Productividad vertical

Definir, o especificar objetivos y principios

Por qu es importante cierto proyecto? Qu estndares y valores debo cumplir para lograr cierto
proyecto?
Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivacin y
establecer la direccin a seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitir desarrollar los
procesos de planificacin del mismo. Por otra parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, adems,
nuestros valores, que ayudarn a delimitar el proyecto. En definitiva, nuestros valores determinarn la
manera en la que ser completado un proyecto.
Visualizar, o ver el resultado perfecto
Al imaginar en qu consistir el xito de un proyecto, nos concentraremos mejor en los detalles. De
hecho, en muchas ocasiones no seremos capaces de visualizar cmo llevar a cabo un proyecto hasta que
nos visualicemos completndolo y disfrutndolo.
Adems, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindar mucho entusiasmo e impulso.
Mientras ms atractiva sea la imagen mental, ms motivados nos sentiremos.
Pensar, o brainstorm
Una vez que casi podemos saborear el xito, es hora de determinar cmo conseguirlo. Si somos
demasiado estrictos en esta etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es, por el
contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas, extraas, etc.
En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o tormenta de ideas. Tras reunir todas las ideas que
podamos, descartaremos las menos viables.
Para hacer un brainstorm efectivo:
1. Evite emitir juicios: mientras ms evaluemos o critiquemos las nuevas ideas, habr menos oportunidad
de conseguir algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas.
Deje el anlisis crtico para despus.
2. Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras ms ideas tengamos desde el comienzo,
habr una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad.
3. Deje el anlisis y la organizacin en un segundo plano: esto debe venir luego. Fomente ideas originales
y creativas, y no se limite a las que son prcticas o viables.
Organizar, o componentes y secuencias
Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comenzarn a surgir secuencias y relaciones
naturales. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras
ideas es:
1. Identificar las partes ms significantes: componentes, subcomponentes, secuencias, eventos o
prioridades.
2. Clasificar las partes mediante el criterio ms conveniente:
2.1. Componentes.
2.2. Secuencias.
2.3. Prioridades.
3. Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles.
Actuar, o concentrarse en la prxima tarea
Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, qu hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con
detalle lo que haremos, los recursos requeridos, de dnde provendrn dichos recursos y planificar
tomando en cuenta la realidad.
Los elementos bsicos son:
1. Cada proyecto tendr partes movibles, es decir, componentes que requerirn antes la complecin de
otros componentes.
Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cmo llevar a cabo la prxima tarea.
2. Si considera que debe planificar an ms, decida cul ser el prximo paso y determine cundo deber
ser completado, y por quin.
3. Si el prximo paso est en manos de otra persona, establezca una fecha lmite.
4. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto
no ser culminado hasta dentro de varios meses.
Pensar en un proyecto no tiene por qu ser una tarea muy elaborada: una aproximacin informal suele ser
ms productiva.
Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una estructura ms formal o de un plan escrito.
Por otra parte, la ejecucin de los proyectos debe ser inclusiva.
Todos los involucrados deben sentir que estn contribuyendo significativamente. Y, de nuevo, lo mejor en
este sentido es hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales funcionan mejor si son
complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles.

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Benefi cios del sistema
Adoptar este sistema nos reportar tres beneficios:
1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos estn escapando: cuando la gente con la que
trabajamos se d cuenta de que siempre le hacemos seguimiento a nuestras asignaciones, tendrn mayor
confianza en nosotros y en nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos abrumados y
comenzaremos a sentirnos aliviados y en control, lo que genera gran entusiasmo y energa personal.
Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas, los
resultados sern impresionantes.
2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin
que nada suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos deciden cul es el prximo paso a
dar y lo dan, surge un gran compromiso. Preguntar cul es el prximo paso? forzar a todo el mundo a
ser claro, responsable, productivo e impulsar todo.
3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que est habituada a lograr buenos resultados siempre
obtiene ms que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. As pues, determinar
con claridad y precisin lo que queremos nos permitir establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo.