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Versin : 10
PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIN
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OBJETIVO ALCANCE
Establecer los lineamientos para las actividades de entrenamiento y Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
capacitacin del personal de la Universidad Industrial de Santander. capacitacin del personal de la Universidad Industrial de Santander
NORMATIVIDAD
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CONSIDERACIONES
1. Identificacin de necesidades
La Divisin de Recursos Humanos atender las necesidades bsicas de entrenamiento y capacitacin transversales identificadas , y apoyar el desarrollo
de actividades de entrenamiento y capacitacin identificadas y reportadas por la UAA, las cuales en todo caso debern ser comunicadas a la Divisin de
Recursos Humanos para recibir la orientacin correspondiente al trmite a seguir establecido en este procedimiento. En todo caso todas las actividades
de entrenamiento y capacitacin debern seguir el procedimiento establecido en el presente documento.
Las UAA debern gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitacin de su personal , para el caso que no
puedan ser apoyadas en su totalidad por la Divisin de Recursos Humanos.
El documento oficial para la socializacin de las actividades de la Divisin de Recursos Humanos es el plan de entrenamiento y capacitacin, el cual
contendr los requisitos y ser actualizado durante cada semestre segn se requiera.
En coherencia con las polticas ambientales de la Universidad, los documentos que no requieran soporte fsico, sern en lo posible entregados en formato
digital a travs de correo electrnico, exceptuando los formatos de listado de asistencia, cartas de compromiso firmadas por los participantes de las
actividades de entrenamiento y capacitacin(segn se requiera), as como los soportes entregados por los proveedores, documentos que
obligatoriamente deber dejarse evidencia fsica.
TALENTO HUMANO / FORMACIN DE PERSONAL Cdigo : PTH.17
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CONSIDERACIONES
3. La evaluacin
Las actividades de entrenamiento y capacitacin realizadas en la Universidad pueden estar sujetas a los siguientes (3) tipos de evaluacin : Evaluacin de
la reaccin, la cual pretende medir la satisfaccin del participante frente a tres aspectos, el expositor, el contenido de la capacitacin y los recursos
empleados; evaluacin del aprendizaje y la evaluacin INSITU, refirindose a la aplicacin de los conocimientos adquiridos en las actividades de
entrenamiento y capacitacin en el desarrollo de las funciones pertinentes al cargo. La aplicacin de estas evaluaciones se realizar acorde a la Gua de
Evaluacin de Entrenamiento y Capacitacin de Personal GTH.01. y a la planeacin de la evaluacin establecida.
El nmero de personas que deben ser evaluados, independientemente del tipo de evaluacin a aplicar, debe ser mnimo la tercera parte del personal
participante de la actividad.
4. Aspectos generales
Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitacin planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la Divisin de Recursos
Humanos estarn bajo la responsabilidad de cada Lider de subproceso, por tanto este ser responsable de la realizacin de todas las actividades que en
este procedimiento se establecen, as como los cambios y actualizaciones que se generen en el Plan de Entrenamiento y Capacitacin del semestre.
Los proveedores externos no estn obligados a utilizar los documentos establecidos en este procedimiento, pero si debern presentar la evidencia de la
participacin del personal en las actividad y ejecutar la evaluacin establecida por la Universidad.
Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitacin para recibir el certificado de asistencia por parte de l a Divisin de Recursos
Humanos, deber evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas programadas y la suscripcin de la carta de
compromiso.
La carta de compromiso de asistencia no es de obligatorio cumplimiento por parte del participante cuando el sea citado por au toridad acadmica
competente y cuando las actividades por su naturaleza no lo requiera.
Las comunicaciones sern enviadas en lo posible mediante correo electrnico; slo aquellas dirigidas al personal de la Universidad que por la naturaleza
de los cargos que desempeen no tienen acceso a medios electrnicos, se evaluar la opcin de enviarla por medio fsico.
Al terminar la etapa de inscripcin a las actividades de entrenamiento y capacitacin, se permitir que los cupos libres sean ocupados por el personal
interesado en asistir a algunas sesiones, siempre y cuando sea presentado por el el jefe de la UAA. Este personal no se le exigir la carta de compromiso
y por tanto no ser certificado.
TALENTO HUMANO / FORMACIN DE PERSONAL Cdigo : PTH.17
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Inicio/Fin Actividad Dec isin Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina
intranet
TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
INICIO
NO
Entrenamiento, capacitacin, A La DRH identifica la necesidad de entrenamiento,
induccin y re-induccin Pg 11 capacitacin, induccin y re-induccin
SI
Jefe DRH
1. Definicin de necesidades de 1. Define las formaciones a atender por la Divisin de 10 Jornadas Profesional FP-
entrenamiento y capacitacin a Recursos Humanos.
DRH
atender
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
Plan de Entrenamiento y
Capacitacin
FTH.31 Planeacin
7. Planeacin de las actividades 7. Planea la evaluacin de la actividad de entrenamiento y de la Evaluacin de
C de entrenamiento y capacitacin a realizar. 6 Jornadas Lder FP-
la actividad de
capacitacin DRH
entrenamiento y
capacitacin.
Sujeto al Profesional
8. Promocin 8. Promociona las actividades de acuerdo al cronograma
plan de las FP-DRH
de las actividades establecido en el plan.
actividades
Correo electrnico
9. Revisa los registros de inscripcin y el Compromiso, y Profesional
E 9. Recepcin de inscripciones 8 Jornadas o
analiza si la demanda cumple para dar continuidad a la FP-DRH Carta de
programacin de la actividad.
Compromiso
(segn aplique)
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No
El 60% del cupo esta B
Verifica si las inscripciones abarcan el 60% del total de los
inscrito? Pag 7
cupos asignados en el Plan de Entrenamiento y
Capacitacin.
Si
Si
La fecha planteada de la Verifica si la fecha planteada inicialmente para el plan de
actividad se mantiene? entrenamiento y capacitacin se mantiene.
No
10. Replantea la fecha del Plan de entrenamiento y
10. Replantea plan de 8 Jornadas Profesional
capacitacin e informa a DSI para los respectivos cambios
entrenamiento y capacitacin FP-DRH
en el plan de formacin publicado en la intranet.
Sujeto a los
ajustes del Jefe DRH
11. Convoca al personal a la 11. Realiza convocatoria ofreciendo la actividad a los
B nuevo plan Profesional FP-
actividad asistentes o a las unidades a las que pertenece el personal.
de DRH
actividades
C
Pg 6
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Control de asistencia
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19. Remite para revisin y 19. Remite para la revisin y aprobacin al lder el
aprobacin. Jornada Profesional FP-
resumen de asistencia y los certificados a enviar.
DRH
20. Revisa y remite a los participantes los certificados que 5 Jornadas Lder FP-DRH
20. Revisa y remite a participantes.
corresponden.
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No
Se plane el desarrollo de la D Dependiendo si en la planeacin de la evaluacin de la
evaluacin in situ? Pg 10 actividad de entrenamiento o capacitacin se determina
evaluar in situ se debe aclarar las actividades a seguir.
Si
FTH.28
21. Elabora comunicacin 4 a 5 meses Profesional FP- Evaluacin in situ
informando la necesidad de 21. Elabora y enva comunicacin solicitando el desarrollo despus de DRH/
evaluar in situ a la actividad de la formacin
de la evaluacin in situ. Adjunta documentacin a utilizar finalizado el Personal (participante)
y relacin de personas a participar en la Evaluacin. plan de encargado por el FTH.29
actividades. Jefe de la UAA Evaluacin in
Comunicacin respectiva o de la situ de la
sede formacin (Jefe)
Evaluacin insitu
Evaluacin insitu
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6 FTH.30
Resultados de la
evaluacin in situ
23. Consolida la Informacin de evaluacin de cada Profesional FP-
23. Consolida informacin de FTH.32 Resumen
D evaluacin de la actividad de formacin segn la planeacin prevista para ella en el 5 Jornadas DRH/Personal
de la Evaluacin de
entrenamiento y capacitacin formato informe plan de entrenamiento y capacitacin . encargado por el
aprendizaje
Jefe de la UAA
FTH.147 Informe
plan de
Informe
entrenamiento y
capacitacin
Comunicacin
Informe
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FTH.24 Plan de
26. Revisa y aprueba informe 26. Revisa y aprueba el informe del plan consolidado por 3 Jornadas Jefe DRH
plan de entrenamiento y entrenamiento y
semestre.
capacitacin capacitacin
FIN
Comunicacin
Si
DRH atendi la necesidad de E
entrenamiento o capacitacin Pg 5
reportada?
No
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29. Asesora a la UAA del 29. Asesora a la UAA sobre el procedimiento a seguir si la Profesional FP-
procedimiento a seguir. 5 Jornadas
formacin debe ser atendida por la Unidad. DRH
32. Informa al Jefe de UAA la forma como debe ser evaluada Jefe DRH
32. Informa mecanismos de F 1 Jornadas Profesional
la actividad, segn los mecanismos definidos por la
evaluacin de la actividad Pg 6 FP-DRH
Universidad.
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DEFINICIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
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DEFINICIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN