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Barbosa
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VIVA COM
ORGANIZAO
IDIAS PARA VOC GERENCIAR
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SEU TEMPO E SUA VIDA
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S
e Chaplin estivesse vivo ele no chamaria os dias de hoje de
87%
dos executivos
tempos modernos, mas sim de tempos malucos. A vida se
transformou em um Tsunami de urgncias, problemas e
brasileiros atividades em que poucos conseguem manter seu ritmo em equilbrio. O
SOFREM DE estresse j to comum nos dias de hoje, que se algum falar que no
ESTRESSE
est estressado para voc, automaticamente vir idia de desemprego
em sua vida
ou de alguma herana no planejada. O estresse a doena da vida
moderna. Uma pesquisa recente aponta que 87% dos executivos
brasileiros sofrem de estresse em sua vida. Talvez voc esteja dentro
desse percentual ou seja um dos felizardos do grupo dos 13% que
aproveitam seu tempo com astcia.
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Voc est muito desleixado com Voc tem o perfil mdio de uma Parabns! Voc uma pessoa
sua organizao! Talvez esteja pessoa com um nvel bsico de tipicamente organizada!
perdendo tempo precioso do seu organizao. H tendncias para Bastante detalhista e
dia e nem perceba isso. Comece ser uma pessoa totalmente sistemtica. Deve perder muito
a adotar pequenos hbitos de organizada um dia, mas ainda pouco tempo localizando coisas.
organizao para ser mais precisa de algumas dicas para Continue assim e veja se essa
produtivo, antes que a baguna melhorar sua organizao e matria pode trazer ainda mais
tome conta da sua vida. ganhar mais tempo. dicas para melhorar sua
performance.
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Pense um pouco sobre seus hbitos que gasta em mdia 30 minutos procurando por
dirios. Quantas vezes no passou horas coisas que deveriam ser facilmente localizadas.
procurando aquele papelzinho com o telefone Nossas pesquisas apontam que um executivo
importante que voc anotou mas no se lembra com nvel moderado de organizao, gasta at 3
aonde colocou? Ou tentando localizar uma horas por semana ou 12 horas por ms devido
revista por conter uma matria interessante que deficincia de organizao.
voc precisa utilizar para uma apresentao? Ou
ainda, quantas vezes no utilizou o recurso Para piorar um pouco a situao, vamos
localizar do Windows para procurar um arquivo acrescentar o volume de contedo que o
que no se lembra mais aonde deixou? Talvez profissional do sculo XXI precisa enfrentar. So
voc d alguns suspiros quando olha para sua fontes de informaes que aparecem de todo o
mesa e percebe que parece um atelier de um lugar: da prpria empresa, Internet, e-mail,
artista plstico. Alguma coisa parece familiar? mercado, TV, revistas, jornais, etc. O volume
comum voc passar o dia localizando absurdo de informaes se transformou em um
informaes e nem perceber. dos piores inimigos da produtividade nos dias
atuais. Esse problema no pode ser
Se voc for curioso para computar todos negligenciado, ele precisa ser urgentemente
os minutos gastos diariamente nessas tratado. Que tal comear organizando a sua
atividades de busca e apreenso, vai perceber baguna?
FSICO
Organizao Completa O nvel fsico o mais externo e visvel de todos. Ele se
refere a toda baguna que pode ser tocada, como seus
Minha abordagem para organizao papis, agenda, armrios, gavetas, pastas, mesa, etc.
dividida em trs nveis complementares:
fsico, lgico e conhecimento.
LGICO
O nvel lgico contempla a organizao do seu
computador, arquivos, pastas, links, etc.
CONHECIMENTO
O ltimo nvel o de conhecimento, o mais abstrato, mas
o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que
voc sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Do
conhecimento que foi adquirido e no pode ser perdido.
Apesar de to importante, antes da metodologia da Trade propor esse conceito, ele no era abordado nos
treinamentos convencionais de administrao de tempo ou produtividade, apenas em cursos sobre gesto do
conhecimento para empresas.
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Gosto de utilizar o modelo grfico de Esse conceito pode ser utilizado dentro de
Mapas Mentais para desenvolver a taxonomia sua casa, de sua empresa, de seu departamento.
pessoal, pois ele facilita a visualizao e um Desenvolvi uma taxonomia para o departamento
modelo de fcil memorizao. Mas voc pode de engenharia de uma empresa de construo
utilizar qualquer estrutura, desde que seja civil. Eles simplesmente no conseguiam
funcional para voc. Minha sugesto que assim localizar a montanha de papelada dos projetos
que estiver pronta, voc a imprima em execuo e arquivados. A taxonomia do
imediatamente e deixe-a sempre prxima de departamento ficou com 8 categorias principais e
voc, para ajudar na sua memorizao e poder ajudou a compor a taxonomia da equipe e a
revisar constantemente suas categorias. reduzir em aproximadamente 25% o tempo de
arquivamento e recuperao dos projetos.
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Posso garantir que possvel vencer essa jornada. J passei de 1h 12horas ao lado de clientes
ajudando a organizar suas informaes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade
pessoal. Vou resumir alguns passos bsicos para ajud-lo nesse desafio:
1. Planeje a Com sua taxonomia definida, o prximo passo pensar onde ficaro alocadas
fisicamente suas categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a
aplicao da localizao dos seus itens. Vamos supor que a dona da Taxonomia Pessoal que
taxonomia usamos de exemplo, tenha em seu escritrio dois armrios e trs gavetas.Ela poderia
alocar sua taxonomia da seguinte forma:
pessoal no seu
ambiente fsico ARMRIO 1 ARMRIO 2
Gerente Arquivo Plan 05 - Gerente Mkt
Marketing
PESSOAL
FACULDADE
2. Pastas, Dentro das suas categorias principais existem sub-categorias que iro
armazenar sua papelada. Para organizar esse ambiente necessrio que voc utilize
Arquivos e Sacos pastas, arquivos suspensos, sacos plsticos ou qualquer outro acessrio de papelaria
Plsticos que ajude voc a agrupar seus documentos. Essas pastas devem ser rotuladas com o
nome da categoria e se existirem sacos plsticos dentro das pastas, faa o mesmo
para cada um. Se quiser, voc pode utilizar um esquema de cores, se o fizer no faa
um carnaval no seu escritrio, utilize cores conforme as categorias da sua taxonomia.
3. Dando um Agora que seu ambiente est preparado, hora de dar um destino a sua
papelada. Existem trs solues possveis para sua papelada:
destino a
papelada
LIXO - Se no servir pra nada jogue fora. No junte papelada toa.
S guarde o que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de
guardar cartinhas de amor j passou.
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Se tiver dvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o
perodo para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo cdigo civil:
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1. Utilize uma pasta Se voc espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficar muito
complicada e lenta a localizao desses arquivos. A partir do Windows 95, a
centralizada para Microsoft sugere uma pasta padro chamada Meus Documentos, na qual
seus documentos deveriam ficar localizadas todas as suas outras sub pastas. A recomendao
valida e compensa.
2. Aplique a A partir da pasta central Meus Documentos, crie sub pastas conforme
sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes.
Taxonomia Pessoal Outra dica importante utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos
no Seu Computador como por exemplo: relat_vendas_1semestre.doc ao invs de
relatoriovendas1.doc, pois dessa forma voc pode saber o que sem precisar
abrir o arquivo.
Defina horrio para Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso s o far perder seu
foco e ateno. Recomendo que voc estipule horrios durante seu dia para se
seus e-mails dedicar ao seu e-mail.
Processe seus Um pssimo hbito deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens.
A forma correta ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que
e-mails dependem de terceiros (aes delegadas). Quando voc estiver dedicando
tempo para ver seus e-mails voc deve processar sua caixa de entrada, que
consiste em dar um fim para tudo que voc recebeu:
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AGIR - Da mesma forma que voc fez com sua papelada, faa
com seu e-mail. Se ele exigir uma ao priorize e execute. No
deixe e-mails sem ao.
Para resumir a explicao, veja como fazer uma aplicao prtica desse conceito:
1. Crie sua base de Quanto contedo de valor voc tem contato diariamente e
simplesmente quando precisa reutilizar no encontra? Voc deve criar um
conhecimento procedimento para armazenar esse conhecimento. Por exemplo, sempre que
preciso desenvolver uma palestra ou artigo sobre produtividade eu procuro em
minha base de conhecimento informaes com palavras chave como stress,
pesquisas ou produtividade e automaticamente uma srie de notcias, e-mails,
artigos, textos e vdeos que em algum momento eu tive contato so recuperados
para que possa utilizar se precisar.
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2. Crie um ndice Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido atravs de livros, revistas, vdeos
ou outras opes que simplesmente no podem ser recortadas e armazenadas,
para seu mas precisam ser localizadas da mesma forma. Nesse caso voc precisa criar
conhecimento um ndice que indique o local aonde essa informao poder ser encontrada.
Voc pode fazer isso atravs do Triad Software ou criando um documento no
Word, com uma tabela similar ao exemplo abaixo, indicando o que e aonde
localizar:
Duas Vidas N/D DVD: Duas Pessoal Filme que mostra que Reflexo ;
Walt Disney Vidas Walt precisamos aproveitar Liderana
Disney melhor a vida hoje pessoal ;
para no se motivao
arrepender depois.
Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizao pessoal ou pelo menos levantar uma
bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informaes ou ajuda
consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo - Editora Campus. Tambm existem
alguns sites na Internet especializados no assunto, como: www.organizesuavida.com.br ,
www.myorganizedlife.com. Boa Sorte!
Christian Barbosa
Um dos maiores especialistas em produtividade e gerenciamento de tempo do pas. Palestrante
focado exclusivo no tema da administrao de tempo. Jovem empreendedor, fundou sua primeira
empresa aos 14 anos de idade, um dos pioneiros da Internet no Brasil, scio da Blue Eagle. Foi um
dos mais jovens profissionais certificados da Microsoft do mundo e precursor de diversas
tecnologias no Brasil. Diretor Executivo da Trade do Tempo. Master Practitioner em PNL. Escritor do
livro A Trade do Tempo, pela Editora Campus. Autor convidado no Livro Gigantes da Liderana, os
25 maiores nomes no pas no tema. Facilitador do programa Empretec da ONU, para formao de
empreendedores. Articulista de diversas revistas e jornais sobre o tema da administrao do tempo.
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