FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

Funcin de Planeacin

Planificar es ver hacia el futuro. Es decidir por adelantado qu se va a

hacer, cmo se va a hacer, cuando se va a hacer y quin lo va a hacer.
Es trazar un mapa de dnde se encuentra la organizacin y hacia donde
queremos llegar.

De acuerdo con Fayol, esbozar un buen plan de accin es la parte ms

difcil de las 5 funciones de la administracin. Esto requiere la
participacin activa de toda la organizacin, estableciendo metas a
cumplir en un orden lgico.

En cuanto al tiempo e implementacin, el administrador debe planificar

a corto y largo plazo, enlazando y controlando en diferentes niveles de la
organizacin. Para garantizar continuidad, debe tomar en cuenta los
recursos disponibles de la empresa y la flexibilidad del personal.

La misin es cumplir con la finalidad para la cual fue creada la

organizacin.
La visin es la situacin en la que se pretende que se encuentre la
organizacin en un futuro a largo plazo. Por ejemplo, si se desea que
la empresa sea lder en ventas de cubiertas en determinada regin,
con recursos humanos calificados y una excelente relacin con la
comunidad en un lapso de cinco o diez aos.
Los valores son el conjunto de normas por las cuales se rigen los
colaboradores dentro de la organizacin.
Los objetivos son ms especficos que la visin, pero comparten un
plazo similar. Puede decirse que el objetivo abarca una dimensin de
la visin. Por ejemplo, los objetivos podran ser aumentar la
participacin en ventas; mejorar la capacitacin de los recursos
humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad,
etc.
Funcin de Organizacin

Una organizacin solamente puede funcionar bien si est bien

organizada. Esto significa que debe haber suficiente capital, personal e
insumos para que la organizacin se desarrolle correctamente y
construya una estructura funcional.

La organizacin involucra la identificacin de las responsabilidades a

realizar, agrupar las responsabilidades en departamentos o divisiones, y
especificar las relaciones organizacionales. El objetivo es lograr un
esfuerzo coordinado entre todos los elementos de la organizacin.

Una estructura organizacional con una buena divisin de funciones y

tareas es de crucial importancia. Cuando la cantidad de funciones
aumenta, la organizacin se expande tanto horizontal como
verticalmente, requiriendo un tipo distinto de liderazgo.

La organizacin debe tomar en cuenta la delegacin de autoridad y

responsabilidades, as como la extensin del control entre las unidades
supervisoras.

TIPOS DE ORGANIZACIN

Organizacin lineal: es el tipo de organizacin ms antiguo y ms

sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus
caractersticas principales son la autoridad nica basada en la
jerarqua, los canales formales de comunicacin, la centralizacin de
las decisiones y su configuracin
Claramente piramidal. Presenta grandes ventajas: su estructura
simple y de fcil compresin, la gran delimitacin de la
responsabilidad de cada rgano, la facilidad de implementacin, su
estabilidad y adecuacin a organizaciones de tamao pequeo. Sus
desventajas: radican en el mando autocrtico, la tendencia a la
rigidez y la inflexibilidad, la falta de especializacin, el nfasis en los
jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y la congestin de los
canales o lneas de comunicacin a medida que la empresa crece. En
consecuencia, la organizacin lineal es la adecuada para la
organizacin pequea, rutinaria, de vida corta o que todava este en
su etapa inicial de formacin.
 Organizacin funcional: se basa en el principio funcional, es decir,
en el principio especializacin. Sus caractersticas principales son:
autoridad funcional o dividida, lneas directas de comunicacin,
descentralizacin de las decisiones y nfasis en la especializacin.
Sus ventajas descansan en la supervisin tcnica, debido a la
especializacin de los rganos, y a las comunicaciones directas y sin
intermediario. Sus desventajas residen en la mltiple subordinacin,
que provoca dilucin de la autoridad de mando, tendencia a la
competencia entre los diferentes especialistas, confusin en cuanto a
los objetivos, y surgimiento de tensin y conflicto en la organizacin.
La funcional es la ms indicada cuando la organizacin es pequea o
cuando es necesario delegar transitoriamente la actividad funcional
en algn rgano para implementar un programa o evaluar alguna
actividad.

Organizacin lnea staff: es una combinacin de la organizacin

lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus
desventajas, aunque en el fondo predomine las caractersticas
lineales. Existen rganos de lnea (de ejecucin o de operacin) y
rganos de staff (de consultara, asesoria o incluso, la presentacin
de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la
funcin de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual
permite la coexistencia de lneas o canales formales de comunicacin
y la prestacin de asesoria funcionales, y la separacin de rganos
operacionales (de lnea) y rganos de apoyo (staff o asesoria);
tambin permite la coexistencia de la jerarqua de mando y la
especializacin tcnica. Presenta la siguiente ventajas: oferta interna
de asesoria especializada e innovadora, manteniendo el principio de
unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los rganos
de lnea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto
entre los rganos operativos (lnea) y los de asesoria (staff), y la
dificultad para mantener el equilibrio dinmico entre el poder de los
rganos de lnea y el poder de los staff. En la actualidad, la
organizacin de lnea staff es el tipo de organizacin ms utilizada
en las empresas.
Funcin de Integracin de Personal

La integracin de personal se refiere a llenar los puestos de trabajo con

la gente idnea para cada puesto, en el momento idneo. Requiere
determinar las necesidades de personal, redactar descripciones de
puestos, reclutamiento y seleccin del personal.

Al recibir rdenes e instrucciones de trabajo claras, los empleados saben

exactamente lo que se requiere de ellos. El desempeo del personal ser
optimizado si se les dan instrucciones concretas con respecto a las
actividades que deben realizar.
Funcin de Direccin

Dirigir es liderar a los empleados de tal manera que se alcancen los

objetivos de la organizacin. Esto implica asignar adecuadamente los
recursos y proveer un sistema de soporte efectivo.

Cuando todas las actividades funcionan de manera harmoniosa, la

organizacin funciona mejor. Los administradores exitosos tienen
integridad, excepcionales destrezas interpersonales, comunican de
forma clara y basan sus decisiones en auditoras regulares. Son capaces
de motivar a un equipo y de hacer que los empleados tomen iniciativas.

Uno de los problemas cruciales en la direccin es conseguir el balance

correcto entre el nfasis en las necesidades de personal y el nfasis en
la produccin econmica.

IMPORTANCIA

La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual

se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos. En efecto, si
se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien realizar.
De nada sirven tcnica complicadas en cualquiera de los otros cinco
elementos si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de
manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena direccin,
en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto
permitan dirigir y realizar mejor. Y es que todas las etapas de la
mecnica administrativa se ordenan a preparar las de las dinmicas, y
de stas la central es la direccin; por ello puede afirmarse que es la
esencia y el corazn de lo administrativo.
Funcin de Control

El control permite evaluar la calidad en todas las reas y detectar si la

organizacin se ha desviado del plan o corre el peligro de desviarse. As
puede asegurarse un rendimiento de alta calidad y resultados
satisfactorios, mientras se mantiene un ambiente ordenado y a salvo de
problemas.

El control se lleva a cabo en un proceso de 4 pasos:

Establecimiento de estndares de rendimiento basados en los

objetivos de la organizacin
Medicin y reporte del rendimiento real
Comparacin de los resultados de la medicin con los estndares
Tomar las medidas de correccin o prevencin necesarias
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende
de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso

administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo
que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en
una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las
decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para
disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de
flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de
 control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de
procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control
detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible
la debida regulacin.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier
desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal
para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la
palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente
cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo,
manipulacin e inhibicin.

IMPORTANCIA

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es

porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso

se corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del
control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que estn afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda
de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino
tambin productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de
la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el
 principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a
su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn,
prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este
valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin
aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la
ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite
que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o participacin en el trabajo.
 INTRODUCCIN

Las funciones que un administrador debe realizar son

resumidas a los aspectos que Fayol determina como:
PLANEACION ORGANIZACIN, DIRECCION, COORDINACION Y
CONTROL, con una aparicin actualizada que determina que
un administrador debe planear, organizar, dirigir y controlar. A
medida de que este ciclo se repite debe corregirse y ajustarse
continuamente mediante la retroalimentacin, esto es ms
que una secuencia cclica, es una interaccin dinmica.
 CONCLUSIN

Las 5 funciones administrativas expuestas por Henri Fayol, por

lo tanto, no representan completamente la complejidad que
enfrentan los administradores, y el enfoque normativo puede
ser demasiado rgido para ilustrar qu funciones que los
gerentes necesitan para llevar a cabo sus funciones en las
empresas y las organizaciones modernas.
 OBJETIVOS

1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un

organismo social.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms
amplia del medio en el cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
 E-GRAFA

http://www.deguate.com/artman/publish/gestion_admin/Defini
ci_n_y_Funciones_de_la_Administraci_n_420.shtml

Funcin de Planeacin
 Funcin de Direccin
Funcin de Organizacin

Funcin de Integracin
de Personal Funcin de Control