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Presupuesto de Operaciones y de Ventas

Planificando el Proceso Operativo y las Comercializaciones

Como hemos visto a lo largo del curso, el Presupuesto es una herramienta muy relevante para toda empresa,
pues planifica y proyecta los fondos necesarios para ejecutar los planes, programas, actividades y proyectos
que la misma desea llevar a cabo durante un perodo de tiempo o ciclo productivo.
Con el objetivo de coordinar los planes a largo, mediano y corto plazo, el Presupuesto anual establece
asignaciones de los recursos humanos, materiales y equipos que permitirn cumplir las tareas programadas y
alcanzar dichos objetivos estipulados.
Entonces, como el Presupuesto mira el porvenir de la empresa, pues prev necesidades de un ejercicio futuro
y obtiene con antelacin la aprobacin para efectuar gastos segn los recursos calculados (cmo la empresa
produce las entradas y cmo gasta lo recaudado), revisaremos los diferentes Presupuestos que una empresa
utiliza comnmente: de Operaciones, Ventas, Produccin y Administracin, entre otros.

Presupuesto de Operaciones

En trminos econmicos, este Presupuesto incluye la planeacin de las actividades productivas de la

empresa para un periodo de tiempo futuro (en la mayora de los casos cubre un ao), donde el anlisis del
proceso comienza con del diagnstico de los factores externos e internos que pueden afectar, en forma
positiva o negativa, a los objetivos y metas que desea alcanzar.
L a Matriz de Anlisis FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas), conforma la base para
que toda empresa consiga definir qu va a pasar en el tiempo y sea capaz de determinar el objetivo general
de las utilidades que los dueos, socios, accionistas quieren para cada ejercicio, pues le permite aplicar una
metodologa de estudio de la situacin, por un lado, analizando sus caractersticas internas y la situacin
externa que enfrenta actualmente; y por el otro, si son convenientes o inconvenientes para ella.
En el Presupuesto de Operaciones la empresa debe estimar todos los procesos involucrados: produccin,
gastos, materias primas, insumos, manos de obra, gastos de fabricacin, gastos de venta y gastos de

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administracin, entre otros.

Anlisis interno
El diagnstico interno busca las Fortalezas y Debilidades que tiene la empresa frente a sus competidores, es
decir, factores internos que s puede controlar, pues dependen de ella.

Anlisis externo
El diagnstico externo busca que la empresa pueda reconocer y anticiparse a los posibles cambios que
puedan afectarla a nivel poltico, econmico y otros, por ejemplo, un cambio en polticas de impuestos. Por
ello, es fundamental comprender que la empresa puede convertir estas eventualidades externas, que no
puede controlar ni modificar, pero s aprovechar las oportunidades (positivo) o manejar las amenazas
(negativo).

Presupuesto de Ventas

Tambin conocido como Presupuesto de Ingresos, en l descansan los dems Presupuestos de la empresa
(su objetivo condiciona las decisiones que afectarn la situacin financiera de la misma), pues busca predecir
las ventas prioritarias, es decir, determinar el nivel de ventas real mediante el clculo de los datos de
demanda actual y futura de los bienes que distribuye o produce.
Entonces, como la empresa busca estimar los niveles de futuros ingresos, gastos de ventas y contribuciones a
las ganancias (representacin de una estimacin programada de las ventas en trminos cuantitativos),
considerando el potencial (mxima ventas posibles) y la participacin de mercado (porcentaje que controla la
empresa); la capacidad (capacidad financiera para adquirir producto o servicio) y voluntad de compra
(disposicin hacia la compra); y los tipos de productos o servicios, puede hacerlo por uno o ms de los
siguientes medios:

Investigacin de motivacin
Dentro de las tcnicas especiales de investigacin de mercado, existe un enfoque que depende de las
ciencias del comportamiento: la medicin de la motivacin del cliente, la cual busca responder Qu es lo
que lleva al cliente a comprar cierto producto?
Estimado de los vendedores
Debido a que estn en contacto directo con los clientes, es clave que los vendedores preparen estimaciones
anuales de ventas de los productos o servicios, pues conocen de cerca sus gustos y preferencias, su
disponibilidad de dinero, forma y capacidad de pago, as como las estacionalidades.
Observaciones
La empresa puede basarse en un Pronstico de Ventas para ejecutar el Presupuesto, estimando grados de
seguridad de informacin de acuerdo al comportamiento histrico, es decir, una proyeccin de la demanda
por los bienes que produce, durante un perodo de tiempo, apoyada en supuestos previamente conocidos.La
empresa debe considerar que en este pronstico conseguir informacin sobre los gastos que incorporarn
en otros presupuestos, como los de Produccin, Compras, Gastos de Administracin y Ventas. Existe una
diferencia entre el Presupuesto y el Pronstico de Ventas: este ltimo se transforma en un Presupuesto
cuando la empresa adopta una poltica que integra los objetivos establecidos, las estrategias a realizar y la
asignacin de los distintos recursos que permitirn alcanzar las metas de venta.
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Estimados de venta
Luego de haber efectuado el Pronstico de Ventas, la empresa necesita construir un estimado de ventas,
donde las diferentes reas involucradas deben revisar y ratificar la informacin estipulada.

Es significativo que el Presupuesto de Ventas determine la cantidad y el precio de los productos y servicios
que espera vender, para lograr la utilidad que los dueos de la empresa quieren.
Con esta poltica se puede confeccionar tambin un plan de inversiones a largo plazo, si hay fondos
disponibles, o determinar las necesidades de financiamiento.
Tambin se puede determinar a corto plazo, el stock de inventarios que se debe mantener, lo cual permite
elaborar un Presupuesto de Compras, uno de Gastos, y de Gastos Financieros.
La capacidad de produccin de la planta y de los equipos constituye una limitante del presupuesto de ventas,
ya que no es posible prever un volumen de operaciones que exceda a la capacidad de produccin de la
empresa.

Las 3 partes que debe considerar el Presupuesto de Ventas son:

1 Volumen de ventas proyectado a un precio de venta por unidad de producto.

2 Presupuesto de promocin de ventas y publicidad.

3 Presupuesto de costo de ventas.

Revisemos el siguiente Presupuesto de Ventas:

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Producto 1 Producto 2

Ingresos
Totales
Precio Total Ingresos Precio Total Ingresos
Cantidad Cantidad (suma de
unitario Producto 1 unitario Producto 2
(Q1) (Q2) ingresos
(P1) (P1*Q1) (P2) (P2*Q2)
producto 1 y
2)

Ventas
$
Local 2.500 $ 3.000.000 2.800 $ 1.500 $ 4.200.000 $ 7.200.000
1.200
Oriente

Ventas $
2.800 $ 2.800.000 3.100 $ 1.400 $ 4.340.000 $ 7.140.000
Local Centro 1.000

Ventas
2.100 $ 990 $ 2.079.000 2.400 $ 1.000 $ 2.400.000 $ 4.479.000
Local Sur

$
18.819.000

En este caso, la empresa presupuesta de forma diferente los dos productos que produce y, adems, distingue
entre los tres locales comerciales que posee para ofrecerlos. Es por ello que las ventas proyectadas y los
precios son distintos en cada local, es decir, la empresa presupuesta por producto, por local y con distintos
precios.
En total, con la estimacin de nmeros de producto vendidos al precio establecido, los ingresos
presupuestados son de $18.819.000.-

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Presupuesto de Produccin y de Gastos de

Administracin

Planificando la fabricacin y la administracin

El proceso presupuestario que realiza la empresa busca apoyarse sobre las previsiones que elabora en
funcin de las condiciones, internas y externas, que configuran su entorno. En base a ellas compara
peridicamente los datos presupuestados y los reales con el fin de poder detectar y analizar las desviaciones
producidas, y as poder corregirlas.
Ya hablamos de los Presupuestos de Operaciones y de Ventas que realiza la empresa, pero Cmo consigue
planificar la produccin y los gastos de administracin?

Presupuesto de Produccin

Este Presupuesto le permite a la empresa determinar el nmero de productos que debe producir, durante un
periodo de tiempo determinado, para cubrir o satisfacer lo que estableci en el Presupuesto de Ventas, es
decir, los requerimientos de fbrica estn subordinados a las posibilidades comerciales.
Su planificacin es anual, por lo que debe dividirlo de forma trimestral, mensual o incluso diario, si el giro de
la empresa lo amerita.
Puesto que la empresa debe preparar y usar en conjunto los
Presupuestos de las distintas reas (estn todos ellos El Presupuesto de Produccin es
interrelacionados), es necesario que convierta el volumen de consecuencia directa del Plan de
ventas planeado en trminos de unidades a producir. Ventas, no obstante, la capacidad
Adems, debe contar con niveles de stock acordes con las productiva puede condicionar las
ventas presupuestadas y con costos bajo ciertos mrgenes estimaciones de ventas.
que permitan obtener las utilidades programadas. Gestionar
los stocks permite conocer los niveles ptimos de almacenamiento de los productos (dependiendo de la
capacidad de almacenaje, de los costos de pedido y del mantenimiento de los inventarios).
Es posible que la empresa pueda proveer los bienes en condiciones ptimas de costo y cantidad en el
Presupuesto si consigue mantener un equilibrio entre los inventarios, las ventas y la produccin.

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Al momento de confeccionarlo debe tener en cuenta lo siguiente:

Claridad sobre el nivel de inventario que requiere (de acuerdo al Presupuesto de Ventas).

Precisar la capacidad de produccin.

Presupuestar la materia prima.

Presupuestar la mano de obra.

Presupuestar los gastos de fabricacin.

Presupuestar las maquinarias, repuestos, etc.

Como la capacidad de produccin (planta y equipos), constituye una limitante del Presupuesto de Ventas, ya
que no es posible prever un volumen de operaciones que exceda a la capacidad de produccin de la
empresa, es an ms necesario que la empresa tenga en cuenta tanto el nivel de existencias iniciales, como
la estimacin de las finales.
Podemos determinar las necesidades de produccin como:

Continuando con el ejemplo del artculo anterior, revisemos en especfico un Presupuesto de Produccin para
el local que la empresa tiene en la zona oriente:

Local Oriente
Producto 1 Producto 2

Unidades necesarias para cumplir con el Presupuesto de Ventas 2.500 1.200

(+) Inventario Final requerido al trmino del ejercicio 300 280

Total de unidades necesarias 2.800 1.480

(-) Inventario inicial de productos 185 176

Produccin presupuestada para el ao 2.615 1.304

La empresa tambin presupuesta para los otros locales, separndolos por producto, donde la suma de los
productos por local ser el nmero presupuestado de ambos productos que deber considerar.
En definitiva, al realizar un Presupuesto de gastos por fabricacin, la empresa prev cunto dinero gastar en
todo el proceso de produccin.

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Presupuesto de Gastos de Administracin

Los gastos de administracin no son costos directos de la fabricacin de productos ni tampoco se asignan a
stos. En general incluyen los gastos de ventas, por lo que se elabora el Presupuesto de Gastos de
Administracin y Ventas (rene a ambos).
Los gastos de administracin y ventas son aquellos desembolsos relacionados con las actividades de
administrar la empresa y vender sus productos, y deben ir incluidos en el precio de venta del producto o
servicio que se vende u ofrece.
Ejemplos de ellos son: las remuneraciones del personal, gastos de arriendo, patentes, luz, agua, gas,
permisos y otros en que deba incurrir la empresa para efectuar su gestin.

Presupuesto de gastos de administracin y ventas

A su vez, podemos Clasificar los Gastos de Venta en: Gastos Fijos, que corresponden a egresos
constantes determinados por la gerencia general, independiente del volumen de ventas, donde la empresa
presupuesta en base a la informacin que tiene del perodo inmediatamente anterior, complementado con las
variaciones que la misma gerencia haya dictaminado; y Gastos Variables, que son aquellos que varan en el
tiempo, directamente relacionados con la variacin de la produccin o por cambios en los volmenes de
venta (los registros de perodos anteriores sirven como referencia), como los costos de transporte, donde a
mayor nmero de unidades vendidas, mayor es el costo de transporte a presupuestar. Tambin corresponde

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a los casos de materiales de empaque, gastos de viaje, etc. Estos Gastos Variables no son difciles de
presupuestar, pues en el Presupuesto de Ventas la empresa fij la cantidad de productos que espera vender
y, a la vez, ya conoce las distintas tarifas unitarias. Tambin al presupuestarlos, se puede analizar los
registros de perodos anteriores, que pueden servir como una buena referencia.
En un rea de la empresa pueden coexistir tres tipos de costo:

Costo Fijo

Costo Variable

Costo Semivariable; aquellos que no son ni fijos ni variables.

Veamos un ejemplo donde en el rea de Produccin de la empresa existan tres tipos de costos:

Sueldo de Gerente: $1.000.000.-

Materiales Indirectos: $ 150.000 por cada 100 horas de operacin.

Mano de Obra indirecta: $450.000 por mes, ms $50.000 por cada 100 horas.

Si la empresa estima la actividad del rea en 2.000 horas de operacin, segn experiencias anteriores, el
Presupuesto sera:

Cantidad Cantidad Operacin Cantidad

Tipo de Gasto
Fija por Variable/100 en Variable/2000
Gasto Total
mes horas horas/mes horas

Sueldo Gerente Fijo $1.000.000 $0 2.000 $0 $1.000.000

Materiales Indirectos Variable $0 $150.000 2.000 $3.000.000 $3.000.000

Mano de Obra Semi-

$450.000 $50.000 2.000 $1.000.000 $1.450.000
indirecta variable

Revisemos la informacin en detalle:

El Sueldo del Gerente es fijo, sea cual sea el nmero de horas de operacin.

Los materiales Indirectos son variables: se gastan $150.000 por cada 100 horas de operacin y como
son 2.000 horas estimadas de operacin, eso da: $150.000 * 100 * 2.000 = $3.000.000

La Mano de Obra Indirecta es semi-variable, hay una parte fija que es de $450.000 al mes y una
variable; de $50.000 por cada 100 horas, vale decir: $450.000 + ($50.000 *(2.000 horas/100 horas)) =
$1.450.000
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En resumen, el Presupuesto de Gastos de esta rea, es:

Gasto total

Sueldo Gerente $1.000.000

Materiales Indirectos $3.000.000

Mano de Obra indirecta $1.450.000

Puesto que los gastos indirectos son complicados de controlar y de asignar a los productos, la empresa
debe tomar precauciones, como tener bien definidos los centros de costo (as podr asignar dichos costos
con mayor certeza). Por ejemplo: A cul de los dos productos debiera imputarle el gasto de los materiales
indirectos? Debiera repartir el total de gastos por partes iguales o debiera aplicarle un porcentaje mayor del
gasto al producto 1?

Otros presupuestos

Tambin existen otros Presupuestos que tienen el mismo trato que los ejemplos descritos, los que la empresa
debe preparar para confeccionar de forma exitosa los Presupuestos de Ventas, de Produccin y de Gastos.
Algunos los describimos a continuacin:

Presupuesto de Compras: Define todo el Plan de Compras que la empresa debe tener de acuerdo a
la produccin estimada.

Presupuesto de Materiales: Define la cantidad de materiales /materia prima que la empresa requiere
para producir la cantidad presupuestada de productos.

Presupuesto de Inventarios: Muestra la cantidad de productos terminados y productos en proceso

que la empresa debe tener para poder cumplir con el Presupuesto de Ventas, tanto en cantidad como
en tiempo.

Presupuesto de Utilidades: Indica cules deben ser los niveles de venta y cunto es lo que la
empresa debe cobrar para obtener las utilidades que desean los dueos y accionistas. En este
Presupuesto tambin se involucran los Presupuestos de Costos y de Gastos.
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Recuerda

El Presupuesto de Operaciones incluye la planeacin de las actividades productivas de la

empresa para un periodo de tiempo futuro, donde el anlisis del proceso comienza con el
diagnstico de los factores externos e internos que pueden afectar, en forma positiva o negativa,
a los objetivos y metas que desea alcanzar.

En el Presupuesto de Ventas descansan los dems Presupuestos de la empresa (su objetivo

condiciona las decisiones que afectarn la situacin financiera de la misma), pues busca
determinar el nivel de ventas real mediante el clculo de los datos de demanda actual y futura
de los bienes que distribuye o produce (predecir las ventas prioritarias).

El Presupuesto de Produccin permite que la empresa determine el nmero de productos que

debe producir, durante un periodo de tiempo determinado, para cubrir o satisfacer lo que
estableci en el Presupuesto de Ventas, es decir, subordina los requerimientos de fbrica a las
posibilidades comerciales.

El Presupuesto de Gastos de Administracin y Ventas busca planear los desembolsos en los

que la empresa incurrir en relacin a las actividades que no son directas a la fabricacin de
productos.

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Lectura y comprensin del Caso

Presupuestando para obtener crdito

Pedro Castro, Ejecutivo de Empresas del Banco Estrella del Norte, recibe a Mara Matilde Prez Rojas, duea
de la empresa Aros MM, quien requiere una lnea de crdito para capital de trabajo.
Al reunirse, ella le explica que su empresa produce cuatro tipos de productos basados en elementos
naturales, desde el tipo masivo con un precio de venta de $2.500 por unidad, hasta los ms exclusivos, que
son slo dos pares por tipo y diseos intensivos en mano de obra (con certificado incluido), que valen $7.000
la unidad.
Ofrece estos productos en sus dos tiendas, donde pueden adquirir libros de orfebrera y, adems, cuentan
con servicio de cafetera. Revela que el perodo estival es donde ms vende, luego lo sigue el Da de la
Madre en Mayo, y los meses de Septiembre y Diciembre.
Mara Matilde afirma que en Aros MM trabajan 85 personas y que este ao no espera crecer, fijando el costo
de la plantilla mensual en $33.910.000.
Revela que los costos de sus aros van entre los $1.000 y $2.500 por unidad segn el tipo de producto y que
tambin tienen ingresos por los cursos de orfebrera que dictan los sbados y domingos en la propia fbrica,
donde la demanda tambin aumenta en los meses de verano. Adems, ofrece charlas pagadas para
Municipalidades y algunas Instituciones Sin Fines de Lucro.
El Ejecutivo le solicita informacin respecto a sus Costos de Administracin, donde declara tenerlos
controlados y que, en general, estn en relacin a la produccin (aunque no linealmente).
Con esto, Pedro podra evaluar una lnea de crdito que est disponible para cuando Mara Matilde lo
requiera. Por lo que le solicita que presente un Presupuesto para determinar si efectivamente requiere la
lnea.
La empresaria instruye de forma inmediata a sus colaboradores para que preparen el Presupuesto mensual,
que para efectos de este ejercicio, se har de forma trimestral.
En primer lugar, determinan los gastos en personal durante un mes:
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Costo Mensual
Cargos Cantidad Unitario Total

Personal de Produccin 30 $ 300 $ 9.000

Jefe de turno 2 $ 500 $ 1.000

Gerente Produccin 1 $ 1.200 $ 1.200

Supervisores 2 $ 400 $ 800

Gerente Marketing y Ventas 1 $ 1.300 $ 1.300

Vendedores 10 $ 350 $ 3.500

Reponedores 2 $ 300 $ 600

Analistas Marketing 2 $ 500 $ 1.000

Periodista 1 $ 500 $ 500

Gerente Administracin y Finanzas 1 $ 1.300 $ 1.300

Contador 1 $ 600 $ 600

Jefe de Personal 1 $ 750 $ 750

Guardias de seguridad 6 $ 280 $ 1.680

Cajeros 6 $ 280 $ 1.680

Cobradores 2 $ 350 $ 700

Bodeguero 3 $ 350 $ 1.050

Administrativos 6 $ 300 $ 1.800

Junior 2 $ 250 $ 500

Secretaria 2 $ 350 $ 700

Gerente General 1 $ 2.500 $ 2.500

Secretaria 1 $ 400 $ 400

Controller 1 $ 650 $ 650

Auditor 1 $ 700 $ 700

85 $ 33.910

De la informacin proporcionada en el enunciado, se tiene que:

Tipos de Aros Precio Venta Costo unitario

Aros tipo 1 $ 2.500 $ 1.000

Aros tipo 2 $ 3.500 $ 1.200

Aros tipo 3 $ 4.500 $ 1.500

Aros tipo 4 $ 7.000 $ 2.500

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La estimacin de las Ventas en Unidades queda de la siguiente manera:

Estimacin de
ventas en Precio venta Enero Febrero Marzo Total
Unidades

Aros tipo 1 $ 2.500 12.000 15.000 30.000

Aros tipo 2 $ 3.500 6.000 6.500 3.000

Aros tipo 3 $ 4.500 1.000 1.200 1.000

Aros tipo 4 $ 7.000 200 200 100

19.200 22.900 34.100 76.200

Por tanto, Aros MM estima que vendern 76.200 unidades en los tres primeros meses del ao, repartidos
entre todos sus productos (los cuatro tipos de aros).
La estimacin de las Ventas en Pesos queda de la siguiente manera:

Estimacin de
ventas en Precio venta Enero Febrero Marzo Total
Pesos

Aros tipo 1 $ 2.500 $ 30.000 $ 37.500 $ 75.000

Aros tipo 2 $ 3.500 $ 21.000 $ 22.750 $ 10.500

Aros tipo 3 $ 4.500 $ 4.500 $ 5.400 $ 4.500

Aros tipo 4 $ 7.000 $ 1.400 $ 1.400 $ 700

$ 56.900 $ 67.050 $ 90.700 $ 214.650

Si consigue vender las 76.200 unidades en 3 meses, implica ingresos por venta de $214.650.-
El Costo de Produccin ser:

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Costos de
Costo unitario Enero Febrero Marzo Total
produccin

Aros tipo 1 $ 1.000 $ 12.000 $ 15.000 $ 30.000

Aros tipo 2 $ 1.200 $ 7.200 $ 7.800 $ 3.600

Aros tipo 3 $ 1.500 $ 1.500 $ 1.800 $ 1.500

Aros tipo 4 $ 2.500 $ 500 $ 500 $ 250

$ 21.200 $ 25.100 $ 35.350 $ 81.650

Aros MM declara que cuenta con Otros Ingresos:

Otros Ingresos Enero Febrero Marzo Total

Cursos orfebrera $ 2.500 $ 2.500 $ 1.200

Caf $ 4.500 $ 4.500 $ 2.000

Libro arte en aros $ 500 $ 500 $ 500

Charlas $ 500 $ 500 $ 500

$ 8.000 $ 8.000 $ 4.200 $ 20.200

Y presenta Otros Egresos:

Otros Egresos M$ Enero Febrero Marzo Total

Insumos
$ 120 $ 120 $ 120
administrativos

Insumos cafetera $ 500 $ 500 $ 200

Costo libros $ 200 $ 200 $ 200

Varios $ 150 $ 150 $ 150

$ 970 $ 970 $ 670 $ 2.610

Adems despliega los Gastos en Recursos Humanos:

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Costos RRHH M$ Enero Febrero Marzo Total

Remuneraciones $ 33.910 $ 33.910 $ 33.910 $ 101.730

Recordemos que la Utilidad la podemos calcular de la siguiente forma:

Resumiendo, tenemos que:

Enero Febrero Marzo Total

Ventas $ 56.900 $ 67.050 $ 90.700 $ 214.650

Costo de Ventas $ 21.200 $ 25.100 $ 35.350 $ 81.650

Margen de
$ 35.700 $ 41.950 $ 55.350 $ 133.000
Contribucin

Gastos de
$ 33.910 $ 33.910 $ 33.910 $ 101.730
Administracin

Otros Ingresos $ 8.000 $ 8.000 $ 4.200 $ 20.200

Otros Egresos $ 970 $ 970 $ 670 $ 2.610

Utilidad $ 8.820 $ 15.070 $ 24.970 $ 48.860

Mara Matilde le presenta este Presupuesto para los prximos tres meses al Ejecutivo, quien le argumenta
que la proyeccin de Aros MM es auspiciosa, ya que los resultados esperados son positivos para el perodo,
pues la utilidad fue de $48.860 en los tres primeros meses del ao.
A la vez, este ejercicio muestra solamente los tres meses donde la estacionalidad le favorece, por lo que
efectivamente habra que analizar el Presupuesto para el ao completo.
Sin embargo, como puede observar resultados positivos, una buena estructura de gastos, personal adecuado
y, adems, posee otros ingresos, decide otorgarle una lnea de crdito de bajo monto, a la espera de contar
con el Presupuesto de 12 meses.

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A continuacin te invitamos a dar tu opinin en el foro, comentando la siguiente pregunta:

Pregunta

Si estuvieras en la situacin del Ejecutivo de Cuentas Cul habra sido tu respuesta?

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