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MIT041

Especificao de
Processos

Cliente: <CLIENTE>
Projeto: Protheus SIGACOM -
Compras
ESPECIFICAO DE PROCESSO

Sumrio
1 DESCRIO DO SUB PROCESSO Compras...............................................3
1.1 Solicitao de Compras.........................................................................................................................................4
1.2 Gera Cotao......................................................................................................................................................... 5
1.3 Atualiza Cotao................................................................................................................................................... 6
1.4 Analisa Cotao.....................................................................................................................................................7
1.5 Pedido de Compras................................................................................................................................................8
1.6 Eliminao de Residuos do Pedido de Compra......................................................................................................9
1.7 Pr- Nota de Entrada............................................................................................................................................10
1.8 Documento de Entrada.........................................................................................................................................11
1.9 NF de Conhecimento de Frete.............................................................................................................................12
2 PROCESSO RELACIONADO.......................................................................13
3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO............................................................14
4 RESPONSVEIS PELAS INFORMAES......................................................16

13 MIT041 Especificao de
Processo
Verso 1.3
ESPECIFICAO DE PROCESSO

1 DESCRIO DO SUB PROCESSO Compras

Este mdulo oferece equipe de compras de uma empresa, condies de acompanhar e


controlar as carteiras de compras, cotaes, pedidos de compras e o recebimento de
materiais, permitindo a reposio dos estoques em tempo hbil e apresentando
informaes indispensveis a uma boa negociao com seus fornecedores.

Este mdulo atende aos seguintes tpicos da administrao de compras:

Gera solicitao de compras de forma manual


Gera cotaes aos fornecedores cadastrados
Analisa as cotaes e automaticamente sugere a mais adequada. O usurio pode
aprovar a anlise ou escolher outra cotao de acordo com as suas necessidades.
Gera automaticamente os pedidos de compras a partir da anlise das cotaes.
Possui dois fluxos para entrada de material:
Pr-Nota de Entrada e Documento de Entrada.
Documento de Entrada.
Emite relatrios:
Solicitaes.
Cotaes.
Nota Fiscal de Entrada
Pedidos de Compras
Divergncias

Integra-se com os mdulos de Estoque/Custos, Faturamento, Financeiro, Fiscal, e


Contabilidade Gerencial.

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1.1 Solicitao de Compras

Principais Objetivos:
A Solicitao de Compras o documento que antecede ao pedido de compras. Em
resumo o inicio da demanda por uma necessidade, seja para materiais produtivos
ou improdutivos, ela solicitada para um programa de produo, para um projeto
que se est desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o
documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de
entrega, e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores.
A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar solicitaes de compras, desde
que no haja restries.

Origens dos Dados:


A solicitao de compras o processo inicial da compra, podendo ser includa:
Manualmente;

Pela requisio de produtos ao almoxarifado, caso o saldo em estoque no seja suficiente


para atender a requisio.

Fatores Crticos de Sucesso:


Todos os envolvidos no processo de solicitao de compras devem estar capacitados.
Para seu uso mais adequado a mesma deve conter informaes precisas sobre o produto, a
quantidade e o prazo de entrega

Restries:
Este cadastro ser utilizado com a funcionalidade padro do sistema Protheus.

Sadas:
Relatrio de Solicitaes de Compras;

Solicitao de Compras.

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1.2 Gera Cotao

Principais Objetivos:
A cotao o registro do preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao
ao material cuja compra foi solicitada. Ao fazer uma cotao de preos para
determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam
propostas de fornecimento, que informam preo, prazo, reajustes, condies de
pagamentos, taxa de financiamento, entre outros. A empresa por intermdio do
comprador fixa tambm diversas condies para o fornecedor.
Essa rotina permite gerar cotaes com base nas solicitaes de compras
cadastradas.
A gerao da cotao pode considerar amarrao dos fornecedores por Produto ou
Grupo. Se for selecionada a opo Produto sero geradas cotaes para todos os
fornecedores que estejam relacionados ao produto. Caso contrrio, se selecionada a
opo Grupo sero geradas cotaes para todos os fornecedores que sejam
relacionados ao grupo do produto.

Origens dos Dados:


A origem da cotao se inicia no processo de solicitao de compras.

Fatores Crticos de Sucesso:


Todos os envolvidos no processo de cotao devem estar capacitados.

Restries:
No possvel iniciar o processo de cotao sem uma solicitao de compra.

Para produtos importados no existe processo de cotao.

Ter Cadastrado corretamente as amarraes Produto x Fornecedor e/ou Grupo de Produtos x


Fornecedores

Sadas:
Relatrio de Cotaes;
Relatrio de Cotaes em Aberto.
Relatrio de Anlise de Cotaes.

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1.3 Atualiza Cotao

Principais Objetivos:
Permite o comprador atualizar os preos e as condies obtidas de cada fornecedor
participante da cotao. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores
envolvidos ou novos participantes.

Nesta rotina sero informados: a condio de pagamento, o contato, o preo


unitrio, o total do item, o prazo de entrega, a alquota de IPI, a alquota de ICMS, o
valor do frete, a data de validade, descontos, o valor do seguro, entre outros.

Origens dos Dados:


Input Manual das informaes passadas pelo fornecedor para cada item da Cotao

Fatores Crticos de Sucesso:


Todos os envolvidos no processo de cotao devem estar capacitados.

Restries:
necessrio ter uma cotao j iniciada e que a mesma ainda esteja em aberto

Sadas:
Relatrio de Cotaes;
Relatrio de Cotaes em Aberto.
Relatrio de Anlise de Cotaes.

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1.4 Analisa Cotao

Principais Objetivos:
Analisa as cotaes que foram atualizadas, apresentando seus dados e sugerindo a
melhor proposta entre os fornecedores participantes, de acordo com o preo, a
condio de pagamento, ou prazo de entrega.

O sistema pode sugerir o fornecedor vencedor do processo de cotao e trazer o


mesmo j selecionado. Porm a escolha depende exclusivamente da confirmao do
analisador da cotao.

Ao encerrar a cotao selecionando o fornecedor vencedor, ser gerado


automaticamente o Pedido de Compras e a Solicitao de Compras que originou esta
cotao ter seu status alterado para "Solicitao Totalmente Atendida".

Origens dos Dados:


Aps a cotao passar pelo processo de Atualizao.

Fatores Crticos de Sucesso:


Todos os envolvidos no processo de cotao devem estar capacitados.

Restries:
No h

Sadas:
Relatrio de Cotaes;
Relatrio de Cotaes em Aberto.
Relatrio de Anlise de Cotaes.

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1.5 Pedido de Compras

Principais Objetivos:
O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo
representar fielmente as condies e caractersticas da compra estabelecida.
O pedido de compra pode ser gerado manualmente relacionado a uma solicitao de
compras previamente cadastrada, ou automaticamente atravs da anlise da melhor
cotao.
Porm, no obrigatria a existncia de uma solicitao para a incluso do pedido de
compra, depende da parametrizao inicial.

Origens dos Dados:


Incluso manual do pedido vinculado a uma solicitao de compra
Incluso manual do pedido sem vinculo a solicitao de compra
Gerado Automaticamente pela Rotina de Cotao

Fatores Crticos de Sucesso:


Uniformizao do processo, se o mesmo ser gerado atravs de cotao, ou ser feito
incluso manual (como ou sem solicitao). de bom senso que seja adotado um processo
nico.

Restries:
Ter includo a solicitao de compras, caso esse seja o critrio adotado.

Sadas:
Relatrio de Pedido de Compra;
Relatrio de Relao de Pedidos de Compra em Aberto.
Relatrio de Divergncias entre Solicitao de Compra e Pedido de Compra.

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1.6 Eliminao de Resduos do Pedido de Compra

Principais Objetivos:
Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais, muitas vezes os registros
(pedidos de compras e solicitaes de compras) ficam em aberto por quantidades
muito pequenas, insuficientes para que se faa uma nova entrega. So resduos que
devem ser eliminados para que no haja reserva em estoque, o que pode atrapalhar
o atendimento de novos pedidos, visto que o estoque vai tentar primeiro atender a
este.
A eliminao de resduos tem como objetivo fechar os pedidos de compras e
solicitaes de compras, com resduos baixados, baseado em uma percentagem
estabelecida no momento de execuo da rotina

Origens dos Dados:


Pedidos de compra

Fatores Crticos de Sucesso:


Definir um percentual mximo para que seja considerado resduo. Caso esse percentual seja
100% o sistema baixara todos os pedidos e solicitaes de compras no atendidos no
perodo solicitado.

Restries:
S sero baixados os resduos dos pedidos e/ou solicitaes de compras que foram includos
no perodo informado no momento de execuo da rotina.

Sadas:
Relatrio de Pedido de Compra;

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1.7 Pr- Nota de Entrada

Principais Objetivos:
Esta transao tambm trata notas de complemento de preos e de ICMS/IPI, notas
de devoluo de vendas, beneficiamento, devoluo e importao.
O pr-documento de entrada o cadastro prvio dos dados bsicos do documento
fiscal, que ser recebido pela empresa, tais como: tipo da nota, tipo do formulrio,
nmero do documento, data de emisso, fornecedor, espcie do documento, estado
origem, produtos, quantidades, valor unitrio por item, valor total por item,
descontos, valor de frete e despesas.
O objetivo deste cadastro facilitar e agilizar o recebimento de materiais registrados
em Documento de Entrada. Pois, com os dados previamente cadastrados no Sistema,
no necessrio digitar todas as informaes relacionadas ao documento fiscal,
basta apenas complement-las.
O pr-documento de entrada passar a ser considerado efetivamente um Documento
de Entrada aps sua classificao.

Origens dos Dados:


Incluso Manual vinculado a um ou mais Pedidos de compras em aberto.

Incluso Manual sem a vinculao ao pedido de compras

Fatores Crticos de Sucesso:


Ao registrar um pr-documento de entrada, no gerado nenhum lanamento fiscal,
contbil ou financeiro e nem atualizado o estoque do produto, portanto a classificao das
pr-notas devem ser feitas logo aps a incluso das pr-notas para que no haja problemas
relacionados a Estoque, Lanamentos Fiscais e Contbeis

Restries:
Se parametrizado, existncia de pedido de compra em aberto.

Sadas:
Relatrio Boletim de entrada/Fatura.
Relatrio de Notas Fiscais.

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Relatrios Itens das Notas fiscais.

1.8 Documento de Entrada

Principais Objetivos:
Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na
empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualizao on-line de
dados financeiros, de estoques e custos. Alm disso, esta rotina permite que os
materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais (Quando utilizam a Rotina de Pr
nota (Item 1.7)) sejam classificados e os devidos lanamentos efetuados.
Este processo consiste na confirmao dos valores do recebimento, na informao
das tributaes aplicadas e dos dados contbeis financeiros.
O campo "Espcie do Documento" determina o tipo do documento de entrada, que
pode ser:
Normal;

Complemento de Preo;

Complemento de ICMS;

Complemento de IPI;

Beneficiamento;

Devoluo (Venda / Sada de Mercadoria).

Origens dos Dados:


Pr-Nota de Entrada j includa no sistema.

Notas includas diretamente por esta rotina, tais como Notas Fiscais de Entrada, de
Complemento de preos e impostos, Devolues.
Notas includas manualmente vinculadas a um ou mais pedidos de compras em aberto

Fatores Crticos de Sucesso:


Conhecimento de aspectos fiscais para classificao.

Restries:
Conhecimento do tipo de operao a ser lanado e configuraes fiscais relacionadas.

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Cadastro de TES (Tipo de Entrada e Sada) deve estar corretamente configurado para gerar
as integraes necessrias.

Sadas:
Relatrio Boletim de entrada/Fatura.
Relatrio de Notas Fiscais.
Relatrios Itens das Notas fiscais.
Relatrio de Divergncias Pedido de Compra X Nota Fiscal.

1.9 NF de Conhecimento de Frete

Principais Objetivos:
Esta rotina tem como objetivo facilitar a digitao dos conhecimentos de frete, sobre
compras, que emitida quando o transporte feito por uma transportadora e o tipo
do frete FOB.
Proporciona o relacionamento com o documento original de produtos adquiridos ou
devolvidos, fazendo com que o custo do frete agregue ao custo do produto.
As despesas com frete podero ser lanadas com associao nota de origem, pela
rotina de NF de Conhecimento de Frete. O custo do frete ser rateado e agregado ao
custo dos produtos.

Origens dos Dados:


Notas de Conhecimento de Frete.

Notas fiscais de compras.

Fatores Crticos de Sucesso:


Cadastro do Transportador como Fornecedor.

Conhecimento de aspectos fiscais para classificao.

Restries:

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Efetuar a associao do Conhecimento nota de aquisio antes de apuraes e


encerramentos.
Sadas:
Relatrio Nota Original x NF Frete
Relatrio de Notas Fiscais.

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2 PROCESSO RELACIONADO
Pontos de Funo Opo Escopo Aprovad
P Padro S Sim o
E S Sim
Especifica N No N No

1. 1 Solicitao de Compras <P>


1. 2 Gera Cotao <P>
1. 3 Atualiza Cotao <P>
1. 4 Analisa Cotao <P>
1. 5 Pedidos de Compras <P>
1. 6 Eliminao de Resduos do Pedido de
Compras <P>
1. 7 Pr-Nota de Entrada <P>
1. 8 Documento de Entrada <P>
1. 9 NF de Conhecimento de Frete <P>

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

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ESPECIFICAO DE PROCESSO

4 RESPONSVEIS PELAS INFORMAES

Nome Assinatura Data

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