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ACCESS
INDICE
I. INTRODUCCION ............................................................................................................................................4
1.1 Qu es una base de datos ...........................................................................................................................4
1.2 Iniciar una sesin de Access........................................................................................................................4
1.3 La primera base de datos ............................................................................................................................4
1.4 Objetos de una base de datos .....................................................................................................................4
1.5 Creacin de una base de datos ...................................................................................................................5
1.6 Introduccin de datos...................................................................................................................................7
III. RELACIONES...............................................................................................................................................11
3.1 Concepto......................................................................................................................................................11
3.2 Tipos ............................................................................................................................................................11
3.3 Prctica ........................................................................................................................................................12
V. CONSULTAS ................................................................................................................................................15
5.1 Concepto......................................................................................................................................................15
5.2 Tipos de consultas .......................................................................................................................................15
5.3 Ejemplo ........................................................................................................................................................15
5.4 Consultas con criterios.................................................................................................................................16
5.5 Expresiones .................................................................................................................................................17
5.6 Caracteres comodn.....................................................................................................................................17
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ANEXO I. EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA ...............................................................27
Consultas a la base de datos .............................................................................................................................29
Introducir un nuevo campo.................................................................................................................................30
Introduccin de dos campos nuevos..................................................................................................................30
Consulta de actualizacin de campos................................................................................................................30
Actualizacin del coste del tratamiento ..............................................................................................................30
Consulta de agrupacin .....................................................................................................................................31
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I. INTRODUCCION
1.1 Qu es una base de datos
Una base de datos es una coleccin de informacin ordenada que est relacionada entre s, la cual se encuentra
estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas donde las filas se conocen como registros y
las columnas como campos.
Una base de datos permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para
llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando
informes por impresora, etc. Adems, podemos realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este
mes? qu clientes compran un determinado artculo? cul es la ganancia total del mes? etc.
Access proporciona al usuario de un asistente para la creacin de sus bases de datos. El asistente es un programa
que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc.
Escogeremos la opcin Base de datos en blanco. Seguidamente aparecer la tpica ventana donde se nos pide el
nombre de la base de datos que se crear.
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Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y
presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y
visiblemente ms atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Una base de datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qu datos
necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:
Matrcula
Nombre, apellidos, direccin, etc, del alumno
Actividad que realiza
Cuota mensual
Observaciones
Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver
primero unos conceptos bsicos en el diseo de una BD .
Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una
persona
Registro: conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
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II. Escoge la opcin Vista diseo
Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu podemos definir qu tipo de
campos aparecern en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripcin. Para
comenzar:
III. Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de
desplazamiento o con un simple Click del ratn.
En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones
correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre)
servir para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o
nmeros. Por tanto, ser del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numrico, nos aseguramos que
posteriormente slo podremos introducir nmeros en dicho campo. Las caractersticas de cada campo son las
siguientes:
IV. Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)
Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de
caractersticas. Ms adelante se ver cmo modificarlos. Ahora vamos a guardar la tabla.
Un campo clave es un campo con una caracterstica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en
ningun registro de la BD. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los procesos del tipo Consultas o
Formularios. Lgicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.
V. Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se
seleccione toda la fila. Despus, pulsa un Click en el botn Clave principal situado en la barra de mens. Aparecer
como aqu:
VI. Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo - Guardar.
Sea como sea, pedir un nombre para la tabla. Colcale como nombre: Alumnos y acepta.
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1.6 Introduccin de datos
La forma de introducir datos es sumamente sencilla:
Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los
campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un click en la siguiente casilla. Para el primer
campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de
un registro a otro, simplemente pulsa Intro.
Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos mtodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a
Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el
botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes.
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II. OBJETIVO DE UNA BASE DE DATOS
Antes de comenzar a crear una base de datos algo ms compleja que la de nuestro primer ejemplo, convendra
establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o
empresa, es conveniente pirmero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qu uso se va a dar de la
misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podran ser:
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que
formarn nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la
informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.
Supongamos que hemos hecho un estudio de la situacin y decidimos incluir los siguientes campos en la BD:
Evidentemente, en una BD siempre nos olvidaremos de algn campo, o tendremos que modificar las caractersticas
de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Bien, en concreto hemos calculado que necesitamos 20 campos
para nuestra base de datos.
Si hicisemos una sola tabla incluyendo todos los campos, podramos gestionar perfectamente pero sera una
barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces necesitaramos modificar o introducir por ejemplo los
datos de una propiedad, y los del cliente no nos serviran para nada. Por ello, crearemos dos tablas; una controlar
los datos del cliente y otra los de la propiedad.
2.2 Ejercicio
I. Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva base de datos
y colcale como nombre: ABETO
Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo
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Observa que hemos colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma nos aseguramos que
no repetimos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar.
Fjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una
ventana especial:
Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Sus opciones son:
Tamao del campo: define el tamao mximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255
Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P.Ejemplo monetario, fecha,
etc....)
Mscara de entrada: access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la introduccin
de los datos. P.Ejmplo, podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros del dia, mes y ao, y
access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/98
Ttulo: se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios
Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a
menudo para no tener que teclearlo.
Regla de validacin: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios.
P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad, etc....
Texto de validacin: cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece un texto
explicativo. Desde aqu podemos definir qu texto aparecer.
Requerido: si esta opcin est en S, el usuario est obligado a introducir datos.
Permitir logitud cero: si esta opcin est en S, se permite la introduccin de cadenas de longitud cero.
Indexado: los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o
no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.
Formato: Moneda
Regla de validacin: <150000
Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000
Aparecer un botn en la parte derecha: Debers pulsarlo. Access te dir si quieres guardar la tabla. Responde
afirmativamente y colcale como nombre: Clientes. A continuacin te aparecer una ventana con ejemplos de
mscaras. Escoge la opcin Fecha corta y pulsa en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos
correspondientes a la mscara.
VIII. Seguidamente crea una nueva tabla. La llamars PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas:
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CAMPO TIPO TAMAO OTROS
Cdigo propiedad Texto 3 Campo clave
Garaje S/No
Tipo de propiedad Texto 15
Superficie en m/2 Numrico Entero
Direccin Texto 40
Poblacin Texto 20
Provincia Texto 15
Cdigo Postal Texto 5
Habitaciones Numrico Entero
Aseos Numrico Entero
Extras Memo
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III. RELACIONES
Hemos preparado dos Tablas: una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las
propiedades. Hemos definido en comn un campo: Cdigo de propiedad. Por qu?, Porque necesitamos un
campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades
que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar. Pero tambin necesitamos introducir datos en la tabla
clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y
crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, podemos introducir datos en la
tabla CLIENTES pero asegurndonos que existen en la tabla PROPIEDADES. As no habr lugar a equivocaciones.
Lo que vamos a hacer es una relacin.
3.1 Concepto
Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas
relacionadas a travs de un campo en comn.
3.2 Tipos
Existen tres tipos de relaciones:
Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con
un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo
podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la
tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 en cada pelcula pueden trabajar varios actores y,
en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la
tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el
siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadore, pero cada jugador slo puede jugar en un
equipo:
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3.3 Prctica
I. Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botn Relaciones o bien accede desde
Herramientas - Relaciones.
Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la
relacin. Arrastra el campo Cdigo de propiedad desde una tabla hasta otra:
Exigir integridad referencial: Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrn correctamente
relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones
ms:
Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en
una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla relacionada.
II. Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botn
Crear.
Ya estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botn
Abrir y Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.
Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lpiz en la parte izquierda de la fila. En la introduccin
de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejar terminar el proceso. Cuando
terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos
cancelar la introduccin de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape.
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IV. MANEJO DE DATOS, TABLAS Y REGISTROS
Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el
smbolo se convertir en un lpiz. Al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo, si pulsamos
Intro, introduciramos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introduccin de
los datos, pulsaremos la tecl Escape y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el tringulo negro.
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4.6 Bsqueda de datos
Una opcin muy til es la de buscar algn dato en toda la tabla. Existe un botn en la barra de herramientas, o bien
podemos acceder al men Edicin - Buscar. Nos aparecer la tpica ventanita para buscar una frase. Podemos
decirle a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.
Para hacerte una copia de una tabla, debes tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal:
Selecciona la tabla
Pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Copiar
Pulsa el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Pegar
Cuando Access te pida un nuevo nombre, escribe el que creas oportuno.
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V. CONSULTAS
5.1 Concepto
En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades
del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra.
Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que queramos
realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas.
Las consultas son preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el
trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos
hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta.
Consulta de seleccin: es la ms utilizada: Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.
Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas
Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar
registros, aadir o modificar registros, etc.
Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas
5.3 Ejemplo
Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen
alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos.
II. Pulsa click en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar.
Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta.
Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos
queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc).
Supongamos que queremos realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y
Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES.
Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula
inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:
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I. Pulsa doble click en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES
II. "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo
anterior.
III. Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el
campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.
En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahora
volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a
hacer es guardar la consulta.
II. Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como
nombre: Consulta sencilla.
Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver su
contenido, pulsaremos el botn Abrir.
I. Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler
mensual
Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85.000 pts al mes
En este ltimo caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo veremos los campos de los registros
que cumplan las dos condiciones: que pagen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad de
Terrassa.
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5.5 Expresiones
En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Entre los tipos
de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios se encuentran:
Expresiones de nmeros, moneda y contador: Cuando utilizemos campos de este tipo, tan slo
tendremos que escribir los daots y si contienen decimales, el separador de decimales.
Expresiones de texto: En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o
minsculas indistintamente.
Expresiones lgicas tipo S/No: Para valores tipo S podemos escribir las siguientes expresiones en la
casilla de criterios:
"S"
"Verdadero"
"Activado"
"-1"
Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:
"No"
"Falso"
"Desactivado"
"0"
M?? buscar los datos que comienzen por M y luego tengan dos letras ms
?a?a buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
*/12/97 buscar los datos de cualquier dia del mes de diciembre del 97
An* buscar los datos de lo que comienze por la palabra An
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VI. CAMPOS CALCULADOS
Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sera una paliza
modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica:
Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que
cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente
la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre
del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero 500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla
Clientes por si acaso.
I. Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar de que se van a modificar datos de una tabla.
Acepta el mensaje que aparece.
II. Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar.
III. Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un
incremento de 500 pts.
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VII. FORMULARIOS
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para ver
cmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el botn
Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual
se crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que
nos ir guiando en su creacin.
En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los
campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para
incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo.
Si pulsas un click en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar.
Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo
VI. Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Termimar, y el formulario ya estar creado.
La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una
ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:
Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro
y aadir un nuevo registro.
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Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los
cambios que realizemos en el formulario, se realziarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios
efectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.
I. Con la base de datos Abeto.MDB abierta y situados en la pestaa Formularios, pulsa el botn Nuevo.
II. Escoge de la lista la tabla Propiedades y como tipo de formulario escoge Vista Diseo.
Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde podemos "cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro
gusto. Observa que la zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario. Esta zona se
puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms zona de pantalla. Para
cargar los campos existe un botn situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos.
III. Pulsa dicho botn y te aparecer una pequea ventana con los nombres de los campos
IV. "Arrastra" el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda:
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Observa que en las barras de herramientas que
disponemos en esta pantalla, hay botones para cambiar
los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos
de relieve, etc. Puedes seleccionar algn campo y hacer
diferentes pruebas con esta barra. EL formulario puede
quedar ms chulo, pero tampoco hay que abusar de
demasiados colorines de forma que quede demasiado
"chilln".
Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la
parte superior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn.
Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, p.ej).
Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo
seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin
puedes ir pulsando un click uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula).
Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para crear
textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. En
esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un
Chalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando
alguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una lista
desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.
La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a
paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con
forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por
lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control
manualmente, hemos de desactivarlo pulsando un click.
I. Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro combinado de la
misma barra de herramientas.
II. Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar
posteriormente.
III. Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo.
IV. Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble click en un borde del campo, o bien pulsa el
botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men Ver-
Propiedades.
Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo,
como el nombre, color, eventos especiales, etc.
Nombre: Tipo de propiedad. Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo
VI. Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de
Cuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad.
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VII. Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y
realiza una vista previa del formulario. Prueba a desplegar la lista recin creada
confirmando que funciona.
I. Con la ventana de formularios a la vista, selecciona el formulario Clientes y pulsa el botn Disear.
II. Hemos aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las
etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debes
seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades.
III. Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click, o
con el botn derecho y la opcin Propiedades)
IV. En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen los
datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de
clculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos)
V. Aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que
realizan ciertas operaciones.
VI. Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes.
VII. Escoge de la ventana central Alquiler mensual
VIII. Pulsa el botn Pegar
IX. Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100
X. Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar
XI. Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda
XII. Cierra la ventana de propiedades
XIII. Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda
XIV. Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA]
Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo
ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto
al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar.
El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos
que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.
Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla
Clientes ni en la de Propiedades. Son slo campos calculados.
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VIII. TECNOLOGIA OLE
La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos
permitir transferir informacin de una a otra. A travs de esta tecnologa podremos, por ejemplo, insertar un objeto
grfico en un formulario de Access como si fuera un campo ms. Estos objetos pueden insertarse de dos formas:
Incrustacin: el objeto es almacenado en la base de datos, pero si el objeto original sufre algn cambio, en
la base de datos no se reflejar el cambio.
Vinculacin: el objeto es almacenado igual en la base datos, pero se establece un vnculo con el archivo
original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario, los cambios afectarn al archivo original.
Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco
de objeto. Podemo utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo ms
de la base de datos. Existen dos tipos de marcos:
Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Por ejemplo,
un logotipo.
Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en la tabla
como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de
formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno).
A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de
marcos:
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Existen dos botones en el modo de vista de Diseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto
dependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas.
En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos
(tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado un
grfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP.
Posteriormente, en el modo de Diseo de formulario hemos includo el campo como uno ms. En la ilustracin de la
derecha puede observarse que el grfico izquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto
independiente, sin embargo, el grfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso,
aparecer la foto de cada persona.
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IX. COMPACTACION Y REPLICA DE UNA BASE DE DATOS
Si utilizas el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito, Access reemplazar el
archivo de origen por la versin compactada.
Importante:
Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumrico, cuando compactes la base de
datos, Access te dar al prximo campo Autonumrico el valor del ltimo contador sin borrar, ms 1.
La compactacin de una base de datos de Access de una versin previa no la convierte al formato de Access 97.
Cada rplica es miembro de un conjunto de rplicas que se pueden sincronizar con otras rplicas del mismo grupo,
es decir, los cambios realizados en una rplica se aplican a las otras rplicas y al Diseo principal o base de datos
original.
Se mostrar otro mensaje que nos avisa que la base de datos original se convertir en el Diseo principal. Adems
se indica el nombre con el que se guardar la rplica y la carpeta donde se almacenar sta.
IV. Pulsa en S
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V. Acepta el nombre que ofrece Access
Al aceptar, Access crea la rplica y nos muestra un mensaje que la nica copia donde podremos modificar la
estructura original ser la copia original de la base de datos. Sin embargo, los datos podremos editarlos en
cualquiera de las rplicas que hayamos realizado.
Ahora fjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el ttulo aparece la palabra Diseo
principal.
VII. Aade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronizacin entre bases de datos.
VIII. Accede a Herramientas Rplica Sincronizar ahora
IX. Acepta el cuadro de dilogo que aparece.
Por ltimo, Access avisa que no sern visibles los cambios hasta
que cerremos y abramos la tabla.
X. Acepta
XI. Abre la tabla Rplica de ABETO y observa los cambios.
Por ltimo, despus de sincronizar dos rplicas, es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles
errores desde la opcin Herramientas Rplica Resolver conflictos.
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ANEXO I.
Ejercicio de repaso. Control de una clnica
Realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar una supuesta clnica.
Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas,
crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos.
La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello
se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas:
Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos,
N de Historial, etc.
Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama,
diagnstico, etc.
Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.
TABLA PACIENTES:
TABLA MEDICOS:
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TABLA INGRESOS:
Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos.
Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin
uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente
est dado de alta en la tabla Pacientes. Asmismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el
campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de
la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso, ya
que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en
Ingresos ni establecer la relacin.
Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido
una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de
introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un
mdico determinado.
Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se
produzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y le
asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y
asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.
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Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos:
Cdigo de Ident. Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de Ingreso
AJH Antonio Jan Hernndez Pediatra 12-08-90
CEM Carmen Esterill Manrique Psiquiatra 13-02-92
Nmero de Ingreso Nmero de Hist. Fecha de Ingreso Cdigo de Identi. Nmero de planta
1 76327-H 23/01/94 SVT 5
2 1212-A 24-02794 CSM 1
Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de
supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta.
II.Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y
cerraremos la Consulta grabndola.
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Introducir un nuevo campo
Ahora debemos introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en
la que el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello:
I. Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del
tratamiento ser tambin del tipo numrico pero con formato Moneda
I. Crea una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos.
II. Carga el campo Das de Ingreso
III. Abre la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoge la lo
opcin Consulta de actualizacin.
IV. Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente frmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso]
Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. Observa que encerramos los campo entre corchetes.
I. Cierra la consulta grabndola y ejecutala. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de
datos. Acepta. Posteriormente, nos avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas. Vuelve a aceptar.
II. Accede a la pestaa de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Das de Ingreso se ha
actualizado automticamente.
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Consulta de agrupacin
La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre
las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una.
I. Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin
Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total.
III. Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la
opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:
IV. Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero
de habitantes por poblacin de la base de datos.
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ANEXO II.
Repaso de Tablas, Relaciones y Formularios
Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda
a travs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo
diseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos.
Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar.
El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que
puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado tres
tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso que
est realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.
La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigo
curso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:
A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras
tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual
hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.
El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin de
un nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios,
Access nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dos
tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de
los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo
curso.
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Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un
formulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso.
I. Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios
II. Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos los
campos.
III. En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso)
o por alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente.
IV. Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por
curso
Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, se
corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y
"estirar" los campos.
Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems
sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario,
son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo
diseo de un formulario. Se pueden crear con el asistente o sin l.
Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la
siguiente:
XIV. Pulsa en Siguiente y colcale como etiqueta: Alumnos. Pulsa finalmente en Terminar.
XV. Ahora slo es cuestin de arreglar la etiqueta y el contenido, alinearlos,
etc.
XVI. Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un
alumno, cambian y se visualizan los campos Curso y Nota.
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ANEXO III
Access y Visual Basic
Programa: secuencia de instrucciones que se ejecutan en un orden lgico y que realizan acciones.
Cdigo de programa: lenguaje basado en instrucciones que nos servir para comunicarnos con el
ordenador y escribir las rdenes que formarn el programa.
Evento: accin que podemos realizar sobre algn objeto del programa (botn, casilla, cuadro de texto...)
Objeto: cualquier unidad visual que forme parte de un programa (botn, casilla...)
Imaginemos un botn de un formulario que al pulsarlo, se realiza una accin determinada. Nosotros debemos
programar el comportamiento del botn escribiendo el cdigo del programa. sta parte del programa es un
procedimiento. El botn es un objeto. Al pulsar click, se genera un evento (abre un formulario, aade un registro...)
Para nuestro ejemplo, utilizaremos una sencilla base de datos formada por dos tablas: clientes y comerciales, con
una relacin de uno a varios por el campo IdComercial, es decir, que un mismo comercial puede tener asignados
varios clientes. Abre la base de datos y observa las tablas, relaciones y formularios que hemos creado. Desde el
formulario Comerciales damos de alta nuevos comerciales asignndoles a cada uno un cdigo. En la tabla Clientes
hemos cargado tambin los campos de la tabla Comerciales, de forma que cuando demos de alta un cliente, le
asginaremos un cdigo de comercial y automticamente aparecern los datos de ste ltimo en los campos situados
a la derecha.
I. Aade un botn de comando con el asistente, que realice la accin de agregar un nuevo registro.
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Por si has pensado en pedir hora con el psiquiatra, vamos a explicar un poco lo que hace el cdigo: al pulsar click,
se genera el procedimiento agregar_registro_Click(). Este nombre viene del nombre que le dimos al botn en el
momento de crearlo. Quiz t tengas otro nombre. Ten cuidado con este detalle. A continuacin comienza la rutina
del programa con la orden Private_Sub. La accin que realiza, la observamos en DoCmd.GoToRecord , ,
acNewRec. La orden DoCmd viene del ingls Do Command, o ejecutar comando, y se utiliza a menudo en Access
para realizar acciones. La accin en s, ser GoToRecord, es decir, Access se desplazar a un registro concreto,
pero, cual?. La orden acNewRec es la orden para aadir un nuevo registro. Access aade cdigo extra. Es un
cdigo auxiliar que permite gestionar posibles errores.
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
IdCliente.SetFocus
IdCliente_ se refiere al nombre del campo. Seguramente al teclear Set te habr aparecido un pequeo men rpido
para seleccionar la orden deseada.
II. Comprueba el funcionamiento del formulario y aade un nuevo registro. El cursor debera situarse en el campo
IdCliente.
Proteccin de un campo
Podramos proteger el contenido de un campo ante cualquier metedura de pata colocando la propiedad Permitir
ediciones en No, pero entonces no podramos introducir ni modificar datos.
Cuidado con el nombre del botn que acabas de crear. En nuestro ejemplo se llama Comando45 porque no le
hemos puesto ningn nombre. La propiedad AllowEdits (permitir ediciones), coloca en Verdadero esa propiedad
del formulario, es decir, que temporalmente volvemos a tener el formulario listo para editar sus campos. Con el fin de
que el foco vuelva al primer control del formulario, repetimos la lnea de la posicin del foco en el primer campo. Si
ahora intentas cambiar algn dato, Access no lo permitir. Pero si pinchas en el nuevo botn, Access pasar al
modo Permitir ediciones S del campo en cuestin.
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Con esto lo que pretendemos es que al pinchar en el botn, la propiedad Permitir edicin vuelva a estar en No, y
que, adems, Access nos avise con un mensaje. La orden MsgBox hace que aparezca un cuadro con un mensaje
personalizado. Prubalo todo (os prometo que funciona).
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ANEXO IV.
Introduccin al lenguaje SQL
SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales.
Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el mismo.
Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas:
III. Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma
que puedas ver su estructura.
Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio en profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo se
pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL:
CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se
puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo.
INSERT INTO insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla.
FROM: tras esta instruccin debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraern los datos.
WHERE: determina qu registros de las tablas de FROM aparecern en los resultados de la instruccin
SELECT
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Protege con contraseas la base de datos.
Nunca te fes de un ordenador. Es una mquina, y como tal, falla. El da menos pensado te quedas sin un fichero, se
introduce un virus, borras accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando nos acordamos
de porqu no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos.
Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una base de datos:
Contrasea: el acceso a la base de datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en
cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez
abierta podemos acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea.
Seguridad a nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a
determinadas partes de la base de datos.
Hemos utilizado la opcin Exclusivo porque si estamos trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la
base de datos.
Si no hubisemos abierto la base de datos en modo Exclusivo, Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando
que debemos abrirla en este modo, y nos impedira asignar una contrasea.
IX. Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada.
X. Prueba a introducir la contrasea correcta.
Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea
establecida para la base de datos1
Si has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo te resultar familiar. Aunque en esta parte
no podemos realizar prcticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones:
Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red.
Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean
desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores.
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Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de
permisos para el acceso a segn qu partes del programa.
En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro
Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc.
Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su
diseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leer
datos.
Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Heramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base
de datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable.
Access e Internet
Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De esta
forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todo
el mundo) a travs de la World Wide Web.
Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas:
Incluir Hipervnculos
Un hipervnculo es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y
acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web.
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Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemos
conectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemos
tambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer.
En el cuadro de dilogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecer un cuadro
de dilogo desde donde seleccionaremos el formato HTML.
Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramos
guardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una direccin FTP para envo de ficheros, debemos desplegar la
lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar ubicac. Aparecer un cuadro de dilogo. El FTP permite
transferir archivos de una ubicacin a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envos de ficheros de
nuestra pgina a nuestro servidor. Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener
datos externos - Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML.
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