o ambiente agradvel.

Uma boa maneira de se organizar com a infraestrutura listar todos os itens que voc
precisa se preocupar em sua check-list e assinalar sempre que cumprir as aes.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 57


Resultados Digitais Sympla

Divulgao e marketing
O plano de divulgao do evento pode ser encarado de forma semelhante a um
planejamento de marketing da sua empresa: preciso definir bem quem o pblico
alvo, em quais canais esse pblico est presente, qual o posicionamento do evento
e onde ele se diferencia.

A partir dessas definies estipulamos um plano de mdia, comunicando com


banners, udio e vdeo o diferencial e o posicionamento do evento, bem como as
datas, para alavancar as vendas. Um trabalho de assessoria de imprensa tambm
bem vindo.

H algumas tentativas que podem ajudar bastante. Por exemplo, muitos veculos
podem enxergar algum tipo de permuta com bons olhos. Eles recebem o destaque
de apoiador e um nmero de ingressos em troca do espao para sua publicidade.

O grande pulo do gato, no entanto, entender que a estratgia de divulgao mais


eficiente no acontece quando pensamos somente no evento e temos um sprint
para a vendas de ingressos. O resultado muito mais fcil quando sua empresa

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 58


Resultados Digitais Sympla

deixa de pensar em campanhas e pensa no Marketing como um relacionamento


contnuo com sua audincia.

Empresas que pensam no Marketing Digital como estratgia de aquisio de clientes


hoje costumam ter a produo de contedo como pea central de suas aes (veja
mais dicas sobre a mecnica aqui). A Resultados Digitais e a Sympla so bons exemplos
disso.

A Sympla tem um blog em que d dicas relevantes para o seu pblico, os produtores
de eventos. Para conseguir ter controle sobre o relacionamento e ganhar ainda mais
proximidade, alguns contedos mais ricos, como eBooks completos, ficam escondidos
atrs de formulrios. Para obter o contedo, preciso deixar algumas informaes
para a empresa.

Pronto, a Sympla j tem uma informao de contato do seu pblico e pode aquecer o
relacionamento enviando mais contedo relevante para esses contatos e se mantendo
sempre prxima.

A Resultados Digitais usa a mesma estratgia. Como caminho para vender sua
ferramenta de Marketing Digital, ela tem um blog muito reconhecido sobre o assunto,
atraindo milhares de visitantes mensalmente. Para conseguir uma informao de

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 59


Resultados Digitais Sympla

contato do potencial cliente, so mais de 60 eBooks, webinars e templates disponveis


apenas para quem preencher um formulrio.

Com isso a empresa j tem cerca de 250.000 emails na base, pessoas que ativamente
demonstraram interesse no tema e que j conhecem a empresa. A empresa, por
sua vez, j vem enviando mensagens e trabalhando no relacionamento com essas
pessoas.

Quando chegar o momento do evento incomparavelmente mais fcil vender


para essas pessoas que j conhecem a empresa e que j confiam em virtude do
relacionamento, do que abordar pessoas desconhecidas por meio de veculos de mdia
e tentar provar a elas que seu evento vale a pena, principalmente quando a primeira
edio e ningum nunca ouviu falar dele.

Se voc seguiu esse caminho e construiu uma audincia previamente, essas aes
vo ajudar muito:

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 60


Resultados Digitais Sympla

Email para base


No compre emails, no faa SPAM e tome muito cuidado com a frequncia de
envio. Esses so os grandes perigos do email marketing e que, se no forem bem
trabalhados, podem arruinar sua estratgia.

Dito isso, se bem utilizado, o email o principal canal de vendas para diversos
negcios. uma relao direta, um a um, com cada um dos potenciais clientes e um
canal barato que est sob controle total da sua empresa.

Trace um calendrio de quantos e quais emails podem ser enviados, conciliando isso
com as principais novidades do evento (viradas de lote, novos palestrantes, etc)

Anncios no Facebook com Custom


Audiences

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 61


Resultados Digitais Sympla

Voc pode criar anncios no Facebook para promover o seu evento (aprenda mais
sobre Facebook Ads nesse eBook). H opes de segmentao muito interessantes na
prpria ferramenta para encontrar o pblico ideal.

Mas uma opo ainda melhor usar as audincias customizadas. Com elas sua
empresa pode subir uma lista de emails no Facebook, que vai fazer a conexo entre
os emails e os perfis de cada pessoa e direcionar os seus anncios para essas
pessoas que escolher.

uma forma muito eficiente de se comunicar com a sua audincia e vender sem
poluir o canal de email.

Retargeting
Sabe quando voc visita um produto e o anncio dele fica te perseguindo por toda a
web depois? Isso retargeting.

Basicamente um visitante que entra no seu site identificado e posteriormente


possvel alcana-lo em redes de anncios.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 62


Resultados Digitais Sympla

Investir nessa forma de anncio muito interessante porque comum que as pessoas
no comprem no primeiro impulso. Elas querem processar melhor a ideia, avaliar
agenda e etc. Usar o retargeting garantir que elas no vo se esquecer do evento e
que constantemente vo pensar na compra.

Hangout com palestrantes


Se voc est trazendo bons palestrantes para o evento, um esforo vlido tentar
marcar durante a divulgao um Hangout que sirva de prvia e aquecimento.

Essa uma forma de mostrar que o palestrante tem coisas boas a dizer e promover
o evento de forma mais leve: mais bem aceito mandar um email para a sua base
convidando para um bate papo com o especialista X sobre o seu mercado do que um
pedido para comprar ingressos. Claro que ao longo do bate papo voc pode (e deve)
explicitar a participao do palestrante no evento e falar um pouco mais do que vai
acontecer por l.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 63


Resultados Digitais Sympla

Crie urgncia
uma parte relevante das aes para gerar vendas de ingressos tentar criar escassez
e gerar urgncia na compra.

H alguns mecanismos que podem ajudar nisso:

Escadinha de preos (lotes)


Quando o preo sobe em uma data especfica, as pessoas sentem que vo perder
dinheiro e podem antecipar a compra.
Em geral muito recomendado trabalhar com isso e usar os prazos de cada lote na
comunicao.
Cupom promocional
Caso no queira fazer uma precificao em lotes, possvel criar o mesmo efeito com
cupons de descontos limitados a X primeiras pessoas ou a um prazo especfico.
Brindes
Por fim, caso descontos e alteraes no preo no sejam a sua preferencia, possvel
trabalhar com brindes extras. Por exemplo: quem entrar at a data X ganha um curso
online, um lugar VIP no auditrio, concorre a um bate papo privado com um dos
palestrantes, etc.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 64


Resultados Digitais Sympla

Durante
uma prtica recomendvel tambm aproveitar o evento para explorar ao mximo a
imagem que ele pode transmitir.

Sempre lembre-se de criar uma Hashtag oficial do evento e de deixar essa Hashtag
indicada nos impressos e em telas de transio. uma forma de padronizar a
comunicao e facilitar que as pessoas do evento encontrem-se umas com as outras.

Entre as coisas que sua empresa pode publicar em mdias sociais:

Destaques das palestras: frases de impacto, pequenos vdeos;


Depoimentos: pessoas falando sobre o evento;
Fotos e vdeos em geral: em eventos as imagens falam muito. Tire fotos das pesso-
as participando, dos palestrantes, dos bastidores. Incentive as pessoas a se marcarem
nas fotos e aumentar o alcance.

ideal que voc direcione uma pessoa s para olhar para as mdias sociais. papel dela
tambm acompanhar a hashtag do evento e verificar se h falhas, reclamaes e etc.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 65


Resultados Digitais Sympla

Outra prtica que pode ser muito legal para fomentar uma comunidade dentro do
evento a criao de grupos, seja no Facebook, Whatsapp ou outra opo de sua
preferncia. interessante ter um canal em que as pessoas compartilham seus
aprendizados e se ajudam, sendo que esse canal foi criado pela sua empresa e vai
estar sempre associado a ela.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 66


Resultados Digitais Sympla

Border geral
Border um compilado de todos os lucros e custos que voc teve ao longo do seu
evento. Para que ele fique completo e sem erros, importante que voc coloque o
mximo de informaes possvel e discrimine todas as movimentaes de inscries,
cortesias e cachs. Dessa forma, voc conseguir se basear apenas no seu border
para analisar a rentabilidade do seu evento e planejar outros.

Para construir um border, recomendamos que voc faa download de uma planilha
ampla que some valores individuais e o total. Para no ficarem dvidas de como
realizar o fechamento dessa ferramenta, vamos explicar um pouco mais sobre os
itens essenciais a seguir:

Inscries: grande parte dos gerenciadores de inscrio online j do a informao


sobre o tipo de inscrio vendida, assim como o seu montante. Coloque no border
cada um dos tipos de inscries, com os dados de quantas foram disponibilizadas e
quantas foram vendidas de cada tipo.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 67


Resultados Digitais Sympla

Pblico: muito importante que voc tenha o controle de quantas pessoas de fato
foram ao seu evento - e no somente quantas inscries foram vendidas. Coloque os
dados de quantas pessoas realizaram o check-in no border para traar um panorama
do custo mdio por Lead ou cliente adquirido.

Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior
controle, crie uma aba na planilha que seja especfica para os tipos de cachs e como
eles foram combinados. Um problema comum relacionado aos cachs a falta de
nota fiscal para organizar os pagamentos legalmente. Para que no haja problema
com a fiscalizao, voc pode optar por profissionais que emitam notas fiscais - mas
se no houver nota, exija um documento para comprovar o pagamento, como um
recibo simples.

Caso os resultados estimados no batam com as receitas em caixa, mantenha a


calma. Voc deve revisar os nmeros quantas vezes achar necessrio para que
tenha segurana em relao aos dados do seu evento. Procure lembrar de cada item
adquirido ou contratado e que possa ter passado despercebido por voc. guas
compradas de ltima hora, por exemplo, podem ter sido excludas do border por
terem um valor pequeno e sem nota fiscal. Se voc somar vrios itens comprados
de ltima hora nessa mesma situao, quantias razoveis podem ficar ausentes do
fechamento do seu evento.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 68


Resultados Digitais Sympla

Com seu border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar
a ter uma viso completa do seu evento. Com ele, voc ainda conseguir traar
estratgias e planos de ao mais precisos para eventos futuros.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 69


Resultados Digitais Sympla

Acerto final da equipe contratada


e desmontagem da estrutura
Seu evento chegou ao fim. Todos aproveitaram bastante e serviu como uma tima
experincia para todos os participantes. Agora, chega a hora da devoluo do
espao e da dispensa da sua equipe. Oriente-os a deixar o ambiente exatamente
como o encontraram: se haviam cadeiras no espao, elas devem ser posicionadas
no lugar em que estavam assim como mesas e outros itens. Como j dissemos
anteriormente, no deixe de realizar uma vistoria geral sobre as condies do local
alugado dessa maneira, voc evita que estragos j existentes sejam cobrados
aps a realizao do seu evento.

Se voc tiver montado uma estrutura de luz, vdeo ou som, siga os passos de
desmontagem e armazenamento do equipamento. Na maioria das vezes, a equipe de
som possui profissionais responsveis por montar e desmontar todos os aparelhos
mas, caso no existam esses profissionais, organize um check-list para a checagem
dos materias ao chegarem e ao sarem. Dessa forma, voc evita dor de cabea com
quem locou os equipamentos.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 70


Resultados Digitais Sympla

Depois de conferir o palco, rea do local e banheiros, faa uma ltima checagem de
acordo com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergncia, convoque sua
equipe para ajudar a resolver.

Depois de tudo organizado e limpo, rena sua equipe e agradea a cada um pelo
trabalho prestado. Voc deve enfatizar que eles foram parte fundamental para o
sucesso do seu evento - fazendo-os sentir parte daquilo, mais provvel que eles
aceitem participar da organizao dos seus eventos outras vezes. No tenha medo
de expor os erros tanto quanto os acertos, mas faa sugestes de como devem
melhorar. Diga que conta com cada um deles para a prxima e que foi um prazer
t-los como equipe. Voc deve mostrar para cada um que o trabalho deles foi
aprovado para que eles se sintam satisfeitos por terem sua dedicao e empenho
reconhecidos. Assim voc ter uma equipe que trabalha do seu jeito e estar sua
disposio para a prxima oportunidade.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 71


Resultados Digitais Sympla

Pesquisa de satisfao
Ao final de cada evento seja ele online ou presencial recomendvel realizar
uma pesquisa com os participantes para mensurar a satisfao. Esse feedback de
extrema importncia para saber se as expectativas do pblico foram cumpridas e
onde sua empresa pode melhorar como no atendimento, na divulgao, palestrantes
e em outros itens que compem a experincia.

Uma das melhores formas de se fazer isso enviar pesquisas de satisfao por
email pedindo para que os participantes respondam algumas perguntas sobre o
evento. Formule perguntas rpidas, objetivas e em pequena quantidade, pois quanto
mais simples for seu formulrio, mais respostas voc ir receber. Para se ter bons
resultados, o indicado que seja enviado pouco aps o evento, enquanto ele ainda
est fresco na memria dos participantes (demorar muito para envi-lo pode reduzir
a quantidade de respostas e qualidade das mesmas).

Hoje em dia existem vrias ferramentas que ajudam a realizar essa pesquisa. Voc
pode usar, por exemplo, a SurveyMonkey, uma soluo online em formulrios de
pesquisa e que funciona totalmente integrada Sympla. Com ela voc pode criar

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 72


Resultados Digitais Sympla

formulrios especficos para fornecedores, VIPs e outros pblicos do seu interesse,


enviando pesquisas diferentes e coletando dados de grupos diversos. Depois de
conseguir essas informaes, voc poder criar um relatrio mostrando o impacto
que seu evento teve - assim, possvel atrair patrocnios maiores e melhores.

Caso queira garantir o mximo de respostas, o mais recomendado o uso do NPS


(Net Promoter Score).

Caso prefira perguntas, recomendamos algumas ideias para servir de inspirao:

Qual foi seu principal objetivo no evento? (networking, conhecimento, etc.)


Voc atingiu o seu objetivo?
O que a organizao do evento deixou a desejar?
O local do evento foi adequado? (distncia, comodidade, espao, etc)
Caso j tenha ido a outros eventos similares, como ficou este em comparao a eles?
Voc participaria novamente de um de nossos eventos?
Indicaria nossos eventos para alguma outra pessoa?
O contedo foi entregue como prometido?
A palestra foi envolvente?
Quais os seus objetivos com a palestra?

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 73


Resultados Digitais Sympla

Qual o nvel de detalhe das explicaes?


Quais outros temas voc gostaria que ele tivesse abordado?
As informaes adquiridas aqui podem lhe ajudar no seu negcio?

Os dados individuais do seu pblico somados s respostas de questionrios bem


elaborados podem lhe dar informaes valiosas no s para a realizao de eventos
futuros, mas para entender o comportamento dos participantes e ajudar ainda mais
o departamento de vendas.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 74


Resultados Digitais Sympla

Certificados de participao
Dentre os formatos de eventos corporativos, a maioria possui pblico que exige um
certificado de participao. Isso ocorre para ser possvel apresentar o certificado
como documento comprovatrio de presena para um chefe ou superior que tenha
liberado a pessoa para participar do evento ou para adicionar ao currculo. Enviar
certificados era algo bastante trabalhoso e complicado para o produtor mas, atravs
da tecnologia que possumos atualmente, se tornou bem mais simples.

Hoje em dia, o uso de certificados impressos mnimo - j que, alm de gerarem


elevados custos de impresso, a gesto de distribuio e entrega bastante
trabalhosa. Por isso, o que se tem feito distribuir os certificados digitalmente: basta
personalizar da maneira que preferir, selecionar o pblico e enviar.

Como o certificado possui grande valor para o pblico, possvel aproveitar desta
ferramenta para conseguir informaes valiosas. Um prtica comum , antes
de realizar o envio dos certificados, pedir para que o participante confirme suas
informaes atravs da pesquisa de satisfao, j alertando que aqueles dados sero
utilizados para gerar o certificado. Isso costuma aumentar bastante a quantidade de

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 75


Resultados Digitais Sympla

feedbacks obtidos sobre seu evento, independentemente do formato dele. Em casos


de cursos mais extensos e completos, essa prtica costuma gerar mais de 90% de
resposta para as pesquisas de satisfao.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 76


Resultados Digitais Sympla

Email de ps venda
Pode ser que sua empresa use o formato offline e faa a pesquisa de opinio e entrega
de relatrio no prprio evento, mas o caso mais comum enviar isso tudo por email.

Quando fizer esse disparo, aproveite para enviar um email mais completo e que
garanta uma experincia legal aos participantes. Agradea pela presena e fale da
importncia deles terem ido. Indique fotos, materiais complementares e outras aes
que faam a pessoa ficar com uma tima impresso de sua experincia.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 77


Resultados Digitais Sympla

Relatrio Final
Por fim, interessante trabalhar com pelo menos 3 grandes relatrios:

Relatrio para a diretoria da empresa


Tem o objetivo de dar a viso geral para a empresa conseguir avaliar o evento e seu
encaixe na estratgia.

interessante incluir:

Oramento projetado x realizado;


Nmero de participantes;
Resultados da pesquisa de satisfao;
Resultados intangveis de marketing (aparies na imprensa, comentrios em
redes sociais, etc);

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 78


Resultados Digitais Sympla

Receitas do evento ( Ingressos x Patrocnio x Novas Vendas X Upgrade de clientes)


ROI total
Depoimentos

Relatrio para patrocionadores


Em geral, o prprio patrocinador ter suas prprias mtricas e formas de avaliar o
quanto o investimento valeu a pena, mas independente disso, sua empresa demonstra
preocupao com e profissionalismo ao enviar um relatrio.

Esse relatrio deve mostrar ao patrocinador que de fato um bom evento e ajud-lo a
justificar esse investimento em sua empresa.

Basicamente uma parte do que voc enviou diretoria:

Agradecimentos;
Nmero de participantes;
Resultados da pesquisa de satisfao;

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 79


Resultados Digitais Sympla

Resultados intangveis de marketing (aparies na imprensa, comentrios em


redes sociais, etc);
Depoimentos

Relatrio para a rea de Marketing/


Eventos
Nesse caso, um relatrio mais interno para documentar aprendizados e j ajudar a
planejar os prximos anos.

O ideal que a empresa faa uma reunio de post-mortem, documente os pontos


positivos e negativos e transforme tudo em aprendizado para as prximas opinies.

um relatrio mais qualitativo, entrando muitas opinies e sentimentos que vo


alm ou ajudam a explicar os nmeros.

Esse documento deve ser utilizado antes de planejar o evento seguinte.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 80


Resultados Digitais Sympla

Case
A Resultados Digitais uma empresa que tem como core um software de gesto e
automao de Marketing Digital. A empresa fundada h pouco mais de 4 anos usou
sua estratgia de contedo para criar uma verdadeira mquina online de audincia e
vendas, conseguindo um crescimento bastante acelerado.

O seu software foi lanado em 2012 e em 2013, quando contava com cerca de 300
clientes, a empresa realizou seu primeiro evento, trazendo 300 participantes (cerca
de metade no clientes). Essa primeira edio serviu como um teste e permitiu que a
empresa colhesse o feedback inicial dos participantes, que foi muito relevante para a
edio seguinte, de grande porte.

Em outubro de 2014 a Resultados Digitais realizou a segunda edio do RD Summit. O


planejamento inicial era de um evento para 1.000 pessoas, mas com a alta demanda
de ingressos o evento foi ajustado e recebeu mais de 1.300 participantes.

Com o feedback da primeira edio, percebeu-se que haviam dois grandes problemas:
um dia s foi uma experincia muito cansativa para os participantes e a diferena

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 81


Resultados Digitais Sympla

de nvel incomodava os participantes (profissionais comeando a aprender e outros


experientes seguiriam a mesma agenda). Com isso, o formato mudou e passou a ser
de dois dias, com 5 trilhas paralelas e 80 palestrantes, atendendo diferentes nveis
e reas de atuao. Foram chamados alguns palestrantes internacionais bastante
reconhecidos como palestrates principais (Keynotes).

Foram utilizadas todas as ferramentas de promoo que comentamos no captulo


especfico desse eBook e todos os ingressos foram esgotados 2 semanas antes da
realizao do evento. Tambm foi muito importante para isso o apoio corpo a corpo
dos times de vendas (contactando e tentando levar seus potenciais clientes) e do time
de atendimento (falando com clientes atuais).

Para o local, foi escolhido o Centrosul, o maior centro de convenes de Florianpolis,


a cidade sede da empresa. Com o Centrosul seria possvel quebrar as salas em
mdulos, expandir e retrair caso necessrio.

A empresa optou por contratar um profissional para cuidar internamente de eventos,


j que havia planos de realizar eventos maiores e em maior quantidade mais adiante
e um profissional interno poderia dar essa viso maior de longo prazo. Na prvia do
evento, ele trabalhou muito prximo do diretor de marketing para formatar o conceito.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 82


Resultados Digitais Sympla

Como resultado final, o ndice de pessoas que afirmou na pesquisa de satisfao que
voltaria ao evento foi de 97%. O NPS foi de 71 e mdia de 0 a 10 na probabilidade de
recomendar a um amigo foi 9,14.

O oramento foi planejado para que o patrocnio e os ingressos chegassem


a um valor prximo dos custos, de forma que as novas vendas e upgrades
entrassem como bnus. Com isso a empresa chegou a um ROI de 3x. Foram 20
patrocinadores e 11 apoiadores.

Com o sucesso da edio, tanto em percepo do pblico, fortalecimento da marca


e novas receitas, a RD j confirmou a 3 edio em 2015, com um pblico previsto
de 3.000 profissionais.

Mesmo sendo uma empresa de software, os eventos se tornaram uma ferramenta


muito relevante para a estratgia de Marketing da empresa.

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing 83


A Resultados Digitais tem como objetivo de ajudar empresas de todos os portes a
entender e aproveitar os benefcios do marketing digital, conseguindo assim resultados
reais e permanentes para os seus negcios. Fazemos isso hoje de trs formas principais:

Criamos o RD Station, um software completo e integrado para a gesto de marketing


digital em uma nica ferramenta.

Temos uma metodologia passo a passo de implementao de marketing digital.


Oferecemos pacotes de consultoria em cima desta metodologia e do uso efetivo do RD
Station.

Produzimos muito contedo educativo na rea de marketing digital, que disponibizamos


em forma de posts no blog de marketing digital, eBooks e webinars gratuitos, cursos
online e eventos presenciais.
A Sympla a plataforma lder no Brasil para gesto e venda de inscries para eventos.
Tudo o que voc precisa para o sucesso do seu evento em uma s plataforma.
Ferramentas potentes, eficazes e solues inteligentes que iro revolucionar a forma de
como voc faz e administra seus eventos!

Preveja a demanda do pblico pelo seu evento


Aceite diversos mtodos de pagamento e parcelamento em at 10x
Reduza radicalmente a fila nos eventos
Exporte o fechamento financeiro completo
Colete mailing com informaes valiosas do seu pblico
Envie pesquisas de satisfao e certificados com poucos cliques

Deseja aprender mais sobre como produzir eventos? Acesse e-books, planilhas e
templates gratuitos para produtores de eventos no nosso blog.