PROJECT MANAGEMENT

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

YAMID CASTELLANOS HERNNDEZ

ING. ORLANDO HUGO ROS DAZ

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO, LIMA- NORTE

ESCUELA DE INGENIERA CIVIL
INGENIERA CIVIL
LIMA, PER.
2016
 GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Busca por medio de diversos procesos que el proyecto se complete dentro del
presupuesto aprobado, est compuesto por cuatro (4) procesos: Planificar la
Gestin de los Costos, Estimar los Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar
los Costos. En proyectos de alcance reducido, la estimacin de costos y la
preparacin del presupuesto estn tan estrechamente ligadas que se consideran
un solo proceso, es realizado por una sola persona y en un corto periodo de
tiempo.
La gestin de costos se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios
para culminar el proyecto, sin embargo tambin debe tener en cuenta el efecto de
las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de
utilizar, mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto.
PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
Establece las polticas, los procedimientos y la documentacin necesaria para
planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Para
hacer esto se vale de: El plan de direccin del proyecto en el que encontramos la
lnea base del alcance, la lnea base del cronograma y otra informacin
relacionada con el costo como programaciones, riesgo y comunicaciones, el acta
de constitucin del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos
de los procesos de la organizacin. Y con ayuda del juicio de expertos, tcnicas
analticas y reuniones se obtiene el plan de gestin de costos que describe la
forma en que se planificarn, estructurarn y controlarn los costos del proyecto,
en este por lo general se estipulan, unidades de medida, nivel de precisin, nivel
de exactitud, enlaces con los procedimientos de la organizacin, umbrales de
control, las reglas para la medicin del desempeo, formatos de los informes,
descripciones de los procesos y detalles adicionales como estrategias de
financiamiento, datos a tener en cuenta para las fluctuaciones en los tipos de
cambio y procedimientos para el registro de los costos del proyecto. Su principal
beneficio es que proporciona una gua de direccin sobre cmo se gestionarn los
costos del proyecto a lo largo del mismo.
ESTIMAR LOS COSTOS
Consiste en desarrollar una estimacin aproximada de los recursos monetarios
necesarios para finalizar las actividades del proyecto. Tambin puede decirse que
es una prediccin basada en la informacin disponible en el momento, habindose
identificado y considerado diversas alternativas para lograr u optar por el costo
ptimo del proyecto, sus unidades suelen ser en alguna medida sin embargo hay
casos en los que se dan en unidades de medida como en horas o das de trabajo
para facilitar comparaciones. As mismo se debe revisar y refinar peridicamente a
lo largo del proyecto para ir reflejando los detalles adicionales a medida que estos
se van conociendo y que van probando los supuestos de partida. A partir del plan
de gestin de los costos, del plan de gestin de los recursos humanos, de la lnea
base del alcance, del cronograma del proyecto, del registro de riesgos, de los
factores ambientales de la empresa y de los activos de los procesos de la
organizacin y por medio del juicio de expertos, la estimacin anloga (por medio
de proyectos similares extrapola valores y estima el costo del proyecto actual,
siendo menos costosa y de menor duracin que otras tcnicas, pero tambin
menos exacta), la estimacin paramtrica (por medio de la estadstica con datos
histricos relevantes y otras variables estima el costo del trabajo del proyecto,
logra niveles ms altos de exactitud en medida de la sofisticacin y los datos
utilizados), estimacin ascendente (sirve para estimar un componente del trabajo),
la estimacin por tres valores (se parte de 3 valores el ms probable, el optimista y
el pesimista con los cuales por medio de una o dos frmulas se estima un costo
esperado), el anlisis de reservas, el costo de la calidad, el software de gestin de
proyectos, el anlisis de ofertas de proveedores y tcnicas grupales para la toma
de decisiones da como resultado o salida la Estimacin de costos de las
actividades, la cual son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se
requieren para completar el trabajo del proyecto, la Base de las estimaciones, la
cual almacena la cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la
estimacin de costos y varan en funcin del rea de aplicacin, y actualizaciones
a los documentos del proyecto. Ofrecindonos como beneficio clave la
determinacin del monto de los costos requerido para completar el trabajo del
proyecto.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Proceso en el cual se suman los costos estimados de los paquetes de trabajo de
cara a establecer una lnea base de costos autorizada, contemplando todos los
fondos autorizados a ejecutar en el proyecto. Este proceso se suple de las
siguientes entradas: Plan de gestin de los costos, lnea base del alcance,
estimacin de costos de las actividades, base de las estimaciones, cronograma
del proyecto, calendarios de recursos, registro de riesgos, acuerdos y activos de
los procesos de la organizacin. Por medio de herramientas y tcnicas como lo
son la agregacin de costos, que es la suma de las estimaciones de costos por
paquete de trabajo y se agregan posteriormente a los niveles superiores y
finalmente a todo el proyecto, los anlisis de reservas, en los cuales se establecen
tanto las reservas para contingencias como tambin las de gestin del proyecto, el
juicio de expertos, las relaciones histricas, las cuales son utilizadas para la
elaboracin de modelos matemticos para poder predecir costos del proyecto, y la
conciliacin del lmite de financiamiento, en el cual el gasto de fondos debe
conciliarse con los lmites de financiamiento comprometidos en relacin con la
financiacin del proyecto, se obtiene la lnea base de costos, la cual es la versin
aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de
gestin, que solo se puede cambiar mediante procedimientos formales de control
de cabios, y se utiliza como base de comparacin con los resultados reales,
desarrollndose en esta la suma de los presupuestos aprobados para las
diferentes actividades del cronograma y tambin permite tener una visin por
fases de la lnea base de costos que se representa tpicamente como una curva
en s, se optienen tambin los requisitos de financiamiento del proyecto los cuales
derivan de la lnea base de costos e incluye los gastos proyectados ms las
deudas anticipadas y tambin se obtienen actualizaciones a los documentos del
proyecto. El beneficio clave de este proceso es que determina la lnea base de
costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeo del
proyecto.
CONTROLAR LOS COSTOS
Este proceso consta de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus
costos y gestionar cambios de la lnea base de costo. El control de costos tiene
una gran influencia en el proyecto ya que influye sobre los factores que producen
cambios a la lnea base de costos autorizada, asegura que todas las solicitudes de
cambio se lleven a cabo de forma oportuna, gestiona los cambios reales cuando y
conforme suceden, monitorea el desempeo del trabajo con relacin a los gastos
en los que se ha incurrido y dems, esto lo hace al utilizar herramientas y tcnicas
como lo son: Gestin del valor ganado (EVM) , el cual es un mtodo en el que se
combinan las medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el
desempeo y el avance del proyecto y el cual es muy utilizado para la medida de
desempeo de los proyectos y tambin monitorea tres dimensiones clave para
cada paquete de trabajo como lo son el valor planificado (PV) que es el
presupuesto autorizado que se ha asignado al trabajo programado, el valor
ganado (EV) el cual es la medida del trabajo realizado en trminos de presupuesto
autorizado para dicho trabajo y el costo real (AC) que hace referencia al costo
incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un periodo de
tiempo especificado, tambin mediante el EVM se monitorean las variaciones o
desviaciones con respecto a la lnea base aprobada como lo son la variacin del
cronograma (SV) que es la resta entre EV y PV, la variacin del costo (CV) el cual
es la diferencia entre EV y AC, ests dos variaciones SV y CV pueden convertirse
en ndices de eficiencia ya que reflejan el desempeo del costo y cronograma del
proyecto, el ndice de desempeo del cronograma (SPI) y el ndice de desempeo
del costo (CPI) que son los ndices de eficiencia, tambin otra herramienta son los
pronsticos, los cuales el equipo del proyecto va desarrollando conforme avanza
el proyecto que puede diferir del presupuesto hasta la conclusin sobre la base de
desempeo del proyecto, tambin est el ndice de desempeo del trabajo por
completar el cual es una medida del desempeo del costo que se debe alcanzar
con los recursos restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestin,
las revisiones de desempeo que como su nombre lo dice son revisiones de
desempeo las cuales se comparan con el desempeo del costo a lo largo del
tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el
presupuesto o que estn por debajo de ste, y los fondos necesarios para
completar el trabajo en ejecucin, software de gestin de proyectos y los anlisis
de reservas. Ests herramientas son aplicadas para analizar el plan de direccin
del proyecto, los requisitos de financiamiento del proyecto, los datos de
desempeo del trabajo y los activos de los procesos de la organizacin y dan
como resultado o salidas: Informacin de desempeo del trabajo, pronsticos de
costos, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan de direccin del proyecto,
actualizaciones a los documentos del proyecto y actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin. El beneficio clave de este proceso es que
proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto
de tomar correctivas y minimizar el riesgo.