Sistemas de Informacin

BPMN bsico

Profesor: Jorge Bozo

jorge.bozo@ucn.cl
Motivacin

La modelacin de procesos es uno de los servicios ms requeridos en las

empresas chilenas actualmente:

Ranking segn nivel

de demanda Servicio BPM
descendente (2011)
1 Mejora de procesos
2 Modelacin de procesos
3 Documentacin de procedimientos
4 Medicin del desempeo de los procesos
5 Ges;n del cambio
6 Capacitacin y entrenamiento en ges;n de procesos
7 Revisin de conformidad de procesos
8 Mantencin de la arquitectura de procesos
9 Ges;n de madurez de los procesos
10 Innovacin y benchmark de procesos
Fuente: ENBPM 2011, CETIUC
2
Para qu modelar?

Para sacar el mejor provecho a los artefactos creados por el hombre

3
Para qu modelar?

En los procesos de negocio esto se convierte en:

Analizar (levantar)
o Entender cmo se realiza un proceso

Disear
o Definir cmo se debera efectuar

Preparar
o Generar las condiciones de apoyo a su ejecucin (ej: sistema de informacin)

Implementar
o Entregar instrucciones precisas a los involucrados respecto a cul es su rol
en el proceso; y controlar posteriormente su desempeo

Mantener
o Hacer mejoras fcilmente y reflejar cambios en el diseo

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Todos los modelos estn errados, pero existen algunos tiles (*)

Existen muchas formas vlidas de representar una situacin, pero slo

algunas son de utilidad para el propsito buscado con el modelo

El modelo tiene como objetivo fundamental la comunicacin

Contiene lenguaje adecuado para la audiencia
Captura tipo y nivel de detalle adecuado

La clave: reconocer sus limitaciones y tomar decisiones coherentes

(*) Essentially, all models are wrong, but some are useful (George Box, 1979) 5
Consolidacin de la modelacin de procesos

Hasta hace poco no exista una notacin que permitiera modelar

procesos de negocio satisfactoriamente
UML representa bien ambientes estructurados, pero es difcil representar
interacciones complejas y poco estructuradas
Otras notaciones, como EPC, son propietarias
En general, no estaban pensadas para comunicarse con personas del
negocio

Surge Business Process Model and Notation (BPMN)

Notacin creada como estndar de representacin de procesos
Especficamente diseada para representar la secuencia de actividades y los
mensajes que fluyen entre distintos participantes

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 Historia de BPMN

Mayo Febrero
2004: 2006: Julio
BPMI Versin 2008: Agosto Julio
lanza nal Comienza 2009: 2013:
propuesta BPMN discusin Beta 1 de Acreditacin
BPMN 1.0 1.0 BPMN 2.0 BPMN 2.0 ISO

2005: Febrero Enero Enero Sept

BPMI se 2008: 2009: 2011: 2013:
fusiona BPMN BPMN BPMN BPMN
con OMG 1.1 1.2 2.0 2.0.1

7
BPMN fue pensada especficamente para la modelacin de
procesos de negocio
BPMN permite:
Analizar:
o Permite reconocer roles, actividades y eventos que caracterizan el
proceso de negocio actual
Disear:
o Permite detallar todas las interacciones y flujos de un proceso

Preparar:
o BPMN da soporte a la generacin de modelos ejecutables (en BPEL).
Para cada diagrama BPMN es posible generar lenguaje BPEL
interpretable por motores de procesos de negocio.

BPEL Business Process Execution Language

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BPMN fue pensada especficamente para la modelacin de
procesos de negocio
BPMN permite (continuacin):
Implementar:
o Se puede comunicar fcilmente a personas de negocio e incluso que
estos contribuyan en su diseo
Mantener:
o Idealmente, mediante herramientas de ejecucin de procesos de negocio
(BPMS), la documentacin y el proceso son uno.
o BPEL Business Process Execution Language

o BPMS Business Process Management Systems

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ELEMENTOS BSICOS DE BPMN

10
Actividad: el concepto fundamental en BPMN

BPMN especifica el orden y la responsabilidad de ejecucin de las actividades

del proceso.

A travs del siguiente smbolo se representan las actividades:

Nombre de la actividad
Actividad (Verbo + sustantivo)

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Flujo de secuencia: orden de ejecucin de las actividades

A travs del Flujo de Secuencia se especifica qu actividad se debe ejecutar

antes que otra.
Se representa a travs de una flecha continua.

Implcitamente, cada instancia de ejecucin del proceso es una ficha que

recorre el diagrama.

12
Pools y lanes: organizaciones participantes y
responsabilidad de ejecucin
Para agrupar las distintas organizaciones involucradas en el proceso se ocupan
los pools.

13
Pools y lanes: organizaciones participantes y
responsabilidad de ejecucin
Para representar los roles y asignar la ejecucin de las tareas se ocupan los
lanes: carriles dentro de los pools.

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Pools y lanes: organizaciones participantes y
responsabilidad de ejecucin
BPMN permite modelar el aspecto interno y externo de los procesos:
Los pools permiten representar las distintas organizaciones con las que el proceso
interacta (proveedores y clientes).

Proveedores y
clientes de
acuerdo a SIPOC

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Flujo de mensaje: comunicacin entre pools

Un Flujo de Mensaje se usa para mostrar la comunicacin entre dos

participantes de pools independientes.

Se representa por una lnea segmentada con el extremo sin relleno

Representa el envo de informacin desde un participante a otro, en una actividad o

evento de mensaje especfico.

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Eventos: cosas que suceden

Los procesos deben responder a cambios en el entorno: la llegada de un aviso,

el paso del tiempo, etc. Estos se representan en BPMN con el concepto de
evento.

Los eventos afectan el flujo del proceso y tienen un causa (trigger gatillo) o un
efecto.

Hay tres tipos de eventos bsicos basado en cundo ellos afectan el flujo:

Inicio (start)

Intermedio (intermediate)

Fin (end)

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Tipos de eventos

BPMN incluye diversos tipos de eventos, que permiten representar

comportamientos muy sofisticados:
Eventos
Recepcin Entrega

Sin trigger
Por ahora, veremos slo
Mensaje estos eventos
Tiempo
Error
Cancelacin
Compensacin
Condicional
Link
Seal
Terminar
Mltiple
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Eventos ms comunes

Inicio: slo pueden Intermedio: se ocupan Fin: slo pueden usarse

usarse al principio del para especificar al final del flujo
diagrama comportamientos durante
la ejecucin

Sin trigger Comportamiento genrico

Llegada o envo automtico

Mensaje de mensaje

Paso de un plazo de tiempo o

Tiempo ocurrencia de una fecha especfica

Ejecucin (throw): se
Captura (catch): la ejecuta el
ejecucin se detiene a comportamiento
la espera de la especificado mientras la
ocurrencia del evento ejecucin contina

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Ejemplo de uso de eventos

Este evento captura un

mensaje, por lo que la
ejecucin del proceso se
detiene a la espera de la
ocurrencia del evento.

Este evento indica un

envo automtico del
mensaje

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Eventos: cosas que suceden

21
Eventos que interrumpen una actividad

Tambin es posible adjuntar los eventos a las actividades indicando que si

durante la ejecucin de la actividad ocurre el evento, se interrumpe la ejecucin y
se sigue un flujo de secuencia alternativo:

Actividades
completadas: A y B

Actividades
completadas: C

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Gateways: secuencias de ejecucin complejas

BPMN tambin incluye una forma de especificar flujos de secuencia complejos

Tipos de gateways o compuertas:

Exclusiva
Basado en datos

Basado en eventos

Inclusiva

Paralela

Compleja

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Ejemplos

Exclusiva

Actividades completadas:
AyB

Actividades completadas:
AyC

Paralela

Actividades completadas:
A, B y C
o
A, C y B

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Gateways: secuencias de ejecucin

25
Gateways: interaccin con otros pools

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Evento Terminate: Terminando flujos en paralelo

Si en la ejecucin en uno de los flujos requiere que el proceso completo termine,

se debe usar el evento de fin terminate.

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Subprocesos: agrupaciones de actividades

Un concepto muy importante en BPMN es el de sub-proceso

Permite definir diferentes niveles de detalle en el diagrama, de manera que un mismo
modelo sirva a diferentes pblicos.

Vista en detalle Bajo nivel Vista resumida Alto nivel

28
Ejercicio

Modele una secuencia de 5 tareas/actividades llamadas

A,B,C,D,E

29
Ejercicio

Modele una secuencia de 5 actividades/tareas llamadas

A,B,C,D,E
Convierta la actividad B en un subproceso que contenga las
tareas B1 y B2

30
Ejercicio

Modele una secuencia de 5 actividades/tareas llamadas

A,B,C,D,E
Convierta la actividad B en un subproceso que contenga las
tareas B1 y B2
La actividad C debe ejecutarse en paralelo con el subproceso B

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Ejercicio

Modele una secuencia de 5 actividades llamadas A,B,C,D,E

Convierta la actividad B en un subproceso que contenga las
tareas B1 y B2
La actividad C debe ejecutarse en paralelo con el subproceso B
Bajo ciertas condiciones, es necesario no ejecutar la actividad C

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Ejercicio

Modele una secuencia de 5 actividades llamadas A,B,C,D,E

Convierta la actividad B en un subproceso que contenga las
actividades B1 y B2
La actividad C debe ejecutarse en paralelo con el subproceso B
Bajo ciertas condiciones, es necesario no ejecutar la actividad C
Bajo ciertas condiciones en vez de ejecutar C debemos terminar
el proceso, incluyendo las actividades del subproceso B.

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Ejercicio

Modele una secuencia de 5 actividades llamadas A,B,C,D,E

Convierta la actividad B en un subproceso que contenga las
actividades B1 y B2
La actividad C debe ejecutarse en paralelo con el subproceso B
Bajo ciertas condiciones, es necesario no ejecutar la actividad C
Bajo ciertas condiciones en vez de ejecutar C debemos terminar
el proceso, incluyendo las actividades del subproceso B.

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Flujo de mensaje: reglas de uso

Hasta (Pool B)
Desde (Pool A)

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Artefactos: elementos adicionales que enriquecen el
diagrama
Datos (Data object)
Formularios
Informacin
Pueden ir incorporados en flujo de mensajes o
como entrada y salida de actividades
Nombre
[Estado]

Grupo (Group)
Agrupacin de actividades

Anotacin (Annotation) Anotaciones de Texto

permiten al Modelador agregar
Comentarios informacin adicional

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Asociaciones: unin entre artefactos

Una Asociacin se usa para asociar datos, textos u otros artefactos con flujos
de objetos.
Se representa por una lnea segmentada finamente con el extremo en punta.

Tambin se usan para mostrar las entradas y salidas de las actividades.

37
Artefactos: elementos adicionales que enriquecen el
diagrama

38
Resumen de Elementos Bsicos

39
Ejemplo 1: Venta de caf con elementos bsicos

40
Ejemplo 2: Venta de caf con eventos

41
Preguntas interesantes

Puede haber una actividad compartida entre dos lanes?

No, las actividades siempre estn asociadas a un ejecutor exclusivo.

42
Preguntas interesantes

Qu restricciones tiene el flujo de mensaje?

No puede unir actividades dentro de un pool
No tiene un significado de flujo, solo de intercambio de mensaje

43
Recomendaciones al modelar - pools

Cada pool debe contener un flujo independiente.

44
Recomendaciones al modelar - eventos

Los eventos deben tener

un nombre diferente de las
actividades.
Sustantivo con
descripcin del evento
ocurrido.

Los eventos suceden fuera

del control de los
participantes del pool.

45
Recomendaciones al modelar - decisiones

Sincronizar explcitamente
flujos paralelos.

Ocupar un evento terminate

cuando se requiere finalizar la
ejecucin del proceso desde
una rama paralela.

46
Recomendaciones al modelar - pasos

No hay una receta establecida, sin embargo recomendamos seguir cierto orden:
1. Crear los pools de acuerdo al diagrama SIPOC.
2. Crear el pool donde correr el flujo principal, con los lanes de acuerdo a los
Ejecutores identificados en el RECI.
3. Comenzar modelando slo en el pool de la organizacin, basndose en la ejecucin
ideal y sin considerar los dems pools ni las interacciones con estos.
4. (Opcional) Modelar los caminos ideales de los dems pools e incluir los mensajes
entre estos y el pool de la organizacin.
5. Modelar las rutas alternativas y de excepcin en el pool principal y luego en los
dems, aadiendo las interacciones donde corresponda.

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EJERCICIOS RECOMENDADOS

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Actividad prctica 1: Venta de caf

Copie el siguiente ejemplo ocupando la herramienta BizAgi.

Recuerde: modele un pool a la vez.

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Actividad prctica 2: Entrega de revisin tcnica

Modele el siguiente caso, Entrega de revisin tcnica, desde el punto de vista

de la planta de revisin. No considere una eventual segunda revisin.
Al llegar, el cliente es atendido por el recepcionista, quien ingresa los datos del
vehculo.
Luego de ingresados los datos, el cliente puede pagar la revisin, para luego recibir la
boleta.
Mientras sucede esto, personal del taller revisa los gases, las luces, la amortiguacin y
la direccin del vehculo, sin ningn orden en particular entre ellos. Luego de terminar
todo esto, se revisan los frenos.
Si el vehculo aprueba la revisin, el jefe debe firmar los papeles correspondientes, en
caso contrario personal del taller debe imprimir el detalle de los defectos.
Finalmente, y slo si el cliente ya ha recibido su boleta, el recepcionista entrega todos
los papeles al cliente.

50
Actividad prctica 2: Solucin propuesta

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Actividad prctica 3: Reembolso de gastos

Modele el siguiente caso, Reembolso de gastos administrativos, desde el punto

de vista de la gerencia de administracin y finanzas
El proceso comienza cuando llega un reporte de gastos. Lo primero que se hace es
que el asistente de administracin y finanzas verifica si existe la cuenta de gastos, en
caso contrario ste la debe crear.
Luego, esta misma persona revisa el reporte de pre-aprobacin y si los gastos calzan
con la poltica de pre-aprobacin se aprueban de manera automtica.
Si no fuese as, se solicita la revisin del reporte de gastos al supervisor
correspondiente, quien decide si aprobar o rechazar la cuenta.
Si un reporte de gastos se aprueba, el asistente deposita los fondos a la cuenta del
empleado. En caso contrario, le enva una notificacin explicando los reparos.
Si el proceso anterior toma ms de 7 das, es deber del asistente enviar un mail al
solicitante recordando que su solicitud est siendo revisada. Si el proceso completo
llegase a tomar ms de 30 das, se cancela todo y se le enva un mail al solicitante
avisndole de la situacin.

52
Actividad prctica 3: Solucin propuesta

53
Referencias

Web Oficial de BPMN

www.bpmn.org
BizAgi
www.bizagi.com

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Sistemas de Informacin
BPMN bsico

Profesor: Jorge Bozo

jorge.bozo@ucn.cl