Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
1. OBJETIVO
Realizar traspaso fsico y en el sistema de inventarios de los bienes devolutivos que se entregan de un funcionario a otro o que se
reintegran al rea de Almacn e Inventarios, con el fin de mantener actualizada la informacin de los bienes de propiedad del
IDIPRON.
2. ALCANCE
Inicia con la identificacin de la necesidad del traspaso de los bienes o el reintegro de los mismos, y finaliza con el archivo de los
documentos.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 Todos los traslados entre servidores pblicos y dependencias debern efectuarse a travs del rea de Almacn e Inventarios,
quien actualizar la informacin en los registros del aplicativo SICAPITAL
3.2 Cuando se trate de un traspaso entre servidores pblicos o dependencias, es responsabilidad de los mismos verificar el estado de
los bienes que se reciben y se entregan.
3.3 La razn por la que se puede dar un traspaso de un bien en servicio es porque el bien no se est utilizando y otro funcionario o
dependencia lo necesita.
3.4 La razn por la que se puede dar un reintegro de un bien en servicio al rea de Almacn e Inventarios es porque el bien no se
est utilizando y se encuentra en buen estado, de acuerdo con el correspondiente formato de Control de inspeccin y ejecucin de
mantenimiento de bienes e infraestructura A-MBI-FT-007), solicitado por el funcionario o contratista quien tiene en su custodia o
responsabilidad el bien, en cual se debe identificar si ste tiene condiciones especiales para su traslado (desmonte, cargue,
trasporte etc.)
4. GLOSARIO
ALMACN (BODEGA): Espacio delimitado en donde se guardan bienes, elementos o mercancas de consumo o devolutivos,
los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman el Instituto para que estas cumplan los objetivos misinales.
BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o
cuando al agregarlos, aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o materia autnoma y entra a constituir o integrar
otros bienes.
BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til corta
y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente y por sus caractersticas no forman parte del inventario.
BODEGA DE BIENES REINTEGRADOS EN BUEN ESTADO: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que
estaban en servicio y que fueron reintegrados o devueltos al almacn para su guarda o custodia. La caracterstica principal de
estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio.
BODEGA DE BIENES REINTEGRADOS EN MAL ESTADO: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban
en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacn por encontrarse en mal estado y no se pueden colocar nuevamente al
servicio por figurar como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente pblico.
DEPENDENCIA: Son todas aquellas Subbodegas, reas, Oficinas, Unidades de Proteccin Integral, sedes de Proyectos
administrativas y operativas (donde se desarrollan los convenios), Comedores Comunitarios o espacios externos, en los cuales se
encuentran bienes para el desarrollo de las todas actividades del IDIPRON.
ENCARGADO DE BODEGA: Funcionario Pblico o Contratista encargado del manejo, custodia, organizacin,
administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una entidad.
EGRESO DE BIENES DEL ALMACN: Es la salida fsica de los bienes del Almacn originada por suministro o entrega de
bienes o elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en prstamo; traspaso a otras entidades pblicas.
INVENTARIO INDIVIDUAL DEL Servidor pblico: Es la relacin detallada de elementos devolutivos a cargo de un
funcionario para el cumplimiento de sus funciones en la Entidad.
INVENTARIO: Relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, el cual debe mostrar: nmero de
unidades en existencia, descripcin y referencia.
TRASLADOS: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicacin fsica de bienes dentro de las dependencias del
Instituto, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien los entrega y transfirindola a quien la recibe.
*Solicitud de
traspaso entre
4. Recibir el formato
Recibir y verificar que el formato, dependencias,
de solicitud de Solicitud de traspaso entre funcionarios o
traspaso entre dependencias, funcionarios o reintegro reintegro de
dependencias de bienes devolutivos A-GLO-FT- bienes
009 y el formato Control de devolutivos
inspeccin y ejecucin de Tcnico(a) A-GLO-FT-009 Max: 30 min
mantenimiento de bienes e rea de Almacn Administrativo(a) Concepto tcnico
Min: 20 min
infraestructura A-MBI-FT-007 e Inventarios o Profesional *Control de
(Concepto tcnico), est correctamente Universitario. inspeccin y Prom: 25 min
diligenciado, sin tachones, ejecucin de
1 enmendaduras y con las respectivas mantenimiento de
firmas. bienes e
infraestructura A-
Ver condiciones generales 3.4 MBI-FT-007
(Concepto
tcnico)
10.
NO Si el traslado es un reintegro de bienes a
Es un reintegro
de bienes? bodega del almacn pasar a la siguiente Comprobante de
Tcnico Max: 4 das
actividad. traslado
13 rea de Almacn Administrativo o
(generado por el
e Inventarios Auxiliar Min:3 das
Si es un traslado de bienes devolutivos aplicativo
S Administrativo.
entre servidores contine con la SiCapital) Prom:3.5 das
actividad No. 13
2
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)
1. Por cambio en el Mapa de Proceso del Instituto, se pasa al
proceso Gestin Logstica, en versin 01; anteriormente se
encontraba en el proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-003, en versin 03 y
vigente desde 25/11/2012.
2. Se modifica el nombre del procedimiento el concepto servidor
por funcionario. Para una mayor pertinencia, o para abarcar el
rango de responsabilidades.
3. Se modifica la condicin general 4.4 la cual hace mencin a la FIRMA EN ORIGINAL
razn por la cual puede generarse un reintegro del bien Jean Paul Pinzn
eliminando los bienes que se encuentran en mal estado u Tcnico Administrativo
obsoletos, en la condicin general 3.4 se elimina teniendo en rea Almacn e Inventarios
01 cuenta que en el para dichos bienes se cuenta con un 20/04/2016
procedimiento de Baja de bienes devolutivos y elementos de
consumo en bodega.
4. Se realiz actualizacin y modificacin al procedimiento, luego FIRMA EN ORIGINAL
de una observacin directa, de las actividades que se realizan en Katherine Betancur Garca
el rea as: Profesional Universitario
a. Se incluyeron las siguientes actividades: la No. 4 Recibir Oficina Asesora de Planeacin
el formato de solicitud; la No. 5 verificacin el formato
est bien diligenciado; la actividad No. 6 Devolver
formato al solicitante, la No. 8 Verificar que el formato
est bien elaborado; la No. 9 Firmar comprobante con el
fin de tener mayor claridad en las actividades, generar
controles y responsables de las mismas.
7. REVISIN Y APROBACIN