Cdigo CD-01

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha 01-07

PROCESO: DIRECTIVO
OBJETIVO: Establecer y gestionar las directrices y polticas de la institucin
RESPONSABLE: Rectora

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Almacn de materia Necesidades de P: : Analizar la informacin de entrada Informacin analizada Comunidad educativa.
prima fabricacin de un molino Proyeccin presupuestal Necesidades especificas Todos los procesos.
. Estudio del entorno
Plan financiero
Provisin de los recursos
Evaluacin de proveedores
Municipio de Medelln
Secretara de Educacin
Todos los procesos
Proveedores en general
Comunidad salesiana
Fraternidad Medelln

Comunidad educativa Estudio del entorno H: Establecer direccionamiento Misin Comunidad educativa.
MEN Necesidades especificas estratgico de la institucin Visin Todos los procesos
Municipio de Medelln de cada proceso Establecer el presupuesto Polticas Secretaria de
Secretara de Educacin Sistema Preventivo Asegurar la comunicacin interna Objetivos Educacin
Todos los procesos Salesiano Ejecutar el presupuesto Filosofa
Proveedores en general Directrices Municipales, Realizar la adquisicin de bienes y Principios
Comunidad salesiana nacionales y servicios y POAI
Fraternidad Medelln Sectoriales hacer subcontrataciones. PEI
Necesidades de recursos Realizar mantenimiento en la Diseo del presupuesto
Informacin de infraestructura y ambiente de trabajo Comunicaciones
Proveedores Realizar estados financieros. Estados financieros
Proveedores Infraestructura adecuada y
seleccionados provisin de recursos
Presupuesto Informes
 Recursos financieros
Necesidades de recursos
y de mejora en la
infraestructura

Comunidad educativa Diagnostico Institucional
MEN Resultado de los
Municipio de Medelln procesos
Secretara de Educacin Evaluaciones anteriores
Todos los procesos Directrices
Proveedores en general Resultados de Auditoria
Comunidad salesiana Ejecucin presupuestal
Fraternidad Medelln Evaluacin de los
proveedores
V: Realizar la Evaluacin institucional Anlisis de la Evaluacin Comunidad educativa.
Realizar la Revisin por la Direccin Institucional Todos los procesos
Verificar la ejecucin presupuestal Necesidades de mejoramiento Secretaria de
Plan de mejoramiento Educacin
institucional
Medicin de indicadores de
procesos

Comunidad educativa Resultados de procesos A: Gestionar acciones de mejora Acciones de mejora, Acciones Comunidad educativa.
Todos los procesos No conformidades correctivas, preventivas Todos los procesos
Proveedores en general Necesidades de Secretaria de
Comunidad salesiana mejoramiento Educacin
Fraternidad Medelln Plan de mejoramiento
Plan operativo de
inversin

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
ID-01 REPORTE DE CALAMIDAD DOMESTICA la educacin y sus normas Capitulo 5
ID-02 SOLICITUD DE PERMISOS ley general de educacin 6.1 Provisin de recursos
GD-01 LLEGADAS TARDE DE EDUCADORES PES propuesta educativa salesiana 6.3 Infraestructura
GD-02 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL Ley 80/1993 7.4 Compras
GD-03 ELEBORACION DE PRESUPUESTO Plan general de contabilidad 8.3 Control del producto no conforme
GD-04 PLAN DE MEJORAMIENTO Ley 87/1993 8.4 Anlisis de datos
INSTITUCIONAL Acuerdos municipales 8.5 Mejora
GD-05 PLAN OPERATIVO (ELIMINADO) Decreto 1857 /1994 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
MD-01 MANUAL DE CONVIVENCIA Informe anual de Fraternidad Medelln 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto
MD-02 MANUAL DE FUNCIONES
MD-03 MANUAL DE INDUCCIN
FD-01 EVALUACION INSTITUCIONAL
FD-02 LLEGADAS TARDE EDUCADORES
FD-03 REVISION POR LA DIRECCIN
FD-04 COMUNICACIONES
FD-05 SOLICITUD DE MATERIAL DIDCTICO
FD-06 AUTORIZACION DE PERMISOS A
DOCENTES
FD-07 LLAMADAS DE ATENCIN
FD-08 ESTIMULOS
FD-09 GASTOS O APROPIACIONES
FD-10 INGRESOS
FD-11 EGRESOS
FD-12 INVERSIONES
FD-13 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
FD-14 PLAN ANUAL DE SUBPROYECTOS
FD-15 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIN
POAI
FD-16 PROGRAMA GENERAL DE COMPRAS
FD-17 PRESUPUESTO DE RECURSOS
FD-18 PLAN DE COMPRAS
FD-20 ANALISIS DE RESULTSDOS DE LA
EVALUACIN INSTITUCIONAL
FD-21 ANALISIS HISTORICO DE PRUEBAS
ICFES
FD-22 CRONOGRAMA INSTIUCIONAL
FD.23 PLAN ESTRATGICO Y OPERATIVO

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Rectora Equipo de cmputo Cmodo
Representante de la direccin material de oficina Aireado
Tesorera Ventilado

CONTROLES
QU SE CONTROLA? CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
El cumplimiento de la normatividad Manteniendo actualizada la Rectora y Consejo Directivo Diariamente
legislacin y con los informes de
gestin
La Ejecucin presupuestal Confrontacin de lo ejecutado con lo Rectora y Consejo Directivo Trimestral
presupuestado Anual

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia del presupuesto Presupuesto ejecutado X 100
Mayor o igual al 80%
Presupuesto planeado Anual
Evaluacin y reevaluacin de puntaje promedio x100
proveedores # total de aspectos evaluados x 5 Mayor o igual al 90% anual

Control de cambios

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07

Elabor: Revis: Aprob:

Luz Stella Lopera Luz Nasly Garca Amador Sor Lina Mara Rincn

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Cdigo CA-01

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha 01-07

PROCESO: ADMISIONES Y MATRICULAS
OBJETIVO: Legalizar el compromiso mutuo entre acudientes, estudiantes y la institucin educativa.
RESPONSABLE: Secretaria
PROVEEDOR ENTRADA
Proceso directivo Polticas institucionales
Matrcula en lnea para la renovacin, admisiones y
Secretara de Educacin PEI matrcula de acuerdo con las polticas
Acudientes Aspirantes Listado de estudiantes
Estudiantes para ser becadas y con
vaso de leche y
Proceso de Bienestar y restaurante
apoyo estudiantil Documentacin
estudiantes
Cronograma institucional
Carga Acadmica
Notas
Direccionamiento con
relacin al nmero de
cupos
Proceso directivo Polticas institucionales
Matrcula en lnea
Secretara de Educacin PEI
Acudientes Aspirantes Listado de estudiantes
Estudiantes para ser becadas y con
vaso de leche y
Proceso de Bienestar y restaurante
apoyo estudiantil Documentacin
estudiantes
Cronograma institucional
Carga Acadmica
Notas
Direccionamiento con
relacin al nmero de
cupos
Proceso directivo Polticas institucionales
Matrcula en lnea
Secretara de Educacin PEI
Acudientes Aspirantes Listado de estudiantes
Estudiantes para ser becadas y con
vaso de leche y
ACTIVIDADES/SUBPROCESO
P: Definir requisitos y cronogramas
institucionales
H:
Realizar admisiones, matrcula y
renovacin
Llevar los libros reglamentarios
Mantener actualizado el
software educativo de
institucin y la Matrcula en
lnea
Realizar las estadsticas para el
DANE y las requeridas por la
Secretara de Educacin
V: Seguimiento y medicin al proceso
SALIDA
Listado de estudiantes
matriculados
Informacin de Estudiantes
Informe de Gestin
Recursos financieros
Estadsticas
Documentacin actualizada de
estudiantes
Acciones de mejora
Listado de estudiantes
matriculados
Informacin de Estudiantes
Informe de Gestin
Recursos financieros
la Estadsticas
Documentacin actualizada
estudiantes
Acciones de mejora
Listado de estudiantes
matriculados
Informacin de Estudiantes
Informe de Gestin
Recursos financieros
Estadsticas
CLIENTE
Comunidad Educativa
MEN Secretara de
Educacin Municipal
DANE
Todos los procesos
Comunidad Educativa
MEN Secretara de
Educacin Municipal
DANE
Todos los procesos
Comunidad Educativa
MEN Secretara de
Educacin Municipal
DANE
Todos los procesos
Proceso de Bienestar y restaurante Documentacin actualizada
apoyo estudiantil Documentacin estudiantes
estudiantes Acciones de mejora
Cronograma institucional
Carga Acadmica
Notas
Direccionamiento con
relacin al nmero de
cupos
Proceso directivo Polticas institucionales A: Realizar acciones de mejora Listado de estudiantes Comunidad Educativa
Matrcula en lnea matriculados MEN Secretara de
Secretara de Educacin PEI Informacin de Estudiantes Educacin Municipal
Acudientes Aspirantes Listado de estudiantes Informe de Gestin DANE
Estudiantes para ser becadas y con Recursos financieros Todos los procesos
vaso de leche y Estadsticas
Proceso de Bienestar y restaurante Documentacin actualizada
apoyo estudiantil Documentacin estudiantes
estudiantes Acciones de mejora
Cronograma institucional
Carga Acadmica
Notas
Direccionamiento con
relacin al nmero de
cupos

INTERNOS
FA-01 Estudio socio econmico
FA-02 Ficho de inscripcin
FA-03 Encuesta para estudiantes nuevos
FA-04 Formulario de matrcula
IA -01 Instructivo estudiantes nuevos
IA-02 Instructivo Estudiantes antiguos
PA-01 Admisiones y matrculas
Acta de graduacin
Registro de entrega de actas
bachilleres
Libro de registro de diplomas
Libro de calificaciones
Libro de matrcula
Software educativo y Matrcula en lnea
Estadsticas
DOCUMENTOS
EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservacin del producto y/o servicio
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
Filosofa Salesiana 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto y/o
Ley 115 y 715 servicio
Resolucin de costos acadmicos 8.3 Control del servicio no conforme
y diplomas Resolucin de proceso de matrcula 8.4 Anlisis de datos
Instructivo para manejar el Software 8.5 Mejora
 RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

HUMANOS: Rectora, Secretarias, Consejo Equipos de cmputo con Internet, software Buena iluminacin, buena ventilacin, espacio
Directivo, Docentes de apoyo, Coordinadoras educativo (Coasis, Camalen, Eureka), papelera. amplio

QU SE CONTROLA?
Que la documentacin de los
estudiantes est completa y bien
proyegida
CONTROLES
CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Inspeccin visual de la Secretarias Al momento de matricular y durante
documentacin de cada estudiante su estada en la Institucin.

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Eficacia en la matrcula de las # estudiantes matriculadas X100 95%
Anual
estudiantes total estudiantes asistentes

Control de Documentos

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07

Elabor Revis Aprob

Adriana Mara Giraldo Luz Stella Lopera Sor Lina Mara Rincn

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Cdigo: CP-01

 CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha: 01-07

PROCESO: PLANEACIN CURRICULAR

OBJETIVO: disear proyectos, planes y programas curriculares de la institucin educativa.
RESPONSABLE: Coordinacin Acadmica y de Convivencia

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

MEN Normatividad vigente P: Definir requisitos para el diseo Criterios para elaboracin y Proceso de directivo
Proceso Directivo Necesidades encontradas curricular. aprobacin de planes de Proceso desarrollo
Proceso de Admisiones y Plan operativo anual estudio, programas y proyectos curricular
Matrculas Filosofa Salesiana institucionales Recursos fsicos
Proceso de Desarrollo Recursos humanos
Acadmico
Proceso de Recursos
Fsicos
Proceso Directivo Evaluacin institucional H: Elaboracin y aprobacin de planes Plan de estudio, programas y Comunidad educativa
Proceso de Desarrollo del ao anterior. de estudio, programas y proyectos proyectos institucionales Todos los proceso del
Acadmico Necesidades Encontradas institucionales. aprobados y adicionados al PEI. SGC.
Proceso de Bienestar Plan operativo anual Cronograma anual.
Estudiantil. PEI

Todos los procesos del PEI V: Revisin , verificacin y validacin de Plan de estudio, programas y Comunidad educativa
SGC Planes de estudio planes de estudio, programas y proyectos institucionales Todos los procesos
Programas y proyectos proyectos institucionales actualizados.
institucionales. Cronograma anual ajustado.

Comunidad educativa Resultados del proceso A: Realizar acciones de mejora Acciones implementadas Comunidad educativa
Todos los procesos No conformidades Todos los procesos.
Necesidades de mejora
encontradas

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
PP-01 PLANEACION CURRICULAR Leyes (115, 715) y Decretos (1860) 7.1, 7.2, 7.3, 7.5
PP-02 DISEO CURRICULAR Formatos de evaluacin institucional del MEN y Captulo 8
FP-01 PLAN DE AREA Secretaras de Educacin
FP-02 MALLA CURRICULAR Hojas de vida
FP-03 PROYECTOS INSTITUCIONALES Certificados
FP-04 REVISION, VERIFICACIN Y VALIDACIN Programas externos
ACADMICA Bibliografa relacionada
FP-05 PLANEACION DE EVALUACIONES DE
PERIODO

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Personal directivo y docente. Equipos de cmputo Cmodo
Oficinas Aireado
Sala de Reuniones Ventilado
Aulas
Biblioteca y Bibliobanco

CONTROLES
QU SE CONTROLA? CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de las directrices Definiendo requisitos y verificando Rectora Anualmente
que se cumplan Coordinadores

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Cumplimiento de los objetivos a) Nmeros de planes de 100% Anual
institucionales estudio revisados y
actualizados/Nmero de
reas y asignaturas
aprobadas en el PEI
b) Nmeros de programas y 80% Anual
proyectos revisados y
actualizados/Nmero de
programas y proyectos
aprobados en el PEI

Control de Documentos

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07

Elabor: Revis: Aprob:

Luz Nasly Garca Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina Mara Rincn
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Cdigo: CL-01

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha 01-07

PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR

OBJETIVO: Ejecutar los planes, proyectos y programas acadmicos y convivencia
RESPONSABLE: Coordinacin Acadmica y de Convivencia

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES / SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

PEI Direccionamiento Asignacin de Comunidad educativa
Todos los procesos del Necesidades de recursos P: Definir los requisitos para la ejecucin de carga acadmica Todos los procesos del
S.G.C. los planes, proyectos y programas y proyectos SGC
acadmicos y convivencia Cronogramas
. institucional

Planeacin curricular Los planes, proyectos y programas Cumplimiento de Comunidad educativa

acadmicos y convivencia H: Ejecutar los planes, proyectos y logros Todos los procesos del
programas acadmicos y convivencia Informe de SGC
calificaciones
Estudiantes con
formacin integral

Resultados del proceso V: Realizar seguimiento y medicin al Evaluacin Comunidad educativa

Comunidad educativa Ejecucin de planes, proyectos y proceso Curricular. Todos los procesos del
Todos los procesos del programas Informes de SGC
SGC gestin

Comunidad educativa Resultados del proceso A: Realizar acciones y planes de Planes de mejora Comunidad educativa
Todos los procesos delNo conformidades mejoramiento Todos los procesos del
SGC Necesidades de mejora SGC
encontradas
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
PL-01 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO Decretos 7.1 , 7.2, , 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4,
GL-01 CONTROL SEMANAL DE ASISTENCIA Formatos de evaluacin institucional 7.5.5.
GL-02 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDE del MEN y Secretaras de Educacin 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
GL-03 EXCUSAS DE ESTUDIANTES Resolucin Calendario Acadmico
GL-04 LIBRO DE SEGUIMIENTO COMPORTAMNETAL
GL-06 VALIDACIN BASICA PRIMARIA
GL-07 CONTROL MESUAL DE ASISTENCIA
FL-01 COMPROMISO PEDAGGICO COMPORTAMENTAL
FL-02 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIA
FL-03 SEGUIMIENTO DEL ESTUDIANTE
FL-04 PLAN DE AULA
FL-05 REUNION DE PADRES DE FAMILIA
FL-06 CELEBRACIONES INSTITUCIONALES
FL-07 CITACION A PADRES DE FAMILIA
FL-08 CONTROL MENSUAL DE LLEGADAS TARDE
FL-09 NOTIFICACION DE CONTRATO PEDAGGICO
FL-10 RESERVA DE EQUIPOS AUDIOVISUALES Y MATERIAL
DIDCTICO
FL-11 SOLICITUD DE VALIDACIN
FL-12 EXCUSA POR INASISTENCIA A REUNION DE PADRES DE
FAMILIA
FL-13 CONTRATO DE COOPERACIN ACADMICA
FL-15 CEP EVALUACIN DE PROCESOS ACADMICOS DEL AO
FL-16 CEP EVALUACIN DE PROCESOS ACADMICOS DEL
PERIODO
FL-17 RECIBO DE DOCUMENTOS
FL-18 INFORME DE ACTIVIDADES DE REFUERZO Y
RECUPERACIN
FL-19 INFORME DE EVALUACIN DE ACTIVIDADES DE
REFUERZO Y RECUPERACIN
FL-20 CONTROL ANUAL DE LOGROS PENDIENTES
FL-21 SEGUIMIENTO A PROYECTOS
FL-22 SALIDAS PEDAGGICAS
FL-23 PERMISO DE SALIDAS PEDAGGICAS A ESTUDIANTES
FL-24 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO
FL-25 CONTROL MENSUAL DE ASISTENCIA
FL-26 ESTADISTICAS DE COMPORTAMIENTO
FL-27 PLAN DE RECUPERACIONES
FL-28 CONSOLIDADO ESTADASTICO POR PERODO
FL-29 CONSOLIDADO ESTADASTICO POR PERODO-
PRRESCOLAR
FL-30 ACTA DE EVALUACIN DE PROCESOS ACADMICOS
PREESCOLAR
FL-31 INFORME DE EVALUACIN -ACTIVIDADES DE
RECUPERACIN - GRUPAL -

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
 Coordinadores Equipo de cmputo Cmodo
Docentes Aulas de clases Aireado
Laboratorios Ventilado
Sala de Reuniones

CONTROLES
QU SE CONTROLA? CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE
CONTROLA?
La ejecucin de planes, proyectos y Revisando los avances Coordinadores y jefes de reas y Permanentemente
programas proyectos

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
(# estudiantes por grupo que no pierden 60% Cada periodo
Efectividad de la educacin integral ningn rea) x 100% / Total de Estudiantes del
grupo
(# estudiantes con nivel alto en ICFES x 100% 80% Anual
/Total estudiantes que las presentan)
(# proyectos ejecutados efectivamente x100%/
Total proyectos planeados)
(# estudiantes con comportamiento aprobado 80% Semestral
x 100% /Total de estudiantes. 80% Cada periodo

Control de cambios

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07

Elabor: Revis: Aprob:

Luz Nasly Garca Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina Mara Rincn
 Cdigo: CQ-01
INSTITUCIN EDUCATIVA SANTA TERESA

CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha: 01-07

Proceso: Gestin de Calidad

Objetivo: Mantener y mejorar el Sistema de gestin de la calidad
Responsable: Coordinador-a de Calidad

Todos los procesos Informacin oficial. P Documentar e implementar Documentacin del Sistema de Comunidad en general.
Entidades Requisitos legales. el Sistema de gestin de la gestin de la Calidad Todos los procesos.
gubernamentales y no Necesidades de Calidad Entidades
gubernamentales. normalizacin y gubernamentales y no
Comunidad en general estandarizacin. gubernamentales.
Todos los procesos Documentacin. H Organizar y ejecutar las Estado real de cada proceso. Todos los procesos.
Resultados y/o auditorias internas. Informes de auditorias. Consejo directivo.
evidencias Acciones de mejora
Todos los Procesos. Informaciones internas y H Asegurar la comunicacin Planes de comunicacin. Comunidad Educativa.
Entidades externas. interna y externa de la Circulares. Todos los procesos.
gubernamentales Cronogramas. Institucin Carteleras informativas. Entidades
Correos electrnicos gubernamentales y no
gubernamentales
Todos los Procesos. Acciones de mejora. V Asegurar el mejoramiento Planes de mejoramiento. Todos los procesos.
Comunidad. Acciones Correctivas. del Sistema de gestin de la Comunidad educativa.
:M.E.N. Acciones Preventivas Calidad Partes interesadas
Secretara de Educacin
Municipal
Comunidad educativa. Quejas y reclamos. A Realizar el seguimiento a la Retroalimentacin a los Comunidad educativa.
Entidades satisfaccin de los clientes. Partes interesadas.
gubernamentales y no clientes Acciones establecidas para
gubernamentales asegurar la satisfaccin de los
clientes
Internos Externos Requisitos ISO 9001 y GP 1000
Documentacin de cada Proceso Comunicaciones externas oficiales y no Capitulo 4
Manual de calidad. oficiales. 5.3 5.4 5.5.3 - 7.2.3
Capitulo 8
 CONTROLES

Responsable de cada proceso Computador. Espacio iluminado, ventilado y tranquilo

Comit de Calidad. Programa de Office.
Coordinador de calidad Impresora.
Papel

Qu se controla? Cmo se controla? Quin lo controla? Cundo lo controla?

El cumplimiento del Sistema de Verificando los requisitos de la Comit de Calidad. Cada que se reciban quejas y
Gestin de la Calidad documentacin. Coordinador de calidad. reclamos.
Respondiendo a las quejas y Responsable de cada Proceso En cada auditoria
reclamos

MEDICIN
Efectividad en las acciones de (Nmero de acciones correctivas Mayor o igual al 80% Trimestral
mejora y de mejora efectivas / total de
acciones correctivas, preventivas
y de mejora efectivas)x100

(Nmero de reconocimientos, Mnimo el 90% atendidas Mensual

quejas y reclamos atendidos/
Nmero de reconocimientos,
quejas y reclamos recibidos)x100

Control de cambios

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07

Elabor: Revis: Aprob:

Luz Stella Lopera Ruiz Luz Nasly Garca Amador Sor Lina Mara Rincn

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA Cdigo: CR-01

 CARACTERIZACIN DE PROCESOS Fecha: 06-06

Proceso: Recursos Fsicos

Objetivo: Velar por consecucin y el buen funcionamiento de los recursos fsicos
Responsable: Rectora

Proveedor Entrada Actividades Salidas Cliente

Secretaria de Educacin, Recursos Fsicos P: Inventariar los Recursos Fsicos de la Inventario actualizado, Todos los procesos
Municipio de Medelln Muebles y enseres institucin Estado de recursos Fsicos Comunidad Educativa
existentes Detectar las necesidades de mantenimiento
Archivar los reportes de anomalas
Secretaria de Educacin, Planta Fsica. H: Suministrar los recursos Fsicos. Necesidades suplidas Todos los procesos.
todos los procesos, Muebles. Administrar los recursos fsicos. Comunidad educativa
comunidad religiosa, Enseres
asociacin de padres.
Proceso Directivo Inventario de V: Hacer mantenimiento preventivo y Recursos en buen estado. Todos los procesos
Recursos fsicos correctivo a la planta fsica. Reparacin y sugerencias de
Reparacin de planta fsica muebles y consecucin.
enseres

Proceso Directivo Inventario de A: Revisin de inventario al final del perodo Inventario actualizado Todos los procesos
Recursos fsicos lectivo Plan de mantenimiento
ejecutado

Documentos
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO 9001 Y GP 1000
FR-01 Inventarios No aplica Capitulo 6.1 6.3 6.4
FR-02 Plan de mantenimiento. 8.2.3 8.3.4 8.5
FR-03 Reporte de anomalas 8.2.4 7.5.3 7.5.4
FR-04 inventario de muebles 7.5.5
y enseres a reparar
FR-05 seleccin de
proveedores
FR-06 listado de seleccin
proveedores
FR-07 solicitud de productos
o servicios
FR-08 evaluacin y
reevaluacin de proveedores
 Recursos
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Responsable del proceso. Computadores. Espacios apropiados, ventilados e
Bibliotecaria Papel. iluminados
Responsable del bibliobanco Impresora
Rectora Insumos y materiales

Controles
QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN CONTROLA CUANDO CONTROLA
Cumplimiento del Bibliotecaria
Plan de mantenimiento Observacin directa. Rectora Semestral
Realizando las
actividades,.mantenimiento y mejora de
los recursos fsicos

Mediciones
INDICADOR FRMULA META PERIODICIDAD
Eficiencia en la administracin Nmero de actividades realizadas 100% Semestral
de los Recursos Fsicos Nmero de actividades planeadas
X 100

Control de documentos

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 06-06

Elabor: Revis: Aprob:

Sor Lina Mara Rincn Luz Stella Lopera Ruiz Luz Nasly Garca Amador

CODIGO CH-01
INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA
 FECHA 08-06
CARACTERIZACIN DE PROCESOS

PROCESO: RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO: Optimizar y gestionar los recursos humanos necesarios para el buen funcionamiento institucional.
RESPONSABLE: Coordinacin de Convivencia y Docente delegado.

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Comunidad educativa Necesidades encontradas P: Establecimiento de los perfiles para Perfiles aprobados y Comunidad educativa
MEN PEI todo el personal institucional. publicados. Proceso de Desarrollo
Municipio de Medelln Modelo Preventivo Manual de funciones. Acadmico
Secretara de Educacin Salesiano Proceso de Recursos
Proceso Directivo Normatividad vigente Fsicos
Proceso de Planeacin A quien le interese.
MEN Necesidades encontradas P: Gestionar capacitaciones para el Personal capacitado. Comunidad Educativa
PEI Perfiles aprobados personal. Registros en el historial Todos los procesos
Personal institucional Manual de Funciones institucional
Personal externo Polticas educativas Certificados/registros en las
vigentes. hojas de vida del personal
Comunidad educativa Necesidades encontradas H: Administracin del personal docente, Educadores vinculados. Comunidad educativa
Municipio de Medelln Vacantes administrativo y de apoyo logstico. Personal administrativo y de Proceso de Desarrollo
Secretara de Educacin apoyo logstico vinculado o Acadmico
Cooperativas de trabajo contratado. Proceso de Bienestar
Proceso Directivo Asignacin acadmica y de Estudiantil
grupo. Todos los procesos
Asignacin de proyectos A quien le interese.
institucionales.
Asignacin de funciones.
Necesidades satisfechas.
Proceso Directivo Manual de Convivencia HV: Realizacin de procesos de Personal con sentido de Comunidad educativa
Proceso de Planeacin Modelo Preventivo induccin y reinduccin del personal partencia institucional y Todos los procesos del
PEI Salesiano. docente, administrativo y de apoyo conocimiento del componente SGC
Perfiles aprobados. logstico. teleolgico del PEI y conductos
Necesidades encontradas regulares para adelantar
Documentacin vigente cualquier proceso en la
institucin.
PEI Manual de Convivencia V: Realizacin de el anlisis de perfiles Planes de capacitacin Todos los procesos
Todos los procesos Modelo Preventivo No conformidades
Salesiano.
Perfiles ideales
Perfiles aprobados.
 Necesidades encontradas
Documentacin vigente

Proceso Directivo Normatividad vigente. A: Realizar la evaluacin general del Evaluacin anual del Proceso Directivo
Proceso de Gestin de Perfiles aprobados comportamiento y proponer polticas de desempeo. Personal institucional.
Calidad. Manual de Funciones mejoramiento institucional Planes de mejoramiento Secretara de
Municipio de Medelln Formatos de evaluacin Necesidades de capacitacin o Educacin
MEN del desempeo reinduccin identificadas. Cooperativas de trabajo
No conformidades.

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
FH-01 PERFILES DE CARGOS Leyes y Decretos 6.2
FH-02 ANALISIS DE PERFILES Formatos de evaluacin del desempeo del MEN y Captulo 8
FH-03 PLAN DE CPACITACIONES Secretaras de Educacin
FH-04 ASISTENCIA A REUNION DE Hojas de vida
EDUCADORES Certificados

RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Rectora Equipo de cmputo Cmodo
Secretarias Archivo de Coordinacin de Convivencia Aireado
Coordinadores Sala de Reuniones Ventilado
Oficinas

CONTROLES
QU SE CONTROLA? CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
Cumplimiento de funciones Observacin Directa Rectora Diariamente
Planes de Mejoramiento Diligenciamiento de formatos Coordinadores
Perfiles de la Institucin Educativa Entrevistas
Acciones Correctivas Registros

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
TIPO: Cubrimiento, efectividad y a) Nmero de empleados 70% Anual
eficiencia capacitados/Nmero de
NOMBRE: cumplimiento de las empleados vinculados a la
funciones de Administracin del institucin
personal b) Nmero de empleados 90% Anual
beneficiarios de proceso de
induccin/ Nmero de
empleados vinculados a la
 institucin
c) Nmero de empleados 90% Anual
beneficiarios de proceso de
reinduccin/ Nmero de
empleados vinculados a la
institucin
d) Nmero de empleados con 80% Anual y/o semestral
evaluacin anual de
desempeo/ Nmero de
empleados vinculados a la
institucin

Control de documentos

NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 08-06

Elabor: Revis: Aprob:

Luz Nasly Garca Amador Luz Stella Lopera Ruiz Sor Lina Mara Rincn
 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESA CODIGO CB-01

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
FECHA O1-07

PROCESO: Bienestar estudiantil

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo integral de los estudiantes, a travs de la puesta en marcha de los servicios
Complementarios.
RESPONSABLE: Docente encargada.

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES/SUBPROCESO SALIDA CLIENTE

Comunidad educativa. Necesidades de P: Planear las actividades de los Programas de bienestar Comunidad educativa
Comunidad aledaa formacin, alimentarias, programas de bienestar estudiantil. (restaurante, vaso de leche, (estudiantes, padres
Comunidad religiosa entre otras. biblioteca. psicorientacin). de familia, comunidad
Municipio de Medelln Direccionamiento Recursos asignados religiosa, comunidad
Proceso directivo aledaa)
Desarrollo curricular
Municipio de Medelln Planes y programa de H: Implementar los planes y/o de cada Planes y programas de Comunidad educativa.
Proceso directivo bienestar estudiantil. uno de los programas bienestar estudiantil ejecutados
Comunidad educativa Resultados de los V: Seguimiento y evaluacin a la Anlisis de los planes Todos los procesos
Responsables de programas de bienestar ejecucin de los planes y programas de Propuestas de mejora Responsables de
planes estudiantil bienestar estudiantil. planes.
Municipio de Medelln Anlisis de los planes A: Realizar acciones de mejora. Satisfaccin la comunidad Municipio de Medelln
Proceso directivo Propuestas de mejora educativa Proceso directivo
Comunidad educativa Acciones de mejora. Comunidad educativa
Responsables de Responsables de
planes planes

DOCUMENTOS
INTERNOS EXTERNOS REQUISITOS ISO9001 GP1000
Comunicacin de alcaldia 5.2, 7.23, 8.2.1, 8.23, 8.3, 8.4, 8.5, 7.5.5,
FB-01 cita psicolgica para estudiantes Reglamentos de Secretaria de bienestar social 7.3.3,
FB-02 cita psicolgica para padres de familia Secretaria de solidaridad
FB-03 consentimiento informado Informes de interventoria de las Universidades
FB-04 constancia de cita psicolgica Remisiones alimentarias
FB-05 formato de grupos
FB-06 informacin general del consultante
FB-07 registro de atencin psicolgica
FB-08 remisin de estudiante a psicologa
FB-09 seguimiento psicologa
FB-10 control de visitas a la biblioteca
FB-11 control diario de fotocopias
FB-12 ficha del lector
FB-13 Control de revistas
FB-14 Prstamo Bibliobanco
FB-15 control mensual cuota restaurante
FB-16 control anual cuota vaso de leche
FB-17 asistencia a escuela de padres
FB-18 control anual asistencia a escuela de
padres.
FB-19 Encuesta de satisfaccin restaurante
FB-20 Nuevas Adquisiciones.
FB-21 Encuesta de satisfaccin Biblioteca.
FB-22 Multas Biblioteca.
FB-23 Libros descartados.
FB-24 Retrasos En la entrega de libros a la
biblioteca.
FB-25 Encuestas de satisfaccin Sicologa.
FB-26 Control de temperatura.
FB-27 Cronograma de visitas ala biblioteca.
RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Responsable de cada programa o plan Restaurante. Buena Iluminacin.
y/o proyectos. Oficinas de sicoorientacin. Suficiente Ventilacin.
Implementos de oficina. Limpieza.
Implementos de restaurante. Orden
Buiblioteca
Bibliobanco
CONTROLES
QU SE CONTROLA? CMO SE CONTROLA? QUIN CONTROLA? CUANDO SE CONTROLA?
La ejecucin y cumplimiento de los Supervisin de los responsables Responsable de cada programa Continuamente.
programas de bienestar estudiantil. Registros

MEDICIONES
INDICADOR FORMULA META PERIODICIDAD
Biblioteca: Satisfaccin de los # de actividades programadas x 100/ 60% Semestral.
objetivos del servicio de biblioteca. numero de personas de la comunidad
educativa beneficiadas.

Cumplimiento de los objetivos del # de profesores y estudiantes 60% Semestral

bibliobanco beneficiados x 1oo / # de libros
 prestados.

Cumplimiento de programa vaso de Personas satisfechas con el 60%

leche y restaurante. programa x 100 / total de personas Semestral
que participan.

Nmero de cupos asignados x 100 / 60%

nmero de usuarios en el restaurante Anual
y vaso de leche escolar.

Utilizacin y satisfaccin del servicio Nmero de usuarios del servicio de 60% Semesral.
de sicorientacin por parte de las sicorientacin x 100/ nmero de
estudiantes y padres de familia. usuarios satisfechos.

Numero de padres y madres en

escuela de padres x 100/ nmeros de 60% Semestral
padres y madres satisfechos con el
servicio.

Satisfaccin de las estudiantes en Nmero de estudiantes usuarios de 60% Anual.

los programas ldicos. los programas de ldicas x 100 /
usuarios satisfechos con el programa.

Control de documentos
NOVEDAD FECHA
Creacin del documento 01-07
Modificacin del documento 05-07

Elabor: Revis: Aprob:

Sor Paula Andrea Arango Luz Stella Lopera Sor Lina Mara Rincn