Gua de uso del Correo Electrnico

Gua para el correcto manejo de la herramienta:

Administracin de los correos:

Definir tiempos estratgicos para revisar correos, esto le ayudar a invertir su
tiempo de forma ms eficiente.
Ejemplo: Al comenzar el da, antes del almuerzo y al terminar la tarde.
Evitar el reenvo de mensajes sin un propsito en especfico para evitar la
saturacin en las cuentas de correo.
Si se reciben mensajes innecesarios repetitivamente de algn correo conocido,
asegrese de pedirle de manera amable que deje de hacerlo.
Activar dentro de su cuenta de correo, el uso de reglas que se encuentra
disponible en el icono herramientas (tools), personalizndolo de acuerdo a
sus necesidades.
Revisar dentro de su lista de contactos los actualizados y eliminar los
desactualizados.
Llevar una buena administracin de los mensajes de la carpeta de borrador
(deleted items), asegurndose que no se hayan dejado sin enviar o utilizar
mensajes antes de tomar la decisin de borrarlos.
Guardar y re-usar respuestas a consultas o preguntas que se reciben
repetitivamente, esto reducir tiempo en el futuro.
Verificar y borrar mensajes que traten de un mismo asunto, tratando de dejar
solamente la respuesta final del asunto tratado.

Envo de mensaje:
Tratar de entender cmo las personas prefieren que les hagan llegar las
peticiones o consultas y el tiempo que se tardan usualmente en responder.
Si necesita recibir respuestas a pequeas consultas es mejor utilizar el telfono,
esto garantizar el ahorro de tiempo entre las dos partes y la rapidez en el
mensaje.
Cuando se est organizando una reunin, conferencia o llamada, es importante
incluir el tema en la invitacin. Esto ayudar a priorizar y manejar un calendario
personal ms eficiente.
Dejar de incluir en la conversacin a personas que ya no estn involucradas en
el asunto a tratar posteriormente.
Al enviar un mensaje a muchas personas simultneamente, asegrese de
establecer por separado la relevancia del correo para cada uno ellos al principio
del mismo. Esto provocar adems, que se justifique de parte del emisor porqu
se est enviando a cada uno de los destinatarios.

Contenido del mensaje:

Realizar peticiones claras y concisas para evitar correos posteriores sin
respuestas o con solicitud de aclaraciones innecesarias.
Discutir un nico asunto por mensaje. Usualmente las personas se olvidan de
todo, menos de la primera y ltima pregunta.

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 Utilizar una lnea de asunto para resumir, no describir el mensaje. Asegrese
que el asunto sea lo suficientemente completo para que el receptor decida si es
relevante o no.
Proporcionar al receptor el contenido completo del mensaje al principio o dentro
de las primeras lneas, de esta forma podr tomar la decisin de seguir leyendo
o no.
Procurar que el contenido sea de una pgina o menos; usualmente se puede
concretar el mensaje en unos pocos prrafos logrando el mismo resultado.
Evitar el uso de maysculas en la redaccin de los correos; esta accin podra
ser til solamente para resaltar palabras o detalles en el mensaje.
Al enviar un mensaje se deber establecer al final si es necesaria una respuesta
de parte del receptor y la fecha en la que se espera recibir la misma.
Utilizar la herramienta de ortografa para solventar cualquier duda en la escritura
del mensaje.

Personalizacin del correo:

Personalizar mensajes recibidos segn su remitente, mediante el uso del icono
Ver (view), ya sea empleando colores distintivos o recibiendo alertas
instantneas a los mensajes identificados.
Asegurarse que al estar fuera de la oficina o no disponible se identifique como
out of the office, esto para evitar reclamos e inconvenientes posteriores.