Você está na página 1de 78

Prticas de de

Prticas Planejamento
Planejamento
e Organizao de Eventos
e Organizao de Eventos
Sandra Mara Tabosa de Oliveira
Sandra Mara Tabosa de Oliveira

Braslia
Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de Braslia
2016
Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de Braslia

REITOR Conselho Editorial


Wilson Conciani MSc. Carlos Ferreira Wanderley
Dra. Conceio de Maria C. Costa
PR-REITOR DE PESQUISA E INOVAO Dra. Daniele dos Santos Rosa
Marley Garcia Silva MSc. Denise Gomes de Moura
Dra. Edilsa Rosa da Silva
PR-REITOR DE ENSINO MSc. Gabriel Andrade L. de A. Castelo Branco
Adilson Cesar de Araujo Dr. Glauco Vaz Feij
MSc. Gustavo Danicki A. Rosa
PR-REITOR DE EXTENSO Higor Silva Leite
Giano Luis Copetti Julianne R. A. da Silva
MSc. Katia Guimares Sousa Palomo
PR-REITORA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL Dra. Luciana Miyoko Massukado
Luciana Miyoko Massukado MSc. Mari Neia V. Ferrari
Maria Eneida Matos da Silva
PR-REITORA DE ADMINISTRAO MSc. Mateus Gianni Fonseca
Simone Cardoso dos Santos Penteado Esp. Rafael Costa Guimares
MSc. Wkila Nieble R. de Mesquita

Coordenao de Publicaes
Katia Guimares Sousa Palomo

Produo Executiva
Italo Rios cary

Capa
lisson Eduardo Gonalves Ferreira
Reitoria SGAN Quadra 610, mdulos D, E, F e G
CEP: 70830-450 Braslia-DF Projeto Grfico e Diagramao
www.ifb.edu.br
Fone: +55 (61) 2103-2108 lisson Eduardo Gonalves Ferreira
editora@ifb.edu.br
Gabriel Felipe Moreira Medeiros

Revisores de Lngua Portuguesa


Sheyla Villar Fredenhagem
Guilherme Joo Cenci

Tiragem
2.000 exemplares

2016 EDITORA IFB


Todos os direitos desta edio so reservados Editora IFB. permitida a publicao parcial ou total
desta obra, desde que citada a fonte.
Sandra Mara Tabosa de Oliveira

INSTITUTO FEDERAL DE BRASLIA


Prticas de Planejamento e
Organizao de Eventos

1 edio

Braslia
Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de Braslia
2016
Ficha catalogrfica elaborada pela Bibliotecria
Lara Batista Botelho CRB-2434

O48c Oliveira, Sandra Mara Tabosa de

Curso de planejamento e organizao de eventos/ Sandra


Mara Tabosa de Oliveira. _ Braslia : Editora do IFB, 2016.
78 p. : il. ; 27 cm.

ISBN 978-85-64124-35-6

1. Eventos - organizao. 2. Eventos - planejamento.3. Eventos -


administrao. 4. Eventos - publicidade. I. Ttulo.

CDU 394.48
AGRADECIMENTOS
Aos meus queridos pais, Ivanira Tabosa e Nlio de
Oliveira: o incio e o caminho.
s irms, Lizandre e Luciana, a amizade profunda.
s amigas, Silvana, Cyntia e Yandra, a identidade
construda.
minha filha amada, Catarina Apoena, a realizao,
esperana e transformao.
A todos vocs, todo o meu amor e a minha gratido.
E aos alunos e s alunas com os quais eu tive a
oportunidade de aprender e me inspirar, o meu muito
obrigado por serem parte fundamental na minha
prtica docente.
A autora
SUMRIO

APRESENTAO......................................................................................................... 09

CAPTULO I
CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)................................... 11

Atividade I Sugesto de leitura................................................................................ 14


Atividade II Para refletir...................................................................................................15
Atividade III Para refletir..................................................................................................16
Atividade IV Sugesto de leitura............................................................................ 20
Atividade V Para refletir estudo de caso...................................................... 21

CAPTULO II
ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS NACIONAIS E
INTERNACIONAIS....................................................................................................23

Atividade VI Para refletir................................................................................................ 28

CAPTULO III
METODOLOGIAS PARA ELABORAR
PROJETOS DE EVENTOS.................................................................................. 29

Atividade VII Para refletir............................................................................................... 31

CAPTULO IV
COORDENAO DE EVENTOS (TRANSEVENTO): LOGSTICA,
MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO............................................... 35

Atividade VIII Sugesto de leitura......................................................................... 66

CAPTULO V
PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS
(PS-EVENTO)............................................................................................... 67

REFERNCIAS............................................................................................ 75
Apresentao
Os eventos so compostos por certas peculiaridades associadas aos objetivos dos
promotores, tipologia de evento adotada, abrangncia, ao oramento, aos
patrocinadores e s suas respectivas permutas, entre outros aspectos que influenciam
a concepo, o planejamento e a organizao do evento. Este livro tcnico e didtico
o resultado de minha prtica profissional na rea de eventos e na rea docente, na
qual tive a oportunidade de ensinar variados temas do setor de eventos e de aprender
com os questionamentos e experincias dos(as) estudantes de diferentes reas de
formao e dos profissionais de eventos e reas afins. Tais vivncias e discusses foram
preponderantes para a realizao deste livro.
O objetivo deste trabalho compreender e praticar todas as fases dos eventos (pr-
evento, transevento e ps-evento) a partir de uma perspectiva estratgica e de
viabilidade, com nfase na implantao e no controle do acontecimento nos setores
pblico e privado. Dessa forma, convido-o(a) a refletir sobre os contedos apresentados
e a praticar as atividades propostas neste material. Vislumbra-se que eles possam
contribuir para a sua atuao profissional na rea e transformar o pensar eventos em
direo amplitude, responsabilidade, segurana e profissionalizao necessrias para
atuar nessa rea.
Para facilitar o ensino e a aprendizagem, foi escolhido o estilo dialogal entre a teoria e
a prtica. Encontram-se, durante toda a leitura, propostas de exerccios que podem ser
resolvidos conforme a reflexo e apreenso do contedo.
A obra foi organizada em cinco captulos: o primeiro se refere concepo do evento ou
fase de planejamento (pr-evento), no qual so referenciadas as principais estratgias
para o bom desempenho dessa fase.
No segundo captulo, so colocadas as estratgias adotadas nas aes de captao de
eventos nacionais e internacionais, fontes de promoo de cidades e pases. Tambm
so apresentados, nesse captulo, a criao de eventos e os objetivos dos calendrios
de eventos.
No terceiro, discutida a metodologia para desenvolver projetos de eventos e sugerido
um modelo, por consider-lo completo de itens informativos. O quarto captulo
compreende as aes de implantao do evento (transevento), no qual se detalha essa
fase e, finalmente, o quinto captulo aborda as aes que devem ser operacionalizadas
no encerramento do evento, fase ps-evento.
Outros contedos de igual importncia aos tratados neste material, tais como as
mdias sociais em eventos, o mercado de trabalho e suas peculiaridades e a segurana
de eventos, sero fruto de novos estudos que se pretende realizar em forma de livro
didtico, em um futuro prximo.

APRESENTAO
9
Captulo I
CONCEBENDO UM EVENTO:
FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Trabalhar na rea de eventos requer alta dose de responsabilidade, flexibilidade,
organizao cognitiva, aes prticas, definies estratgicas, profissionalismo e um
olhar aguado para reconhecer os diversos fatores que compem esse mercado. As
estratgias se referem anlise de mercado, viabilidade econmica e operacional dos
eventos e aos fatores conjunturais presentes, como, por exemplo, enfermidades que
causam estados de alerta nas populaes e evitam os seus deslocamentos entre cidades
ou na cidade, alm da cincia sobre os impactos advindos dos eventos para os pases,
cidades e instituies pblicas e privadas, nos mbitos econmicos, polticos, sociais,
culturais e ambientais.
Planejar uma das aes de maior relevncia em diferentes contextos e sua funo est
ligada a realizaes mais eficientes e eficazes e a tornar a vida das pessoas mais fcil
e feliz. Adota-se aqui um verbo de ao, ou seja, o verbo planejar, para reforar o seu
carter operacional ou prtico, o que indica que planejar no deve estar somente no
campo das ideias, mas, sobretudo, no campo prtico.
Em eventos, a etapa do planejamento a base. a partir dele que todas as outras fases
ou etapas se desenvolvero. O planejamento caracteriza-se pela sua perenidade em
todos os procedimentos da execuo do evento. Geralmente, o incio do planejamento
se d nas primeiras reunies entre o promotor e o organizador do evento, momento
no qual so identificados o tema, os objetivos, a programao, o formato, as datas, o
pblico-alvo, a quantidade de pessoas esperadas e o local. Outros dados tambm so
fundamentais, como a captao de recursos financeiros (patrocnios) e de apoios, os
materiais que devero ser elaborados e os profissionais que sero contratados no evento;
alm da definio dos recursos tecnolgicos e dos meios de divulgao adotados.
Britto e Fontes (2002, p. 181) consideram as seguintes estratgias de eventos: anlise
das variveis socioambientais, alocao de recursos financeiros, programa de marketing
e definio do local, da data e do horrio do evento. Neste captulo, considerar-se-
estratgia todas as aes definidas a partir dos objetivos da entidade promotora do
evento.

A. Objetivos dos eventos


Na formulao dos objetivos, cuja definio de responsabilidade da entidade
promotora, considera-se o que se deseja alcanar por meio do evento, devendo ser
verificada a viabilidade operacional e a viabilidade financeira para o alcance dos
objetivos estabelecidos. Posteriormente a isso, devem ser definidas as estratgias
para a concepo e organizao do evento: tema, formato (tipologias e classificaes,
programaes e infraestruturas), pblico-alvo e datas provveis para a realizao do
acontecimento.

13
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Se o objetivo do evento debater, h de se pensar em infraestruturas, materiais e
programaes que estimulem tal objetivo; se o evento prope entreter, h de se pensar
em todos os espaos e atraes culturais que satisfaam o pblico-alvo. Compreender
o(s) objetivo(s) do evento de forma clara marca cada ao como nica.
Isso se torna relevante ao perceber-se que, em muitas discusses, nas primeiras
reunies sobre os objetivos e o formato do evento, as entidades promotoras optam por
tipologias que no se adaptam a seus objetivos e aos conceitos dos diversos tipos de
eventos adotados e divulgados. Isso ocorre com os eventos classificados em dialogais,
cujas tipologias so simpsio, seminrio, frum, oficina e conferncia, entre outras. Para
muitos, no entanto, no existem diferenas entre essas tipologias. Um consultor na rea
de eventos deve saber essas diferenas e coloc-las em pauta, sempre que necessrio,
para definir uma tipologia de evento que seja a mais indicada para o alcance dos
objetivos de cada promotor.

Atividade I: Sugesto de leitura

P ara visualizar mais claramente a relevncia da ao de planejar


em eventos e aprofundar o tema, convido-o(a) para aproveitar
a seguinte leitura: ALLEN, Johnny et al. Traduo: Marise P. Toledo.
Organizao e gesto de eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003, p. 50-
66.

B. Relaes entre tema, programao, pblico-alvo e ttulo do evento


Um dos indicadores do gancho, termo adotado por Meireles (1999), que expressa a ideia
de relao, encaixe entre o tema e o pblico-alvo, o ttulo adotado para o evento,
que o caracteriza para o seu pblico-alvo. Muitos acontecimentos mantm seu nome
ao longo dos tempos, porque so reconhecidos pelo grande pblico ou porque fazem
parte do calendrio de eventos da cidade, ou seja, tornaram-se um evento de marca,
conforme Allen et al. (2003). Outros porque representam o tema da moda, que d a
representatividade do ttulo e do tema.
Porm, alguns fatores devem ser levados em considerao ao determinar-se o ttulo do
evento, como a sonoridade e a clareza relacionadas ao ttulo e imagem gerada. Assim,
devem-se evitar ttulos ambguos, que podem provocar interpretaes inadequadas,
como afirma Zanella (2008).

14
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
O modelo de Kunsch (apud BRITTO; FONTES, 2002, MEIRELLES, 1999) adiciona como
pblico-alvo, alm dos participantes, os acionistas, os diretores, os funcionrios,
os familiares, a comunidade geral, os consumidores, a imprensa, os sindicatos, os
concorrentes, o governo, a comunidade financeira, os revendedores e os fornecedores.
Dessa forma, o tema, o ttulo e o pblico-alvo mantm sinergia. Faz parte da fase do
planejamento compreender as caractersticas do pblico participante pretendido, como
o seu potencial de representatividade numrica, a faixa etria, o sexo, o estado civil, o
nvel de educao formal, a nacionalidade, o poder aquisitivo, o tipo de consumo, as
motivaes, o nvel de conhecimento sobre o assunto a ser discutido ou debatido, entre
outros dados. Quanto maior a quantidade de dados coletados sobre o perfil do pblico-
-alvo, mais claras podero ser as estratgias demarcadas para atingir os participantes
pretendidos.
Quando se reflete sobre o tema, pensa-se automaticamente na programao adotada,
que outro fator que provoca as relaes necessrias na criao da imagem do evento.
A programao geralmente elaborada pela equipe tcnica da entidade promotora,
a qual pensar nas principais temticas que sero debatidas ou discutidas durante o
evento e que motivaro a participao do pblico. Para elaborar uma boa programao,
deve--se levar em conta a quantidade dos dias necessrios para o alcance dos objetivos
do acontecimento, bem como o conforto dos participantes, o formato e os espaos
fsicos necessrios.

Atividade II: Para refletir

C onforme a sua experincia como profissional de eventos ou


como participante, alm do pblico-alvo e da programao, o
ttulo a ser adotado para o evento deve manter sinergia com quais
outras estratgias? Por qu?

C. Datas
As datas so definidas a partir das agendas dos espaos necessrios para a realizao
dos eventos, tais como: centros de convenes, teatros, museus, meios de hospedagens,
clubes, casas noturnas, bares, restaurantes, shoppings centers, livrarias, lojas, escolas,
universidades, estdios, galerias de arte, parques, igrejas, galpes, casas de festas,
espaos pblicos destinados a eventos esportivos, culturais e cvicos, entre outros.

15
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Ademais, as datas sofrem influncia do calendrio de eventos de determinado perodo
nos locais-sede, o que poder inviabilizar a realizao do evento por falta de capacidade
de carga da cidade. Por exemplo, no recomendvel realizar um congresso no
mesmo perodo do carnaval, na cidade de Salvador ou na do Rio de Janeiro. Portanto,
o planejamento das datas provveis dos eventos est condicionado s seguintes
observaes: se a oferta de espao fsico ir atender aos objetivos do evento e s
necessidades do pblico-alvo e se existem eventos que ocorrero no mesmo perodo
e que podero competir, consequentemente, com o proposto. Esse planejamento est
condicionado, tambm, quantidade, diversidade e qualidade da infraestrutura da
cidade receptora, elementos que exigem muita ateno no momento de escolha da
data do evento.

Atividade III: Para refletir

S obre o exemplo acima mencionado no recomendvel


realizar um congresso no mesmo perodo do carnaval, na cidade
de Salvador e na do Rio de Janeiro justifique a negativa.

D. Espaos para eventos


Os diversos tipos de espaos fsicos para eventos, como um importante componente das
estratgias de eventos, devem ser visitados e avaliados, sempre com foco nos objetivos
do evento, no formato adotado, no atendimento do pblico-alvo, bem como nos custos
e benefcios dos espaos de eventos. Deve-se conhecer a planta baixa do local, a fim
de se analisar como se podero definir os fluxos de servios e pessoas; a capacidade
do estacionamento, das salas e dos auditrios; os equipamentos e servios prestados
pelos espaos; a acstica; as sadas de emergncia; a segurana; as distncias entre o
local do evento e os principais centros da cidade e os portes de entrada (aeroportos,
rodovirias, portos e ferrovirias); as facilidades de locomoo at o local do evento e
as proximidades de servios (hospitais, cafs, shoppings, restaurantes, bares, teatros e
cinemas).
Alm desses itens, Zanella (2008, p. 40) elenca outras caractersticas que devem ser
reconhecidas nos espaos disponveis para eventos. So elas:
instalaes que possibilitem a diversificao de atividades, como a organizao
de eventos paralelos;

16
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
espaos amplos, modulares, com p direito alto, que proporcionem variados
tipos de montagens;
auditrios modulares que facilitem modificaes fsicas;
facilidade de acesso e circulao de pessoas;
pontos de iluminao, boa sonorizao e instalao de equipamentos
audiovisuais;
rea para depsito e armazenagem adequados;
disponibilidade de recursos humanos qualificados.
Tambm relevante ressaltar os tipos de organizao espacial dos espaos para eventos.
Eles devem estar em consonncia com os formatos necessrios a serem montados, os
quais devem seguir os objetivos dos acontecimentos.
Para definir a montagem dos espaos de eventos, deve-se pensar em:

Definio do
espao
Objetivo (capacidade, se Quantidade e perfil Definies do
aberto ou do tipo de
do
fechado), pblico-alvo montagem do
evento conforme espao
as necessidades
observveis

Figura 1: Esquema para a montagem do espao fsico do evento.

As decises das montagens dos espaos e da contratao dos tipos de servios do


evento trazem consequncias para todo o evento, desde o objetivo, o formato escolhido
e os recursos financeiros alocados.
Se o evento exige anotaes, ser necessrio optar por cadeiras do tipo escolar ou
mesas com cadeiras, e a montagem do espao poder ser caracterizada por escolar
ou espinha de peixe; se for necessria a participao de toda a plateia nas discusses,
o estilo U poder ser o mais conveniente, pois proporciona maior interao entre os
componentes do grupo. Portanto, fundamental conhecer os objetivos do evento e as
suas necessidades e, a partir da, definir o local, juntamente com a sua capacidade e a
sua qualidade.
Os estilos mais usados nas montagens das mesas dos espaos para eventos so:
auditrio, escolar, espinha de peixe, E, I, T, U e circular, como citado por Villalta
(apud CESCA, 2008, p. 109-120).

17
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
E. Recursos humanos, materiais e equipamentos
Os recursos humanos, os materiais e os equipamentos necessrios fazem parte do
planejamento do evento e devem ser bem pensados, levando em considerao suas
necessidades e os objetivos do evento. Todas as decises tomadas no planejamento,
que fazem parte da logstica, influenciaro no oramento, expresso na planilha de
receitas e despesas, e no bom andamento do acontecimento. Muitos desses itens
devem ser trazidos de outros locais, o que pode dificultar a logstica do acontecimento,
como cumprimento de prazos, atrasos, deslocamentos e aumento dos custos. Antes
de fazer as definies necessrias, devem-se analisar seus pontos fortes e fracos, assim
como as respectivas oportunidades e ameaas que podero ser encontradas.

F. Captao de receitas
Finalmente, chega-se a um item que compe todas as preocupaes dos profissionais
e promotores de eventos, que a captao de receitas. Estas advm principalmente
das receitas prprias da entidade promotora, dos patrocnios, dos expositores e das
inscries. Como existem muitos eventos que pedem patrocnios, quase impossvel
uma empresa participar de todos. Dessa maneira, necessrio conhecer os ganchos
ou os estmulos que uma entidade ter para compor o grupo de patrocinadores efetivos
do evento (patrocnico total ou nico e copatrocnio).
A relao dos provveis patrocionadores dever ser pensada ao longo da concepo
do evento, assim como o tema, o formato, o pblico-alvo e todas as outras estratgias
anteriormente registradas, as quais comporo o oramento geral e a planilha de custos
e receitas do evento. Com isso, ratifica-se a necessidade de tratar o evento de forma
cclica, em que todas as tomadas de decises esto relacionadas.
Dito isso, relevante refletir sobre de onde vm os recursos financeiros e para onde
eles iro, com a definio dos patrocinadores e suas respectivas formas de participao
(cotas) e permutas (a contrapartida para a empresa patrocinadora).
Para Martin (2003, apud BRITTO; FONTES, 2002, p. 106):

Vender eventos o processo de empregar o mix de marketing para


atingir metas organizacionais por meio da criao do valor para os
clientes e consumidores. A organizao precisa adotar uma orientao
de marketing que d nfase formao de relacionamentos
mutuamente benficos e manuteno de vantagens competitivas.

18
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Para essas autoras, a questo primordial envolvida na venda de eventos a decorrente
oportunidade de auferirem-se patrocnios e apoios por meio dos eventos. Estes
constituem meios favorveis a que os objetivos organizacionais das empresas
participantes sejam atingidos e avaliados, criando-se, com isso, vantagens competitivas
para as empresas.
O patrocnio est sendo entendido como a proviso de recursos (financeiros, humanos,
materiais e fsicos) para organizar um evento, em troca de benefcios diretos e indiretos
para as empresas patrocionadoras (BRITTO; FONTES , 2002). O patrocnio tem diferentes
objetivos, entre eles: o aumento de vendas, a reafirmao da imagem institucional, a
comunicao com seus clientes internos, externos, consumidores e parceiros.
A partir da avaliao das vantagens competitivas analisadas pelas provveis empresas
patrocinadoras, decidir-se- sobre qual o tipo de patrocnio para o evento (patrocnio
total ou copatrocnio). Quando o patrocinador for nico, ser o de primeiro tipo; quando
for dividido por cotas, ser copatrocnio.
A presena da empresa patrocinadora poder estar em todas ou apenas em algumas
das reas comercializveis dos eventos, o que depender de sua participao como
patrocinadora. De acordo com Britto e Fontes (2002), as reas comerciveis so:
credenciamento: espao para a secretaria do evento;
programao: as empresas patrocinadoras podero ter a sua marca presente,
pois pagaram (financeiramente ou por meio de cesso) nos seguintes
momentos: Welcome Coffe, Coffe break, eventos culturais, receptivo, sala para
os convidados especiais (VIP), sala de imprensa, palestrantes, aeroporto,
lembranas e brindes;
no mailing ou cadastro;
materiais dos participantes: pastas, canetas, brindes, blocos de anotaes e
material promocional;
sinalizaes do evento: banners, bales e placas;
uniformes.

19
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Atividade IV: Sugesto de leitura

P ara aprofundar ainda mais o assunto, vale a pena ler os captulos


9 e 10, referentes ao patrocnio e aos controles e oramentos de
eventos, respectivamente, encontrados no livro ALLEN, Johnny et
al. Traduo: Marise P. Toledo. Organizao e gesto de eventos. Rio
de Janeiro: Campus, 2003, p. 167-213; e tambm os captulos 9 e10,
referentes viabilidade econmica e financeira do evento e aos
custos e oramentos do evento, respectivamente, encontrados no
livro BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos: uma
tica do marketing e do turismo. So Paulo: Aleph, 2002, p. 104-124.

G. Divulgao
A divulgao dos eventos dar-se- por diferentes meios:
internet (pginas web, redes sociais, e-mail);
convites impressos personalizados;
flderes;
mala-direta;
visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores;
meios de comunicao de massa;
releases e divulgao pelos meios de comunicao;
outdoors informativos (geralmente em conjunto com os demais expositores);
painis pblicos nas ruas e vias de acesso a feiras;
material informativo para hotis, agncias de turismo e viagens, entidades de
classe.
Para definir os melhores meios, h de se estar ciente do perfil do pblico-alvo, dos custos
de cada meio e ter cincia dos pontos fortes e fracos de cada escolha. A avaliao dos
resultados de cada meio usado um instrumento relevante para os prximos eventos
de mesmo tipo e porte.

20
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Atividade V: Para refletir Estudo de caso

R efletindo a respeito de tudo o que foi aprendido at o momento


sobre o planejamento de eventos, sugere-se o desenvolvimento
do seguinte estudo dirigido:

A JATA Travel Showcase (evento promovido pela Japan Association


of Travel Agents) uma das principais feiras de turismo da sia, cuja
presena do mercado turstico mundial obrigatria. A participao
do Brasil se d mediante a representao da Embratur e do Ministrio
do Turismo, bem como por meio da parceria que se estabelece entre
alguns pases da Amrica do Sul, como Argentina, Uruguai, Brasil
e Chile. O objetivo da participao do Brasil no referido evento
divulgar o turismo nacional e, dessa forma, aumentar o nmero de
negcios e de turismo para o pas.
Esse evento ocorre durante quatro dias, a partir da quarta-feira, dia em
que a feira no aberta ao pblico, a fim de promover negcios entre
os expositores e seminrios a respeito do turismo asitico.
O pblico-alvo que se pretende alcanar compe-se de empresrios,
de expositores do mercado turstico e da populao asitica. A
organizao da feira contempla um espao para apresentaes
culturais, que devem ser marcadas com antecedncia de, no mnimo,
trs meses, pelos pases interessados em divulgar os seus artistas,
danas e outras manifestaes artstico-culturais.

1. Discorra a respeito dos procedimentos que devero ser


desenvolvidos para a concepo do evento (briefing).
2. Como contratado para planejar o evento, organize a
parceria entre o Brasil e aqueles pases latino-americanos
para participar do evento internacional.

3. Defina e justifique os parceiros para apoiar a participao


do Brasil no evento.

4. Voc acha importante o Brasil divulgar a sua cultura? Como


se daria essa participao?

5. Desenvolva a logstica do evento.

21
Captulo I CONCEBENDO UM EVENTO: FASE DE PLANEJAR (PR-EVENTO)
Captulo II
ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS
NACIONAIS E INTERNACIONAIS
A partir das discusses do captulo anterior, chega o momento de abranger ainda mais a
viso do mercado de eventos e das consequncias de sua realizao. Para Britto e Fontes
(2002), a captao de eventos est relacionada a todas as aes a serem pensadas para
atrair um evento para determinado local. essa ao estratgica que realizada pelos
pases interessados em atrair megaeventos, como Copa do Mundo, Olimpadas e Pan-
Americanos, em que esto envolvidos governo federal, governo estadual, governo
municipal, iniciativa privada, organismos no governamentais e populao local.
Imagine o tamanho de fluxo turstico, de negcios, de implantao de infraestruturas,
de criao de imagens, de intercmbios, entre outros, que pode gerar um evento desse
porte. Portanto, ao se pensar em captar eventos, fundamental pensar-se no conjunto
de fatores que os influenciam, como: meio ambiente, aeroportos, rodovias, ferrovias,
qualidade do transporte pblico, quantidade e qualidade dos txis e locadoras de
veculos, clima do local, segurana pblica, comrcio, infraestruturas para a montagem
de diferentes espaos e criao de outras, quantidade e qualidade dos meios de
hospedagem, equipamentos e recursos humanos e tecnologias disponveis, diversidade
de entretenimento, bares e restaurantes, agncias de viagens e operadoras de turismo,
bancos, hospitais, rede de comunicao, recursos naturais e artificiais que caracterizam
as cidades-sede, existncia de saneamento bsico e gua potvel, entre tantos outros
aspectos.
Dessa forma, os procedimentos adotados para captar eventos so:
analisar o local (fazer o inventrio dos diferentes tipos de elementos que
possui a cidade e que influenciaro no desenvolvimento do evento) e avaliar
os tipos de eventos para o local;
realizar as estratgias de captao;
considerar que a localidade ser objeto de anlise e inspeo.

A. Anlise do local e dos tipos de eventos


O inventrio do local leva em conta a sua infraestrutura, de acordo com as necessidades
e caractersticas dos eventos que se deseja captar, com o levantamento do perfil do
pblico, da quantidade demandada, das necessidades tcnicas, da anlise das condies
reais das localidades e da anlise da repercusso do evento no mercado interno e
externo.

25
Captulo II ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
B. Estratgias de captao
1. Posicionamento da localidade como produto diferenciado (estimulao da
percepo positiva do local);
2. Diferenciao por meio dos recursos humanos competncia, credibilidade
e responsabilidade dos envolvidos;
3. Diferenciao por meio da imagem estratgias de comunicao utilizadas
que enfoquem facilidades para a realizao de eventos e que atendam s
necessidades, aos desejos e s expectativas dos participantes e dos delegados,
que decidem o destino do evento;
4. Diferenciao por meio dos atrativos tursticos despertar o desejo de
conhecer, participar e interagir, principalmente no transevento e no ps-
-evento;
5. Diferenciao por meio de equipamentos e tecnologia essas diferenciaes
devem ser divulgadas, porque sero fatores positivos para a captao do
evento;
6. Elaborao de uma linha de argumentos para a defesa da localidade
preparao do projeto de defesa com os dados de interesse do promotor,
muitas vezes com alto teor poltico;
7. Efetivao da candidatura ou inscrio para sediar o evento.
O trabalho de captao de eventos deve ser contnuo e, para tanto, devem-se manter
as estruturas tcnico-administrativas e financeiras organizadas para atuar na localidade,
servindo como comercializao do local.
Parcerias importantes na captao dos eventos: Convention & Visitors Bureau ou House
(entidade sem fins lucrativos que tem por objetivo divulgar as possibilidades dos locais
para negcios, eventos, turismo, entre outros), empresas promotoras e organizadoras
de eventos, rgos pblicos correlatos, empresas de turismo (hotis, agncia de viagens
e operadoras de turismo, receptivo), comrcio, restaurantes e transportadoras.
Na criao de eventos, importante dar ateno s seguintes medidas:
analisar o mercado, suas ofertas e demandas no comportamento humano,
na rea da cultura, educao, negcios, entre outras, tendo em vista que os
eventos devem atender s novas exigncias e inovaes do mercado;
aproveitar as caractersticas das cidades e a disposio para sediar eventos;
estimular a criatividade e avaliar a receptividade da empresa promotora

26
Captulo II ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
ou entidade em conceder acontecimentos inusitados, que atendam a uma
demanda especfica;
primar pela criatividade, para tornar o evento nico ou inovador;
realizar o inventrio da cidade e observar seus pontos fortes e fracos para o
evento especfico;
aproveitar as caractersticas das cidades e a disposio para sediar eventos;
estimular a criatividade e avaliar a receptividade da empresa promotora
ou entidade em conceder acontecimentos inusitados, que atendam a uma
demanda especfica;
promover eventos para sair da sazonalidade (Festival de Inverno de Msica,
Festival de Gastronomia de Paraty);
observar o apelo promocional da proposta do evento e fazer com que seja
peridico;
observar se o evento tem apelo social e relao com os programas de governo
(Criana Esperana, Diga no s Drogas, Fome Zero);
criar nome marcante e fcil de ser lembrado (os ganchos);
atentar para as transformaes poltico-econmicas e sociais que podero
estar relacionadas proposta do acontecimento.
Para se conceber um evento e fazer uma proposta ou projeto, relevante saber qual a
melhor data indicada para a realizao do fato e ter informaes sobre os eventos que
podero competir com o seu, quando realizados no mesmo perodo. Por exemplo, se h
dois shows de msica popular brasileira (MPB) no mesmo fim de semana, nos quais os
pblicos so os mesmos ou muito prximos, essa coincidncia poder trazer diminuio
da participao do pblico-alvo para ambos.
Dessa maneira, o calendrio de eventos objetiva:
fornecer um panorama das programaes, tanto das atraes espontneas da
cidade, como o caso das festas folclricas, como dos eventos organizados;
orientar as divulgaes necessrias;
selecionar os acontecimentos que representam interesse para a demanda
turstica e para a populao local;

27
Captulo II ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
elaborar as informaes necessrias sobre os eventos;
possibilitar os levantamentos estatsticos das vrias realizaes, por local,
ms, caractersticas tcnicas etc.;
obter informaes sobre os locais mais demandados para determinados tipos
de eventos;
conhecer as temticas de eventos existentes na cidade e seus respectivos
pblicos-alvo.
Para Britto e Fontes (2002), as providncias bsicas para a programao do Calendrio
de Eventos so: levantamento e anlise das necessidades do mercado; elaborao de
um esboo do calendrio; insero de estratgias de captao de eventos externos para
o preenchimento do calendrio; criao de eventos internos para a complementao
do calendrio; divulgao do calendrio preparado nos meios de divulgao mais
apropriados; apoio e cooperao financeira ao local na execuo do calendrio; apoio
poltico e tcnico do rgo representativo do turismo local implantao do Calendrio
de Eventos.
As burocracias desenvolvidas para fazer parte do calendrio de eventos da cidade esto
em torno da seleo dos eventos que melhor apresentem as caractersticas exigidas
pelo organismo oficial de turismo da cidade e, a partir disso, os eventos so cadastrados
conforme o mbito de abrangncia, contedo, custeio, estratgias de distribuio e
quantidade de tiragem.
importante lembrar que o calendrio deve ser elaborado com o mnimo de
antecedncia, a fim de que possa ser lanado at o incio do perodo para o qual foi
preparado e servir de planejamento e informao para todos os interessados.

Atividade VI Para refletir

B usque informaes sobre o calendrio de eventos do rgo


oficial de turismo de sua cidade ou empresa e o analise. Discorra
sobre a sua percepo a respeito do documento.

28
Captulo II ESTRATGIAS DE CAPTAO DE EVENTOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS
Captulo III
METODOLOGIAS PARA
ELABORAR PROJETOS DE EVENTOS
Depois que foi discutida a concepo do acontecimento, como o primeiro elemento
do pensar em eventos a partir das primeiras reunies entre entidade promotora e
organizadora, ou da anlise de mercado e do calendrio de eventos da cidade ou
empresa dar-se- incio ao processo de elaborao do projeto de eventos.
O projeto de eventos o registro do seu planejamento. Pode-se pensar da seguinte
forma: a partir do momento que se tm as informaes sobre o evento, com a definio
das estratgias e de como operacion-las, elaborar-se- o anteprojeto, com menos
detalhes que o projeto propriamente dito. Depois que o anteprojeto apresentado aos
interessados e, caso atenda s necessidades da entidade promotora ou da empresa,
poder ser aprovado. A seguir, elabora-se o projeto com mais detalhes para ser
executado.
Uma informao muito importante ao elaborar projetos de eventos observar qual
a metodologia a ser utilizada. Isso porque, em muitos casos, existem metodologias
de projetos j elaboradas pelos promotores. Quando este for o caso, deve-se utilizar a
metodologia indicada pelo promotor, pois caso voc utilize outra, o seu projeto corre o
risco de no ser lido, avaliado e aprovado.

Atividade VII Para refletir

B usque na internet metodologias de projetos de eventos em


entidades pblicas ou privadas. Analise os itens elencados nos
documentos encontrados

Todavia, as metodologias no se diferenciam demasiadamente e prevalecem as


informaes que devem estar presentes em todos os projetos de eventos, tais como:
justificativa, objetivos, data, pblico-alvo, cronograma de execuo e fontes de receita.
Cesca (2008) apresenta uma metodologia de projeto de eventos e estabelece os
seguintes itens:

1. Capa (ttulo do evento, logomarca, nome do autor, local e data);

2. Dados (promotor do evento, responsveis, endereo, telefone/fax, e-mail,


home page);

31
Captulo III METODOLOGIAS E FUNDAMENTOS PARA ELABORAR PROJETOS DE EVENTOS
3. Apresentao do evento:
tema do evento;
nome do evento;
justificativa (introduo, referencial terico, motivos, importncia do evento
etc.);
objetivos do evento;
resultados esperados com a realizao do evento;
formato do evento;
locais provveis de realizao;
data de realizao.

4. Pblico de interesse:
perfil do pblico participante;
perfil dos convidados;
nmero potencial de participantes.

5. Apoio de instituies e fomento:


potencial promocional para patrocnios;
potencial promocional para colaboraes;
formas de apoio;
cotas e formas de promoo.

6. Programa preliminar:
atividades oficiais a serem desenvolvidas;
potencial para eventos paralelos (descrever);
potencial para atividades sociais e tursticas paralelas (descrever).

7. Responsveis e funes
fazer organograma das comisses necessrias e nome-las. Por exemplo,
comisso organizadora, comisso receptivo, comisso divulgao, comisso
credenciamento etc. Comisses tambm podem ter o nome de coordenaes.

32
Captulo III METODOLOGIAS E FUNDAMENTOS PARA ELABORAR PROJETOS DE EVENTOS
8. Cronograma:
pr-evento: checklist, tarefas, responsvel, data mnima, data mxima;
transevento: checklist, tarefas, responsvel, data mnima, data mxima;
ps-evento: checklist, tarefas, responsvel, data mnima, data mxima.

9. Previso oramentria (especificar tipo, valor previsto, data do desembolso,


responsvel):
elencar todos os servios materiais e infraestruturas do evento. A previso
oramentria reflete todas as decises tomadas para realizar o evento.

10. Previso de receitas:


inscries;
patrocinadores;
apoios.

11. Divulgao:
estratgias de divulgao, especificando mdia a ser utilizada, forma, local e
resultados esperados.

12. Avaliao:
avaliao do evento com todos os envolvidos. Definir como ser feito, para
quem, com quem, quando, onde e quais perguntas.

13. Relatrios:
formas de registro do evento;
aspectos a serem levantados no relatrio (avaliao e financeiro).

14. Anexos:
modelos de cartaz, banner, flder, prisma, crach, programa, convite, release
para imprensa, carta-convite, carta de agradecimentos, programa de roteiros
tursticos, programa de atividades sociais, ficha de avaliao, levantamento
de custos, outros. Somente se inserem os modelos que realmente sero
utilizados.

33
Captulo III METODOLOGIAS E FUNDAMENTOS PARA ELABORAR PROJETOS DE EVENTOS
Captulo IV
COORDENAO DE EVENTOS (TRANSEVENTO):
LOGSTICA, MONTAGEM E AES
DE CONTROLE DO EVENTO
Chegou o momento de operacionalizar ou organizar tudo o que foi planejado. Nesse
momento, muito importante refletir sobre as formas de operacionalizar as ideias
criativas que atendam a todas as normas de segurana e aos objetivos do evento.
Todas as definies registradas no planejamento e no projeto devem ser vistas aqui,
no momento de executar o acontecimento. o momento do ir e vir constante, cujas
palavras-chave so planejamento, organizao, controle e atendimento aos prazos
estabelecidos.
Dessa forma, fica evidente a relao direta entre planejamento; organizao e
coordenao; controle e encerramento do evento. J foi mencionado que para
planejar um acontecimento necessrio saber: os objetivos do evento, o pblico-alvo
e o formato do evento; a infraestrutura da cidade-sede, seja ela turstica, de apoio ou
bsica; se h aeroportos de grande porte; quais as polticas para o setor de eventos.
Caso haja aeroportos de grande porte, elaborar a logstica (recursos humanos, recursos
financeiros, recursos materiais e divulgao). Como visto na unidade e nos captulos
anteriores, necessrio que sejam feitas anlises, da macro micro.
Para isso, o perfil profissional para o setor de eventos demanda pessoas que tenham
habilidades como: administrar pessoas e contratos, negociar, ser pr-ativo, organizado,
saber delegar, ter comunicao clara e objetiva, identificar perfis e ser um reconhecedor
do comportamento humano, ter sensibilidade, ser controlado, saber exatamente os
objetivos do evento, tomar decises rapidamente (com cincia das consequncias),
resolver problemas, ser detalhista, saber regras de etiqueta e cerimonial, ser observador
e harmonizador, saber ouvir e ser conhecedor do mercado de eventos, entre outras
habilidades.
Esta unidade est formatada em tpicos, com o objetivo de facilitar a compreenso das
aes da execuo dos eventos e marcar os itens relevantes que compem cada uma.

A. Coordenao:
ocorre paralelamente ao planejamento;
uma fase executiva do evento;
o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, somar, montar, organizar o
evento;
harmonizar atribuies e responsabilidades com finalidades de atingir o
objetivo proposto;
comercializar e negociar com os parceiros (espao, meios de hospedagem,
instituies, centro de convenes);
definir a coordenao-geral e setorial.

37
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
A.1. A coordenao-Geral faz:
planejamento geral dos trabalhos;
distribuio de atribuies e tarefas;
superviso dos trabalhos dos coordenadores setoriais, em todas as fases;
aprovao dos oramentos;
elaborao do relatrio final (anais dos eventos);
avaliao final.

A.2. A coordenao setorial faz:


tudo que seja relativo comisso ou coordenao designada.
O que se espera da coordenao dos eventos? (ALLEN, 2003):
que comercialize espaos e servios de eventos: elaborar e analisar propostas,
contratos, acordos; manter contato com o cliente; elaborar e apresentar
relatrios; atuar como relaes pblicas; estabelecer acordos e parcerias;
avaliar resultados; elaborar oramentos; negociar preos e formas de
pagamento; receber e realizar pagamentos;
que coordene o pr-evento: analisar e acompanhar a montagem do evento,
conforme o checklist (mveis, materiais, equipamentos); manter fluxo de
informao entre outras reas e equipes; examinar instalaes; manter
contato com os parceiros; emitir ordem de servio; orientar quanto ao produto
e cerimonial; supervisionar a sinalizao do evento; organizar o histrico do
evento;
que coordene a realizao do evento: verificar o que poder ser incluso;
montar secretaria; administrar contratos, acordos e parcerias; controlar gastos;
coordenar a montagem e a instalao do material de publicidade; coordenar
a equipe de atendimento; supervisionar os servios; observar a limpeza e
a higiene dos funcionrios e dos prestadores de servios; acompanhar a
realizao do evento; tomar providncias corretivas; obter autorizao para
despesas extras dos clientes; acompanhar a abertura e o encerramento;
orientar a desmontagem do evento;

38
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
que assegure a satisfao do cliente: acompanhar e recepcionar clientes e
convidados, acompanhar os servios da sala VIP, manter padro de qualidade,
oferecer servios personalizados, aplicar avaliao final ao cliente ou ao
participante;
que maximize a segurana do participante: assegurar a privacidade do
participante, controlar o acesso ao evento, acionar a segurana e providenciar
socorro em caso de necessidade;
que opere equipamentos em geral: manter os tcnicos presentes para
solucionar os eventuais problemas;
que coordene o ps-evento: elaborar e apresentar relatrios financeiros
e notas de despesa; concluir o histrico do evento; manter contato com os
clientes.

Coordenao
Geral

Coordenao Coordenao Coordenao


de Divulgao de Pessoal Tcnica
e/ou Comunicao Servios Gerais de Finanas
Transporte Cerimonial Administrao
Hospedagem

Figura 2: Organograma das coordenaes.

Essas coordenaes sero definidas de acordo com as necessidades e a complexidade


do evento, observadas pelo coordenador-geral.

B. Organizao:
a montagem do evento;
exige condies de comando;
coordena e controla todas as etapas do evento.

39
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
B.1. O apoio operacional deve observar:
toda infraestrutura fsica necessria realizao do evento: plenrio,
sales, secretaria, salas VIP, de imprensa, de comisses tcnicas, cabines
de som, luz e traduo simultnea, sala de segurana, sala mdica/
ambulatrio, entre outras.

B.2. Apoio logstico:


itens relacionados que permitiro a operacionalizao do evento e
atendero suas necessidades: equipamentos eletrnicos, audiovisual,
materiais diversos, materiais de secretaria, materiais de subsdio,
decorao, som, tribuna, materiais de divulgao, iluminao, recursos
humanos, recursos financeiros, entre outros.

B.3. Implantao do evento:


composta pelas aes realizadas para o acontecimento do evento, a
partir das estratgias de planejamento, coordenao e organizao;
importante salientar que necessrio o conhecimento das regras
do protocolo e do cerimonial, para que o evento seja amplamente
coordenado e que seus objetivos sejam alcanados.

C. Logstica:

C.1. Tcnica de gerenciamento de logstica (ALLEN, 2003):


os coordenadores tm o mesmo nvel de autoridade e responsabilidade,
mesmo que o coordenador de eventos seja a autoridade mxima;
o papel do coordenador da logstica o de unificar todas as reas do
evento;
a comunicao deve ser clara entre todos os coordenadores, e o de
logstica agua essa comunicao;
as tcnicas de logstica de negcios e militar podem ser adaptadas aos
eventos, a partir da montagem do cronograma de atividades ou de
aes;

40
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
o coordenador de logstica precisa ter a capacidade de identificar as
possveis reas problemticas, saber o que no est no checklist e inserir
as dvidas se, se, se...;
No cronograma, cada tarefa tem prazo de execuo.

C.2. Ferramentas da logstica (ALLEN, 2003):


grfico de Barras ou diagrama de Gantt: so grficos de barra utilizados
no gerenciamento de projetos como uma representao visual do
cronograma (elaborao do cronograma de eventos). Definir as
prioridades das tarefas vital para identificar as reas de maior conflito
e para analisar a rede de tarefas ou os caminhos cruciais;
os grficos podero ser muito teis como instrumento de controle e
comunicao, mas tm suas limitaes. Por exemplo, podem causar
confuso, como o que ocorreu aos organizadores das Olimpadas de
Los Angeles (1995), segundo Allen (2003). Para esse comit, a estratgia
para contornar os problemas foi encontrada nas tradicionais reunies
semanais.

C.3. Negociao e avaliao:


para a montagem e a desmontagem, necessrio definir os acordos
com as empresas contratadas;
frisar o alto grau de dinamismo do gerenciamento de eventos,
principalmente os especiais;
necessidade de flexibilidade;
reunies peridicas com todos os responsveis para discutir eventuais
problemas e buscar solues concretas;
essas reunies reduzem incertezas e reforam a inter-relao entre as
diferentes reas de especializao.

C.4. Avaliao da logstica:


a avaliao final do plano de logstica o sucesso do evento, a partir de
toda a organizao, mas tambm do fluxo ordenado de seus suprimentos
e operaes;

41
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
a avaliao possibilita ao gerente de logstica identificar reas
problemticas, permitindo aperfeioamentos para os prximos eventos;
as tcnicas usadas na avaliao so quantitativas (atendimento dos
objetivos mensurveis) e qualitativas (discusso com os parceiros
alcance dos objetivos).

C.5. Plano de logstica:


lista de contato geral;
mapa do local;
cronogramas, incluindo as duraes das atividades;
plano de emergncia (estratgias para o se);
detalhes das empresas contratadas, incluindo as restries de tempo;
contatos no local, incluindo seguranas e voluntrios.

C.6. Logstica das coordenaes setoriais:

1. Secretaria:
recepcionistas devero ficar sob a orientao do coordenador setorial,
que tambm definir suas atribuies.

Atribuies:
recepcionar os inscritos, elaborar novas inscries, entregar
materiais (crachs, pastas e outros materiais), elaborar e controlar a
lista de presena, entregar certificados no final do evento, portar o
mapa do evento.

Requisitos dos(as) recepcionistas:


uniformes sem exageros nos adornos;
crachs de identificao com nome visvel;
maquiagem sbria;

42
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
bom treinamento;
conhecimento da ordem do dia ou da pauta do evento;
posturas e atitudes compatveis com o evento;
seriedade, discrio, gentileza, hospitalidade, profissionalismo.

2. Mapa do evento:
informaes a respeito da logstica do local do evento;
escala e direo;
listas de smbolos utilizadas no mapa;
entradas e sadas;
centro administrativo;
cabines de informao;
vias de acesso para primeiros socorros e emergncia;
rea para crianas perdidas;
sadas de gua e eletricidade;
banheiros;
quiosque de comidas e bebidas;
tendas e pavilhes;
rea de depsito e equipamentos;
reas proibidas ou perigosas (locais sem sada, crregos);
salo principal;
rea de manuteno;
telefones;
caixas automticos;
ala da mdia.

43
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
3. Sala de recepo ou VIP:
local onde autoridades, convidados especiais e palestrantes so
recepcionados pelos organizadores do evento.

Requisitos:
ter espao para guardar pertences dos participantes ou convidados;
disponibilizar o programa do evento;
estar prxima do local do evento;
estar decorada agradavelmente;
ter temperatura agradvel;
contar com recepcionistas de planto;
disponibilizar blocos e canetas;
dispor de linha telefnica;
disponibilizar gua e caf;
ter pontos de energia;
disponibilizar carregador de celular;
disponibilizar computador, impressora e internet, se possvel;
disponibilizar outros equipamentos e servios, de acordo com as
necessidades do evento.

4. Sala de imprensa:
local onde podem se realizar as entrevistas coletivas, alm do encontro
com os jornalistas, para distribuio do briefing do evento ou da pauta
do dia;
de responsabilidade da assessoria de imprensa contratada ou do
assessor de imprensa, que ficar encarregado de coordenar os contratos
com os veculos de comunicao;

44
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
as entrevistas no podero atrapalhar as demais atividades do evento:
reunies, plenrio, auditrios, salas de trabalho.

Requisitos:
ter mesa de reunio e cadeiras;
disponibilizar computadores com impressora, internet;
disponibilizar mquinas copiadoras;
dispor de linha direta de telefone e fax;
disponibilizar carregador de celular;
disponibilizar blocos e canetas;
disponibilizar press-kit com matrias sobre o evento, fotos, programa,
folhetos, relao de autoridades e palestrantes/conferencistas;
disponibilizar caf e gua;
ter ar condicionado.

5. Salas das comisses tcnicas:


local de discusso, deliberao, aprovao e votao de temas
relacionados ao evento.

Requisitos:
devem ser montadas em estilo linear;
dispor de telefone, blocos e caneta, computador, impressora,
internet, ar condicionado, flder, caf e gua;
ter um secretrio.

6. Sala de segurana:
poder ter a participao da Polcia Civil (investigativa), Polcia Militar
(ostensiva) e da prpria segurana do evento;

45
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
geralmente, a segurana feita por empresa especializada contratada,
e cabe a ela a coordenao dos servios em conjunto com outras
seguranas;
segurana de estacionamento: contratar empresa especializada, que
geralmente trabalha com manobristas;
segurana de trnsito: deve ser solicitada ao Detran ou rgo de trnsito
da cidade. O pedido deve ser enviado com 30 dias de antecedncia ao
rgo, que far a devida avaliao;
outras seguranas: atentar para os prazos e procedimentos.

Requisitos:
dispor de mesa, cadeiras, telefone (sem ramais), carregador de
celular, infraestrutura operacional que a empresa exigir, gua e caf;
os demais equipamentos so levados pela segurana.

7. Manobristas:
servio de segurana e comodidade;
recomenda-se a contratao de empresa especializada que atue com
sistema, pessoal e servios de seguro, para cobertura do veculo durante
o evento.

Requisitos para contratao:


experincia no ramo;
referncias da empresa;
seguro de acidentes e roubos;
contrato definindo todos os deveres;
postura profissional.

8. Sala mdica ou ambulatorial:


utilizada em eventos de grande porte, est sob a coordenao dos
profissionais especializados ou de empresas contratadas;

46
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
cabe aos profissionais da rea a logstica do trabalho;
deve ser montada com pia e com pontos de entrada e sada de gua;
deve ter sala de estar equipada com mesa e cadeira, caf e gua;
pode-se tambm solicitar ambulncia, mediante ofcio aos rgos
locais competentes.

9. Cabine de som, luz, traduo:


coordenada pela empresa contratada.

10. Decorao do ambiente:

Copos e jarras para gua:


servir por trs e pelo lado direito;
pelo menos na mesa diretora, utilizar copos de vidro ou cristal;
o garom ou o recepcionista devem abastecer o copo medida que
este esvaziar;
no esquecer o copo do Mestre de Cerimnias.

Toalhas para mesas:


alm de enfeitar, seu objetivo esconder defeitos da mesa, pessoas
mal sentadas, pernas, entre outros;
observar a limpeza das toalhas, o tamanho e seu estado de
conservao.

Flores:
fazem parte da decorao e da sensibilidade da equipe organizadora.
Deve-se dar preferncia a flores que no exalam perfume forte,
como as flores do campo, folhagens verdes, antrios e hibiscos,
entre outras (MEIRELLES, 1999);
no utilizar rosas, pois murcham depois de algum tempo e podem
exalar mau odor;

47
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
os arranjos devem ser baixos para no esconder os seus
componentes;
em mesas de buffet, os arranjos devem ser altos, para no ocupar
espao e atrapalhar o servio.

Banners, faixas e painis:


servem no somente para decorar, mas tambm para informar;
devem ser colocados em lugar de destaque. O ideal frente da
mesa diretora, ou atrs, acima dela, quando dentro do auditrio;
tambm podem ser colocados na entrada do auditrio, no salo de
exposies, nos corredores de acesso.

Prismas de mesa:
so os indicadores dos componentes da mesa diretora;
devero conter o nome do participante nos dois lados. Se todos os
componentes forem da mesma empresa, dever constar o nome e o
seu cargo. Se forem de empresas diferentes, dever constar o nome
e a empresa;
nas mesas de refeio, dever constar somente o nome do indivduo;
pode ser de madeira, acrlico ou de outro material.

Passadeiras:
tecido colocado no cho, que dever cobrir o percurso dos
participantes ilustres;
a cor preferida geralmente o vermelho, mas nada impede que
outra cor seja utilizada;
recurso de cerimonial para reverenciar algum importante, alm de
servir para enfeitar o local;
podem estar na central do plenrio, da igreja, ou da rea externa,
saindo do prdio em direo ao veculo do homenageado ou
convidado especial.

48
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
Luzes:
dependendo do porte do evento e o tipo, a luz tem vrias funes,
por exemplo, efeitos especiais, o que poder causar expectativa e
dinamizao no evento;
somente no poder ofuscar os participantes.

Plpito/tribuna:
deve ser colocado ao lado direito da mesa diretora (referencial:
do palco para a platia). Caso no caiba, dever ser adaptado no
melhor local, conforme o espao.

11. Aeroporto:

Na recepo, no aeroporto:
contar com pessoal treinado;
ter hospitalidade ao receber os participantes;
encaminhar os participantes ao meio de transporte que os levar ao
hotel;
ter informaes sobre o evento;
resolver imprevistos;
ter rdio;
usar crach de identificao, com nome e logotipo do evento;
ter placas com o nome do participante;
portar listagem dos visitantes esperados;
ter acesso planilha com o nmero e o local dos voos aguardados;
portar telefone celular;
ter relao dos hotis (nomes, endereos e telefones) que hospedaro
os convidados;
dispor de cheque e de dinheiro;

49
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
ter acesso lista com os horrios dos transportes que faro o translado;
dispor de kit com folhetos e informaes sobre o evento;
dispor de informaes tursticas e histricas da cidade;
dispor de informaes teis e de emergncia: hotis alternativos,
pronto-socorro, polcia, bombeiros, farmcias;
dispor do nome e do telefone dos organizadores, dos coordenadores e
do local do evento;
dispor de endereos de restaurantes;
saber preos dos principais percursos.

12. Hotel:
receber os visitantes;
observar as reservas;
providenciar o envio das bagagens aos apartamentos;
resolver qualquer tipo de imprevisto, juntamente com o staff do hotel:
mudana de apartamento;
ter em mos as informaes sobre o evento, os traslados, as reunies e
os eventos sociais;
montar balco ou mesa de informaes sobre o evento;
ter em mos a relao dos participantes do hotel;
ter em mos a relao dos participantes de outros hotis;
dispor de material do evento;
dispor de programao noturna da cidade;
dispor de mapa da cidade e informaes tursticas;
dispor dos principais endereos e telefones.

50
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
13. Transporte:
deve ser contratada empresa especializada, sob orientao da
coordenao setorial, que enviar sempre um membro de sua equipe
em qualquer percurso;
caso existam diversos nibus atuando no evento, devero ser
identificados com o nmero ou placa, que deve ser fornecida aos
participantes do evento;
conhecer a equipe de transportes;
colocar a programao dos horrios dos transportes para os eventos
em quadro de avisos;
portar caixa de pronto-socorro;
portar o nmero do telefone da empresa de transportes para qualquer
eventualidade;
ter acesso a informaes sobre os transportes pblicos disponveis,
inclusive horrios;
manter observncia sobre a eficincia do sistema de txi;
informar ao sistema de txi sobre o evento;
observar a qualidade da rea de acesso e a sua acessibilidade;
observar a expectativa de pblico (chegaro todos ao mesmo tempo
ou no?);
separar lugares para os portadores de necessidades especficas;
no estacionamento, tambm fazer a observao anterior;
fazer negociaes com as companhias areas concesso de descontos,
cesso de bilhetes ou liberao de excesso de bagagem.

51
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
14. Eventos sociais e servios de A&B:

Cabe coordenao:
enviar com antecedncia a programao, informando que so opcionais
e os respectivos valores (o que est incluso ou no);
contratar empresa especializada;
manter ligao constante com a empresa contratada;
coordenar os horrios da programao;
garantir que o contrato disponha sobre as normas sanitrias,
armazenamento de gs, seguro e compensaes de trabalhadores;
definir os locais para as devidas instalaes;
definir os horrios de chegada, montagem e desmontagem;
definir o responsvel pela limpeza;
garantir que os donos dos quiosques estejam cientes das fiscalizaes
sanitrias, e de eletricidade, de encanamento, de lixo e gs;
observar as necessidades especiais exigidas;
definir as formas, o valor e o tempo para o pagamento pelos donos dos
quiosques;
definir se ter ou no parceria entre as necessidades de A&B do evento
e os quiosques;
garantir que o contrato disponha sobre as normas sanitrias,
armazenamento de gs, seguro e compensaes de trabalhadores.

D. Divulgao dos eventos:


Os itens que seguem foram desenvolvidos no captulo anterior, mas os detalhes, como
as aes de implantao e de controle dos eventos, seguem abaixo:
convites impressos personalizados;
flderes;

52
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
mala-direta;
visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores;
meios de comunicao de massa;
releases e divulgao pelos meios de comunicao;
outdoors informativos (geralmente em conjunto com os demais expositores);
painis pblicos nas ruas e vias de acesso a feiras;
material informativo para hotis, agncias de turismo e viagens e entidades
de classe;
entrevistas e contatos programados;
fam-tour que rene jornalistas, agentes de viagem, operadores,
patrocionadores e convidados especiais.

1. Convites:
entidade ou pessoa que convida;
observar prazos (antecedncia de 30 dias para os formais/10 a 20 dias de
antecedncia para os informais);
nome completo do convidado e da senhora, quando esta participar do
evento;
tipo de evento;
local;
data e horrio;
indicaes necessrias (pessoal e intransfervel, R.S.V.P, PM, valor,
somente para excusas);
indicao da presena de autoridade, quando ocorrer;
traje (ao lado esquerdo do convite);
observar as formas de tratamento.

53
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
2. Convites promocionais para eventos pblicos (congressos, feiras,
festivais, workshops, entre outros):
os convites apresentam forma de boletins ou de flderes;
distribudos em mala-direta;
devero apresentar texto simples;
geralmente utilizam-se cores fortes e brilhantes;
tema e objetivo do evento;
local;
data/programao/horrios;
participantes, setores que devero comparecer;
taxa de inscrio ou de ingresso;
nome/razo social, endereo, telefone, fax, e-mail, contatos da empresa;
podero ser divulgados pelas agncias de viagens, operadoras,
entidades promotoras do evento, associaes de classe e pessoas que
se relacionam com o evento;
poder ter o layout ou ilustrao do local ou do evento, informaes de
trajetos, atraes tursticas;
outras informaes que forem necessrios de acordo com o evento.

3. Ficha de inscrio:
poder estar junto da programao;
informaes sobre o participante/empresa;
forma de participao;
taxa de inscrio;
benefcios ou vantagens da participao no evento;

54
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
data e assinatura do participante ou da empresa responsvel pela
inscrio;
condies e procedimentos em caso de desistncia.

4. Mala-direta:
identificar o pblico-alvo ou o universo a quem ser dirigida a mensagem
e, principalmente, se atingir os atuais e os novos clientes;
oramento do custo dos impressos e da postagem;
definir claramente os objetivos, ou seja, divulgao, comunicao,
pesquisa de mercado e venda;
organizar ou adquirir cadastro atualizado, adequado aos objetivos do
evento, com os clientes catalogados por sexo, ramo de atividade, nvel
econmico, domiclio etc.;
adotar linguagem clara, objetiva e simples, identificadas com o pblico-
-alvo e com um forte apelo de venda;
oferecer produtos e servios adequados capacidade, ao nvel e
qualificao do cliente ou do destinatrio;
efetuar o encaminhamento do material com bastante antecipao da
data ou do perodo da promoo;
incluir no impresso fatores que estimulem a resposta dos destinatrios,
tais como brindes ou desconto especial de compra do produto ou do
servio oferecido;
desenvolver tcnicas e processos que permitam avaliar ou medir os
resultados da promoo;
atualizar permanentemente o cadastro de clientes com base em
informaes das reas das empresas de terceiros.

5. Cartazes e faixas:
texto e contedo;
layout;
tamanho e formato das letras;

55
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
definio de cores;
direcionamento do pblico-alvo;
local de instalao;
visibilidade ou distncia em que a mensagem ser observada;
posio e forma de colocao dos cartazes;
quantidade dos cartazes instalados;
perodo de exposio;
qualidade do material utilizado;
custos.

6. Filas:
filas para ingressos, estacionamento, buf, toaletes e cadeiras;
definir quantas filas poder haver;
se possvel, afixar avisos de tempo de espera na fila;
estratgias para que se possa reduzir o tempo de espera nas filas;
providncias para os casos de primeiros socorros, acesso e emergncia;
a iluminao e a proteo contra o sol e a chuva devem ser adequadas;
utilizao de recreadores estratgia para diminuir a percepo negativa
dos participantes;
somente o nmero de ingressos comprados pela venda antecipada
poder definir a quantidade de pessoas no evento;
para os ingressos vendidos na hora, a logstica dever considerar a
possibilidade do excesso de pblico;
isso pode trazer grandes benefcios para o promotor do evento, mas
tambm poder produzir pesadelo logstico sobre o que fazer com o
excesso de pessoas.

56
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
7. Ingressos:
a principal receita advm da venda das entradas;
a distribuio de ingressos considerada a primeira deciso importante
na logstica de um evento;
a fixao de preos e a impresso dos ingressos geralmente no
competem logstica;
a distribuio, o recolhimento e a segurana so de interesse da logstica;
a venda de ingressos no porto de entrada propicia o surgimento de
problemas com a segurana na coleta, na contabilidade e no depsito
de importncias;
os bilheteiros precisam ser treinados para lidar com o pblico, bem
como serem geis;
deve haver segurana para evitar roubos;
a numerao dos ingressos e os contratos com as lojas so os mtodos
mais eficientes de controle;
o contrato inclui o intervalo de numerao dos ingressos, o tipo de
ingresso (com desconto ou integral) e o mtodo de pagamento;
em festivais, podem-se utilizar mtodos, tais como braceletes em cores
distintas ou pulseiras, para distinguir o tipo do ingresso (de um dia, uma
semana, ou de diferentes artistas), principalmente no que concerne
venda de alimentos e bebidas;
a internet cada vez mais utilizada para a distribuio de ingressos para
eventos, concertos e conferncias de grande porte. Com isso, a relao
entre logstica e marketing fica marcante, inclusive com ligao s
agncias de viagens.

57
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
No processo de elaborao dos ingressos, necessrio:
definir o nmero de ingressos;
colocar o nome do evento;
registrar a data e a hora do evento;
definir o preo, o tipo do ingresso (com desconto, convite, integral,
venda antecipada);
registrar o nmero do assento ou da rea designada (a cor pode
representar a diferena);
registrar as responsabilidades do promotor do evento;
colocar as informaes do evento, tais como mapas, avisos e lembretes
sobre o que trazer;
informar contatos para atendimento ao cliente;
calcular o tempo para que os ingressos fiquem prontos;
definir se os ingressos sero entregues ou recolhidos;
garantir mais impresses em caso de alta demanda por ingressos. Esse
problema poder ser minimizado, em caso de eventos com mais de
uma edio, pelo seu histrico;
definir os tipos de lojas onde sero distribudos;
garantir a assinatura do contrato pelos distribuidores;
definir a forma de pagamento, tanto para o comprador quanto para o
distribuidor (carto de crdito, dinheiro, cheque, dbito em conta);
elaborar formulrios para o cronograma de pagamentos e acerto de
contas;
definir o recolhimento do ingresso;
definir recursos humanos quantidade, experincia, horrio de trabalho;
definir esquema de segurana para o dinheiro e os funcionrios;
definir o descarte dos ingressos no comercializados;
definir a necessidade da contratao de contador;

58
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
definir de que forma ser feito o acerto das contas (ao final do evento ou
de forma mensal);
abrir conta para auxiliar a contabilidade.

E. Patrocnio:
J se sabe que o patrocnio considerado como um mix de marketing de muitas
organizaes, utilizado para despertar o interesse de seus produtos/servios pelos
mercados-alvo. Tambm considerado um tipo de investimento que poder ser de
natureza monetria, ou relativo a servios, a recursos humanos e a materiais, como visto
no captulo anterior.

E.1. Processo de filtragem do patrocnio:


Pblico consumidor (perfil do pblico presente, rea demogrfica, pontos em que o
evento pode favorecer a relao com o produto).
potencial de exposio (abrangncia da divulgao do evento. Chamadas
na televiso com as informaes do produto. Anncios na rdio. Onde
estar a logo do produto nos diversos materiais promocionais? O
produto ser anunciado no sistema de som? Quantas vezes?);
pblico como canal de distribuio (os estilos de vida do pblico
podero se relacionar com o produto?);
vantagem sobre os concorrentes (o evento diferenciado? O evento
j teve patrocinadores? Quais foram? Os outros patrocinadores so
compatveis?);
necessidades de contrapartida em investimentos (custo total do
patrocnio. Quais so os nveis de permuta? O evento garante o mnimo
de benefcios marca/instituio?).

E.2. Poltica de patrocnio:


declarar os objetivos do evento;
estabelecer regras para a entrada em algum patrocnio (por exemplo,
todos os patrocnios devero ser acordados por escrito);
padronizar os patrocnios (ou seja, todas as propostas devem seguir
formato especfico, e, para cada patrocinador, dever ser desenvolvido
um acordo especfico);

59
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
definir responsabilidades (por exemplo, todos os patrocnios devero
ser fechados e supervisionados por determinado indivduo);
definir as caractersticas do evento (existe possibilidade de serem
controversas; primar pela boa imagem).
Antes de buscar patrocnio, deve-se observar:
se o evento tem direitos ou benefcios que podem ser oferecidos aos
patrocinadores;
se os parceiros principais do evento aceitam o patrocnio de determinadas
empresas;
se o evento tem recursos necessrios para vender e operar patrocnio,
ou seja, tudo o que for prometido dever ser cumprido;
qual o custo mnimo do patrocnio para poder negociar (custos de
viagens, ingressos para os patrocinadores, alimentos e bebidas,
anncios de apoio, produo de cartazes, apoio de relaes pblicas,
entre outros);
proposta do patrocnio;
anlise do evento: misso/metas, histrico, localizao, patrocinadores
atuais e passados, programa, durao, equipe, nvel passado ou previsto
de cobertura da mdia, nveis passados ou previstos de pblico e seus
perfis;
desenvolvimento da estrutura hierrquica dos patrocinadores, com as
nomeaes e os valores correlatos;
definio da durao do acordo;
conformidade estratgica entre a proposta e as necessidades da
organizao (elencar os benefcios diretos e indiretos);
venda dos benefcios e no somente das caractersticas do evento
(benefcios tangveis);
tratamento das necessidades do patrocinador;
personalizao das propostas de acordo com a categoria do negcio.

60
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
E.3. Funcionamento do patrocnio:
estabelecer contato;
compreender as necessidades do patrocinador informao sobre a
organizao do patrocinador, de sua equipe, de seus produtos e de suas
estratgias de marketing;
motivar a equipe do patrocinador sobre o patrocnio manter os
funcionrios informados do contrato do patrocnio;
usar celebridades associadas ao evento;
mostrar reconhecimento ao patrocinador por meio de boletins de
imprensa, relatrios especiais, palestras;
promover o lanamento do patrocnio;
fazer o monitoramento da mdia;
mostrar ao mximo o patrocinador principal (em envelopes de
correspondncias, palcos, uniformes, relatrios especiais);
vender menos e mostrar mais (quer dizer, no prometer o que no
poder ser cumprido .

F. Gerenciamento de recursos humanos:


Funes da gesto: organizao, planejamento, motivao, comunicao, criao,
controle, soluo de problemas, tomada de decises (individual, em grupo e
organizacional).
estratgias e objetivos dos recursos humanos (avaliao e descrio da
funo, previses);
polticas e procedimentos (salrios e benefcios, condies de trabalho,
relaes de trabalho e registros empregatcios);
recrutamento e seleo (anncios, filtragem, contratao, orientao);
treinamento e aperfeioamento profissional;
superviso e avaliao (critrio de desempenho, recompensas e disciplina);
dispensa, recolocao, recontratao;
avaliao do processo e resultados (reviso).

61
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
F.1. Motivao da equipe:
Manter a equipe motivada em eventos no fcil, pois muitas vezes a principal motivao
est em alcanar os objetivos do evento. Para muitos da equipe, no entanto, isso no
suficiente, pois a demanda de servio muito grande, alm da alta rotatividade de
recursos humanos.
Portanto, importante:
deixar claros os objetivos e as metas do evento;
quando possvel, fundamental pagar hora extra, apesar de a questo
financeira no determinar a motivao;
manter a equipe informada de todas as dificuldades e aes do evento;
o lder deve informar-se sobre os quesitos mais valorizados pelos seus
recursos humanos e utilizar a informao;
reconhecer publicamente o desempenho dos indivduos na estrutura
do evento.
Para construir equipes, segundo ALLEN (2003), preciso:
desenvolver habilidade de gesto, que compreende os seguintes
aspectos: estado de esprito, cooperao, camaradagem e traos de
personalidade;
estimular reunies informais para ajudar a construir relacionamentos e
promover entendimentos conjuntos;
definir cadeias de comando claras para evitar confuses e conflitos;
desenvolver treinamentos;
saber delegar, com instrues precisas sobre a tarefa, a partir da
determinao de prazos e da solicitao de relatrios para o controle
das aes.

F.2. Recrutamento e seleo:


previso e planos de recursos humanos;
anlise de funes (descrio e especificao da funo);
oramento (custo do recrutamento);

62
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
procedimento do recrutamento (anncio, agncia de emprego, boca a
boca, instituio educacional);
contratao (termos e condies, contato do emprego, recompensas,
fichas de funcionrios).
Para diminuir custos, deve-se:
redigir contratos de patrocnio de forma tal que requeiram do
patrocinador o fornecimento de mo de obra temporria com
capacidades especficas, como, por exemplo, de marketing;
identificar e fazer contatos com fontes potenciais de equipes voluntrias
(centros comunitrios, escolas, entre outros);
definir as tcnicas de seleo (entrevistas, testes, dinmica de grupo).
Ao se fazer a seleo de candidatos, observar:
comportamento pregresso: a partir da anlise de um comportamento
anterior, prever o cumprimento de uma tarefa a ser realizada
posteriormente;
comportamento presente: a partir da aplicao de testes, entrevistas e
documentos apresentados, como indicao dos resultados de trabalhos
anteriormente executados;
comportamento futuro: mediante as informaes das entrevistas,
implantar simulaes, como, por exemplo, para o cargo de gerente
de patrocnio, solicitar aos candidatos que elaborem cartas-proposta
de patrocnio e demonstrem como apresentariam essa proposta a um
patrocinador potencial.

1. Entrevistas:
podero ser feitas com um ou mais entrevistadores;
elaborar o roteiro da entrevista;
explicar a funo da entrevista.

63
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
2. Treinamento:
treinamento essencial: garante que o pessoal esteja ciente das exigncias
legais e que possa desempenhar as tarefas rotineiras;
treinamento desejvel: melhora as habilidades pessoais, tais como a
tomada de decises;
delegar autoridade, responsabilidade e poder, a partir de treinamento e
informaes especficas;
as pessoas se motivam quando podem desempenhar atividades nas
quais se sentem seguras, a partir de informaes concretas e assimiladas;
saber gerenciar crises, a partir:
da anlise fria da situao;
do reexame dos objetivos;
do exame das possibilidades;
da avaliao das consequncias das diversas solues;
da escolha da melhor opo (a menos prejudicial);
da implementao da ao adequada;
do monitoramento para evitar a repetio dos erros/problemas.
O coordenador de eventos dever ser capaz de:
consultar;
inspirar;
prever;
informar;
resolver;
orar;
recrutar;
supervisionar;

64
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
revisar;
refletir;
dar exemplo;
ser facilitador;
dizer no;
priorizar;
pesquisar;
manter registros;
fazer reunies produtivas e objetivas;
planejar e executar;
ter a mesa organizada;
criar lista de coisas a fazer por dia;
saber gerenciar o tempo;
escrever com clareza e ser sucinto e no prolixo.

3. Gerenciamento de reunies:
fazer reunies somente quando necessrio;
envolver as pessoas que podero contribuir na reunio;
manter as reunies objetivas e claras;
organizar agenda com o cronograma e as definies das reunies;
ter objetivos claros;
manter minutas precisas ou anotaes sobre o acontecido;
listar as aes a serem executadas;
no permitir que se perca o foco da reunio;
fazer contribuies positivas e no negativas;
assegurar que as reunies produzam aes.

65
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
Atividade VIII Sugesto de leitura

C onvido voc a realizar a leitura dos captulos 13 e 14, referentes


logstica e montagem de eventos, de Allen [ALLEN, Johnny et al.
Traduo: Marise P. Toledo. Organizao e gesto de eventos. Rio de
Janeiro: Campus, 2003, p. 257-311]. Nos captulos indicados, vocs
encontraro os itens inseridos no presente captulo e podero
enriquecer a reflexo sobre os detalhes a serem observados e
praticados na execuo de todos os eventos.

66
Captulo IV COORDENAO DE EVENTO (TRANSEVENTO): LOGSTICA, MONTAGEM E AES DE CONTROLE DO EVENTO
Captulo V
PROCEDIMENTOS ADOTADOS
NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
A avaliao o processo de observao, mensurao e monitorao crtica da
implementao do evento. A finalidade desse processo avaliar os resultados do evento,
permitindo que se apresentem resultados ou feedbacks aos parceiros, aos organizadores
e ao pblico interno. um instrumento para aes de anlises e melhorias.
A avaliao ocorre em todas as etapas da organizao do evento:
Pr-evento: estudo de viabilidade do evento estudo do pblico-alvo, definio de
objetivos e, principalmente, comparao dos resultados dos eventos similares ocorridos.
Transevento: a monitorao do evento acompanhamento da implementao
do evento em seus diversos setores (secretaria, som, iluminao, limpeza, segurana,
segurana de palco, composio da mesa diretora, entrega e montagem de
equipamentos e materiais).
Exemplos (ALLEN, 2003):
bilheteria mais fraca nos ltimos dois dias do acontecimento desenvolver
aes de marketing agressivo;
avaliao ps-evento: compilao de dados estatsticos e informaes sobre
o evento e a anlise deles, em relao misso e objetivos do evento;
um importante instrumento a reunio de feedback com os parceiros, na qual
os pontos fortes e fracos so discutidos e as observaes anotadas;
anlise do nvel de satisfao do pblico participante;
a natureza da avaliao ser determinada, em grande parte, pelo propsito
do evento.

Relatrios aos parceiros:


A organizao do evento dever elaborar relatrios que indiquem:
se o evento ficou dentro do prazo e do oramento pr-determinados;
se o evento alcanou os objetivos;
o nmero de pessoas que assistiram ao evento e o atendimento de suas
expectativas (com identificaes de procedncia, canais de distribuio
utilizados para ter cincia do evento, sexo, entre outros dados pessoais);
para os patrocinadores, os nveis de alcance da marca e/ou produto;
a cobertura da mdia gerada;

69
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
o perfil da audincia;
se os rgos pblicos podero estar interessados nos impactos em suas
economias locais ou estaduais (por exemplo, no aniversrio de Braslia,
divulgao do aumento do nmero de visitantes na cidade e o aquecimento
do trade turstico);
informaes, considerando que os organismos de financiamento exigiro
declaraes financeiras auditadas da receita e da despesa, juntamente com
um relatrio sobre os resultados sociais, culturais ou esportivos do evento;
informaes sobre os organismos de turismo, os quais podero se interessar
pelo nmero de visitantes e seus gastos.

Procedimentos de avaliao:
O planejamento da avaliao dever incluir as seguintes consideraes:
coleta de dados (definio dos dados necessrios);
como, quando e por quem os dados sero colhidos;
como sero analisados;
que formato ser utilizado no relatrio final;
avaliao dos impactos tangveis e intangveis (melhoria da qualidade de
vida, impacto positivo na imagem da cidade, por exemplo).
Portanto, segundo Allen (2003), na pesquisa deve-se dar ateno para:
o propsito da avaliao;
o formato do estudo dar preferncia ao simplificado as questes devero
ser claras e objetivas;
o tamanho da amostra definir o tamanho da pesquisa, ou seja, o nmero
de pessoas que iro respond-la (deve-se ter uma amostra significativa). Em
caso de dvidas, buscar informaes com os profissionais sobre o tamanho
da amostra;
o aleatrio a metodologia empregada na seleo dos participantes tem que
evitar tendenciosidade de ordem etria, sexual ou tnica;
os dados de apoio informaes dos apoios e, a partir da, realizar clculos
que representem gastos dos participantes, por exemplo;

70
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
o fato de que h eventos em que os diretores de palco so solicitados a fazer
um relatrio completo sobre cada evento, apresentando suas estimativas
de nmeros de espectadores, condies de tempo, padres de atuao e
resposta da plateia, alm de comentrios sobre ocorrncias anormais ou
peculiares;
o fato de que, paralelamente, os agentes de segurana so solicitados a
fazer relatrios sobre o comportamento da multido, incidentes, distrbios
e danos, alm de estimar o nmero de frequentadores com auxlio de
fotografias tiradas em intervalos regulares pelas cmaras de segurana em
locais estratgicos;
o fato de que os proprietrios do local podem ser capazes de comparar o
desempenho do evento com seus padres normais, em relao ao nmero
de pessoas, estacionamento, acesso, servios alimentcios e instalaes;
os rgos governamentais podero estar cientes de distrbios comunidade
local ou de dificuldades com fechamentos de ruas ou cumprimento de
normas sanitrias;
os vendedores podem ter informaes sobre o volume de vendas, tempos de
espera na fila e, assim, podero planejar aes para participao em futuros
eventos;
os profissionais de primeiro socorros podero oferecer dados estatsticos
sobre os enfermos, que sero teis para os futuros eventos.

Aspectos que podero ser avaliados:


Lembre-se de que a avaliao do evento depende de suas tipologias, caractersticas
e objetivos. Portanto, os itens a serem avaliados devero atender s necessidades das
especificidades de cada evento.

Itens:
pontualidade do evento;
local;
ingresso e entrada;
montagem;
padro de atuao;

71
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
nmero de pessoal e desempenho de tarefas;
segurana.

Comunicaes:
informao e sinalizao;
transporte;
estacionamento;
instalaes dos servios alimentcios;
toaletes;
primeiros socorros;
crianas perdidas;
presena do patrocinador;
arranjos de recepo;
anncios;
publicidade;
presena na mdia.

Monitoramento e avaliao da mdia:


a cobertura da mdia um importante aspecto de um evento;
poder ser positiva ou negativa;
importante monitorar e registrar a cobertura mediante artigos de jornal,
escuta de rdio e gravao de TV;
para eventos maiores, poder ser necessrio contratar uma empresa
profissional de monitorao de mdia para acompanhar as diversas fontes.

72
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
Finalizao dos eventos:

Lista de tarefas:
marcar reunio de coleta de informaes e oferecer oportunidade para
feedback de todos os parceiros;
fechar as contas e preparar o relatrio financeiro;
cumprir todas as obrigaes contratuais e estatutrias;
analisar todos os resultados do evento, dos participantes e dos
patrocinadores;
preparar o relatrio completo dos resultados do evento e distribuir a
todos os parceiros;
fazer recomendaes para futuras melhorias;
agradecer a todos os participantes e parceiros pelo apoio no evento.

73
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
Para (no) finalizar:
planejar eventos muito mais que ser expert em elaborar checklist;
o controle deve ser constante em todas as fases dos eventos, pois todas as
decises trazem consequncias;
medir todas as consequncias das decises tomadas;
a viso, em eventos, deve ser cclica, ou seja, um ir e vir constante entre
decises e aes, com interfaces entre as diferentes fases no processo de
planejar e operacionalizar eventos;
por mais criativa que seja a sua ideia, primordial saber como realiz-la com
total segurana para todos os envolvidos.

Tema/
Ttulo Pblico-alvo
Fechamento
Estratgias
Controle
Tipologia
Evento
Organizao
Recursos
Humanos

Planejamento Recursos
Financeiros

Expectativa Recursos
materias

Figura 3: Resumo das estratgicas usadas no planejamento de eventos.

74
Captulo V PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO ENCERRAMENTO DE EVENTOS (PS-EVENTO)
REFERNCIAS

ALLEN, Johnny et al. (Traduo Toledo, M). Organizao e gesto de eventos. Rio de
Janeiro: Campus, 2003.

BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do
turismo. So Paulo: Aleph, 2002.

CESCA, Cleuza. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. 9. ed.


So Paulo: Summus, 2008.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos: o que voc precisa saber para criar, organizar
e gerenciar eventos que promovem sua empresa e seus produtos. So Paulo: STS, 1999.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e


operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2008.

REFERNCIAS
75
Sobre a Autora
Sandra Mara Tabosa Oliveira

mestre em Turismo e Hotelaria (Universidade Politcnica de Valncia),


especialista em Coordenao de Educao a Distncia, especialista em Promoo
e Gesto de Eventos e bacharel em Turismo. A sua trajetria profissional sempre
esteve relacionada s reas de educao e turismo. Foi docente em diversas
instituies privadas de ensino do Distrito Federal nos cursos de Turismo, Hotelaria,
Administrao e Gastronomia (2001-2008), alm de ter coordenado o curso
de Ps-graduao (lato sensu) em Promoo e Gesto de Eventos (IESB/2007-
-2008). Foi consultora nas reas de produo associada ao turismo, qualificao
profissional e certificao para o turismo (Ministrio do Turismo/ 2004-2005) e
consultora de eventos nacionais e internacionais (Instituto Nacional de Estudos e
Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira INEP/2001-2003). Atualmente, docente
do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de Braslia (IFB), no Eixo
Tecnolgico de Turismo, Hospitalidade e Lazer, e mestranda em Turismo pela
Universidade de Braslia (UnB).

E-mail: sandra.oliveira@ifb.edu.br
Esta obra foi composta pela fonte famlia Myriad Pro,
corpo 11 e em papel offset 90 g.