Bases Documentales 1ero. EMT Prof. Tc.

Marly Cavia

1.2 Importancia de la documentacin en el funcionamiento de la Organizacin

Los principales objetivos de la empresa u organizacin son : economa, de personal,
materiales, maquinaria y espacio- previsin e informacin.
El trabajo de oficina debe ofrecer a la direccin las bases suficientes para el gobierno
de la empresa, y esas bases son los canales de comunicacin que se extiendan a lo
largo y ancho de la misma, permitiendo al nivel directivo:

El establecimiento del curso general de accin,

La implantacin de los procedimientos necesarios,

El desempeo de la direccin y el control,

La valoracin de los resultados.
Es vital toda la documentacin de la empresa, que ella es el soporte de la informacin,
materia prima fundamental para una acertada toma de decisiones.

1.3 Concepto
Concepto y funciones de los documentos
Concepto de Documentos comerciales: De acuerdo con los usos y costumbres
generalizados en el comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto,
dicha actividad o relacin genera comprobantes que se extienden por escrito y en los
que se deja constancia de la misma.
Funciones:
1- Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registracin.
2- Permite establecer la relacin jurdica entre las partes intervinientes, marcando
los derechos y las obligaciones de cada una de ellas.
3- Constituyen un medio de prueba de las operaciones, tienen validez las
registraciones en los libros en funcin de la existencia y veracidad de los
mismos.
4- Constituyen un elemento fundamental para el control posterior y respaldo de
las registraciones en los procedimientos, que aplica el Estado para sus
funciones de recepcin, fiscalizacin de impuestos.

1.4 Seguimiento de los actos administrativos

administrativos y de los hechos econmicos

Los documentos comerciales contienen informacin tanto de hechos econmicos,

como de actos administrativos.

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Hechos Econmicos: Son aquellos que modifican el patrimonio de la empresa, son

considerados por la Contabilidad y dan lugar a registraciones contables. Ejemplo:
Compra venta, el pago de sueldos, un prstamo bancario cuando se entrega el dinero
a la empresa.

Actos Administrativos: No influyen en el patrimonio ni en el capital. No dan lugar a

registraciones contables y no tienen repercusin directa en el patrimonio de la
empresa, en su cantidad (prdidas o ganancias) o cualidad. Ejemplo: Tomar un
empleado nuevo, cuando se solicita un prstamo a un Banco, es un acto administrativo.

Clasificacin de hechos econmicos:

PERMUTATIVOS: Cambia la composicin del patrimonio sin afectarse el capital,

solamente cambian un elemento patrimonial por otro. Son ejemplos la compra de
mercaderas, pagar a un acreedor, cobrar a un deudor, hacer un depsito en un banco.

MODIFICATIVOS: Se afecta un solo componentes del patrimonio sin contrapartida,

cambia el capital. Son aquellos que aumentan o disminuyen el Capital, o en otras
palabras son las prdidas o las ganancias. Son ejemplos el cobrar un inters, pagar un
inters, pagar una comisin, cobrar una comisin, pagar un sueldo, pagar un flete.

MIXTOS: Cambia la composicin del patrimonio y se afecta tambin el capital, es decir,

son permutativos y modificativos a la vez. Son aquellos que cambian un elemento
patrimonial por otro y a la vez producen un cambio en el Capital. Un ejemplo tpico es la
venta de mercaderas en la cual se incluye una ganancia.

HECHO ECONMICO DOCUMENTO COMERCIAL

Compra o venta contado Boleta de contado

Compra o venta crdito simple Factura de crdito

Pago o cobro Recibo

Devolucin compra/ venta contado Boleta devolucin contado

Recargo crdito simple Nota de dbito

Disminucin crdito simple Nota de crdito

Crditos documentados Conforme, vale o pagar
Depsito bancario Boleta de depsito
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1.5 Emisin, recepcin,

recepcin, manejo, control y archivo

Emisin: Los comprobantes son formularios pre-impresos, diseados de tal forma que
puedan resear todos los datos de cada tipo de operacin en particular.

Recepcin: La actividad comercial como tal da origen a una relacin entre dos partes,
que reciben y se obligan a dar algo respectivamente.

Manejo: Todo empresario esta obligado por la ley a llevar la contabilidad de su negocio
y a registrar en ella todas sus operaciones, y la nica manera de comprobar cmo
administra su capital y el de sus acreedores, y las obligaciones que se generan con el
estado, son fuente de recursos fiscales.

Control: Los comprobantes hacen posible el control sobre la funcin de la Tenedura

de Libros. cuya funcin es historiar la actividad de la empresa basada en la
documentacin comercial.

Archivo: Debe hacerse en forma ordenada, conservndolos en buenas condiciones y

facilitando el acceso a cada uno de ellos en la forma mas rpida posible.

Ejemplo:

La seccin ventas de la empresa A vende a la empresa B, mercadera por un valor de

X $, entonces emite un documento en tres vas:
1- Original Cliente
2- Copia Contabilidad,
3- Copia Archivo.
La Va 1 es para la empresa B, quin realiza la compra. (Cliente)
La va 2 es para la seccin contabilidad para su registracin y control de la operacin
comercial, fecha, tipo de venta, firma del comprador en caso de ser crdito. (Proveedor)
La va 3 es para la seccin archivo como respaldo de la operacin comercial. Por
ltimo es la DGI la que va a controlar las vas archivo y las va a comparar con la
registracin de la contabilidad. (Proveedor)