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Informaes
Manual do Usurio
Verso 2.5.0
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio2
Sumrio
1Viso Geral.............................................................................7
1.1O que o SEI?....................................................................................................................7
1.2Gesto por Processo e por Desempenho............................................................................8
1.3Boas Prticas de Utilizao do Sistema.............................................................................8
1.4Vdeos Tutoriais...............................................................................................................10
4Trabalho Colaborativo..........................................................38
4.1Receber Processos na Unidade.........................................................................................38
4.2Atribuir Processos a um Usurio......................................................................................38
4.3Enviar Processos para outra Unidade...............................................................................40
4.4Controle de Prazos............................................................................................................41
4.5Inserir Anotaes..............................................................................................................43
4.6Cincia..............................................................................................................................44
5.3Anexar Processos.............................................................................................................50
6Recuperando Informaes....................................................54
6.1Verificar o Histrico de Modificaes..............................................................................54
6.2Acrescentar Informaes ao Histrico.............................................................................54
6.3Acompanhamento Especial..............................................................................................55
6.4Blocos Internos.................................................................................................................57
6.5Mtodos de Pesquisa........................................................................................................61
6.6Medies de Desempenho................................................................................................64
8Assinaturas............................................................................95
8.1Restrio Visualizao de Minutas................................................................................95
8.2Bloco de Reunio.............................................................................................................95
8.3Assinatura de Documento Interno....................................................................................99
8.4Assinatura de Documento Externo.................................................................................101
8.5Credenciais de Assinatura..............................................................................................102
8.6Assinaturas por Usurios de outras Unidades................................................................104
8.7Assinar Documentos em Bloco de Assinatura...............................................................106
10Usurios Externos.............................................................114
1Interface com Usurios Externos.......................................................................................114
10.1Enviar E-mails..............................................................................................................115
10.2Grupos de E-mail..........................................................................................................117
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio5
10.3Acesso Externo.............................................................................................................118
10.4Assinatura por Usurio Externo...................................................................................120
11Arquivamento...................................................................124
11.1Arquivamento e Contagem de Temporalidade.............................................................124
11.2Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica)............................................................124
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio6
Parte I
Viso Geral
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio7
1 Viso Geral
Item Descrio
Para saber +: disponibiliza lista de vdeos com o passo
a passo de vrias funcionalidades do .
Menu Permite ocultar ou mostrar o menu principal.
Pesquisa Possibilita uma busca rpida com diversos
parmetros sobre o processo ou documento.
Caixa de seleo de Unidade Informa ao usurio em
qual unidade ele est logado e possibilita navegar pelas
unidades para as quais tenha permisso.
Item Descrio
Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra unidade.
Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do
envio, seja marcada a opo Manter processo aberto na unidade atual.
Anotao simples.
Ateno
1. Apenas nos processos sigilosos sero visualizados os cones:
contedo do procedimento.
O cone permite que o usurio altere
os dados de cadastro do procedimento (Descrio, Tipos de Processo
Associados e Anexo).
Depois de finalizadas as edies, deve-se clicar no cone
para que a base possa ficar disponvel e finalmente ser exibida ao
lado do nmero de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.
Aps liberada a primeira verso do Procedimento, somente ser
possvel alterar seu cadastro e contedo por meio do cone
. Com isso, o sistema abrir uma tela para,
primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:
Ateno
Documento Externo:
Item Descrio
Parte III
Operaes Bsicas com Processos
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio27
Dicas
.
12.A incluso de um novo tipo de processo dever ser solicitada unidade
responsvel pela gesto documental.
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio30
Ateno
1 Quando no houver mais nenhuma ao no processo por parte da unidade,
esta dever envi-lo para unidade de destino ou conclu-lo. fundamental
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio34
Ateno
1 Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que no tenha
havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que no possua
documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o
Parte IV
Trabalho Colaborativo
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio38
4 Trabalho Colaborativo
1 Embora seja possvel atribuir vrios processos por vez, s possvel atribuir
o processo para um usurio de cada vez.
21.Processos com o nmero em vermelho no possuem atribuio porque o
sistema no permite que sejam atribudos processos durante o envio de
uma unidade para a outra, exceto, no caso de processos sigilosos.
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio40
Dicas
1 A cada vez que um documento novo for inserido no processo, ficar visvel
um alerta para todas as unidades em que o processo estiver aberto. O
cone fica visvel at que o primeiro acesso ao processo seja realizado. A
ocorrncia do acesso em uma das unidades no impede que o alerta
continue visvel para as demais.
22.Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e continuada
de processos em outras unidades sem que seja feito o envio so: o bloco de
Dicas
4.6 Cincia
A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por
determinado usurio, quando no necessria a assinatura. muito til nos
casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunio.
a. Para dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o
Dicas
Parte V
Relaes entre Informaes
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio47
selecionar o cone :
a. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo
constar formalmente no prprio processo, selecione a opo
"Somente Sobrestar", preencha o campo "Motivo" e salvar:
Dicas
30.Para que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado deve
estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.
31.Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos do processo
anexado so mantidos. Basta clicar no cone do processo anexado (na
rvore de documentos do processo principal) e selecionar a opo Clique
aqui para visualizar este processo em uma nova janela. Os
relacionamentos sero mostrados abaixo da rvore de documentos do
processo anexado.
32.A operao de anexao no pode envolver processos sigilosos.
33.Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso "Restrito", o processo
principal ser "contaminado" por esse nvel (mesmo comportamento
quando um documento restrito anexado a um processo com nvel de
acesso "Pblico").
34.O processo a ser anexado no pode ter processos anexos a ele.
35.Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunio
disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possvel a visualizao de
minutas do processo. No entanto, a informao sobre a anexao fica
visvel na tela do processo (para saber mais sobre blocos de reunio,
consulte: Bloco de Reunio).
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio53
Parte VI
Recuperando Informaes
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio54
6 Recuperando Informaes
.
A atualizao de andamento de processo tambm pode ser
realizada a partir do Controle de Processo. Para ir a esta tela, basta clicar no
cone na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio55
Dicas
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio61
Dicas
Parte VII
Operaes Bsicas com Documentos
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio72
cone: .
Dicas
documentos do processo:
Dicas
meio do cone: .
43.Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para
.
44.Cada Tipo de Documento tem uma formatao que lhe prpria,
portanto, ateno na escolha do tipo de documento que pretende produzir.
45.Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos processos em
que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento
de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor
temporalidade. Nestes casos, o processo dever assumir a temporalidade
do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:
Arquivamento e Contagem de Temporalidade).
unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades
no momento da incluso do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:
a. Documentos gerados no editor de texto do ;
b. Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponveis
no bloco de assinatura da unidade do usurio que deseja edit-
los;
c. No terem sido visualizado por usurio de unidades distintas
da geradora do documento. Os documentos disponibilizados
em blocos de assinatura podero ser editados desde que
visualizados apenas pelas unidades includas nos blocos.
Dicas
7.5 Verses
O sistema permite edies sucessivas de um mesmo documento.
A cada vez que uma edio for salva, o sistema considera que foi
gerada nova verso do documento. possvel controlar as verses de um
documento, verificar os usurios responsveis pelas modificaes, assim como
possvel, tambm, retomar uma verso anterior do documento por meio do
cone: .
Dicas
Dicas
.
50.As unidades em que o processo no estiver aberto visualizaro o cone
Dicas
cone :
Dicas
Parte VIII
Assinaturas
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio95
8 Assinaturas
Dicas
Dicas
Dicas
do bloco.
Para assinar documento a documento, basta acessar a pgina
anterior e clicar no cone . Caso seja prefervel visualizar
documento a documento e assinar vrios de uma vez, tambm possvel clicar
em cada link (vrias pginas sero abertas, mostrando cada documento) e
retornar pgina que contm o quadro do bloco, clicar na caixa de seleo dos
documentos que se deseja assinar e clicar na opo .
Parte IX
Copiando e Movendo Informaes
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio110
9.3 Alter
ar a Ordem dos Documentos
O permite a alterao da ordem dos documentos na rvore de
documentos de um processo. Esta funcionalidade serve para corrigir inseres
de documentos que, dispostos em sequncia cronolgica, acabem dificultando
o entendimento das informaes de um processo. A alterao da ordem dos
documentos no processo no pode ser realizada por usurio com perfil bsico,
devendo ser solicitado a usurio com perfil de Administrador. A operao ficar
registrada no histrico do processo.
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio113
Parte X
Usurios Externos
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio114
10Usurios Externos
clica no cone :
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio116
na tela do documento.
Parte XI
Arquivamento
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio124
11Arquivamento
documento fsico.
Ao atribuir um localizador, o sistema automaticamente