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EDITAL DE CONCORRNCIA

(RFQ Request for Quotation)

AGVIHP-2017

Prestao de servios de fornecimento de passagens areas nacionais e


internacionais, reserva de hotis no Brasil e Exterior, servios tursticos e
afins, como translado, aluguel de veculos, etc., alm de servios de
contratao, coordenao, organizao e execuo de eventos ao Instituto
Hermes Pardini S.A e demais unidades do grupo.

Belo Horizonte, 08 de fevereiro de 2017.

CONFIDENCIAL
As empresas participantes utilizaro o contedo deste documento para preparar suas ofertas,
que devero seguir as instrues conforme descritivo do edital. Em funo da relevncia das
informaes expostas, estipula-se o sigilo e a confidencialidade do processo at seu
encerramento oficial.

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1. Objetivo
O objetivo deste processo de concorrncia contratao de servios de fornecimento de
passagens areas nacionais e internacionais, reserva de hotis no Brasil e Exterior, servios
tursticos e afins, como translado, aluguel de veculos, etc., alm de servios de contratao,
coordenao, organizao e execuo de eventos ao Instituto Hermes Pardini S.A segundo
escopo e especificaes detalhadas no Anexo 1.

O IHP tem a misso de garantir que esse processo de concorrncia seja tico, lcito,
equilibrado e transparente, explorando ao mximo as potencialidades dos fornecedores
participantes e privilegiando o aprimoramento da relao custo x benefcio.

2. Canal de Comunicao
Toda a comunicao acerca deste processo seja para fornecimento de informaes,
orientaes, definies, revises de contedo, esclarecimento de dvidas, etc, ser feita
EXCLUSIVA e FORMALMENTE por meio eletrnico.
Ainda assim, o(s) responsvel (is) tcnico(s) por este processo de concorrncia :

Helio Bergamini
Tel.: (31) 3629 4895
e-mail: Helio.bergamini@hermespardini.com.br

Sendo o responsvel comercial:

Thalles Cardoso
Tel.: (31) 3629-4557
e-mail: thalles.cardoso@hermespardini.com.br

Nenhuma outra pessoa, exceto as acima identificadas, est autorizada a falar em nome deste
processo.

Todas as dvidas devero ser encaminhadas na data especificada e sero respondidas de


acordo com o cronograma pr-estabelecido no item 3.

Como forma de garantir a qualidade e transparncia do processo, todos os questionamentos


feitos sero compilados num nico documento, sem especificar a empresa que formulou a
pergunta, e ser enviado a todos os participantes deste edital.

3. Cronograma de Atividades
Este processo de concorrncia ser conduzido atendendo-se CRITERIOSAMENTE o
cronograma abaixo. Eventuais mudanas das datas sero devidamente formalizadas pelo
Hermes Pardini.

Atividade Responsvel Prazo


Envio da RFQ aos prestadores de servios IHP 08/02/17
Confirmao da Inteno de Participao Prestadores de servios 10/02/17
Envio de Dvidas Prestadores de servios 14/02/17
Resposta as Dvidas IHP 17/02/17

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Elaborao da Proposta tcnica e
Prestadores de servios 02/03/17
comercial e Envio das propostas
Perodo de Anlise das Propostas IHP 22/03/17
Homologao dos fornecedores finalistas IHP 22/03/17
Perodo de negociao e aprofundamento IHP e Prestadores de Servios 31/03/17
Oficializao do Resultado IHP 07/04/17

Importante: A entrega da proposta tcnica dever seguir separadamente da proposta


comercial.

4. Confirmao de Participao
A participao dos fornecedores previamente selecionados implica no aceite das condies do
edital.
Assim, ser concedido a todos os participantes o prazo de 2 dias corridos, contados da data
do envio do edital, para que possam ter cincia do seu contedo. At o trmino dos 2 dias
corridos, cada participante dever enviar uma correspondncia eletrnica para
thalles.cardoso@hermespardini.com.br, registrando uma das seguintes opes:

Li e aceito os termos do contrato de concorrncia AGVIHP-2017


ou

No aceito os termos do contrato de concorrncia AGVIHP-2017

e Recuso responder

IMPORTANTE

1. Se esgotado o prazo inicial de 2 dias corridos, conforme disposto acima, e no acusarmos


nenhum e-mail conforme acima especificado consideraremos para todos os fins que a sua
empresa declinou da participao deste processo de concorrncia;

2. No caso de haver contato de sua empresa aps os 2 dias corridos iniciais, justificando por
qualquer razo o fato de no ter havido comunicao dentro do prazo regulamentar, e
ainda, fazendo constar o interesse em participar do processo de concorrncia, o IHP
dever autorizar a sua participao no processo de licitao. Vale ressaltar que a empresa
dever cumprir com o cronograma de atividades conforme previamente estabelecido.

5. Confidencialidade

Desde j, o participante deste processo de concorrncia obriga-se a manter em absoluta


confidencialidade todas as informaes, dados e documentos aos quais poder ter acesso
durante o processo.

No poder, portanto, divulg-los, ced-los, do-los, repass-los, vend-los, reproduzi-los


por quaisquer meios, ou transferi-los, a qualquer ttulo, em qualquer tempo e circunstncia,
ainda que aps o trmino do processo de concorrncia, mesmo no sendo vencedor do

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mesmo, tampouco us-los em benefcio prprio ou de terceiros ou para finalidade diversa da
especificada neste edital, salvo mediante autorizao expressa do Instituto Hermes Pardini.

Desta forma, o participante ir adotar todas as providncias necessrias para que seus
funcionrios, tcnicos, scios e prestadores de servios, tomem cincia da natureza sigilosa
do contedo deste documento e toda informao veiculada ao longo deste processo de
concorrncia, garantindo que respeitaro a integridade de sua guarda.

Por fim, o participante, no caso de ser NO considerado vencedor ou um dos vencedores


deste processo de concorrncia, obriga-se a destruir todas as informaes, dados e
documentos aos quais ter acesso durante o processo.

6. Desvinculao e Capacitao
Ao optar por participar do presente processo, o fornecedor deve possuir infraestrutura
tcnica e operacional suficiente para atendimento dos servios descritos no anexo I.

Todo e qualquer custo ou investimento relacionado ao desenvolvimento da proposta tcnica e


comercial, ser de inteira responsabilidade do participante. No sero aceitos reclamaes ou
reivindicaes posteriores.

Durante a vigncia contratual na hiptese de ser solicitada a execuo de outros servios


aqui no especificados que dependam da realizao de investimentos exclusivamente para
atender as novas necessidades, somente sero reconhecidos mediante a formalizao de
aditivo contratual entre as Partes.

7. Homologao Fornecedores
Para ser declarado participante obrigatria a apresentao de toda a documentao exigida
pela rea de Cadastro de Empresas do Hermes Pardini juntamente a proposta comercial.
Segue abaixo relao de documentos:

o Cpia eletrnica do Alvar/Licena de operao expedido pela prefeitura;


o Cpia da ltima alterao consolidada do Contrato Social;
o Cpia do carto de CNPJ;
o Certido negativa de Falncia/Concordata;
o Certido negativa de Ttulos e Protestos;
o Certido negativa da Justia do Trabalho;
o Certido negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;
o Certificao de Qualidade (se houver);
o Certificao de Meio Ambiente - ISO 14000(se houver);
o Certido opo simples nacional;
o Comprovante de dados bancrios (cabealho de extrato, comprovante de depsito ou boleto bancrio).

Obs.: Somente aps a aprovao cadastral pela rea responsvel do Hermes Pardini, sua
empresa poder participar da negociao final.

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ANEXO 1
ESPECIFICAO DOS SERVIOS/PRODUTOS
REQUERIDOS

A1.1 Escopo da prestao do servio

Os servios prestados devero englobar o seguinte escopo:

- reserva, marcao, emisso e remisso de passagens;


- desdobramento, cancelamento, e substituio de bilhetes areos emitidos;
- assessoramento direto para definio de melhor roteiro, horrio, frequncia de
partida e chegada de aeronaves, bem como das tarifas promocionais quando da
retirada dos bilhetes;
- empenho na confirmao de passagens, em caso de voos lotados;
- entrega de bilhetes em local a ser determinado pelo IHP, via e-mail, etc.
- em casos excepcionais e mediante autorizao do executor do contrato, entrega de
bilhetes no estabelecimento da empresa contratada;
- fornecimento de passagens por solicitao em sistema.
- disponibilizar pessoal para atendimento emergencial, quando necessrio em viagens.
- efetuar a entrega dos bilhetes solicitados
- proceder a troca de datas, horrios e percursos de passagens quando necessrio;
- providenciar junto s companhias areas o ressarcimento ao IHP relativos a bilhetes
no utilizados.
- disponibilizar atendimento em ponto de apoio no aeroporto.
- reserva, marcao e emisso de voucher em hotis dentro dos padres definidos
pelo IHP
- desdobramento, cancelamento, e substituio das reservas em hotis;
- assessoramento direto para definio de melhor hotel conforme a necessidade e
critrios estabelecidos pelo IHP;
- empenho na confirmao das reservas em hotis;
- entrega dos vouchers dos hotis em local a ser determinado pelo IHP;
- em casos excepcionais e mediante autorizao do executor do contrato, entrega dos
vouchers no estabelecimento da empresa contratada;
- fornecimento de reservas hoteleiras atravs de sistema.
- efetuar a entrega dos vouchers solicitados;
- proceder a troca de datas das reservas quando necessrio;
- providenciar junto aos hotis ressarcimento ao IHP relativos a vouchers no
utilizados.
- fornecer tarifas especiais para locao de veculos aos usurios do IHP
- inserir poltica de viagens para visualizao dentro do sistema de viagens;
- sistema online de gesto de viagens que possa ser customizado e parametrizado de
acordo com a poltica de viagens do IHP (politica de solicitao, aprovao,
antecedncia de viagens, travas necessrias, etc.);
- fornecer relatrios gerenciais e de custo com todas as informaes dos servios
prestados que so essenciais para a empresa, online via sistema;
- oferecer servios completos de eventos (locao de veculos reserva de hotis,
contratao de espaos para eventos, fretamentos terrestres, contratao de mo de
obra, locao de equipamentos e demais servios correlacionados a realizao de
eventos);
- sistema que possa ser customizado para atender separadamente e dentro de um
mesmo ambiente (com campo de seleo) vrias empresas do mesmo grupo;

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- equipe de atendimento que esteja disponvel para emergncias fora do horrio
comercial, feriados e em fins de semana;
- elaborao de acordos comerciais com companhias areas, hotis, locaes de
veculos, espao de eventos, etc., visando melhor custo para o IHP;
- manual de acesso contendo passo a passo da manipulao do sistema, disponvel
para consulta do usurio a qualquer momento;
- disponibilidade de treinamento para formao de novos solicitantes e aprovadores
de viagens;
- apurao de passagens no voadas para reembolso;
- apresentao de relatrios e estudos de melhores prticas de gesto com a
frequncia a ser combinada entre as partes;
- utilizao de carto virtual para pagamento de passagens e hotis;
- servio de locao de veculos.

Volume de bilhetes areos:

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Volume de Hospedagem (Dirias) por Regio:

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ANEXO 2

A2.1 Entrega e Formato da Proposta Tcnica

Separadamente da proposta comercial, o participante poder/dever entregar sua proposta


tcnica ou complementar, contendo o descritivo tcnico, operacional ou at mesmo com
sugestes para o Hermes Pardini.

O descritivo tcnico deve contemplar todo o escopo do Anexo I, e como os servios do


referido descritivo sero cumpridos.

No ser necessrio enviar as propostas em papel e todo e qualquer custo relacionado ao


desenvolvimento da proposta comercial e tcnica ser de inteira responsabilidade do
fornecedor.

Todos os custos devem estar inclusos em apenas uma taxa, denominada Fee.

A2.2. Preos e tributos


Os preos apresentados devero ser finais, inclusos todos os impostos e taxas vigentes na
data de apresentao da proposta, independente da responsabilidade do recolhimento ser
pelo Hermes Pardini ou pelo fornecedor, alm de contemplar todos os encargos de mo-de-
obra, equipamentos, materiais, frete, manuseio, seguros, custo financeiro e outros custos
no relacionados, necessrios prestao do servio, desobrigando o Hermes Pardini de
quaisquer outras despesas adicionais.
Os preos devero manter-se inalterados por 1 ano, durante a vigncia do 1. ano de
contrato.

A2.3. Validade da Proposta

Ao atender a solicitao deste edital de concorrncia, o participante deve estar ciente que
sua proposta constitui uma oferta formal de prestao de servios/fornecimento de produtos
ao Hermes Pardini, que permanecer vlida pelo perodo mnimo de 90 dias, a partir da data
de recebimento da proposta, segundo o cronograma estipulado.
Uma vez que os termos de sua proposta tenham sido negociados e, em funo disto, sua
empresa apresente verses atualizadas dos valores e/ou do contedo, tambm se renovar o
perodo de validade da proposta por outros 90 dias, sempre partindo da data da reviso.
Uma vez que os termos finais de negociao tenham sido assinados, os valores e seu
contedo tero vigncia at o final da prestao dos servios contratados.

A2.4. Aceite das Condies

Ao remeter sua proposta comercial e/ou tcnica segundo as orientaes do item A2.1, sua
empresa estar formalmente participando do processo de concorrncia e isto implica na
concordncia e aceite dos termos e condies deste edital. Assim, para que consideremos
sua participao vlida, dever ser registrado, no endereo eletrnico
thalles.cardoso@hermespardini.cm.br, o(s) seguinte(s) item (ns):

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Sim, aceitamos o contedo e condies do edital de concorrncia, segundo o
estabelecido no Anexo 4.

Sim, declaramos estar cientes que o Instituto Hermes Pardini, tem o direito
de suspender ou cancelar o presente processo de concorrncia, mediante
comunicao expressa, ficando certo que a contratao do vencedor somente
se perfaz com a assinatura do respectivo contrato.

Cabe ressaltar que a no aceitao de qualquer dos itens, sua proposta no ser considerada
vlida.

A2.5 Desclassificao Tcnica


As empresas participantes podero ser desclassificadas tecnicamente ocorrendo entre outras
situaes qualquer dos seguintes casos:

Proposta tcnica remetida incompleta ou em padro diferente do especificado no


edital;
No cumprimento do cronograma de atividades estabelecido, salvo se tenha sofrido
alteraes oficiais e notificadas formalmente pelo IHP;
No ser homologado tecnicamente;
No aceitar a minuta contratual;
Enviar proposta fora do endereo eletrnico especificado sem prvia autorizao do
IHP.

A2.6 Desclassificao Comercial


As empresas participantes podero ser desclassificadas comercialmente ocorrendo entre
outras situaes o seguinte caso:

Proposta comercial remetida incompleta ou em padro diferente do especificado na


planilha de cotao.

A2.7 Esclarecimento de Dvidas


Cada participante dever analisar cuidadosamente todos os elementos e requisitos deste
edital, de forma que sejam elucidadas eventuais dvidas na etapa de Perguntas e Respostas.
No sero consideradas alegaes posteriores a essa etapa e a proposta tcnica/comercial
apresentada dever refletir exatamente o descrito neste edital.

A2.8. Negociao

Como dito anteriormente, os participantes desta concorrncia foram previamente


selecionados por exclusivo critrio do Instituto Hermes Pardini e podero ainda passar por
um processo de homologao tcnica e de capacidade operacional realizado por uma equipe
gestora. Havendo esta necessidade, sua empresa ser devidamente informada dos
procedimentos pertinentes.

O IHP poder escolher mais de 1 fornecedor para atend-lo em sua demanda, objeto deste
processo de concorrncia, de acordo com sua necessidade operacional.

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Uma vez analisadas as propostas comerciais e suas condies, e tendo em mos a avaliao
tcnica e operacional dos fornecedores feita pela rea contratante do IHP (se cabvel),
apenas os participantes considerados FORNECEDORES HOMOLOGADOS pelo IHP passaro
para a fase final de negociao.

O processo de negociao ser gerenciado e conduzido pelo IHP, sendo feito de forma
tradicional.

Vale ressaltar que o IHP, em casos excepcionais, se reserva o direito de concluir este
processo somente com a resposta a este edital, sem que hajam obrigatoriamente rodadas de
negociao. Neste caso poder contratar o servio/produto da empresa cuja oferta mais
favorea os objetivos descritos neste edital de concorrncia.

A2.9 Disposies Finais

Cada participante dever analisar cuidadosamente todos os elementos e requisitos deste


edital, de forma que sejam elucidadas eventuais dvidas antes da apresentao das
propostas. No sero consideradas alegaes posteriores de empresa participante de engano
no preo, prazo e forma de pagamento, especificaes ou acordos de nveis de servios dos
bens e servios oferecidos.

O presente documento um Edital de Concorrncia que o Instituto Hermes Pardini remete


a distintos fornecedores. De forma alguma constitui uma oferta de contrato, nem pode ser
considerado como tal. Uma vez determinado o(s) vencedor (es) deste processo, a aceitao
definitiva da proposta apresentada ainda permanecer sujeita a formalizao do pedido de
compra e/ou contrato.

O IHP no se responsabiliza pelos gastos incorridos pelo fornecedor na elaborao de sua


resposta a esta RFQ, bem como qualquer outra atividade relacionada ao processo de
contratao.

Fica reservado ao IHP, o direito de anular no todo ou em parte, adiar ou revogar, de acordo
com seus interesses, esta cotao, mesmo depois de finalizada, sem que caiba s empresas
participantes o direito a qualquer indenizao, reembolso ou compensao.

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ANEXO 3

CONDIES GERAIS E CONTRATUAIS DE FORNECIMENTO

A3.1. Vigncia Contratual

Concludas as negociaes e identificado(s) o(s) fornecedor (es) vencedor (es), ser


estabelecido o contrato formal que reger a relao comercial e de prestao de servios.

A Vigncia Contratual prevista para este servio e/ou fornecimento de produtos recorrentes
ser de 12 meses. Vale ressaltar que, qualquer repactuao e/ou ajustes comerciais
devero obedecer periodicidade mnima de 01 ano conforme estabelecido na lei vigente.

O contrato a ser celebrado ter tambm como base o contedo deste edital de concorrncia
e, neste sentido, a apresentao de uma oferta por parte do fornecedor deve implicar na
aceitao das condies descritas neste edital. Na eventualidade de constatar-se alguma
divergncia entre as disposies constantes desta RFQ e seus anexos e aquelas consignadas
na proposta apresentada pelo fornecedor, prevalecero s primeiras.

A3.2. Faturamento e Pagamento

O IHP tem por prtica o pagamento a seus fornecedores faturados 35 dias aps a entrega da
nota fiscal de faturamento.

A3.3. Desvinculao e Capacitao


Desde j fica estabelecido que:

Ao decidir por participar do presente processo, o participante j dever possuir


infraestrutura tcnica e operacional suficiente para atender o IHP em suas
demandas especificadas neste edital;

Na hiptese de o IHP solicitar, durante a vigncia contratual, a execuo de


outros servios, aqui no especificados, e que dependam da realizao de
investimentos direcionados exclusivamente para atender essas novas
necessidades, tais investimentos somente sero reconhecidos pelo IHP mediante
a formalizao de Carta Acordo especfica entre as Partes, contendo os valores
envolvidos, a poltica de administrao, amortizao e depreciao desses
investimentos.

A3.4. Propriedade

Os servios, materiais, documentos, arquivos e base de dados que forem gerados para a
prestao dos servios ou em virtude da mesma sero de propriedade do IHP aps o trmino
do Contrato. Assim, a CONTRATADA dever entregar ao IHP, dentro do prazo de 15 (quinze)
dias, contados da data do trmino do Contrato, em perfeitas condies de uso e

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conservao, todos os documentos, dados, informaes, equipamentos e/ou softwares que
porventura estiver em sua posse.

ANEXO 4

TERMO DE ACEITE DAS CONDIES DO EDITAL DE


CONCORRNCIA

Termo de Aceite das Condies


Declaramos que aceitamos todo o contedo do edital de concorrncia para
prestao/fornecimento dos produtos/servios requeridos, incluindo, entre outros, escopos de
servios, de atendimento, de nvel de servio, de condies comerciais e de especificaes
tcnicas.
Declaramos estar cientes de que a participao de nossa empresa para a prestao destes
servios/fornecimento est sujeita a prvia homologao como fornecedor, para que sejam
atendidas as normativas administrativas da rea responsvel do CONTRATANTE.
Declaramos, que estamos cientes de que vedada qualquer espcie de contato com a mdia
em geral, seja impressa, falada, televisiva ou virtual, mesmo que informalmente, para
mencionar qualquer assunto ligado ao CONTRATANTE ou s empresas a ele ligadas, salvo
autorizao prvia e expressa, por escrito.
Declaramos ainda, que tambm estamos cientes que o Instituto Hermes Pardini, tem o direito
de suspender ou cancelar o presente processo de concorrncia mediante comunicao
expressa, ficando certo que a contratao do(s) vencedor (es) somente se perfaz com a
assinatura do respectivo Contrato.
Ao final do processo, caso no sejamos os vencedores, iremos apagar de quaisquer bancos de
dados s informaes do CONTRATANTE que obtivemos atravs desta concorrncia;
destruiremos as informaes em at 5 (cinco) dias teis, contados a partir do pronunciamento
oficial do resultado pelo Hermes Pardini, sob pena de arcar com todos os prejuzos e custos
que o descumprimento dessa obrigao ocasionar as Partes.
A pessoa que aceita o presente, representando o fornecedor, declara, sob as penas da lei,
assumindo todas as responsabilidades de carter civil e criminal decorrentes, que se encontra
investida dos competentes poderes de ordem legal e societria para tanto, motivo pelo qual
assegura, em qualquer hiptese e situao, a veracidade da presente declarao.

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