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Creer ciegamente en

Excel o insultar a Excel:


Cinco estrategias para mejorar sus anlisis
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Sin duda, Excel ha sido una de las herramientas de eleccin


creer ciegamente en Excel o insultar a Excel

para realizar anlisis y presentar informes. A los usuarios les


encanta el control que tienen, la creacin rpida y fcil de
los modelos y los grficos, as como la capacidad de ser
tanto independientes, como autosuficientes. Con Excel,
usted tiene el control de sus datos. Pero, tal como conducir
un auto de carreras, cuando lo que necesita es una
camioneta utilitaria, usar Excel para realizar sus anlisis
significa que algunas veces tiene mucho ms de lo que
necesita y otras, mucho menos de lo que necesita. Datos
obsoletos (y sin una manera fcil de actualizarlos), anlisis
propensos a errores, varia versiones del mismo archivo
circulando entre los colegas, demasiada manipulacin
manual: estos son solo algunas de las frustraciones que
Aprovechar las mejores prcticas visuales en sus anlisis
comnmente se asocian con Excel. Y qu sucede con el
significa que sus informes instintivamente se vuelven ms
tiempo que pierde desarrollando su anlisis en lugar de
atractivos para su pblico.
utilizar el tiempo en realizar el anlisis?

A pesar de esos problemas, muchos departamentos,


y empresas completas, trabajan con Excel, creyendo
ciegamente en l un minuto e insultndolo al siguiente.
2 Use Excel con
ms inteligencia
Todos estamos tan ocupados haciendo la misma tarea
Existen mejores formas, desde mejoras sencillas que
una y otra vez, que algunas veces olvidamos parar y
puede hacer usted mismo, hasta cambios a gran escala,
preguntarnos: "Habr una manera ligeramente mejor?"
dirigidos a toda la empresa. Este documento se centra
Y, a menos que usted sea un usuario superpoderoso,
principalmente en los cambios que puede hacer para
cuando se trata de Excel, probablemente la haya.
mejorar la manera en que realiza sus anlisis, sin
arriesgar las ventajas de Excel. Use la ayuda en lnea! Excel tiene algunos
ejemplos excelentes. Pero no solo los lea. Sgalos.

1 Elimine los anlisis Cree una hoja de clculo con los mismos datos que
se muestran en la seccin de ayuda de Microsoft y
que no son esenciales replique los archivos de ayuda. Hacerlo lo ayudar
ms que solo leer.
Puede mejorar la calidad de todos sus anlisis si deja de
hacer tantos informes y presentaciones y se concentra Busque ayuda. Para la gran mayora de los
solo en los que necesitan usted y sus colegas para problemas de datos que tiene, probablemente haya
tomar decisiones. Haga un inventario de los diferentes alguien que tuvo el mismo problema y describi la
informes de anlisis que usted y su equipo mantienen respuesta en algn sitio en Internet. Busque "tablas
y luego, descubra cules son importantes y con qu dinmicas", "complementos de Excel", etc. Se
frecuencia es necesario actualizarlos. Tendr una idea sorprender de cunta informacin encontrar.
mucho ms clara de las mediciones que son importantes Aprenda los aspectos esenciales del
y del valor que proporcionan al equipo. anlisis. Las tareas y caractersticas como las
Como una bonificacin, no solo reducir la carga de trabajo funciones de bsqueda, las tablas dinmicas, las
del equipo y se concentrar en las tareas ms importantes, funciones de fechas, buscar/reemplazar, subtotales,
sino que probablemente eliminar una gran parte de los rangos con nombre y mtodos abreviados del teclado
esfuerzos duplicados no identificados anteriormente. pueden contribuir a que su anlisis sea ms rpido.
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Evalese a s mismo y a su equipo para No sobrestime lo que otras personas saben acerca

creer ciegamente en Excel o insultar a Excel


determinar el ajuste tcnico correcto. Por del uso de Excel. Por ejemplo, Excel tiene algunas
ejemplo, usted puede usar el controlador de ODBC capacidades de manejo de archivos y de control de
(conectividad abierta de bases de datos estndar) cambios. Sabe qu porcentaje de las personas saben
para conectarse a los almacenes de datos y bases como usarlas y cumplen con ellas? No son muchas.
de datos centralizadas. Esto puede ser eficaz, pero Puede decidir que desea ser quien eduque al mundo
los requerimientos son grandes: 1) debe tener acceso; o hacer las cosas de una manera muy clara y sencilla
2) debe saber qu est buscando y 3) debe conectarse para recibir la informacin que necesita.
y extraer menos de 1 milln de filas (para Excel 2010).

4 Trabaje con sus recursos


No espere que sus analistas se conviertan en expertos
macro de Excel ni en programadores de bases de
datos. Si necesita ese tipo de ayuda, busque agregar internos para tener un
esas capacidades por medio de empleados
subcontratados o desarrolladores de medio tiempo.
mejor acceso a los datos
Ahora es un buen momento para empezar a hablar a sus

3 Sea obsesivo respecto colegas acerca de sus necesidades de datos y lo que


est haciendo con Excel. Al mostrar y compartir sus
a los detalles anlisis actuales, obtendr buenas ideas y empezar
a establecer el escenario para otros mtodos ms
El reto de los datos actualmente no es que las personas
sofisticados y sistemticos.
no tengan informacin. Es la forma en que la manejan,
la limpian y aseguran su integridad. Debido a que cada Haga tiempo para iniciar las conversaciones con los
persona hace estas tareas de manera diferente, a menudo lderes de su departamento de TI. A pesar de que
hay varias "versiones de la verdad". Excel solo empeora muchos ejecutivos de TI estn ocupados con los
esto. Cuando usted agrega errores lgicos cometidos en problemas de seguridad y del gobierno, ellos podran
las hojas de datos, hablamos de mucha informacin preferir proporcionarle un mtodo ms til y seguro,
potencialmente incorrecta o engaosa. De hecho, hay que no consista en ejecutar los diversas solicitudes
estimados en la industria que indican que un 90 % de las de informes, que saben que terminarn convertidos en
hojas de datos contienen errores de datos o errores lgicos. cientos de archivos de Excel diseminados por toda la
La verificacin de la calidad y la comunicacin clara son empresa. (Una preocupacin importante para algunos
muy importantes. grupos de TI es el control y la posible eliminacin de los
llamados "spreadmarts", un trmino acuado por TDWI
Obviamente, nadie es perfecto, as que nunca suponga que
para describir la proliferacin de archivos de Excel en una
limpi sus datos, escribi su frmula u orden sus datos
organizacin). Aunque sera ingenuo decir que su equipo
correctamente cada vez. Haga muchas verificaciones de la
y su departamento de TI pueden alinear fcilmente los
calidad a lo largo del proceso. Tiene que proporcionar datos
objetivos con los recursos, usted puede empezar a hablar
exactos y debe salirse del camino para explicar en dnde
acerca de las maneras de mejorar las operaciones.
los obtuvo, cmo los calcul y por qu pueden ser distintos
de los de los informes que han estado viendo. Algunas organizaciones ya tienen disponibles complejas
y subutilizadas plataformas de inteligencia de negocios.
Tenga cuidado y describa los nombres, incluidos los
Gran parte del trabajo relacionado con estos sistemas BI
nombres de las columnas, los nombres de los archivos
puede volver a utilizarse. (Se supone que sus sistemas BI
y los nmeros de versin. La documentacin buena y
no representan un alto grado de utilidad; de lo contrario,
clara es ideal. Prestar ms atencin a los nombres y
usted ya estara utilizndolos en lugar de Excel).
a la documentacin no evitar los problemas, pero
podr reducirlos.
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"El reto de los datos


creer ciegamente en Excel o insultar a Excel

actualmente no es que las


personas no tengan informacin.
Es la forma en que la manejan, la
limpian y aseguran su integridad.
Debido a que cada persona
hace estas tareas de manera
diferente, a menudo hay varias
"versiones de la verdad" .
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As que mire a su alrededor. All hay herramientas.


creer ciegamente en Excel o insultar a Excel

Idealmente, sus anlisis dependeran de un software


tan fcil de usar como Excel, pero que se relacione
directamente con sus datos de origen. Por ejemplo,
Tableau Software (publicacin completa; Tableau es
el patrocinador de este documento) hace aplicaciones
para anlisis rpidos y visualizacin para conectar a las
hojas de datos de Excel existentes, almacenes de datos
y otras fuentes de datos. El software combina la
exploracin de datos y la visualizacin grfica en
una aplicacin altamente intuitiva y fcil de usar.

El objetivo es ayudar a las personas a hacer preguntas


rpidas de sus datos y obtener respuestas inmediatas
Use los ejemplos visuales de los tipos de anlisis que desea en tiempo real. Los clientes la han descrito como el
hacer. Al mostrar y compartir sus anlisis actuales, obtendr Excel con esteroides. Bill Attridge de HTM Corporation
buenas ideas y empezar a establecer el escenario para dijo: Tomen nota las personas que usan las tablas
otros mtodos ms sofisticados y sistemticos. dinmicas de Excel para anlisis. Si usan Tableau una

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vez, nunca ms usarn las tablas dinmicas de Excel.
Elabore un plan Tableau es excelente para realizar anlisis e incluso

para actualizar sus hace que el trabajo sea divertido".

esfuerzos analticos En fin...


a herramientas ms Algunos usuarios nunca dejarn de creer ciegamente
en Excel e insultarlo simultneamente. Los hbitos
adecuadas para el trabajo. analticos no cambian de la noche a la maana. Es
Sea realista respecto a las natural desear usar Excel como un mtodo flexible
y de bajo costo para realizar anlisis, pero debemos
limitaciones de Excel reconocer sus limitaciones. Si verdaderamente busca

Existe un viejo refrn que dice: Cuando lo que tiene reducir la cantidad de informes analticos, aprender

es un martillo, todo parece ser un clavo". Esto se aplica algunos nuevos trucos de Excel, preste atencin

a los anlisis y a Excel. Los usuarios comerciales a obsesiva a la calidad, colabore con el departamento

menudo no tienen otras herramientas ms adecuadas de TI y busque nuevas soluciones ms confiables, que

y frecuentemente no logran la atencin necesaria de TI. conformarn un ambiente analtico ms flexible que

Entonces, terminamos invirtiendo demasiado tiempo y servir para atender sus necesidades en el futuro.

esfuerzo para lograr que funcione Excel cuando


sencillamente no es la aplicacin correcta.
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Acerca de Tableau

creer ciegamente en Excel o insultar a Excel


Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprender datos. Tableau ayuda a todas las personas para que
analicen, visualicen y compartan informacin rpidamente. Ms de 12.000 cuentas de clientes obtienen resultados
rpidos con Tableau en la oficina o en cualquier otro lugar. Adems, miles de personas usan Tableau Public para
compartir datos en blogs y sitios web. Vea la forma en que Tableau puede ayudarlo al descargar la prueba gratuita en
www.tableausoftware.com/trial.

Tableau Software, Inc. 2013. Todos los derechos reservados. 837 North 34th Street, Suite 400, Seattle, WA 98103 U.S.A.