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O MODELO DE PLANEJAMENTO PARA

DESENVOLVIMENTO DE CURSO A DISTNCIA: A
EXPERINCIA DO CEFET-ES

05 2008

Yvina Pavan Baldo, Msc CEFET-ES - yvina@cefetes.br

Elton Siqueira Moura, Msc, MBA CEFET-ES - elton@cefetes.br

Danielli Veiga Carneiro, Msc CEFET-ES - danielli@cefetes.br

Isaura Alcina Nobre, Msc CEFET-ES - isaura@cefetes.br

Vanessa Battestin Nunes, MsC, MPS.BR CEFET-ES - vanessa@cefetes.br

Categoria (Mtodos e Tecnologias)

Setor Educacional (Educao Universitria)

Natureza do Trabalho (Modelos de Planejamento)

Classe (Experincia Inovadora)

RESUMO
Este artigo descreve a experincia na elaborao do Plano de
Gerenciamento do Projeto do curso a distncia de Tecnologia em Anlise e
Desenvolvimento de Sistemas do Centro Federal de Educao Tecnolgica
do Esprito Santo CEFET-ES para que sirva de lies aprendidas a outras
instituies que necessitem de um modelo de planejamento para suas
aes de implementao. O objetivo descrever como foi feito o
planejamento, os planos criados e como estes foram utilizados neste
primeiro curso implantado na instituio.
Palavras chave: EaD; Planejamento; Plano de Gerenciamento de
Projetos; usurios-chaves; plano de comunicao; plano de escopo;
plano de custos; plano de tempo.

1 - Introduo
A Educao a Distncia uma alternativa crescente demanda
apresentada nos ambientes educacionais e no mercado de trabalho em geral. A
EaD tem-se consolidado ao longo de sua existncia e demonstrado vrias
vantagens desde flexibilidade no acesso a aprendizagem, a oportunidade de
formao adaptada s exigncias atuais das organizaes, a possibilidade de
uma aprendizagem mais personalizada respeitando o ritmo e valorizando a
autonomia de cada indivduo.
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O Ministrio da Educao - MEC tem estabelecido polticas para a

universalizao do acesso ao ensino superior. Muitas estratgias tm sido
delineadas e executadas ao longo de anos na oferta de cursos em EaD no pas.
Uma das polticas foi a criao do Sistema Universidade Aberta do Brasil
(UAB), institucionalizada por decreto no ano de 2006 [1]. Este sistema prev a
oferta de cursos na modalidade a distncia, com a participao: do (a) MEC,
das (b) Instituies pblicas de Ensino Superior e dos (c) Municpios, Estados e
Distrito Federal. Sendo estes ltimos para apresentarem propostas de plos
municipais de apoio presencial. J as instituies de ensino, devem apresentar
propostas de cursos superiores na modalidade de educao a distncia, a
serem ofertados nos plos municipais de apoio presencial [2].
O Centro Federal de Educao Tecnolgica do Esprito Santo - CEFET-
ES iniciou uma discusso sobre a modalidade de Educao a Distncia, no ano
de 2004 para estudos e elaborao de uma proposta de projeto pedaggico em
educao a distncia. No ano de 2005, participou do edital pblico n 1 da UAB
submetendo o curso superior de Tecnologia em Anlise e Desenvolvimento de
Sistemas, tendo seu projeto de curso aprovado em abril de 2006. A partir de
ento, iniciou-se o planejamento para implantao e execuo deste curso.
Este trabalho apresenta o modelo de planejamento criado pelo CEFET-
ES atravs de um plano de gerenciamento para o curso superior de Tecnologia
em Anlise e Desenvolvimento de Sistemas, pelo Sistema UAB, na modalidade
a distncia. A UAB disponibiliza os recursos financeiros para a viabilizao do
curso e o CEFET-ES o responsvel por administrar estes recursos e por gerir
o curso. Sendo assim, o planejamento imprescindvel para garantir a
implantao e gesto do curso com qualidade, no s pelos recursos
financeiros, mas tambm por todos os elementos envolvidos.

2 - A Educao a Distncia no CEFET-ES

O CEFET-ES uma instituio que se caracteriza por atuar desde a
formao inicial de trabalhadores ps-graduao na modalidade presencial.
Na modalidade a distncia, o primeiro curso ofertado o curso superior de
Tecnologia em Anlise e Desenvolvimento de Sistemas.
Aps aprovao deste curso no Edital de Seleo UAB n. 01/2005-
SEED/MEC, criou-se o Centro de Educao a Distncia - CEAD, com o objetivo
de implantar cursos na modalidade a distncia em todos os nveis de ensino. A
UAB foi um marco para a implantao de educao a distncia no CEFET-ES.
Essa implantao se faz de modo gradual, tendo como incio a aprovao do
projeto do curso, passando pelo planejamento de aes estratgicas e a
execuo dessas aes.
O planejamento de aes estratgicas de implantao da UAB no
CEFET-ES teve como diretrizes norteadoras:
A organizao de espao prprio, fsico e institucional, devidamente
equipado com uma infra-estrutura fsica, tecnolgica e a designao
de pessoal administrativo, de apoio e suporte s atividades;
A organizao de uma equipe multidisciplinar e sua capacitao em
torno das propostas e metodologias da Educao a Distncia;
O incentivo comunidade escolar, ao desenvolvimento de cursos a
distncia nos nveis de: extenso, especializao e graduao e
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implementao de metodologia de ensino a distncia em disciplinas

dos cursos de graduao;
O fomento de pesquisas relacionadas s tecnologias de informao e
comunicao que possam contribuir com a formao de professores
da educao bsica e assim garantir melhorias na qualidade da
educao no pas;
A definio de uma estrutura que garanta o funcionamento
sistemtico dos cursos em EaD por meio de equipes que elaboram
os materiais didticos, mecanismos entrega desses materiais, equipe
de tutoria, um sistema formalizado de avaliao e servios de
comunicao;
Para garantir a implantao da UAB de forma eficiente, fez-se
necessrio que a equipe multidisciplinar se capacitasse em torno do
gerenciamento de um curso a distncia e das propostas de metodologias da
Educao a Distncia para que pudessem se envolver na preparao do curso
proposto.
No CEFET-ES, hoje, essa equipe multidisciplinar est formada por
professores conteudistas/especialistas, coordenadores UAB, coordenador de
curso, coordenao de produo de material, coordenao pedaggica,
coordenador de ambiente virtual de aprendizagem, coordenador de infra-
estrutura, coordenador de planejamento e pessoal de apoio administrativo,
conforme Figura 1.
DIRETORIA
DE ENSINO

COORDENAO
CEAD/UAB

Coordenao Coordenao de Coordenao de Coordenao de Coordenao Coordenao de Coordenao de

pedaggica planejamento curso Produo de materiais de AVA Infra-estrutura Plo

Auxiliar Professor Designer grfico Analista de Analista de

administrativo Contedista suporte suporte

Professor Produtor de vdeo Tutor Presencial

Especialista

Tutor a Distncia Programador

web
Tutor de Laboratrio

Revisor de texto

Figura 1: Organizao do CEAD

Para efeito da execuo do curso fazem parte tambm, dessa equipe:
tutor presencial, tutor a distncia e tutor de laboratrio e coordenador de plo.
Os professores especialistas/conteudistas so responsveis pela
preparao e gerenciamento de uma disciplina.
Os tutores a distncia so responsveis por esclarecer dvidas e
acompanhar de forma on-line o processo de aprendizagem do aluno. Foram
selecionados atravs de edital pblico, e possuem experincia em magistrio.
Os tutores presenciais so responsveis pela mediao da
aprendizagem dos alunos nos plos municipais. Foram selecionados atravs de
edital pblico, e possuem experincia em magistrio.
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Os tutores de laboratrio so responsveis por acompanhar as

atividades prticas em laboratrio.
O coordenador de plo um profissional responsvel pela organizao
e gerncia do plo de apoio presencial.
O coordenador de curso um profissional do quadro efetivo do CEFET-
ES com formao na rea do curso ofertado, responsvel pela organizao e
gerncia do curso.
A coordenao pedaggica responsvel por assessorar e
acompanhar o trabalho pedaggico.
O coordenador de produo de material (designer instrucional) um
servidor do CEFET-ES responsvel pela coordenao e produo de materiais
instrucionais.
O coordenador de ambiente virtual de aprendizagem (AVA) um
servidor do CEFETES responsvel pelo gerenciamento do AVA.
O coordenador de infra-estrutura responsvel por garantir o
funcionamento dos equipamentos necessrios para garantir o acesso ao AVA.
O coordenador de planejamento responsvel pelo acompanhamento
do plano de gerenciamento do curso e das aes administrativas/financeiras.
importante ressaltar que a EaD no CEFET-ES est em expanso,
foram submetidos quatro novos cursos ao Edital de Seleo UAB n. 01/2006-
SEED/MEC, um de Graduao Licenciatura em Informtica, trs cursos de
Ps-Graduao Latu-Sensu Informtica na Educao, Educao Profissional
e Tecnolgica, Educao Profissional Tcnica Integrada ao Ensino Mdio na
modalidade de Jovens e Adultos.

3 - O Curso Superior de Tecnologia em Anlise e Desenvolvimento de

Sistemas
A Resoluo do Conselho Diretor n 33/2006 [3] autoriza a
implementao do curso superior de Tecnologia em Sistemas de Informao na
modalidade a distncia do Sistema CEFET-ES. Por orientao do MEC o curso
teve sua denominao alterada para curso superior de Tecnologia em Anlise e
Desenvolvimento de Sistemas.
O primeiro processo seletivo foi realizado em setembro de 2007 atravs
do edital de seleo CEFET-ES 11/2007, em 13 municpios do interior do
estado do Esprito Santo, com oferta de 320 vagas.
O curso possui carga horria total de 2.540 horas, destas, 200 horas de
estgio obrigatrio. A durao do curso de trs anos, divididos em seis
mdulos. Apresenta em sua matriz curricular disciplinas de carter terico e
prtico com ampla utilizao de laboratrios de informtica, com softwares
especficos para auxiliar o processo de aprendizagem.
O objetivo principal do curso contribuir para o desenvolvimento
cientfico e tecnolgico na rea de Sistemas de Informao para atender s
necessidades regionais e nacionais em termos de formao de recursos
humanos com uma atitude empreendedora e criativa. Alm disso, dever
permitir ao futuro profissional contribuir para o alinhamento entre a tecnologia
da informao e os objetivos organizacionais.
O profissional formado pelo curso atuar nas seguintes funes:
projetista de sistemas de informao, analista de sistemas, analista de
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negcios, gerente de rea de sistemas de informao, empresrio na rea de

sistemas de informao e consultor na rea de sistemas de informao.

4 - Modelo de Planejamento para o curso superior em Tecnologia em

Anlise e Desenvolvimento de Sistemas na modalidade a distncia
A causa mais freqente das falhas em projetos a falta de
planejamento, e, como diz o ditado: Quem falha em planejar, planeja para
falhar.
Todo o esforo de planejamento visa direcionar aes que promovam
orientao consistente e realista sobre o que deve ser gerado pelo projeto, e,
principalmente, como este deve ser executado e controlado [4].
Com este foco, a preocupao da equipe CEAD-CEFETES o
atendimento trade: escopo, custo e tempo, sempre com vistas qualidade do
projeto. Estes trs elementos formam o ncleo principal do projeto.
Devido aos inmeros requisitos que o projeto, por ora apresentava, a
equipe do CEAD-CEFETES elaborou o Plano de Gerenciamento de Projeto,
denominado: Implantao e Oferta do Curso Superior de Tecnologia e Anlise
em Desenvolvimento de Sistemas.
Adotamos as boas prticas de gerenciamento em projetos,
representadas pelas 8 (oito) reas de conhecimento fundamentais do
gerenciamento de qualquer projeto, as quais destacamos: escopo, tempo,
custos, recursos humanos, qualidade, riscos, comunicao, e
contratao/aquisio [5].
Observamos, tambm, que as definies do planejamento poderiam se
constituir em procedimentos rotineiros para algumas atividades dirias do
CEAD. Estas definies ajudaram a identificar as funes da equipe CEAD.

4.1 - Plano de Gerenciamento do Escopo

A preocupao da equipe era entregar um produto de qualidade, que
estivesse de acordo com as estratgias definidas pelo CEFET-ES e pela UAB,
sendo identificados:
Ofertar cursos de qualidade;
Prover ambientes e ferramentas aos profissionais envolvidos no
processo para ampliar as possibilidades de atendimento s
necessidades educacionais;
Ofertar o curso em 13 plos de apoio presencial localizados nos
municpios do interior do estado do ES;
Aplicar metodologias de trabalho na modalidade EaD como apoio
ao desenvolvimento do processo presencial de ensino, e;
Facilitar a interao entre o corpo docente e discente na
recuperao de material didtico, no monitoramento dos alunos e na
avaliao do processo de ensino-aprendizagem.
O gerenciamento por objetivos uma filosofia administrativa que
preconiza que uma organizao deve ser gerenciada por objetivos ou metas.
necessrio estabelecer objetivos realistas e no ambguos, avaliar
periodicamente se eles esto sendo atingidos e, se necessrio, tomar aes
corretivas[4].
Como objetivos especficos do projeto, identificamos:
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Selecionar os tutores de laboratrio e presenciais que atuaro no

plo;
Selecionar os tutores a distncia que atuaro em cada disciplina
ofertada;
Capacitar a equipe que atuar nos plos (Coordenador, tutor
presencial e tutor de laboratrio);
Capacitar os tutores a distncia que atuaro junto aos professores
especialistas das disciplinas;
Acompanhar a execuo das aes nos plos municipais por meio
de visitas peridicas;
Produzir material didtico de apoio atividade educativa;
Acompanhar e orientar a organizao da infra-estrutura e logstica
dos plos municipais como garantia da qualidade do processo
educativo;
Supervisionar e orientar os coordenadores de plo na gerncia do
mesmo.
Para que o escopo ficasse limitado s atividades essenciais
consecuo do projeto, e no nos desvissemos dos objetivos traados, a
equipe definiu o que no estaria sendo tratado no escopo, ou seja, o que estava
fora do escopo do projeto. importante deixar bem claro estes limites para que
alguma parte interessada no possa reclamar direitos, e gerar expectativas.
Dentre os limites especificamos:
Prover custos com manuteno do plo;
Prover infra-estrutura fsica e tecnolgica do plo;
Prover suporte e treinamento no uso de softwares disponveis no
laboratrio dos plos;
Pagamento da equipe que estaria presente no plo (Coordenador
de plo, tutor presencial e tutor de laboratrio);
Processo seletivo de alunos;
No atendimento do material didtico aos portadores de
deficincia udio-visual.
Para que o sucesso do projeto, tambm, necessrio o atendimento de
determinadas premissas. O no atendimento destas poderia comprometer a
execuo, logo, o sucesso deste como um todo. As premissas so aquelas que
no dependem diretamente da equipe do CEAD, mas aos intervenientes
(stakeholders) do projeto. Assumimos como verdadeiras as premissas:
Obrigatoriedade do encontro presencial por parte do aluno ao plo
para atendimento com o tutor presencial;
Pagamento em dia dos profissionais envolvidos na execuo do
curso;
Espao fsico disponibilizado pelo CEFETES para a coordenao
do CEAD;
Estruturao dos plos pelas prefeituras;
Todo o trabalho de coordenao do projeto e treinamentos aos
tutores dever ser realizado nas dependncias da unidade CEFETES
Serra;
Os professores especialistas e coordenadores do projeto devero,
de preferncia, possuir telefone celular para facilitar a comunicao;
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As atividades relacionadas a educao distncia so

consideradas extras, no podendo prejudicar o bom andamento das
atividades regulares desempenhadas pelos servidores envolvidos.
As premissas no sendo atendidas se tornam riscos no projeto, estes
devem ser tratados no Plano de Gerenciamento de Riscos.
Uma preocupao era identificar o que poderia limitar as opes da
equipe. A maioria das restries refere-se utilizao da verba provida ao
projeto pela UAB, sendo identificadas as seguintes restries:
A verba no poderia ser disponibilizada para pagamento de
alimentao em eventos;
A verba no poderia ser disponibilizada para a aquisio de
material permanente;
A verba estava pr-definida para a execuo do projeto;
A interrupo do acesso Internet disponvel nos plos;
Disponibilizao do GESAC (Governo Eletrnico Servio de
Atendimento ao Cidado) nos plos;
Nmero mximo de visitas ao plo limitado a 3 (trs) para os
mdulos.
A partir das definies identificadas no escopo do projeto, a equipe
CEAD-CEFETES elaborou a Estrutura Analtica do Projeto (EAP).
A EAP um agrupamento orientado a produtos de elementos do projeto
que organiza e define o escopo total do trabalho [6]. Definimos o segundo nvel
da EAP como sendo as entregas principais do trabalho, a saber: Plano de
Gerenciamento do Projeto, Seleo, Produo de Material, Procedimentos
Acadmicos, Avaliao e Acompanhamento, Disciplinas, Contratao,
Capacitao, Software, e Encerramento.
Aps definirmos as grandes entregas, demos continuidade s boas
prticas de planejamento de projetos recomendadas pelo Project Management
Institute (PMI), atravs do Guia PMBOK [5]. A Figura 2 apresenta o resumo dos
processos realizados pela equipe CEAD-CEFETES para dar continuidade ao
planejamento do projeto.

Figura 2: Processos de Planejamento do Projeto

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4.2 - Plano de Gerenciamento do Tempo

Os processos utilizados pela equipe CEAD-CEFETES para elaborar o
Plano de Gerenciamento do Tempo ajudou a estabelecer um cronograma
confivel, e dentro do tempo de execuo do projeto. Os processos so os
mesmos que se encontram no PMBOK [5], a saber: definio das atividades,
seqenciamento das atividades, estimativas de recursos das atividades,
estimativa de durao das atividades, e, por fim, desenvolvimento do
cronograma.
O processo de seqenciamento das atividades foi definir quais
atividades deveriam ser predecessoras, ou sucessoras, de quais atividades.
Este foi um trabalho que gerou algumas mudanas no planejamento do escopo,
pois, medida que identificvamos uma nova atividade, novas restries,
premissas, e limites surgiam, fazendo com que as mudanas fossem
inevitveis, com concomitante, mudana nos custos.
A maior dificuldade, no entanto, foi conciliar os horrios da equipe com
as atividades docentes rotineiras. Sendo necessrio estabelecer um calendrio
particular para cada componente da equipe.
Apenas recursos humanos foram gerenciados pelo projeto, uma vez
que, material de trabalho permanente no poderia ser adquirido pelo projeto.
Estes foram cedidos pelo prprio CEFET-ES.
A estimativa de durao de atividades foi baseada em expectativas da
equipe, e experincias de profissionais que j haviam participado em projetos
semelhantes.
Os relatrios de relevncia ao projeto foram:
Relatrio de marcos do projeto;
Lista de atividades;
Grfico de Gantt;

4.3 - Plano de Gerenciamento de Custos

O plano de gerenciamento de custos nos ajudou a controlar os
principais gastos da verba disponibilizada pela UAB, com foco a facilitar o
controle por parte da equipe CEAD-CEFETES, e tornar o mais transparente
possvel o destino que a verba estaria sendo tomada.
Dentre os principais gastos identificamos:
Visitas aos plos;
Pagamentos administrativos;
Diagramao;
Melhorias nos padres Web;
Servios de customizao de infra-estrutura;
Organizao de eventos;
Capacitao e seleo de tutores;
Aquisio de material bibliogrfico;
Material de escritrio;
Treinamento em ambiente Moodle;
Encargos sociais, e;
Despesas operacionais.
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4.4 - Plano de Gerenciamento da Comunicao

A comunicao um dos elementos que, se mal elaborado, ou pior, se
no for elaborado, vem a ser um dos principais fatores que mais contribui para
as falhas de projetos. O planejamento da comunicao foi elaborado pensando
nos principais envolvidos no projeto, tendo como atributos: os comunicadores,
as partes interessadas, mensagens, canais de comunicao, mecanismos de
feedback e cronograma de mensagens, criando desta forma, um mapeamento
entre eles, elementos representados pela Figura 3.
A estrutura deveria assegurar que o projeto tivesse informaes
consistentes, relevantes e acuradas a qualquer momento. O plano foi
constitudo dos seguintes componentes:
Partes interessadas do projeto;
Eventos de comunicao;
Cronograma de comunicao;
Formatos de comunicao;
Elementos de comunicao.

Figura 3: Plano de comunicao das partes interessdas.

5 - Concluso
Por se tratar de um projeto indito no CEFET-ES, apesar de
possuirmos quase um sculo de existncia voltados educao, o modelo de
educao a distncia se apresentou como um desafio para a equipe.
No havia projetos anteriores onde pudessemos realizar avaliaes
comparativas, em virtude disto, tambm no existiam registros histricos e
lies aprendidas para que no incorressemos em erros triviais. A consulta a
algumas outras instituies nos ajudou, porm observamos que destas, poucas
haviam feito um planejamento apurado.
Por inexistncia de projeto semelhante, as mudanas no plano
decorrente de custos no previstos tm-se tornado constantes. Essas
mudanas tambm so necessrias devido ao fato de estarmos organizando a
estrutura de EaD ( de pessoal e tecnolgica) na instituio. Gastos como
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seleo e capacitao de pessoal, aquisio de software, material de

informtica especfico, entre outros, que foram previstos inicialmente, levam a
constantes mudanas no projeto. Estas mudanas geram preenchimentos de
formulrios para solicitao de mudanas no projeto, tendo este que ser
aprovado por vrios stakeholders.
A participao de todos os envolvidos no planejamento da EaD
essencial. No h como realizar um planejamento ad-hoc, necessrio aplicar
metodologias comprovadas de planejamento, e acompanhar continuamente o
andamento destas atividades. O registro das mesmas tambm fundamental,
para servir de subsdios a projetos futuros.
A utilizao de softwares para controle das atividades essencial, at
para o acompanhamento junto aos responsveis e como forma de registro de
aes realizadas.
Outro fator relavante manter os envolvidos no projeto motivados.
Recompensas financeiras, em forma de bolsa, no so suficientes para manter
uma equipe motivada, outras aes precisam ser depreendidas.
Como prximas aes, pretendemos elaborar os planos de
gerenciamento de riscos e de qualidade, que permitiro avaliar riscos e realizar
medies qualitativas e quantitativas nas vrias fases do projeto. Alm disso,
teremos a possibilidade de elaborar os planos de mitigao e de contigncia
que minimizaro os impactos dos riscos negativos e maximizaro as
oportunidades; e atravs da contigncia, saber que aes adotar.
importante ressaltar que este modelo de projeto dever ser adaptado
para o planejamento de outros cursos a distncia, e tambm, da execuo dos
prximos perodos do curso atual, sofrendo algumas alteraes, resultado da
prpria evoluo do projeto e do conhecimento adquirido pela equipe.

Referncias

[1] BRASIL. Decreto n 5.800, de 08 de jun. 2006. Dispe sobre o Sistema

Universidade Aberta do Brasil - UAB. Braslia: Dirio Oficial da Unio de 09 de
jun.2006.

[2] MOTA, Ronaldo et al. Universidade aberta do Brasil: democratizao do

acesso educao superior pela rede pblica de educao a distncia. In:
BRASIL, MEC/SEED. Desafios da educao a distncia na formao de
professores. Braslia: Secretaria de Educao a Distncia, 2006.

[3] CEFETES. Resolues do Conselho Diretor Resoluo CD n 33/2006.

Vitria: Cefetes, 2006. Disponvel em: http://www.cefetes.br.

[4] SOTILLE, Mauro Afonso et al. Gerenciamento do escopo em projetos. Rio

de Janeiro: Editora FGV, 2006.

[5] PMI. PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge.

Pennsylvania: PMI, 2004

[6] DINSMORE, Paul Campbell. Como se tornar um profissional em

gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora Ltda., 2006.