Masalah seperti di atas berlaku disebabkan tiadanya pengalaman dalam diri

individu yang terlibat. Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu

sistem fail, adalah amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan
sistem fail. Selain itu, kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan
rekod pentadbiran yang baik juga merupakan faktor yang menyumbang kepada
berlakunya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai tersebut tidak tahu apakah
sistem penyimpanan rekod yang perlu
dilaksanakannya. Selain itu, beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu
dibeli oleh personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut.

Selanjutnya, tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga
menyebabkan timbulnya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak
mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut
dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Dari hal inilah
yang menyebabkan berlakunya fail-fail yang hilang dan tidak dapat dikesan.

Selain itu, tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga
menyebabkan berlakunya masalah ini. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau
dikelasifikasikan, maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan
berlakunya kesesakan fail. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan
susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang
kecemasan. Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa
pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang
berpengetahuan dalam pengurusan fail. Tetapi tidak kurang juga berlakunya
masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Hal ini dapat
dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas
mereka. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya
melakukan dengan tidak bersungguh-sungguh.
 ( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik M untuk mengatasi
masalah di atas.

Bagi mengatasi masalah ini, langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En.
M adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan
Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri yang
mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di
dalam pengelasan fail. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap fail-fail
yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. Seterusnya
En. M perlu membuka sampul kecil berkenaan fail-fail yang telah hilang. Ini amat
penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail
tersebut. Selain itu, sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang
tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
telah hilang itu.

Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak

semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang
dikenali sebagai sistem pengelasan fail. Sistem pengelasan fail ini merangkumi fail-
fail yang disusun mengikut abjad, nombor, dan abjad dan nombor. Fail-fail yang
disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau key word daripada judul
digunakan. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir
tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang berkenaan atau
berhubungan. Sebagai misalannya, perkara-perkara yang berhubungan dengan
kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod umpamanya. Manakala fail-fail
yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang
tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut.

Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod
yang berkenaan. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu
dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru
pada tiap-tiap tahun. Selanjutnya, fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor
pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. Fail disusun mengikut
nombor siri tersebut. Perkataan kunci atau key word dari judul tersebut akan
diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Fail-fail yang telah
dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat
membayangkan isi kandungannya. Biasanya satu-satu fail itu hendaklah dikhaskan
bagi sesuatu perkara sahaja. En. M hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya
surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat
dimasukkan ke dalam satu fail. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru
tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan
bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan.

Di samping itu, En. M juga perlu membangunkan sistem fail mengikut

keperluan terhadap sistem fail yang baik. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan
ialah kepadatan, asesibiliti, ekonomi, keanjalan, lokasi, rujukan silang serta
kelasifikasi. Kepadatan di sini, bermaksud menggunakan ruang yang minima. Sistem
fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yang
minima serta mematuhi asesibiliti. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yang disusun
atau disimpan mudah untuk dirujuk. Manakala dari segi ekonomi pula, En. M perlu
memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang
minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran. Selain itu, keanjalan sistem fail
ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail diletakkan di tempat yang mudah dan segera
diperolehi tanpa berlengah. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang
kecemasan, fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang
masalah.

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-

fail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad, sulit,
rahsia atau rahsia besar. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah
mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. Adalah juga mustahak
bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana
kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk. Sekiranya
menghadapi masalah En. M hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan
Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri. Selain itu, fail-fail juga perlu
memakai kulit fail yang sesuai. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit
fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh
dibuka sesuatu fail dan juga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke
Arkib Negara atau dimusnahkan. Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan
menyenangkan jabatanjabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara,1966
tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau
tentang pemusnahan rekod-rekod itu. Rumusan Tindakan mematuhi etika
mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan
baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan. Pegawai yang
ditugaskan menjaga dan menyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada
bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu.