1

Titulillo: PLANES DE GESTIN DE INTEGRACIN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS

Planes de gestin de integracin, alcance, tiempos y costos

Juan D. Builes

Universidad de Santander

Realizado por Juan D. Builes

Aspirante a Maestra Universidad de Santander

Direccin residencia: Carrera 81 N 104C-39 Medelln, Colombia

Correo electrnico: builesgrisales@gmail.com

 2
Titulillo: PLANES DE GESTIN DE INTEGRACIN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS

Resumen

En el presente documento el lector encontrar un ensayo acerca de lo que son el Plan de

Gestin de la Integracin de proyectos, el Plan de Gestin del Alcance de proyectos, el Plan
de Gestin del Tiempo y el Plan de Gestin de costos, cul es la importancia de cada uno y su
aplicacin en proyectos educativos.
 3
Titulillo: PLANES DE GESTIN DE INTEGRACIN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS

Dentro de la fase de integracin de un proyecto, donde se definen todos los procesos y

actividades que realizan los diferentes elementos del equipo del proyecto, se debe
implementar una planificacin de integracin que, adems de lo anterior, debe contener un
acta de constitucin del proyecto en el cul se determine el director del proyecto, encargado
de desarrollar el plan de direccin, y donde estn todas las funciones que debe desarrollar. Es
un documento que da cuenta de todos los procesos o actividades necesarias para identificar,
definir y coordinar todos los procesos y actividades de la direccin de proyectos.

A la hora de implementar proyectos educativos en instituciones pblicas una de las

dificultades encontradas es el desconocimiento de la mejor manera de incorporar dichos
proyectos dentro de las prcticas pedaggicas de los docentes de la institucin, en sntesis,
dar respuesta al interrogante; Cmo debo integrar el proyecto dentro de los procesos de
formacin de todos mis compaeros?, ha sido la piedra en el zapato en la implementacin del
proyecto Videomtica en mi institucin. La planificacin de integracin me permitir
consolidar el proyecto en mi institucin para el 2014; por lo tanto considero que la
planificacin de integracin es el primer paso hacia el camino de la consolidacin de
proyectos educativos en las instituciones educativas pblicas.

A partir de la planificacin de integracin lo primero que debemos hacer es

determinar el alcance adecuado del proyecto a travs del desarrollo de una herramienta
denominada EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), que identifica la forma como se
verifica y controla el alcance del proyecto. El alcance me determina hasta donde se pretende
llegar y como se puede llegar con los procesos y actividades establecidos para el desarrollo
del proyecto. A nivel proyectos educativos institucionales el alcance me determina los lmites
del proyecto, hasta donde queremos llegar y como queremos llegar, adems, me indica los
objetivos del mismo y los productos o servicios planteados en l. En sntesis, la gestin del
alcance del proyecto me permite determinar el impacto del proyecto a partir de los criterios
de aceptacin del producto o servicio y los requisitos y productos entregables; a su vez, el
EDT me define el alcance total del proyecto subdividiendo el trabajo por fases de menor a
mayor complejidad e importancia. El plan de gestin del alcance incluye adems los
estamentos financieros de planificacin, operativas y de control.

Los proyectos se subdividen en niveles o fases donde en cada una se genera un

paquete entregable, en cada fase de proyecto se deben medir los tiempos de cada actividad.
Hay que reconocer los factores que modifican los tiempos de la ejecucin de cada actividad
adems, estos tiempos pueden estar afectados por otros proyectos. La planificacin del
tiempo me determina los tiempos en cada fase o actividad del proyecto a travs de un
cronograma que me permite analizar la secuencia de actividades en cada fase y/o entre fases
o etapas. Se requiere, en este punto, conocer histricos de proyectos similares y sus lecciones
aprendidas. Gestionar adecuadamente el tiempo en proyectos educativos institucionales me
permite establecer periodos fijos de ejecucin de proyectos ya que las actividades, por lo
general son anuales o se establecen cada ao y se podran comenzar los proyectos al inicio
 4
Titulillo: PLANES DE GESTIN DE INTEGRACIN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS

del ao lectivo y finalizarlos cuando se acabe el ao lectivo. Adems es fundamental

gestionar el tiempo en las instituciones por la problemtica encontrada de que se
implementan los proyectos pero en ninguno se encuentran evidencias de la gestin de tiempo
es decir, se comienzan superficialmente en el sentido de que no se realiza ninguna acta de
constitucin y adems, no se finalizan correctamente los proyectos en cada ciclo o no se hace
una debida proyeccin al siguiente ao; simplemente se inician y finalizan los proyectos sin
ningunas consideraciones. En este punto se deben identificar los tipos de relaciones que
existen entre las fases, los procesos o las actividades del proyecto (terminar a iniciar, iniciar a
iniciar, terminar a terminar o iniciar a terminar, correspondientemente a las fases anterior y
posterior), la forma de estimacin de tiempos que se realizar, bien sea anloga, paramtrica
o de PERT, y el tipo de representacin grfica que se utilizar, bien sea el diagrama de red, la
ruta crtica o el diagrama de Gantt PMBOK (2009).

Por ltimo, otro aspecto a tener en cuenta, y no por ello menos importante en la
gestin de proyectos, tiene que ver con la estimacin de costos totales del proyecto, y para la
creacin de una aproximacin del costo total del proyecto hay que tener en cuenta la gestin
del entorno, las concesiones existentes, las restricciones, los permisos necesarios, el
escenario poltico, los riegos, los recursos, los horarios, los interesados y los benefactores del
proyecto. Esta estimacin debe ir actualizndose a lo largo del desarrollo del proyecto. Para
determinar el presupuesto de un proyecto se establece una lnea base de costo PMBOK
(2009) la cual no incluye las reservas dejadas para improvistos. Dentro del control de costos
se deben identificar los factores que puedan cambiar, positiva o negativamente, la lnea base
de costos.

A nivel de proyectos educativos institucionales es fundamental la gestin de costos

por que en mi caso como docente responsable de construir e implementar proyectos
educativos en mi institucin, no contamos con ningn presupuesto externo, solo contamos
con los recursos existentes en la institucin y a partir de los cuales presentamos proyectos
para su mejor aprovechamiento o para generar cambios dentro de las prcticas pedaggicas
de todos los docentes de la institucin que redunden en el mejoramiento de la calidad de la
prestacin del servicio educativo brindado a la comunidad y en los resultados del desempeo
de nuestros educandos que es en definitiva la razn de ser de nuestra labor docente.

Conclusiones

El anlisis y estudio de la Gestin de Proyectos me ha brindado herramientas para consolidar

el proyecto Videomtica en mi institucin. Gestionar el entorno, la planeacin de integracin,
el alcance, los tiempos y los costos del proyecto, son necesarios para llevar a feliz trmino,
dentro de los parmetros preestablecidos, el proyecto. La planificacin de integracin es el
 5
Titulillo: PLANES DE GESTIN DE INTEGRACIN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS

primer paso hacia el camino de la consolidacin de proyectos educativos en las instituciones

educativas pblicas.

Referencias Bibliogrficas

Gerencia de Proyectos de Tecnologa Educativa | www.cvudes.edu.co

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitulo
_Completo.pdf , Captulo 2. Fases Iniciales De Un Proyecto.