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Dbito e crdito

Em todo evento economicamente relevante, o dinheiro no cai do cu sempre h uma origem


(crdito) bem definida, assim como h uma aplicao (dbito) para onde foi o dinheiro. Todo evento contbil
tem dbitos e crditos em igual montante.

Este o mtodo das partidas dobradas. Seu grande mrito permitir a demonstrao perfeita das origens e
aplicaes de recursos. Ele auto-verificante, pois o total do dbito sempre tem de ser igual ao total do
crdito.

Pelo menos na minha cabea, origem sempre vem antes de aplicao, e especificar dbito e crdito nesta
ordem soa "invertido". Provavelmente o Frei Luca Pacioli (o inventor das partidas dobradas) partiu da
presuno que a maioria das pessoas primeiro pensa em que vai gastar, para depois procurar as origens de
recursos.

Existem outros esquemas "pernetas", mais simples, de manter as contas em ordem. O mais usado o livro-
caixa. Nesta modalidade, todo lanamento envolve o caixa, a dbito ou a crdito. Desta forma, tem-se ao
menos um controle rigoroso do dinheiro e valores contidos no caixa.

Devido ausncia de outras contas, o caixa contm de tudo: dinheiro, cheques pr-datados, vales,
promissrias, enfim, tudo que represente valor agora ou no futuro. Controlar o dinheiro desta forma pode ser
o suficiente para um boteco ou lojinha.

Outro esquema de contabilidade parcial o controle exclusivo das contas de patrimnio. Em vez de haver
apenas um caixa, h uma rubrica para cada conta bancria, contas a receber, contas a pagar, etc.

possvel assim controlar investimentos e dvidas em separado. Mas as contas de resultado, ou seja, receitas
e despesas, continuam sem controle. Softwares de gerenciamento de contas pessoais como MS-Money e
assemelhados adotam esta ttica.

A propsito, patrimnio tudo quanto a entidade possua, seja bens, direitos, ou dvidas. J as contas
de resultado controlam despesas e receitas.

Ativo

Ativo a parte "positiva" do patrimnio: bens e direitos. No muito difcil imaginar isso dinheiro, conta no
banco (com saldo no azul), terrenos, prdios, automvel.

Num balano, as contas do ativo so listadas em ordem inversa de liquidez. Por exemplo, mais fcil sacar
dinheiro de uma conta bancria do que vender um terreno, portanto a conta bancria aparece antes. Por
tradio, dinheiro em mo sempre aparece em primeirssimo lugar, embora costume ser uma conta pouco
movimentada em empresas maiores.

Quando se aplica dinheiro em uma conta ativa, ela cresce, portanto ela possui natureza devedora. Saldo
positivo em conta bancria saldo devedor.

Na medida em que descemos o balano em direo s contas menos lquidas, a avaliao dos reais valores
fica progressivamente mais difcil.

No fundo do balano, fica um grupo de contas fantasmagrico chamado Ativo Diferido. Diferir
significa postergar . Tratam-se de valores j gastos, mas que eu no quero reconhecer ainda como despesa,
ento eles passam um tempo no purgatrio do Diferido.
Um bom exemplo o seguro de um carro. Voc paga um ano inteiro antecipadamente, mas no seria correto
considerar isso como despesa no ms do pagamento, pois ele vale por todo o ano. O correto lanar:

Dbito: Diferido

Crdito: dinheiro ou conta-corrente

e a cada ms descarregar 1/12 avo como despesa:

Dbito: Despesa com seguro de carro

Crdito: Diferido

Ao fim de 12 meses, a conta de Diferido no tem mais saldo relativo ao seguro, pois ele est exaurido e j foi
completamente reconhecido como despesa.

A liquidez do Diferido praticamente nula: no espere receber seu dinheiro de volta se cancelar o seguro do
carro. Por ser uma conta "complicada", o Ativo Diferido "boa" para fraudes contbeis, principalmente para
esconder prejuzos e/ou despesas vultosas. (Outra fraude bastante comum "inchar" as contas a receber.)

A propsito, j que mencionamos a apropriao mensal da despesa de seguro, temos de citar os regimes
de competncia e de caixa.

No regime de competncia, obrigatrio por lei no Brasil, as receitas e despesas so assim consideradas no
momento de competncia. Exemplo: a receita contabilizada no momento da venda.

J o regime de caixa considera o momento do desembolso para as despesas, e as receitas so contabilizadas


no momento do recebimento efetivo. O regime de caixa popular nos EUA.

Qual dos dois regimes melhor? O regime de caixa menos burocrtico (evita por exemplo aquele controle
mensal do seguro do carro), mas o regime de competncia produz balanos com resultados mais estveis, e
mais facilmente comparveis com perodos anteriores. quase impossvel fazer um balano mensal decente
em regime de caixa (imagine o prejuzo no ms onde se paga 13o), embora isso seja comum em regime de
competncia.

O regime de caixa tem o mrito do conservadorismo: se houver uma hecatombe de calotes por parte de seus
clientes, seu balano no estar "inchado" com uma receita que acabou no se concretizando.

Passivo

Passivo o patrimnio negativo, ou seja, tudo quanto a entidade deve a outras.

No muito difcil imaginar dvidas e contas a pagar. O passivo fcil de entender. O passivo listado no
balano por ordem inversa de exigibilidade itens com prazo mais longo ficam mais para baixo.

(Os nomes "ativo" e "passivo" so ao meu ver pouco esclarecedores, e inspiram conotaes sexuais pouco
lisonjeiras classe contbil. Em ingls, passivo liabilities que significa simplesmente "nus" ou "dvidas". Os
acadmicos justificam os nomes dizendo que ativo tudo que circula, enquanto passivo apenas aumenta ou
diminui sem circular. No me convenceu, mas a nomenclatura essa a.)

Se voc toma dinheiro emprestado para comprar um carro, ento a origem (crdito) do dinheiro a conta do
seu credor, e a aplicao (dbito) um ativo permanente. Os lanamentos a crdito fazem o saldo passivo
crescer, portanto as contas do passivo tm natureza credora.
Para pagar a dvida, a origem ser um ativo disponvel dinheiro ou conta bancria e a aplicao ser o
credor, que fica assim zerado. (No falamos dos juros. Juros pagos so despesas, e so lanadas em
separado.)

A propsito, quando voc deposita dinheiro num banco, o dinheiro no fica l descansando no cofre; ele
emprestado a outras pessoas. O dinheiro vai embora, mas permanece a dvida do banco para com voc. Se o
banco no quebrar, voc pode reclamar essa dvida a qualquer momento, simplesmente fazendo um saque.

por isso que uma conta com saldo positivo aparece com "CR" no extrato, pois o extrato um pequeno
relatrio contbil do ponto de vista do banco. Do nosso ponto de vista, no nosso balano, saldo positvo em
conta bancria um ativo e devedor.

Capital

Como vimos, todo dinheiro tem de ter uma origem. Uma entidade s consegue aumentar seu ativo de trs
formas: faturando (tendo receita), emprestando dinheiro (aumentando o passivo), ou recebendo investimento
de scio. Esta ltima origem de recursos o capital.

Muitos contadores classificam o capital como uma espcie de passivo no-exigvel, ou exigvel num prazo
indefinidamente longo. Isso bem comum na contabilidade brasileira. Assim como o passivo, o capital tem
natureza credora seu saldo aumenta quando usado como origem de dinheiro.

Num balano fechado, ou numa empresa que acabou de abrir, vale a igualdade

ATIVO = PASSIVO + CAPITAL


Se o capital faz parte do passivo, como comum no Brasil, a igualdade reduz-se a
ATIVO = PASSIVO
Se o passivo exigvel for maior que o ativo, o capital tem de ser negativo para fechar a conta uma situao
no muito confortvel.

O capital tambm pode ser considerado o preo conservador pelo qual uma empresa seria vendida. Isso pode
ser verdade se o rendimento sobre o capital (mais conhecido como lucro ) for semelhante taxa-base de juros
da economia. Uma empresa saudvel oferece rendimento superior ao juro-base, e seu preo de venda
provavelmente ser maior que o valor do capital.

por isso que todo mundo grita quando o juro bsico da economia aumenta. Se o juro aumenta, aproxima-se
da lucratividade mdia das boas empresas, e os potenciais investidores vo preferir deixar seu dinheiro numa
aplicao financeira.

A contabilidade pblica (a brasileira, ao menos) tem a interessante caracterstica de no possuir ativo e


passivo. Isso justifica-se em parte porque municpios, estados e Unio "possuem" certos bens, como ruas,
rios, espao areo etc. mas que so inalienveis, nem tm valor determinvel. Por outro lado, isso tambm
ajuda a explicar porque o patrimnio pblico to mal administrado.

Receita

A receita a criao de recursos na entidade. Essa "criao" no dinheiro cado do cu, mas sim a
converso de trabalho humano em renda. Esse trabalho pode ser servio prestado, juros, lucro na venda,
aluguel, etc.

Na contabilidade pblica, a venda de um bem considerada como receita de capital. J numa contabilidade
convencional, tal transao uma simples converso de um ativo para outro. Se houver lucro (se o valor
recebido for maior que o valor do ativo na contabilidade) essa diferena receita no-operacional.
Despesa

Despesa a destruio de um recurso da entidade.

Note que a despesa no ocorre exatamente quando voc despende recursos em um objeto, mas sim quando
esse objeto est exaurido, e deixa de ter valor de revenda. Enquanto ele tiver valor de revenda, permanece no
ativo.

Exemplo extremo: voc compra um rolo de papel higinico por R$ 2. Ele passa a fazer parte do seu ativo. Na
medida em que ele for usado (v medindo quantos centmetros) a parte proporcional vai sendo debitada em
despesa e creditada do ativo. Quando o rolo acabar, todos os R$ 2 tero ido para despesa, pois o ativo est
todo na lixeira.

bvio que, na prtica, ningum vai fazer cada rolo de papel higinico transitar pelo Ativo, pois seu nico
destino possvel a lata de lixo, e no sem antes... bem, deixa pra l. mais racional contabilizar tal despesa
pelo regime de caixa, logo no momento da compra.

Compra de servios em geral, por serem completamente imateriais, no tm a menor chance de transitar pelo
ativo: vo direto para a despesa. Ser mesmo? Um servio que prestado ao longo de muito tempo, mas pago
vista, sobrecarregaria o balano do ms de pagamento. Para evitar essa distoro, existe o Ativo Diferido
(vide discusso na parte anterior, onde citei o exemplo do seguro de automvel).

A rigor, existe uma diferena entre custo e despesa.

Custo apenas o que se gasta diretamente na fabricao ou obteno de um produto vendvel; ou na


prestao de um servio. Se eu fabrico latas de alumnio para vender, a energia eltrica gasta para derreter o
alumnio custo, o valor/hora do operrio tambm .

J se eu for um atacadista de latas, meu custo o que eu paguei para o fabricante de latas. A energia que
manteve acesas as luzes do escritrio, papel higinico, conta telefnica, etc. so despesas, porque no
entraram diretamente na composio do produto ou servio.

Nem sempre fcil distinguir custo de despesa. O salrio do operrio da fbrica de latas um custo fixo,
porque no varia conforme a produo, mas custo. Como fracionar este salrio de modo a descobrir o custo
unitrio de cada latinha? Contabilidade de custos algo bastante complexo, praticamente uma cincia em
separado.

Na contabilidade pblica, que no possui patrimnio, a compra de um bem considerada como despesa de
capital.

Receita e despesa consideraes adicionais

Muitas vezes, a receita no gerada exclusivamente por trabalho humano, mas envolve a entrega de um bem.
Se eu compro algo por R$ 100 e revendo por R$ 150, qual minha receita? 150 ou 50?

A pessoa que comprou o bem por R$ 150 no quer saber do custo de produo. Ela pagou 150, portanto a
despesa dela 150.

Se voc comprou um bem por 100, voc apenas aumentou seu estoque em 100, e aliviou sua conta bancria
no mesmo montante. Voc transformou um ativo em outro ativo. Ainda no houve nem custo nem despesa.

O mesmo acontece se voc fabrica este bem. Se o custo de fabricao for 100, seu estoque (que faz parte do
ativo) aumenta em 100 a cada unidade fabricada. Por isso a determinao do custo importante, porque ele
dita o valor contbil do seu estoque.
No momento que este bem vendido, ele deixa de ter valor de revenda para voc o objeto foi levado embora,
no pode ser vendido duas vezes. A sim ocorreu o dispndio (ou melhor, o custo) de 100, exatamente no
mesmo instante em que ocorreu a receita de 150.

O resultado lquido aparece da diferena entre receita e despesa, mas isso uma considerao gerencial
posterior. Os lanamentos so mutuamente "cegos" consideram-se receita e custo de forma completamente
desvinculada, embora ocorram exatamente ao mesmo tempo.

claro, podemos elaborar um demonstrativo de resultados colocando as duas contas "pertinho" uma da
outra, de modo que o leitor do demonstrativo, talvez leigo em contabilidade, consiga enxergar que existe um
lucro bruto de 50 por venda.

Colocando a coisa assim, a receita bruta parece algo irrelevante, mas no . Suponha duas empresas: ambas
lucram 50 por unidade vendida, mas uma vende o produto a 150, e a outra a 10000. A primeira empresa tem
mais espao para absorver uma variao percentual no custo. Mas a segunda empresa gera mais caixa, com
todas as vantagens que isto acarreta. Cada situao tem suas benesses e desafios.

Interessante notar que o valor final de um bem ou direito composto exclusivamente do trabalho humano
aplicado nele. Compare o preo de 10g de ouro bruto com o preo de uma jia de 10g o ouro bruto muito
mais barato. E mesmo o preo do ouro corresponde dificuldade de extrao e conseqente empenho
humano envolvido no processo. No existem etiquetas de preo na Natureza. Bens prontamente disponveis
na Natureza no tm preo, mesmo quando essenciais. Exemplo: ar e luz solar. Tais bens no podem ser
contabilizados, pois no so avaliveis.

Natureza credora e devedora

Em contabilidade, evita-se dizer que uma conta est "positiva" ou "negativa", mas eventualmente necessrio
faz-lo porque o saldo de uma conta precisa ser traduzido em termos materiais, ou precisa ser explicado a um
leigo.

Ativo e despesa tm natureza devedora, ou seja, os saldos das respectivas contas so considerados "positivos"
quando so devedores. As contas tornam-se mais positivas quando recebem aplicao (e portanto dbito) de
recursos.

Passivo, receita e capital tm natureza credora, e a explicao simtrica. Quando uma conta dessas serve
como origem (crdito) de recursos, ela se torna mais positiva. Se for uma conta passiva, espera-se que um dia
ela receba um lanamento a dbito para ser zerada o pagamento da dvida.

A coisa comea realmente a complicar quando uma conta possui saldo negativo. Normalmente, um saldo
negativo erro de lanamento ou erro de classificao. Algumas dicas a respeito:

Ativo negativo na verdade um passivo, por exemplo uma conta-corrente no "vermelho".

Uma conta tradicionalmente ativa-negativa a "Proviso para Devedores Duvidosos": no uma

dvida, mas sim um redutor do ativo Contas a Receber.

Passivo negativo na verdade um ativo, por exemplo a sua conta-corrente "vermelha" l na

contabilidade do banco.

Um adiantamento a fornecedor pode criar um saldo momentaneamente devedor na respectiva conta

passiva, pois um ativo disfarado (o fornecedor est devendo a mercadoria).

Da mesma forma, um recebimento adiantado de cliente torna negativa a respectiva conta no Contas a

Receber, pois um passivo disfarado (voc deve o produto o servio ao cliente).


Receita negativa despesa. Alguns contadores posicionam determinadas despesas no grupo das

receitas por serem "dedues da receita bruta", uma parte da receita com a qual no se pode contar.

Exemplos: IRRF sobre servios, COFINS, PIS (quando cumulativos).

Despesa negativa definitivamente no faz sentido, poderia ocorrer talvez em um lanamento de

estorno, e estornos so coisas meio imperdoveis numa contabilidade informatizada.

Capital negativo significa que voc ou sua empresa est em srios apuros, pois deve mais do que

possui. Infelizmente, isso acontece mesmo e com alarmante freqncia, geralmente com instituies

financeiras. Um banco pode emprestar ("alavancar") at 20 vezes o capital no Brasil (pases

desenvolvidos permitem alavancagens ainda maiores) e basta um punhado de emprstimos azarados

para negativar o capital.

Fechamento de balano

Como j foi dito, no balano fechado o ativo igual ao passivo. Porm, qualquer lanamento que envolva
contas de resultado receita ou despesa destri esse equilbrio. A receita "faz surgir" dinheiro do nada (se
a empresa d lucro ;) e a despesa um "buraco negro" de recursos.

O fechamento de balano o restabelecimento do equilbrio original. Todas as receitas e despesas so


transferidas para uma conta de capital, denominada "Lucros ou prejuzos acumulados". O resultado lquido
considerado dali por diante como parte integrante do capital.

Se esse conceito completamente novo para voc, aconselho-o a fazer um "teste de mesa", com uma entidade
fictcia. Crie-a com um capital e/ou dvidas, faa 2 ou 3 lanamentos de receita e despesa e veja como o
fechamento restabelece o equilbrio do balano patrimonial.

E como se transfere os saldos das contas de resultado para essa conta de capital? Em alguns sistemas
informatizados, isso acontece "milagrosamente" no dia 31/Dez as contas tm saldo, no dia 01/Jan elas
aparecem zeradas, e o saldo de lucros acumulados foi alterado.

Em outros sistemas, deve ser executado um procedimento que cria os lanamentos explcitos de zeramento.
Tais lanamentos so "estreis", no representam eventos monetrios no mundo real, e devem ser filtrados no
software de modo a no distorcer alguns relatrios.

Fechamento "contnuo" moda bancria

Os bancos, por fora de norma do Banco Central, adotam um plano de contas bastante curioso, onde as
contas de resultado esto dentro do capital. Por conta disto, o balano do banco esteja sempre fechado .

Como os bancos tm de manter sua contabilidade atualizada diariamente, para que os correntistas tenham
seus saldos corretos, eles tambm podem emitir balanos fechados dirios.

Alm dos correntistas, o banco deve satisfaes ao Banco Central, que verifica diariamente o balano. Se o
capital ficar negativo (devedor), o banco imediatamente liquidado, e seus donos so mandados para a priso
(#sqn).

A transferncia dos saldos das contas de resultado para a conta de lucros/prejuzos ainda ocorre na
contabilidade bancria, numa base mensal ou anual, mas apenas para produzir demonstrativos mensais ou
anuais do resultado.
Plano de contas

Plano de contas , grosso modo, a lista de contas que sero objeto de lanamentos.

Em tese, apenas 5 contas so necessrias: ativo, passivo, capital, receita e despesa. Este um plano de
contas absolutamente correto, que comporta qualquer lanamento possvel. Mas os relatrios gerados a partir
deste plano teriam uma qualidade muito baixa.

Por outro lado, pode-se exagerar no detalhamento de contas. Esse mesmo o erro mais freqente. Se eu
quiser controlar quanto caf consumido em cada setor de uma empresa de porte mundial, basta criar uma
conta para cada setor, mas a seria preciso criar os mecanismos burocrticos para medir o consumo e gerar
os lanamentos contbeis. Perfeitamente possvel, perfeitamente vlido, e totalmente intil.

Cabe a voc determinar a granularidade das contas use o bom senso. Apenas evite criar as famigeradas
contas "etcetera", como "Despesas diversas", "Receitas diversas" ou "Contas a receber diversas". Tais contas
desestimulam a manuteno do plano de contas. Depois de algum tempo, 90% da circulao de dinheiro ter
virado "diversa". Um bom plano de contas no tem esse tipo de coisa.

O plano de contas contm contas analticas e sintticas . As contas analticas so as contas reais, que
podem receber lanamentos. As contas sintticas so simplesmente a soma de um conjunto de contas
analticas. Os valores sintticos so teis para anlise gerencial dos relatrios contbeis.

Pode haver contas sintticas que contenham outras contas sintticas. O plano de contas uma estrutura
hierrquica, com pais, filhos, netos etc. formada pelos diversos nveis de contas sintticas. O ltimo nvel
composto pelas contas analticas, que efetivamente contm valores e fatos contbeis.

Para deixar clara a relao de paternidade entre as contas, tradio usar um cdigo estruturado para cada
conta contbil. Apenas olhando-se para o cdigo, possvel saber imediatamente se a conta analtica ou
sinttica, e quem sua conta-pai, conta-av etc.

Exemplo com cdigo estruturado de 4 nveis:

1. ATIVO

1.1. CIRCULANTE

1.1.1. DISPONIBILIDADES

1.1.1.01. Dinheiro

1.1.1.02. Conta corrente X

1.1.1.03. Conta poupana Y

1.1.2. CONTAS A RECEBER

1.1.3. ESTOQUES

1.2. PERMANENTE

1.3. DIFERIDO

Convm no exagerar no nmero de nveis do plano, para no torn-lo excessivamente enrolado. Cinco nveis
so suficientes para balanos de empresas grandes. Quatro nveis devem ser suficientes para uma
contabilidade gerencial informal.

A disposio das contas no plano rege o formato dos relatrios contbeis, notoriamente o balano. Os
balanos publicados costumam trazer apenas contas sintticas de nvel muito alto, por brevidade. As contas
ativas so ordenadas por liquidez. As contas passivas, por prazo de exigibilidade, com os prazos mais curtos
figurando mais ao topo.

As receitas so ordenadas pela relao com o objeto social (se a empresa fabrica latas de alumnio, as vendas
de latas devem figurar mais ao topo, a venda de sucata mais abaixo, e a venda de um terreno l embaixo). As
despesas so ordenadas pela sua necessidade: primeiro custos variveis, depois custos fixos, depois despesas
necessrias, e por ltimo as liberalidades.

Importante lembrar que despesas que so meras liberalidades no so consideradas pela Receita Federal no
clculo do Imposto de Renda da empresa, j que podem ser distribuio disfarada de lucros. (Lembrando que
no Brasil a pessoa fsica no paga imposto ao receber lucro distribudo de empresa, enquanto nos EUA a
tributao tende a se concentrar na pessoa fsica.)

Para iniciar a criao de seu plano de contas, uma boa pedida pedir um plano pronto a um contador, ou dar
uma olhada num balano publicado. Se voc nunca sequer viu um balano, hora de comprar uma ou duas
edies de um jornal como o Valor Econmico, que freqentemente traz balanos de grandes empresas.

Histrico padro

Contabilidade uma cincia bastante interessante; o que estraga so os contadores que tornam tudo muito
chato e repetitivo. Eis uma tpica descrio de lanamento feita por um contador profissional:

PGTO N/DATA C/ CHEQUE A VISTA CRUZADO PARA COMPRA DE CAF MELITTA PCT. DE 500GRMS.
Ou seja, ele repetiu tudo que a data do lanamento e as contas envolvidas j tinham tornado bvio. Bastaria
dizer "500g CAF". Qual o sentido em dizer que algo foi "na data"? Se aconteceu ontem, o lanamento teria a
data de ontem, certo?

Para facilitar a vida dos contadores prolixos, criou-se o histrico padro, que um pr-cadastro de descries
usadas muito freqentemente. Ao final do histrico padro, pode-se complementar com uma descrio livre.
No exemplo acima, um bom candidato a histrico padro seria "PGTO BLA BLA PARA COMPRA DE", pois
extremamente comum a compra de algo com cheque.

Assim, tanto o contador prolixo quanto o estressado digitador ficam felizes. Pessoalmente, acho que, numa
contabilidade pequena, com um bom plano de contas, o histrico padro desnecessrio. Mas 99% dos
contadores discordaro.

Centro de custo

O plano de contas unidimensional. Muitas vezes, necessrio fazer o controle de custos em 2 dimenses.
Por exemplo, temos contas como "gastos com xerox" e "gastos com cafeteria". A temos "setor A", "setor B" e
"setor C". A soluo burra seria criar seis contas (23), o que no vivel numa empresa com 1000 tipos de
despesa e 200 setores (pois redundaria em 200 mil contas).

Outro problema escolher quem vem primeiro na hierarquia do plano de contas: tipo de despesa ou setor? Se
escolhermos o setor como conta agregadora, no teramos como saber facilmente o total geral das despesas
com caf, e vice-versa.

Para evitar estes problemas, os setores devem ser centros de custo . A tabela de centros de custo uma
espcie de plano de contas paralelo, mais informal e geralmente no hierrquico. Alm das contas normais,
cada lanamento contbil pode ser atrelado a um centro de custo. Nem todo lanamento ter um centro de
custo; em geral, apenas as despesas normais de custeio (da o nome).

Dessa forma, voltando ao nosso exemplo, haveria uma nica conta contbil para despesas com cafeteria. Se
esta rubrica aparecer com valor elevado, usa-se ento o centro de custo para descobrir que setor est
bebendo caf demais. Qualquer software contbil tambm permite emitir relatrios com o total da despesa
por centro de custo.

Relatrios contbeis

Dirio

O dirio o mais simples dos relatrios. Lista os lanamentos em ordem cronolgica. Gasta bastante papel, e
seu valor gerencial quase nulo. Dificilmente voc vai manuse-lo, principalmente se estiver usando
contabilidade informatizada (ou seja, todo mundo).

Porm, o nico relatorio suficiente para recriao de todo o histrico contbil a partir de mdia impressa.
Por isso, sua impresso obrigatria em contabilidade fiscal. Sim, isso acaba gerando centenas de quilos em
livros-dirio.

(Talvez hoje em dia o dirio j seja aceito num formato eletrnico, estou realmente por fora.)

Razo

Razo a listagem de lanamentos, em ordem cronolgica, mas de apenas uma conta em particular. Se as
descries dos lanamentos forem suficientemente claras, o razo j tem alguma utilidade gerencial, pois
mostra o que aconteceu com aquela conta durante o perodo.

O razo tambm lista a evoluo do saldo da conta (importante para contas patrimoniais), coisa que o dirio
no faz. Em contabilidade fiscal, sua impresso tambm obrigatria, e gasta ainda mais papel que o dirio.
A propsito, no existe razo de contas sintticas (eu nunca vi, ao menos).

Balano

O balano o rei dos relatrios contbeis, pois mostra todas as movimentaes financeiras da entidade. o
principal relatrio publicado pelas empresas de capital aberto. (IMHO empresas de capital fechado acima de
certo tamanho tambm deveriam ser obrigadas a public-lo, existe at projeto de lei nesse sentido, mas isso
outra histria.)

Cada linha do balano lista uma conta, com seu saldo inicial, movimentos a dbito, movimentos a crdito, e
saldo final. Apenas as contas sem saldo e sem qualquer movimentao ficaro de fora, pois so
completamente desinteressantes no perodo.

As contas sintticas aparecem no balano, com os valores acumulados das suas contas-filhas. Em balanos
publicados, aparecem apenas as contas sintticas de um certo nvel para cima, por questes de brevidade.

O balano emitido fora da poca de fechamento denominado "balancete de verificao". Ele no "fecha", ou
seja, ativo diferente de passivo. J o balano patrimonial "fecha" pois emitido aps o zeramento das contas
de resultado. Nos balanos publicados, figuram apenas as contas patrimoniais. As contas de resultado so
deixadas para o DRE.

Existe uma rea altamente especializada da contabilidade, a anlise de balanos, que destina-se a metrificar
a sade financeira com base no balano publicado. H inmeros livros escritos sobre este assunto e no
pretendo entrar em detalhes aqui. Apenas vou pedir que voc, ao dar uma olhada num balano de jornal,
preste ateno no seguinte:
Proporo dos estoques em relao ao total do ativo (muito estoque = giro lento ou produo

excessiva);

Proporo do ativo diferido em relao ao total do ativo (fraude ou ocultao de despesas);

Diferena entre os saldos inicial e final do contas a receber (um aumento exagerado significa

alongamento excessivo dos prazos concedidos);

Se o estoque estiver muito alto, veja a quantas anda o Contas a Pagar (se muito alto tambm, a

empresa compra demais s para manter em estoque, e isso geralmente estpido).

Demonstrao de Resultados (DRE)

O DRE demonstra a movimentao das contas de resultado. A rigor, um balancete pode fazer o mesmo, mas o
DRE o faz num formato mais enxuto e apropriado.

Os DREs publicados trazem apenas contas sintticas de certo nvel para cima, por brevidade. Tambm
rearranjam as contas para trazer as despesas numa ordem mais propria anlise. Exemplo:

(1) RECEITA BRUTA


(2) DEDUES DA RECEITA BRUTA (e.g. impostos sobre faturamento)
(3) RECEITA LQUIDA = (1-2)
(4) CUSTOS VARIVEIS
(5) MARGEM DE CONTRIBUIO = (3-4)
(6) CUSTOS FIXOS
(7) LUCRO BRUTO = (5-6)
(8) DESPESAS
(9) LUCRO LQUIDO = (7-8)

Em particular no caso de haver prejuzo, o formato acima til porque v-se rapidamente onde est o
sumidouro de recursos.

Os lanamentos "estreis", de fechamento de balano, no podem ser levados em conta. Do contrrio, todas
as contas do DRE apareceriam com valor zero.

Demonstrativo de origens e aplicaes de recursos (DOAR)

Num balano, pode ser difcil enxergar "de onde veio" e "para onde foi" o dinheiro. O ativo cresceu por
faturamento ou por contrao de dvidas? O ativo encolheu por excesso de despesa ou por devoluo de
capital aos scios?

possvel responder a essas perguntas apenas com o balano e o DRE em mos, mas seria preciso calcular a
movimentao lquida de cada conta. Se a conta de Contas a Receber teve 2500 a dbito e 2600 a crdito, sua
movimentao lquida foi 100 a crdito, e foi uma origem lquida de recursos.

O demonstrativo de origens e aplicaes faz exatamente isso - lista as movimentaes lquidas das contas.
Geralmente o faz em ordem crescente de valor. Naturalmente, as contas sem movimento no perodo no
figuram no DOAR. Os lanamentos de fechamento de balano tambm tm de ficar de fora.

Num plano de contas suficientemente detalhado, um DOAR de contas analticas intil, no s porque fica
incrivelmente longo, mas principalmente porque dilui muito o peso das contas individuais. No me interessa
se foram gastos 10 reais em canetas Bic verdes, mas certamente me interessa se foram gastos 10 milhes em
material de expediente.
Dessa forma, um DOAR bem elaborado lista apenas contas sintticas de determinado nvel. Assim, o peso de
diversas contas analticas pequenas, porm numerosas, multiplicado no relatrio.

Nesta parte final, vamos elaborar um exemplo simples, porm completo, de escriturao contbil, da abertura
da empresa at o fechamento dos relatrios. Este exemplo ser paulatinamente melhorado (mande
sugestes!).

Mesmo em se tratando de um exemplo com meia dzia de lanamentos, j fica complicado fechar balano
manualmente. Para este fim, elaborei uma planilha do Google Docs que voc pode abrir para acompanhar o
resto do artigo. Lembre-se que voc pode baixar uma planilha do Google no formato Excel quando quiser;
tambm disponibilizo um link para baixar a verso Excel para o caso do Google Docs no funcionar para
voc.

A histria

Nossa cobaia ser uma fbrica de latinhas de alumnio, financiada com capital de dois scios (R$ 40.000 e R$
25.000) e tambm com emprstimo bancrio (R$ 10.000), juros de 12% ao ano. A empresa investiu
imediatamente 13.000 reais em maquinrio, cuja taxa de depreciao de 8% ao ano, e pagar parte do
emprstimo bancrio no final do ano.

A empresa compra 1 tonelada de alumnio em lingotes (R$ 25,73/kg), bem mais que o necessrio para operar
por um ano, por medo de futuras altas. Durante este ano contbil, ela transforma 400kg de alumnio em
30.000 latinhas. Os custos fabris, alm da matria-prima, so: salrios (8.000 - custo fixo), eletricidade
(7.000 - custo varivel).

A empresa conseguiu vender 20.000 latinhas por 4 reais cada, metade vista e metade a prazo para receber
no prximo ano. As despesas foram: material de expediente (R$ 3.500) e um seguro do edifcio que foi pago
em uma parcela vista (R$ 2.500) mas que vale por quatro anos.

A empresa paga 25% de ICMS vista sobre a venda, 600 reais pelo alvar da Prefeitura, e retm 25% de
Imposto de Renda sobre os lucros, pois o pagamento do IR ocorre apenas no ano seguinte.

A empresa definiu a poltica de distribuir 55% dos lucros aos scios, alm de pagar juros sobre capital
prprio de 9% ao ano, de modo que o lucro distribudo seja realmente um extra sobre o que os scios
obteriam num fundo de investimento.

Plano de contas

1 ATIVO
1.1 Circulante
1.1.1 Conta bancria
1.1.2 Contas a receber
1.1.3 Estoque de matria-prima
1.1.4 Estoque de produto acabado
1.2 Permanente
1.2.1 Mquinas e equipamentos
1.3 Diferido
1.3.1 Seguros

2. PASSIVO
2.1 Circulante
2.1.1 Dvida bancria
2.1.2 Impostos a pagar
2.2 Capital
2.2.1 Investimento scio A
2.2.2 Investimento scio B
2.2.3 Lucros acumulados

3. RECEITAS
3.1 Receitas correntes
3.1.1 Venda de produto acabado
3.2 (-) Dedues da receita bruta
3.2.1 ICMS

4. DESPESAS
4.1 Custos
4.1.1 Custos fixos
4.1.2 Custos variveis
4.2 Despesas correntes
4.2.1 Administrativas
4.2.2 Seguros
4.2.3 Juros
4.2.4 Impostos
4.2.5 Depreciao
Para acompanhar os lanamentos (que s tm o cdigo das contas, no os nomes) voc pode imprimir o plano
de contas acima, ou ento abrir a planilha de exemplo .

Dirio at o incio das atividades

O formato dos lanamentos o seguinte:


Descrio
D Conta a dbito Valor
C Conta a crdito Valor
Ento vamos l:
Investimento scio A
D 1.1.1 40.000
C 2.2.1 40.000

Investimento scio B
D 1.1.1 25.000
C 2.2.2 25.000

Emprstimo bancrio
D 1.1.1 10.000
C 2.1.1 10.000

Compra maquinrio
D 1.2.1 13.000
C 1.1.1 13.000
De acordo com a planilha de exemplo, aba "Lanctos abertura", o balano da empresa at aqui o seguinte:
Figura 1: Balano abertura

Dirio durante as atividades

Compra 1 tonelada de matria-prima (alumnio)


D 1.1.3 25.730
C 1.1.1 25.730

Uso de 400kg de matria-prima em 30.000 latas


D 1.1.4 10.292
C 1.1.3 10.292

Pagamento salrios operrios


D 1.1.4 8.000
C 1.1.1 8.000

Pagamento conta de energia


D 1.1.4 7.000
C 1.1.1 7.000
Note como todos os custos acima foram parar no estoque de produto acabado (1.1.4), nenhum foi
contabilizado como despesa ainda. At aqui o balano ainda fecha sem precisar de encerramento porque
nenhuma conta de resultado foi movimentada. Isto acontece agora:
Venda de 10.000 latinhas vista, 4 reais cada
D 1.1.1 40.000
C 3.1.1 40.000

Venda de 10.000 latinhas a prazo, 4 reais cada


D 1.1.2 40.000
C 3.1.1 40.000

Proviso de 25% das vendas brutas para pgto de ICMS


D 3.2.1 20.000
C 2.1.2 20.000

Pagamento do ICMS
D 2.1.2 20.000
C 1.1.1 20.000

Apropriao dos custos ref. latas vendidas


D 4.1.1 5.333
D 4.1.2 11.528
C 1.1.4 16.861
Note que, para chegar aos valores do lanamento acima, eu precisei fazer uma mini-contabilidade de custos
em paralelo, para saber quanto exatamente custa cada latinha vendida (matria-prima mais eletricidade mais
salrio), e quanto desse custo unitrio fixo ou varivel.
Material de expediente
D 4.2.1 3.500
C 1.1.1 3.500

Contratao seguro imvel p/ 4 anos


D 1.3.1 2.500
C 1.1.1 2.500

Apropriao parcela do seguro p/ este ano


D 4.2.2 625
C 1.3.1 625

Alvar da Prefeitura
D 4.2.4 600
C 1.1.1 600

Depreciao anual dos equipamentos


D 4.2.5 1.040
C 1.2.1 1.040
Talvez a depreciao de parque fabril deveria ser considerada parte do custo, e no como uma despesa, mas
v l.
Apropriao juros emprstimo bancrio
D 4.2.3 1.200
C 2.1.1 1.200

Pagamento parcial dvida bancria


D 2.1.1 4.500
C 1.1.1 4.500

Juros sobre capital prprio scio A


D 4.2.3 3.600
C 1.1.1 3.600

Juros sobre capital prprio scio B


D 4.2.3 2.250
C 1.1.1 2.250
Neste ponto devemos levantar o balancete de verificao.

Balancete de verificao

Este balancete levantado para obter o saldo das contas, inclusive o lucro antes dos impostos, o que
permitir confeccionar os lanamentos de fechamento. De acordo com a planilha de exemplo, aba "Lanctos
movimento", temos o seguinte balancete:
Figura 2: Balancete de verificao

Pelo balancete, temos um lucro bruto de 30.324 (receitas menos despesas). Deduzindo os 25% de imposto de
renda (7.581), sobram 22743, dos quais 55% sero distribudos aos scios proporcionalmente participao
no capital.

Dirio dos lanamentos de fechamento

Proviso para Imposto de Renda


D 4.2.4 7.581
C 2.1.2 7.581

Fechamento do balano
C 2.2.3 22.743
D 3.1.1 80.000
C 3.2.1 20.000
C 4.1.1 5.333
C 4.1.2 11.528
C 4.2.1 3.500
C 4.2.2 625
C 4.2.3 7.050
C 4.2.4 8.181
C 4.2.5 1.040
Neste ponto o balano j est fechado, falta apenas distribuir os lucros, o que no despesa e no altera mais
o resultado, apenas reduz os lucros acumulados:
Distribuio de lucros para os scios
D 2.2.3 12.509
C 1.1.1 7.697 (scio A)
C 1.1.1 4.812 (scio B)

Balancete de fechamento

Aps estes lanamentos o balano est fechado. De acordo com a aba "lanctos fechamento" da planilha:

Figura 3: Balancete de fechamento

Mas este balancete lista apenas os dbitos e crditos de fechamento, que coloquei numa planilha separada
para facilitar minha vida. Os saldos finais correspondem ao balano final, mas as demais colunas no.

Balano

O seguinte balano (aba Balano) a coisa real: consolida movimento e fechamento, cobrindo todo o perodo:
Figura 4: Balano final

Demonstrativo de resultados

O demonstrativo de resultados elaborado com base no balancete, imediatamente antes do fechamento, com
alguns toques gerenciais.
Receita bruta 80.000
Dedues da receita bruta (20.000)
Receita lquida 60.000

Custos (16.861)
Dos quais: fixos (5.333)
Dos quais: variveis (11.528)

Despesas pr-EBIDTA (4.125)

EBIDTA 39.014

Despesas ps-EBIDTA (8.690)

Lucro bruto 30.324


IR 25% (7.581)
Lucro lquido 22.743
A sigla EBIDTA significa, de forma traduzida, lucro antes dos juros, impostos e depreciao. uma mtrica
muito valorizada por analistas, porque as despesas ps-EBIDTA so mais facilmente "manejveis" (e.g. uma
empresa pode diminuir o gasto com juros arrumando outro scio investidor, e a depreciao no um
problema at o maquinrio realmente estragar).

DOAR

Elaborei o Demonstrativo de Origens e Aplicaes de Recursos com base no balancete pr-fechamento, o que
significa que no levei em conta os 25% de imposto de renda sobre o lucro. Tambm omiti a depreciao.
Origens de recursos
Receitas 60.000
Conta bancria 37.680

Aplicaes de recursos

Contas a receber 40.000


Estoque de matria-prima 15.438
Custos variveis 11.538
Estoque prod. acabados 8.431
Juros 7.050
Custos fixos 5.333
Despesas administrativas 3.500
Dvida bancria 3.300
Diferido 1.875
Impostos 600
Seguros 625
O relatrio me mostra que transformei boa parte do meu caixa em estoques e contas a receber. Se isto se
repetir mais um ano, terei problemas de caixa, e vou ter de rezar para que os clientes paguem, e que o
estoque no encalhe!

Talvez eu devesse ter considerado a distribuio de lucros, feita no bojo do fechamento de balano, pois esta
distribuio drenou recursos do caixa, e seria outro problema caso o lucro da empresa fosse unicamente "no
papel". Mas s um exemplo, afinal de contas.

Razo

O razo de cada conta seria simplesmente a listagem em ordem cronolgica de todos os lanamentos, mais o
seu saldo. A maioria das contas do exemplo teria apenas um ou dois lanamentos, ento elaborar este
relatrio aqui para todas as contas seria trabalhoso e no muito til.

Vou elaborar apenas o razo da conta bancria, que na nossa empresa fez o papel de Caixa, pois o
acompanhamento dirio do saldo desta conta importante (e tem de bater com o extrato do banco):

Conta: 1.1.1 conta bancria

Descrio D C Saldo
---------------------------------------------------------------
Saldo inicial 62.000 D
Compra de matria-prima 25.730 36.270 D
Pagamento seguro 2.500 33.770 D
Pagamento salrios 8.000 25.770 D
Pagamento eletricidade 7.000 18.770 D
Venda vista latas 40.000 58.770 D
Pagamento ICMS 20.000 38.770 D
Pagamento alvar 600 38.170 D
Despesas administrativas 3.500 34.670 D
Juros sobre capital prprio 3.600 31.070 D
Juros sobre capital prprio 2.250 28.820 D
Pagamento emprstimo 4.500 24.320 D
Distribuio de lucros 7.697 16.623 D
Distribuio de lucros 4.812 11.811 D
Obviamente, os saldo inicial e final tm de bater com os respectivos saldos do balano.