Você está na página 1de 63

KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan 2-4


/Pejabat

2. Carta Organisasi Bahagian/ Jabatan/ Pejabat 5-6

3. Objektif Sektor/ Unit 7-


8

4. Carta Organisasi Sektor/ Unit (Kedudukan 9 -10


Pegawai)

5. Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Pegawai 11-


13
Dengan Pegawai-Pegawai Lain

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran 14
- 22

7. Proses Kerja
Satu set bagi
setiap proses
8. Carta Aliran Kerja 23
kerja
- 52

9. Senarai Semak/ Checklist

10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan


53-54
Tugas Pegawai

11. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling) 55


- 56

12. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan 57


- 58
dengan tugas sahaja)

Fail Meja 1
13. Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus 59
- 60
/ bilangan)

14. Format Senarai Tugas Harian 61


-62

VISI, MISI DAN


OBJEKTIF
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
SEMBILAN

Fail Meja 2
VISI Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

MISI Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan


Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

OBJEKTIF Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan


___________________________________________________________________

1. Melaksanakan pendidikan wajib dan menyediakan peluang


pendidikan untuk semua kanak-kanak.

2. Membangunkan potensi pelajar-pelajar serta membimbing mereka


menjadi insan yang cemerlang dalam bidang kurikulum,
kokurikulum, sukan dan sahsiah;

3. Memastikan urusan perkhidmatan nasihat, bimbingan dan kebajikan


dapat dimanfaatkan oleh pelajar;
Fail Meja 3
4. Memastikan kemudahan infrastruktur sekolah dilengkapkan
mengikut keperluan;

5. Menguruskan penempatan guru, pegawai dan kakitangan sokongan


mengikut keperluan sekolah, Pejabat Pelajaran Daerah dan
Jabatan Pelajaran Negeri;

6. Menguruskan pengisian jawatan Pengetua, Guru Besar, Penolong


Kanan dan Ketua Bidang di sekolah-sekolah;

7. Menyediakan data dan maklumat pendidikan yang lengkap dan


terkini;

8. Menyedia dan melaksanakan program latihan kepada guru dan


kakitangan sokongan dengan berkesan;

9. Memastikan semua program pendidikan dan perkhidmatan


sokongan dapat dilaksanakan dengan berkesan;

10. Memastikan pengurusan dan pelaksanaan kurikulum, kokurikulum


dan sukan di sekolahserta dilaksanakan dengan berkesan;

11. Memastikan institusi pendidikan swasta dan institusi pendidikan


tinggi swasta diuruskan dengan cekap mengikut Akta Pendidikan;

12. Memastikan pentaksiran berasaskan sekolah dan berpusat


dilaksanakan dengan cekap, lancar dan selamat;

13. Memastikan peruntukan kewangan yang diperoleh daripada


pelbagai sumber dimanfaatkan sepenuhnya mengikut prosedur
yang ditetapkan; dan

14. Mengadakan permuafakatan dengan PIBG, agensi-agensi kerajaan,


swasta dan organisasi bukan kerajaan untuk kemajuan pendidikan
di Negeri Sembilan.

Fail Meja 4
2

CARTA ORGANISASI

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Fail Meja 5
Fail Meja 6
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Pengarah Pendidikan

Timbalan Pengarah Pendidikan

Ketua Sektor Ketua Sektor Ketua Sektor Ketua Sektor Ketua Sektor
Ketua Sektor Ketua Sektor Ketua Sektor Ketua
Ketua Sektor
Sektor
Pengurusan Penilaian & Ketua Pengurusan Pengurusan Pend. Khas &
Pembangunan Pendidikan Islam Ketua Sektor
Sektor Psikologi & Khidmat
Khidmat Pengurusan
Pengurusan
Peperiksaan Jaminan Akademik Maklumat (ICT) Swasta
Kemanusiaan Sekolah Jaminan Kualiti
Kualiti Kaunseling && Pembangunan
Pembangunan

Ketua Unit Ketua Unit


Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit
Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Perjawatan & Latihan &
Pendidikan Pengurusan & Kurikulum Pengurusan
Ko-Kurikulum Menengah Peperiksaan Jaminan Kualiti Swasta Perkhidmatan Kemajuan Staf
Operasi Kurikulum Maklumat & ICT

Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit


Ketua Unit Ketua Unit
Pendidikan Institut Pendidikan Ketua Unit Perolehan dan Penilaian &
Sukan Rendah Pendidikan
Agama Penilaian Pengurusan aset Kompetansi
Khas

Ketua Unit Ketua Unit


Ketua Unit Ketua Unit
Hal Ehwal Ketua Unit Tatatertib & Keutuhan
Pra-sekolah Pembangunan &
Murid Operasi Dakwah
Bekalan

Ketua Unit Ketua Unit


Ketua
Ketua Unit
Unit Ketua Unit
Pend.Pencega Perhubungan &
Pentadbiran
Pentadbiran Am
Am Naik Pangkat
han Dadah Pendaftaran

Pegawai
Pusat Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Ketua Unit Ketua Unit
Pendidikan Daerah
Kurikulum Pendidikan Daerah Pendidikan Daerah Pendidikan Daerah Pendidikan Daerah Pendidikan Daerah Pencen Akaun
Port
(Kem Kuala Pilah Jempol & Jelebu Seremban Tampin Rembau
Dickson
PUSAKO)
Ketua Unit Ketua Unit
Kewangan Hrmis

Fail Meja 7
3

OBJEKTIF

Unit Pentadbiran Am

Fail Meja 8
Objektif Unit Pentadbiran Am

1. Menyediakan Sistem Pengurusan Pentadbiran Yang Moden,


Cekap Dan Berkesan.

Fail Meja 9
4

CARTA ORGANISASI
Unit Pentadbiran Am

Fail Meja 10
CARTA ORGANISASI
Unit Pentadbiran Am

PN. SITI HAJAR BIN ADAM


KETUA UNIT (M44)

PN. AIMIE ROSHALINE BINTI IBRAHIM


PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27)

EN. SHAMSULNAHA B. MD. YUNOS PN. SALMAH BINTI BAHARIN


KETUA PEMBANTU TADBIR KETUA PEMBANTU TADBIR
(N22) (N22)

PN. FADZILLAH BINTI AJAI


SOFIA SUZUANI BINTI MOHD PEMBANTU TADBIR (N17)
PN. ZUZITA BINTI MUSA
ROM PN. ARZA SUHARNI BINTIZAKARIA
PEG. KHIDMAT PELANGGAN PEMBANTU TADBIR (KUP N22)
(N17)
PN. SALHA BINTI HAMZAH
PEMBANTU TADBIR (N17)
NIK NOR AMIN BIN NEK
ZAHIRUDDIN EMMYRNIDA BINTI JAAFAR
PEMBANTU TADBIR (N17) ZURAIDA BINTI IDIN
PEMBANTU TADBIR (N17)

PN. SITI HAWA BIN SABARUDIN


SHAMSUL AZIZI BIN NAIM EN. ABD RAHIM BIN ALIAS
PEMBANTU OPERASI N11 EN. ZAINAL BIN AHMAD
EN. NASIF BIN GANI
EN. KHAIRUL NIZAM BIN MOHD
EN. ABD. HALIM BIN ABDULLAH KAMAL
EN. ABD. AZIZ BIN ISMAIL PEMBANTU OPERASI (N11)
EN. MOHD FAZLEE BIN ZAKARIA
EN. MISLAN BIN SARKAM
EN. SARGUNAN A/L KARUPPIAH
EN. ISMAIL BIN ZAINAL
EN. PONUDURAI A/L
PEMBANTU OPERASI (H11)
KUPPUSAMY
DEVINDERAN A/L KATHAMUTHU
EN. ABD. MANAF BIN SARIH
PEMBANTU OPERASI (H11)

Fail Meja 11
Fail Meja 12
5

SENARAI
TUGAS/KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-
PEGAWAI LAIN

Fail Meja 13
TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Jawatan : Ketua Unit

Bahagian : Pentadbiran Am

TUGAS PEGAWAI ATASAN TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI


TUGAS DAN
YANG ADA HUBUNGAN DAN KUASA YANG DIBERI LAIN YANG ADA HUBUNGAN
TANGGUNGJAWAB
JENIS HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

Ketua Sektor Khidmat Menguruskan hal-hal


Pengurusan Dan 1. Penyelenggaraan
yang berkaitan dengan Penolong Pegawai Tadbir
Pembangunan Kenderaan
pentadbiran. - Membantu menyelaras
Membantu Pengarah dan
2. Urusetia Bagi Mesyuarat
Timbalan meluluskan semua hal-hal pentadbiran
program dan aktiviti Pentadbiran Pengurusan, Mesyuarat
di semua institusi pendidikan di Pagi, Mesyuarat
Ketua Pembantu Tadbir
bawah kawalan Jabatan
Keselamatan Jabatan
Pendidikan Negeri - Membantu Urusan Hal
(JKJ), Mesyuarat Majlis
Pentadbiran
Bersama Jabatan (MBJ)
Dan Mesyuarat

Fail Meja 14
Pembantu Tadbir
- Menguruskan Rekod
- Menguruskan
Dokumentasi
- Menguruskan Pentadbiran
Pengurusan Kuarters.
3. Menguruskan Analisis
Pembantu Operasi
Tahap Kepuasan
- Mengedarkan dan
Pelanggan
mengumpul surat, rekod
4. Menguruskan Analisis
dan dokumentasi
Tahap Kepuasan Pegawai
- Mencetak dokumentasi
Dan Staf

Fail Meja 15
6

6.1
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas 1 :
PENYELENGGARAAN KENDERAAN

Fail Meja 16
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: PENYELENGGARAAN KENDERAAN

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara


dalaman dari semasa ke semasa oleh JPN Negeri Sembilan.

Fail Meja 17
2. Menggunakan prosedur kawalan rekod MS ISO 9001:2008
dalam hal-hal pengurusan surat-menyurat, pengurusan fail dan
pengurusan mesyuarat.

3. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama


ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan.

6.2

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas 2 :
URUSAN PENGURUSAN MESYUARAT
PENGURUSAN/ MESYUARAT MAJLIS
BERSAMA JABATAN (MBJ)/ MESYUARAT
KESELAMATAN JABATAN/ MESYUARAT
JAWATANKUASA KUARTERS KERAJAAN

Fail Meja 18
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: URUSAN PENGURUSAN MESYUARAT PENGURUSAN/


MESYUARAT MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)/
MESYUARAT KESELAMATAN JABATAN/ MESYUARAT
JAWATANKUASA KUARTERS KERAJAAN

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara


dalaman dari semasa ke semasa oleh JPN Negeri Sembilan.

2. Menggunakan prosedur kawalan rekod MS ISO 9001:2008


dalam hal-hal pengurusan surat-menyurat, pengurusan fail dan
pengurusan mesyuarat.

Fail Meja 19
3. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama
ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Pelajaran Negeri Sembilan.

6.3

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas 3 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

Fail Meja 20
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara


dalaman dari semasa ke semasa oleh JPN Negeri Sembilan.

2. Menggunakan prosedur kawalan rekod MS ISO 9001:2008


dalam hal-hal pengurusan surat-menyurat, pengurusan fail dan
pengurusan mesyuarat.

3. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama


ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan.

Fail Meja 21
6.4

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

Tugas 4 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI
DAN STAF

Fail Meja 22
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI DAN STAF

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara


dalaman dari semasa ke semasa oleh JPN Negeri Sembilan.

2. Menggunakan prosedur kawalan


7 rekod MS ISO 9001:2008
dalam hal-hal pengurusan surat-menyurat, pengurusan fail dan
pengurusan mesyuarat.

3. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama


ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh
Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan.

4. Menggunakan Panduan Mengurus Program dan Aktiviti Yang


dikeluarkan Unit Kewangan JPNNS.

PROSES KERJA

Fail Meja 23
7.1

PROSES KERJA

Tugas 1 :
PENYELENGGARAAN KENDERAAN

Fail Meja 24
PROSES KERJA

TUGAS 1: PENYELENGGARAAN KENDERAAN

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG


MELULUSKAN/DIRUJUK SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG

Fail Meja 25
PERATURAN

Menerima laporan
kerosakan kenderaan yang
1
memerlukan
penyelenggaraan.
Mengenalpasti spesifikasi
kerosakan kenderaan yang
2
memerlukan
penyelenggaraan.
Mengisi borang kerosakan
3 menggunakan Borang
KEW.PA-9
Merancang Pekeliling
penyelenggaraan dan Ketua Unit Perbendaharaan
4
mendapatkan sebutharga Penolong Pegawai Tadbir Bil 5 Tahun 2013
daripada pembekal. Ketua Pembantu Tadbir (Pengurusan
Melaksanakan proses
Kenderaan
penyelenggaraan mengikut
Kerajaan)
5 jadual yang telah
ditetapkan melainkan
penyelenggaraan segera.
Merekodkan
penyelenggaraan di dalam
6
Daftar Penyelenggaraan
Harta Modal (KEW.PA-14).
Menyelia dan memantau
penyelenggaraan yang
dibuat oleh pihak swasta
7
bagi memastikan syarat-
syarat yang ditetapkan
dalam perjanjian dipatuhi.
8 Menilai kerja-kerja
penyelenggaraan bagi
memastikan
penyelenggaraan yang

Fail Meja 26
dijalankan berkualiti,
bersesuaian dan
munasabah dari segi kos
dan masa.
Mengemukakan invois
9 kepada Unit Kewangan
untuk proses pembayaran.

8.1

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 1 :
PENYELENGGARAAN KENDERAAN

Fail Meja 27
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 1: PENYELENGGARAAN KENDERAAN

Menerima laporan kerosakan kenderaan

Mengenalpasti spesifikasi kerosakan kenderaan yang


memerlukan penyelenggaraan.

Mengisi borang kerosakan menggunakan Borang KEW.PA-9

Fail Meja 28
Merancang penyelenggaraan dan mendapatkan sebutharga
daripada pembekal.

Melaksanakan proses penyelenggaraan

Merekodkan penyelenggaraan

Menyelia dan memantau penyelenggaraan

Menilai kerja-kerja penyelenggaraan

9.1
Mengemukakan invois kepada Unit Kewangan untuk proses
pembayaran

SENARAI
SEMAK/CHECKLIST

Tugas 1 :
PENYELENGGARAAN KENDERAAN

Fail Meja 29

Tama
SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS 1: PENYELENGGARAAN KENDERAAN

BIL. TINDAKAN TANDA () CATATAN

Menerima arahan untuk menaip surat / memo


1. yang telah diarahkan oleh Ketua Unit

2. Pastikan ejaan yang betul bagi surat tersebut

Fail Meja 30
3. Serahkan kepada Ketua Unit untuk semakan
Perolehi tandatangan Pengarah Pelajaran /
4. Timbalan / Ketua Sektor / Ketua Unit bagi
surat tersebut
Surat yang telah ditandatangani
diperbanyakkan untuk edaran samada untuk
5. edaran dalaman melalui emel,
luaran(emel/pos) dan hantaran melalui fax

Hubungi pihak berkenaan bagi memastikan


6. penerimaan fax tersebut (jika perlu)

7. 7.2
Surat yang asal difailkan dan diminitkan di
kertas minit dengan dakwat biru / hitam

PROSES KERJA
Tugas 2 :
Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan /
Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters

Fail Meja 31
PROSES KERJA

TUGAS 2: Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan /


Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG
PERATURAN
Fail Meja 32
Menerima makluman dan PKPA Bil 1
arahan dari Ketua Unit Tahun 1993
1. berkenaan tarikh, masa, (Panduan
tempat dan jumlah peserta Mengenai
mesyuarat. Mesyuarat Pagi)

Membuat tempahan bilik PKPA Bil 2


mesyuarat dengan mengisi Tahun 1991
2 (Panduan
borang tempahan makanan
dan minuman. Pengurusan
Ketua Unit Mesyuarat Dan
Mengeluarkan memo Urusan
panggilan mesyuarat kepada Ketua Sektor Jawatankuasa-
ahli-ahli mesyuarat yang jawatankuasa
mengandungi maklumat Kerajaan)
berikut :
a) Perkara mesyuarat
3.
b) Tarikh mesyuarat
c) Waktu mesyuarat
d) Tempat mesyuarat
e) Nama pengerusi
mesyuarat
f) Agenda mesyuarat

Setelah disemak oleh Ketua


Unit, dapatkan tandatangan
4.
daripada Ketua Sektor bagi
surat panggilan tersebut.
Scan / Perbanyakan memo
untuk edaran dalaman
5. melalui emel,
luaran(emel/pos) dan
penghantaran fax.
Hubungi pihak berkenaan
bagi memastikan
6. penerimaan fax tersebut
(jika perlu), surat yang asal
difailkan.
7. Sediakan dan bawa bahan-
bahan mesyuarat, seperti
Senarai Kehadiran
Mesyuarat, Minit Mesyuarat
yang lepas, Maklumbalas,
Bahan Rujukan yang
berkaitan dengan perkara
mesyuarat dan lain-lain ke

Fail Meja 33
tempat mesyuarat.

Pastikan susunan kerusi-


meja adalah sesuai dan
bilangannya mencukupi
8. serta edarkan bahan-bahan
mesyuarat di setiap meja
ahli-ahli mesyuarat.

Ambil minit mesyuarat


9. semasa mesyuarat sedang
berlangsung.

Apabila mesyuarat tamat,


kumpulkan bahan-bahan
10. mesyuarat yang berlebihan
(sekiranya ada) untuk
dibawa pulang ke Unit.

Buat Minit Mesyuarat dalam


11. masa seminggu selepas
mesyuarat

Serahkan minit mesyuarat


12. yang telah siap kepada
Ketua Unit untuk semakan
Setelah minit mesyuarat siap
disemak oleh Ketua Unit
13.
buat maklumbalas minit
mesyuarat.
Edar maklumbalas minit
mesyuarat melalui emel
14. ataupun secara manual
kepada yang berkenaan

Dapatkan maklumbalas minit


mesyuarat dalam masa 2
15.
minggu selepas mesyuarat
berlangsung.

Fail Meja 34
8.2

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 2 :
Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan /
Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters

Fail Meja 35
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 2: Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan /
Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters Kerajaan

Fail Meja 36
Merima makluman dan arahan dari Ketua Unit,
berkenaan dengan tarikh,masa,tempat dan
jumlah ahli mesyuarat

Membuat tempahan bilik mesyuarat dengan


mengisi borang dan membuat tempahan
makanan dan minuman.

Sediakan surat panggilan mesyuarat berserta


dengan butir-butir yang lengkap

Rujuk kepada Ketua Unit untuk semakan dan


dapatkan tandatangan dari Ketua Sektor

Scan / perbanyakkan surat-surat tersebut untuk


edaran melalui emel/manual kepada ahli-ahli
mesyuarat

Hubungi pihak yang terlibat untuk memastikan


penerimaan emel / fax tersebut (jika perlu). Surat
yang asal difailkan.

Senarai Kehadiran Mesyuarat dan bahan-bahan


mesyuarat yang lain diperbanyak untuk dibawa
ke tempat mesyuarat.

Pastikan susunan meja dan kerusi adalah


bersesuaian serta bilangannya mencukupi,
edarkan Buku Kehadiran Mesyuarat dan bahan-
bahan mesyuarat di setiap meja ahli mesyuarat.

Ambil minit semasa mesyuarat sedang


berlangsung

Sambungan ke muka selanjutnya


A

Fail Meja 37
Kumpulkan kesemua bahan mesyuarat yang
berlebihan untuk dibawa pulang ke Unit setelah
mesyuarat tamat.

Membuat minit mesyuarat dalam masa


seminggu selepas mesyuarat

Serahkan minit mesyuarat yang telah siap


kepada Ketua Unit untuk semakan.

Buat maklumbalas minit mesyuarat setelah minit


selesai disemak oleh Ketua Unit

Edarkan maklumbalas minit mesyuarat melalui


emel ataupun secara manual kepada yang
berkenaan.

Dapatkan maklumbalas minit mesyuarat dalam


masa 2 minggu selepas mesyuarat berlangsung.

Fail Meja 38
9.2

SENARAI
SEMAK/CHECKLIST

Tugas 2 :
Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan/
Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ)/ Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters Kerajaan

Fail Meja 39
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 2: Urusan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan/
Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ)/ Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ)/ Mesyuarat Jawatankuasa
Kuarters Kerajaan

BIL. TINDAKAN TANDA () CATATAN

Menerima makluman dan arahan dari Ketua


1. Unit berkenaan tarikh, masa, tempat dan
jumlah peserta mesyuarat.
Membuat tempahan bilik mesyuarat dengan
2. mengisi borang tempahan makanan dan
minuman.
Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat
kepada ahli-ahli mesyuarat yang
mengandungi maklumat berikut :
g) Perkara mesyuarat
3. h) Tarikh mesyuarat
i) Waktu mesyuarat
j) Tempat mesyuarat
k) Nama pengerusi mesyuarat
l) Agenda mesyuarat
Setelah disemak oleh Ketua Unit, dapatkan
4. tandatangan daripada Ketua Sektor bagi
surat panggilan tersebut.
Scan / Perbanyakan memo untuk edaran
5. dalaman melalui emel, luaran(emel/pos) dan
penghantaran fax.
Hubungi pihak berkenaan bagi memastikan
6. penerimaan fax tersebut (jika perlu), surat
yang asal difailkan.
Sediakan dan bawa bahan-bahan
mesyuarat, seperti Senarai Kehadiran
Mesyuarat, Minit Mesyuarat yang lepas,
7 Maklumbalas, Bahan Rujukan yang
berkaitan dengan perkara mesyuarat dan
lain-lain ke tempat mesyuarat.

Pastikan susunan kerusi-meja adalah sesuai


dan bilangannya mencukupi serta edarkan
8 bahan-bahan mesyuarat di setiap meja ahli-
ahli mesyuarat.

Ambil minit mesyuarat semasa mesyuarat


9
sedang berlangsung.

Fail Meja 40
Apabila mesyuarat tamat, kumpulkan bahan-
bahan mesyuarat yang berlebihan
10
(sekiranya ada) untuk dibawa pulang ke
Unit.
Buat Minit Mesyuarat dalam masa seminggu
11
selepas mesyuarat
Serahkan minit mesyuarat yang telah siap
12
kepada Ketua Unit untuk semakan
Setelah minit mesyuarat siap disemak oleh
13 Ketua Unit buat maklumbalas minit
mesyuarat.
Edar maklumbalas minit mesyuarat melalui
emel ataupun secara manual kepada yang
14
berkenaan

Dapatkan maklumbalas minit mesyuarat


15 dalam masa 2 minggu selepas mesyuarat
berlangsung.

Fail Meja 41
7.3

PROSES KERJA

Tugas 3 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

Fail Meja 42
PROSES KERJA
TUGAS 3: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Menyediakan borang
PKPA Bil 1
1 dan peti surat 8.3 Tahun 2005
(Garis
maklumbalas pelanggan
Panduan Bagi
Mewujudkan
Mengutip borang-borang Ketua Unit
2 Pejabat
dari setiap peti surat Perkhidmatan
Penolong Pegawai Tadbir Pelanggan Di
Menyediakan laporan Agensi
Ketua Pembantu Tadbir Kerajaan)
3 analisa dan analisis bagi

CARTA ALIRAN KERJA


setiap bulan PKPA Bil 1
Tahun 2008
Membentangkan (Panduan
Pengurusan
laporan analisa di dalam Perhubungan
4
mesyuarat pagi Tugas
pada 3 : Pelanggan)
setiap tiga bulan sekali.
ANALISIS TAHAP KEPUASAN
PELANGGAN

Fail Meja 43
CARTA ALIRAN KERJA

Fail Meja 44
TUGAS 3: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

Menyediakan borang dan peti surat


maklumbalas pelanggan

Mengutip borang-borang dari setiap peti


surat

Menyediakan laporan analisa dan analisis


bagi setiap bulan
9.3
Membentangkan laporan analisa di dalam
mesyuarat pagi pada setiap tiga bulan
sekali

SENARAI
SEMAK/CHECKLIST

Tugas 3 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

Fail Meja 45
SENARAI SEMAK/CHECKLIST

Fail Meja 46
TUGAS 3: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PELANGGAN

BIL. TINDAKAN TANDA () CATATAN

Menyediakan borang dan peti surat


1.
maklumbalas pelanggan
Mengutip borang-borang dari setiap peti
2.
surat
Menyediakan laporan analisa dan analisis
3.
bagi setiap bulan
Membentangkan laporan analisa di dalam
7.13
4. mesyuarat pagi pada setiap tiga bulan
sekali.

PROSES KERJA

Tugas 4 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI
DAN STAF

Fail Meja 47
PROSES KERJA
TUGAS 4: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI DAN STAF

Fail Meja 48
SEKSYEN
PEGAWAI YANG UNDANG-
BIL. PROSES KERJA
MELULUSKAN/DIRUJUK UNDANG
PERATURAN

Sediakan memo untuk


1
tandatangan Ketua Sektor

Ketua Unit
Hantar memo beserta
8.4
2 borang kepuasan pegawai Penolong Pegawai Tadbir PP Bil.5 Tahun
dan staf ke Unit-unit Ketua Pembantu Tadbir 2007 (Panduan
Mengumpul borang yang Pengurusan
Pejabat)
3 telah siap diisi untuk dibuat
analisa dan analisis
Membentangkan laporan
4 analisis dalam Mesyuarat

CARTA ALIRAN KERJA


Pengurusan

Tugas 4 :
ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI
DAN STAF

Fail Meja 49
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 4: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI DAN STAF

Fail Meja 50
Sediakan memo untuk tandatangan Ketua
Sektor

Hantar memo beserta borang kepuasan


pegawai dan staf ke Unit-unit

Mengumpul borang yang telah siap diisi


untuk dibuat analisa dan analisis

9.4
Membentangkan laporan analisis dalam
Mesyuarat Pengurusan

SENARAI
SEMAK/CHECKLIST

Tugas 4 :

ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI


DAN STAF

Fail Meja 51
SENARAI SEMAK/CHECKLIST

TUGAS 4: ANALISIS TAHAP KEPUASAN PEGAWAI DAN STAF

Fail Meja 52
BIL. TINDAKAN TANDA () CATATAN

Sediakan memo untuk tandatangan Ketua


1.
Sektor
Hantar memo beserta borang kepuasan
2.
pegawai dan staf ke Unit-unit
Mengumpul borang yang telah siap diisi
3.
untuk dibuat analisa dan analisis
Membentangkan laporan analisis dalam
4.
Mesyuarat Pengurusan 10

SENARAI BORANG

Fail Meja 53
SENARAI BORANG
BIL. SENARAI BORANG

Tugas 1 : Penyelenggaraan Kenderaan

Fail Meja 54
1. Borang laporan kerosakan umum/peralatan dan pembaikan kecil Jabatan
Pendidikan Negeri Sembilan

2. Borang aduan kerosakan Aset Alih Kerjaan (KEW.PA-9)

3. Daftar penyelenggaraan harta modal (KEW.PA-14)

Tugas 2 : Urusetia Bagi Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat Pagi, Mesyuarat


Keselamatan Jabatan (JKJ), Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan
(MBJ) Dan Mesyuarat Pengurusan Kuarters.

1. Borang Tempahan Balai Gadang

2.
11
Borang Tempahan Komputer Riba

3. Borang PK15-1 Maklum Balas Minit Mesyuarat


Menguruskan Analisis Tahap Kepuasan Pelanggan
Tugas 3 :

1. Borang Maklumbalas Perlanggan (PKU 02-1)


Menguruskan Analisis Tahap Kepuasan Pegawai Dan Staf
Tugas 4 :

1. Borang Tahap Kepuasan Pegawai Dan Anggota Kumpulan Pelaksana

UNDANG-UNDANG
(PK05-1)

DAN PERATURAN

Fail Meja 55
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Fail Meja 56
Tugas 1 : Penyelenggaraan Kenderaan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2013 (Pengurusan Kenderaan
1.
Kerajaan)
Tugas 2: Urusetia Bagi Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat Keselamatan
Jabatan (JKJ), Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) Dan
Mesyuarat Jawatankuasa Kuarters Kerajaan.

1. PKPA Bil 1 Tahun 1993 (Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi)


PKPA Bil 2 Tahun 1991 (Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
2.
12
Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan)
Menguruskan Analisis Tahap Kepuasan Pelanggan
Tugas 3:
PKPA Bil 1 Tahun 2005 (Garis Panduan Bagi Mewujudkan Pejabat
1.
Perkhidmatan Pelanggan Di Agensi Kerajaan)
2. PKPA Bil 1 Tahun 2008 (Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan)
Menguruskan Analisis Tahap Kepuasan Pegawai Dan Staf
Tugas 4:

1. PP Bil.5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

Fail Meja 57
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN KEKERAPAN

Fail Meja 58
MESYUARAT
1 Mesyuarat Pengurusan Ahli 12 Kali setahun
2 Mesyuarat Pagi Ahli 24 Kali setahun
Mesyuarat Majlis Bersama
3 Ahli 4 kali setahun
Jabatan (MBJ)
Mesyuarat Keselamatan
4
Jabatan (JKJ) Ahli 4 kali setahun

5 Mesyuarat Kuarters Kerajaan Ahli 2 kali setahun

Jawatankuasa Kelab Badan


6 13 Ahli 1 kali setahun
Kebajikan & Sosial JPNS
Mesyuarat Jawatankuasa
7 Ahli 4 Kali Setahun
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Mesyuarat Jawatankuasa
8 Ahli 4 Kali Setahun
Pengurusan Kewangan & Akaun

NORMA KERJA

Fail Meja 59
NORMA KERJA

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(Masa/Kuantiti)

Fail Meja 60
1 Penyelenggaraan Kenderaan 10

2 Urusetia Bagi Mesyuarat


Pengurusan, Mesyuarat
Keselamatan Jabatan (JKJ),
Mesyuarat Majlis Bersama 18
Jabatan (MBJ) Dan Mesyuarat
Jawatankuasa Kuarters
Kerajaan.

Menguruskan Analisis Tahap


3
Kepuasan Pelanggan 14 8

Menguruskan Analisis Tahap


4 4
Kepuasan Pegawai Dan Staf

SENARAI TUGAS
HARIAN

Fail Meja 61
SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : Siti Hajar binti Adam

JAWATAN : Ketua Unit Pentadbiran Am

TARIKH :

Fail Meja 62
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

Fail Meja 63