Carta de Presentacin de la Auditoria

El Tirano, 06 de Noviembre del 2014

Sun Sol Vacation Club, C.A.

Margarita, Estado Nueva Esparta
Sr. Director Luis Vangrieken
Presente.
Seor Director:

Por medio de la presente se emite ante usted la carta de presentacin de la

Auditoria de procesos manuales e informticos del proceso de nmina de los
vendedores del Sistema Time Share, realizada desde el da 01 de Septiembre del
ao 2014 en las instalaciones de cinco (5) departamentos: Ventas, Contratos,
Sistemas, Cobranzas y Recursos Humanos, que actualmente se encuentra a su
mando, ubicados en los cuatro (4) hoteles pertenecientes a la cadena Hotelera Sun
Sol Hoteles: Hotel Isla Caribe, Caribbean Beach, Parque Costa Azul y Punta
Blanca, en el Estado Nueva Esparta, cuyo progreso de investigacin fue dirigido y
controlado por la pasante de la Universidad de Margarita (UNIMAR), Gabriela Vera
Prez, optando al ttulo de Ingeniera de Sistemas.

Las actividades realizadas comprendieron la evaluacin de la estructura del

proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share. Para eso, se evalu
el conjunto de procesos manuales e informticos, con sus respectivos sub procesos
que se llevan a cabo en la interrelacin de los departamentos involucrados. Se
verificaron los recursos que se manejan para apoyar el proceso, el cumplimiento de
un manual de normas y procedimientos, y la revisin de la informacin manejada. A
su vez, se valor la opinin del personal que all labora con respecto a las
actividades que realiza, ya que estos son los garantes del xito y trabajo para dar
curso al proceso antes mencionado.

A lo largo de esta investigacin, se logr identificar una gran parte de los

problemas relacionados al sistema actual que se lleva a cabo para el proceso de
nmina de los vendedores del sistema Time Share, y a la aplicacin de los
procedimientos que se realizan en dichos departamentos, explicando
detalladamente cuales fueron sus causantes, para el posterior anlisis de los
aspectos vulnerables de la empresa.

Se describirn a continuacin las observaciones surgidas durante el proceso de

auditoria:

Exceso de unidades organizativas involucradas en el proceso de nmina de

los vendedores del sistema Time Share.
En el departamento de ventas, los vendedores presentan molestias por pago
tardo o incumplimiento del pago de ventas realizadas, declaran engorroso y
fuera de sus funciones de trabajo.
Pagos repetidos a los vendedores del Sistema Time Share, no
correspondidos.
Chequeos manuales que deben realizar los vendedores para verificar las
ventas faltantes que no se hayan introducido en Pre nmina.
Los vendedores realizan los cobros de los contratos que se generan como
reservas.
Las reservas no se asignan al departamento de cobranzas.
El Departamento de contratos realiza actividades administrativas que les
genera retrasos en sus funciones y ponen en riesgo la seguridad de los
empleados de dicho departamento.
Gran volumen de actividades realizadas por el departamento de sistemas
que es un departamento que tiene como funcin brindar apoyo a los sistemas
computacionales (Hardware y Software) y no, realizar funciones
administrativas.
En el proceso de nmina intervienen varios software para el apoyo del
proceso, los cuales necesitan alimentar sus bases de datos de manera
manual, consumiendo tiempo laborable y espacio de almacenamiento
innecesario.
 La mayora de los procedimientos que realiza el departamento de sistemas
para generar las comisiones son manuales, incluyendo los controles de
verificacin de la pre nmina y la nmina.
El sistema automatizado PROFIT solo archiva para nmina los contratos que
se generan para una condicin y no para las siete (7) condiciones que
demanda el proceso de nmina de los vendedores.
El tiempo de carga de los contratos realizados a PROFIT es de 24 horas por
necesitar un proceso alterno manual para la realizacin de depuraciones que
permitan introducir datos de calidad al sistema.
El jefe del departamento de cobranza realiza la asignacin de las ejecutivas
de cobranza en los contratos de forma manual.
No existe ninguna alarma que indique las fechas de cobro a las ejecutivas de
cobranza para procesar los contratos.
Los tiempos de espera de las actividades exigen gran cantidad de
procedimientos en rangos cortos de tiempo.
Falta de documentacin que describa las funciones que deben realizarse
para el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share.

Cada una de estas fallas y debilidades que se indicaron, fueron ordenadas segn el
impacto que acarrean para el proceso de nmina de los vendedores del Sistema
Time Share. Es por lo cual a continuacin se encontrara dentro de este trabajo,
informacin detallada que refleja en amplitud dichas menciones y especifica los
riesgos que representan. Tambin se encuentran las recomendaciones para cada
desviacin y se anexa un Manual de Normas y Procedimientos, que se dise
describiendo la optimizacin del proceso de nmina de los vendedores del Sistema
Time Share de la empresa.
 UNIVERSIDAD DE MARGARITA

DECANATO DE INGENIERA EN SISTEMAS

CTEDRA: TRABAJO DE GRADO Y PASANTAS

Auditoria de procesos informticos y manuales, para la deteccin y correccin de las fallas

que se llevan a cabo en la interrelacin de los cinco (5) departamentos: Recursos
Humanos, Contratos, Ventas, Cobranzas y Sistemas, en el proceso de nmina de los
vendedores del Sistema Time Share, de la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado
Nueva Esparta.

Autor:

Vera Perez Gabriela Alexandra C.I. 19.993.489

 Universidad de Margarita UNIMAR

Auditoria de procesos informticos y manuales, para la deteccin y correccin de

las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los cinco (5) departamentos:
Recursos Humanos, Contratos, Ventas, Cobranzas y Sistemas, en el proceso de
nmina de los vendedores del Sistema Time Share, de la empresa Sun Sol Vacation
Club C.A del Estado Nueva Esparta.

Entidad Auditada: Sun Sol Vacation Club C.A, Cadena Hotelera Sun Sol Hoteles,
Nueva Esparta.

Fecha de Inicio: 01 de Septiembre de 2014.

Fecha de Emisin del Informe: 06 de Noviembre de 2014.

Destinatarios:

Director Luis Van Grieken

Gerencia General, Alejandro Van Grieken
Tutor, Lic. Jose Rojas.

Auditores

__________________

Nombre

Cedula
 INTRODUCCIN

Toda organizacin es un sistema, dividido por subsistemas que se relacionan

entre s para formar un objetivo. Para que ese objetivo se cumpla, debe existir una
relacin armnica entre los cuatro factores organizacionales: Organizacin,
Planeacin, Direccin y Control. Dentro del control, es de vital importancia que la
empresa evalu peridica y sostenidamente su desempeo y los procesos que
realiza, adems de determinar el rendimiento de quienes los llevan a cabo y los
resultados que arrojan dichos procedimientos.

Existen hoy en da, diversas herramientas y tcnicas que facilitan el desarrollo

del estudio, y a su vez arrojan resultados positivos a la organizacin, debido a que
van destinados a mejorar la productividad de las mismas.

Entre estas tcnicas se encuentra la auditoria, que ayuda a los analistas

(quienes son los encargados de realizar la investigacin), a analizar, evaluar,
verificar y permitir recomendar controles, en cuanto a la planificacin, adecuacin,
eficacia y seguridad de las funciones.

La Auditoria de Procesos es una rama de la Auditoria, y se define como una

actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, para agregar valor
y mejora las operaciones de una organizacin. Ayuda a cumplir sus objetivos,
aportando un enfoque sistemtico y disciplinado, para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestin de riesgos, control y direccin.

Este trabajo presenta una Auditoria de procesos informticos y manuales, para la

deteccin y correccin de las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los
cinco (5) departamentos: Recursos Humanos, Contratos, Ventas, Cobranzas y
Sistemas, en el proceso de nmina de los vendedores del Sistema Time Share, de
la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta. Investigando a
cabalidad cada ente involucrado con este proceso para dictaminar cada una de sus
fallas y debilidades cuantificando el impacto que acarrean para la organizacin,
traducido en los riesgos que representan por las desviaciones encontradas dentro
de las situaciones actuales con las que se maneja la empresa.
 Plan General de Auditoria

Sun Sol Vacation Club C.A.

Auditoria de Procesos Manuales e informaticos, para la deteccin y correccin de

las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los cinco (5) departamentos:
Recursos Humanos, Contratos, Ventas, Cobranzas y Sistemas, en el proceso de
nmina de los vendedores del Sistema Time Share, de la empresa Sun Sol Vacation
Club C.A del Estado Nueva Esparta.

N Operacin Responsable
Objetivo General
1 Auditar todos los procesos, Auditor Pasante Gabriela Vera.
informticos y manuales, para la
deteccin y propuesta de correccin,
de las fallas que se llevan a cabo en
la interrelacin de los cinco (5)
departamentos: recursos humanos,
contratos, ventas, cobranzas y
sistemas, en el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time
Share, en la empresa Sun Sol
Vacation Club C.A del Estado Nueva
Esparta.
Objetivos Especficos
1 Identificar el alcance de los datos Auditor Pasante Gabriela Vera.
que intervienen en los procesos de
los cinco (5) departamentos donde
se realizara la auditoria:
departamento de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas en el
 proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.

2 Inventariar los software que Auditor Pasante Gabriela Vera.

contengan los productos lgicos del
sistema informtico con el que
realizan sus procesos los
departamentos de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
3 Determinar mediante observacin y Auditor Pasante Gabriela Vera.
cuestionario las tcnicas y mtodos
empleados con su aplicacin, para
el registro (entradas),
procesamiento y reportes (salidas),
de los datos en los cinco (5)
departamentos donde se realizara la
auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas, para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
4 Revisar la gestin de los recursos Auditor Pasante Gabriela Vera.
materiales, humanos e informticos
que realizan cinco (5)
departamentos donde se realizara la
auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas, para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
5 Verificar los controles que se llevan Auditor Pasante Gabriela Vera.
a cabo para los registros
compartidos y comunes que se
generan en la interrelacin de los
cinco (5) departamentos donde se
realizara la auditoria: departamento
de ventas, departamento de
contratos, departamento de
cobranza, el departamento de
recursos humanos y el
departamento de sistemas, para el
proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
6 Indicar si existe compatibilidad de Auditor Pasante Gabriela Vera.
funcionamiento simultneo del
sistema operativo y el software de
base de datos con todos los
subsistemas existentes que
mantienen relacin en los equipos
informticos de los cinco (5)
departamentos donde se realizara la
auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos,
 departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
7 Determinar la ubicacin geogrfica Auditor Pasante Gabriela Vera.
de los distintos centros de proceso
de datos que existen en los cinco (5)
departamentos donde se realizara la
auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas, para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
8 Determinar y verificar los Auditor Pasante Gabriela Vera.
indicadores de gestin que
mantienen los departamentos con
relacin a sus respectivos controles
de registro y reportes de data, para
el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
9 Elaborar un Informe Final de Auditor Pasante Gabriela Vera.
Auditoria donde se presentan las
fallas encontradas y las
recomendaciones para la solucin
del problema a la Junta directiva.
10 Elaborar un Manual de Normas y Auditor Pasante Gabriela Vera.
Procedimientos Digital que
contenga el planteamiento de la
correccin de las fallas detectadas
en la auditoria en la cual se
describan las actividades que deben
 seguirse en el proceso de nmina de
los vendedores del sistema Time
Share de la Empresa Sun Sol
Vacation Club C.A.
FASE Procedimientos de La Auditoria
aplicables a la etapa preliminar
de La Auditoria.
I Recoleccin de los datos de la Auditor Pasante Gabriela Vera.
empresa.
II Muestreo. Identificacin de los Auditor Pasante Gabriela Vera.
testigos privilegiados.
Procedimientos de La Auditoria
aplicables a la etapa intermedia
de La Auditoria.
III Investigacion. Aplicacin de Auditor Pasante Gabriela Vera.
cuestionarios, realizacin de
entrevistas, observacin de
comportamientos.
IV Procesamiento de los datos. Auditor Pasante Gabriela Vera.
V Mtodo de anlisis. Auditor Pasante Gabriela Vera.
VI Casos Estadsticos. Auditor Pasante Gabriela Vera.
Procedimientos de la Auditoria
aplicables a la etapa final de La
Auditoria.
VII Informe final Auditor Pasante Gabriela Vera.
VIII Manual de Normas y Auditor Pasante Gabriela Vera.
Procedimientos
F MARZO ABRIL MAYO
A SEMANAS
S

E
ACTIVIDADES
S

I RECOLECCION DE
DATOS

II MUESTREO.
IDENTIFICACION DE
TESTIGOS
PRIIVILEGIADOS

III INVESTIGACION,
CUESTIONARIO,
ENTREVISTAS,
OBSERVACION

IV PROCESAMIENTO
DE DATOS

V METODO DE
ANALISIS

VI CASOS
ESTADISTICOS

VII INFORME FINAL

VIII MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

FECHAS CALENDARIO
F MARZO ABRIL MAYO
A SEMANAS
S

E
ACTIVIDADES
RECURSOS
S

I RECOLECCIN DE
DATOS
1 2 3 4

II MUESTREO.
IDENTIFICACIN DE
TESTIGOS 2 3 4
PRIVILEGIADOS

III INVESTIGACION,
CUESTIONARIO,
ENTREVISTAS,
1 2 3 4
OBSERVACION

IV PROCESAMIENTO
DE DATOS 2 3 4

V METODO DE
ANALISIS 2 3 4

VI CASOS
ESTADISTICOS 2 3 4

VII INFORME FINAL

1 2 3 4

VIII MANUAL DE
4 4 4 4
PROCEDIMIENTOS

TOTAL

A continuacin se listan cada uno de los recursos utilizados la Auditoria dentro del
planificador de recursos.
Lista de recursos:

1. Financieros:
1.1. Gasolina
1.2. Transporte
1.3. Imprenta
2. Materiales
2.2. Hojas
2.3. Lapices
2.4. Separadores
2.5. Carpetas de manila
3. Tecnicos
3.1. Laptoc
3.2. Grabadora
3.3. Pen Drive
3.4. Cd
3.5. Cmara
3.6. Celular
4. Humanos
4.1 Trabajadores de Sun Sol Vacation Club C.A.
4.2. Ideas y habilidades de la Pasante Gabriela Vera.

Recursos de la Auditoria

Recursos Humanos: Estos recursos son indispensables para cualquier grupo

social, ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los dems
recursos estos tienen como caractersticas (Ideas, Habilidades, Experiencia,
etc.), en este caso la auditoria la realiza una estudiante cursantes del dcimo
(10mo) semestre de Auditoria de Sistemas de la Universidad de Margarita.

Recursos Materiales: Son aquellos que sirven como herramienta e

instrumentos auxiliares, para esta investigacin se utiliz (Lpiz, Papel,
Lapicero, Borrador, Corrector, Sacapuntas,).
 Recursos Tcnicos: Son los instrumentos de apoyo tcnico y cientfico que
se utilizan para el desarrollo de la investigacin, en este proceso se utilizaron
como principales instrumentos: (Laptop, Cmara fotogrfica, Celulares,
Grabadora, Pendrive, Impresora), tambin se usaron programas como Word,
Vicio, Excel para realizar el trabajo y el plan de trabajo.

Recursos Financieros: Es la asignacin de recursos econmicos dada la

investigacin por realizarse. Para esta tesis se utilizaron durante su
desarrollo: papel, libros, copias fotostticas, sueldos, transportes, gastos de
imprenta y dems indirectos asociados con el trabajo de investigacin.

Tiempo

El tiempo estipulado para realizar la Auditoria de procesos informticos y

manuales, para la deteccin y correccin de las fallas que se llevan a cabo en la
interrelacin de los cinco (5) departamentos: recursos humanos, contratos, ventas,
cobranzas y sistemas, en el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time
Share, de la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta, es de
doce (12) semanas en la cual se organiz y planifico mediante un plan de trabajo
que consta de VII fases, basadas en la metodologa del Dr. Adip Sabag. La misma
se realiz en las doce (12) semanas correspondientes, desde el 01 de Septiembre
del ao 2014 al 21 de Noviembre del mismo ao, detallando las actividades con sus
correspondientes periodos de tiempo a realizar en el diagrama de Gantt. Vase Pg.
Anexos.

Precisin

La auditora de procesos manuales e informticos, fue aplicada a la interrelacin

de cinco (5) departamentos: EL Departamento de Recursos humanos,
Departamento de Contratos, Departamento de Ventas, Departamento de
Cobranzas y Departamento de Sistemas, enfocndose en cada uno de los
procedimientos o y actividades informticos y manuales que se ejecutan para llevar
a cabo el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share, adems
de cada uno de los recursos materiales y tecnolgicos que sirven de apoyo para
dicho proceso en la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta.
PLAN DE PONDERACIN

Factores primarios que sern Peso Especifico

ponderados
Estructura de la Organizacin 10%

Objetivos individuales de los 10%

departamentos
Objetivos globales del proceso de 10%
nmina de los vendedores del sistema
Time Share
Indicadores de gestin por reas del 10%
proceso de nmina de los vendedores
del Sistema Time Share
Gestin del proceso de nmina delos 10%
vendedores del Sistema Time Share
Actividades y operaciones que se 10%
realizan dentro de las reas
involucradas en el proceso de nmina
de los vendedores del Sistema Time
share.
Funciones dentro del proceso de 5%
nmina del Sistema Time Share
Sistemas de Informacin que se utilizan 10%
en el proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
Personal y Usuario 5%

Documentacin de los sistemas de 10%

informacin que se utilizan en el
proceso de nmina de los vendedores
del sistema Time Share.
Actividad y operaciones de los sistemas 10%
que se utilizan en el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time
Share.
TOTAL DE LA PONDERACIN 100%
Origen de la Auditoria

Auditoria de procesos informticos y manuales, para la deteccin y correccin

de las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los cinco (5) departamentos:
recursos humanos, contratos, ventas, cobranzas y sistemas, en el proceso de
nmina de la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta, surge
por solicitud expresa de procedencia externa, debido a que la estudiante de la
carrera Ingeniera en Sistemas de la Universidad de Margarita UNIMAR (Vera
Perez Gabriela Alexandra) actual pasante de mencionada institucin y agente
externo a la empresa antes indicada, fue la que planteo al Jefe del departamento de
sistemas Lic. En Informtica, Daniel Rojas, la necesidad de realizar este estudio:
para evaluar el funcionamiento de los cinco (5) departamentos y sus actividades;
para as poder brindar soluciones a los problemas all detectados y poder controlar
los riesgos y las amenazas que puedan acarrear los mismos.

De dnde Surge la Auditoria?

Surge de la idea planteada por la pasante antes mencionada, con la finalidad

de revisar en forma detallada cada uno de los procesos informticos y manuales
que realizan los cinco (5) departamentos que mantienen relacin en el proceso de
nmina de la empresa SUN SOL VACATION CLUB C.A., los recursos informticos
y humanos que para este proceso se disponen, las instalaciones fsicas de los
departamentos, as como la informacin que en los mismos se maneja con sus
respectivos controles; para de este modo dar cumplimiento a los objetivos de la
tesis, la cual es Realizar una Auditoria de procesos, informticos y manuales, para
la deteccin y correccin de las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los
cinco (5), en el proceso de nmina de los vendedores del Sistema Time Share, en
la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta.

Por qu surge la Auditoria?

Por la necesidad de evaluar cmo se encuentra actualmente desarrollndose

cada una de las actividades que engloban el proceso de nmina de los vendedores
del sistema Time Share de la empresa SUN SOL VACATION CLUB C.A. que se
realizan en cinco (5) departamentos diferentes: ventas, contratos, sistemas,
cobranzas y recursos humanos, como ejecutan sus actividades, evaluar la gestin
de sus procedimientos, los medios informticos que intervienen, al igual que las
personas que all laboran, ya que los vendedores son el recurso humano ms
valioso all existente al tratarse del personal que genera la venta dedicada y el cual,
presenta las mayores molestias descritas en la problemtica.

Quin plantea la auditoria?

La pasante Gabriela Alexandra Vera Prez, contando con el aval del Jefe del
Departamento de sistemas de La Empresa SUN SOL VACATION CLUB C.A., quien
me acepto como pasante en la organizacin para as poder acceder a los
departamentos y permanecer all durante el periodo de pasantas y realizar el
estudio pertinente.
Objetivo General

Auditar todos los procesos, informticos y manuales, para la deteccin y

propuesta de correccin, de las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los
cinco (5) departamentos: recursos humanos, contratos, ventas, cobranzas y
sistemas, en el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share, en
la empresa Sun Sol Vacation Club C.A del Estado Nueva Esparta.

Objetivos Especficos

1. Identificar el alcance de los datos que intervienen en los procesos de

los cinco (5) departamentos donde se realizara la auditoria: departamento de
ventas, departamento de contratos, departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos y el departamento de sistemas en el
proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share.
2. Inventariar los software que contengan los productos lgicos del
sistema informtico con el que realizan sus procesos los departamentos de
ventas, departamento de contratos, departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos y el departamento de sistemas para el
proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share.
3. Determinar mediante observacin y cuestionario las tcnicas y
mtodos empleados con su aplicacin, para el registro (entradas),
procesamiento y reportes (salidas), de los datos en los cinco (5)
departamentos donde se realizara la auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos, departamento de cobranza, el departamento de
recursos humanos y el departamento de sistemas, para el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time Share.
4. Revisar la gestin de los recursos materiales, humanos e informticos
que realizan cinco (5) departamentos donde se realizara la auditoria:
departamento de ventas, departamento de contratos, departamento de
cobranza, el departamento de recursos humanos y el departamento de
sistemas, para el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time
Share.
5. Verificar los controles que se llevan a cabo para los registros
compartidos y comunes que se generan en la interrelacin de los cinco (5)
departamentos donde se realizara la auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos, departamento de cobranza, el departamento de
recursos humanos y el departamento de sistemas, para el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time Share.
6. Indicar si existe compatibilidad de funcionamiento simultneo del
sistema operativo y el software de base de datos con todos los subsistemas
existentes que mantienen relacin en los equipos informticos de los cinco
(5) departamentos donde se realizara la auditoria: departamento de ventas,
departamento de contratos, departamento de cobranza, el departamento de
recursos humanos y el departamento de sistemas para el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time Share.
7. Determinar la ubicacin geogrfica de los distintos centros de proceso
de datos que existen en los cinco (5) departamentos donde se realizara la
auditoria: departamento de ventas, departamento de contratos,
departamento de cobranza, el departamento de recursos humanos y el
departamento de sistemas, para el proceso de nmina de los vendedores del
sistema Time Share.
8. Determinar y verificar los indicadores de gestin que mantienen los
departamentos con relacin a sus respectivos controles de registro y reportes
de data, para el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time
Share.
9. Elaborar un Informe Final de Auditoria donde se presentan las fallas
encontradas y las recomendaciones para la solucin del problema a la Junta
directiva.
10. Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos Digital que
contenga el planteamiento de la correccin de las fallas detectadas en la
auditoria en la cual se describan las actividades que deben seguirse en el
proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share de la Empresa
Sun Sol Vacation Club C.A.
Alcance de la Auditoria

Se realizara una Auditoria de procesos informticos y manuales, para la

deteccin y correccin de las fallas que se llevan a cabo en la interrelacin de los
cinco (5) departamentos: recursos humanos, contratos, ventas, cobranzas y
sistemas, en el proceso de nmina de los vendedores del Sistema Time Share de
la empresa SUN SOL VACATION CLUB C.A. del Estado Nueva Esparta; dicho
estudio permitir conocer cul es la situacin actual de dichos departamentos, en
cuanto a los procesos informticos y manuales que desarrollan, los recursos
humanos e informticos que utilizan para realizar sus actividades, la informacin
que manejan, entre otros.

Los objetivos de la investigacin fueron descritos en el Captulo I del trabajo

realizado.
 DIAGNOSTICO PREVIO

La empresa Sun Sol Vacation Club C.A es una empresa que presta servicio
hotelero a sus afiliados, garantizndoles soluciones sostenibles para el disfrute
vacacional y recreacional a largo plazo, resultado de la implementacin de un
sistema de comercializacin, administracin y de prestacin de servicio llamado
tiempo compartido o Time Share.

En Venezuela es considerada la empresa lder de tiempo compartido y es

competencia reida de los mejores desarrollos que manejan este sistema en
Latinoamrica.

La organizacin divide sus departamentos para las diferentes reas que cubre
el sistema de comercializacin, administracin y prestacin de servicio que disfruta
el afiliado, permitiendo un trato directo y personalizado con el cliente que afianza los
lazos de familiaridad con la empresa.

Dentro de su funcionamiento interno existe una problemtica que viene

arrastrando desde hace seis (6) aos, la cual genera relacin con cinco (5)
departamentos diferentes, estos son: departamento de ventas, departamento de
contratos, departamento de recursos humanos, el departamento de cobranzas y el
departamento de sistemas.

El departamento de ventas, genera las ventas del sistema Time Share, las
cuales solo pueden cumplirse con las siguientes condiciones:

1. Ventas Procesables: condicin que se genera si el cliente paga la

inicial correspondiente al 20% de la venta.
2. Ventas Pending: condicin que se genera cuando el cliente paga un
porcentaje menor al 20% que corresponde a la inicial, pero mayor al 10% del
monto de la venta que concierne a los gastos administrativos.
3. Reservas: condicin que se cumple cuando el cliente realiza el pago
menor al 10% del monto total de la venta.
 Para las ventas que se cumplen bajo la condicin de ventas pending o ventas
procesables, el departamento de contratos que est estrictamente ligado al
departamento de ventas, emite un contrato al cliente anexo con la factura de la venta
y un manual con las condiciones generales de uso del sistema Time Share,. Para
las ventas que se cumplen bajo la condicin de reserva, el departamento de contrato
solo emite una factura al cliente, correspondiente al monto del pago que realizo.

Todas las ventas que se registran procesables por el departamento de contratos

en el sistema automatizado utilizado por la organizacin, son enviadas al
departamento de sistemas para que genere la comisin y la transmita al
departamento de recursos humanos para que sean reflejadas por nomina en la
quincena que les siga inmediatamente despus de la fecha en la que se emite la
venta y se genera la factura.

El departamento de contratos enva las ventas pending al departamento de

sistemas para que las introduzca en el sistema automatizado que maneja la
organizacin. El mismo sirve de puente para que cobranzas visualice estos
contratos y cumpla con el cobro de las ventas segn el trmino de cobro
correspondiente que les asign el vendedor al cliente al momento de la venta. Estos
trminos pueden ser:

Un (1) mes de plazo para completar el 30% de la inicial y as la venta

pueda cumplir con la condicin de procesabilidad.
Dos (2) meses de plazo para completar el 30% de la inicial y as la
venta pueda cumplir con la condicin de procesabilidad.
Tres (3) meses de plazo para completar el 30% de la inicial y as la
venta pueda cumplir con la condicin de procesabilidad.

Al momento en el que el departamento de cobranza procesa la venta, esta

notificacin es enviada al departamento de sistemas para que genere una pre
nomina que reflejara las ventas a cobrar en nmina la quincena que les siga
inmediatamente despus de la fecha en la que cobranza procesa la venta y genera
la factura. El departamento de sistemas compone las comisiones de venta y se las
enva al departamento de recursos humanos para que sean anexadas en nmina.

El departamento de sistemas publica la pre nomina que se emite 5 das antes

de la nmina y cuenta con ocho (8) horas correspondientes al horario de trabajo de
sistemas para que los vendedores verifiquen si todas las ventas que realizaron se
reflejan en la pre nmina, obligando a los vendedores a hacerse cargo de un
proceso de cobranza y de administracin que no les corresponde.

La problemtica que se observa en la organizacin es significante puesto que

todos los empleados del departamento de ventas presentan molestias por el retraso
de sus pagos, adjunto, declaran engorroso y fuera de sus funciones, el chequeo
constante de manera manual que tienen que efectuar con sus reportes en tan poco
tiempo para introducir las ventas que no han sido reflejadas por el sistema.

Esta problemtica no solo les genera molestias a los vendedores o trabajadores

del departamento de ventas sino que tambin molesta a la directiva ya que el
proceso de pre- nomina se haba creado como parche o solucin para solventar las
molestias de los trabajadores y no cumpli con la eficacia y eficiencia que se
esperaba, manteniendo un clima organizacional que afecta al departamento y por
tanto a la productividad de la organizacin

Aunado a esto el departamento de sistemas de la empresa se ve sobrecargado

de procesos por el hecho de trabajar como puente entre el departamento de
contratos, de cobranza y de recursos humanos.

Todos estos inconvenientes destacan la existencia de irregularidades que

presenta la organizacin dentro de la interdependencia de estos cinco (5)
departamentos: recursos humanos, ventas, contratos, cobranzas y sistemas.
Irregularidades que no se han podido detectar durante los seis (6) aos que lleva
de trayectoria la organizacin, implantando soluciones que no han dado las
respuestas esperadas y que continan generando incgnitas que no dan respuesta
para lo que sucede o por que sucede.
 Amenazas y debilidades.

SITUACIN AMENAZA RIESGO TCNICA AREA

UTILIZADA

Los En el proceso Alteracin de la Observacin Departament

vendedores del actual que se informacin. directa o de Ventas
Departamento lleva a cabo en la Duplicidad en los Entrevista
de Ventas, organizacin pagos. estructurada
presentan para la Pagos tardos.
reclamos por el generacin de la Demandas por
pago tardo en nmina de los parte de los
las ventas vendedores, vendedores.
realizadas y intervienen un Baja en el
pagos no gran nmero de rendimiento de
incluidos en las unidades los vendedores
Pre Nominas. organizativas por desmotivacin.
las cuales
atraviesa la
informacin
necesaria para la
realizacin de
dicha nmina.
Presencia de
diferentes
sistemas
automatizados
trabajando en un
mismo proceso
sin
compatibilidad
absoluta.
Retraso en los Exceso de Problemas en la Observacin Departament
pagos de unidades contabilidad de la directa o de Ventas
ventas involucrada en el empresa. Departament
realizadas en la proceso. Entrevistas o de
nmina de los Incompatibilidad Demandas. estructurada Contratos
vendedores del con la Base de Departament
sistema Time datos del sistema Clima Encuestas o de
Share, en los profit que maneja organizacional no Cobranza
lapsos de corte la nmina de los deficiente. estructurada Deartamento
correspondient vendedores del de Sistemas
e Sistema Time Departament
Share. o de
Recursos
Humanos
Cobros Verificaciones y Errores en la Entrevista Departament
repetidos por controles contabilidad de la Observacin o de Ventas
parte de los manuales que empresa, Directa
vendedores del generan gran descapitalizacin
Sistema Time margen de error de la empresa.
Share no en los
correspondidos procedimientos
. que se realizan
para el proceso
de nmina de los
vendedores del
Sistema Time
Share.
Sobrecarga del El Dpto. de Perdida de foco Observacin Departament
volumen de Sistemas es el por no ocuparse directa o de
actividades ente con mayor de lleno en las SIstemas.
realizadas por volumen de funciones del Entrevistas
el procedimientos departamento de Estructurada
Departamento en el proceso sistemas, que es
de Sistemas de actual de brindar apoyo a
la empresa generacin de los sistemas
nmina de los informticos tanto
vendedores del de Sun Sol
sistema Time Vacation Club
Share, que C.A. como de
demanda la Sun Sol Hoteles.
realizacin de
sub procesos Realizaciones
diarios que sirven tardas de tareas
como por el
controladores y departamento.
enlaces del flujo
de informacin Gran volumen de
para la actividades a los
generacin de la trabajadores del
nmina, la carga departamento de
de la data de un sistemas.
sistema
automatizado a
otro y realizacin
de sub procesos
que se necesitan
para generar dicha
nmina, ocupando
en gran medida a
sus trabajadores.
Exceso de No se utilizan los Vulnerabilidad de Observacin Direccin
unidades recursos la informacin. directa.
organizativas informticos de Gran nmero de
involucradas en una manera trabajadores Entrevistas
el proceso de adecuada, apoyando un estructurada
nmina de los desaprovechand proceso que s
vendedores del o el potencial de puede ser
sistema Time una licencia que simplificado.
Share. ofrece soporte de
data y la Perdida de la
responsabilidad informacin.
del proceso de
nmina. Mayor tiempo de
duracin del
proceso.
El organigrama Falta de un Desconocimiento Recopilacin Departament
general anlisis claro que por parte de la documental o de
(organigrama determine la empresa en Recursos
por puestos u declaracin de cmo se toman Humanos.
organigrama de funciones dentro las decisiones,
cargos) no de la gestin de como fluye la
diferencia la organizacin. informacin
niveles de dentro de la
posicin, organizacin y
incorporando las
unidades de responsabilidade
apoyo en la s de cada cargo.
lnea de mando
ejecutiva
(seguridad y
salud,
relaciones
pblicas,
servicios
generales,
tecnologa)
Existencia de Ofrecer Creacin de Observacin DIreccion
dos sistemas soluciones parches que no directa.
automatizados rpidas que cumplen los
que funcionen abarquen los requerimientos Entrevistas
en pro a un requerimientos de la estructurada
proceso de cada organizacin.
(nomina) y no departamento
presentan involucrado en el Generacin de
compatibilidad proceso de puertas alternas
en sus nmina de los que llevan a la
variables. vendedores del vulnerabilidad de
sistema Time la informacin.
Share.
Exportacin de Existencia de dos Generacin de Entrevista Departament
la data del sistemas de tiempo de espera estructurada o de
sistema RCI al informacin que innecesario Contratos,
sistema apoyan a un Creacin de Observacin Departament
PROFIT de mismo proceso colas en las directa. o de
manera manual (proceso de actividades Sistemas,
que genera nmina de los asignadas por el Departament
tiempos de vendedores del departamento de o de
espera sistema Time sistemas para la Cobranzas,
innecesarios. Share) analista Departament
funcional. o de
Creacin de Recursos
colas de espera Humanos.
de la data
correspondiente
a los contratos
realizados en
ventas durante
los fines de
semana (sbados
y domingos), por
ser los das en
los cuales no se
trabaja en el
departamento.
Las reservas El sistema RCI No convertir las Entrevista Departament
generadas al que actualmente reservas en estructurada. o de
departamento maneja el contratos, Contratos
de ventas no departamento de resultando
son asignadas contratos para el esfuerzo
a ninguna registro de los innecesario por
ejecutiva de contratos parte de los
cobranza en el realizados no vendedores y
departamento admite la papeleo perdido
de cobranzas. introduccin de en facturas y
reservas. material POP
para la
realizacin de la
reserva.

Dinero perdido
para la empresa
por no concretar
el contrato ya que
si no existe una
persona
responsable del
cobro del
restante del
dinero para
generar el
contrato no hay
continuidad con
el cliente que
signifique una
venta ms
perdida para la
empresa.
El jefe del Falta de Desproporcin en Entrevista Ampliar el
departamento automatizacin la asignacin de estructurada. sistema
de cobranza del proceso de clientes a cada PROFIT con
realiza la asignacin del ejecutivo de la creacin
asignacin de ejecutivo de cobranzas. del Mdulo
los ejecutivos cobranza que Socios, que
de cobranza en realiza el Jefe del Sustitucin de un maneje el
cada contrato departamento de anlisis de proceso
de forma cobranza a cada cartera que Asignacin
manual. contrato. asigna de de Cartera,
manera para que
proporcionada desde la
con respecto a entrada de
cantidad de data ms
clientes por prxima al
cobrar y dinero inicio, exista
cobrado a una un proceso
asignacin automatizado
aleatoria. de asignacin
por anlisis
de cartera del
ejecutivo de
cobranza a
cobrar por
cada contrato
de venta
realizada.
No existe Falta de Cobro tardo de Entrevista Departament
ninguna alarma automatizacin contratos estructurada o de
que indique las del proceso de pendientes por Cobranzas
fechas de asignacin del cobrar.
cobro a las ejecutivo de
ejecutivas de cobranza que Molestia en los
cobranza para integre una vendedores por
procesar los alarma que pagos retrasados
contratos. pueda avisar al de contratos por
ejecutivo los cobrar.
contratos
pendientes por
cobrar.
Falta de Despreocupacin El personal Entrevista Departament
documentacin por parte de la laboral no tiene estructurada o de Ventas,
que describa Directiva de la bien definidas Departament
las funciones organizacin en sus funciones o de
que deben documentar las dentro de la Contratos,
realizarse para funciones que empresa ni Departament
el proceso de deben realizarse Cules son las o de
nmina de los para cada uno de formas ms Cobranzas,
vendedores del los procesos a adecuadas de Departament
sistema Time realizarse en la realizar las o de
Share. empresa. actividades, ni a Sistemas,
quin acudir a la Departament
Ausencia de hora de alguna o de
manuales de duda. Recursos
procedimientos Humanos.
que describan las La ausencia de
funciones a norma conlleva a
realizar en cada desorganizacin.
departamento de
Sun Sol Vacation
Club C.A.
Los tiempos de Debido a la Las actividades Observacin Departament
espera de las cantidad de del proceso de directa. o de Ventas,
actividades unidades nmina no Departament
exigen gran organizativas que arrojan los Entrevista o de
cantidad de se resultados estructurada. Contratos,
procedimientos interrelacionan deseados. Departament
en rangos para llevar a Observacin o de
cortos de cabo el procesos Das crticos de directa. Cobranzas,
tiempo. de nmina de los actividad en el Departament
vendedores del departamento de o de
sistema Time Sistemas dentro Sistemas,
Share. de los cinco das Departament
despus de cada o de
corte. Recursos
Humanos
 DICTAMEN DE LA AUDITORIA
El Tirano, 06 de Noviembre del 2014

Sun Sol Vacation Club, C.A.

Margarita, Estado Nueva Esparta
Sr. Director Luis Vangrieken
Presente.
Seor Director:

Por medio de la presente se emite ante Usted el informe de resultados de la

auditora de procesos manuales e informticos, realizada desde el da 01 de
Septiembre del ao 2014 en las instalaciones de cinco (5) departamentos: Ventas,
Contratos, Sistemas, Cobranzas y Recursos Humanos, que actualmente se
encuentra a su mando, ubicados en los cuatro (4) hoteles pertenecientes a la
cadena Hotelera Sun Sol Hoteles: Hotel Isla Caribe, Caribbean Beach, Parque
Costa Azul y Punta Blanca, en el Estado Nueva Esparta, cuyo progreso de
investigacin fue dirigido y controlado por la pasante de la Universidad de Margarita
(UNIMAR), Gabriela Vera Prez, optando al ttulo de Ingeniera de Sistemas.

Las actividades realizadas comprendieron la evaluacin de la estructura del

proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share. Para eso, se evalu
el conjunto de procesos manuales e informticos, con sus respectivos sub procesos
que se llevan a cabo en la interrelacin de los departamentos involucrados. Se
verificaron los recursos que se manejan para apoyar el proceso, el cumplimiento de
un manual de normas y procedimientos, y la revisin de la informacin manejada. A
su vez, se valor la opinin del personal que all labora con respecto a las
actividades que realiza, ya que estos son los garantes del xito y trabajo para dar
curso al proceso antes mencionado.

A lo largo de esta investigacin, se logr identificar una gran parte de los

problemas relacionados al sistema actual que se lleva a cabo para el proceso de
nmina de los vendedores del sistema Time Share, y a la aplicacin de los
procedimientos que se realizan en dichos departamentos, explicando
detalladamente cuales fueron sus causantes, para el posterior anlisis de los
aspectos vulnerables de la empresa.

Se describirn a continuacin las observaciones surgidas durante el proceso de

auditoria:

Exceso de unidades organizativas involucradas en el proceso de nmina de

los vendedores del sistema Time Share.
En el departamento de ventas, los vendedores presentan molestias por pago
tardo o incumplimiento del pago de ventas realizadas, declaran engorroso y
fuera de sus funciones de trabajo.
Pagos repetidos a los vendedores del Sistema Time Share, no
correspondidos.
Chequeos manuales que deben realizar los vendedores para verificar las
ventas faltantes que no se hayan introducido en Pre nmina.
Los vendedores realizan los cobros de los contratos que se generan como
reservas.
Las reservas no se asignan al departamento de cobranzas.
El Departamento de contratos realiza actividades administrativas que les
genera retrasos en sus funciones y ponen en riesgo la seguridad de los
empleados de dicho departamento.
Gran volumen de actividades realizadas por el departamento de sistemas
que es un departamento que tiene como funcin brindar apoyo a los sistemas
computacionales (Hardware y Software) y no, realizar funciones
administrativas.
En el proceso de nmina intervienen varios software para el apoyo del
proceso, los cuales necesitan alimentar sus bases de datos de manera
manual, consumiendo tiempo laborable y espacio de almacenamiento
innecesario.
 La mayora de los procedimientos que realiza el departamento de sistemas
para generar las comisiones son manuales, incluyendo los controles de
verificacin de la pre nmina y la nmina.
El sistema automatizado PROFIT solo archiva para nmina los contratos que
se generan para una condicin y no para las siete (7) condiciones que
demanda el proceso de nmina de los vendedores.
El tiempo de carga de los contratos realizados a PROFIT es de 24 horas por
necesitar un proceso alterno manual para la realizacin de depuraciones que
permitan introducir datos de calidad al sistema.
El jefe del departamento de cobranza realiza la asignacin de las ejecutivas
de cobranza en los contratos de forma manual.
No existe ninguna alarma que indique las fechas de cobro a las ejecutivas de
cobranza para procesar los contratos.
Los tiempos de espera de las actividades exigen gran cantidad de
procedimientos en rangos cortos de tiempo.
Falta de documentacin que describa las funciones que deben realizarse
para el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share.

Por tales situaciones, se proponen soluciones que apunten al beneficio de la

organizacin en pro de un mejor y ms satisfactorio desarrollo de las actividades
en los cinco (5) departamentos donde se lleva a cabo actualmente el proceso de
nmina de los vendedores. Es por lo tanto y en base a todas las pruebas obtenidas
a lo largo de la auditora, que se propone la realizacin de una Reingeniera del
Proceso de Nomina de los Vendedores del Sistema Time Share de la empresa, que
pretenda reorganizar los procedimientos que actualmente se ejecutan, y que
permita brindar agilidad a los procesos, automatizando gran parte de los mismos,
apuntando a la eficiencia, eficacia, rendimiento y calidad, en aras de traducir las
acciones que se ejecuten en beneficios financieros y disminucin de riesgos para la
organizacin, buscando satisfacer sus necesidades tomando en cuenta la
comodidad de sus trabajadores.
 Por ltimo, en cuanto a una gua que permita servir de respaldo a las funciones
de cada usuario y las actividades que se realizan para el nuevo proceso de nmina,
se sugiere la elaboracin de un manual de procedimientos digital, que permita la
eliminacin y posterior renovacin de los procesos actuales y que sirva como
soporte a cada uno de los procedimientos que deban realizarse, esto es, Manual de
Normas y Procedimientos que describa cada una de las funciones que deben
ejecutarse en los diferentes departamentos de la organizacin.

Es importante acotar que un Ingeniero de Sistemas, es aquel con la capacidad

de analizar a cabalidad cualquier sistema organizacional, buscando soluciones
eficientes y efectivas en todo momento y ante cualquier circunstancia, dndole el
mejor uso a los recursos.

Quedando a su disposicin para cualquier duda y/o aclaracin del presente

aval. Se agradece la colaboracin prestada durante las visitas por todo el personal
de la empresa y quedo a vuestra disposicin para cualquier aclaracin y/o
ampliacin de la presente que estime necesaria.

Atentamente, La Auditora
 RECOMENDACIONES

En base a la auditora de procesos informticos y manuales realizada en la

interrelacin dada entre los cinco (5) departamentos que se involucran en el proceso
de nmina de los vendedores del sistema Time Share, se proponen las siguientes
recomendaciones:

Realizar una reingeniera de procesos para simplificar los procesos

actuales de nmina de los vendedores del sistema time share, en el cual se
reduzcan las unidades organizativas participantes de cinco que actualmente
se involucran, a tres (Departamento de Contratos, Departamento de
Cobranza, Departamento de Recursos Humanos). De esta manera se
disminuye el tiempo aplicado para la realizacin de las actividades que exige
dicho proceso y se evita la vulnerabilidad de la informacin. El proceso de
Reingeniera abarcara entre otras, actividades tales como:

- Descripcin total del nuevo proceso.

- Descripcin de los correspondientes subprocesos.
- Determinacin de las unidades organizativas responsables de cada
actividad.
- Elaboracin de flujogramas.
- Diseo de ndices de desempeo.
- Elaboracin del Manual de Procedimientos.
- Elaboracin de algoritmos de clculo.
- Determinacin y adquisicin de equipos de computacin.
- Realizacin de entrenamiento inductivo.
- Diseo de pantallas informticas.
- Pruebas e implementacin.
- Controles permanentes del proceso.
- Determinacin y ejecucin permanente de correcciones necesarias.
- Actualizacin permanente del manual.
 Ampliar la licencia del sistema automatizado PROFIT que maneja la
organizacin para que pueda cumplir con todos los requerimientos de los
departamentos involucrados en el nuevo proceso que se plantea para llevar a
cabo la realizacin de la nmina de los vendedores del sistema Time Share de
Sun Sol Vacation Club C.A. Para esto se detallan a continuacin los mdulos a
crear y o ampliar dentro del sistema, con sus diferentes procesos:

1. Mdulo de Socios: Se recomienda la creacin del Mdulo Socios que

permita los siguientes procesos:

1.1 Registrar Contratos en la Unidad de Contratos, proceso que

evitara la exportacin de la data referente a los contratos realizados de
un sistema alterno que no mantiene compatibilidad con el sistema
PROFIT que es el que presenta Licencia y por lo tanto un soporte tcnico
confiable enlazado a un manejador de base de datos potente como lo es
SQL Server. Al momento de registrar el contrato en el sistema, se enviara
un mensaje al cliente dndole la bienvenida a la empresa, en el que se le
adjuntara un correo electrnico y los nmeros del ejecutivo de cobranza
que se le asigno con su correspondiente extensin. Creando una atencin
dedicada que es un agregado en pro a la satisfaccin del cliente y la
calidad de servicio de la organizacin.

1.2 Permitira al departamento de Recursos Humanos Alcanzar la

informacin para generar la comisin correspondiente, con siete (7)
condiciones diferentes para cada uno de los casos en los cuales se asigna
la comisin (Inicial cancelada con el 10%, Inicial cancelada con el 20%,
Inicial cancelada con el 30%, Inicial cancelada con el 40%, Inicial
cancelada con el 50%, inicial cancelada con el 60% o ms), para todos
los vendedores involucrados en la venta que se genere (linner, Closer 1,
Closer 2, Closer 3). Este proceso evitara los engorrosos procedimientos
 que se realizan en el departamento de sistemas por la analista de
sistemas para generar las comisiones, consultando las bases de datos de
Microsoft Access y Microsoft Excel para la verificacin de contratos ya
cancelados y los faltantes por cancelar, apoyndose de actividades
manuales que demandan tiempo para realizarse en periodos cortos de
tiempo.

1.3 Registrar Reservas, el mismo acceder registrar cada reserva

realizada en el departamento de ventas de manera automatizada desde
la entrada ms prxima al inicio de dicho proceso. Esto garantizara la
informacin de calidad, por eliminar el paso de informacin de un
departamento a otro para ser procesada por el sistema PROFIT. Al
momento de introducir la reserva en el sistema, se enviara un mensaje al
cliente con la bienvenida, un correo electrnico y los nmeros de la
ejecutiva de cobranza que se le asigno. Creando una atencin dedicada
que es un agregado en pro a la satisfaccin del cliente y la comodidad de
los empleados.

2. Mdulo de cobranza: Se plantea ampliar el mdulo de cobranza para permitir

los siguientes procedimientos:

2.1 Permitir la modificacin del status de los contratos de los socios por las
Ejecutivas de Cobranza para el Cobro de Iniciales, que se hace posible al
reflejar los pagos que demanda las condiciones de venta pactadas por los
vendedores del sistema Time Share al cliente o socio al momento de la
venta.

2.2 Creacin del Proceso: Asignacin de Cartera, dentro del Mdulo de

Cobranza del Sistema Profit. Este proceso permitir asignar el ejecutivo
de cobranza para cada contrato registrado y cada reserva registrada por
medio de un anlisis que procese las condiciones de cantidad de
 contratos y cantidad de reservas por ejecutivo de cobranza, de manera
que automticamente se mantenga una proporcin que satisfaga a los
ejecutivos de cobranzas por igual. Adjunto se delegara un responsable
del cobro de la reserva que dar seguimiento.

2.3 Asignacin de tres ejecutivas de cobranza para que nicamente realicen

los cobros correspondientes al cobro de las iniciales pactadas por el
vendedor del Sistema Time Share, al momento de la venta del sistema.
Esta transformacin garantizara el enfoque para el cobro de las iniciales
que permitan optimizar este proceso y con ello aliviar a los vendedores
de procesos que son ajenos a sus funciones.

Eliminacin de los sistemas automatizados alternos que no mantienen

compatibilidad con el sistema PROFIT y hacen los procesos mucho ms
largos, ms engorrosos e involucran mayor cantidad de usuarios ocupndose
en la supervisin, generacin y seguimiento de estos programas.

Elaboracin de un manual de procedimientos que describa las funciones que

se deben realizar para el proceso de nmina de los vendedores del sistema
Time Share.

Elaboracin de un manual de normas y procedimientos, que permita

documentar la definicin de todos y cada uno de los procesos y la manera
ms eficiente de realizarla; as como cuando y quien debe hacerlos. Este
manual debe permitir la incorporacin de nuevos procesos en el tiempo y la
desincorporacin de aquellos procedimientos, que el departamento haya
decidido desechar, adaptado a las nuevas necesidades a las que el mismo
se encuentra sometido.
 Conclusiones

Despus de llevar a cabo, la auditora de procesos informticos y manuales

realizada en la interrelacin que presentan cinco (5) departamentos involucrados en
el proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share, se concluye que:

La organizacin Sun Sol Vacation Club C.A debe abocarse a la

actualizacin de los sistemas automatizados utilizados, que les permita
cumplir con una gestin eficiente y eficaz que lleve a cabo los requerimientos
de la empresa, resguardo la informacin de manera ptima y segura,
simplificando los procesos que realiza.

El personal empleado debe tener bien definidas cules son las

labores que les corresponde desarrollar, debido a que el xito de la empresa
depende en gran parte del papel que ellos desempean.

La organizacin debe realizar un organigrama que exponga

una definicin clara de niveles de posicin, funciones y procedimientos para
ayudar a solventar los inconvenientes surgidos, en las unidades
organizativas involucradas en la organizacin.

La auditora de procesos informticos y manuales, que contemplo la
determinacin de las situaciones y desviaciones encontradas con el
planteamiento de sus posibles soluciones; servir como base para el
desarrollo de una reingeniera de procesos, que obtenga como resultado el
replanteamiento de los procesos y cambios radicales en la manera de
efectuarlos con relacin al proceso de nmina de los vendedores del Sistema
Time Share.

La elaboracin de un manual de procedimientos, resulta un

factor indispensable para conocer las actividades a realizar con sus debidos
responsables, facilitando la ejecucin de las tareas y permitiendo una
visualizacin clara del flujo de datos de la informacin que acta en el
proceso de nmina de los vendedores del sistema Time Share de la empresa
Sun Sol Vacation Club C.A. Ya que la organizacin carece de manuales de
procedimientos y o manuales de normas y procedimientos para todas las
reas que comprende.

Por medio del prototipo de diseo, se pretende reflejar el ahorro

sistemtico de tiempo, esfuerzo y actividades por realizar; liberando al
departamento de sistemas y al departamento de ventas de funciones que se
involucran en la realizacin del proceso de nmina de los vendedores el
Sistema Time Share, resultado de la simplificacin del proceso anteriormente
mencionado.

La reestructuracin de los procesos, evitara riesgos

importantes como demandas por parte de los vendedores por incumplimiento
de pagos a realizar, desmotivacin del personal de ventas, sobrecarga de
actividades por realizar en los departamentos involucrados en el proceso de
nmina, vulnerabilidad de la data, entre otros. Por lo tanto generara
beneficios tanto a la empresa Sun Sol Vacation Club C.A, como a sus
empleados, puesto a que existir una mayor organizacin, se descargara de
funciones a los departamentos intervinientes y el tiempo de ejecucin de las
actividades ser cierto para el cumplimiento de la nmina.
 Recomendaciones

Realizar la Reingeniera de procesos propuesta por la pasante de la

investigacin.

Emplear el manual de procedimientos del planteamiento del proceso,

desarrollado por la pasante de la investigacin.

Aprovechar la licencia adquirida por la organizacin de manera que

cumpla los requerimientos descritos por la pasante de la investigacin, que
no son otros que los requerimientos de la empresa para el cumplimiento de
sus objetivos.

Analizar el organigrama actual que maneja la organizacin para

corregirlo de manera que exponga una definicin clara de niveles de posicin,
funciones y procedimientos.

Tomar en consideracin, las recomendaciones realizadas durante el

estudio de Auditora de Sistemas y la Reingeniera de Procesos.
 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Muoz, R. (2002). Auditora de Sistemas.

Muoz R. (1998). Como Elaborar y Asesorar una Investigacin de
Tesis.
Michael Hammer. Abril 2007. La Auditoria de Procesos.

Fuentes Electrnicas

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http://www.sunsolvacation.com/somos.html
Consulta:10/09/2014
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Diagramas de Flujo [On Line] Disponible en:

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