PERBEDAAN ANTARA SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA DENGAN

SIKLUS-SIKLUS LAINNYA

Perbedaan antara siklus penggajian dan personalia dengan siklus-siklus lainnya pada
umumnya meliputi:

- Dalam penggajian hanya terdapat satu golongan transaksi. Kebanyakan siklus

mengandung lebih dari satu golongan transaksi.
- Transaksi biasanya jauh lebih signifikan daripada saldo akun neraca yang bersangkutan.
- Pengendalian internal atas penggajian pada umumnya efektif pada hampir semua
perusahaan, bahkan pada perusahaan kecil sekalipun.
Karena ketiga karakteristik di atas, dalan pengauditan penggajian, auditor biasanya
menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantive golongan transaksi, dan
prosedur analitis.

AKUN-AKUN DAN TRANSAKSI-TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN

PERSONALIA

Tujuan keseluruhan pengauditan atas siklus penggajian dan personalia adalah untuk
menilai apakah saldo-saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus ini telah ditetapkan secara wajar
sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku.

FUNGSI-FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN YANG

BERSANGKUTAN

Siklus penggajian dan personalia diawali dengan pengangkatan karyawan/pegawai dan

diakhiri dengan pembayaran imbalan atas jasa yang telah mereka lakukan dan pembayaran
kewajiban pajak penghasilan karyawan yang telah dipotong kepada pemerintah dan institusi lain
serta utang biaya tenaga kerja dan utang PPh karyawan.

BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA (BAGIAN PERSONALIA)

Bagian ini merupakan sumber independen catatan untuk memeriksa secara internal
informasi gaji dan upah, termasuk tambahan-tambahan dan penghapusan dari daftar gaji, serta
perubahan gaji/upah dan potongan-potongan.

Catatan Kepegawaian

1
 Catatan kepegawaian meliputi data seperti tanggal pengangkatan, data pribadi
pegawai/karyawan, tingkat gaji/upah, potongan-potongan wajib, evaluasi kinerja, dan
pemberhentian sebagai pegawai.

Formulir Potongan Wajib

Formulir ini digunakan untuk memotong gaji/upah yang bersifat wajib, seperti misalnya
PPh karyawan yang dipotong perusahaan, potongan asuransi yang wajib diikuti karyawan
termasuk asuransi kesehatan, dan potongan untuk iuran sebagai anggota serikat pekerja.

Surat Keputusan Penetapan Gaji/Upah

Surat ini digunakan untuk menetapkan tingkat upah atau gaji sesuai dengan peraturan
yang berlaku. Sumber informasi keputusan ini adalah kontrak kerja, otorisasi oleh manajemen,
atau khusus untuk para pejabat perusahaan diotorisasi oleh dewan komisaris.

PENCATATAN WAKTU KERJA DAN PEMBUATAN DAFTAR GAJI/UPAH

Penggunaan catatan waktu kerja dan pembuatan daftar gaji/upah sangat penting dalam
pengauditan penggajian karena keduannya berhubungan langsung dengan biaya tenaga kerja
untuk setiap periode. Pengendalian yang memadai diperlukan untuk mencegah kesalahan
penyajian dalam empat aktivitas berikut:

- Pencatatan waktu kerja.

- Ikhtisar dan perhitungan pendapatan kotor, potongan, dan pendapatan bersih.
- Pembayaran gaji/upah.
- Pencatatan gaji/upah.

Catatan Waktu Kerja

Catatan waktu kerja merupakan dokumen yang menunjukkan waktu kerja pegawai sejak
mulai hingga akhir bekerja setiap hari serta jumlah total jam kerja seorang pegawai. Pegawai
tetap yang dibayar dalam bentuk gaji tidak perlu mengisi catatan waktu kerja.

Kartu Waktu per Job

2
 Formulir ini digunakan hanya apabila pegawai bekerja pada job yang berbeda atau pada
bagian yang berbeda.

File Transaksi Penggajian

File ini berisi semua informasi yang dimasukkan ke dalam sistem dan informasi untuk
setiap transaksi, seperti nama dan nomor identifikasi, tanggal, pendapatan kotor dan pendapatan
bersih pegawai, berbagai macam potongan yang dilakukan perusahaan, dan klasifikasi akun.

Jurnal penggajian atau daftar

Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian umumnya mencantumkan nama
karyawan,tanggal,jumlah penggajian kotor dan bersih dan jumlah pemotongan.

Master file penggajian

Master file penggajian adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi
penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama
setahun tersebut hingga saat ini.

PEMBAYARAN GAJI/UPAH
Pembayaran gaji/upah, ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai
pertukaran atas jasa yang dilaksanakanya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor
dikurangi pajak penghasilan dan potongan lainnya.

Rekonsiliasi akun bank penggajian

Rekonsiliasi akun bank penggajian merupakan hal yang penting bagi semua akun
kas,termasuk penggajian untuk menemukan kesalahan ataupun kecurangan. Akun penggajian
imprest adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.

PEMBUATAN BUKTI POTONG P.Ph DAN PEMBAYARAN PAJAK

3
Bukti Pemotongan PPh Pasal 21 adalah formulir yang dikirim setiap karyawan yang
mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran
kotor,pemotongan pajak penghasilan dan pemotongan jaminan social.
Surat setoran pajak, adalah hasil pemotongan pajak penghasilan karyawan bulanan yang
disetorkan ke kantor pajak.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangan tersruktur dan terkendali
dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta miminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait
serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif
umum dari perusahaan keperusahaan,maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas
tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidaklah sulit bagi
perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia,
besarnya transaksi relatif homogen dan berjumlah kecil.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang
independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya. Banyak audit hanya memiliki risiko
salah saji yang material yang rendah atau minimal walaupun penggajian sering kali menjadi
bagian yang signifikan dari total beban, disebabkan karena tiga alasan berikut:
1 Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika
mereka dibayar terlalu rendah.
2 Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3 Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak
pengangguran.

4
MEMAHAMI PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN DAN
PERSONALIA
Untuk memahami pengendalian internal siklus penggajian dan personalia, hal-hal
yangharus kita pahami adalah:
Pengendalian internal bervariasi antar perusahaan. Oleh karena itu, auditor
harusmengidentifikasi pengendalian, defisiensi signifikan, dan kelemahan yang material
dari perusahaan.
Pengendalian yang digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang
dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh penggajian terhadap
persediaan.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif akan digabungkan jika
memungkinkan,dan dilaksanakan dengan cara sepraktis mungkin, dengan menggunakan
program audit.
Pemisahan Tugas yang Memadai
Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan
pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen
dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan karyawan
atau menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.

Pengotorisasi yang Tepat

Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia karyawan
berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur harus diotorisasi oleh penyelia
kamar.Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.

Dokumen Dan Catatan Yang Memadai

5
 Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu
waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang dibayar per jam,
namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar menurut tingkat potongan atau
sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak
terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem
penggajian.

Pengawasan Fisik atas Aset dan Catatan

Akses terhadap check gaji tidak bertandatangan harus dicegah.Check harus

ditandatangani oleh petugas yng ditetapkan perusahaan,dan gaji harus dibayar oleh seseorang
yang indefenden dari pungsi pembuatan daftar gaji dan fungsi pencatatan waktu.Apabila check
penandatangan menggunakan mesin,maka akses kemesin tandatangan itu harus dibatasi.

Pengecekan Independen atas Pelaksanaan Kerja

Penghitungan dalam daftar gaji harus diveifikasi secara independen,termasuk dengan

melakukan perbandingan antara batch total dengan laporan ikthisar.

PEMOTONGAN PAJAK PPH21 DAN PEMBAYARAN KE KAS NEGARA

Pajak penghasilan karyawan dan pemotongan lain merupakan posnyang penting,karena

jumlahnya sering kali material dan adanya potensi tidak membayar pajak.

Pemotongan Pajak P.Ph 21

Auditor harus memahami bagaimana perusahaan memotong gaji/penghasilan.

Pembayaran Pajak Penghasilan Karyawan dan Potongan Lain Tepat Waktu

Auditor harus melakukan pengujian tentang kepatuhan klien dalam menaati kewajiban
menyetor semua pemotongan atas penghasilankotor karyaan seperti pemotongan pph 21,dana
pension pegawai,asuransi wajib,iuran serikat pekerja dan sebagainya.

PERTIMBANGAN PERSEDIAAN DAN KECURANGAN PENGAJIAN

6
Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan

Apabila biaya tenaga kerja meruoakan bagian yang material dalam penilaian
persediaan,auditor harus menekankan pengujian pengendliannya aaaaaketepatan penggolongan
transaksi penggajian.

Pengujian atas Tenaga Kerja Fiktif

Pendistribusian gaji kepada pegawai yang telah fiktif serig terjadi sebagai akibat tetap
dicantumkannya pegaai yang telah berhenti dalam daftar gaji.salah satu prosedur yang dafpat
dilakukan untuk menguji ketepatan penanganan pegawai yang telah berhenti adalah dengan
memilih beberapa file dari catatan pegawai yang telah berhenti pada tahun ini dibagian
sumberdaya manusiauntuk memastikan bahwa mereka telah menerima gaji terakhir.

Pengujian atas kecurangan dalam Jam Kerja

Kecurangan dalam jam kerja terjadi apabila seorang pegawai melaporkan waktu kerja
lebih banyak dari jam kerja sesungguhnya.Salah satu prosedur yang dapat dilakukan adalah
merekonsiliasi antara jam kerja yang dibayar sesuai dengan daftar gaji dengan suatu catatan
independen tentang jam kerja.

METODELOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN RINCI SALDO

MENGIDENTIFIKASI RISIKO BISNIS KLIEN YANG MEMPENGARUHI

PENGGAJIAN (TAHAP I)

Pada kebanyakan perusahaan ,mengidentifikasi risiko bisnis klien yang berpengaruh

terhadap penggajian jarang dilakukan.Namun demikian risiko bisnis klien bisa terjadi pada
perusahaan yang memberi kompensasi yang kompleks pada karyawan.Seperti adanya bonus dan
opsi saham.

MENETAPKAN MATERIALITAS PELAKSANAAN DAN MENILAI RISIKO INHEREN

(TAHAP II)

7
 Banyak perusahaan memiliki transaksi penggajian dalam jumlah besar,disamping adanya
kemungkinan adanya kecurangan,risiko inheren yang berkaitan dengan semuan tujuan audit
saldo pada umumnya rendah.Oleh karena itu auditor sering memandang penting tujuan audit
saldo keterjadian.Auditor harus mengidentifikasi masalah masalah penggajian yang kompleks.

MENILAI RISIKO PENGENDALIAN DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN YANG

BERSANGKUTAN (TAHAP I DAN II)
MELAKSANAKAN PROSEDUR ANALITIS
Penggunaan prosedur analitis dalam siklus penggajiab dan personalia merupakan hal
yang penting, seperti halnya siklus lainnya. Tabel di bawah ini menggambarkan tentang prosedur
analitis untuk akun akun neraca dan laba rugi.
Tabel 18-3 : Prosedur Analitis untuk Siklus Penggajian dan Personalia
Prosedur analitis Salah saji yang mungkin
Membandingkan saldo akun beban penggajian
dengan tahun tahun sebelumnya (disesuaikan
dengan tingkat kenaikan upah dankenaikan
volume) Salah saji akun beban penggajian
Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai
persentase daripenjualan dengan tahun taun
sebelumnya Salah saji tenaga kerjalangsung dan persediaan
Mebandingkan beban komisi sebagai persentase
dari penjualan dengan tahun tahun sebelumnya Salah saji beban komisi dan kewajiban komisi
Membandingkan beban pajak penggajian
sebagai persentase dari gaji dan upah dengan
tahun tahun sebelumnya ( disesuaikan dengan Salah saji beban pajak penggajian
perubahan tariff pajak) dankewajiban pajak penggajian
Membandingkan akun pajak penggajian dengan Salah saji pajak penggajian akrual danbeban
tahun tahun sebelumnya pajak penggajian.

PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PENGUJIAN RINCI SALDO UNTUK AKUN

UTANG DAN BEBAN (TAHAP III)
Verifikasi atas utang beban gaji biasanya dilakukan secara langsung apabila
pengendalian internal berjalan dengan efektif. Apabila auditor sudah merasa puas bahwa

8
transaksi- transaksi tersebut sudah dicatat secara wajar, maka pengujian rinci saldo tidak akan
memakan banyak waktu. Adapun akun-akun kewajiban yang dibahas dalam siklus penggajian
dan personalia adalah:
Jumlah- Jumlah yang Dipotongkan dari Penghasilan Karyawan.
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji
dengan membandingkan saldonya dengan jumlah penggajian, formulir pajak penggajian yang
dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos- pos yang
dipotong lainnya seperti tabungan pensiun, iuran serikat pekerja, obligasi tabungan dan asuransi
dapat diverifikasi dengan cara yang sama. Jika pengendalian internalsudah beroperasi secara
efektif, pisah batas dengan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang bersamaan
dengan prosedur tersebut.
Utang Beban Gaji dan Upah.
Hal ini timbul bila upah pegawai untuk jam kerja pada hari-hari terakhir sebelum tutup
buku belum dibayarkan oleh perusahaan sampai periode berikutnya. Pisah batas yang dilakukan
serta ketelitian penetapan utang gaji dan upah tergantung pada kebijakan perusahaan yang harus
dilaksanakan secara konsisten dari tahun ke tahun.
Utang Beban Komisi.
Konsep untuk memeriksa utang beban komisi hampir sama dengan Utang beban gaji dan
upahn namun ketentuannya sering kali lebih sulit karena perusahaan sering membuat berbagai
macam kesepakatan dengan pegawai bagian pemasaran dan pegawai lainnya.
Utang Bonus.
Hal ini terjadi akibat bonus akhir tahun yang belum dibayarkan oleh perusahaan kepada
pegawai atau karyawan. Biasanya utang ini bernilai cukup besar, jadi jika utang bonus ini tidak
dicatat maka akan menjadi kesalahan penyajian material.
Pengujian Rinci Saldo untuk Akun-akun Beban.
Beberapa akun pada aporan laba rugi dipengaruhi oleh transaksi penggajian. Disini pos
yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kotor, gaji dan komisi penjualan, serta
tenaga kerja manufaktur langsung. Seringkali iaya dapat dipecah lebih lanjut menurut devisi,
produk, atau cabang.
Kompensasi untuk Para Staf.

9
 Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi untuk para staf telah disetujui oleh
dewan komisaris. Verifikasi ini diperlukan karena individu-individu tersebut berada dalam posisi
bisa membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang disetujui dewan komisaris.
Komisi.
Auditor dapat memverifikasi beban komisi dengan relative mudah jika tingkat komisi
sama untuk setiap jenis penjualan daninformasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam
catatan akuntansi.beban koisi total dapat diverifikasi dengan mengendalikan tingkat komisi
untuk setiap jenispenjualan dengan jumlah penjualan dalam kategoro tersebut. Jika informasi
yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau
bulanan untuk tenaga penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
Beban Pajak Penggajian Karyawan.
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan merekonsiliasi total
penggajian disetiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian dngan seluruh tahun.
Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak. Perhitungan tersebut seringkali menghaiskan waktu
karena pajak biasanya hanya diterapkan pada suatu bagian dari penggaian dan tingkat tersebut
mungkin berubah ditengah tengah tahun jika laporan keuangan tidak mengikuti dasar tahun
kalender.
Total Gaji/Upah.
Penggajian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah
rekonsilisasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan
formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi
penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal
penggajian.
Tenaga Kerja Kontrak.
Untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar
untuk menyediakan staf. Individu yang menyediakan jasa dipekerjakan oleh organisasi luar.
Perusahaan seringkali melakukan kontrak dengan perusahaan jasa teknologi informasi untuk
menangani manajemen teknologi informasi perusahaan dan fungsi staf. Biaya yang dibayarkan
ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlahdengan kesepakatan kontrak yang
ditandatangani antara perusahaan dan erusahaan jasa luar.

10
Tujuan Penyajian dan Pengungkapan.
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah
dalam. Akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleks, seperti obsi saham dan rencana
konpensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki.

11