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Cmo hacer la Revisin por la Direccin?

Una de las primeras causas de estrs para el nuevo Responsable de Calidad es la tan temida Revisin
por la Direccin.

La Norma ISO 9001; 2008 es clara en su punto 5.6.1 sobre Generalidades:

La alta direccin debe revisar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin, a intervalos


planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. La revisin debe
incluir la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema
de gestin de la calidad, incluyendo la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad.
Deben mantenerse registros de las revisiones por la direccin (vase 4.2.4).

Traducindolo al buen cristiano la Revisin por la Direccin es la reunin que realiza el Representante
de la Direccin de forma programada, al menos una vez al ao, donde se presentar el estado del
Sistema de Gestin y sus oportunidades de mejora a la Alta Direccin es decir, los gerentes, de lo
cual se tendr que dejar registro, (de lo contrario se obtendr una No Conformidad.)

Veamos, la Revisin se compone de Informacin de Entrada e Informacin de Salida.


La norma es clara una vez ms, en los puntos mnimos que debers tratar en tu presentacin, respecto
a la informacin de entrada:

ISO 9001:2008 5.6.2 Informacin de entrada para la revisin


La informacin de entrada para la revisin por la direccin debe incluir:

a) Los resultados de auditoras,


b) La retroalimentacin del cliente,
c) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto,
d) El estado de las acciones correctivas y preventivas,
e) Las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas,
f) Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad, y
g) Las recomendaciones para la mejora
Recomendamos hacer una presentacin en PowerPoint, Prezi o similar, sencilla y directa, evita que las
reuniones sean muy largas, recuerda que la presentaras a gerentes que tienen otras preocupaciones
que atender y, pronto te destacaras si eres conciso en los puntos que tratas.

Recuerda que son los puntos mnimos, pero no los nicos que debes trabajar, es un error comn que al
estar certificada la empresa en ms de una Norma, se realice una poltica y una Revisin por la
Direccin aparte, lo mejor ser integrarlas.

Ahora veamos paso a paso que puntos deberas tratar en la revisin:

En lo personal empiezo por la agenda, es decir, les present el detalle de los puntos que trataremos.
A continuacin empiezo de la siguiente manera:

1. 1. Resultados de las auditorias: Es el primer punto a tratar, se explican los resultados


de la Auditoria Externa e interna realizada entre esta y la anterior revisin. Se explica las No
Conformidades mayores y menores que podran haberse detectado, el seguimiento de estas y los
plazos para cerrarlas (tendrs que tener la evidencia a la mano, en caso que alguno de los
gerentes quiera el detalle del cierre de dicha No Conformidad.)
1. 2. Retroalimentacin del cliente: Explicas brevemente los resultados del anlisis de
satisfaccin al cliente, es decir, El nivel de satisfaccin, segn la ltima encuesta de octubre, es
del 75 %, pero la meta es del 83%, la satisfaccin se redujo desde que se elimin el 50% de la
planilla del personal de atencin al cliente, tal como lo muestra la siguiente grfica, donde los
clientes se quejan de.Se recomienda corregir este problema por medio de... Adems
conviene agregar un anlisis de las quejas de los clientes, ya que arrojan unetc
1. 3. El desempeo de los procesos: Se describe el comportamiento de los distintos
procesos de la empresa segn sus indicadores, por ejemplo: En el primer trimestre del ao el
revenue se mantuvo 5% sobre la meta pero en el segundo se ve un ligero decremento.El
departamento de ventas por su parte cuenta con 5 nuevos miembros que han aportado 9 clientes
nuevos que hacen llegar a la meta semestral de 6 cuentas nuevas etc
1. 4. El estado de las acciones correctivas y preventivas: Se detallan las acciones
correctivas y preventivas tratadas durante ese periodo explicando cmo se han cerrado.
1. 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas: Como su
nombre lo indica, explicas como van las acciones de revisiones anteriores, si es la primera, solo
mencinala y explicas brevemente, ya que en caso que hay auditores ms enfocados a buscar No
Conformidades que Conformidades, y buscaran hasta una tilde mal puesta para levantarte una
No conformidad, por ello, mejor menciona el punto, aunque sea la primera.
1. 6. Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad: Describes
todos los cambios que pueden afectar a tu sistema de calidad, por ejemplo: 4 nuevas polticas
de Ventas; Cambios en la legislacin del pas hace que etc.
1. 7. Las recomendaciones para la mejora: Presentas una serie de sugerencias para
fortalecer los puntos dbiles de tu sistema.
Recuerda, estos son los puntos mnimos, no los nicos que debes de tratar. Tambin debes agregar
Revisin de la poltica y objetivos de calidad Recursos etc.

ISO 9001:2008 5.6.3 Resultados de la Revisin


Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas
con:

a) La mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos


b) La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente, y
c) Las necesidades de recursos.
Es por ello que la salida mnima debe ser manejada as:

1. 1. La mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos La


conclusin de las mejoras que se realizarn para mejorar el sistema y sus procesos, por ejemplo:
Se establece una revisin de procedimientos al menos una vez al ao; Se formarn al menos 2
auditores internos de la Norma por departamento, quienes darn apoyo a los dueos del proceso
para la mejora de procesos.
1. 2. La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente: La explicacin
clara, como har la empresa para cumplir de mejor manera con los requisitos que quiere el
cliente, (claro est, debe hacerse tomando en cuenta el presupuesto)
1. 3. Las necesidades de recursos: Explicas a detalles los recursos necesarios para poder
trabajar
Debes notar, que si tu sistema de Gestin es Integrado, lo mejor ser hacer una revisin integrada y
podrs realizarlo de forma sencilla, ya que los puntos de la revisin de las distintas normas son muy
parecidos, pero lo trataremos en otro tema.