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Qu importancia tiene para el sector financiero y para la economa nacional,

tener conocimiento del cliente vinculado para el manejo de operaciones


financieras y que reportes deben presentar las entidades financieras cuando
se presentan operaciones inusuales por parte de los clientes?

Al tener Identificacin de la persona que aspira a tener una relacin comercial de tipo
contractual o legal con la entidad vigilada con su respectiva verificacin, Actividad
econmica del cliente, Caractersticas y montos de los ingresos y egresos de los clientes,
Caractersticas y montos de las transacciones y operaciones del cliente en la respectiva
entidad, se puede identificar ms fcilmente su actividad econmica, la procedencia de
sus diversos ingresos, ya que de esta forma se puede estar ms atento, si en algn
momento se genera alguna alerta, se pueda atacar a tiempo para evitar cualquier
irregularidad que se presente.

Se debe tener en cuenta que la entidad debe contar con los Instrumentos para la
adecuada aplicacin de los mecanismos de control

Seales de alerta
Desarrollo tecnolgico
Segmentacin de mercado
Consolidacin electrnica de operaciones
Control y registro de transacciones individuales en efectivo
Control de transacciones mltiples
Capacitacin y entrenamiento del personal de la entidad
Cdigos de conducta
Procedimientos a travs de manuales escritos

Existen diversos reportes que se deben realizar siempre que se identifique una actividad
sospechosa.

Reporte interno sobre transacciones inusuales

La entidad debe prever dentro del SIPLA los procedimientos para que cada funcionario
responsable del anlisis de operaciones inusuales, reporte por escrito al rea encargada
de analizarlas, si es el caso, o al oficial de cumplimiento, cuando menos una vez al mes,
la relacin de aquellas que se detecten, a fin de que el oficial de cumplimiento pueda
evaluar el adecuado funcionamiento del SIPLA. Un buen reporte debe indicar las razones
que determinan la operacin como inusual.

Reporte interno sobre operaciones sospechosas

Como quiera que los procedimientos de determinacin de operaciones sospechosas


deban operar de manera permanente, el SIPLA debe prever los procedimientos de
reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia responsable de cada operacin
que se considere sospechosa.
Reporte externo de operaciones sospechosas ROS.

Determinada la operacin sospechosa, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF,


de acuerdo con las instrucciones impartidas en la respectiva pro forma.

Para efectos del ROS, no se requiere que la institucin vigilada tenga certeza de que se
trata de una actividad delictiva, as como tampoco debe identificar el tipo penal o que
los recursos que maneja provienen de esas actividades. Slo se requiere que la entidad
considere que la operacin es sospechosa.

Bajo el entendido de que el ROS no constituye denuncia penal, el mismo no debe ser
firmado por funcionario alguno de la entidad.

El reporte que deban efectuar los almacenes generales de depsito sobre operaciones
sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, debe remitirse a la Seccin de
Control Qumico de la Direccin Antinarcticos de la Polica Nacional, destacando los
elementos esenciales en los que se funda la presuncin.

Reporte de operaciones en efectivo

Un informe trimestral sobre el nmero de transacciones en efectivo, mediante el


diligenciamiento de la respectiva pro forma.

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crdito y


alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del
mismo ao, el reporte trimestral consolidado debe ser remitido por la entidad usuaria de
la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo en los
trminos de la respectiva pro-forma, puesto que en un estricto sentido legal estas
transacciones no fueron realizadas por el establecimiento de crdito que prest su red
de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria.

Reporte de transacciones mltiples como una sola operacin

Las transacciones mltiples deben considerarse como una operacin nica para efectos
del reporte trimestral consolidado mencionado en el numeral anterior.

Reglas sobre la conservacin de documentos

Con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades, las
entidades deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las
normas sobre prevencin y control del lavado por el trmino establecido en el artculo 96
EOSF.

Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes
condiciones:
Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.
Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y
la preservacin de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos nmeros
2527 de 1950, 3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.

En los casos de fusin la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto


cumplimiento de esta disposicin.

En caso de liquidacin corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para


garantizar el archivo y proteccin de estos documentos, de acuerdo con lo sealado en
el numeral 21 del artculo 5 del Decreto 2418 de 1999.

Respecto de los documentos que soportan la decisin de determinar una operacin como
sospechosa, la entidad debe disponer la conservacin centralizada, secuencial y
cronolgica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo
reporte a la UIAF, con el propsito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las
autoridades cuando estas los soliciten.

En cuanto a los formularios establecidos en el numeral 1 del artculo 103 EOSF, las
entidades vigiladas los deben conservar debidamente organizados por orden alfabtico y
cronolgico a disposicin de las autoridades. La informacin debe reposar como mnimo
en la oficina de radicacin durante los primeros tres (3) aos sin perjuicio del deber de
conservacin de documentos establecido en el presente numeral. La informacin
contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en
una base datos por orden alfabtico, nmero de identificacin y por oficina, de manera
que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y sea
utilizada eficientemente por cada entidad para la deteccin de operaciones inusuales y
sospechosas.

En cuanto a la exoneracin de clientes del diligenciamiento del formulario de


transacciones en efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia
de las condiciones de exoneracin debe ser archivado por el Oficial del cumplimiento de
manera centralizada. El original del estudio acompaado de los respectivos soportes
puede reposar en la correspondiente oficina.

Fuente.

Capitulo dcimo primero: reglas relativas a la prevencin y control del lavado de activos
superintendencia bancaria de Colombia

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