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COMO MONTAR

UM PLANO DE
AO PARA A
S U A G E S T O
D E P ROJETOS?
(MANUAL COMPLETO)
SUMRIO
1. Introduo 4
2. Defina objetivos 6
3. Estude riscos 9
4. Planeje 12
5. Leve a logstica das etapas em conta 14
6. Delegue funes e tarefas 17
- Conhea as habilidades dos membros da sua equipe 18
- Equilibre as tarefas para no sobrecarregar alguns 18
- Torne claras as ordens e capriche nos feedbacks 19
- Motive 19
7. Avalie resultados 20
- O que so Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) 21
- Principais indicadores que ajudam na avaliao dos resultados 21
8. Concluso 23
9. Sobre a Project Builder 24
Dezembro 2016

Ficha Tcnica
Realizao: Project Builder
Produo e Direo Editorial: Thiago Madureira
Reviso: Thiago Madureira
Superviso: Raphael Ferreira
Design, diagramao e ilustraes: Lucas Sangi e Felipe Sore
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1. INTRODUO
Por definio, um plano de ao uma sequncia de atividades
que devem ser realizadas, para que uma estratgia alcance o
sucesso. Normalmente, ele tem trs elementos principais: as
tarefas especficas o que vai ser feito e por quem ,
o horizonte temporal quando ser feito , e os recursos
disponveis.
Falamos em plano de ao tambm como um documento
que lista quais passos devem ser dados a fim de atingir um
objetivo especfico. Assim, podemos dizer que o objetivo de um
plano de ao esclarecer quais recursos so necessrios para
atingiruma meta, formularum cronograma para quando as tarefas
especficas precisam ser concludas e determinar quais
recursos so necessrios.

Na gesto do projetos, um plano de ao bem desenvolvido


pode servir como um modelo para que o gerente quebre um
grande projeto em partes menores, mais manejveis. Ou seja,
com objetivos especficos, mensurveis, atingveis, realistas e
baseados nos prazos.
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Na prtica, os planos de ao so bastante teis na gesto


de projetos, pois do ao gerente uma estrutura para pensar
sobre como o projeto ser concludo de forma eficiente. Eles
ajudam a concluir as atividades em uma ordem sensata e a
garantir que nenhuma das etapas principais sejam atropeladas
no dia a dia frentico da execuo de um projeto.

Alm disso, como cada tarefa pode ser previamente


visualizada, tambm a priorizao de atividades fica mais
fcil de ser feita, o que ajuda na hora de delegar ou terceirizar
atividades, por exemplo. A questo : como montar um plano
de ao eficiente? disso que vamos tratar neste e-book!

Da definio de objetivos avaliao de resultados, voc ver


nos captulos que seguem um passo a passo para formular
planos de ao consistentes e que facilitem a sua rotina de
trabalho.

Boa leitura!
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2. DEFINA OBJETIVOS

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O ponto de partida de um plano de ao a definio dos objetivos. Onde se quer chegar?


Quais resultados se quer obter? Basicamente, so essas duas perguntas que devem ser respondidas
inicialmente.

Estes objetivos devem estar muito claros a todos os envolvidos no projeto. E isso requer que eles sejam
atingveis e mensurveis. Ou seja, preciso trabalhar dentro de uma realidade alcanvel, o que no significa
que ser simples ou fcil, e tambm que se possa medir a efetividade deste alcance.

L na frente, na hora de verificar se os objetivos foram alcanados, preciso ter meios de visualizar isso.
A definio de objetivos, portanto, deve partir do ponto inicial do projeto, ou seja, do zero (Onde estamos
agora? Que recursos temos neste exato momento? Qual nossa capacidade inicial?), at onde se quer chegar
(O que queremos alcanar com este projeto?).

Com isso em mente, possvel traar o caminho a ser trilhado para chegar at os objetivos (medidas que
sero tomadas, passos que sero dados). Em outras palavras, com a clareza dos objetivos, fica bem mais
simples organizar etapas em ordem cronolgica, observando sempre o grau de prioridade das atividades que
sero realizadas e as habilidades necessrias, bem como os recursos diversos a empregar.

Outro ponto interessante na definio de objetivos que ela ajuda a pensar nos possveis problemas que
sero enfrentados ao longo da execuo do projeto. Basicamente, o exerccio de responder:
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Quais as barreiras para o atingimento destes objetivos?


O que se deve fazer para transpor essas barreiras?
Diversos especialistas recomendam que 10% da
energia seja empregada nos problemas em si e os
outros 90% na busca de solues. Assim o incio do
projeto no sofre atrasos e a determinao do gerente
contagia a toda a equipe.

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3. ESTUDE RISCOS

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Como segundo passo na elaborao de um plano de ao na gesto de projetos, os riscos precisam ser
mapeados e previstos. Se potenciais riscos no forem identificados cedo, podem haver dificuldades
acentuadas de realizao conforme o cronograma, atropelos no oramento e at a qualidade esperada pode
ser comprometida.

Basicamente, ao estudar os riscos, o gerente de projetos est aumentando a probabilidade de eventos positivos
se sobressarem aos negativos estes sempre estaro l, mas, se antevistos, em menor nmero. Minimizar
ou fingir no perceber os riscos no incio do desenho do plano de ao pode trazer amargos arrependimentos
ao longo da execuo do projeto.

Uma maneira bem bsica de comear a identificar os riscos de um projeto rever cada tarefa do cronograma
procurando elementos de incerteza. As incertezas podem ser, por exemplo, o uso de novas tecnologias ou a
falta de pessoal devidamente habilitado.

Se as incertezas no tm ou no geram restries graves, elas no precisam ser vistas como riscos.
Do contrrio, melhor estud-las mais a fundo. De acordo com as recomendaes do PMBOK, h alguns
mtodos que podem ser utilizados para identificar e estudar riscos:
Avaliar documentao;
Coletar informaes tcnicas por meio de brainstorming, tcnica Delphi, entrevistas, anlise de causa raiz;
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Analisar checklists baseando-se em projetos similares


realizados anteriormente, por exemplo;
Usar tcnicas de diagramao como diagrama de causa e
efeito, fluxograma do processo, diagramas de influncia, etc;
Anlise SWOT;
Buscar opinio especializada.
Tambm importante pontuar que identificar e estudar os
riscos de um projeto deve ser um processo iterativo toda
a equipe deve ser envolvida desde o incio. Quanto mais
olhares estiverem sobre os possveis riscos, mais fcil ser
identific-los e trabalhar para mitig-los ou mant-los sob
controle.

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4. PLANEJE

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Parece redundante, mas preciso planejar um plano de ao. Neste captulo, voc ver algumas dicas de
como planejar, colocar no papel e organizar um plano de ao para um projeto.

Use um modelo de plano de ao. Voc pode trabalhar, por exemplo, com o Kamban, em planilhas do Excel.
H tambm softwares e aplicativos voltados para o planejamento e a documentao de planos de ao.

importante que seu plano de ao tenha espao para a insero de informaes bsicas como: tarefas a
serem realizadas (o que fazer), datas (quando fazer/entregar) e nomes dos responsveis.

Tenha tambm um espao para o status de cada tarefa e outro para comentrios (assim, voc ou os
responsveis podem inserir lembretes ou justificativas, por exemplo). Para dar um pouco mais de
profundidade ao seu plano de ao, identifique tambm quando houver quem so os demais envolvidos
com cada tarefa (no apenas os responsveis).

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5. LEVE A LOGSTICA DAS ETAPAS EM CONTA

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As etapas bsicas de um bom plano de ao so incio, planejamento, execuo, monitoramento e


encerramento.

Dentro destas etapas, os seguintes pontos devem ser contemplados:

Definio dos objetivos;


Documentao das tarefas a serem realizadas para atingir os objetivos;
Distribuio de responsabilidades;
Estudo dos riscos (reais e possveis);
Levantamento de recursos a serem empregados;
Escolha dos mtodos que sero empregados;
Levantamento de oramentos;
Escolha das formas de controle do projeto;
Definio de mtricas (indicadores de desempenho) para posterior mensurao dos resultados;
Criao de um cronograma de tarefas.

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Cada uma das etapas do plano de ao tem uma logstica prpria. Ser necessrio, por exemplo, juntar a
equipe (h casos em que preciso fazer novas contrataes, chamar fornecedores, etc.).

Seu plano deve contemplar tudo que ser necessrio para que a formao do time seja feita da melhor
forma possvel, dentro do oramento disponvel e com os profissionais que tenham as habilidades certas
para cada demanda.

importante tambm que o planejamento da logstica das etapas do plano de ao contemple a


interdependncia entre elas. Ou seja, preciso verificar de que forma cada uma se relaciona com as demais,
para ento pensar fatores como o tempo e os custos, por exemplo.

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6. DELEGUE FUNES E TAREFAS

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Outro ponto importante em um plano de ao a delegao eficiente de funes e tarefas dentro do projeto.
A partir do mapeamento dos objetivos, da visualizao dos possveis riscos e do planejamento logstico, o
passo seguinte determinar quem so as pessoas que executaro cada atividade.

Delegar de uma forma estratgica e bem pensada importante para manter a qualidade dos processos
durante a execuo do projeto. A seguir, veja algumas dicas para no errar na delegao de funes e tarefas:

6.1. Conhea as habilidades dos membros da sua equipe


Somente sabendo do que as pessoas so capazes possvel atribuir a elas funes e esperar que as tarefas
sejam bem executadas. Por isso to importante ser um lder sensvel gesto de pessoas.

Voc precisa saber quais so as qualidades tcnicas de cada profissional, por exemplo, para ter certeza de que
no solicitar nada que esteja fora dos conhecimentos e habilidades das pessoas.

6.2. Equilibre as tarefas para no sobrecarregar alguns


Alm da tcnica, preciso levar em considerao a experincia dos profissionais em outros projetos. Isso
lhe ajudar, por exemplo, a distribuir tarefas mais difceis a pessoas que j so familiarizadas com elas,
equilibrando assim a carga de trabalho.

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6.3. Torne claras as ordens e capriche nos feedbacks


A clareza na comunicao com os colaboradores importantssima na hora de delegar funes e tarefas. Os
profissionais devem ir a campo sabendo exatamente qual o desempenho esperado deles.
Da mesma forma, realizar feedbacks francos e motivadores faz toda a diferena na hora de montar um time.
Quanto mais apoiados os profissionais estiverem, melhor desempenharo seus papis dentro do projeto.

6.4. Motive
Seja um lder motivador. Isso conseguido com boa comunicao, criao de propsito (individual e
coletivo), apoio nas dificuldades, feedback constante, bom relacionamento.
As pessoas precisam se sentir parte de um objetivo comum, pois, quando dentro do todo conseguem
visualizar a importncia de suas atividades, elas tendem a ter mais fora de vontade para fazer sempre o
melhor.

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7. AVALIE RESULTADOS

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Por fim, um bom plano de ao em gesto de projetos deve contemplar a avaliao dos resultados. A definio
dos indicadores-chave de desempenho, os KPIs, muito importante durante a elaborao do plano.

7.1. O que so Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs)


Os KPIs so fundamentais para localizar oportunidades e problemas, estudar comportamento e inter-
relaes, monitorar processos, garantir a eficcia das metas e a boa utilizao de recursos, medir
relevncia e impacto das entregas, avaliar os resultados alcanados e a efetividade das atividades, identificar
necessidades de ajustes e facilitar a comunicao de resultados.

7.2. Principais indicadores que ajudam na avaliao dos resultados


Dentre os KPIs mais utilizados para a mensurao de resultados em projetos, destacam-se:

Eficincia (produtividade): aqueles que medem a proporo de recursos consumidos com relao s
sadas dos processos;

Eficcia (qualidade): aqueles que focam nas medidas de satisfao dos clientes do projeto;

Efetividade (impacto): os que focam nas consequncias dos servios realizados durante o projeto.

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Cada gestor de projetos, logicamente, poder criar seus


prprios indicadores sempre tendo em mente as
particularidades do negcio e o tipo de projeto,
claro. Por isso, preciso pensar nos KPIs durante a
elaborao do plano de ao.

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8. CONCLUSO
Como vimos, no to simples montar um plano de ao mas tambm no to complicado
assim. Levando em considerao que preciso ter objetivos claros, estudar bem os riscos, elaborar bem a
logstica de cada etapa, definir responsabilidades e criar indicadores que ajudem a mensurar resultados,
possvel obter sucesso com um bom plano de ao.

Logicamente, a partir do momento em que se cria a cultura de planejar as aes, a prtica passa a ser
incorporada naturalmente na gesto de projetos. Montar e seguir planos de ao , tambm, uma questo
cultural.

preciso focar tambm nos benefcios intangveis da prtica de elaborar planos de ao: aproximao
das pessoas envolvidas, esclarecimento de objetivos (inclusive para defender oramentos e contrataes
perante a diretoria, por exemplo), construo de consenso, senso de propriedade e responsabilidade,
esclarecimento de prazos e custos, entre outros.

A boa notcia que montar planos de ao fica bem mais fcil e rpido quando o gerente de projetos
est apoiado pela tecnologia. Ao utilizar um bom software de gerenciamento de projetos, por exemplo, a
maioria dos dados podem ser obtidos e imputados diretamente na plataforma, o que evita busc-los em
vrias fontes e at perd-los em meio documentao.

Voc j tem o hbito de fazer planos de ao em sua gesto de projetos?


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Sobre a Project Builder

A Project Builder existe para ajudar empresas a acelerar seu


crescimento empregando ferramentas e processos que
simplificam sua gesto de projetos para mltiplos clientes.
Com mais de uma dcada de atuao no mercado de gesto de
projetos, a PB reconhecida como provedora do mais bem
sucedido software de gerenciamento de projetos no Brasil e no
exterior. Hoje, atendemos desde os 20 maiores grupos econmicos
do Brasil at pequenas empresas e consultores individuais.

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