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Gestin de Proyectos: Fundamentos

A. Estos problemas suenan conocidos?

El gerente de operaciones prometi un plazo de entrega que posiblemente no podr cumplir.

Esto debido a que para que pueda cumplir su promesa se requiere la participacin de mltiples
reas las cuales no pueden distinguir que requerimientos son prioritarios.

Luego se est avanzando la iniciativa y a medio camino el cliente nos llama para solicitarnos un
gran cambio.

Finalmente, cerca a la culminacin dela iniciativa, un miembro del equipo nota que hay errores
que requiere rehacer la ltima parte. Pero para rehacerlo, se requiere la participacin de un
rea que al trabajar con nosotros posiblemente demorar la fecha de culminacin de
otrastareas de la organizacin.

Podra pensarse que toda iniciativa o proyecto tiene problemas diferentes e imposibles de
preverse, sin embargo un grupo de expertos not que todainiciativa atraviesa en realidad
problemas comunes. Estos problemas similares pueden ser categorizados y solucionados. A la
coleccin de conocimiento para solucionar estos problemas similares se conoce como la Gua
de los Fundamentos para la Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK).

Ningn documento contiene todo el conocimiento en gestin de proyectos porque este est
constantemente cambiando. Esto es por lo que el PMBOK es considerado una gua.

La gua del PMBOK presta una gran ayuda en los siguientes puntos:

Aprender un vocabulario comn en gestin de proyectos que es utilizado por gerentes de

proyectos en todo el mundo.

Gestionar un proyecto evitando errores comunes.

B. Qu habilidades se necesitan para ser un gerente de proyectos exitoso?

La gua del PMBOK contiene herramientas prcticas que ayudan a gestionar mejor un
proyecto. Sin embargo, un exitoso gerente de proyectos necesita tener tres caractersticas
personales esenciales:

1. Conocimiento de Gestin de Proyectos. Esto significa tener conocimiento de todas

las herramientas y tcnicas contenidas en la gua del PMBOK, y de qu manera y
cuando usarlas.

2. Capacidad de Desempeo. No es suficiente saber lo que se necesita hacer. Es

necesario llevarlo a la realidad hacienda todo esfuerzo para que la iniciativa o proyecto
sea exitoso.

3. Habilidades blandas. Es esencial para un gerente de proyectos establecer conexiones

personales con los miembros de su equipo y ayudarlos a mantener la direccin
ejerciendo liderazgo para conseguir el xito del proyecto.
 C. Qu es un proyecto?

Un proyecto, definido por los estndares internacionales, es un emprendimiento temporal, que

tiene inicio y final, y que est orientado a culminar exitosamente un alcance final, que es un
conjunto articulado de entregables (que pueden ser productos, servicios o resultados). Estos
entregables cumplen los requerimientos de los actores involucrados del proyecto

Todo proyecto debe cumplir las siguientes tres caractersticas:

1. Es temporal: Todo proyecto siempre tiene un inicio y un final. Es posible que
finalicen debido a una decisin de cancelarlos. Sin embargo, los proyectos nunca
son permanentes.
2. Crean un resultado nico: El resultado de un proyecto siempre es medible y
nico.Por ejemploproyectos como la construccin del centro de convenciones o el
desarrollo de una aplicacin informtica siempre son posible distinguirlos de otros
porque son nicos.
3. Es progresivamente elaborado: Al inicio de un proyecto, siempre se definen el plan
y los objetivos. Sin embargo, durante la ejecucin del proyecto, nuevos
acontecimientos ocurren por lo que se tienen que tomar decisiones para mantener
el proyecto ajustado al plan o para decidir corregirlo.

D. Las Habilidades Blandas

No se puede dejar de enfatizar la importancia de las habilidades blandas para conseguir el

xito el proyecto. Entre estas:

1. Liderazgo: Un lder excelente logra que el equipo de trabajo tenga claro los objetivos
del proyecto y este enfocado en lograrlos.

2. Equipo de Trabajo: Lograr que cada miembro del equipocolabor con lo mejor de sus
habilidades que sumadas consigan el xito del proyecto

3. Motivacin: Reconocer que motiva individualmente a cada miembro del equipo sea por
ejemplo para conseguir un ascenso, ganar experiencia, etc alineando sus objetivos
personales a los del proyecto.

E. La Triple Restriccin

Todo proyecto, sin importar su naturaleza, es factado por restricciones de tiempo, alcance y
costo. Estas restricciones estn relacionadas una a otra, debido a que modificando una de ellas
siempre ocasiona un efecto en las otras.

Por ejemplo

Un cronograma (tiempo) ms corto puede significar un alcance menor y/o costos ms

elevados.

Un alcance ms amplio puede significar un cronograma (tiempo) ms largo y/o costos ms

elevados.

Costos ms bajos significan un alcance menor y/o un cronograma (tiempo) ms largo.

 F. Factores Ambientales

Es importante considerar que ni los mejores gerentes de proyectos pueden controlar todo lo
que afecta a sus proyectos.

La forma en que la compaa est establecida, la manera en que los recursos son manejados,
los procesos que un equipo necesita seguir para realizar su trabajo, etc., todos ellos pueden
tener un gran impacto en cmo se maneja el proyecto. Ellos son llamados los factores
ambientales de la empresa.

Entre estos factores se encuentran:

Personas: Las habilidades y cultura organizacional en la que trabajan

Informacin: Donde la compaa guarda su informacin puede hacer una gran diferencia en las
decisiones del proyecto

Estndares: Algunas compaas dependen de estndares del gobierno para administrar sus
negocios y cuando estos cambian pueden tener un gran impacto

G. Qu es la gestin de proyectos?

Algunos proyectos son gerenciados exitosamente, mientras otros constantemente tienen

retrasos, presentan sobrecostos y dan resultados con pobre calidad. Cul es la diferencia
entre unos y otros?

La distincin es la gestin de proyectos que es la disciplina que permite aplicar herramientasde

planeamiento y seguimiento al inicio, ejecucin y cierre de un proyecto, durante todo su ciclo de
vida, asegurando que el proyecto culmine logrando los alcances esperados, a tiempo, dentro
del presupuesto, usando ptimamente los recursos disponibles y administrando una relacin
adecuada con todos los actores involucrados, todo esto contribuyendo de una manera medible
a los objetivos estratgicos y finalmente a la visin de cada una de las organizaciones
involucradas en el proyecto, con particular nfasis en la organizacin ejecutora de ste.

H. Grupos de Procesos

La gestin de proyecto comprende los siguientes grupos de procesos

Inicio: Desde que se decide la ejecucin de un proyecto hasta que se haconsolidado todas las
labores para poner en marcha un proyecto.

Planeamiento: Desde que se previene cualquier componente del proyecto hasta que ya sehan
ejecutado absolutamente todas las tareas y ya no quede nada por prever.

Ejecucin: Desde que se inicia hasta que se termina la implementacin de actividades o

tareas.

Seguimiento y Control: Desde que se puede verificar cualquier tarea planificada versus los
resultados de su ejecucin hasta que todas estas hayan culminado, tanto su ejecucin como su
verificacin
Cierre: Desde que se decide que el proyecto tiene que terminar hasta que se haculminado toda
responsabilidad del equipo de responsables del proyecto.

I. Ciclo de Vida del Proyecto

A la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre se les
conoce como Ciclo de Vida del Proyecto. Las fases dependen de la naturaleza del proyecto.
Por ejemplo un Proyecto de Desarrollo de Software podra tener las siguientes fases: concepto,
requisitos, diseo, desarrollo, pruebas, documentacin y capacitacin, despliegue y post-
despliegue.

Dentro del proyecto hay un ciclo de gestin entre la PLANIFICACIN y la EJECUCIN. Esto
consiste en que una vez que se planifica (o se tiene una primera versin del plan del proyecto)
se puede empezar a ejecutar. Pero nunca se termina de ejecutar sin volver a planificar, puesto
que siempre hay cosas que se aprenden al empezar a ejecutar.

J. reas de conocimiento que organizan los procesos

Otra de las caractersticas importantes resaltadas por la Gua del PMBOKes la clasificacin de
reas conocimiento de la gestin de proyectos. Hay en particular 10 reas que describen con
bastante precisin conceptos que son de fcil reconocimiento a los que participan en un
proyecto.

Integracin: Cmo vincular el proyecto a los objetivos de la organizacin que lo ejecuta?

Cmo coordinar diversos procesos y reas del proyecto entre s?

Alcance: Qu se quiere lograr al final del proyecto, de modo que se reconozca como un
proyecto exitoso?

Tiempo: Cunto tiempo implicar finalizar el proyecto exitosamente?

Costo: Cunto dinero se requiere para finalizar el proyecto exitosamente y cmo se
financiar?

Calidad: Qu estndares, reglamentos y regulaciones debe aplicarse para poder finalizar el

proyecto con xito?

Recursos Humanos: Quines sern responsables de todo lo necesario para el xito del
proyecto?

Comunicaciones: Qu informacin se manejar y quienes deben recibirla oportunamente para

garantizar tener un proyecto exitoso?

Riesgos: Qu amenazas y oportunidades existen que pueden perjudicar o apoyar

respectivamente el xito del proyecto?

Adquisiciones: Qu servicios y productos se requiere adquirir de fuera debido a que es mejor

que fabricarlos dentro del equipo del proyecto y cmo se har?

Involucrados: Qu grupo de personas tienen un impacto o sern afectados por el proyecto?

Cules son las necesidades de los involucrados?Sern dadas por el proyecto?