AUDIT SISTEM MANAJEMEN

MUTU, LINGKUNGAN & K3

BASED ON ISO 19011:2011
Referensi Astra International & TUV SUD
 TUJUAN PELATIHAN

1. Memahami proses pelaksanaan audit.

2. Mampu merencanakan, melaksanakan, dan

menindaklanjuti proses audit.

3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi

dalam pelaksanaan audit.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 2/56

 Topik

1. Pemahaman Audit
2. Aktifitas Audit
3. Kualifikasi Auditor
4. Kesimpulan

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 3/56

 1. Pemahaman Audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 4/56

 DEFINISI
Asesmen/Audit
Proses yang sistematik, independen, dan
terdokumentasi, untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

* Independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab asesor /

auditor dari kegiatan/aktivitas/perusahaan yang diases.

Referensi: ISO 19011:2011 Guidelines for management systems auditing.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 5/56
 DEFINISI
Asesmen
Proses asesmen merupakan proses pencarian
kesesuaian, bukan ketidaksesuaian.
Ditemukannya ketidaksesuaian merupakan implikasi
logis dari pencarian kesesuaian.
Dipilihnya kata asesmen untuk menghindari
prasangka/asumsi bahwa proses ini adalah proses
pencarian kesalahan.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 6/56

 Jenis-Jenis Asesmen
a. First Party Audit Audit Internal

b. Second Party Audit, contoh: pelanggan. Audit Eksternal

c. Third Party Audit, contoh: badan sertifikasi

Bila sistem manajemen mutu dan LK3 diaudit secara

bersamaan, maka dinamakan audit kombinasi.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 7/56

 Asesmen Vs Inspeksi
Asesmen Inspeksi
Melihat kesesuaian sistem manajemen Melihat kesesuaian objek terhadap
dibandingkan standar. standar.
Berfokus pada sistem manajemen. Berfokus pada objek.

Metode: pemeriksaan dokumen, verifikasi, Metode: pengujian secara teknis

wawancara dan observasi. dan/atau mendetail
Pelaksanaan jangka panjang dan Pelaksanaan jangka pendek (quick
sistematik (comprehensive, systematic fix)
approach).

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 8/56

 Tujuan Asesmen
a. Menentukan apakah sistem manajemen telah diterapkan
secara efektif
b. Memberi masukan bagi manajemen untuk peningkatan
sistem manajemen.
c. Melaksanakan verifikasi kesesuaian dengan persyaratan
kontrak
d. Menilai secara kritis & sistematis sistem manajemen
e. Memperoleh dan memelihara kepercayaan terhadap
kemampuan supplier.
f. Mematuhi peraturan perundangan & perijinan
g. Menghindari kerugian finansial
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 9/56
 Fungsi Asesmen
Melihat secara keseluruhan sistem
Upaya menemukan kesesuaian dlm penerapan sistem
manajemen
Mengukur kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen terhadap
standar
Berfokus pada sistem manajemen
Metode : pemeriksaan dokumen, verifikasi, wawancara dan
observasi
Pelaksanaan dengan jangka panjang & sistematik

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 10/56

 Konsep Dasar Asesmen
Instrumen Audit :
Telaah dokumen Kriteria Audit :
Wawancara Peraturan Pemerintah
Pengamatan fisik Kebijakan, prosedur, & instruksi
Pembuktian data & StandarISO 9001, ISO 14001,
verifikasi. OHSAS 18001 & SMK3
Kinerja dan fungsi yang sedang
Prasyarat Audit :
berjalan
Waktu
Tempat/area
Asesor yang berkualifikasi
Komitmen dan kerja sama asesee

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 11/56

 Principles of Auditing
Integrity
hal mendasar dari profesionalisme
ISO 19011:2011
Fair Presentation
wajib menyampaikan dengan jujur dan akurat dari hasil audit finding
Due Professional Care
kompeten dalam hal-hal penting untuk memberikan penilaian dan keputusan
Confidentiality
menjamin kerahasiaan dan keamanan informasi
Independence
tidak ada keberpihakan pada kepentingan tertentu sehingga objektif dan bebas bias dalam
mengambil kesimpulan
Evident Based Approach
menggunakan metode yang rasional dan sistematis dalam menyimpulkan temuan audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 12/56

 5 Prinsip Audit*
Ethical Conduct (Kode Etik)
The foundation of Professionalism (Dasar Profesionalisme)

Trust : terpercaya
Integrity : kejujuran
Confidentiality : kerahasiaan
Discretion : berpendirian

*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 13/56
 5 Prinsip Audit*
Fair Presentation (Penyajian objektif)
The obligation to report truthfully and accurately
(wajib melaporkan secara benar & akurat)

Audit finding (temuan audit)

Audit conclusion (kesimpulan audit)
Audit report (laporan audit)
(including if any disputes and obstacles appear
during the audit process)

*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 14/56
 5 Prinsip Audit*

Due Professional Care (Profesional)

The Application of Diligence and Judgement in Auditing
(Kesungguhan & ketepatan penilaian dalam audit)

The importance of the task (pentingnya tugas)

The Confidence (percaya diri)
Competence (kemampuan)

*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 15/56
 5 Prinsip Audit*
Independence (Independen)
The basis for impartiality of the audit and objectivity of the
audit conclusion (ketidakberpihakan & objektifitas)

Independent of the activity being audited

Bebas dari aktifitas yang diaudit.
Free from bias and conflict of interest
Bebas dari keberpihakan & konflik kepentingan.
Maintain the objective state of mind
Menjaga pemikiran yang obyektif

*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 16/56
 5 Prinsip Audit*
Evidence-Based Approach
(Pendekatan berdasarkan bukti)
The rational method for reaching reliable and reproducible audit conclusions in a
systematic audit process
(metode rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga
konsistensinya melalui proses sistematis)

Audit Evidence is Verifiable

(dapat diverifikasi)
Based on samples of information
(berdasar sampel informasi yang tersedia)
Audit conclusion related to the appropriate use of sampling
(Kesimpulan audit terkait dengan sampel terkait)

*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 17/56
 Auditors Roles & Responsibility ?
Audit Team Leader, should be able to:
Plan the audit & make effective resource
Represent the audit team in communicating with auditees
Organize & direct audit team
Provide direction/guidance to trainee
Lead the team in reaching conclusions
Prevent / resolve conflicts
Prepare audit report

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 18/56

 Code of Conduct Asesmen
Tidak menjelekkan Assessor maupun organisasi
sertifikasi lainnya
Tidak memberikan saran atau proses konsultasi
kepada yang di Assess
Sopan dalam proses komunikasi
Komitmen ketepatan waktu hadir dan ketepan
waktu penyampaian laporan assessment

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 19/56

 Code of Conduct Asesmen
Profesional dan bebas bias/prasangka
Ada semangat belajar selama proses assessment
Membimbing team Assessor yang dipimpinnya (khusus untuk Lead
Assessor)
Mandiri (tidak mewakili kepentingan yang saling konflik, berkompetisi
dengan client, sehingga mempengaruhi penilaian)
Menjaga kerahasian client dan assessee yang terkait dengan materi
assessment
Tidak menerima bujukan, komisi, hadiah atau keuntungan apapaun dari
client atau assessee

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 20/56

 PROSES AUDIT
Berdasarkan ISO 19011 : 2011
ISO 19011:2011 adalah
Pedoman dalam prinsip-prinsip audit mutu dan atau lingkungan
Pedoman penentuan kompetensi auditor mutu dan lingkungan
Sesuai untuk audit internal dan eksternal mutu serta lingkungan, termasuk
untuk mengatur program audit mutu dan lingkungan
Memungkinkan digunakan sebagai acuan dalam audit lainnya, termasuk audit
sosial & K3.
Untuk audit lainnya tersebut, diperlukan penambahan identifikasi kompetensi
untuk auditor

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 21/56

 Terminologi dalam ISO 19011:2011
Audit Criteria/Kriteria audit :
Sekumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan
Catatan : Kriteria audit digunakan sebagai acuan perbandingan dalam menuliskan bukti audit.

Audit Evidence/Bukti audit :

Catatan, pernyataan dari fakta atau informasi lainnya, yang relevan dengan kriteria
audit dan telah diverifikasi.

Audit Findings/Temuan audit :

Hasil dari evaluasi bukti audit yang telah dibandingkan dengan kriteria audit.
Catatan : Temuan audit dapat mengindikasikan sebagai suatu kesesuaian/conformity atau
ketidaksesuaian/nonconformity dengan kriteria audit atau peluang untuk perbaikan.

Audit Conclusion/Kesimpulan audit :

Hasil dari sebuah audit yang dipersiapkan oleh tim audit, sesudah
mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 22/56
 Terminologi dalam ISO 19011:2011
Audit Client/Klien audit :
Organisasi atau seseorang yang meminta untuk dilakukan audit
Catatan : Klien audit dapat merupakan auditee atau organisasi lainnya yang mengatur atau
meminta diadakannya suatu audit.

Auditee / Assessee :
Organisasi yang diases

Auditor / Assessor :
Seseorang yang berkompeten untuk melakukan audit

Audit Team / Tim audit :

Satu atau lebih auditor yang melakukan audit, bila diperlukan dapat disupport oleh
Technical Expert
Pimpinan auditor disebut sebagai : audit Team Leader
Bisa termasuk dengan Auditor Trainee
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 23/56
 Terminologi dalam ISO 19011:2011
Technical Expert :
Seseorang yang memberikan pengetahuan atau keahlian spesifik
kepada team audit.

Technical Expert tidak bertindak sebagai auditor

Spesifik : Spesifik :
Teknik Lingkungan Sosial & budaya kemasyarakatan
Keselamatan dan Kesehatan Kerja Ekonomi kerakyatan
Kesehatan Lingkungan Good Corporate Governance
Higiene Industri Peraturan Pasar Modal
Teknik Mesin Industrial Relation / Perburuhan
Teknik Kimia Customer Relationship Management
dll Supplier Specialist

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 24/56

 Aliran Proses Program Audit

Penanggung Jawab
5.1

Penetapan Program Audit

Tujuan
Prosedur
5.2, 5.3 Plan
Sumber daya Program
Tanggung jawab manager

Penerapan Program Audit

Jadwal 7 Program
5.4, 5.5 Kompetensi
Evaluasi Auditor Auditor manager
Action Penentuan tim audit Do
5.6 Mengarahkan aktifitas audit Aktivitas
Record Audit Lead Auditor
All Tindakan
6
Function Perbaikan
Pemantauan & Tinjauan
Pantau dan review
5.6
Identifiaksi Kebutuhan perbaikan & Program
Pencegahan manager Check
Identifikasi Improvement

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 25/56

 2. Aktifitas Audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 26/56

 Aktivitas Audit

Program Manager Lead Auditor Program manager

Pre - audit On site - audit Post - audit

Inisiasi audit: Opening Meeting Laporan audit
Penentuan Team leader
Penenentuan scope
Feasibility Pelaksanaan audit
Penentuan auditor Proses audit:
Initial contact Communication
Job Desc. Guide & Observer Distribusi laporan audit
Collecting & Verifying
information
Document Review
Persiapan kesimpulan
Identifikasi Stakeholder audit Completing the audit
audit finding
Analisis Kuantitas & Kualitas
Persiapan on site audit : Program
Rencana audit Analisis Pencapaian KPI
Team Assignment Follow up audit
Dokumen Kerja

Closing Meeting

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 27/56

 Inisiasi Audit Pre - Audit
Inisiasi Audit dilakukan oleh Program Manager audit.
1. Menentukan audit team leader untuk spesifik audit
2. Memastikan tujuan audit sesuaikan dengan yang tercantum dalam prosedur internal audit dan
persetujuan top manajemen
3. Scope disesuaikan dengan program yang direncanakan
4. Kriteria audit yang dapat digunakan :
Applicable Policy
Prosedur
Standar
Regulasi
Persyaratan sistem manajemen
Persyaratan kontrak
Industry code of conduct
5. Feasibility dilakukan untuk memastikan kelayakan audit terhadap:
Kecukupan informasi untuk planning
Kecukupan kerjasama auditee
Kecukupan waktu
Kecukupan sumber daya
Feasibility study dilakukan kembali oleh lead auditor/team leader audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 28/56

 Inisiasi Audit
6. Persyaratan auditor dituliskan dalam prosedur (mempertimbangkan
kompetensi - knowledge & Skill)
7. Penetapan auditor perlu disahkan
8. Menentukan tim auditor dengan mempertimbangan jumlah/komposisi tim :
Tujuan, scope, kriteria, durasi
Jenis Audit
Kompetensi yang dimiliki
Peraturan yang berlaku
Independensi
Kemampuan interaksi efektif dan kerjasama dengan auditee
Bahasa, isu sosial dan budaya

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 29/56

 Inisiasi Audit

9. Initial contact dilakukan secara Informal atau Formal oleh Audit

Program Manager dan Audit Team Leader, bertujuan :
Konfirmasi rencana audit pada top manajemen & auditee
Konfirmasi kewenangan untuk mengaudit
Menyediakan informasi untuk usulan waktu dan komposisi tim audit
Meminta akses terhadap dokumen dan catatan yang relevan
Mengetahui aturan tentang keselamatan kerja di lapangan
Koordinasi proses audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 30/56

 Dokumen Review
Dokumen review dilakukan oleh lead auditor/team leader audit

Identifikasi jenis data dan dokumentasi yang dibutuhkan

Mengevaluasi sesuai dengan kriteria yang digunakan
Menentukan isu penting yang terkait dengan topik audit
Meminta informasi tambahan kepada auditee jika yang kurang
lengkap
Kadang diperlukan kunjungan awal untuk overview

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 31/56

 Dokumen Review
Dokumentasi yang direview antara lain :

Peta dan Lay out Hasil identifikasi aspek & dampak
Diagram proses produksi Emergency response
Pedoman manajemen Peraturan terkait
Prosedur dan sebagainya
Catatan audit sebelumnya
Struktur organisasi
Program perijinan

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 32/56

 Persiapan On Site Audit Audit Plan
Skenario disiapkan oleh Program Manager Audit meliputi :
Tujuan audit
Jadwal audit *
Ruang lingkup, termasuk identifikasi bagian/fungsi/proses yang diaudit
Kriteria Audit
Pembagian tugas tim audit (jika terbagi menjadi lebih dari 1 tim)
Pengaturan logistik (transportasi, fasilitas selama audit jika diperlukan)

Penjabaran dari skenario dilakukan oleh Lead Auditor / Audit Team Leader sesuai dengan
pembagian tugas yang ditetapkan, diantaranya :
Koordinasi dengan anggota tim untuk pengaturan waktu dan pembagian tugas
Melakukan komunikasi dengan auditee untuk kesesuaian rencana jadwal, ruang lingkup, kriteria,
hal-hal menyangkut kerahasiaan, dan melakukan document review
Pengaturan logistik (transportasi, fasilitas selama audit jika diperlukan)

Audit Plan bersifat fleksibel terhadap perubahan di lapangan dan setiap setiap perubahan
harus disetujui pihak terkait (manager program audit, auditee, tim auditor)
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 33/56
 Persiapan On Site Audit Audit Plan
* : JADWAL AUDIT
Pemilihan waktu audit, perlu mempertimbangkan :
Cuaca
Hari operasional
Siklus operational fasilitas
Agenda resmi fasilitas

Ketersediaan waktu anggota team audit dan auditee

Contoh form Jadwal Pelaksanaan Audit

No . Tanggal Waktu Bagian Auditor Auditee No Dok Aktivitas / Elemen ISO 14001 Keterangan

1 15.08.98 09.00-12.00 Machining AGS SNN Pro/4.7 Pengendalian Proses

Diaudit
Activity Plan
Sesuai tanggung
Komunikasi
jawabnya
Training
Kebijakan Lingkungan &
Mutu

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 34/56

 Persiapan On Site Audit Tim Assignment

Tim Assignment dilakukan oleh Manager program audit maupun auditor team leader.
Pembagian tugas anggota tim auditor

Mempertimbangkan :
- Independensi
- Kompetensi
- Efektifitas sumber daya

Memungkinkan terjadinya perubahan

Pengaturan auditor trainee dan technical expert dengan persetujuan manager

program audit.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 35/56

 Persiapan On Site Audit Dokumen Kerja
Dokumen Kerja disiapkan oleh Manager program audit maupun auditor team leader.

Dokumen kerja sebagai acuan melaksanan audit dan untuk mencatat hasil audit
Termasuk :
- Checklist
- Audit sampling plan
- Form untuk mencatat informasi (contoh : form temuan lapangan)
Dokumen dipelihara paling tidak sampai proses audit selesai
Isi yang confidential harus dipelihara dan dijaga setiap saat

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 36/56

 Opening Meeting Site - Audit
Tujuan
Agenda
Konfirmasi rencana audit
Perkenalan anggota tim
Menjelaskan proses audit akan Tujuan, Scope dan kriteria yang digunakan
dilaksanakan Audit time table
Metode dan prosedur pelaksanaan audit
Konfirmasi jalur komunikasi
Konfirmasi jalur komunikasi formal dengan auditee
Menyediakan waktu auditee Konfirmasi bahasa yang digunakan
untuk menyampaikan Auditee akan menerima progress audit
Konfirmasi ketersediaan fasilitas
pertanyaan
Kerahasiaan
Work safety, emergency and security procedure
Guide
Laporan audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 37/56

 Proses Audit
1. Melakukan komunikasi untuk :
Saling tukar informasi secara periodik
Reassign work, bila diperlukan
Komunikasi progress scr periodik ke auditee
Isue penting di luar scope
Perubahan scope
2. Adanya guide dan observer bertujuan untuk :
Membantu mengatur waktu interview
Mangatur kunjungan ke area spesifik
Memastikan aturan safety/security dimengerti tim audit
Menjadi saksi
Asistensi selama proses pengumpulan informasi
Bukan bagian dari audit team
Tidak boleh ikut campur/mempengaruhiBertindak atas permintaan ATL

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 38/56

 3. Collecting & Verifying Information Proses Audit
Source of Information

Collecting by Appropriate sampling and verifying

Audit Evidence Hanya informasi yang dapat di

verifikasi yang dapat jadi
audit evidence
Evaluating against audit criteria
Sumber Informasi :
Audit Findings
Wawancara dengan pekerja dan personel lain
Observasi dari aktivitas dan lingkungan kerja
Reviewing Dokumen
Catatan
Database di dalam komputer ataupun website
Audit conclusion Laporan dari sumber lain : seperti umpan balik customer

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 39/56

 Pengumpulan Bukti Asesmen
Proses Audit

SISTEM
STANDAR MANAJEMEN
ISO 14001:2015 &
PERFORMANCE Tinjauan Lapangan
(Pengamatan visual/
panca indera lain)

Verifikasi Dokumen
+
Wawancara

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 40/56

 Cara menuliskan temuan
Pastikan temuan anda sudah menggunakan prinsip PLOR
(Problem, Location, Objectives Evidence, Reference)

Contoh :
Evaluasi Subcont metalizing belum konsisten dilakukan, misal pada dept. Purchasing
P L

subcont metalizing PT ABC, form evaluasinya, masih belum diisi, tidak sesuai yang
O

diminta oleh instruksi Kerja Evaluasi Supplier

R

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 41/56

 4. Audit Finding Proses Audit
Evaluasi bukti audit berdasarkan kriteria
Dapat berupa Conformity atau Non Conformity (NC) atau Observasi (Obs)
Non Conformity di catat beserta bukti
Non conformity dapat di grade
Reviewed with auditee untuk klarifikasi dan dimengerti

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 42/56

 Proses Audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 43/56

 Proses Audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 44/56

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 45/56
 Proses Audit
5. Kesimpulan Audit

Review audit findings dan informasi lain yang relevan

Persetujuan kesimpulan audit
Menyiapkan rekomendasi
Diskusi Follow up Audit

Kesimpulan audit dapat menjawab isu berikut :

a. Sejauh mana kesesuaian dengan kriteria
b. Efektifitas implementasi, pemeliharaan dan improvement dari sistem
c. Kemampuan dari tinjauan manajemen untuk memastikan keberlanjutan sistem

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 46/56

 Sumber Informasi
Proses Audit
Mengumpulkan dan menyeleksi
(review dokumen, interview, observasi, dll)

Informasi

Verifikasi

Bukti Audit

Mengevaluasi dgn standar kriteria

Temuan Audit

Review

Kesimpulan Audit

Diagram Alir Proses Penyusunan Kesimpulan Audit

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 47/56
 Closing Meeting Proses Audit
Mempresentasikan temuan audit dan hasil evaluasi
temuan audit

Mendiskusikan isu-isu penting yang belum disepakati

Mendiskusikan rekomendasi perbaikan

Memastikan keterlibatan tim audit pada kegiatan rencana

tindak lanjut dan aksi perbaikan

Memastikan tata waktu penyelesaian laporan audit

(draft, komentar dan final )

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 48/56

 1. Pelaporan Post - Audit
Laporan harus ditandatangani dan diberi tanggal.
Laporan berisi temuan audit dan ringkasannya dengan bukti pendukung

2. Distribusi Laporan
Laporan audit disampaikan kepada Top Manajemen dan harus dijaga kerahasiaannya

3. Completing Audit
Audit dikatakan komplit bila seluruh audit plan sudah di penuhi
dan laporan audit sudah didistribusikan
Catatan terkait dengan proses audit dapat disimpan atau dimusnahkan
tergantung kepada prosedur ataupun agreement yang dibuat

4. Follow Up
Hasil temuan audit harus ditindaklanjuti (corrective action). Hasil Audit harus disampaikan pada saat
tinjauan manajemen yang dilakukan oleh top manajemen.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 49/56

 3. Kualifikasi Auditor

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 50/56

 5 Prinsip Audit*
1. Ethical Conduct
2. Fair Presentation
3. Due Professional care
4. Independence
5. Evidence-Based Approach
*diadopsi dari Standar ISO 19011:2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 51/56

 Kualifikasi Auditor

Quality-Specific Generic Environmental-Specific

knowledge and Skill knowledge & knowledge and Skill
Skill

Education Work Auditor Audit

Experience Training Experience

Personal Attributes of Auditor

KOMPETENSI Sumber : ISO 19011-2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 52/56

 Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pelatihan Asesor, dan
Pengalaman Asesmen
Parameter Asesor Assessment Team Leader
Pendidikan SLTA, SMK, atau sederajat Sama dengan Asesor

Total Pengalaman Kerja 5 tahun (dapat dikurangi 1 tahun bila Sama dengan Asesor
telah tamat SLTA)

Pengalaman Kerja di salah Minimum 2 tahun dari total 5 tahun Sama dengan Asesor
satu area stakeholder masa kerja
(shareholder, employee, supplier,
customer, masyarakat sekitar,
lingkungan hidup)

Pelatihan asesor 40 jam pelatihan asesmen Sama dengan Asesor

Pengalaman asesmen 4 kali asesmen (minimum 20 hari) 3 kali asesmen (total 15 hari) sebagai
sebagai trainee. Pengalaman ATL dibawah pengawasan ATL yang
Asesemen yang diakui adalah 3 tahun pengalaman. Asesmen yang diakui
terakhir adalah 2 tahun terakhir

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 53/56

 Pemeliharaan & Peningkatan Kompetensi

1. Pengembangan profesional berkesinambungan

a. Pengalaman kerja tambahan
b. Pelatihan
c. Belajar sendiri
d. Coaching & concelling
e. Update standar & peraturan terbaru.
2. Pemeliharaan kemampuan audit
Partisipasi secara berkala dalam audit.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 54/56

 Knowledge & Skill
Generic Knowledge And Skill (Pengetahuan & Kemampuan Umum)
Audit Principles, Procedure & Techniques (Prinsip, Prosedur & Teknik
Audit)
Management System and Reference Document (Sistem Manajemen &
Referensi Dokumen)
Organizational Situation (Situasi Organisasi)
Applicable Laws, regulation and other requirements (Peraturan
perundangan & persyaratan lainnya yang berlaku)
Audit leadership (Kepemimpinan untuk Audit Team Leader)

Sumber : ISO 19011-2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 55/56

 Knowledge & Skill
Specific Knowledge And Skills of Auditors (Pengetahuan & Kemampuan Spesifik Auditor)

EHS related methods & Techniques (Metode & Teknik Manajemen LK3)
- EHS terminology (Terminologi/Pengertian)
- EHSMS Principles (Prinsip Sistem Manajemen LK3)
- EHS management tools (Metode-metode penerapan Pengelolaan LK3)
EHS science and technology (Ilmu Pengetahuan & Teknologi LK3)
- Impact of human activities on the environment (dampak dari aktifitas manusia terhadap LK3)
- Interaction on ecosystem (interaksi dengan ekosistem)
Technical & EHS Aspect of Operation (Aspek Teknis & LK3 dari Operasi)
- EHS aspects & impacts (Aspek & dampak LK3)
- Monitoring and measurement techniques (Teknik Pemantauan & Pengukuran)
- Technologies for the prevention pollution (Teknik pencegahan pencemaran, kecelakaan & penyakit akibat
kerja)

Sumber : ISO 19011-2011

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 56/56
 Personal Attributes of Auditors
Ethical : adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur
Open Minded : terbuka atas berbagai bentuk pemikiran
Diplomatic : bijaksana menghadapi orang lain
Observant : suka memperhatikan, pendengar yang baik
Perceptive : cepat mengerti
Versatile : luwes, siap menyesuaikan diri utk situasi berbeda
Tenacious : teguh, fokus pada pencapaian tujuan audit
Decisive : tegas dalam menghasilkan kesimpulan
Self reliant : percaya diri, independen

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 57/56

 Sikap Auditor yang Baik
1. Bersikap asertif (pertengahan antara agresif dan pasif)
2. Tidak membawa pengalaman subjektif ke dalam proses audit
3. Bersikap objektif
4. Bersikap sopan
5. Selalu menghargai pendapat auditee
6. Tepat waktu
7. Berpengetahuan dan berketerampilan baik
8. Tidak mencari-cari kesalahan
9. Berusaha untuk menjelaskan setiap temuan dengan ringkas dan
tepat
10. Bersikap independen

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 58/56

 Sikap Auditor yang Kurang Baik
1. Agresif atau pasif
2. Terbawa oleh auditee
3. Tidak tepat waktu
4. Mencari-cari kesalahan di auditee dan tidak dapat menunjukkan
ketidaksesuaian terhadap sistem.
5. Tidak rapi administratif (melupakan dokumen vital dalam audit)
6. Menyebutkan nama personel yang bersangkutan (bukan untuk
keperluan pembenahan sistem).
7. Membuat asumsi
8. Terlibat pembicaraan politik atau staf lain
9. Mendesak auditee untuk menjawab dg segera
10. Mendesak auditee menjawab di luar kewenangannya

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 59/56

 Evaluasi Auditor
1. Sebaiknya direncanakan, dilaksanakan dan direkam sesuai
prosedur program audit.
2. Tahapan: evaluasi awal, evaluasi auditor, evaluasi
berkesinambungan.
3. Susun kriteria evaluasi.
4. Metode evaluasi:
a. Meninjau rekaman
b. Umpan balik positif dan negatif
c. Wawancara
d. Pengamatan
e. Ujian
f. Tinjauan paska audit
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 60/56
 PROBLEM AUDIT & CARA MENGATASINYA

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 61/56

 Sudden Hostility
Yaitu sikap permusuhan yang timbul
secara mendadak ketika audit
berlangsung. Misalnya begitu auditor
menemukan temuan penyimpangan
yang dilakukan oleh personal, dan
personal tersebut khawatir akan
ditegur atas penyimpangan tersebut

Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:

Menjelaskan kepada auditee bahwa audit adalah audit sistem bukan orang.
Penyimpangan terjadi mungkin karena ketidakjelasan sistem (instruksi kerja
tidak jelas) atau mengindikasikan adanya kelemahan pada sistem (tidak
dilakukannya on the job training/ sosialisasi terhadap sistem yang baru)

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 62/56

 Progressive Hostility
Progressive Hostility
yaitu: sikap permusuhan yang timbul secara
bertahap.
Misalnya kebanyakan interview diawali
dengan damai (peaceably), tetapi sifat tidak
berteman timbul sesuai dengan pergerakan
waktu seiring ditemukannya banyak ketidak
sesuain atau sifat audit yang cenderung
intimidasi atau mulai lelah.
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:
Melunakkan dan menurunkan nada bicara
sehingga tidak berkesan mencecar dan memojokan
auditee.
Lebih terbuka untuk mendengarkan penjelasan
auditee.
Menyelipkan humor segar untuk mencairkan
suasana.

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 63/56

 Immediate Hostility
sikap permusuhan yang langsung ditunjukkan
pada saat audit dimulai, misalnya :
Saya sibuk, bagaimana kalau auditnya
minggu depan saja ?
Saya sebentar lagi ada meeting, bisa nggak
auditnya 15 menit saja ?
Kondisi ini biasanya meng-indikasikan lemahnya
komitmen dan support dari manajemen, audit
kurang dianggap sebagai suatu program penting
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:
Tidak perlu ribut dengan auditee, cek apakah memang kebetulan ada urusan
mendadak (tidak diduga) yang penting, yang tidak bisa ditinggalkan, jika ya maka
atur schedule penggantinya.
Jika kondisi tersebut terjadi karena kurangnya komitment, maka catat dan
informasikan ke Lead Auditor. Lead auditor akan menyampaikan masalah ini ke
Manajemen
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 64/56
 KESIMPULAN
audit merupakan fungsi manajemen

audit bukan inspeksi rutin

audit harus dilaksanakan oleh personil

yang memenuhi kualifikasi

audit : menguji kesesuaian suatu aktivitas dengan standar

Kesimpulan audit didasarkan pada fakta & data yang ada

Laporan audit harus difokuskan pada sistem yang ada

Program Audit harus memastikan adanya tindak lanjut yang dipantau

AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU LINGKUNGAN & K3 Hal : 65/56