ACTIVIDADES

PRESENTADO POR: OLGA LUCIA HIGUITA.

Actividades de Reflexin inicial
Descripcin: Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y
funciones de los siguientes elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA
INFORMACIN Y EL DOCUMENTO. Despus de haber realizado la reflexin
inicial, es momento de que usted observe el siguiente video denominado:
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del
documento archivstico.
RTA: DATO: este es muy importante debido a que si hay ausencia de este, la
informacin no sera clara, veraz, carecera de solidez y precisin.
INFORMACION: este es muy importante debido a que este apoya el objetivo
de la comunicacin en una actividad.
DOCUMENTO: este es importante debido a que contiene informacin
necesaria para transmitir al conocimiento humano y que adems da precisin al
testimonio. Fallas: -Documentos Incompletos -Desorganizacin -Perdida de
datos -Suciedad en los documentos -Desintegracin del archivo -Posible
problemas de Soporte -Demoras en las Bsqueda de Archivos -Sobrecostos en
el mantenimiento del archivo
Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y
justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora hay una serie de
documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas
magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos. Fotografas,
cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles
una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine: Cul sera la clasificacin de los
documentos mencionados segn el soporte? Recuerde justificar claramente la
respuesta que le debe entregar a su supervisor.
RTA: Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que
llega a la empresa de forma ordenada.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS SEGN SOPORTE
TEXTUALES NOTAS, APUNTES
RAPIDOS Y
Segn soporte BORRADORES
GRAFICO MAPAS DIBUJOS Y
PLANOS
IMAGEN CUADROS Y
 FOTOGRAFIAS
CINTA VIDEOS, CINTAS
MAGNETICAS
OTROS SOPORTES DISCOS DUROS

En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando

distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodologa permiten
alcanzar la generacin de una Informacin til, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de consulta
en todo mbito socioeconmico. Esta informacin es guardada en conjunto con
el emplazamiento de un Archivo, consistiendo bsicamente en habitaciones o
inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de
datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrndose su
aplicacin. Para poder ordenar un archivo se debe recolectar la informacin
que sirve para la empresa para as darles una vida til y de esta manera se ir
formado el archivo donde se guarda informacin adecuada y en orden
dependiendo que tipo de documentos y de qu manera se encuentren
distribuidos cada informacin debe ir con su nombre, fecha y a qu rea
corresponde si se trata de un archivo donde se recopila informacin de toda
una empresa.
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)
Descripcin: Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando
est seguro de que lo ha realizado adecuadamente. Es importante que tenga
en cuenta el resultado adquirido en el ejercicio interactivo, para el desarrollo de
las actividades de evaluacin.
Actividades de transferencia del conocimiento
PROCEDIMIENTO DE LOS DATOS Es la recoleccin de los datos primarios de
entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener informacin til, que
luego sern analizados por el usuario final, para que pueda tomar las
decisiones o realizar las acciones que estime conveniente Recoleccin: Los
datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para ser procesados,
los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados para hacer
que el proceso sea fcil y rpido. Procesamiento: En esta etapa se ejecutarn
las operaciones necesarias para convertir los datos en informacin significativa
que sea prctica y utilizable 3.3. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin: En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio,
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas : a. Observe
la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras cul es
el procedimiento que se evidencia en la misma. Transformacin: Etapa donde
la informacin est completa, lista para ser ejecutada y til a la toma de
decisiones de quien la consulta b. Escriba las cuatro tipologas documentales
que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de
ellas, en el proceso de la Administracin Documental. TIPOLOGA
DOCUMENTAL Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o
escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.
Importancia: Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control
de todas las acciones que se realizan en una empresa, ya que en ellos queda
precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, tambin ayudan a demostrar la realizacin de algunas
accin comercial y por lo tanto son el elemento fundamental en la
contabilizacin de tales acciones Documentos contables: Son aquellos
registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones
comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los
recibos de caja, los comprobantes, entre otros. Importancia: Su importancia es
alta ya que la contabilidad es la columna vertebral de una empresa en ella se
reflejan los movimientos financieros y permite controlar las operaciones
practicadas por la empresa, es importantes mantener actualizada esta
informacin de lo contrario se vuelve obsoleta, por tal motivo se convierte en un
documento muy valioso, del cual debemos velar por su correcto
almacenamiento y preservacin. Documentos especiales: Son aquellos que por
sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes
en forma y expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos
como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica
acepta catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen
ciertas expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o
audiovisuales. Importancia: Son la memoria del acontecer humano, justo a
partir de estos documentos es que se hace la historia, mientras ms
transparencia y claridad tengamos de los acontecimientos mejor los podrn
entender los futuros estudiosos de los desarrollos humanos, ms podrn
aprender de nuestro tiempo. Si un documento en papel ya es invaluable, una
imagen expresa detalles que son muy difciles de expresar con palabras.
Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos
pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un
suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e
incluso registros de pagos y cobros. Importancia: Es de tener en cuenta que
estos documentos son los que te acreditan y tienen y tienen validez porque son
emitidos por una institucin gubernamental o institucin legal por ejemplo La
Cedula de Ciudadana La Licencia conduccin La Tarjeta profesional Informes
de acontecimientos levantados por entidades o autoridades competentes
(Aseguradoras, Instituciones del Estado). Etc. c. Describa dos aportes
generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu
de sus aportes. Archivo de GestinEl que cumplen los encargados del
archivo de Gestin ya que son quienes velan por es la del mantenimiento,
custodia de la documentacin correspondiente a expedientes en curso, as
como la de aquellos expedientes para los que no ha transcurrido el plazo.
Recepcin de correspondencia o radicacinEs de vital importancia el tramite
o disposicin que se le dar a la correspondencia emitida o recibida durante la
tramitacin de un expediente ya que la ordenacin depender de la importancia
de la serie y la actividad de la oficina, siendo la ms habitual y simple la
cronolgica.